Allt om arbetsflöden för godkännande

Allt om arbetsflöden för godkännande

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Med hjälp av SharePoint-arbetsflöden kan du automatisera dina affärsprocesser, att göra dem mer konsekvent och mer effektivt. Arbetsflöde SharePoint godkännande kan du dirigera dokument och andra objekt som lagras i SharePoint till en eller flera personer för godkännande.

Mer information finns i om arbetsflöden som ingår i SharePoint.

Viktigt!:  Som standard är arbetsflöden för godkännande inte aktiverade, och finns inte heller med som ett alternativ i listan i listrutan Välj arbetsflödesmall i associationsformuläret. En webbplatsadministratör måste aktivera arbetsflöden på webbplatssamlingsnivå för att du ska kunna använda dem.

Om du behöver göra är utföra en uppgift i arbetsflödet godkännande    Bara rulla ned till avsnittet övervaka färdigt och expandera den. Du kanske inte behöver någon av de andra segmenten just nu.

Jämförelse mellan manuell process och automatiserat arbetsflöde

SharePoint-arbetsflöden är:

  • Effektiva och enhetliga    Ett arbetsflöde för godkännande automatiskt dirigerar dokument eller objekt tilldelas granska aktiviteter och spårar utvecklingen och skickar påminnelser och meddelanden när det behövs. Aktivitet i ett arbetsflöde kan övervaka och anpassas från en central statussida och historik över händelser i ett arbetsflöde kör upprätthålls i 60 dagar efter slutförande.

  • Mindre fungerar för dig    Ett arbetsflöde för godkännande kan du och dina kollegor spara tid och bekymmer, samtidigt effektiviseras och standardiseras godkännande.

Här är ett diagram över en enkel version av arbetsflödet för godkännande.

Diagram över enkelt arbetsflöde för godkännande

Informationen i den här artikeln presenteras i tio expanderbara avsnitt.

Klicka här för några tips om hur du får ut det mesta av den här artikeln

Om du behöver göra är utföra en uppgift i arbetsflödet godkännande    Bara rulla ned till avsnittet övervaka färdigt och expandera den. Du kanske inte behöver någon av de andra segmenten just nu.

Om du vill lägga till, starta, övervaka och underhålla arbetsflöden    Om du inte känner till de här uppgifterna utförs, kan det vara praktiskt att gå igenom den här artikeln segment genom att avsnittet ska först gången som du design och lägga till ett arbetsflöde. När du är bekant med informationen och artikeln layout, kan du gå direkt till i avsnittet som du behöver på RETUR besök.

Godkännande av innehåll och publiceringsgodkännande    Kanske vill du att nya objekt och/eller nya versioner av befintliga objekt i en lista eller i ett bibliotek ska granskas så att innehållets riktighet, form eller stil godkänns innan det görs tillgängligt för alla som har åtkomst till listan. Den typen av granskningsprocess kallas för godkännande av innehåll, och du kan använda ett arbetsflöde för godkännande för att hantera godkännande av innehåll i en lista eller i ett bibliotek. (Det finns också ett arbetsflöde för publiceringsgodkännande som liknar detta och som har skapats specifikt för användning på SharePoint-webbplatser som publicerar webbsidor på Internet.)

Några ord om hur du skriver ut den här artikeln    Det här är en lång artikel. Om du bara vill skriva ut vissa avsnitt kontrollerar du att bara de avsnitten är expanderade när du skriver ut. (Om du vill att alla bilder ska skrivas ut väljer du liggande orientering i stället för stående.)

Några ord om hur du söker    Innan du söker efter text eller ord i den här artikeln kontrollerar du att alla avsnitt som du vill söka i är expanderade.

Ett arbetsflöde för godkännande är en funktion i SharePoint som dirigerar ett dokument eller ett annat objekt som lagras i en SharePoint-lista eller i ett SharePoint-bibliotek till en eller flera personer som ska godkänna eller avvisa dokumentet eller objektet. Med ett arbetsflöde automatiseras, effektiviseras och standardiseras hela processen.

Diagram över ett enkelt arbetsflöde för godkännande

Det grundläggande arbetsflödet för godkännande som ingår i SharePoint fungerar som en mall. Med hjälp av mallen kan du lägga till flera arbetsflöden för godkännande på dina webbplatser. Varje arbetsflöde som du lägger till är en unik version av det grundläggande arbetsflödet för godkännande och fungerar på ett särskilt sätt, beroende på vilka inställningar som du anger när du lägger till det.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Vad gör ett arbetsflöde för godkännande för mig?

  2. Vad kan ett arbetsflöde för godkännande?

  3. Vem kan använda den här typen av arbetsflöde?

  4. Hur du planerar, lägga till, kör, och behålla den här typen av arbetsflöde?

1. Hur kan ett arbetsflöde för godkännande hjälpa mig?

  • Första gången du lägger till ett arbetsflöde för godkännande i en lista, i ett bibliotek eller i en webbplatssamling kan du ange antalet deltagare samt om deltagarnas uppgifter ska tilldelas en i taget efter varandra (seriellt eller i följd) eller alla på en gång (parallellt). Du kan också välja om du vill dela upp deltagarnas uppgifter i två eller flera faser, samt ange ett sista förfallodatum och/eller hur lång tid som får ägnas åt varje uppgift. Du kan ändra dessa inställningar varje gång du startar arbetsflödet manuellt för ett objekt.

  • Varje angiven deltagare tilldelas en uppgift via arbetsflödet. Deltagarna kan sedan välja att godkänna eller avvisa objektet, begära en ändring av objektet, tilldela om uppgiften eller avbryta eller ta bort uppgiften.

  • När arbetsflödet körs kan du övervaka förloppet och göra justeringar (om det behövs) från samma centrala sida med arbetsflödesstatus.

  • Listan över alla arbetsflödeshändelser som inträffade under körningen (instansen) av arbetsflödet är tillgänglig på sidan Arbetsflödesstatus i 60 dagar efter arbetsflödets slutförande.

Du kan också använda ett arbetsflöde för godkännande för att hantera innehåll godkännandeprocessen för en lista eller ett bibliotek. Mer information finns i avsnittet Kontrollera i den här artikeln.

2. Vad kan jag inte göra med ett arbetsflöde för godkännande?

Deltagarna i ett arbetsflöde för godkännande tillåts normalt sett inte att göra ändringar i det objekt som de granskar. Deltagarna kan i stället begära att ändringar görs i objektet under ett pågående arbetsflöde. Om du vill lägga till ett arbetsflöde där deltagarna kan lägga till kommentarer och spårade ändringar i själva objektet läser du artikeln Allt om arbetsflöden för insamling av feedback under Se även.

Arbetsflöden för godkännande inte är också utformad för att samla in signaturer. Om du vill använda ett arbetsflöde för att samla in signaturer i ett Word-dokument, en Microsoft Excel-arbetsbok eller ett Microsoft InfoPath-formulär finns i artikelnallt om arbetsflöden för insamling av signaturer, i avsnittet Se även.

Överst i avsnittet

3. Vem kan använda den här typen av arbetsflöde?

Lägga till ett arbetsflöde    Som standard, måste du ha behörigheten Hantera listor för att lägga till ett arbetsflöde. (Gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och gruppen besökare inte.)

Så här startar du ett arbetsflöde    Också som standard, måste du ha behörigheten Redigera objekt för att Starta ett arbetsflöde som redan lagts till. (Gruppen medlemmar och gruppen ägare har båda behörigheten Redigera objekt som standard, gruppen besökare betyder inte.)

Ägare kan också välja att konfigurera särskilda arbetsflöden så att de bara kan startas av medlemmar i gruppen Ägare. (Om du vill göra det markerar du kryssrutan Kräv behörigheten Hantera listor för att starta arbetsflödet på den första sidan i associationsformuläret.)

Överst i avsnittet

4. Hur planerar jag, lägger till, kör och underhåller den här typen av arbetsflöde?

Huvudfaserna är som följer:

  • INNAN arbetsflödet körs (planera, lägga till, starta)   
    innan du lägger till ett arbetsflöde kan du planera där du vill lägga till det (för en enskild lista eller ett bibliotek eller för hela webbplatssamlingen) och information om hur det fungerar. När du har lagt till och konfigurerat arbetsflödet, starta alla med nödvändig behörighet arbetsflödet för ett visst objekt. Arbetsflödet kan också ställas in ska köras automatiskt. Automatisk körs kan aktiveras baserat på ett eller båda av två utlösande händelser: när ett objekt läggs till eller skapats i en lista eller ett bibliotek, eller när en artikel i en lista eller ett bibliotek är ändras.

  • När arbetsflödet körs (utföra, övervaka, justera)   
    när arbetsflödet körs enskilda deltagare utföra sina tilldelade uppgifter. Automatiska påminnelser skickas till deltagare som inte uppfyller aktivitet deadlines. Under tiden kan du övervaka förloppet för arbetsflödet från en central sidan Arbetsflödesstatus för den särskilda instansen av arbetsflödet. Justeringar till arbetsflödet när det körs kan göras från den samma sidan. och om det behövs kan arbetsflödet avbryts eller avslutas därifrån.

  • När arbetsflödet har körts (granska, rapport, ändra)   
    när arbetsflödet har slutförts, hela historiken för den kör (eller instans) kan granskas för upp till 60 dagar på sidan Arbetsflödesstatus. Statistiska rapporter på prestanda för den här arbetsflödesversionen kan skapas från samma sida. Om du har något som du vill ändra hur funktionerna arbetsflöde, du slutligen öppnar och redigerar Associationsformuläret som du har slutfört när du lade till arbetsflödet.

Följande flödesschema illustrerar dessa faser ur synvinkeln för någon som lägger till ett nytt arbetsflöde.

Arbetsflödesprocess

I det här avsnittet ska vi titta närmare på de beslut som du måste fatta och den information som du behöver innan du lägger till en version av arbetsflödet för godkännande.

Om du redan är bekant med hur du lägger till den här typen av arbetsflöde och bara behöver du en påminnelse om hur du kan du gå direkt till relevant lägga till -avsnitt (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Mallar och versioner

  2. Associationsformuläret

  3. Tolv frågor

1. Mallar och versioner

De arbetsflöden som ingår i SharePoint fungerar som huvudmallar som de enskilda arbetsflöden som du lägger till för listor, bibliotek och webbplatssamlingar baseras på.

Varje gång du lägger till ett arbetsflöde för godkännande lägger du i själva verket till en version av den allmänna arbetsflödesmallen för godkännande. Du ger varje version ett eget namn och egna inställningar, som du anger i associationsformuläret när du lägger till just den versionen. På så sätt kan du lägga till flera arbetsflöden, där alla versioner baseras på huvudarbetsflödesmallen för godkännande, men där varje version namnges och anpassas efter hur den ska användas.

I den här bilden har tre arbetsflöden som baseras på arbetsflödesmallen för godkännande lagts till: Ett för alla innehållstyper i ett enskilt bibliotek, ett för en enskild innehållstyp i ett enskilt bibliotek och ett för en enskild innehållstyp i en hel webbplatssamling.

Tre arbetsflöden som baseras på arbetsflödesmallen för godkännande

Överst i avsnittet

2. Associationsformuläret

När du lägger till en ny arbetsflödesversion baserat på någon av de medföljande arbetsflödesmallarna fyller du i ett associationsformulär där du anger hur du vill att den nya versionen ska fungera.

Följande avsnitt innehåller en lista med frågor som hjälper dig att fylla i associationsformuläret. Men börja gärna med att titta igenom formuläret och fälten i det.

Den första sidan i associationsformuläret

Formulär för första initiering

Andra sidan i associationsformuläret

Formulär för körningsspecifik information

Fälten i den röda rutan på den här andra sidan visas också i initieringsformuläret, som öppnas varje gång arbetsflödet startas manuellt, och kan redigeras där för en enstaka körning.

Överst i avsnittet

3. Tolv frågor

När du har besvarat alla frågorna i det här avsnittet är det dags att lägga till arbetsflödet.

  1. Är det här rätt arbetsflödestyp?

  2. En lista, ett bibliotek eller hela webbplatssamlingen? och en innehållstyp eller alla innehållstyper?

  3. Vad är ett bra namn?

  4. Åtgärdsfönstrets listorna och historik: befintligt eller nytt?

  5. Hur (och av vem) kan det här arbetsflödet startas?

  6. Hämtar innehållstyper som ärver från den här innehållstypen även det här arbetsflödet?

  7. Deltagare: Vilka användare och i vilken ordning?

  8. Vilken ytterligare information behöver deltagarna?

  9. När måste uppgifterna ha slutförts?

  10. När måste det här arbetsflödet slutföras?

  11. Vem måste underrättas?

  12. Kommer det här arbetsflödet styra godkännande av innehåll?

1. Är det här rätt arbetsflödestyp?

Det finns flera arbetsflödesmallar för som har ordet ”godkännande” i deras namn. I den här artikeln gäller arbetsflödesmallen som visas på menyn som godkännande – SharePoint 2013. Gå tillbaka till Läs mer i den här artikeln om du inte vet att den här arbetsflödestyp är det bästa valet för dig. Mer information om andra arbetsflödesmallar som är tillgängliga finns i artikeln om arbetsflöden som ingår i SharePoint, i avsnittet Se även.

Överst i avsnittet

2. En lista, ett bibliotek eller hela webbplatssamlingen? och En innehållstyp eller alla innehållstyper?

Du kan välja den nya versionen av arbetsflödet för godkännande tillgängliga i en enskild lista eller ett bibliotek endast eller du kan göra i hela webbplatssamlingen.

  • Om du lägger till arbetsflödet för en enskild lista eller ett enskilt bibliotek kan du konfigurera det så att det körs för alla innehållstyper eller bara för en enskild innehållstyp.

  • Om du lägger till arbetsflödet för hela webbplatssamlingen måste du däremot konfigurera det så att det bara körs för en enskild webbplatsinnehållstyp.

Översikt över webbplatssamling med förklaringar av hur du lägger till ett arbetsflöde på tre olika sätt

Vad är en innehållstyp?

Varje dokument eller andra objekt som lagras i en SharePoint-lista eller ett bibliotek som hör till en eller en annan typ av innehåll. En innehållstyp kan vara lika enkelt och allmän som dokument eller en Excel-kalkylbladeller så mycket specialiserade som Juridiskt avtal eller en Specifikation av produkten Design. Vissa innehållstyper som är tillgängliga i SharePoint-produkter som standard, men du kan både anpassa dessa och lägga till andra som du själv skapar.

Överst i avsnittet

3. Vad är ett bra namn?

Ge arbetsflödesversionen ett namn som:

  • Beskriver vad arbetsflödet används för.

  • Skiljer arbetsflödet från andra arbetsflöden.

Ett exempel

Anta att du är medlem i en grupp med redigerare. Ni vill använda två olika arbetsflöden för godkännande för att hantera dokument som skickas in av utomstående deltagare:

  • Du kör det första arbetsflödet på varje inskickat dokument för att avgöra om det bör godkännas för redigering eller inte.

  • När du har godkänt och redigerat ett inskickat dokument kör du det andra arbetsflödet på det redigerade utkastet för att avgöra om det bör godkännas som slutgiltigt eller inte.

Du kan döpa det första arbetsflödet Godkänn för redigering och andra till Godkänn som Slutgiltigt.

Tips: Som vanligt är det en bra idé att etablera konsekventa namngivningsregler, som distribueras till relevanta användare.

Överst i avsnittet

4. Uppgifts- och historiklistor: Befintliga eller nya?

Du kan välja att arbetsflödet ska använda webbplatsens standardlista för uppgifter och historik, andra befintliga listor eller begära nya listor för detta specifika arbetsflöde.

  • Om webbplatsen ska ha flera arbetsflöden, eller om vissa arbetsflöden ska omfatta flera uppgifter, bör du överväga att begära nya listor för varje arbetsflöde. (Hanteringen av onödigt långa listor kan påverka prestanda negativt. Det är lättare för systemet att hantera flera kortare listor än en väldigt lång lista.)

  • Om uppgifterna och historiken för det här arbetsflödet kommer att innehålla känsliga eller konfidentiella data som måste hållas åtskilda från den allmänna uppgiftslistan, bör du definitivt ange att du behöver nya, separata listor för det här arbetsflödet. (När du har lagt till arbetsflödet kontrollerar du att lämpliga behörigheter har angetts för de nya listorna.)

Överst i avsnittet

5. Hur (och av vem) kan det här arbetsflödet startas?

Ett arbetsflöde kan konfigureras så att det alltid startas manuellt, alltid automatiskt eller på endera sätt:

  • När du startar ett arbetsflöde för godkännande för ett särskilt dokument eller objekt manuellt visas ett annat formulär, initieringsformuläret. Initieringsformuläret innehåller de flesta inställningarna från den andra sidan av associationsformuläret. Det betyder att den person som startar arbetsflödet kan ändra inställningarna (endast för den aktuella instansen) innan han eller hon klickar på Starta.

  • Med en automatisk start visas givetvis inget initieringsformulär, vilket innebär att standardinställningarna som har angetts i associationsformuläret används utan modifikation.

Följande bild illustrerar skillnaden mellan en manuell och en automatisk start.

Jämförelse mellan formulär för manuell och automatisk start

De ändringar som du gör i initieringsformuläret är tillämpade endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill ändra standardinställningarna för permanent, av arbetsflödet , redigera det ursprungliga Associationsformuläret enligt anvisningarna i avsnittet Ändra i den här artikeln.

Manuell start

Om du tillåter manuella starter kan alla med nödvändig behörighet när som helst starta arbetsflödet för tillämpligt objekt.

En fördel med en manuell start är att du och dina kollegor kan köra arbetsflödet om och när ni väljer att göra det. En annan är att du kan välja att ändra inställningar med hjälp av initieringsformuläret varje gång du kör arbetsflödet.

Ett snabbt exempel    Om du bara vill köra arbetsflödet för objekt som har skapats av någon utanför ditt team förhindrar du att det körs automatiskt för objekt som skapats av dig eller någon annan i teamet genom att konfigurera det så att det bara startas manuellt. (En annan lösning är att använda en lista eller ett bibliotek för objekt som skapats av någon i teamet och en separat lista eller ett separat bibliotek för objekt som skapats av andra. På så sätt kan du köra arbetsflödet automatiskt, men endast för listan med objekt som skapats av utomstående.)

Den främsta nackdelen med en manuell start är att du måste komma ihåg att köra arbetsflödet när det behövs.

Automatisk start

Du kan konfigurera arbetsflödet så att det startas automatiskt när något av följande inträffar:

  • Någon försöker publicera en huvudversion av ett objekt.

  • Ett nytt objekt skapas i eller överförs till listan eller biblioteket.

  • Ett objekt som redan lagras i listan eller biblioteket ändras.

Fördelen med en automatisk start är att ingen behöver komma ihåg att starta arbetsflödet. Det körs varje gång som en utlösande händelse inträffar.

Ett snabbt exempel    Om du ansvarar för riktigheten och relevansen i objekten i en lista kan du lägga till ett arbetsflöde för godkännande för listan och utse dig själv som den enda deltagaren. Du kan konfigurera arbetsflödet så att det startar automatiskt varje gång ett objekt i listan ändras och varje gång ett nytt objekt läggs till. På så sätt håller du dig alltid uppdaterad.

Två nackdelar med en automatisk start:

  • Du kan inte hindra arbetsflödet från att köra när en utlösande händelse inträffar.

  • Du kan inte ändra inställningarna i början av den enskilda instansen.

Mer information om hur du kör arbetsflödet för godkännande automatiskt när någon försöker publicera en huvudversion av ett objekt finns i avsnittet Kontrollera i den här artikeln.

Överst i avsnittet

6. Ska arbetsflödet även användas för innehållstyper som ärver från den här innehållstypen?

Det är bara när du lägger till ett arbetsflöde för en innehållstyp för hela webbplatssamlingen som du kan välja att även lägga till arbetsflödet för alla andra innehållstyper i webbplatssamlingen som ärver från den innehållstyp som du lägger till arbetsflödet för.

Kommentarer

  • Det kan ta lång tid att göra alla ytterligare tillägg.

  • Om du vill lägga till arbetsflödet för underordnade innehållstyper på webbplatser eller underwebbplatser där arvskopplingen har brutits, kontrollerar du att du är medlem i gruppen Ägare för webbplatserna eller underwebbplatserna innan du påbörjar åtgärden.

Överst i avsnittet

7. Deltagare: Vilka användare och i vilken ordning?

Du måste uppge namnet och e-postadressen för alla som ska tilldelas granskningsuppgifter.

En fas eller flera?    Du kan välja att endast en fas av granska uppgifter, eller att ha flera faser. Om du har fler än en fas kan ska stadierna utföras efter varandra.

Parallell granskningar eller seriella granskningar?    Du kan välja att deras granska uppgifter som tilldelats alla samtidigt (parallellt) eller har aktiviteterna granska tilldelas en i taget (seriellt) i den ordning som du anger för deltagare i en fas. Alternativet seriell kan vara användbart om till exempel du ställa in arbetsflödet ska avslutas efter det första avvisandet, eller om du vill att deltagarna ytterligare tillsammans för att kunna titta på kommentarer från tidigare deltagare som en del av kontexten för sina granskningar.

Ett exempel

Det här enkla scenariet illustrerar några av fördelarna med både flera faser och seriella granskningar:

Anta att Frank lägger till ett nytt arbetsflöde för godkännande. Han vill att hans kollegor Anna och Sean ska granska varje objekt först, innan han själv granskar dem. Han vill också att arbetsflödet ska avslutas före hans egen granskning om antingen Anna eller Sean avvisar objektet. Frank kan konfigurera detta på något av två sätt:

  • Med hjälp av en seriell granskning    Frank ställer in en enkel stadiet seriell granskning där Anna och Stefan är de två första deltagarna och han är tredje; och väljer han alternativet Avsluta vid första avvisandet.
    i det här upplägget Anna måste godkänna objektet innan Stefan uppgiften tilldelas och sedan Stefan måste godkänna objektet innan Frank uppgiften tilldelas. Om Anna avvisar objektet, ska varken Stefan eller Frank tilldelas en aktivitet. och om Anna godkänner men Stefan avböjer, och sedan arbetsflödet fortfarande avslutas innan Frank granskningsuppgift någonsin har tilldelats.
    Här finns information om hur Frank ställer in sin single stadiet seriell granskning.
    Formulär med konfiguration för seriell fas
    Alternativet Avsluta vid första avvisandet är valt

  • Med hjälp av två faser    Om Frank önskar Anna och Stefan ska tilldelas sina granskningar samtidigt, så att Stefan inte behöver vänta på att hon ska slutföras innan hon kan börja, han konfigurera två faser i arbetsflödet: först en parallell fas för Anna och Stefan granskningar , och den andra som en separat steg för eget granskning. Igen, väljer han alternativet Avsluta vid första avvisandet. Det andra steget startar inte förrän det första steget slutförs. så igen om Anna eller Stefan avvisar objektet, tilldelas Frank granskningsuppgift aldrig.
    Här finns information om hur Frank ställer in sin parallella granska två faser.
    Formulär med konfiguration för parallell fas
    Alternativet Avsluta vid första avvisandet är valt

Här är diagram som illustrerar båda lösningarna.

Ett seriellt arbetsflöde och ett arbetsflöde med två faser bredvid varandra

Externa deltagare    Det finns en särskild process som illustrerar hur deltagare som inte är medlemmar i SharePoint-organisationen. I den här processen fungerar webbplatsmedlem som en proxyserver för den utomstående deltagaren.

Här är ett diagram som illustrerar den processen:

Processflödesschema som illustrerar hur utomstående deltagare läggs till

En uppgift tilldelas till varje grupp eller till varje gruppmedlem?    Om du lägger till en grupp adress eller fördelning bland dina arbetsflödesdeltagarna, kan du har listan arbetsflöde tilldela en uppgifttill varje medlem i gruppen, eller tilldela endast en uppgift till hela gruppen (men fortfarande skicka ett meddelande om som enskild uppgift till varje medlem). När bara en uppgift tilldelas till hela gruppen, kan sedan en medlem i gruppen begära och utföra denna uppgift i ett enstaka. (Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet färdigt i den här artikeln.)

Överst i avsnittet

8. Vilken ytterligare information behöver deltagarna?

Associationsformuläret innehåller ett textfält där du kan lägga till anvisningar, information om krav, resurser o.s.v.

Ett par saker som du kanske vill lägg till:

  • Kontaktinformation ifall deltagarna får problem eller har frågor.

