Aktivera och konfigurera unika dokument-ID

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

I den här artikeln får du veta mer om fördelarna med att använda dokument-ID:n vid hantering av dokument och arkivhandlingar. Du får även lära dig hur du aktiverar tjänsten Dokument-ID för en webbplatssamling och hur du konfigurerar alternativ för dokument-ID efter anpassade filnamnskonventioner.

I den här artikeln

Översikt

Viktiga saker du bör komma ihåg

Aktivera, aktivera och konfigurera dokument-ID

Aktivera funktionen dokument-ID webbplatssamling

Aktivera och konfigurera användning av dokument-ID i en webbplatssamling

Översikt

Med hjälp av dokument-ID:n kan du hantera dokument eftersom de utgör ett enkelt sätt att spåra objekt oavsett var de finns. Om ett juridiskt avtal till exempel flyttas från ett dokumentbibliotek på en webbplats till ett dokumentbibliotek på en annan webbplats kan avtalet enkelt hittas utifrån dess dokument-ID. Dokument-ID:n tilldelas automatiskt till överförda dokument, och ID-beteckningen följer objektet under hela dess livscykel. Även dokumentuppsättningar kan tilldelas dokument-ID.

Spåra objekt med dokument-ID

När tjänsten Dokument-ID först aktiveras tilldelas alla nya dokument på en webbplatssamling automatiskt nya ID:n. Med ett tidsinställt, schemalagt jobb tilldelas ID:n till dokument som redan finns på webbplatssamlingen.

När tjänsten aktiveras läggs även en ny kolumn till i innehållstyperna Dokument och Dokumentgrupp. I kolumnen Dokument-ID visas det ID som tilldelats ett objekt.

Innan du använder funktionen Dokument-ID i innehållshanteringssystemet måste du först aktivera den för de webbplatssamlingar som är värdar för dokumenten.

Viktiga saker att komma ihåg

Under vissa förhållanden bevaras inte alltid dokument-ID. I tabellen nedan sammanfattas dessa undantag.

Åtgärd

Resultat

Hämta ett dokument och överför det sedan till en annan webbplats.

Dokumentet behandlas som en kopia och ett nytt dokument-ID tilldelas.

Använda kommandot Flytta med Skicka till.

Dokumentet behandlas som en kopia och ett nytt dokument-ID tilldelas.

Använd kommandot Kopiera .

Ett nytt dokument-ID tilldelas.

Det enda sättet att behålla en dokument-ID inom platser är att använda sidan webbplatsinnehåll och struktur administrativa i Webbplatsinställningar medan du flyttar dokument. Observera att kopiera genom att den här metoden inte behåller dokument-ID.

Mer information om webbplatsinnehåll och struktur finns i arbeta med webbplatsinnehåll och struktur.

Överst på sidan

Aktivera och konfigurera dokument-ID

Om du vill börja använda dokument-ID: och spåra dokument och arkivhandlingar måste du först genomföra följande två steg:

Aktivera funktionen Dokument-ID för en webbplatssamling

Obs!: Aktivera funktionen dokument-ID som du måste vara en administratör för webbplatssamlingen.

  1. Gå till webbplatssamlingen på den högsta nivån.

  2. Klicka på Webbplatsåtgärder och sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Webbplatssamlingens funktioner under Administration av webbplatssamling.

  4. Klicka på Aktivera bredvid Dokument-ID-tjänst. Ikonen för Aktiv visas bredvid objektet och funktionen är aktiverad för den aktuella webbplatssamlingen.

Aktivera och konfigurera användningen av dokument-ID:n på en webbplatssamling

När du aktiverar funktionen Dokument-ID för en viss webbplatssamling tilldelas alla dokument på webbplatssamlingen automatiskt ett dokument-ID. Kom ihåg att den här processen kan ta en stund, beroende på hur många dokument det finns på webbplatssamlingen.

Obs!: Aktivera och konfigurera funktionen dokument-ID som du måste vara administratör för en webbplatssamling i ordning.

  1. Gå till webbplatssamlingen på den högsta nivån.

  2. Klicka på Webbplatsåtgärder och sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Inställningar för dokument-ID under Administration av webbplatssamling.

  4. Kontrollera att kryssrutan Tilldela dokument-ID:n är markerad i avsnittet Tilldela dokument-ID:n på sidan för dokument-ID-inställningar.

Obs!: Ett meddelande visas när du har aktiverat tilldelar dokument-ID för först i en webbplatssamling: konfiguration av funktionen dokument-ID är schemalagd att utföras av en automatiserad process. Detta innebär att ett tidsinställt jobb är ansvarig för att slutföra tilldelar dokument-ID för alla dokument i webbplatssamlingen. Den tid det tar för den här processen beror på hur många dokument i webbplatssamlingen.

  1. Om du vill ange en anpassad sträng av tecken eller siffror som automatiskt läggs till i början av varje dokument-ID anger du strängen under Inled Begin ID:n med…

  2. Markera kryssrutan Återställ alla dokument-ID:n… om du automatiskt vill lägga till prefixet till alla befintliga dokument-ID:n på webbplatssamlingen.

  3. Välj vilka webbplatser du vill söka igenom efter ID:n i avsnitten Sökomfång för sökning efter dokument-ID.

  4. Klicka på OK.

    Obs!: Som nämns ovan, när dokument-ID-tjänst är aktiverat för en viss webbplatssamling, läggs en kolumn till i dokumentet och dokumentgrupp innehållstyper som webbplatssamlingsnivå. Dokument-ID-kolumn för att visa det ID som tilldelats ett objekt.

överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×