Ändra den nya databasen skapad från en mall

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Alla mallar som ingår i Access är ett fullständigt spårnings program som innehåller fördefinierade tabeller, formulär, rapporter, frågor, makron och relationer. Dessa mallar är avsedda att omedelbart bli användbara, så att du kan skapa en ny databas som baseras på en mall och komma igång snabbt. Det kan finnas tillfällen då du vill ändra den nya databasen, till exempel om du vill lägga till eller byta namn på ett fält eller ändra en rapport.

I den här artikeln förklaras hur du utför de vanligaste ändringarna som du kan använda i en databas som skapats med en mall. Se länkarna till artiklar för mer ingående information om specifika områden.

Vad vill du göra?

Lär dig grunderna i tabeller och fält

Infoga, lägga till eller skapa ett nytt fält i en tabell

Ta bort ett fält från en tabell

Byta namn på ett fält eller en tabell

Lägga till ett fält i ett formulär eller en rapport

Lägga till ett fält som lagrar dokument, filer eller bilder

Ändra hur ett fält visas

Lär dig grunderna i tabeller och fält

När du skapar en databas lagrar du data i tabeller – ämnes baserade listor med rader och kolumner. Du lagrar de informations objekt som du vill spåra i fält (kallas även för kolumner). I tabellen kontakter kan du till exempel skapa fält för efter namn, förNamn, telefonnummer och adress. För tabellen produkter kan du skapa fält för produkt namn, produkt-ID och pris.

Det är viktigt att du väljer fält noggrant. Det är vanligt vis en dålig idé att skapa ett fält där ett beräknat värde lagras. I de flesta fall kan du låta Access beräkna värdet när det behövs. När du väljer fält kan du försöka lagra information i dess minsta användbara delar. I stället för ett fullständigt namn i ett fält kan du till exempel lagra för-och efter namnen separat. Om du behöver rapportera, sortera, söka eller utföra en beräkning av en post med information kan du i allmänhet lägga in den i ett fält.

Mer information om hur du utformar en databas och väljer fält finns i artikeln Grundläggande databasdesign.

Ett fält har vissa specifika egenskaper. Till exempel har varje fält ett namn som unikt identifierar fältet i en tabell. Ett fält har också en datatyp som är vald för att matcha informationen som ska lagras. Data typen bestämmer vilka värden som kan lagras och vilka operationer som kan utföras på dessa värden, samt hur mycket lagrings utrymme som ska tas med för varje värde. Varje fält har också en associerad grupp med inställningar som kallas egenskaper som definierar utseendet eller beteendet för fältet. Egenskapen format definierar till exempel ett fälts visnings layout – det vill säga hur det ska visas när det visas.

Infoga, lägga till eller skapa ett nytt fält i en tabell

Du kan enkelt lägga till ett fält i en tabell i databladsvyn. Du kan också lägga till ett fält i en tabell i designvyn. I databladsvyn lägger du till fältet genom att skriva in data i cellen under rubriken Klicka för att lägga till. Du kan också lägga till ett fält i en tabell i designvyn.

Mer information om hur du lägger till ett fält i en tabell i databladsvyn finns i artikeln lägga till eller ta bort en kolumn i ett datablad.

Mer information om hur du lägger till ett fält i en tabell i designvyn finns i artikeln skapa en tabell och lägga till fält.

Obs!: När du lägger till ett nytt fält i en tabell läggs fältet inte automatiskt till i dina befintliga formulär och rapporter. Du måste lägga till fältet i dessa formulär och rapporter manuellt för att det ska visas i dem.

Ta bort ett fält från en tabell

Om möjligt kan du undvika att ta bort ett fält från en databas som har skapats från någon av de medföljande mallarna – det är troligt att fältet används i andra databas objekt, till exempel formulär och rapporter. Om du däremot försöker att använda de andra databas objekt som använder fältet – kommer databas objekt inte att fungera som förväntat. Du måste ta bort alla referenser till fältet från alla objekt som använder det för att de andra objekten ska fungera korrekt.

När du bestämmer dig för att du måste ta bort ett fält från en databas som har skapats från en mall kan du göra det i databladsvy eller designvy. Kom ihåg att om andra databas objekt refererar till fältet borttaget måste du ändra de andra objekten för att ta bort referensen. Om en rapport till exempel innehåller en kontroll som är bunden till det borttagna fältet och du kör rapporten visas ett fel meddelande eftersom det inte går att hitta data för fältet.

