Översikt över att ansluta till (importera) data

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

I den här referens artikeln beskrivs hur du importerar och ansluter data. Du får lära dig mer om uppgifter som att importera, uppdatera, skydda och hantera data.

Artikelinnehåll

Arbeta med externa data anslutningar

Uppdatera data

Importera data från data källor

Göra data åtkomsten säkrare

Problem med att ansluta till data

Arbeta med externa data anslutningar

I följande avsnitt beskrivs hur externa data anslutningar fungerar och hur du hittar Redigera, hantera och dela anslutnings informationen med andra program och användare.

Överst på sidan

Grunderna i data anslutningar

Data i en Excel-arbetsbok kan komma från två olika platser. Uppgifterna kan lagras direkt i arbets boken eller lagras i en extern data källa, till exempel en textfil, en databas eller en OLAP-kub (Online Analytical Processing). Den externa data källan är ansluten till arbets boken via en data anslutning, som är en uppsättning med information om hur du hittar, loggar in på och använder den externa data källan.

Den främsta fördelen med att ansluta till externa data är att du regelbundet kan analysera dessa data utan att samtidigt kopiera data till din arbets bok, vilket är en åtgärd som kan vara tids krävande och fel. När du har anslutit till externa data kan du också automatiskt uppdatera (eller uppdatera) dina Excel-arbetsböcker från den ursprungliga data källan när data källan uppdateras med ny information.

Anslutnings informationen lagras i arbets boken och kan även lagras i en anslutnings fil, till exempel en ODC-fil (Office Data Connection) eller en data käll namns fil (. DSN).

Om du vill ta externa data till Excel måste du ha till gång till dessa data. Om den externa datakälla som du vill komma åt inte finns på din lokala dator kan du behöva kontakta databasens administratör för att få lösen ord, användar behörigheter eller annan anslutnings information. Om data källan är en databas kontrollerar du att databasen inte är öppen i exklusivt läge. Om data källan är en textfil eller ett kalkyl blad bör du kontrol lera att en annan användare inte har den öppen för exklusiv åtkomst.

Många data källor kräver också ODBC-drivrutin eller OLE DB-Provider för att koordinera data flödet mellan Excel, anslutnings filen och data källan.

Följande diagram sammanfattar viktiga punkter om data anslutningar.

Ansluta till externa datakällor

1. det finns en mängd olika data källor som du kan ansluta till: Analysis Services, SQL Server, Microsoft Access, andra OLAP-databaser, kalkyl blad och textfiler.

2. många data källor har en associerad ODBC-drivrutin eller OLE DB-Provider.

3. en anslutnings fil definierar all information som behövs för att komma åt och hämta data från en data källa.

4. anslutnings informationen kopieras från en anslutnings fil till en arbets bok och anslutnings informationen kan redige ras.

5. data kopieras till en arbets bok så att du kan använda den precis som du använder data som lagrats direkt i arbets boken.

Överst på sidan

Hitta anslutningar

Använd dialog rutan befintliga anslutningar för att hitta anslutningsfiler. (På fliken data i gruppen Hämta externa data klickar du på befintliga anslutningar.) Med den här dialog rutan kan du se följande typer av anslutningar:

  • Anslutningar i arbets boken    

    Den här listan visar alla aktuella anslutningar i arbets boken. Listan skapas från anslutningar som du redan har skapat, som du skapar med hjälp av dialog rutan Välj data källa i guiden data anslutning eller från anslutningar som du tidigare valt som en anslutning från den här dialog rutan.

  • Anslutningsfiler på din dator    

    Denna lista skapas från mappen mina data källor som vanligt vis lagras i mappen Mina dokument (Windows XP) eller dokument (Windows Vista).

  • Anslutningsfiler i nätverket    

    Den här listan kan skapas från följande:

    • En uppsättning mappar i det lokala nätverket, platsen som kan distribueras över nätverket som en del av distributionen av Microsoft Office-grupprinciper.

    • Ett Excel Services data anslutnings bibliotek (DCL) på en SharePoint Foundation-webbplats. Mer information om DCLs finns i avsnittet Publicera till Excel Services säkert.

Överst på sidan

Redigera anslutnings egenskaper

Du kan också använda Excel som anslutnings fil redigerare för att skapa och redigera anslutningar till externa data källor som lagras i en arbets bok eller i en anslutnings fil. Om du inte hittar den anslutning du vill använda kan du skapa en anslutning genom att klicka på Bläddra efter mer för att Visa dialog rutan Välj data källa och sedan klicka på ny källa för att starta guiden data anslutning.

När du har skapat anslutningen kan du använda dialog rutan anslutnings egenskaper (klicka på Egenskaperi gruppen Hämta externa data på fliken data .) för att styra olika inställningar för anslutningar till externa data källor och för att använda, återanvända eller växla anslutningsfiler.

Om du använder en anslutnings fil för att ansluta till en data källa kopieras anslutnings informationen från anslutnings filen till Excel-arbetsboken. När du gör ändringar genom att använda dialog rutan anslutnings egenskaper redigerar du data anslutnings informationen som lagras i den aktuella Excel-arbetsboken och inte den ursprungliga data anslutnings filen som kan ha använts för att skapa anslutningen ( anges av det fil namn som visas i egenskapen anslutnings fil på fliken definition ). När du har redigerat anslutnings informationen (med undantag av anslutnings namnet och anslutnings beskrivnings egenskaperna) tas länken till anslutnings filen bort och egenskapen anslutnings fil är avmarkerad.

Om du vill vara säker på att anslutnings filen alltid används när en data källa uppdateras klickar du på alltid försöka använda den här filen för att uppdatera dessa data på fliken definition . Om du markerar den här kryss rutan kan du se till att uppdateringar av anslutnings filen alltid används av alla arbets böcker som använder den anslutnings filen, vilket även måste ha denna egenskap.

Överst på sidan

Hantera anslutningar

Genom att använda dialog rutan arbets boks anslutningar kan du enkelt hantera dessa anslutningar, till exempel skapa, redigera och ta bort dem. (Klicka på anslutningari gruppen Hämta externa data på fliken data .) Du kan använda den här dialogrutan för att göra följande:

  • Skapa, redigera, uppdatera och ta bort anslutningar som används i arbetsboken.

