Översikt: tips för att hantera hur användare använder gruppwebbplatsen

Översikt: tips för att hantera hur användare använder gruppwebbplatsen

Om du är gruppwebbplatsägare är det en bra idé att skapa en styrningsmodell – det vill säga en modell som styr hur du hanterar webbplatsens principer, processer, roller och ansvarsområden. En sådan modell hjälper dig att styra hur personer använder webbplatsen. Du kanske vill kräva utcheckning av filer så att flera personer inte försöker redigera samma fil samtidigt. Eller så kanske du bara vill ge vissa personer tillåtelse att skapa underwebbplatser. Den här artikeln ger en översikt över idéer och rekommendationer som är bra att tänka på när du skapar en sådan modell.

Obs!: Om du vill ha instruktioner för hur du skapar en webbplats går du till Skapa en SharePoint-webbplats.

I den här artikeln

Vad är styrning?

Element i en styrningsmodell

Skapa en underwebbplats

Behörighetshantering

Informationsarkitektur

Kräva utcheckning av filer

Spåra versioner

Kräva godkännande av dokument

Hålla dig informerad om ändringar

Skapa arbetsflöden

Definiera innehållstyper

Granskningsspårning

Webbplatslivscykel och avslutande

Lagringsgränser

Anpassning

Navigering

Söka

Roller och ansvarsområden för underhåll av webbplatsen

Dataskydd

Vad är hantering?

En viktig men ofta osynlig del av webbplatsen är dess hanteringsmodell, d.v.s. uppsättningen med principer, roller, ansvarsområden och processer som du upprättar för att avgöra hur personerna i din grupp använder SharePoint.

Många organisationer har en hanteringsmodell för webbplatser i Central Administration eller på webbplatssamlingsnivån, som kan skapas och underhållas av en IT-avdelning eller ett IT-team.

Om du är webbplatsägare för en underwebbplats i en webbplatssamling, till exempel en gruppwebbplats, kan det vara bra att skapa din egen extra hanteringsmodell för att hantera specifika problem.

Med en hanteringsmodell är det enklare att:

  • Meddela webbplatsanvändare om när de ska skapa en ny underwebbplats, i motsats till att skapa en lista eller annat webbplatsinnehåll.

  • Kontrollera att underwebbplatser och innehåll tas bort när de är gamla, i stället för att du ska behöva använda upp ditt lagringsutrymme och försvaga sökresultaten.

  • Kontrollera att rätt personer har åtkomst till rätt innehåll.

  • Meddela underwebbplatsägare om vilka mallar och teman de kan använda.

  • Enkelt överlåta ägarskapet för en webbplats från en person till en annan.

Element i en hanteringsmodell

Hanteringsmodellen måste hantera följande:

  • Skapa webbplatser

  • Behörighetshantering

  • Informationsarkitektur

  • Webbplatslivscykel och avslutande

  • Lagringsgränser

  • Klassificering av information

  • Anpassning

  • Dataskydd

  • Navigering

  • Söka

  • Roller och ansvarsområden för underhåll av webbplatsen

Vissa av dessa frågor kanske redan bestäms av webbplatssamlingen eller hanteringsmodellen på organisationsnivå, till exempel hur mycket lagringsutrymme du har för webbplatsen och vilken slags anpassning du kan göra för att ändra på utseendet och stilen på webbplatsen. Andra frågor kanske inte är relevanta, beroende på hur komplex din webbplats är, och på hur många personer som använder den. Men även om du inte behöver fatta beslut om dessa frågor, kan det vara bra att veta vilka beslut som har fattats, så att du kan informera webbplatsanvändarna och genomdriva principer därefter.

Här är några saker du bör tänka på när du konfigurerar en ny webbplats.

Skapa en underwebbplats

Du kanske vill att gruppmedlemmarna ska kunna skapa underwebbplatser under gruppwebbplatsen för att använda i specifika projekt.

Det kan vara ett bra redskap för gruppen att spontant kunna skapa nya underwebbplatser, men med obegränsad möjlighet att skapa webbplatser är det lätt att tappa kontrollen. Om underwebbplatser skapas i stora mängder och utan begränsning kan det uppstå problem. Till exempel:

  • Det blir svårt för användarna att hitta rätt underwebbplats och de kan lätt bli osäkra på om de har hittat rätt underwebbplats.

  • Samma information kan finnas på flera underwebbplatser, vilket upptar mycket lagringsutrymme och försvårar underhållet.

  • Underwebbplatserna kan innehålla inaktuell information, ibland flera år gammal, som visas i sökresultaten. Det kan vara svårt att veta vilken version av information som är korrekt.

  • Det kan kräva mycket arbete att hantera behörigheter för många olika underwebbplatser, och användarna kan av misstag få tillgång till information som de inte borde ha tillgång till.

  • När anställda lämnar gruppen kan det hända att underwebbplatserna som de har skapat överges, vilket skapar förvirring och gör att sökresultaten för de återstående webbplatsanvändarna försämras.

Du kan spara tid och energi genom att ange vissa principer för skapandet av webbplatser med fokus på följande områden:

  • Vem ska kunna skapa underwebbplatser?

  • Behöver nya underwebbplatser godkännas i förväg? Vilka kriterier ska i så fall gälla för godkännande, och vem ska bevilja godkännande?

  • Ska nya underwebbplaster använda etablerade mallar och teman?

  • Hur mycket information kan lagras på en webbplats, d.v.s. hur mycket diskutrymme på servern kan informationen ta upp?

  • Vilka regler ska gälla för att ta med navigeringsstrategier på webbplatsen?

  • Hur länge ska informationen lagras på underwebbplatser innan den tas bort eller arkiveras?

Mer information finns i Skapa en webbplats eller underwebbplats.

Behörighetshantering

Integriteten, konfidentialiteten och sekretessen för organisationens verksamhetskänsliga information beror på hur säker du gör webbplatsen, och mer specifikt vem som beviljas åtkomst till webbplatsen.

Att bevilja och begränsa åtkomst till webbplatsen kallas för att hantera behörigheter, och det är en av dina viktigaste ansvarsuppgifter som webbplatsägare.

Här är några tips att tänka på när du tar fram en behörighetsstrategi.

  • Följ principen om minsta behörighet: Ge användarna de lägsta behörighetsnivåerna som de behöver för att utföra de uppgifter de har tilldelats.

  • Ge användarna åtkomst genom att lägga till dem i standardgrupper (till exempel Medlemmar, Besökare och Ägare). Gör de flesta användare till medlemmar i gruppen Medlemmar eller Besökare, och begränsa antalet personer i gruppen Ägare.

  • Använd arv av behörigheter för att skapa en enkel hierarki som är lätt att visualisera. Undvik att bevilja åtkomst till enskilda personer, och arbeta i stället med grupper. Om det är möjligt är det bäst att låta underwebbplatser ärva behörigheter från gruppwebbplatsen, i stället för att ha unika behörigheter.

  • Ordna innehållet så att du kan dra nytta av behörighetsarv: Det kan vara bra att segmentera innehållet efter säkerhetsnivå – skapa en webbplats eller ett bibliotek för känsliga dokument i stället för att sprida ut dem i ett större bibliotek och skydda dem med unika behörigheter.

Se Förstå behörighetsnivåer i SharePoint eller Redigera behörigheter för en lista, bibliotek eller enskilda objekt för mer information om hur du anger behörigheter.

Informationsarkitektur

Webbplatsens informationsarkitektur är som innehållsförteckningen för en bok. Den avgör hur informationen på webbplatsen – dess webbsidor, dokument, listor och data – är ordnad och visas för webbplatsens användare. Informationsarkitekturen registreras ofta som en hierarkisk lista över webbplatsinnehåll, sökord, datatyper och andra begrepp.

När du skapar en informationsarkitektur måste du analysera informationen som ska finnas på webbplatsen. Här är några frågor som du bör ha i åtanke när du tar fram en informationsarkitektur:

  • Vilket slags innehåll kommer att finnas på webbplatsen? Hur ska det överföras till underwebbplatser, listor, bibliotek och så vidare?

  • Hur ska informationen presenteras på webbplatsen?

  • Hur kommer webbplatsanvändarna att navigera på webbplatsen?

  • Hur ska informationen anpassas för specifika målgrupper?

  • Hur ska sökningsfunktionen konfigureras och optimeras?

En del av informationsarkitekturen kan innehålla klassificering av information.

Om informationen du ska hantera värderas högt av företaget, kräver särskild säkerhet eller omfattas av särskilda regler som måste följas, kan det vara bra att konfigurera ett klassificeringsschema för att identifiera särskilt slags innehåll som måste hanteras försiktigt.

När du har ordnat informationen i specifika listor och bibliotek kan du använda hanteringsfunktioner för att hantera hur innehållet hanteras. Till exempel:

Kräva utcheckning av filer

När du kräver utcheckning av en fil kan du vara säker på att bara en person kan redigera filen tills den är incheckad. När du kräver att dokument ska vara utcheckade förhindrar du att flera personer gör ändringar samtidigt, vilket kan skapa redigeringskonflikter och leda till förvirring. Utcheckning kan också vara bra för att påminna gruppmedlemmarna om att lägga till en kommentar när de checkar in en fil, så att du lättare kan spåra vad som har ändrats i varje version. Mer information finns i Konfigurera ett bibliotek för att kräva utcheckning av filer.

Spåra versioner

Om du behöver bevara tidigare versioner av filer kan bibliotek hjälpa dig att spåra, lagra och återställa filerna. Du kan välja att spåra alla versioner på samma sätt. Eller så kan du ange vissa versioner som viktigare, till exempel att lägga till ett nytt kapitel i en handbok, och vissa versioner som mindre viktiga, till exempel när du åtgärdar ett stavfel. För att hantera lagringsutrymmet kan du välja hur många av varje versionstyp som du vill spara. Mer information om versionshantering finns i Hur fungerar versionshantering i en lista eller ett bibliotek?.

Du kan ange att det krävs godkännande av ett dokument. Dokument förblir väntande tills de har godkänts eller avvisats av någon som har behörighet att göra detta. Du kan styra vilka grupper av användare som kan visa ett dokument innan det har godkänts. Den här funktionen kan vara användbar om biblioteket innehåller viktiga riktlinjer eller procedurer som måste vara slutgiltiga innan andra får se dem. Mer information om dokumentetgodkännande finns i Kräva godkännande av objekt i en webbplatslista eller ett bibliotek.

Bibliotek har stöd för RSS-teknik, så att medlemmarna i din arbetsgrupp automatiskt kan ta emot och visa uppdateringar eller feeds med nyheter och information på en konsoliderad plats. Du kan använda RSS-teknik för att uppmärksamma ändringar i ett bibliotek, till exempel när filer som är lagrade i biblioteket ändras. RSS-feeds gör att medlemmar i din arbetsgrupp kan visa en konsoliderad lista med filer som har ändrats. Du kan också skapa e-postaviseringar så att du får ett meddelande när filerna ändras. Mer information om RSS-feeds finns i Hantera RSS-feeds för en webbplats eller webbplatssamling.

Ett dokumentbibliotek eller en innehållstyp kan använda arbetsflöden som din organisation har definierat för processer, till exempel för hantering av dokumentgodkännande eller granskning. Din grupp kan använda affärsprocesser i dokument, som kallas arbetsflöden, som anger åtgärder som vidtas i en sekvens, till exempel att godkänna eller översätta dokument. Ett arbetsflöde är ett automatiserat sätt att flytta dokument eller objekt genom en sekvens av åtgärder eller uppgifter. Det finns som standard tre arbetsflöden för bibliotek: Godkännande, som dirigerar ett dokument till en grupp personer för godkännande; Samla in feedback, som dirigerar ett dokument till en grupp personer för feedback och returnerar dokumentet till den person som initierade arbetsflödet som en sammanställning; samt Samla in signaturer, som dirigerar ett dokument till en grupp människor för att samla in deras digitala signaturer. Mer information om arbetsflöden finns i Översikt över de arbetsflöden som ingår i SharePoint

Om din grupp arbetar med flera typer av filer, till exempel kalkylblad, presentationer och dokument, kan du utvidga funktionerna i biblioteket genom att aktivera och definiera flera innehållstyper. Innehållstyper ökar flexibiliteten och konsekvensen mellan flera olika bibliotek. Varje innehållstyp kan ange en mall och även arbetsflödesprocesser. Mallarna fungerar som utgångspunkt för formatering och exempeltext och för egenskaper som gäller för dokument av den typen, till exempel avdelningsnamn eller avtalsnummer. Mer information om innehållstyper finns i Introduktion till innehållstyper och innehållstypspublicering

Om du har ett antal känsliga filer, och det skulle vara bra att känna till hur dokumenten används, kan du definiera en princip som gör att du kan aktivera granskningsspårning av händelser, till exempel ändringar, kopior eller borttagning. Mer information om hur du konfigurerar granskning finns i Konfigurera granskningsinställningar för en webbplatssamling

Webbplatslivscykel och avslutande

Webbplatser som dokumentarbetswebbplatser och diskussionswebbplatser ligger ofta kvar även om de blivit inaktuella, och tar i så fall upp värdefullt lagringsutrymme samtidigt som sökresultaten försämras. Det kan vara bra att granska webbplatserna och deras innehåll enligt ett schema (minst en gång per år) för att fastställa om de bör behållas eller inte.

Det är också bra att tänka på att organisationens övergripande styrningsmodell kan vara inställd på att åtgärda inaktuella webbplatser. En administratör kan till exempel automatiskt ta bort webbplatser som inte har rörts under 90 dagar. Som webbplatsägare får du ett e-postmeddelande som varnar för att detta ska hända. Mer information om principer för livscykel och borttagning finns i Stängningsprinciper för webbplatser.

Lagringsgränser

En administratör kan ha angett en gräns för hur mycket lagringsutrymme gruppen kan använda. Du måste ta reda på om det finns en gräns och i så fall hur du ska fördela utrymmet mellan dina webbplatser, sidor och bibliotek.

SharePoint Server har som standard en storleksgräns på 50 MB för enskilda dokument som kan överföras till ett dokumentbibliotek. Som standard får även gruppwebbplatsägarna ett varningsmeddelande när 90 procent av lagringsutrymmet är använt.

När du vet om din begränsning kan du använda funktioner som versions- eller granskningsspårning för att säkerställa att webbplatsen håller sig inom den. Mer information finns i Hantera lagringsgränser för webbplatssamlingar.

Anpassning

Organisationen kanske har vissa standardiserade och företagsanpassade webbplatsmallar och webbplatslayouter som föredras eller krävs. I hur stor utsträckning kan användarna anpassa utseendet på webbplatser och sidor?

Ett sätt att få kontroll över anpassningen kan vara att bestämma vem i gruppen som ska ha behörigheter att anpassa, eller så kan du välja att använda standardiserade sidlayouter för att vara säker på att vissa krav uppfylls, till exempel att webbplatsägaren visas i det övre vänstra hörnet på alla webbplatser.

Du kanske även vill ange riktlinjer för de funktioner som användarna kan utnyttja på underwebbplatserna. Du kanske till exempel inte vill att användarna ska använda webbdelar som kräver anpassad kodning.

Å andra sidan kanske du vill förse alla i gruppen med SharePoint Designer, så att de kan göra alla de ändringar de vill.

Mer information om webbplatsanpassning finns i Anpassa en gruppwebbplats och Introduktion till anpassning av webbplatser och sidor.

Navigering

Med navigeringselement blir det lättare för användarna att bläddra fram till önskat innehåll. Två navigeringsobjekt som du kan anpassa är det övre länkfältet och Snabbstart.

På inställningssidorna för varje lista eller bibliotek kan du välja vilka listor och bibliotek som ska visas i Snabbstart. Du kan också ändra ordning på länkar, lägga till eller ta bort länkar och lägga till eller ta bort de områden som länkarna är ordnade i. Om det till exempel finns för många listor i området Lista kan du lägga till ett nytt område för Uppgiftslistor där du kan infoga länkar till dina uppgiftslistor.

Med flikarna i det övre länkfältet, som visas överst på varje sida, kan webbplatsens användare öppna andra webbplatser i webbplatssamlingen. När du skapar en ny webbplats kan du ange om den ska visas som en länk i den överordnade webbplatsens övre länkfält, och om den överordnade webbplatsens länkar ska visas på underwebbplatsen.

Mer information om webbplatsnavigering finns i Introduktion till webbplatsnavigering och Anpassa navigeringen på din gruppwebbplats

Söka

Innehåll visas på många platser, till exempel på webbplatser, i listor, i bibliotek, i webbdelar och i kolumner. När någon söker på webbplatsen visas som standard allt innehåll på webbplatsens underwebbplatser i sökresultatet.

Som webbplatsägare kan du välja om innehållet på din webbplats ska visas i sökresultat eller ej. Om du hindrar innehållet på en webbplats från att visas i sökresultat hindras även innehållet på alla dess underwebbplatser från att visas i sökresultat.

Som standard visas inte innehåll med begränsade behörigheter i sökresultat för användare som inte har behörighet att läsa det. Du kan ändra detta så att begränsat innehåll visas i sökresultat, men användarna kan inte öppna innehåll som de inte har behörighet till.

Mer information om sökning finns i Översikt över sökningsadministration i SharePoint Online och Konfigurera en webbdel för innehållssökning i SharePoint.

Roller och ansvarsområden för underhåll av webbplatsen

Genom att definiera roller och ansvarsområden kan du minska risken för problem som kan uppstå på webbplatsen när nya teammedlemmar kommer och går. Här är några exempel som hjälper till att klargöra vem som ansvarar för vad på webbplatsen:

  • Utbildning: Utbildning i grundläggande navigering, sökning och dokumenthantering kan vara mycket användbart för personer som inte använt produkten tidigare.

  • Support: Du kanske vill ha en utnämnd expert i gruppen som ansvarar för att felsöka problem och samarbetar med administratören.

  • Efterlevnad av juridiska föreskrifter och företagets riktlinjer: Ibland kan det här handla om att helt enkelt se till att det finns uppdaterade länkar till lämpliga riktlinjer, men det är ändå bra att ha en person som är ansvarig för detta.

Mer information om roller finns i Planera webbplatser och hantera användare och Hantera administratörer för en webbplatssamling.

Dataskydd

Funktioner för säkerhetskopiering och återställning skyddar dina data från att tas bort av misstag. Frekvensen för säkerhetskopiering och hastighet och nivå för återställning konfigureras av en administratör. Se Översikt över säkerhetskopiering och återställning i SharePoint eller Hantera papperskorgen för en SharePoint Online-webbplatssamling

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×