När du tar bort ett fält tar du bort all information som lagras i fältet permanent. Av den anledningen bör du vara försiktig när du tar bort fält och du bör skapa en säkerhets kopia av databasen innan du tar bort fältet.

Innan du kan ta bort ett fält måste du se till att det inte deltar i några tabell relationer. Om du försöker ta bort ett fält där relationer finns får du ett varnings meddelande om att du måste ta bort relationerna först.

Steg-för-steg-instruktioner om hur du tar bort en tabell relation finns i artikeln skapa, redigera eller ta bort en relation.

Steg-för-steg-instruktioner om hur du tar bort fält från tabeller finns i artikeln ta bort ett fält.

Byta namn på ett fält eller en tabell

Om möjligt bör du undvika att byta namn på ett fält eller en tabell i en databas som har skapats från någon av de medföljande mallarna – det är troligt att fältet eller tabellen används i andra databas objekt, till exempel formulär och rapporter. Därför kan du byta namn på fältet eller tabellen och skapa konsekvenser när du försöker använda de andra databasobjekten som använder fältet eller tabellen. De andra objekten kanske inte fungerar som förväntat om de fortfarande refererar till det gamla namnet. För att de andra objekten ska fungera korrekt måste det gamla namnet ändras till det nya namnet. Om kryss rutan utför Autokorrigering av namn är markerad i kategorin Aktuell databas i dialog rutan Access-alternativ utförs mycket av detta arbete automatiskt.

Du kanske vill ändra texten som visas i en kolumn rubrik i databladsvyn. Du kan göra det utan att byta namn på fältet. Om du bara vill ändra texten i kolumn rubriken och inte vill byta namn på fältet kan du läsa avsnittet ändra texten som visas i en kolumn rubrik.

Vid behov kan du byta namn på en tabell i navigerings fönstret eller byta namn på ett fält i databladsvy eller designvy. Innan du gör det bör du överväga att aktivera alternativet Autokorrigering av namn om det inte redan är aktiverat.

Aktivera alternativet Autokorrigering av namn

När du byter namn på ett databas objekt, till exempel ett fält, en tabell, ett formulär eller en rapport, vill du vanligt vis byta namn på hela databasen. Annars fungerar inte objekt som refererar till det gamla namnet som förväntat. Access innehåller funktionen Autokorrigering av namn som hjälper till att sprida namn ändringarna. Autokorrigering av namn är aktiverat som standard för alla nya databaser i Access. Om den är inaktive rad kan du göra följande för att aktivera den.

Aktivera alternativet Autokorrigering av namn

  1. Klicka på Arkiv > Alternativ

  2. Klicka på Aktuell databasi det vänstra fönstret i dialog rutan Access-alternativ .

  3. Under alternativ för autokorrigering av namnmarkerar du kryss rutan Spåra information om Autokorrigering av namn och markerar sedan kryss rutan utför Autokorrigering av namn .

  4. Om du vill behålla en tabell som loggar varje ändring som utförs i Autokorrigering av namn markerar du kryss rutan Logga ändringar i Autokorrigering av namn .

  5. Klicka på OK.

  6. Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet snabb åtkomst.

Obs!: Funktionen Autokorrigering av namn är inte samma sak som funktionen Autokorrigering. Funktionen Autokorrigering av namn korrigerar referenser mellan objekt. Autokorrigeringsfunktionen korrigerar ofta felstavade ord eller fraser.

Byta namn på ett fält i databladsvyn

  1. Dubbelklicka i navigerings fönstret på den tabell där du vill byta namn på fältet.

    Tabellen öppnas i databladsvyn.

  2. Högerklicka på kolumn rubriken för det fält som du vill byta namn på och klicka sedan på Byt namn på fält på snabb menyn.

  3. Skriv det nya namnet för fältet och tryck på RETUR.

Byta namn på ett fält i designvyn

  1. I navigerings fönstret högerklickar du på den tabell där du vill byta namn på fältet och klickar sedan på designvy på snabb menyn.

    Tabellen öppnas i designvy.

  2. Klicka på cellen i kolumnen fält namn för det fält som du vill byta namn på.

    Tips: Om du vill markera hela fält namnet pekar du till vänster om det första tecknet i namnet tills pekaren ändras till en pil och klickar sedan på.