  • Kontrol lera källan för externa data. Du kanske vill göra det om anslutningen definierats av en annan användare.

  • Visa var varje anslutning används i den aktuella arbetsboken.

  • Diagnostisera ett felmeddelande om anslutningar till externa data.

  • Omdirigera en anslutning till en annan server eller datakälla eller ersätt anslutningsfilen för en befintlig anslutning.

  • Gör det enkelt att skapa och dela filer med användare.

Överst på sidan

Dela anslutningar

Anslutningsfiler är särskilt användbara när du vill dela anslutningar med jämna mellanrum, vilket gör anslutningar lättare att upptäcka, för att förbättra säkerheten för anslutningar och för att under lätta data källa administrationen. Det bästa sättet att dela anslutningsfiler är att placera dem på en säker och betrodd plats, till exempel en nätverksmapp eller ett SharePoint-bibliotek, där användare kan läsa filen men bara avsedda användare kan ändra filen.

Använda ODC-filer

Du kan skapa ODC-filer (Office Data Connection) genom att ansluta till externa data via dialog rutan Välj data källa eller genom att använda guiden data anslutning för att ansluta till nya data källor. En ODC-fil använder anpassade HTML-och XML-taggar för att lagra anslutnings informationen. Du kan enkelt visa eller redigera innehållet i filen i Excel.

Du kan dela anslutningsfiler med andra personer om du vill ge dem samma åtkomst till en extern data källa. Andra användare behöver inte konfigurera en data källa för att öppna anslutnings filen, men de kan behöva installera ODBC-drivrutinen eller OLE DB-providern för att komma åt externa data på sin dator.

ODC-filer är den rekommenderade metoden för att ansluta till data och dela data. Du kan enkelt konvertera andra traditionella anslutningsfiler (DSN, UDL och frågefiler) till en ODC-fil genom att öppna anslutnings filen och sedan klicka på knappen Exportera anslutnings fil på fliken definiering för anslutnings egenskaperna dialog ruta.

Använda frågefiler

Frågefiler är textfiler som innehåller information om data källan, inklusive namnet på den server där informationen finns och anslutnings informationen som du anger när du skapar en data källa. Frågefiler är ett traditionellt sätt att dela frågor med andra Excel-användare.

Använda. dqy-frågefiler    Du kan använda Microsoft Query för att spara. dqy-filer som innehåller frågor om data från Relations databaser eller textfiler. När du öppnar dessa filer i Microsoft Query kan du visa data som returneras av frågan och ändra frågan så att den hämtar olika resultat. Du kan spara en. dqy-fil för alla frågor som du skapar, antingen med Frågeguiden eller direkt i Microsoft Query.

Använda. oqy-frågefiler    Du kan spara. oqy-filer för att ansluta till data i en OLAP-databas, antingen på en server eller i en offlinekubfil (. cub). När du använder guiden för flera dimensionella anslutningar i Microsoft Query för att skapa en data källa för en OLAP-databas eller-kub skapas en. OQY-fil automatiskt. Eftersom OLAP-databaser inte är organiserade i poster eller tabeller kan du inte skapa frågor eller dqy-filer för att komma åt dessa databaser.

Använda RQY Query-filer    I Excel kan du öppna frågefiler i RQY-format för att hantera driv rutiner för OLE DB-datakälla med detta format. Mer information finns i dokumentationen för driv rutinen.

Använda QRY-frågefiler    I Microsoft Query kan du öppna och spara frågefiler i qry-format för användning med tidigare versioner av Microsoft Query som inte kan öppna. dqy-filer. Om du har en frågefil i. qry-format som du vill använda i Excel, öppna filen i Microsoft Query och spara den som en. dqy-fil. Information om hur du sparar. dqy-filer finns i hjälp om Microsoft Query.

Använda. iqy-frågefiler    Excel kan öppna. iqy-frågefiler för att hämta data från webben.

Överst på sidan

Använda externa data områden och egenskaper

Ett externt data område (kallas även frågetabeller) är ett definierat namn eller ett tabell namn som definierar platsen för de data som finns i ett kalkyl blad. När du ansluter till externa data skapar Excel ett externt data område automatiskt. Det enda undantaget till det här är en pivottabellrapport som är ansluten till en data källa, som inte skapar ett externt data område. I Excel kan du formatera och utforma ett externt data område eller använda det i beräkningar, som med andra data.

Excel namnger automatiskt ett externt data område enligt följande:

  • Externa data områden från ODC-filer (Office Data Connection) får samma namn som fil namnet.

  • Externa data områden från databaser namnges med frågan. Som standard är Query_from_ namnet på den data källa som du använde för att skapa frågan.

  • Externa data områden från textfiler namnges med text fil namnet.

  • Externa data områden från webbfrågor namnges med namnet på den webb sida som data hämtats från.

Om det finns mer än ett externt data område från samma källa i kalkyl bladet numreras områdena. Till exempel text, MyText_1, MyText_2 och så vidare.

Ett externt data område har ytterligare egenskaper (ska inte förväxlas med anslutnings egenskaper) som du kan använda för att styra data, till exempel att bevara cellformatering och kolumn bredd. Du kan ändra dessa externa data områdes egenskaper genom att klicka på Egenskaper i gruppen anslutningar på fliken data och sedan göra ändringar i det externa data områdets egenskaper eller externa data egenskaper dialog rutor.

Obs!: Om du vill dela en sammanfattning eller rapport som baseras på externa data kan du ge andra personer en arbets bok som innehåller ett externt data område, eller så kan du skapa en rapportmall. Med en rapportmall kan du spara sammanfattningen eller rapporten utan att spara externa data så att filen blir mindre. Externa data hämtas när en användare öppnar rapport mal len.

Överst på sidan

Stöd för data källa i Excel och Excel Services

Det finns flera data objekt (till exempel ett externt data område och en pivottabellrapport) som du kan använda för att ansluta till olika data källor. Den typ av data källa som du kan ansluta till skiljer sig emellertid mellan varje data objekt. Du kan också använda och uppdatera anslutna data i Excel Services, men det finns ytterligare begränsningar och lösningar som du bör känna till.