  • Om du arbetsflödet tilldelar en enskild uppgift till varje grupp eller distributionslista, nämna här att en medlem av varje sådan grupp begära aktiviteten innan du slutför det. På så sätt kan andra medlemmar i gruppen inte slösar tid genom att börja samma aktivitet. Du hittar information om hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet färdigt i den här artikeln

Överst i avsnittet

9. När måste uppgifterna ha slutförts?

Du kan ange när arbetsflödesuppgifter förfaller på något av två sätt:

Efter kalenderdatum    Du kan ange ett kalenderdatum då alla uppgifter förfaller.

  • Om du har konfigurerat arbetsflödet ska starta automatiskt kan du vanligtvis olämpligt att använda det här alternativet. Detta beror på att det datum som du anger inte automatiskt justera själva relation till dagens datum varje gång arbetsflödet startas automatiskt.

Efter uppgiftens varaktighet    Du kan ange hur många dagar, veckor eller månader som ska avsättas för varje uppgift, med början då uppgiften tilldelas.

  • Ett kalenderdatum åsidosätter uppgiftens varaktighet om den anges. Det betyder att om det är den 10 juni i dag och jag tilldelas en uppgift i dag som har en varaktighet på tre dagar, men som också har ett förfallodatum den 11 juni, så förfaller uppgiften den 11 juni (kalenderdatumet) och inte den 13 juni (då tredagarsperioden är slut).

Överst i avsnittet

10. När måste det här arbetsflödet slutföras?

Om du vill undvika att tid läggs ned på onödiga granskningar kan du ange att arbetsflödet ska avslutas omedelbart (före det angivna eller beräknade förfallodatumet) när någon av två händelser inträffar:

  • En deltagare avvisar objektet.

  • Objektet ändras på något sätt.

Obs!:  Ett arbetsflöde kan inte starta för ett objekt som är utcheckat. När arbetsflödet har startats kan objektet som ska granskas emellertid checkas ut så att det inte kan ändras av andra. (Inget annat arbetsflöde kan emellertid köras för objektet förrän det checkas in igen.)

Överst i avsnittet

11. Vem måste underrättas?

Du kan skriva namnen på eller adresserna till alla som ska meddelas när det här arbetsflödet startas eller avslutas i fältet Kopia på den andra sidan i associationsformuläret.

  • Du tilldelar inte någon arbetsflödesuppgift till personen i fråga genom att ange hans eller hennes namn här.

  • När arbetsflödet startas manuellt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som startar det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  • När arbetsflödet startas automatiskt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som ursprungligen lade till det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

Överst i avsnittet

12. Ska det här arbetsflödet styra godkännande av innehåll?

Kanske vill du att nya objekt och/eller nya versioner av befintliga objekt i en lista eller i ett bibliotek ska granskas så att innehållets riktighet, form eller stil godkänns innan det görs tillgängligt för alla som har åtkomst till listan. Den typen av granskningsprocess kallas för godkännande av innehåll.

I SharePoint-produkter kan du använda ett arbetsflöde för godkännande som gör innehållsgodkännande ännu enklare och mer effektivt. Mer information finns i avsnittet Kontrollera godkännande av innehåll i den här artikeln.

Nästa steg

Om du är redo att lägga till det nya arbetsflödet för godkännande i listan, biblioteket eller webbplatssamlingen går du till relevant lägga till-avsnitt (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Kanske vill du att nya objekt och/eller nya versioner av befintliga objekt i en lista eller i ett bibliotek ska granskas så att innehållets riktighet, form eller stil godkänns innan det görs tillgängligt för alla som har åtkomst till listan. Den typen av granskningsprocess kallas för godkännande av innehåll.

I SharePoint kan du kontrollera godkännandet av innehåll manuellt, utan något arbetsflöde. Men processen blir ännu enklare och effektivare om du använder ett SharePoint-arbetsflöde för godkännande.

Om du inte känner till funktionerna för versionshantering och godkännande av innehåll i SharePoint rekommenderar vi att du börjar med att läsa de här artiklarna:

Med ett arbetsflöde för godkännande kan du styra processen för godkännande av innehåll på två sätt. Varje metod associeras med en kontroll i associationsformulären som du fyller i när du lägger till arbetsflödet. Du kan använda arbetsflödet för den ena eller för båda.

Publiceringskontroll för huvudversioner

Under Startalternativ på den första sidan i associationsformuläret hittar du alternativet Starta det här arbetsflödet om du vill godkänna publiceringen av en huvudversion av ett objekt. Observera följande:

  • Det här alternativet är bara tillgängligt för ett arbetsflöde för godkännande som körs för alla innehållstyper i en enskild lista eller ett enstaka bibliotek, inte för ett arbetsflöde som bara körs för objekt som hör till en enda innehållstyp.

  • För att det här alternativet ska vara tillgängligt måste godkännande av innehåll vara aktiverat för listan eller biblioteket på sidan Versionsinställningar och alternativet Skapa huvudversioner och delversioner (utkast) måste vara markerat på samma sida.

  • Om du väljer det här alternativet blir de två efterföljande alternativen otillgängliga: Starta det här arbetsflödet när nya objekt skapas och Starta det här arbetsflödet när objekt ändras.

  • Om du väljer det här alternativet körs arbetsflödet bara automatiskt för ett objekt när någon försöker publicera en huvudversion av objektet.

  • Det får bara finnas ett arbetsflöde för godkännande som används för att godkänna publiceringen av huvudversioner i en lista eller i ett bibliotek. Om du försöker tilldela ett till arbetsflöde i samma lista eller bibliotek för den här funktionen uppmanas du att välja det ena eller det andra.

Kontroll som inte baseras på versionshantering

Under Aktivera godkännande av innehåll på den andra sidan i associationsformuläret hittar du alternativet Uppdatera godkännandestatus när arbetsflödet har slutförts (använd det här arbetsflödet om du vill kontrollera godkännande av innehåll).

Det här alternativet är tillgängligt i formuläret oavsett om godkännande av innehåll krävs i listan eller biblioteket. I bägge fall uppdateras värdet i fältet Godkännande för objektet baserat på arbetsflödets resultat.

Med det här alternativet kan du antingen:

  • Alltid köra arbetsflödet manuellt eller

  • Välja ett eller flera av alternativen för automatisk start på den första sidan i associationsformuläret, eller

  • Tillåta både manuell och automatisk start

Innehållskontroll för webbplatser med webbpublicering

Innehållskontroll är en specialprocess på webbplatser som används för att publicera sidor på webben. Därför finns det också ett särskilt arbetsflöde för publiceringsgodkännande, som är tänkt att användas just på publiceringswebbplatser. Det finns också en webbplatsmall med namnet Publiceringswebbplats med arbetsflöde, som innehåller en version av det webbpubliceringsanpassade arbetsflödet.

Nästa steg

Om du är redo att lägga till det nya arbetsflödet för godkännande i listan, biblioteket eller webbplatssamlingen går du till relevant lägga till-avsnitt (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Om du inte redan känner till att lägga till arbetsflöden, kan det vara praktiskt att granska får du reda på avsnittet och avsnittet Planera i den här artikeln innan du fortsätter med steg i det här avsnittet.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Innan du börjar

  2. Lägga till arbetsflödet

1. Innan du börjar

Två saker måste vara i ordning innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

E-post    För att e-postaviseringar och påminnelser ska kunna skickas från arbetsflödet måste e-post vara aktiverat för SharePoint-webbplatsen. Kontakta SharePoint-administratören om du är osäker på om detta redan har gjorts eller inte.

Behörigheter    Standardinställningarna i SharePoint måste du ha behörigheten Hantera listor för att lägga till arbetsflöden för listor, bibliotek, eller webbplatssamlingar. (Gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och grupperna besökare inte. Mer information om behörigheter finns i avsnittet Läs mer i den här artikeln.)

Överst i avsnittet

2. Lägga till arbetsflödet

Följ anvisningarna nedan:

  1. Öppna den lista eller det bibliotek som du vill lägga till arbetsflödet för.

  2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.

    Obs!: Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. Exempelvis heter fliken Kalender i en kalenderlista.

  3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

  4. Ange om arbetsflödet ska köras för ett dokument, en lista eller en mapp under Visa arbetsflödesassociationer av typen på sidan Arbetsflödesinställningar och klicka sedan på Lägg till arbetsflöde.

  5. Gå igenom den första sidan i associationsformuläret.
    (Anvisningar finns efter bilden.)

Grundläggande information för Lägg till arbetsflöde med framhävda områden

Bildtext 1

Innehållstyp

Behåll Alla som standardval, eller välj en särskild innehållstyp.

Bildtext 2

Mall

Välj mallen Godkännande – SharePoint 2013.

Obs!:  Om mallen Godkännande – SharePoint 2013 inte finns med i listan kan du be SharePoint-administratören att aktivera den för din webbplatssamling eller arbetsyta.

Bildtext 3

Namn

Skriv ett namn för arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för de som använder listan eller biblioteket.

Förslag på hur du namnger ett arbetsflöde, finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

Uppgiftslista

Välj en uppgiftslista som du vill använda med arbetsflödet. Du kan välja en befintlig uppgiftslista eller klicka på Ny uppgiftslista om du vill skapa en ny lista.

Information om när du bör skapa en ny uppgiftslista (i stället för att välja en befintlig lista) finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 5

Historiklista

Välj en historiklista som du vill använda med arbetsflödet. Du kan välja en befintlig historiklista eller klicka på Arbetsflödeshistorik (ny) om du vill skapa en ny lista.

Information om när du bör skapa en ny historiklista (i stället för att välja en befintlig lista) finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 6

Startalternativ

Ange hur arbetsflödet kan startas.

Information om att välja startalternativ finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Mer information om hur du använder arbetsflödet styra godkännande av innehåll, inklusive publiceringen av huvudversioner, finns i avsnittet Kontrollera i den här artikeln.

  • Observera att alternativet Starta det här arbetsflödet om du vill godkänna publiceringen av en huvudversion av ett objekt  inte visas om du lägger till arbetsflödet för bara en innehållstyp.

  • Observera också att de två efterföljande kryssrutorna blir otillgängliga om du väljer Starta det här arbetsflödet om du vill godkänna publiceringen av en huvudversion av ett objekt.

  1. När du är nöjd med inställningarna i formuläret klickar du på Nästa.

  2. Gå igenom den andra sidan i associationsformuläret.
    (Anvisningar finns efter bilden.)

    Obs!: I SharePoint visas de första alternativen på den andra sidan i associationsformuläret –  nummer ett till sju i bilden här nedanför, från Godkännare till Kopia  – varje gång som du startar arbetsflödet manuellt. Det gör att du kan ändra alternativen för bara den aktuella instansen.

Standardvärden för Lägg till arbetsflöde med framhävda fält

Bildtext 1

Tilldela

Ange namn eller adresser för de användare som ska tilldelas uppgifter via arbetsflödet.

  • Om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt)   
    ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt (parallellt)   
    Namnens och adressernas ordning spelar ingen roll.

  • Om du tilldelar en uppgift till någon utanför organisationen SharePoint   
    för mer information om illustrerar hur utomstående deltagare läser du avsnittet färdigt i den här artikeln.

Bildtext 2

Ordning

Ange om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt).

Mer information om hur du använder seriell och parallell ordning finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till en ny fas

Lägg till valfria faser utöver den första fas som du nyss konfigurerat.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela för fasen och trycker på CTRL+DEL.

Mer information om hur du använder flera faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

Utöka grupper

  • Markera den här kryssrutan om du vill att en uppgift ska tilldelas till varje medlemi varje grupp som du anger i fältet Tilldela. (Alla medlemmar i gruppen får en uppgiftsavisering och varje medlem får en egen uppgift att utföra.)

  • Om du vill att endast en aktivitet som tilldelats till var och en kryssrutan hel grupp som du anger i fältet tilldela om du villAvmarkera den här. (Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men alla medlemmar kan begära och utföra enskild uppgift åt hela gruppen. Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet färdigt i den här artikeln.)

Bildtext 5

Begäran

Den text som du lägger till här visas i alla uppgiftsaviseringar som skickas via arbetsflödet. Glöm inte att lägga till ytterligare anvisningar eller resurser som deltagarna kan behöva, t.ex.:

  • Kontaktinformation.

  • Om det behövs, tilldelade en anmärkning om enskilda uppgifter till hela grupper eller fördelning listor. (Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet färdigt i den här artikeln.)

Bildtext 6

Förfallodatum och uppgifternas varaktighet

Ange ett sista förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som har avsatts för varje uppgift från den tidpunkt då de tilldelades.

  • Om det här arbetsflödet kan startas automatiskt är det oftast en bra idé att lämna fältet Förfallodatum för alla uppgifter tomt och använda de två fälten för varaktighet för att styra förfallodatumet. Du kan alltid ange ett exakt förfallodatum i initieringsformuläret om och när du startar arbetsflödet manuellt.

Mer information om när du bör använda förfallodatum och när du bör använda varaktigheter för uppgifter finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 7

KOPIA

Ange namnen på eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startas eller avslutas.

  • Du tilldelar inte någon arbetsflödesuppgift genom att ange ett namn här.

  • När arbetsflödet startas manuellt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som startar det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  • När arbetsflödet startas automatiskt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som ursprungligen lade till det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

Bildtext 8

Avsluta arbetsflödet

Välj inget, något eller båda av dessa alternativ.

Mer information om de här alternativen finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 9

Aktivera godkännande av innehåll

Markera den här kryssrutan om du ska hantera godkännande av innehåll via det här arbetsflödet.

Mer information om hur du använder arbetsflödet styra godkännande av innehåll, inklusive publiceringen av huvudversioner, finns i avsnittet Kontrollera i den här artikeln.

  1. När du är nöjd med alla inställningar på den här sidan skapar du arbetsflödet genom att klicka på Spara.

Den nya arbetsflödesversionen skapas i SharePoint.

Om du inte redan känner till att lägga till arbetsflöden, kan det vara praktiskt att granska får du reda på avsnittet och avsnittet Planera i den här artikeln innan du fortsätter med steg i det här avsnittet.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Innan du börjar

  2. Lägga till arbetsflödet

1. Innan du börjar

Två saker måste vara i ordning innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

E-post    För att e-postaviseringar och påminnelser ska kunna skickas via arbetsflödet måste e-post vara aktiverat för webbplatsen. Kontakta SharePoint-administratören om du är osäker på om det är gjort.

Behörigheter    Standardinställningarna i SharePoint måste du ha behörigheten Hantera listor för att lägga till arbetsflöden för listor, bibliotek, eller webbplatssamlingar. (Gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och grupperna besökare inte. Mer information om behörigheter finns i avsnittet Läs mer i den här artikeln.)

Överst i avsnittet

2. Lägga till arbetsflödet

Följ anvisningarna nedan:

  1. Gå till webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på Inställningar-ikon Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Webbdesignergallerier på sidan Webbplatsinställningar.

  4. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp som du vill lägga till ett arbetsflöde för på sidan Webbplatsinnehållstyper.

    Obs!:  Ett arbetsflöde som läggs till för hela webbplatssamlingen måste läggas till för objekt som bara hör till en innehållstyp.

    Dokumentinnehållstyper med markerad typ

    1. Klicka på Arbetsflödesinställningar på sidan för den valda innehållstypen under Inställningar.
      Länken Arbetsflödesinställningar under Inställningar

    2. Klicka på länken Lägg till ett arbetsflöde på sidan arbetsflödesinställningar.
      Länken Lägg till arbetsflöde

    3. Gå igenom den första sidan i associationsformuläret.
      (Anvisningar finns efter bilden.)

Sida för konfiguration av arbetsflöde

Bildtext 1

Mall

Välj mallen Godkännande – SharePoint 2013.

Obs!:  Om mallen Godkännande – SharePoint 2013 inte finns med i listan kan du be SharePoint-administratören att aktivera den för din webbplatssamling eller arbetsyta.

Bildtext 2

Namn

Skriv ett namn för arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för de som använder webbplatssamlingen.

Förslag på hur du namnger ett arbetsflöde, finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Uppgiftslista

Välj en uppgiftslista som du vill använda med arbetsflödet. Du kan välja en befintlig uppgiftslista eller klicka på Ny uppgiftslista om du vill skapa en ny lista.

Information om när du bör skapa en ny uppgiftslista (i stället för att välja en befintlig lista) finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

Historiklista

Välj en historiklista som du vill använda med arbetsflödet. Du kan välja en befintlig historiklista eller klicka på Arbetsflödeshistorik (ny) om du vill skapa en ny lista.

Information om när du bör skapa en ny historiklista (i stället för att välja en befintlig lista) finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 5

Startalternativ

Ange hur arbetsflödet kan startas.

Information om att välja startalternativ finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 6

Lägga till det här arbetsflödet till underordnade innehållstyper?

Ange om arbetsflödet ska läggas till för (associeras med) alla andra webbplats- och listinnehållstyper som ärver från den här innehållstypen.

  • Det kan ta lång tid att göra alla ytterligare tillägg.

  • Om du vill lägga till arbetsflödet för underordnade innehållstyper på webbplatser eller underwebbplatser där arvskopplingen har brutits, kontrollerar du att du är medlem i gruppen Ägare för webbplatserna eller underwebbplatserna innan du påbörjar åtgärden.

  1. När du är nöjd med inställningarna på sidan klickar du på Nästa.

  2. Gå igenom den andra sidan i associationsformuläret.
    (Anvisningar finns efter bilden.)

    Obs!: I SharePoint visas de första alternativen på den andra sidan i associationsformuläret –  nummer ett till sju i bilden här nedanför, från Godkännare till Kopia  – varje gång som du startar arbetsflödet manuellt. Det gör att du kan ändra alternativen för bara den aktuella instansen.

Standardvärden för Lägg till arbetsflöde med framhävda fält

Bildtext 1

Tilldela

Ange namn eller adresser för de användare som ska tilldelas uppgifter via arbetsflödet.

  • Om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt)   
    ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt (parallellt)   
    Namnens och adressernas ordning spelar ingen roll.

  • Om du tilldelar en uppgift till någon utanför organisationen SharePoint   
    för mer information om illustrerar hur utomstående deltagare läser du avsnittet färdigt i den här artikeln.

Bildtext 2

Ordning

Ange om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt).

Mer information om hur du använder seriell och parallell ordning finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till en ny fas

Lägg till valfria faser utöver den första fas som du nyss konfigurerat.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela för fasen och trycker på CTRL+DEL.

Mer information om hur du använder flera faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

Utöka grupper

  • Markera den här kryssrutan om du vill att en uppgift ska tilldelas till varje medlemi varje grupp som du anger i fältet Tilldela. (Alla medlemmar i gruppen får en uppgiftsavisering och varje medlem får en egen uppgift att utföra.)

  • Ha endast en aktivitet som tilldelats till varjehel grupp som du anger i fältet tilldela, avmarkerar du den här kryssrutan. (Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men alla medlemmar kan begära och utföra enskild uppgift åt hela gruppen. Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet färdigt i den här artikeln.)

Bildtext 5

Begäran

Den text som du lägger till här visas i alla uppgiftsaviseringar som skickas via arbetsflödet. Glöm inte att lägga till ytterligare anvisningar eller resurser som deltagarna kan behöva, t.ex.:

  • Kontaktinformation.

  • Om det behövs, tilldelade en anmärkning om enskilda uppgifter till hela grupper eller fördelning listor. (Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet färdigt i den här artikeln.)

Bildtext 6

Förfallodatum och uppgifternas varaktighet

Ange ett sista förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som har avsatts för varje uppgift från den tidpunkt då de tilldelades.

  • Om det här arbetsflödet kan startas automatiskt är det oftast en bra idé att lämna fältet Förfallodatum för alla uppgifter tomt och använda de två fälten för varaktighet för att styra förfallodatumet. Du kan alltid ange ett exakt förfallodatum i initieringsformuläret om och när du startar arbetsflödet manuellt.

Mer information om när du bör använda förfallodatum och när du bör använda varaktigheter för uppgifter finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 7

KOPIA

Ange namnen på eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startas eller avslutas.

  • Du tilldelar inte någon arbetsflödesuppgift genom att ange ett namn här.

  • När arbetsflödet startas manuellt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som startar det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  • När arbetsflödet startas automatiskt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som ursprungligen lade till det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

Bildtext 8

Avsluta arbetsflödet

Välj inget, något eller båda av dessa alternativ.

Mer information om de här alternativen finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 9

Aktivera godkännande av innehåll

Markera den här kryssrutan om du ska hantera godkännande av innehåll via det här arbetsflödet.

Mer information om hur du använder arbetsflödet styra godkännande av innehåll, inklusive publiceringen av huvudversioner, finns i avsnittet Kontrollera i den här artikeln.

  1. När du är nöjd med alla inställningar på den här sidan skapar du arbetsflödet genom att klicka på Spara.

Den nya arbetsflödesversionen skapas i SharePoint.

Nästa steg

Om du är klar går du till avsnittet Starta i den här artikeln och starta den första instansen om du vill testa det nya arbetsflödet.

Ett arbetsflöde kan konfigureras så att det alltid startas manuellt, alltid automatiskt eller på endera sätt:

  • Manuellt när som helst genom att alla som har behörigheten som krävs.

  • Automatiskt när en viss utlösande händelse inträffar. Det vill säga när ett objekt läggs till i listan eller biblioteket, ändras och/eller när ett objekt i listan på något sätt, och/eller när någon försöker publicera en huvudversion av ett objekt).
    (Utlösande händelse eller händelser har angetts i den första sidan i Associationsformuläret, under den ursprungliga association och konfigurationen av arbetsflödet. Mer information finns i avsnittet Planera i den här artikeln.)

Obs!:  Ett arbetsflöde kan inte starta för ett objekt som är utcheckat. När arbetsflödet har startats kan objektet som ska granskas emellertid checkas ut så att det inte kan ändras av andra. (Inget annat arbetsflöde kan emellertid köras för objektet förrän det checkas in igen.)

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Starta arbetsflödet automatiskt

  2. Starta arbetsflödet manuellt

  3. Starta manuellt från listan eller biblioteket

  4. Starta manuellt från ett Microsoft Office-program

1. Starta arbetsflödet automatiskt

Om arbetsflödet har konfigurerats att starta automatiskt körs det för objektet som har utlöst det varje gång en utlösande händelse inträffar.

När arbetsflödet startar tilldelas den eller de första uppgifterna och en uppgiftsavisering skickas till alla som tilldelats en uppgift. Dessutom skickas startaviseringar (som inte bör förväxlas med uppgiftsaviseringar) till den person som ursprungligen lade till arbetsflödet och till alla personer i fältet Kopia på den andra sidan i associationsformuläret.

Obs!: När ett nytt arbetsflöde som startar automatiskt läggs fältet Förfallodatum för alla aktiviteter på den andra sidan i Associationsformuläret bör vanligtvis vara tomt, eftersom alla explicita datumvärde anges där vann ”t Justera själva automatiskt utifrån det datum då arbetsflödet startas varje gång. Mer information finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Överst i avsnittet

2. Starta arbetsflödet manuellt

Några ord om behörigheter    Vanligtvis måste du ha behörigheten Redigera objekt du vill starta ett arbetsflöde. (Som standard, gruppen medlemmar och gruppen ägare båda har den här behörigheten men gruppen besökare inte. En ägare kan dock också välja, på grundval arbetsflöde arbetsflöde Kräv behörigheten Hantera listor för personer som startar arbetsflödet. Genom att välja det här alternativet anger ägare princip att endast de och andra ägare kan starta ett visst arbetsflöde. Mer information finns i Läs mer i den här artikeln.)

Två ställen att starta från

Du kan starta ett arbetsflöde manuellt från två ställen:

  • Från listan eller biblioteket där objektet lagras

  • Från i själva objektet, öppnad i Microsoft Office-program som den skapades. (Observera att det här måste vara installerade program och inte en webbprogram version.)

De återstående två underavsnitten i det här avsnittet innehåller anvisningar för båda metoderna.

Överst i avsnittet

3. Starta manuellt från listan eller biblioteket

  1. Gå till den lista eller det bibliotek där det objekt som du vill köra arbetsflödet för lagras.

  2. Klicka på de tre punkterna intill objektets namn, öppna objektmenyn genom att klicka på de tre punkterna i dialogrutan och klicka sedan på Arbetsflöden på den nedrullningsbara menyn.

  3. På sidan arbetsflöden: objektets namn under Starta ett nytt arbetsflöde på det arbetsflöde som du vill köra.
    Länk för att starta arbetsflödet

  4. Ändra den här instansen av arbetsflödet efter önskemål i initieringsformuläret på sidan Ändra ett arbetsflöde.

    Obs!: Ändringar du gör här, i initieringsformuläret är används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill göra de ändringar som tillämpas varje gång arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i det här formuläret, finns i avsnittet Ändra i den här artikeln.

Initieringsformuläret

Bildtext 1

Tilldela

Gör önskade ändringar i listan med personer som ska tilldelas uppgifter via arbetsflödet.

  • Om uppgifterna ska tilldelas en i taget   
    ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt   
    Namnens och adressernas ordning spelar ingen roll.

  • Om du tilldelar en uppgift till någon utanför organisationen SharePoint   
    för mer information om illustrerar hur utomstående deltagare läser du avsnittet färdigt i den här artikeln

Bildtext 2

Ordning

Kontrollera inställningarna som anger om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt).

Mer information om hur du använder seriell och parallell ordning finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till en ny fas

Lägg till fler faser utöver de som redan har konfigurerats om det behövs.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela för fasen och trycker på CTRL+DEL.

Mer information om hur du använder flera faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

Utöka grupper

  • Markera den här kryssrutan om du vill att en uppgift ska tilldelastill varje medlem i varje grupp som du anger i fältet Tilldela. (Alla medlemmar i gruppen får en uppgiftsavisering och varje medlem får en egen uppgift att utföra.)

  • Om du vill att endast en aktivitet som tilldelats till var och en kryssrutan hel grupp som du anger i fältet tilldela om du villAvmarkera den här. (Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men alla medlemmar kan begära och utföra enskild uppgift åt hela gruppen. Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet färdigt i den här artikeln.)

Bildtext 5

Begäran

Den text som du lägger till här visas i alla uppgiftsaviseringar som skickas via arbetsflödet. Glöm inte att lägga till ytterligare anvisningar eller resurser som deltagarna kan behöva, t.ex.:

  • Kontaktinformation för frågor och problem

  • Om det behövs lägger en anmärkning om enskilda uppgifter som tilldelats till hela grupper eller distributionslista listor (hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet färdigt i den här artikeln.)

Bildtext 6

Förfallodatum och uppgifternas varaktighet

Ange ett sista förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som har avsatts för varje uppgift från den tidpunkt då de tilldelades.

Mer information om när du bör använda förfallodatum och när du bör använda varaktigheter för uppgifter finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 7

KOPIA

Ta bort och lägg till efter behov. Tänk på att:

  • Ange ett namn här inte leda till tilldelar en uppgift i ett arbetsflöde.

  • Eftersom du startar arbetsflödet manuellt får du start- och stoppaviseringar oavsett om du finns angiven i det här fältet eller inte.

  1. När du är nöjd med inställningarna i initieringsformuläret startar du arbetsflödet genom att klicka på Starta.

Den eller de första uppgifterna tilldelas via arbetsflödet och startaviseringar skickas till dig och alla som lagts till i fältet Kopia i initieringsformuläret.

Överst i avsnittet

4. Starta manuellt från ett Microsoft Office-program

  1. Öppna objektet i ett Office-program som är installerat på datorn.

  2. Klicka på fliken Arkiv i det öppna objektet, på Spara och skicka och sedan på det arbetsflöde som du vill köra för objektet

  3. Klicka på knappen Checka in om det kommer upp ett meddelande som säger att arbetsflödet kräver att filen checkas in.

  4. Klicka på den stora knappen Starta arbetsflöde.

  5. I initieringsformuläret på sidan Ändra ett arbetsflöde kan du ändra den aktuella instansen av arbetsflödet så att den passar dina önskemål.

    Obs!:  De ändringar som du gör i initieringsformuläret tillämpas bara på den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill att ändringarna ska tillämpas varje gång som arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i formuläret, rekommenderar vi att du läser igenom avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

    Initieringsformuläret

Bildtext 1

Tilldela

Gör önskade ändringar i listan med personer som ska tilldelas uppgifter via arbetsflödet.

  • Om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt)   
    ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt (parallellt)   
    Namnens och adressernas ordning spelar ingen roll.

  • Om du tilldelar en uppgift till någon utanför organisationen SharePoint   
    för mer information om illustrerar hur utomstående deltagare läser du avsnittet färdigt i den här artikeln.

Bildtext 2

Ordning

Kontrollera inställningarna som anger om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt).

Mer information om hur du använder seriell och parallell ordning finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till en ny fas

Lägg till fler faser utöver de som redan har konfigurerats om det behövs.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela för fasen och trycker på CTRL+DEL.

Mer information om hur du använder flera faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

Utöka grupper

  • Markera den här kryssrutan om du vill att en uppgift ska tilldelastill varje medlem i varje grupp som du anger i fältet Tilldela. (Alla medlemmar i gruppen får en uppgiftsavisering och varje medlem får en egen uppgift att utföra.)

  • Om du vill att endast en aktivitet som tilldelats till var och en kryssrutan hel grupp som du anger i fältet tilldela om du villAvmarkera den här. (Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men alla medlemmar kan begära och utföra enskild uppgift åt hela gruppen. Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet färdigt i den här artikeln.)

Bildtext 5

Begäran

Den text som du lägger till här visas i alla uppgiftsaviseringar som skickas via arbetsflödet. Glöm inte att lägga till ytterligare anvisningar eller resurser som deltagarna kan behöva, t.ex.:

  • Kontaktinformation för frågor och problem

  • Om det behövs lägger tilldelade en anmärkning om enskilda uppgifter till hela grupper eller fördelning listor. (Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet färdigt i den här artikeln.)

Bildtext 6

Förfallodatum och uppgifternas varaktighet

Ange ett sista förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som har avsatts för varje uppgift från den tidpunkt då de tilldelades.

Mer information om när du bör använda förfallodatum och när du bör använda varaktigheter för uppgifter finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 7

KOPIA

Ta bort och lägg till efter behov. Tänk på att:

  • Du tilldelar inte någon arbetsflödesuppgift genom att ange ett namn här.

  • Eftersom du startar arbetsflödet manuellt får du start- och stoppaviseringar oavsett om du finns angiven i det här fältet eller inte.

  1. När du är nöjd med inställningarna i initieringsformuläret startar du arbetsflödet genom att klicka på Starta.

Den eller de första uppgifterna tilldelas via arbetsflödet och staraviseringar skickas till dig och alla som lagts till i fältet Kopia i initieringsformuläret.

Nästa steg

  • Om det är första gången som det här arbetsflödet har körts, kan de andra deltagarna måste information och hjälp för att kunna utföra sina tilldelade uppgifter. (De kan användbart färdigt segmentet i den här artikeln.)

  • Det är också en bra idé att kontrollera att deltagarna får sina e-postaviseringar, och särskilt att de inte hanteras fel av skräppostfiltren.

  • Och du kan naturligtvis ha en eller flera arbetsflödesuppgifter att slutföra dig själv. Gå till den färdigt i den här artikeln för information om hur du utför dem.

  • Under tiden får information om hur du kan hålla reda på förloppet för den aktuella instansen av arbetsflödet går du till avsnittet ÖVERVAKA i den här artikeln.

Om det här är första gången du tilldelats en uppgift i ett arbetsflöde för godkännande rekommenderar vi att du läser det här avsnittet i artikeln innan du utför uppgiften. På så sätt vet du vilka alternativ du har att välja mellan.

Obs!: Om du vet att du har tilldelats en arbetsflödesuppgift, men inte har fått något aviseringsmeddelande i inkorgen för e-post kontrollerar du om aviseringen har skickats till fel mapp på grund av skräppostfiltret. I så fall ändrar du inställningarna för filtret så att aviseringarna inte filtreras bort.

Börja med att försäkra dig om att du läser rätt artikel

Olika typer av arbetsflöden kräver olika uppgiftsåtgärder.

Innan du börjar bör du därför kontrollera att den uppgift som du har tilldelats verkligen är en uppgift i ett arbetsflöde för godkännande och inte en uppgift för en annan typ av arbetsflöde.

Leta efter texten Godkänn på någon av följande platser:

  • På raden ämne i uppgiftsaviseringen
    Uppgiftsavisering med texten Godkänn

  • I meddelandefältet i objektet som ska granskas
    Objektet som ska granskas med texten Granska

  • I uppgiftsrubriken på sidan Arbetsflödesstatus
    Uppgift i listan på sidan Arbetsflödesstatus med texten Granska

Om du inte kan se texten Godkänn text på dessa platser, kontrollerar du detta med den person som startade eller lade till arbetsflödet att ta reda på vilka arbetsflödesmall som baseras på, eller om det är ett anpassat arbetsflöde. Du hittar länkar till artiklar om hur du använder andra typer av arbetsflöden som ingår i SharePoint-produkter i avsnittet Se även i den här artikeln.

Om din uppgift verkligen är en godkännandeuppgift läser du bara vidare.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. En översikt över processen

  2. Öppna objektet och uppgiftsformuläret från meddelandet med uppgiftsaviseringen

  3. Öppna objektet och uppgiftsformuläret från listan eller biblioteket

  4. Du granska objektet

  5. Slutför och skicka uppgiftsformuläret

  6. Aviseringar om försenade uppgifter

  7. Begära och utföra en Gruppuppgift (valfritt)

  8. Begära en ändring av objektet (valfritt)

  9. Tilldela en godkännandeuppgift till någon annan (valfritt)

  10. Utföra en uppgift åt en utomstående deltagares (valfritt)

1. En översikt över processen

När du tilldelas en uppgift i ett arbetsflöde får du vanligtvis reda på detta på något av tre sätt:

  • Du får en uppgiftsavisering via e-post.

  • Du öppnar ett Microsoft Office-dokument och ser ett meddelandefält som informerar dig om att du har tilldelats en relaterad uppgift.

  • Du besöker SharePoint-webbplatsen och upptäcker att du har tilldelats en eller flera uppgifter.

När du får reda på att du har tilldelats en uppgift i ett arbetsflöde för godkännande gör du normalt sett två saker:

  • Du granskar objektet    Kontrollera om du kan godkänna objektet i dess aktuella tillstånd eller inte.

  • Du utför uppgiften    Använd uppgiftsformuläret och skicka resultatet av granskningen.

Följande tre objekt är ofta involverade i genomförandet av en uppgift:

  • Aviseringsmeddelandet (som du får som ett e-postmeddelande)

  • Objektet som skickats för ditt godkännande (som du öppnar och granskar)

  • Uppgiftsformuläret (som du öppnar, fyller i och skickar)

Så här ser de tre objekten ut.

Meddelande med uppgiftsavisering, objekt för granskning och uppgiftsformulär

Obs!: Knappen Öppna den här uppgiften i menyfliksområdet i meddelandet med uppgiftsaviseringen visas bara när meddelandet öppnas i den fullständiga, installerade versionen av Outlook, inte när det öppnas i webbprogrammet Outlook Web Access.

Överst i avsnittet

2. Öppna objektet och uppgiftsformuläret från meddelandet med uppgiftsaviseringen

Följ anvisningarna nedan:

  1. Klicka på länken till objektet i anvisningarna under Så här slutför du den här uppgiften i meddelandet med uppgiftsaviseringen.

  2. Klicka på knappen Öppna den här uppgiften i meddelandefältet i det öppna objektet.

Öppna objektet och uppgiftsformuläret från meddelandet med e-postaviseringen

Obs!: Knappen Öppna den här uppgiften i menyfliksområdet i meddelandet med uppgiftsaviseringen visas bara när meddelandet öppnas i den fullständiga, installerade versionen av Outlook, inte när det öppnas i webbprogrammet Outlook Web Access.

Överst i avsnittet

3. Öppna objektet och uppgiftsformuläret från listan eller biblioteket

Följ anvisningarna nedan:

  1. I listan eller biblioteket där objektet som ska granskas lagras klickar du på länken Pågår för objektet och arbetsflödet.

  2. Klicka på rubriken för din uppgift på sidan Arbetsflödesstatus.

  3. Klicka på länken till objektet i meddelandefältet Det här arbetsflödet gäller för i uppgiftsformuläret.

Öppna objektet och uppgiftsformuläret från listan eller biblioteket

Överst i avsnittet

4. Granska objektet

I det här exemplet är objektet ett Microsoft Word-dokument.

Tips: Om det här är en Gruppuppgift – det vill säga en enskild aktivitet som tilldelats till en hel grupp eller distributionslista lista så att en enskild gruppmedlem kan utföra uppgift för hela gruppen, är det en bra idé att begära aktiviteten innan du granskar objektet. På så sätt kan du minska risken för att en annan medlem i gruppen också läser igenom artikeln. Instruktioner finns i avsnittet 7 i det här avsnittet begär och utföra en Gruppuppgift.

Objekt för granskning som är öppet med gula fält

Lägg märke till de två gula meddelandefälten överst i dokumentet:

  • Skrivskyddad Server    Det här dokumentet är öppen i skrivskyddat läge – det vill säga kan du läsa dokumentet, men du kan inte gör några ändringar i den.
    (Observera att när du har slutfört en uppgift i arbetsflödet godkännande kan du vanligtvis gör inga ändringar direkt i själva objektet. I stället kan använda du uppgiftsformuläret för att registrera alla dina svar.)

  • Arbetsflödesuppgift    När du är redo att registrera ditt svar i uppgiftsformuläret klickar du på knappen Öppna den här uppgiften.

Överst i avsnittet

5. Gå igenom och skicka uppgiftsformuläret

Uppgiftsformuläret för en uppgift i ett arbetsflöde för godkännande ser ut ungefär så här.

Uppgiftsformulär för arbetsflöde

Observera att de första två objekten (Ta bort objekt och det här arbetsflödet gäller Objektrubrik) visas inte i uppgiftsformuläret när det öppnas från inuti objekt för granskning.

Bildtext 1

Ta bort objekt

Klicka på den här knappen om du vill ta bort den här uppgiften från den aktuella instansen av arbetsflödet.

  • Objektet som ska granskas tas inte bort om du tar bort uppgiften.

  • Om du tar bort uppgiften tolkas det (och registreras i historiken) som att dokumentet avvisas. Det betyder att om arbetsflödet har konfigurerats att avslutas första gången det avvisas, så avslutas arbetsflödet om uppgiften tas bort.

  • En uppgift som har tagits bort visas inte längre i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (Borttagningen och det efterföljande automatiska avvisandet registreras dock i området Historik på sidan.)

    Obs!:  Om du inte startade den här instansen av arbetsflödet kanske du vill höra med den person som startade det innan du tar bort uppgiften.

Bildtext 2

Det här arbetsflödet gäller Objektrubrik

Klicka på länken här om du vill öppna objektet för granskning.

Bildtext 3

Status, begärd av, konsoliderade kommentarer, förfallodatum datum

Du kan inte redigera eller ändra posterna i de här fyra fälten, men informationen i fälten kanske kan vara till hjälp.

Observera att rutan Konsoliderade kommentarer inte bara innehåller ytterligare anvisningar för hur uppgiften ska utföras, utan även kommentarer från deltagare som redan har utfört sina uppgifter i samma instans av arbetsflödet.

På samma sätt visas de kommentarer som du lägger till i rutan Kommentarer (4) i rutan Konsoliderade kommentarer för efterföljande deltagare när du har skickat in ditt formulär.

Bildtext 4

Kommentarer

Den text som du anger här registreras i arbetsflödeshistoriken och visas också i fältet Konsoliderade kommentarer (3) för efterföljande deltagare.

Bildtext 5

Godkänn

Innan du godkänner objektet genom att klicka på den här knappen skriver du de kommentarer som du vill bidra med i fältet Kommentarer (4).

Bildtext 6

Avvisa

Om du vill ignorera objektet, skriver du de kommentarer som du vill delta i denkommentarer fält (4) och klicka på den här knappen.

Bildtext 7

Avbryt

Klicka på den här knappen om du vill stänga uppgiftsformuläret utan att spara ändringarna eller svaren. Uppgiften förblir ofullständig och tilldelad till dig.

Bildtext 8

Begär ändring

Klicka på den här knappen om du vill begära en ändring av objektet som du granskar.

En bild av formuläret där du anger information om begäran och ytterligare anvisningar finns i underavsnitt 8 i det här avsnittet, begär en ändring av objektet.

Obs!: Det här alternativet kan vara inaktiverat för vissa arbetsflödesuppgifter.

Bildtext 9

Tilldela om uppgift

Klicka på den här knappen om du vill tilldela en godkännandeuppgift till någon annan.

En bild av sidan där du anger information om omtilldelningen finns i och ytterligare anvisningar går du till avsnittet 7 i det här avsnittet, tilldela en godkännandeuppgift till någon annan.

Obs!: Det här alternativet kan vara inaktiverat för vissa arbetsflödesuppgifter.

Överst i avsnittet

6. Aviseringar om försenade uppgifter

Om en uppgift eller en hel arbetsflödesinstans är försenad skickas aviseringar automatiskt till:

  • Den person som tilldelats uppgiften

  • Den person som startade arbetsflödet (eller den person som lade till arbetsflödet om det startades automatiskt)

Överst i avsnittet

7. Begära och utföra en gruppuppgift (valfritt)

Om en uppgift har tilldelats till en hel grupp som du hör till kan alla medlemmar i gruppen begära och utföra uppgiften för gruppens räkning.

Begär uppgiften innan du granskar objektet. Så fort du begär uppgiften tilldelas den till dig och ingen annan medlem i gruppen kan utföra den. (På så sätt arbetar bara en person med uppgiften.)

  1. Peka på namnet på uppgiften som har tilldelats till gruppen på sidan Arbetsflödesstatus tills en pil visas.

  2. Klicka på pilen, klicka på Redigera objekt och klickar sedan på knappen Begär uppgift i uppgiftsformuläret.
    Så här begär du en gruppuppgift

När sidan Arbetsflödesstatus uppdateras kan du se att uppgiften inte längre är tilldelad till gruppen, utan bara till dig.

Om du senare vill frisläppa uppgiften till gruppen igen utan att utföra den, följer du samma steg för att komma tillbaka till uppgiftsformuläret, men nu klickar du på knappen Släpp uppgift.

Knappen Släpp uppgift i uppgiftsformuläret

Överst i avsnittet

8. Begära en ändring av objektet (valfritt)

Innan du påbörjar den här processen bör du ha i åtanke att arbetsflödet kan ha konfigurerats att avslutas direkt om objektet ändras. Det kan vara bra att fråga den person som startade eller som lade till arbetsflödet om det är okej att ändra objektet så att arbetsflödet avslutas i detta läge.

Vi ska demonstrera hur du begär en ändring i ett verkligt scenario:

Anta att du heter Frank.

Anta vidare att din kollega Anna har startat ett arbetsflöde för godkännande för ett dokument som hon har skapat.

När du granskar Annas nya dokument tycker du att inledningen är för lång.

Du klickar på knappen Begär ändring längst ned i uppgiftsformuläret för arbetsflödet och fyller sedan i det här formuläret.

Formulär för att begära ändring av objekt

Bildtext 1

Begär ändring från

Ange namnet på eller e-postadressen till den person som du begär ändringen från.

(Om du vill skicka begäran till den person som startade den här instansen av arbetsflödet , eller till den person som lade till arbetsflödet för godkännande om det startades automatiskt, kan du lämna det här fältet tomt.)

Bildtext 2

Ny begäran

Beskriv den ändring som du anser nödvändig och lägg till information som den person som ansvarar för att göra ändringen behöver. (Den text som du lägger till här visas i området Konsoliderade kommentarer.)

Bildtext 3

Ny varaktighet

Gör något av dessa tre saker:

  • Så här gör du om du vill behålla det befintliga förfallodatumet    Lämna det här fältet tomt.

  • Ta bort förfallodatumet helt    Skriv talet 0.

  • Om du vill ange ett nytt förfallodatum    Skriv ett tal här och ange sedan varaktighetsenheterna i följande fält. Tillsammans anger de två fälten om hur lång tid ändringsuppgiften förfaller.

Bildtext 4

Nya varaktighetsenheter

Om du har angett en ny varaktighet för aktiviteten, använda det här fältet tillsammans med fältet Ny varaktighet för att identifiera period innan uppgiften förfaller. (Till exempel: 3 dagar eller 1 månad eller 2 veckor.)

När du är nöjd med formulärposter sätt att du önskar, klicka på Skicka och den aktuella uppgiften markerasfärdigt. (Men du ännu inte är klar. Du ska tilldelas en godkännandeuppgift igen när hon är slutförd uppgift ändra).

Under tiden får Anna följande e-postavisering:

Avisering som skickas när en ändring av ett objekt begärs

Anna ser genast på raden Ämne (nummer 1 i bilden) att det här inte är en vanlig godkännandeavisering, utan en begäran om en ändring av objektet. Hon hittar informationen om den specifika ändring som begärts vid Ändring av (nummer 2).

Anna checkar ut objektet, gör de begärda ändringarna, sparar ändringarna och checkar in objektet igen.

Sedan går hon till sidan Arbetsflödesstatus och öppnar uppgiften med ändringsbegäran från uppgiftsområdet där.


Formulär som skickas när den begärda ändringen har gjorts

Anna lägger till önskad information i fältet Kommentarer och klickar på Skicka svar. Två åtgärder utförs i arbetsflödet:

  • Uppgift med ändringsbegäran markeras Annas markeras som slutförd.

  • Du tilldelas en ny godkännandeuppgift (med Annas kommentarer i fältet Konsoliderade kommentarer) och du får en avisering om uppgiften.

Nu kan du fortsätta och slutföra din granskning av det ändrade objektet.

Under tiden spåras alla dessa åtgärder och visas i området Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus, som du ser i bilden nedan.

Arbetsflödeshistorik med åtgärder från en ändringsbegäran

Här är ett diagram som illustrerar hela processen.

Flödesschema för ändringsbegäran

Överst i avsnittet

9. Tilldela en godkännandeuppgift till någon annan (valfritt)

Om du vill att någon annan ska utföra en arbetsflödesuppgift som du har tilldelats klickar du på knappen Tilldela om uppgift i uppgiftsformuläret för arbetsflödet.

Formuläret visas.

Formulär för omtilldelning av uppgift

Bildtext 1

Tilldela om uppgift till

Ange namnet på eller adressen till den person som du vill tilldela uppgiften.

Om du vill tilldela uppgiften till den person som startade arbetsflödet, eller till den person som lade till arbetsflödet om det startades automatiskt , lämnar du det här fältet tomt.

Bildtext 2

Ny begäran

Lägg till information som den person som du tilldelar om uppgiften till behöver för att kunna utföra uppgiften. (Den text som du lägger till här visas i området Konsoliderade kommentarer.)

Bildtext 3

Ny varaktighet

Gör något av dessa tre saker:

  • Så här gör du om du vill behålla det befintliga förfallodatumet    Lämna det här fältet tomt.

  • Ta bort förfallodatumet helt    Skriv talet 0.

  • Om du vill ange ett nytt förfallodatum    Skriv ett tal här och ange sedan varaktighetsenheterna i följande fält. Tillsammans anger de två fälten om hur lång tid ändringsuppgiften förfaller.

Bildtext 4

Nya varaktighetsenheter

Om du har angett en ny varaktighet för aktiviteten, använda det här fältet tillsammans med fältet Ny varaktighet för att identifiera period innan uppgiften förfaller. (Till exempel: 3 dagar eller 1 månad eller 2 veckor.)

När formuläret är klar klickar du på Skicka. Uppgiften markeras slutförd, en ny uppgift tilldelas till personen som nu ansvarar för uppgiften och en uppgiftsavisering skickas.

Eventuell ny information som du angav visas i området med texten Delegerad av i den nya uppgiftsaviseringen (nummer 1 i följande bild).

Uppgiftsavisering för omtilldelad uppgift

Under tiden spåras alla dessa ändringar och visas i områdena Uppgifter och Historik på sidan Arbetsflödesstatus, som du ser här.

Områdena Uppgifter och Historik på sidan Arbetsflödesstatus för en omtilldelad uppgift

Överst i avsnittet

10. Utföra en uppgift för en utomstående deltagares räkning (valfritt)

Deltagare som inte är medlemmar i SharePoint-organisationen läggs till enligt en särskild process. I den här processen fungerar en webbplatsmedlem som ett ombud för den utomstående deltagaren:

  1. Lägg till e-postadressen för den utomstående deltagaren i relevant Tilldela-fas på den andra sidan i associationsformuläret.

  2. Den utomstående deltagarens uppgift tilldelas automatiskt till den webbplatsmedlem som startade arbetsflödet, eller till den medlem som lade till arbetsflödet om det startar automatiskt. Den här personen som uppgiften egentligen tilldelas till fungerar som ett ombud för den utomstående deltagaren.

  3. Den här webbplatsmedlemmen får en uppgiftsavisering, med instruktioner om att skicka en kopia av objektet för granskning till den utomstående deltagaren. (Under tiden får den utomstående deltagaren en kopia av uppgiftsaviseringen, som kan fungera som en användbar påminnelse.)

  4. Webbplatsmedlemmen som uppgiften egentligen tilldelas till skickar en kopia av objektet till den utomstående deltagaren.

  5. Den utomstående deltagaren granskar objektet och skickar tillbaka sitt svar till webbplatsmedlemmen.

  6. När svaret kommer in slutför webbplatsmedlemmen uppgiften i SharePoint för den utomstående deltagarens räkning.

Här är ett diagram som illustrerar processen.

Processflödesschema som illustrerar hur utomstående deltagare läggs till

Sidan Arbetsflödesstatus för en arbetsflödesinstans är en central plats där du kan övervaka, justera eller stoppa det pågående arbetsflödet.

Först ska vi demonstrera hur du kommer till sidan, därefter lär du dig hur du använder alternativen och informationen på sidan och slutligen ska vi titta på två andra sidor som innehåller ytterligare övervakningsinformation.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Gå till sidan Arbetsflödesstatus

  2. Använd sidan Arbetsflödesstatus övervaka arbetsflödesförloppet

  3. Ändra aktiva uppgifter (uppgifter som redan har tilldelats)

  4. Ändra framtida uppgifter (uppgifter som inte har tilldelats)

  5. Avbryta eller avsluta den här instansen av arbetsflödet

  6. Ta reda på vilka arbetsflöden som körs på ett objekt

  7. Övervaka arbetsflöden för hela webbplatssamlingen

1. Öppna sidan Arbetsflödesstatus

Klicka på länken Pågår  för önskat objekt och arbetsflöde i listan eller biblioteket som objektet finns i.

I det här exemplet är objektet dokumentet Utkast till viktiga idéer och arbetsflödet är Godkännande 3.

Klicka på länken för arbetsflödesstatus

Sidan Arbetsflödesstatus öppnas.

Meddelanden: 

  • Om listan eller biblioteket innehåller ett stort antal objekt kan du snabbt hitta det objekt som du letar efter genom att sortera och/eller filtrera. Om du märker att du ofta sorterar och/eller filtrerar på samma sätt kan det vara en bra idé att skapa en anpassad vy som automatiserar sorteringen eller filtreringen.

  • Du kan också öppna sidan Arbetsflödesstatus genom att klicka på länken Visa statusen för det här arbetsflödet i en e-postavisering av typen "har startat" eller på länken Visa arbetsflödeshistorik i en e-postavisering av typen "har slutförts" för den specifika instans som du är intresserad av.

Överst i avsnittet

2. Övervaka arbetsflödesförloppet från sidan Arbetsflödesstatus

Här, under bilden av varje avsnitt på sidan Arbetsflödesstatus, hittar du frågorna om övervakning som besvaras i avsnittet.

Avsnittet Arbetsflödesinformation

Avsnittet Arbetsflödesinformation på sidan Arbetsflödesstatus

Frågor som besvaras:

  • Vem startade den här instansen av arbetsflödet?

  • När startades den här instansen?

  • När inträffade den senaste åtgärden i den här instansen?

  • Vilket objekt körs den här instansen för?

  • Vilken är den här instansens aktuella status?

Avsnittet Uppgifter

Avsnittet Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus

Frågor som besvaras:

  • Vilka uppgifter har redan skapats och tilldelats och vad har de för status?

  • Vilka uppgifter har redan utförts och vad blev resultatet?

  • Vilket är förfallodatumet för varje uppgift som redan har skapats och tilldelats?

Uppgifter som har tagits bort och som inte redan har tilldelats visas inte i det här avsnittet.

Avsnittet Arbetsflödeshistorik

Avsnittet Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus

Frågor som besvaras:

  • Vilka händelser har redan inträffat i den här instansen av arbetsflödet?

  • Observera att försenade uppgifter och aviseringar om försenade uppgifter inte visas i det här området.

Överst i avsnittet

3. Ändra aktiva uppgifter (uppgifter som redan har tilldelats)

Du kan ändra uppgifter som redan har tilldelats med inte utförts än på två sätt:

  • Ändra en enskild aktiv uppgift

  • Ändra alla aktiva uppgifter

Ändra en enskild aktiv uppgift

Behörigheter    Om du vill göra en ändring i en enskild aktivitet som tilldelats till någon annan än dig själv måste du ha behörigheten Hantera listor. (Gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och grupperna besökare inte. Så är det möjligt, till exempel för att har behörighet att starta ett arbetsflöde men inte om du vill göra ändringar i en annan deltagare uppgift.)

Om du har nödvändiga behörigheter:

  1. Klicka på rubriken för uppgiften i listan uppgifter.
    Klicka på rubriken för en uppgift i listan

  2. Utför, ta bort eller tilldela om uppgiften med hjälp av uppgiftsformuläret.

Mer detaljerad information om hur du använder uppgiftsformuläret finns i avsnittet färdigt i den här artikeln.

Ändra alla aktiva uppgifter

Behörigheter    Alla fyra kommandolänkar i bilden nedan visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera listor. De första tre länkarna visas på sidan av den person som startade arbetsflödesinstansen, men den Avsluta arbetsflödet länk inte visas om inte den personen också har behörigheten Hantera listor. (Igen, gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och grupperna besökare inte.)

  1. Klicka på länken Uppdatera aktiva uppgifter i Godkännande i området strax under Visualisering av arbetsflöde.

  2. Gör ändringarna i formuläret som öppnas och klicka på OK.

    • Meddelanden som återspeglar dina ändringar skickas till alla som har tilldelats uppgifter i den här instansen.

    • Uppgifter som redan har utförts eller tagits bort och uppgifter som inte redan har tilldelats påverkas inte av de ändringar som du gör i det här formuläret.

    • Om du vill ändra uppgifter som inte har tilldelats finns i avsnittet Ändra framtida uppgifter.

Ändringsformulär för aktiva uppgifter

Bildtext 1

Varaktighet Per uppgift, varaktighetsenheter

  • Vill behålla det befintliga förfallodatumet    Lämna Fältet Varaktighet Per uppgift tomt och ändra inte Varaktighetsenheter.

  • Ta bort förfallodatumet så att det ingen finns    Skriv talet 0 i Varaktighet Per uppgift.

  • Flytta fram förfallodatumet genom att utöka varaktigheten för en uppgift    Använd båda varaktighetsfälten för att ange antalet och typen av enheter som du vill utöka varaktigheten.

Bildtext 2

Begäran

  • Så här ändrar du texten för begäran    Gör eventuella ändringar i textrutan.

  1. När du är nöjd med fälten i formuläret klickar du på OK.

Alla aktiva uppgifter i den aktuella instansen uppdateras.

Överst i avsnittet

4. Ändra framtida uppgifter (uppgifter som inte har tilldelats än)

Behörigheter    Alla fyra kommandolänkar i bilden nedan visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera listor. De första tre länkarna visas på sidan av den person som startade arbetsflödesinstansen, men den Avbryt arbetsflödet nu länk inte visas om inte den personen också har behörigheten Hantera listor. (Igen, gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och grupperna besökare inte.)

  1. Klicka på länken Lägg till eller uppdatera godkännare av Godkännande i området strax under Visualisering av arbetsflöde på sidan Arbetsflödesstatus.

  2. Gör ändringarna i formuläret som öppnas och klicka på UPPDATERA.

    Obs!:  Uppgifter som redan har skapats och tilldelats påverkas inte av de ändringar som du gör i det här formuläret.

Ändringsformulär för framtida uppgifter

Bildtext 1

Deltagare, ordning, utöka grupper

  • Lägga till eller ta bort deltagare, eller ändra ordning på uppgifter    Lägga till, ta bort och/eller ändra ordning på deltagarnas namn eller adresser i dendeltagare fält.

  • Ta bort en hel fas   Klickar du i denTilldela fältet för fasen och tryck sedan påCTRL+DELETE.

Obs!: Du kan använda kryssrutan Utöka grupper för att ange om distributionsgrupper som visas ska tilldelas bara en uppgift för hela gruppen eller en uppgift per medlem.

Mer information om hur du använder de här fälten finns i avsnittet Planera och i relevant lägga till -avsnitt (lista/bibliotek eller Webbplatssamling) i den här artikeln.

Bildtext 2

Begäran

  • Så här ändrar du texten för begäran    Gör de ändringar som du vill att texten i rutan.

Bildtext 3

Förfallodatum för alla aktiviteter, varaktighet Per uppgift, varaktighetsenheter

  • Du ändrar eller tar bort förfallodatumet    Ta bort befintliga datum och sedan antingen ange en ny eller om du vill ta bort specifika förfallodatum datum helt, lämna fältet tomt. (Skriv en nolla i det här fältet. Det här fältet måste antingen innehålla ett datumvärde för kalender eller vara tom.)

  • Att behålla den befintliga varaktigheten    Lämna Fältet Varaktighet Per uppgift tomt och ändra inte Varaktighetsenheter.

  • Ta bort varaktigheten så att det ingen finns    Skriv talet 0 i Varaktighet Per uppgift.

  • Du kan utöka varaktigheten för en uppgift    Använd båda varaktigheter fält för att ange antalet och typen av enheter som du vill utöka varaktigheten. (Mer information om hur förfallodatum och varaktighet finns i avsnittet Planera i den här artikeln.)

  1. När du är nöjd med fälten i formuläret klickar du på OK.

Dina ändringar återges i alla framtida uppgifter i den aktuella instansen.

Överst i avsnittet

5. Avbryta arbetsflödesinstansen

Du kan stoppa en arbetsflödesinstans som körs innan den har slutförts på två olika sätt:

  • Avbryt arbetsflödet    Alla uppgifter avbryts men finns kvar i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus.

  • Avsluta arbetsflödet    Alla uppgifter avbryts och tas bort från området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (De återges emellertid fortfarande i området Arbetsflödeshistorik.)

Anvisningar för respektive metod finns här nedan.

Avbryt alla uppgifter, men behåll dem i listan Uppgifter och i området Historik

Behörigheter    Alla fyra kommandolänkar i bilden nedan visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera listor. De första tre länkarna visas på sidan av den person som startade arbetsflödesinstansen, men den Avsluta arbetsflödet länk inte visas om inte den personen också har behörigheten Hantera listor. (Igen, gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och grupperna besökare inte.)

Om den aktuella instansen av ett arbetsflöde inte längre behövs kan arbetsflödet stoppas.

  • Klicka på länken Avbryt alla uppgifter i Godkännande i området strax under Visualisering av arbetsflöde på sidan Arbetsflödesstatus.

  • Bekräfta genom att klicka på Ja.

Länken Avbryt alla uppgifter

Alla aktuella aktiviteter avbryts och arbetsflödet slutar med statusen Avbruten. Avbrutna uppgifter finns kvar i området uppgifter och i området Arbetsflödeshistorik.

Avbryt och ta bort alla uppgifter i listan Uppgifter men inte i området Historik

Behörigheter    Alla fyra kommandolänkar i bilden nedan visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera listor. De första tre länkarna visas på sidan av den person som startade arbetsflödesinstansen, men den Avsluta arbetsflödet länk inte visas om inte den personen också har behörigheten Hantera listor. (Igen, gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och grupperna besökare inte.)

Om det uppstår ett fel eller om arbetsflödet stoppas eller slutar svara kan du avbryta det.

Klicka på länken Avsluta arbetsflödet i området strax under Visualisering av arbetsflöde på sidan Arbetsflödesstatus, och bekräfta sedan genom att klicka på Ja.

Alla aktiviteter som skapats av arbetsflödet avbryts och tas bort från området uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus, även om de är fortfarande visas i området Arbetsflödeshistorik. Arbetsflödet slutar med statusen Arbetsflödet avbryts.

Överst i avsnittet

6. Kontrollera vilka arbetsflöden som körs för ett objekt

Sidan Arbetsflöden för ett objekt innehåller en lista över de arbetsflöden som för närvarande körs för objektet.

  1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.

  2. Peka på namnet på objektet, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Arbetsflöden på den nedrullningsbara menyn.

  3. På sidan Arbetsflöden: Du hittar en lista över instanser som för närvarande körs för objektet under Pågående arbetsflöden på sidan Objektnamn.

Obs!: Observera att flera förekomster av ett enstaka arbetsflödesversionen kan ”t köras på samma objekt på samma gång. Till exempel: två arbetsflöden båda baserat på mallen godkännande har lagts till. En heter planera godkännande och den andra namnet Budget godkännande. För ett objekt i taget, kan en instans varje planera godkännande och Budget godkännande köras, men inte två instanser av antingen arbetsflödet.

Överst i avsnittet

7. Övervaka arbetsflöden för hela webbplatssamlingen

Webbplatsadministratörer kan snabbt få svar på följande:

  • Hur många arbetsflöden som baseras på respektive arbetsflödesmall finns det för tillfället i webbplatssamlingen?

  • Är respektive arbetsflödesmall aktiv eller inaktiv i webbplatssamlingen?

  • Hur många instanser av arbetsflödesversioner som baseras på respektive arbetsflödesmall körs för tillfället i webbplatssamlingen?

Så här visar du den här informationen:

  1. Öppna webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på Inställningar-ikon Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Arbetsflöden under Webbplatsadministration på sidan Webbplatsinställningar.

Sidan Arbetsflöden öppnas och informationen visas.

Nästa steg

Om det är första gången som den här arbetsflödesversionen har kört kanske du vill använda instruktionerna i avsnittet Granska i den här artikeln visa händelser i instansen och Upptäck om funktionerna arbetsflöde som du vill att det ska.

När arbetsflödesinstansen har slutförts kan du granska händelserna som registrerats i arbetsflödeshistoriken. (Den här informationen är tillgänglig i 60 dagar efter slutförd instans.)

Viktigt!:  Observera att arbetsflödeshistoriken bara är tänkt att användas som en informell referens. Den kan inte användas vid officiella granskningar eller som bevis i samband med juridiska ärenden.

Du kan också köra rapporter om arbetsflödets allmänna prestanda över flera instanser.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Granska händelser i den senaste instansen

  2. Visa instanshistorik i upp till 60 dagar

  3. Skapa arbetsflödesprestanda

1. Granska händelser i den senaste instansen

Så länge ett objekt finns kvar i samma lista eller bibliotek, och tills samma arbetsflöde körs igen för samma objekt, kan du visa historiken för den senaste instansen från listan eller biblioteket.

Så här visar du sidan Arbetsflödesstatus för den senaste instansen av ett arbetsflöde som körts för ett objekt:

  • Klicka på statuslänken för önskat objekt och arbetsflöde i listan eller biblioteket som objektet finns i.

I det här exemplet är objektet dokumentet med utkast till viktiga idéer och arbetsflödet är Godkännande av nya dok.

Klicka på länken för arbetsflödesstatus

Avsnittet Arbetsflödeshistorik finns i den nedre delen på sidan Arbetsflödesstatus.

Avsnittet Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus

Överst i avsnittet

2. Visa instanshistorik i upp till 60 dagar

Vad gör du om du vill granska historiken för en instans efter att du har kört samma arbetsflöde igen för samma objekt?

Du kan göra det i 60 dagar, från listan eller biblioteket eller från aviseringen om slutfört arbetsflöde.

Från listan eller biblioteket

  1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.

  2. Peka på namnet på objektet, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Arbetsflöden på den nedrullningsbara menyn.

  3. På sidan arbetsflöden: objektets namn under Slutförda arbetsflöden, klicka på namn eller status för den arbetsflödesinstans som du vill granska.
    Listan Slutförda arbetsflöden på sidan Arbetsflöden för ett objekt
    fältet arbetsflödesstatus för instansen öppnas.

Från aviseringen om slutfört arbetsflöde

  • Öppna aviseringen om slutfört arbetsflöde för den instans som du vill granska och klicka sedan på länken Visa arbetsflödeshistorik.

Avisering om slutfört arbetsflöde med markerad länk till historiken
fältet arbetsflödesstatus för instansen öppnas.

För att behålla alla Aviseringsfunktionen slutförande kanske du vill skapa en Outlook-regel. Ställ in regeln att Kopiera alla inkommande meddelanden som innehåller text som har slutförts på på raden ämne i sin egen, separat mapp. (Se till att din Outlook regel kopior på inkommande meddelanden och inte bara Flytta dem eller de också inte visas i din inkorg.)

Överst i avsnittet

3. Skapa arbetsflödesprestanda

Om du vill kontrollera arbetsflödesversionernas prestanda rent generellt – över tid och över flera instanser – kan du skapa den ena eller båda av två fördefinierade rapporter:

  • Aktivitetsvaraktighet    Använd den här rapporten om du vill veta hur lång tid det i genomsnitt tar att utföra varje aktivitet i ett arbetsflöde, och hur lång tid det tar att utföra varje fullständig körning eller instans av arbetsflödet.

  • Avbrotts- och felrapport    Använd den här rapporten om du vill ta reda på om ett arbetsflöde ofta avbryts eller stöter på fel innan det slutförs.

Skapa de tillgängliga rapporterna för ett arbetsflöde

  1. Klicka på en länk information i listan eller biblioteket i kolumnen Status för det här arbetsflödet.
    Klicka på arbetsflödesstatus

  2. Klicka på Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus.
    Klicka på länken Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik

  3. Leta reda på det arbetsflöde som du vill visa en rapport och klicka sedan på namnet på den rapport som du vill visa.
    Klicka på länken till Aktivitetsvaraktighet

  4. På sidan Anpassa behålla eller ändra platsen där rapportfilen skapas och klicka sedan på OK.
    Klicka på OK på platsen för fillagring
    rapporten skapat och sparat på den angivna platsen.

  5. När rapporten är klar klickar du på länken i följande illustration som visas för att visa den. Annars klickar du på OK för att slutföra och stänga dialogrutan. (Senare, när du är redo att visa rapporten hittar du den på den plats du angav i föregående steg.)
    Visa rapporten genom att klicka på länken

Nästa steg

Om arbetsflödet fungerar som förväntat kan du börja använda det.

Om det finns något du vill ändra hur det fungerar, finns i avsnittet Ändra i den här artikeln.

När du har kört den första instansen av det nya arbetsflödet för godkännande och granskar resultatet kanske du vill ändra arbetsflödets konfiguration.

Du kanske också vill göra fler konfigurationsändringar vid andra tillfällen.

Det kan också hända att du någon gång vill inaktivera arbetsflödet en kortare eller längre tid, utan att ta bort det, eller så kanske du faktiskt vill ta bort det helt.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Ändra permanenta inställningar för ett arbetsflöde

  2. Inaktivera eller ta bort ett arbetsflöde

1. Ändra permanenta inställningar för ett arbetsflöde

Om du vill ändra inställningarna för ett befintligt arbetsflöde permanent öppnar du och redigerar associationsformuläret som du använde när du lade till arbetsflödet.

Om arbetsflödet bara körs i en lista eller i ett bibliotek

  1. Öppna listan eller biblioteket som arbetsflödet körs i.

  2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.

    Obs!: Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. Exempelvis heter fliken Kalender i en kalenderlista.

  3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

  4. Klicka på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningar för under Namn på arbetsflöde (klicka här om du vill ändra inställningarna) på sidan Arbetsflödesinställningar.

    Obs!:  Om arbetsflödet för godkännande som du vill arbeta med inte visas i listan kan det bero på att det bara är kopplat till en innehållstyp. Vilka arbetsflöden som visas i den här listan beror på kontrollen Dessa arbetsflöden har konfigurerats för att köras på objekt av typen, som är placerad strax under listan. (Se bilden.) Klicka igenom alternativen för innehållstyp på den nedrullningsbara menyn för att se vilket som visar det arbetsflöde som du behöver. När rätt arbetsflöde visas i listan klickar du på namnet.

  5. Gör och spara dina ändringar på samma två sidor i associationsformuläret som du använde när du lade till arbetsflödet.

    Mer information om fält och kontroller i Associationsformuläret finns i avsnittet Planera och i relevant lägga till-avsnitt (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Om arbetsflödet körs i alla listor och i alla bibliotek i webbplatssamlingen

  1. Öppna webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på Inställningar-ikon Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Webbdesignergallerier på sidan Webbplatsinställningar.

  4. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp som arbetsflödet körs på sidan webbplatsinnehållstyper.
    Dokumentinnehållstyper med markerad typ

  5. På sidan för den valda innehållstypen underInställningar, klickar du påArbetsflödesinställningar.
    Länken Arbetsflödesinställningar under Inställningar

  6. Klicka på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningar för under Namn på arbetsflöde (Klicka om du vill ändra inställningarna) på sidan arbetsflödesinställningar.
    Länk för att ändra arbetsflödesinställningar

  7. Gör och spara dina ändringar på samma två sidor i associationsformuläret som du använde när du lade till arbetsflödet.

    Mer information om fält och kontroller i Associationsformuläret finns i avsnittet Planera och i relevant lägga till-avsnitt (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Överst i avsnittet

2. Inaktivera eller ta bort ett arbetsflöde

Om arbetsflödet bara körs i en lista eller i ett bibliotek

  1. Öppna listan eller biblioteket som arbetsflödet körs i.

  2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.

    Obs!: Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. Exempelvis heter fliken Kalender i en kalenderlista.

  3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

  4. Klicka på länken Ta bort, blockera eller återställa ett arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.

  5. Använd formuläret på sidan ta bort arbetsflöden inaktivera, återaktivera eller ta bort arbetsflöden.
    Formulär på sidan Ta bort arbetsflöden

Det finns fem kolumner i formuläret:

  • Arbetsflöde    Arbetsflödets namn.

  • Instanser    Antalet instanser av arbetsflödet som för närvarande körs för objekt.

  • Tillåt    Alternativ som gör att arbetsflödet kan fortsätta att fungera normalt.

  • Inga nya instanser    Alternativ som gör att alla pågående instanser av arbetsflödet kan slutföras, men som inaktiverar arbetsflödet så att inga nya instanser kan köras. (Den här åtgärden kan ångras. Om du vill återaktivera arbetsflödet senare går du tillbaka till den här sidan och väljer Tillåt.)

  • Ta bort    Alternativ som helt tar bort arbetsflödet från listan eller biblioteket. Alla instanser som körs avbryts direkt och kolumnen för arbetsflödet visas inte längre på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden kan inte ångras.)

Om arbetsflödet körs i alla listor och i alla bibliotek i webbplatssamlingen

  1. Öppna webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på Inställningar-ikon Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Gallerier på sidan Webbplatsinställningar.

  4. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp som arbetsflödet körs på sidan webbplatsinnehållstyper.
    Dokumentinnehållstyper med markerad typ

  5. På sidan för den valda innehållstypen underInställningar, klicka på Arbetsflödesinställningar.
    Länken Arbetsflödesinställningar under Inställningar

  6. Klicka på länken Ta bort, blockera eller återställa ett arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.

  7. Använd formuläret på sidan ta bort arbetsflöden inaktivera, återaktivera eller ta bort arbetsflöden.
    Formulär på sidan Ta bort arbetsflöden

Det finns fem kolumner i formuläret:

  • Arbetsflöde    Arbetsflödets namn.

  • Instanser    Antalet instanser av arbetsflödet som för närvarande körs för objekt.

  • Tillåt    Alternativ som gör att arbetsflödet kan fortsätta att fungera normalt.

  • Inga nya instanser    Alternativ som gör att alla pågående instanser av arbetsflödet kan slutföras, men som inaktiverar arbetsflödet så att inga nya instanser kan köras. (Den här åtgärden kan ångras. Om du vill återaktivera arbetsflödet senare går du tillbaka till den här sidan och väljer Tillåt.)

  • Ta bort    Alternativet som tar bort arbetsflödet från webbplatssamlingen helt. Alla instanser avslutas omedelbart och kolumnen för det här arbetsflödet inte längre visas på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden inte kan ångras.)

Nästa steg

Om du har gjort ändringar kontrollerar du ändringarna genom att köra en testinstans av arbetsflödet.

Ytterligare anpassningar

Du kan anpassa arbetsflödena i SharePoint på ännu fler sätt.

Du kan till och med skapa egna arbetsflöden från grunden.

Du kan använda följande program:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Anpassa arbetsflödesformulär, -åtgärder och -funktioner.

  • Microsoft Visual Studio    Skapa egna anpassade arbetsflödesåtgärder.

Mer information finns i MSDN-hjälpsystemet (Microsoft Software Developer Network).

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×