  3. Redigera texten för att byta namn på fältet.

  4. Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet snabb åtkomst.

Byta namn på en tabell

Du kan byta namn på en tabell och de flesta andra databas objekt direkt från navigerings fönstret.

  1. I navigerings fönstret högerklickar du på den tabell som du vill byta namn på och klickar sedan på Byt namn på snabb menyn.

    Obs!: Du måste stänga alla öppna objekt som refererar till tabellen innan du kan byta namn på den.

  2. Skriv det nya namnet och tryck på RETUR.

  3. Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet snabb åtkomst.

Ändra texten som visas i en kolumn rubrik

En beskrivning är en rubrik eller rubrik som du kan tilldela till ett fält genom att ange egenskapen Caption för fältet. Bild texten är oberoende av fält namnen – alla fält har ett fält namn och kan också ha en beskrivning. Du kanske till exempel vill att fält namnet ska vara ett enskilt ord utan inbäddade blank steg. Du kan sedan använda egenskapen Caption för att skapa ett mer beskrivande namn som innehåller blank steg. Rubriken i stället för fält namnet visas i databladsvyn och i etiketter och rubriker i frågor, formulär och rapporter.

Om du inte anger text för egenskapen Caption används fält namnet som standard.

Om du vill ändra namnet som visas i rubriken för en kolumn i databladsvyn kan du göra det utan att ändra fält namnet genom att ange fält egenskapen Caption . Gör så här om du vill ändra ett fälts Caption -egenskap:

  1. I navigerings fönstret högerklickar du på den tabell där du vill ändra rubriken och klickar sedan på designvy på snabb menyn.

    Tabellen öppnas i designvy.

  2. Klicka på cellen i kolumnen fält namn för det fält som du vill ange Beskrivning för.

  3. Klicka på Beskrivningpå fliken Allmänt under fält egenskaperi det nedre avsnittet.

  4. Skriv en ny rubrik för fältet.

  5. Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet snabb åtkomst.

Nästa gång du öppnar tabellen i databladsvyn visas rubriken i stället för fält namnet i kolumn rubriken.

Överst på sidan

Lägga till ett fält i ett formulär eller en rapport

När du skapar en databas som baseras på en mall innehåller databasen ett antal fördefinierade, fördesignade formulär och rapporter som du kan arbeta med direkt. Det kan hända att du vill lägga till ytterligare ett fält i ett formulär eller en rapport. När du lägger till ett fält i ett formulär eller en rapport skapar du det som kallas för kontroll.

Kontroller är objekt som visar data, utför åtgärder och låter dig visa och arbeta med information som förbättrar användargränssnittet, som etiketter och bilder. Kontroller kan vara bundna, obundna och beräknade.

En fullständig lista över de typer av kontroller du kan använda i formulär och rapporter finns i artikeln Introduktion till kontroller.

Lägga till ett fält i ett formulär eller en rapport i layoutvyn

När du har skapat ett formulär eller en rapport kan du enkelt finjustera dess design genom att arbeta i layoutvyn. Med den faktiska informationen i real tid kan du justera fält bredderna och ordna om fälten. Du kan lägga till nya fält i formuläret eller rapporten och ange egenskaper för formuläret eller rapporten och deras kontroller.

Om du vill växla till layoutvyn högerklickar du på formuläret eller rapporten i navigerings fönstret och klickar sedan på layoutvy på snabb menyn. Eller så kan du klicka på knappen layoutvyn i statusfältet, eller högerklicka på fliken dokument för formuläret eller rapporten och sedan klicka på layoutvy på snabb menyn.

Öppna egenskaps Sidan

  • Klicka på Egenskapssida i gruppen Verktyg på fliken Design.

    Kortkommando Tryck på F4.

Du kan använda fönstret fält lista för att lägga till fält från den underliggande tabellen eller frågan i designen. Visa fönstret fält lista genom att klicka på Lägg till befintliga fälti gruppen kontroller på fliken format . Du kan sedan dra fälten direkt från fönstret fält lista till design.

Visa fönstret fält lista

  • Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Verktyg på fliken Design.

Lägga till ett fält från fönstret fält lista

  • Om du vill lägga till ett enskilt fält drar du fältet från fönstret fält lista till det avsnitt där du vill att det ska visas i formuläret eller rapporten.