Stöd för Excel-dataobjekt och data Källa

I följande tabell sammanfattas vilka data källor som stöds för varje data objekt i Excel.

Data källa som stöds

Excel
-
dataobjektet

Skapar
externt
data
område?

OLE
DB

ODBC

Textfil

HTML
-fil

XML
-fil

Lista över
delnings punkter

Guiden Importera text

Ja

Nej

Nej

Ja

Nej

Nej

Nej

Pivottabellrapport
(icke-OLAP)

Nej

Ja

Ja

Ja

Nej

Nej

Ja

Pivottabellrapport
(OLAP)

Nej

Ja

Nej

Nej

Nej

Nej

Nej

Excel-tabell

Ja

Ja

Ja

Nej

Nej

Ja

Ja

XML-mappning

Ja

Nej

Nej

Nej

Nej

Ja

Nej

Webbfråga

Ja

Nej

Nej

Nej

Ja

Ja

Nej

Guiden Dataanslutning

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Microsoft Query

Ja

Nej

Ja

Ja

Nej

Nej

Nej

Obs!: De här filerna, en textfil importerad med hjälp av guiden Importera text, en XML-fil som importer ATS med hjälp av en XML-mappning och en HTML-eller XML-fil som importer ATS med hjälp av en webbfråga, ska du inte använda en ODBC-drivrutin eller OLE-DATABASLEVERANTÖR för att ansluta till data källan.

Stöd för Excel Services och data källor

Om du vill visa en Excel-arbetsbok i Excel Services (Excel i en webbläsare) kan du ansluta till och uppdatera data, men du måste använda en pivottabellrapport. Excel Services stöder inte externa data områden, vilket innebär att Excel Services inte stöder en Excel-tabell som är ansluten till en data källa, en webbfråga, en XML-mappning eller Microsoft Query.

Men du kan undvika begränsningen genom att använda en pivottabell för att ansluta till data källan och sedan utforma och skapa pivottabellen som en tvådimensionell tabell utan nivåer, grupper eller del summor så att alla önskade rad-och kolumn värden visas. Mer information finns i länkarna i avsnittet Se även .

Överst på sidan

Förstå data åtkomst komponenter

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2,8 ingår i Microsoft Windows Server 2003 och Windows XP SP2. Med MDAC kan du ansluta till och använda data från en mängd olika Relations-och data källor som inte är kopplade till dem. Du kan ansluta till många olika data källor med ODBC-drivrutiner (Open Database Connectivity) eller OLE-DB-leverantörer, som är antingen inbyggda och levererade av Microsoft eller utvecklade av olika tredje parter. När du installerar Microsoft Office läggs ytterligare ODBC-drivrutiner och OLE DB-leverantörer till på datorn.

I Windows Vista och Windows 7 används Windows Data Access-komponenter (Windows DAC).

Om du vill se en fullständig lista över de OLE DB-leverantörer som är installerade på datorn visar du dialog rutan Egenskaper för datalänk från en data länk fil och klickar sedan på fliken leverantör .

Om du vill se en fullständig lista över ODBC-leverantörer som är installerade på datorn visar du dialog rutan ODBC-databasserver och klickar sedan på fliken driv rutiner .

Du kan också använda ODBC-drivrutiner och OLE DB-leverantörer från andra tillverkare för att hämta information från andra källor än Microsoft data källor, inklusive andra typer av ODBC-och OLE DB-databaser. Information om att installera dessa ODBC-drivrutiner eller OLE DB-providers kontrollerar du dokumentationen för databasen, eller kontakta din databassäljaren.

Överst på sidan

Använda ODBC för att ansluta till data källor

I följande avsnitt beskrivs Open Database Connectivity (ODBC) i detalj.

ODBC-arkitekturen

I ODBC-arkitekturen ansluter ett program (till exempel Excel) till ODBC-drivrutinshanteraren, som i sin tur använder en viss ODBC-drivrutin (till exempel Microsoft SQL ODBC-drivrutinen) för att ansluta till en data källa (till exempel en Microsoft SQL Server-databas).

Definiera anslutnings information

Så här ansluter du till ODBC-data Källor:

  1. Kontrol lera att rätt ODBC-drivrutin är installerad på datorn som innehåller data källan.

  2. Definiera ett namn för data källan (DSN) genom att använda antingen ODBC-administratören för data källa för att lagra anslutnings informationen i registret eller en DSN-fil, eller en anslutnings sträng i Microsoft Visual Basic-kod för att överföra anslutnings informationen direkt till ODBC Driv rutins hanteraren.

    Om du vill definiera en data källa i Windows Vista klickar du på Start -knappen och sedan på kontroll panelen. Klicka på system och underhålloch sedan på administrations verktyg. I Windows XP och Windows Server klickar du på Startoch sedan på kontroll panelen. Klicka på prestanda och underhåll, administrations verktyg. och klicka sedan på data källor (ODBC). Om du vill ha mer information om de olika alternativen klickar du på knappen Hjälp i respektive dialog ruta.

Maskindatakällor

Maskin data källor lagrar anslutnings information i registret på en specifik dator med ett användardefinierat namn. Du kan använda maskindatakällor endast på den dator där de är definierade. Det finns två typer av maskindatakällor – användare och system. Användardatakällor kan endast användas av den aktuella användaren och är endast synliga för den användaren. System data källor kan användas av alla användare på en dator och är synliga för alla användare på datorn.

En dator data källa är särskilt användbar när du vill ge ytterligare säkerhet, eftersom den säkerställer att endast användare som är inloggade kan se en dator data källa och en dator data källa kan inte kopieras av en fjärran sluten användare till en annan dator.

Fildatakällor

Fil data källor (kallas även DSN-filer) lagra anslutnings information i en textfil, inte registret och är generellt mer flexibelt för användning än dator data källor. Du kan till exempel kopiera en fil data källa till en dator med rätt ODBC-drivrutin, så att ditt program kan använda konsekvent och korrekt anslutnings information för alla datorer som används. Eller så kan du placera fil data källan på en enskild server, dela den mellan många datorer i nätverket och enkelt hålla kontakt informationen på en och samma plats.

En fildatakälla kan också vara odelbar. En fil data källa som inte är shareable lagras på en dator och pekar på en dator data källa. Du kan använda odelbara fildatakällor för att få åtkomst till befintliga maskindatakällor från fildatakällor.

Överst på sidan

Använda OLE DB för att ansluta till data källor

I följande avsnitt beskrivs OLE DB (Object Linking and Embedding) mer detaljerat.

OLE DB-arkitekturen

I OLE DB-arkitekturen kallas programmet som använder data åtkomst till en data konsument (till exempel Excel) och programmet som tillåter intern åtkomst till data kallas en databas leverantör (till exempel Microsoft OLE DB-Provider för SQL Server).

Definiera anslutnings information

En fil med Universal Data Link (. udl) innehåller den anslutnings information som en data konsument använder för att få åtkomst till en data källa via OLE DB-providern för data källan. Du kan skapa anslutnings informationen genom att göra något av följande:

  • Använd dialog rutan Egenskaper för datalänk i guiden data anslutning för att definiera en datalänk för en OLE DB-Provider. Mer information finns i avsnittet Importera data med hjälp av guiden data anslutning.

  • Skapa en tom textfil med fil namns tillägget. udl och redigera sedan filen som visar dialog rutan Egenskaper för datalänk.

Överst på sidan

Uppdatera data

När du är ansluten till en extern data källa kan du också utföra en uppdaterings åtgärd för att hämta uppdaterade data. Varje gång du uppdaterar data ser du den senaste versionen av data, inklusive eventuella ändringar som har gjorts i data sedan den senaste uppdateringen.

Följande bild förklarar den grundläggande processen för vad som händer när du uppdaterar data som är anslutna till en extern data källa.

Uppdatering av externa data

1. en uppdatering tar fram uppdaterade data.

2. anslutnings filen definierar all information som behövs för att komma åt och hämta data från en extern data källa.

3. det finns en mängd olika data källor som du kan uppdatera: OLAP, SQL Server, Access, OLE DB, ODBC, kalkyl blad och textfiler.

4. uppdaterade data läggs till i den aktuella arbets boken.

Excel innehåller många alternativ för att uppdatera importerade data, inklusive uppdatering av data när du öppnar arbets boken och uppdaterar data automatiskt vid tidsintervall. Du kan fortsätta att arbeta i Excel när data uppdateras och du kan också kontrol lera status för uppdateringen medan data uppdateras.

Om den externa data källan kräver en lösenord för att du ska få till gång till informationen kan du behöva ange lösen ordet varje gång externt dataområde uppdateras.

Överst på sidan

Importera data från data källor

Windows XP, Windows Vista och Microsoft Office tillhandahåller de ODBC-drivrutiner och OLE DB-providers som du kan använda för att hämta data från följande vanliga data Källor: Microsoft Access, HTML-filer på webben, textfiler, Microsoft SQL Server, SQL Server Analysis Services och XML-filer. Genom att använda guiden data anslutning och Microsoft Query kan du också komma åt många andra data källor som har lämpliga OLE DB-providers och ODBC-drivrutiner, inklusive andra Excel-kalkylblad, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle och DB2.

Överst på sidan

Importera data från en Access-databas

Det finns flera sätt att utbyta data mellan Microsoft Access och Microsoft Excel.

  • Om du vill hämta data till Excel från Access kan du kopiera data från ett Access-datablad och klistra in det i ett Excel-kalkylblad, ansluta till en Access-databas från ett Excel-kalkylblad eller exportera Access-data till ett Excel-kalkylblad.

  • Om du vill hämta data från Excel kan du kopiera data från ett Excel-kalkylblad och klistra in det i ett Access-datablad, importera ett Excel-kalkylblad till en Access-tabell eller länka till ett Excel-kalkylblad från en Access-tabell.

Obs!: Word- importen har två olika innebörd mellan Excel och Access. I Excel kan du importera för att skapa permanenta anslutningar till data som kan uppdateras. I Access kan du använda för att importera data till Access en gång, men utan en data anslutning.

Arbeta med Access-data i Excel

Du kanske vill arbeta med Access-data i en Excel-arbetsbok för att kunna utnyttja funktionerna för data analys och diagram, flexibilitet i data arrangemang och-layout eller funktioner i Excel som inte är tillgängliga i Access.

Ansluta till Access-data från Excel

För att få uppdaterbara Access-data till Excel kan du skapa en anslutning till Access-databasen och hämta data från en tabell eller fråga. Du kanske till exempel vill uppdatera en sammanfattning av en rapport i Excel som du distribuerar varje månad så att den innehåller den aktuella månadens data.

Exportera Access-data till Excel

Genom att använda guiden Exportera i Access kan du exportera ett Access-databasobjekt (till exempel en tabell, en fråga eller ett formulär) eller markerade poster i en vy till ett Excel-kalkylblad. När du utför en export i Access kan du spara designen för den åtgärden för framtida användning och till och med schemalägga att exporten ska köras automatiskt vid angivna tidsintervall.

Här följer vanliga scenarier för att exportera data från Access till Excel:

  • Din avdelning eller arbetsgrupp arbetar med data både i Access och Excel. Du lagrar data i Access-databaser, men använder Excel för att analysera data och distribuera resultatet från analysen. Ditt team exporterar för närvarande data till Excel när de behövs, men du vill göra den här processen mer effektiv.

  • Du är en längre användare av Access, men din chef föredrar att visa rapporter i Excel. Med jämna mellanrum kan du kopiera data till Excel, men du vill automatisera processen för att spara tid.

Mer information om hur du exporterar data från Access till Excel finns i Access-hjälpen.

Arbeta med Excel-data i Access

Du kanske vill arbeta med Excel-data i en Access-databas för att utnyttja Access data management-, säkerhets-eller flerspråksfunktioner. Även om det finns många användbara funktioner i Access finns det två funktioner som användarna tycker är särskilt användbara för sina Excel-data:

  • Rapporter    Om du känner till hur du utformar Access-rapporter och vill summera och ordna dina Excel-data i den här typen av rapport kan du skapa en Access-rapport. Du kan till exempel skapa mer flexibla rapporter som grupp-och sammanfattnings rapporter, utskrivna etiketter och grafiska rapporter.

  • Formulär    Om du vill använda ett formulär för att söka efter eller visa data i Excel kan du skapa ett Access-formulär. Du kan till exempel skapa ett Access-formulär för att visa fält i en annan ordning utifrån kolumnernas ordning i kalkyl bladet, eller så kan du enkelt se en lång rad med data på en skärm.

Mer information om hur du arbetar med Access-formulär och-rapporter finns i Access-hjälpen.

Länka till Excel-data från Access

Du kan länka ett Excel-område till en Access-databas som en tabell. Använd den här metoden när du planerar att fortsätta behålla data området i Excel, men även vill att dessa data ska vara tillgängliga i Access. Du skapar den här typen av länk från Access-databasen men inte från Excel.

Om du länkar till ett Excel-kalkylblad eller ett namngivet område skapas en ny Access-tabell som är länkad till källcellerna. Eventuella ändringar som du gör i käll cellerna i Excel återspeglas i den länkade tabellen. Däremot går det inte att ändra innehållet i den länkade tabellen i Access. Om du vill lägga till, redigera eller ta bort data måste du göra ändringarna i käll Excel-filen.

Här följer vanliga scenarier för att länka till ett Excel-kalkylblad i Access:

  • Du vill fortsätta att behålla dina data i Excel-kalkylblad men ändå använda de kraftfulla funktionerna för frågor och rapporter i Access.

  • Din avdelning eller arbets grupp använder Access, men data från externa källor som du arbetar med lagras i Excel-kalkylblad. Du vill inte bevara kopior av externa data, men du vill kunna arbeta med dem i Access.

Mer information om hur du länkar data från Access till Excel finns i Access hjälp systemet.

Importera Excel-data till Access

Om du vill lagra data från Excel i en Access-databas och sedan använda och hantera data i Access från den punkten kan du importera data till Access. När du importerar data lagras data i en ny eller befintlig tabell utan att data i Excel ändras. Du kan bara importera ett kalkyl blad åt gången under en import. Om du vill importera data från flera kalkylblad måste importåtgärden upprepas för varje kalkylblad.

Här följer vanliga scenarier för import av Excel-data till Access:

  • Du är en van Excel-användare, men nu vill du gå vidare och börja hantera information i Access. Därför vill du överföra informationen från Excel-kalkylblad till en eller flera nya Access-databaser.

  • Du och dina medarbetare använder Access, men ibland tar ni emot Excel-data som måste läggas till i Access-databaserna. Därför vill du importera Excel-kalkylbladen till databasen.

  • Du använder Access för att hantera dina data, men de vecko rapporter som du får från resten av ditt team är Excel-arbetsböcker. Du vill effektivisera importprocessen genom att säkerställa att informationen importeras till din databas vid en viss tidpunkt varje vecka.

Mer information om hur du importerar data från Excel till Access finns i Access-hjälpen.

Överst på sidan

Importera data från webben

Webb sidor innehåller ofta information som är perfekt för analys i Excel. Du kan till exempel analysera aktie kurser i Excel med hjälp av information som kommer direkt från en webb sida. Beroende på dina behov kan du hämta data som är uppdaterbara (det vill säga du kan uppdatera data i Excel med den senaste informationen på webb sidan), eller så kan du hämta data från en webb sida och låta den vara statisk i kalkyl bladet.

Du kan använda en webbfråga för att hämta data som lagrats i ett intranät eller på Internet, till exempel en enskild tabell, flera tabeller eller all text på en webb sida och analysera data med hjälp av verktygen och funktionerna i Excel. Du kan enkelt uppdatera data med den senaste informationen från webb sidan genom att klicka på en knapp. Du kan till exempel hämta och uppdatera aktie kurser från en offentlig webb sida eller hämta och uppdatera en tabell med försäljnings information från en företags webb sida.

Du kan importera data från en webb sida med hjälp av dialog rutan Ny webbfråga . (På fliken data i gruppen Hämta externa data klickar du på från webben.) Du behöver åtkomst till webben via företagets intranät eller via ett modem på din dator eller i nätverket, eller så kan du göra en fråga mot HTML-eller XML-filer som lagras på din dator.

Överst på sidan

Importera textfiler

Du kan använda Excel för att importera data från en textfil till ett kalkyl blad. (Klicka på från texti gruppen Hämta externa data på fliken data .) Text import guiden undersöker text filen du importerar och hjälper dig att se till att data importeras på det sätt du vill.

Det finns två sätt att importera data från en textfil med hjälp av Excel: du kan öppna text filen i Excel (som inte är ansluten till text filen) eller importera text filen som ett externt data område (som gör en anslutning till text filen).

Det finns två vanliga text fil format:

  • Avgränsade textfiler (. txt), där TABBTECKEN (ASCII tecken kod 009) avgränsar vanligt vis varje fält med text.

  • Kommaavgränsade värden (CSV) textfiler (. csv), där kommatecknet (,) normalt avgränsar varje fält med text.

Du kan också ändra avgränsnings tecken som används både i avgränsade och. CSV-textfiler. Det kan vara nödvändigt att se till att import-eller export åtgärden fungerar som du vill.

Överst på sidan

Importera data från Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server är en komplett, Relations databas som är utformad för företagsomfattande data lösningar som kräver optimal prestanda, tillgänglighet, skalbarhet och säkerhet. I Excel kan du enkelt ansluta till en Microsoft SQL Server-databas. (Klicka på från andra källori gruppen Hämta externa data på fliken data och klicka sedan på från SQL Server.)

När du ansluter till en Microsoft SQL Server-databas visas tre sidor i guiden data anslutning:

  • Sida 1: Anslut till en databasserver    Använd den här sidan för att ange databas server och hur du loggar in på servern.

  • Sida 2: Välj databas och tabell    Använd den här sidan om du vill ange databasen och tabellen eller frågan som innehåller de data du vill ha.

  • Sida 3: Spara datafil och anslutning    Använd den här sidan om du vill ange och beskriva anslutnings filen och söka efter fraser för att hitta filen.

Överst på sidan

Importera data från Microsoft SQL Server Analysis Services

Analysis Services (en komponent i Microsoft SQL Server) med stöd för Business Intelligence och är ett grundläggande för analys system med analytiska analyser (Online Analytical Processing), KPI: er (Key Performance Indicator), Data utvinning och instrument panel rapporterings system . I Excel kan du enkelt ansluta till en OLAP-databas för Analysis Services genom att använda en OLAP-leverantör. (Klicka på från andra källori gruppen Hämta externa data på fliken data och klicka sedan på från Analysis Services.) En OLAP-leverantör är en uppsättning program som ger till gång till en viss typ av OLAP-databas. Program varan kan inkludera en driv rutin för data källan och annan klient program vara som krävs för att ansluta till en databas. Du måste använda en pivottabellrapport för att ansluta till en OLAP-leverantör.

Du kan också komma åt OLAP-data när du inte är uppkopplad från OLAP-datakällan. En offlinekubfil är en fil med ändelsen. cub som lagrar en del av källdata från en OLAP-serverdatabas. Använd en offlinekubfil för att fortsätta att göra ändringar i pivottabell-och pivotdiagramrapporter när servern inte är tillgänglig eller när du inte är ansluten till nätverket.

När du ansluter till Analysis Services visas tre sidor i guiden data anslutning:

  • Sida 1: Anslut till en databasserver     Använd den här sidan om du vill ange servern och hur du loggar in på databas servern.

  • Sida 2: Välj databas och tabell    Använd den här sidan om du vill ange databasen och kuben.

  • Sida 3: Spara datafil och anslutning    Använd den här sidan om du vill ange och beskriva anslutnings filen och söka efter fraser för att hitta filen.

Överst på sidan

Importera XML-data

Excel gör det enkelt att importera XML-data (Extensible Markup Language) som skapas från andra databaser och program, mappa XML-element från ett XML-schema till kalkyl blads celler och exportera reviderade XML-data för interaktion med andra databaser och program. Dessa nya XML-funktioner är som att omvandla Excel till en XML-datafil med ett välbekant gränssnitt.

Med hjälp av XML-mappningar kan du enkelt lägga till, identifiera och extrahera specifik information från Excel-dokument. En faktura som innehåller namn och adress till en kund, eller en rapport som innehåller de ekonomiska resultaten för det föregående kvartalet är inte längre fasta rapporter. Du kan enkelt importera den här informationen från databaser och program, revidera den och sedan exportera den till samma eller andra databaser och program.

XML-scenarier

Nedan beskrivs några viktiga scenarier som XML-funktionerna har utformats för:

  • Utvidga funktionerna i befintliga Excel-mallar genom att mappa XML-element till befintliga celler. Det gör det enklare att placera XML-data i mallarna och att hämta data från mallarna utan att de behöver görs om.

  • Använd XML-data som indata för dina befintliga beräknings modeller genom att mappa XML-element till befintliga kalkyl blad.

  • Importera XML-datafiler till en ny arbetsbok.

  • Importera XML-data från en webbtjänst till ett Excel-kalkylblad.

  • Exportera data i mappade celler till XML-datafiler oberoende av övriga data i arbetsboken.

Grunderna för användning av XML-data i Excel

Följande diagram visar hur de olika filerna och åtgärderna fungerar tillsammans när du använder XML i Excel. Det finns fem faser till processen.

Översikt över hur Excel fungerar med XML-data

Bildtext 1 Lägga till en XML-schemafil (XSD) i en arbets bok.

Bild av knapp Mappa element i XML-schemat till enskilda celler eller XML-listor.

Bildtext 3 Importera en XML-datafil (. xml) och binda XML-elementen till mappade celler.

Steg 4 Ange data, flytta mappade celler och utnyttja Excel-funktioner samtidigt som XML-struktur och definitioner bevaras.

Bildtext 5 Exportera reviderade data från mappade celler till en XML-datafil.

Använda XML-data

När du importerar innehållet i en XML-datafil till en befintlig XML-mappning i arbets boken binder du data från filen till en XML-mappning som lagras i din arbets bok. Det innebär att varje data element i XML-datafilen har ett motsvarande element i XML-schemat som du mappade från en XML-schemafil eller ett uppskjutet schema. Varje XML-mappning kan endast ha en XML-databindning och varje XML-databindning är knuten till alla de mappningar som skapades från en enskild XML-mappning.

Du kan visa dialog rutan Egenskaper för XML-mappning (klicka på kart egenskaperi gruppen XML på fliken utvecklare .), där det finns tre alternativ (alla aktiverat som standard) som du kan ange eller avmarkera för att styra beteendet hos en XML-data enheten

  • Verifiera data mot schema för import och export    Anger om Excel verifierar data mot XML-mappningen när data importeras. Ange det här alternativet om du vill vara säker på att XML-data som du importerar följer XML-schemat.

  • Skriv över befintliga data med nya data    Anger om data ska skrivas över när du importerar data. Ange det här alternativet om du vill ersätta aktuella data med nya data, till exempel när uppdaterade data finns i den nya XML-datafilen.

  • Lägga till nya data i befintliga XML-listor    Anger om innehållet i data källan läggs till i befintliga data i kalkyl bladet. Ställ in det här alternativet, till exempel när du konsoliderar data från flera liknande XML-datafiler till en XML-lista, eller om du inte vill skriva över innehållet i en cell som innehåller en funktion.

Överst på sidan

Importera data med hjälp av guiden data anslutning

Du kan använda guiden data anslutning för att ansluta till en OLE DB-eller ODBC-extern data källa som redan har definierats. Öppna guiden data anslutning genom att klicka på från andra källori gruppen Hämta externa data på fliken data och sedan klicka på från guiden data anslutning.

Om du väljer alternativet övrigt/Avancerat data källa i guiden data anslutning kan du Visa en lista över tillgängliga OLE DB-leverantörer i dialog rutan Egenskaper för datalänk. Dessutom tillåter Microsoft OLE DB-providern för ODBC-drivrutinerna åtkomst till ODBC-datakällor. Om du vill ha mer information om hur du använder flikarna i den här dialog rutan klickar du på Hjälp i dialog rutan Egenskaper för datalänk.

I allmänhet gör du så här för att definiera anslutnings information i dialog rutan Egenskaper för datalänk:

  • Klicka på fliken leverantör , Välj OLE DB-providern och klicka sedan på Nästa. Då visas fliken anslutning där du kan ange specifik anslutnings information för OLE DB-providern.

    Varje OLE DB-Provider definierar specifik anslutnings information. Microsoft OLE DB-Provider för SQL Server kräver exempelvis Server namn, Server plats och ett användar namn. Du kan också ange ytterligare information, till exempel ett lösen ord, eller om du vill använda Microsoft Windows-integrerad säkerhet.

  • Klicka på fliken Avancerat för att ange ytterligare information, till exempel nätverks inställningar och åtkomst behörigheter.

  • Klicka på fliken alla för att definiera initierings egenskaper för OLE DB-tjänsten.

Obs!: Du kan inte filtrera eller koppla data i guiden data anslutning.

Överst på sidan

Importera data med hjälp av Microsoft Query

Du kan också använda Microsoft Query för att importera data. (Klicka på från andra källori gruppen Hämta externa data på fliken data och klicka sedan på Microsoft Query.) Du använder Microsoft Query för att konfigurera ODBC-datakällor för att hämta data. I Microsoft Query kan du använda Frågeguiden för att skapa en enkel fråga, eller så kan du använda avancerade villkor i Query för att skapa en mer komplex fråga och göra följande:

  • Filtrera rader eller kolumner med data innan de hämtas till Excel.

  • Skapa en parameterfråga.

  • Sortera data innan de hämtas till Excel.

  • Gå med i flera tabeller.

Microsoft Query är en enkel front klient som är lätt att komma åt i Excel, för att utföra de här specialiserade frågeresultaten.

Överst på sidan

Importera data programmatiskt och använda funktioner

Om du är utvecklare finns det flera olika sätt att importera data i Excel:

  • Du kan använda Visual Basic for Applications för att få åtkomst till en extern data källa. Beroende på data källan kan du använda antingen ActiveX-dataobjekt eller data åtkomst objekt för att hämta data. Du kan också definiera en anslutnings sträng i koden som anger anslutnings informationen. Att använda en anslutnings sträng är användbart till exempel om du vill undvika att system administratörer eller användare först skapar en anslutnings fil eller för att förenkla installationen av ditt program.

  • Om du importerar data från en SQL Server-databas bör du överväga att använda SQL Native Client, som är ett fristående API (Data Access Application Programming Interface) som används för både OLE DB och ODBC. Den kombinerar SQL OLE DB-providern och SQL ODBC-drivrutinen till ett inbyggt dynamiskt länk bibliotek (DLL), och ger också nya funktioner som är åtskilda från Microsoft Data Access Components (MDAC). Du kan använda SQL Native Client för att skapa nya program eller förstärka befintliga program som kan dra nytta av nyare SQL Server-funktioner, till exempel flera lokala resultat uppsättningar (MARS), användardefinierade typer (UDT) och stöd för XML-datatyper.

  • Funktionen RTD hämtar real tids data från ett program som stöder COM-Automation. Det här tilläggsprogrammet måste skapas och registreras på en lokal dator.

  • SQL. Funktionen REQUEST ansluter med en extern data källa och kör en fråga från ett kalkyl blad. SQL. Funktionen REQUEST returnerar resultatet som en matris utan att makro programmering krävs. Om denna funktion inte är tillgänglig måste tillägget Microsoft Excel ODBC (XLODBC.XLA) installeras. Du kan installera tillägget från Office.com.

Mer information om hur du skapar Visual Basic för program finns i hjälp om Visual Basic.

Överst på sidan

Göra data åtkomsten säkrare

När du ansluter till en extern data källa eller uppdaterar data är det viktigt att tänka på potentiella säkerhets problem och att veta vad du kan göra med dessa säkerhets problem. Följ rikt linjerna nedan för att skydda dina data.

Överst på sidan

Lagra data anslutningar på en betrodd plats

En data anslutnings fil innehåller ofta en eller flera frågor som används för att uppdatera externa data. Genom att ersätta den här filen kan en användare som har skadlig avsikt utforma en fråga för att få åtkomst till konfidentiell information och distribuera den till andra användare eller utföra andra skadliga åtgärder. Därför är det viktigt att kontrol lera följande:

  • Anslutnings filen har skrivits av en tillförlitlig person.

  • Anslutnings filen är säker och lagras från en betrodd plats.

För att förbättra säkerheten kan du inaktivera anslutningar till externa data på datorn. Om du vill ansluta till data när du öppnar en arbets bok måste du aktivera data anslutningar via fältet säkerhets Center, eller genom att placera arbets boken på en betrodd plats. Mer information finns i länkarna i avsnittet Se även .

Överst på sidan

Använda autentiseringsuppgifter på ett säkert sätt

Åtkomst till en extern data källa kräver vanligt vis autentiseringsuppgifter (till exempel användar namn och lösen ord) som används för att autentisera användaren. Se till att dessa autentiseringsuppgifter tillhandahålls på ett säkert och säkert sätt och att du inte oavsiktligt avslöjar dessa autentiseringsuppgifter för andra.

Viktigt!: Använd starka lösenord med en kombination av versaler och gemener, siffror och symboler. Svaga lösenord är lösenord som inte är kombinationer av dessa element. Starkt lösenord: Y6dh!et5. Svagt lösenord: House27. Lösenord bör vara minst 8 tecken långa. Lösenord som innehåller minst 14 tecken är bättre. Det är viktigt att du kommer ihåg lösenordet. Microsoft kan inte hämta lösenordet om du skulle glömma det. Om du skriver ned ett lösenord måste du förvara det på en säker plats, och inte tillsammans med den information som det ska skydda.

Undvik att spara inloggningsinformation när du ansluter till datakällor. Den här informationen kan lagras som vanlig text i arbets boken och anslutnings filen, och en illvillig användare kan komma åt informationen för att äventyra data källans säkerhet.

Använd Windows-inloggning när det är möjligt, som använder ett Windows-användarkonto för att ansluta till SQL Server. När en användare ansluter via ett Windows-användarkonto använder SQL Server informationen i operativ systemet Windows för att validera konto namn och lösen ord. Innan du kan använda Windows-identifiering måste en Server administratör konfigurera SQL Server för att använda detta autentiseringsläge. Om Windows-auktorisering inte är tillgängligt bör du undvika att spara användares inloggnings information i en arbets bok eller anslutnings fil. Det är säkrare för användare att ange sina inloggnings uppgifter varje gång de loggar in.

Överst på sidan

Publicering till Excel Services säkert

När du ansluter till en data källa kan du använda dialog rutan autentiseringsinställningar för Excel Services för att välja en autentiseringsmetod när du öppnar data källan i Excel Services. Du kan välja ett av följande alternativ för att logga in på data källan:

  • Windows-autentisering    Markera det här alternativet om du vill använda den aktuella användaren Windows-användarnamn och lösenord. Det här är den säkraste metoden men den kan påverka prestanda när det finns många användare.

  • SSS    Välj det här alternativet om du vill använda säker lagrings tjänst och ange sedan en identifierings sträng i text rutan för SSS-ID . En webbplats administratör kan konfigurera en SharePoint-webbplats för en säker lagrings tjänst där ett användar namn och lösen ord kan lagras. Den här metoden är mest effektiv när det finns många användare.

  • Ingen    Välj det här alternativet om du vill spara användarnamnet och lösenordet i anslutningsfilen.

Obs!: Autentiseringsinställningarna används endast av Excel Services och inte av Microsoft Excel. Om du vill kontrol lera att samma data visas om du öppnar arbets boken i Excel eller Excel Services kontrollerar du att autentiseringsinställningarna i Excel är desamma.

Du kan förbättra säkerheten för dina anslutningar genom att använda ett data anslutnings bibliotek (DCL). En DCL är ett särskilt SharePoint-dokumentbibliotek som kan definieras som ett bibliotek för betrodda platser och som gör det enkelt att lagra, skydda, dela och hantera ODC-filer. En administratör kan till exempel behöva flytta en databas från en test Server till en produktions server eller uppdatera en fråga som har åtkomst till data. Genom att använda en ODC-fil som sparats i en DCL är det mycket enklare att administrera den här anslutnings informationen och användares åtkomst till data är mer praktiskt eftersom alla arbets böcker använder samma anslutnings fil och en uppdaterings åtgärd (oavsett om klient eller serverns dator) får uppdaterade ändringar i den anslutnings filen. Du kan till och med konfigurera SharePoint Server och en användares klient dator för att automatiskt upptäcka ändringar i anslutnings filen och sedan använda den senaste versionen av anslutnings filen. Mer information finns i hjälp för Microsoft SharePoint Foundation 2010 Central administration.

Överst på sidan

Problem med att ansluta till data

I följande avsnitt diskuteras flera problem som kan uppstå när du ansluter till externa data

Överst på sidan

Problem: disk utrymmet tar slut när jag försöker importera data.

Om disk utrymmet tar slut när du ansluter till externa data bör du överväga följande:

Kontrol lera och öka tillgängligt disk utrymme    För att frigöra utrymme på din hård disk kan du försöka med att tömma pappers korgen, säkerhetskopiera onödiga filer och sedan ta bort dem från hård disken eller ta bort Windows-komponenter som du inte använder. Mer information om hur du frigör utrymme finns i Windows-hjälpen.

Strategier som du kan prova när disk utrymmet är begränsat    Om du bara har ett begränsat utrymme på hård disken kan du prova följande:

Microsoft Query    Utför en eller flera av följande åtgärder:

  • Förenkla frågan    Se till att du bara tar med de tabeller och fält som behövs för frågan. Om frågan innehåller onödiga tabeller eller fält kan du ta bort dem från frågan för att minska storleken på den tillfälliga frågefilen.

  • Använda villkor för att minska resultat uppsättningens storlek    Använd villkor för att hämta specifika poster i stället för att hämta alla poster från en databas. Mer information finns i hjälp om Microsoft Query.

  • Ange en gräns för antalet poster som returneras av frågan    Begränsa antalet poster som frågan returnerar. I Microsoft Query klickar du på alternativRedigera -menyn, markerar kryss rutan begränsa antalet poster som returneras till under användar inställningaroch anger sedan det högsta antalet poster som ska returneras i rutan poster .

Guiden Dataanslutning    Även om du inte kan begränsa data via guiden data anslutning kan du eventuellt begränsa data från data källan genom att definiera en fråga i data källan. Om du inte har behörighet att definiera en fråga i data källan kontaktar du data administratören.

Överst på sidan

Problem: var finns guiden OLAP-kub?

Guiden OLAP-kub i Microsoft Query, som skapade en OLAP-kub från en Jet-databas, är inte längre tillgänglig i Excel.

Överst på sidan

Problem: Vad hände med data hämtnings tjänsterna?

I Microsoft Office 2003 använder data hämtnings tjänster en UDC-fil (Universal Data Connection) (. udcx) för att få åtkomst till webb tjänster och ställa frågor till olika data källor.

I guiden data anslutning på sidan Välkommen till guiden data anslutning kan du välja data källa alternativ för Microsoft Business-lösningar eller data hämtnings tjänster . Med alternativet data hämtnings tjänster kan du välja två data hämtnings tjänster: Windows SharePoint Services-listor, som hämtar data från listor och dokument bibliotek på en server som kör SharePoint Foundation och Microsoft SQL Server som hämtar data från Microsoft SQL Server 2000 eller senare.

Trots att guiden data anslutning inte längre stöder redigering av UDC-anslutningsfiler, fortsätter Excel att hantera befintliga anslutningar till data hämtnings tjänster och du kan fortfarande uppdatera dessa anslutningar.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×