Aktivera och konfigurera versionshantering för SharePoint-bibliotek

Ett av många beslut du måste fatta när du konfigurerar ett SharePoint-bibliotek gäller versionshantering. Vill du behålla versioner av varje objekt eller fil varje gång den redigeras? Hur många versioner vill du i så fall behålla? Vill du endast spåra huvudversioner eller både huvud- och delversioner? Vill du att alla webbplatsanvändare ska se alla utkastversioner, eller att de endast ska visas för upphovspersonen och personer med konstruktörsbehörighet eller fullständig behörighet? Vilket beslut du fattar i dessa situationer beror på vilken typ och betydelse objekten och filerna har i biblioteken, syftet med varje objekt eller fil, användargruppens behov och den säkerhetsnivå du vill upprätthålla.

I den här artikeln

Varför aktivera versionshantering?

Inställningar för versionshantering – så funkar det

Aktivera versionshantering i ett SharePoint-bibliotek

Ta bort versionshantering från ett SharePoint-bibliotek

Varför aktivera versionshantering?

När versionshantering är aktiverat i SharePoint-bibliotek kan du spåra och hantera information under utvecklingen. Du kan titta på tidigare versioner och återställa dem om det behövs. Det kan till exempel vara praktiskt om en fil skadas eller om någon upptäcker att en tidigare version av filen är mer korrekt än en senare version. Vissa organisationer behåller flera versioner av sina filer av juridiska skäl eller för granskningssyften. Som standard är versionshantering avstängt. Om du vill aktivera funktionen och implementera versionshanteringen enligt dina önskemål måste du antingen ha fullständig behörighet eller konstruktörsbehörighet.

Du kanske också vill spåra både huvud- och delversioner av en fil. Detta är till exempel användbart om du vill följa hur ett juridiskt utlåtande utvecklas eller följa tankarna bakom ett nytt program som är under uppbyggnad. En huvudversion kan signalera att ett dokument är redo för granskning av en större publik, medan en delversion (ett utkast) är en pågående arbetsprodukt som ännu inte är redo att cirkuleras till en större publik.

En huvudversion är en version som har ändrats betydligt sedan den senaste huvudversionen och identifieras med ett heltal, till exempel 2.0. Huvudversioner är vanligtvis synliga för alla personer som har åtkomst till biblioteket. En delversion är en version som endast har ändrats i mindre omfattning sedan den senaste huvudversionen. Den identifieras med ett decimaltal, till exempel 2.1. Normalt sett är delversioner endast synliga för de som gör ändringarna och de som har fullständig behörighet eller konstruktörsbehörighet. Men du kan konfigurera biblioteket så att alla tillgängliga utkast visas för alla webbplatsanvändare.

Obs!:  Huvud- och delversioner är endast tillgängliga för bibliotek och inte för listor.

Överst på sidan

Inställningar för versionshantering – så funkar det

Dialogrutan Versionsinställningar består av fyra huvudavsnitt, varav vissa inte bara handlar om versionshantering. För varje avsnitt krävs ett antal beslut för konfigureringen av ett bibliotek. Om du har tillräcklig behörighet kan du så klart ändra inställningarna vid ett senare tillfälle.

Alternativ

Effekt

Ingen versionshantering

Endast den aktuella versionen av ett objekt eller en fil är tillgänglig för webbplatsanvändarna. Detta är standardinställningen.

Skapa huvudversioner

Versioner skapas och bevaras för varje huvudversion. Delversioner skapas inte och bevaras inte heller.

Skapa huvudversioner och delversioner (utkast)

Både huvud- och delversioner skapas och spåras vid incheckningen av filen. Den person som arbetar med filen måste ange vid incheckningen om filen är en huvudversion eller en delversion.

Behåll följande antal huvudversioner

Om du markerar kryssrutan för den här valfria inställningen anger siffran under den hur många huvudversioner som bevaras i biblioteket. Om siffran till exempel är 25 tas den äldsta versionen bort när den 26:e versionen skapas, och endast versionerna 2–26 är tillgängliga. Det blir lättare att hantera ditt bibliotek om du förhindrar att antalet versioner växer okontrollerat. Men om det är viktigt att behålla varje version eller ett stort antal versioner, ska du använda en väldigt hög gräns eller ingen begränsning alls.

Behåll utkast för följande antal huvudversioner

Om du väljer den här alternativa inställningen anger siffran i rutan hur många utkastversioner som ska behållas. Du kan till exempel välja att 25 huvudversioner ska behållas, men att utkast endast ska krävas för de senaste fem versionerna. Om det inte finns några juridiska eller andra särskilda skäl, behöver du förmodligen inte behålla samtliga utkast för alla huvudversioner.

  • Avsnittet Säkerhet för utkastobjekt   . I det här avsnittet avgör du vem som ska se utkastobjekten i biblioteket. Du kan tillåta alla användare med läsbehörighet till biblioteket att se objekten eller begränsa visningen till endast de användare som kan redigera objekt eller endast till författaren av objektet och till de personer som kan godkänna objekt. Om du väljer att begränsa visningen kan endast utsedda användare se delversionerna (utkasten). Andra användare kan endast se huvudversionerna.

  • Avsnittet Kräv utcheckning   . I det här avsnittet kan du ange om användare måste checka ut filer innan de kan göra ändringar i dem. Mer information finns i Kräva utcheckning av filer i ett SharePoint-bibliotek.

Överst på sidan

Aktivera versionshantering i ett SharePoint-bibliotek

  1. Navigera till det bibliotek där du tänker arbeta. Klicka på Allt webbplatsinnehåll och välj sedan bibliotekets namn om bibliotekets namn inte visas i fönstret Snabbstart.

  2. Klicka på fliken Bibliotek i gruppen Biblioteksverktyg på menyfliksområdet.

  3. Klicka på Inställningar för bibliotek Knappen Inställningar för bibliotek i menyfliksområdet i SharePoint Foundation-bibliotek .

  4. Klicka på Versionsinställningar under Allmänna inställningar på sidan Inställningar för bibliotek. Dialogrutan Versionsinställningar öppnas.

  5. Välj något av följande alternativ i avsnittet Versionshistorik för dokument:

    • Skapa huvudversioner – välj det här alternativet om du vill begränsa antalet huvudversioner.

    • Skapa huvudversioner och delversioner (utkast) – välj det här alternativet om du vill begränsa både antalet huvudversioner och antalet versioner för vilka utkast ska behållas.

  6. Valfritt: Begränsa hur många versioner som ska behållas.

    • Markera kryssrutan Behåll följande antal huvudversioner om du vill begränsa antalet versioner som ska behållas i biblioteket. Annars markerar du den inte. I rutan precis under kryssrutan anger du det antal versioner du vill behålla.

    • Markera kryssrutan Behåll utkast för följande antal huvudversioner om du vill begränsa antalet utkast som ska behållas. Det här alternativet är endast tillgängligt när alternativet Skapa huvudversioner och delversioner (utkast) har valts. I rutan precis under kryssrutan anger du det antal versioner för vilka utkast ska behållas.

  7. Valfritt: Avgör vilka användare som ska tillåtas att se utkastobjekt i dokumentbiblioteket. Välj något av följande i avsnittet Säkerhet för utkastobjekt.

    • Alla användare som kan läsa objekt. Välj det här alternativet om du vill tillåta åtkomst för alla som har läsbehörighet på webbplatsen. Detta alternativ är tillgängligt när Skapa huvudversioner och delversioner (utkast) har valts i avsnittet Versionshistorik för dokument.

    • Endast användare som kan redigera objekt. Välj det här alternativet om du vill begränsa visningen av utkast till de som har behörighet att redigera. Detta alternativ är tillgängligt när Skapa huvudversioner och delversioner (utkast) har valts i avsnittet Versionshistorik för dokument.

    • Endast användare som kan godkänna objekt (och författaren av objektet). Välj det här alternativet om du vill begränsa visningen till endast den ursprungliga författaren av objektet och till dem som har behörighet att godkänna objekt i biblioteket. Detta alternativ är tillgängligt när avsnittet Godkännande av innehåll är inställt på Ja.

  8. Valfritt: Avgör om du vill kräva utcheckning i det här biblioteket. Standardinställningen är att det inte krävs. Om du vill ändra standardinställningen väljer du Ja i avsnittet Kräv utcheckning. Mer information om att kräva utcheckning finns i Kräva utcheckning av filer i ett SharePoint-bibliotek.

  9. Klicka på OK om du vill stänga dialogrutan och gå tillbaka till sidan Inställningar för dokumentbibliotek.

Överst på sidan

Ta bort versionshantering från ett SharePoint-bibliotek

Efter ett tag kanske du upptäcker att du egentligen inte behöver någon versionshantering för SharePoint-biblioteket. Om du har fullständig behörighet eller konstruktörsbehörighet kan du ta bort versionshantering från biblioteket.

  1. Navigera till det bibliotek där du tänker arbeta. Klicka på Allt webbplatsinnehåll och välj sedan bibliotekets namn om bibliotekets namn inte visas i fönstret Snabbstart.

  2. Klicka på fliken Bibliotek i gruppen Biblioteksverktyg på menyfliksområdet.

  3. Klicka på Inställningar för bibliotek Knappen Inställningar för bibliotek i menyfliksområdet i SharePoint Foundation-bibliotek .

  4. Klicka på Versionsinställningar under Allmänna inställningar på sidan Inställningar för bibliotek.

  5. Välj Ingen versionshantering i avsnittet Versionshistorik för dokument i dialogrutan Versionsinställningar. Detta tar bort alla inställningar som du tidigare har skapat i det här avsnittet.

  6. sKlicka på OK om du vill stänga dialogrutan och gå tillbaka till sidan Inställningar för dokumentbibliotek.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×