  • Om du vill lägga till flera fält samtidigt håller du ned CTRL och klickar på de fält du vill använda. Dra de markerade fälten till formuläret eller rapporten.

När du släpper fälten i ett avsnitt skapas en bunden text Rute kontroll för varje fält och en etikett kontroll läggs till automatiskt bredvid varje fält.

Mer information om formulär och rapporter finns i artikeln lägga till ett fält i ett formulär eller en rapport, skapa ett formulär i Accessoch skapa en enkel rapport.

Lägga till ett fält som lagrar dokument, filer eller bilder

Du kan använda Access för att lägga till ett fält med data typen bifogad fil för att lagra ett eller flera dokument, filer eller bilder. Du kan använda ett fält för bilagor för att lagra flera filer i ett och samma fält. Du kan till och med lagra flera filtyper i det fältet. I en anställnings kandidat databas kan du till exempel bifoga en eller flera merit förteckningar, utöver ett foto, till posten för varje kontakt.

Lägga till ett fält för bifogade filer i en tabell

  1. I navigerings fönstret högerklickar du på den tabell där du vill lägga till fältet och klickar sedan på designvy på snabb menyn.

    Tabellen öppnas i designvy.

  2. Klicka på den första tomma raden i kolumnen fält namn och skriv ett namn för det nya fältet.

  3. Klicka på den angränsande cellen i kolumnen datatyp och välj sedan bifogad fil i listan.

  4. Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet snabb åtkomst.

    Access kan visa ett meddelande som säger att du inte kan ångra ändringarna när du har sparat tabellen. Det innebär att du inte kan konvertera fältet till en annan datatyp, men att du kan ta bort fältet om du tror att du har skapat ett fel.

  5. Klicka på Ja för att bekräfta ändringen.

När du har lagt till fältet bilaga i tabellen kan du använda dialog rutan bifogaDe filer för att lägga till dokument, filer eller bilder i en post.

Lägga till en bifogad fil i ett fält

  1. Dubbelklicka på den tabell i navigerings fönstret där du vill lägga till den bifogade filen.

    Tabellen öppnas i databladsvyn.

  2. Dubbelklicka på fältet för bifogade filer i tabellen.

    Dialogrutan Bifogade filer visas.

  3. Klicka på Lägg till.

    Dialogrutan Välj fil visas.

  4. Använd listan Leta i för att bläddra till filen eller filerna som du vill bifoga till posten, markera filen eller filerna och klicka sedan på Öppna.

    Observera att du kan välja flera filer av en datatyp som kan användas.

  5. Klicka på OK i dialogrutan Bifogade filer så att filerna läggs till i tabellen.

    Filerna läggs till i fältet och en ökning av det nummer som anger bifogade filer adderas.

  6. Upprepa dessa steg om du vill lägga till fler filer i det aktuella fältet eller andra fält i tabellen.

Mer information om fält för bifogade filer finns i artikeln bifoga filer och bilder till posterna i databasen.

Överst på sidan

Ändra hur ett fält visas

Du kan anpassa hur ett fält visas när det visas. Du kan till exempel ange visnings format som ska användas i hela databasen, till exempel i formulär och rapporter, eller när en tabell öppnas i databladsvyn. Ange ett visnings format genom att ange ett fälts format -egenskap. Fält egenskapen format ärvs automatiskt av nya formulär och rapporter som du skapar.

Ange visnings format i databladsvyn

  1. Dubbelklicka på tabellen som innehåller det fält vars format du vill ange i navigerings fönstret.
    Tabellen öppnas i databladsvyn.

  2. Klicka på det fält vars visnings format du vill ange.

  3. Klicka på pilen i list rutan bredvid formati gruppen formatering på fliken fält och välj sedan ett format.

    Fältet visas med det nya visnings formatet.

Ange visnings format i designvyn

  1. I navigerings fönstret högerklickar du på tabellen som innehåller det fält vars visnings format du vill ändra och klickar sedan på designvy på snabb menyn.

    Tabellen öppnas i designvy.

  2. Klicka på det fält vars visnings format du vill ange.

  3. Klicka på rutan format under fält egenskaperpå fliken Allmänt .

  4. Klicka på list rutan och välj ett visnings format.

  5. Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet snabb åtkomst.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders