Översikt: hantera risker

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

.

Alla projekt har risker. För att hantera ett projekt är inte för att undvika risker, men att förstå dem.

En risk är möjligheten att en händelse eller villkor som kan ha en negativ inverkan på ett projekt. Riskhantering är processen med att identifiera, åtgärdar och kontrollerar kända risker för att öka sannolikheten för möte projektmål.

Den här artikeln är ett av många projektledningsmål i projektöversikten.

I den här artikeln

Steg 1: Bestäm risker i projektet

Steg 2: Hantera risker

Exempel från PROJEKTLEDNING . . .

Ett exempel: oavsiktliga projektledaren   : utformat projektschema för en marknadsföringskampanj och efter teamet granskar det, någon pekar du så här fungerar röda staplar i Gantt-schemat. Pekar du ett smart sätt att detta är den kritiska linjen och att det finns tre av dem i projektet. Du förklarar att den kritiska linjen innehåller de aktiviteter som om de har ändrats i varaktighet, skulle glida slutdatum för schemat. Ännu pekar en annan gruppmedlem att slutdatumet inte kan försenas eftersom det är lanseringen för den nya internet-webbplats används i sina nya kundsupport programmet.

Med dessa varningar tänka på att gå tillbaka till ditt schema och titta lite närmare på aktiviteterna längs den kritiska linjen. Du ser ett antal dem som länge eftersom bara en person som arbetar med dem på samma gång och du plötsligt upptäcker som är inte bara den här personen en ny anställning med liten erfarenhet, han tilldelas också till aktiviteterna schemaläggs i slutet av schemat när utbildning b udget vara slut. Det finns för mycket risken på de här uppgifterna utförs kan bestämma du. Du börjar använda funktionen grupplanering i Project 2010 för att tilldela två erfarna användare på de aktiviteter som är kritiska och minska aktiviteterna varaktighet eftersom du vet hur mycket snabbare dessa erfarna works kan få jobbet gjort. Som om magiskt, färre aktivitetsstaplarna är nu röda, och du är mer säker på att ditt schema resultatet.

Det viktigaste att komma ihåg om risker är att alla projekt innehåller dem. Risker inträffa inte i stora projekt. Misstag början projektet chefer gör i små projekt är inte identifiera riskabel händelser i sina kort schemalagda. Här följer en lista över vanliga aktiviteter och händelser som kan leda till risker i ett projekt.

Aktivitet

Problem

Kritiska aktiviteter

Var uppmärksam på aktiviteter som finns på den kritiska linjen. De har den bästa påverkan på slutdatum för projektet

Flera kritiska linjer

Om du har flera kritiska linjer uppmärksamhet ännu mer. Flera kritiska linjer öka antalet inriktningar i projektet. En aktivitet som inte är på den kritiska linjen kan plötsligt visas på den kritiska linjen eller skapa en ytterligare kritiska linjen med endast en liten varaktighet ändring.

Leverantörsaktiviteter

Uppgifter som har blivit avtalade av en leverantör har flera risk än de uppgifter som utför av interna resurser. När upphandlande arbete med en leverantör, kan du behöva begära ofta eller detaljerad om utveckling än med en egen gruppmedlemmar. Leverantörsaktiviteter som uppstår i slutet av ett projekt har fler risker än leverantörsaktiviteter vid andra tillfällen i projektet. Kom ihåg att en leverantör innehåller båda avtalade personer utanför ditt företag samt anställda från andra områden i företaget. Båda utgör externa samband och båda vara hanteras på samma rapportering och schema tidsinställning.

Oerfarna gruppmedlemmar

Se till att planera för eventuella inkörningstid med personer som har använt arbetet. Oerfarna medarbetare som är tilldelade till slutet av projektet utgöra slutdatum för projektet på grund av inkörningstid mer än vid andra tillfällen i projektets livscykel.

Projekt som har längre än ett års varaktighet

De flesta project ta mindre än ett år att slutföra. Projekt som tar längre tid än ett år har fler inriktningar och innebär därmed fler risker som resurstillgänglighet (särskilt för erfarna medarbetarna), tekniska förändringar anställda följer kapital prognoser indikatorer och så vidare.

För många aktiviteter som infaller samtidigt

Sök efter många aktiviteter som har schemalagts samtidigt. Även om de här uppgifterna utförs av olika personer, för många av dem inträffar samtidigt medan andra inte innebär risk. Detta gäller särskilt om samtidiga aktiviteter utfördes mot slutet av projektet.

Utforma ett schema bakåt

Början projektledare gör misstag för att skapa aktivitetssamband genom länkning före disponera aktiviteter. Kortfattat här följer de steg du ska utföra i Skapa ett nytt projekt: lista över aktiviteter, gruppera relaterade uppgifter under sammanfattningsaktiviteterna, fastställa lägsta nivå aktiviteternas varaktighet, länka uppgifter. Kom ihåg att det är inte nödvändigt att länka alla aktiviteter.

Att ignorera det förgångna

Ett företag blir utvecklad genom att spela in dess framgångar och problem från tidigare projekt. Dokumentera hur hanterades risker i ett projekt är ofta en del av den avslutande fasen i ett projekt. Vissa organisationer har avdelningar (ringa project management kontor) som ansvarar för att registrera historiken för ett projekt lyckade och misslyckade uppdateringar av arbetsböcker. I det här sättet börjar ett företag att öka dess lyckade resultat när du minskar dess i följd.

Här följer tre steg för att komma igång med riskhantering på ett meningsfullt sätt så att projektet lyckas.

  1. Förklara hur risker definieras i projektledning med din grupp. Personer svara på en matematisk skildringar eller grafisk skildringar av komplicerade begrepp. Förklarar att definiera risken med den här ekvationen:
    Risk = Probabiliy x Impact
    Detta innebär en risk relevans kan identifieras genom att titta på båda dess likeliness av den inträffar och följderna kommer att ha på resultatet av projektet. Det här är hur industry definierar risken. Mer dramatiskt om sannolikheten för ont efteråt själv genom att ljus en matchning är densamma i två rum i en byggnad, finns det bara relevanta risk om något av rum innehåller rutor av fyrverkerier.

  2. Granska ditt schema för risken. Fästa särskild uppmärksamhet till aktiviteter på den kritiska linjen och uppgifter med över tilldelade resurser. Läs nästa avsnitt om du vill veta hur experter ta itu med kostnader (tips: det här är inte utanför räckhåll antingen).

  3. Dokumentera risken. Placera den här matematiska definition på en gruppwebbplats anslagstavla medan diskuteras risken hjälper teamet prioritera risker och inte få sida spåras svaret av långa diskussioner om effektfulla risker som är mycket sannolikt att inträffa. Här är ett exempel på en påverkan kvadrant med hjälp av Excel som visar grafiskt hur påverka är relaterad till sannolikhet i risken.
    Bild på riskrutnät i Excel
    Lär dig hur du skapar ett punktdiagram med dina egna etiketter i Excel 2010.

Exempel två: van projektledare   : du är klar med schemaläggning projektet väg underhåll och är för närvarande granskas av kommunala intressenter. Din sponsor (ett kritiska intressenter) frågar hur säker på att du befinner dig i slutdatum för projektet med hänsyn till att vissa av kritiska arbete du har vended ut (till exempel gata ljus och förbättringar av guard rail) inträffar mot slutet av projektet.

Du inte hade trodde om tid och hastighet för den externt kontrakt. Du granskar grupplanering i projekt för att se vad inträffar mot slutet av projektet som ser ut riskabel och du ser andra uppgifter som är att vended ut som inte är förfallet till precis före slutdatumet. Förhandla fram kontraktet igen med en leverantör för att ändra schemaläggningen av dessa försenade aktiviteter och du är nu mer säker på att resultatet av projektet.

Här är några saker att tänka på när du utforska risker.

Tips: Ett litet kända begrepp i riskhantering är affärsmöjlighet. Inte alla risker är felaktiga. Om du efter utforska risker i projektet du upptäcker att en programvara undersystem utvecklas som en del av en större tillverkningsprocess är själva marknadsmässig, kanske du vill tilldela om du är bästa tekniker till ytterligare utveckla en ny programpaket för den Consumer marknaden. Tar erfarna tekniker av ett projekt skapar ytterligare risk i projektet, men då det är berättigad affärsmöjligheten vunnits. Kom ihåg att dock stämma av med PMO office, funktions eller andra intressenter innan omtilldelning personer mitt i ett projekt bara för att du tycker att det är bra för företaget.

  • Granska historiska data    Granska kostnadshistoriken för likartade projekt hjälper dig att bättre uppskattning kostnader för det aktuella projektet. Om din organisation har PMO (Office Project Management) kan du kontakta dem om dina kostnads- och budgetinformation behov. En del av en organisation med utvecklad project management metoderna är en ständigt förändras historik över tidigare projekt så att misstag upprepas inte och fortsätter lyckade resultat.

  • Använd en expert granska kostnad krav     Använda en erfaren och kunnig gruppmedlem granska kostnadsuppskattningar för aktiviteter och resurser. Större organisationer med en Projekthanteringsavdelning (Project Management Office) eller de kommer avtal med ett professionellt exteriörbedömning.

  • Granska kostnad varians med hjälp av upparbetat värde   . Upparbetat värde är en industristandard för analysera arbete och kostnad avvikelser genom hela projektet. Du vill inte att upptäcka mot slutet av projektet som är över budget och planen.

  • Exportera kostnadsinformation till andra program    Du kanske vill exportera kostnadsinformation till ett annat program för vidare riskanalys. En snabb verktyg som du kan använda är miniatyrdiagram i Excel 2010. Följande exempel visar miniatyrdiagram upparbetat värde information kopieras från Project till Excel. Observera att i det här exemplet det kan finnas en risk som är associerad med projektets CPI (totalkostnaden för aktiviteten)
    EVM i Excel med miniatyrdiagram
    Lär dig skapa imponerande miniatyrdiagram med Excel 2010.

  • Du kan också använda visuella rapporter i Project 2010 för att skapa ett mer sofistikerade pivotdiagram av upparbetat värde (vanligtvis kallas även en S-kurva genom erfarna projektledare).

  • Är bara med att använda Avancerade analysverktyg    Du kan vidta projektdata ytterligare och skapa en avancerad analys med ANOVA (analys av variation) eller Monte Carlo-simulering i Excel 2010. Sky personers begränsning för analysera projektinformation.

Tänk på tre metoder risk management experter använder du hanterar risker i ett projekt.

Undvik risken   

Om risken resulterar i allvarliga konsekvenser för projektet, är undvika en bra princip. Till exempel besluta ett företag som använder samma tillverkningsprocesser samtidigt för två nya slutprodukter skapar en risk i projektet tidsinställning och det går att undvika med hjälp av tillverkningsprocessen sekventiellt för slutprodukterna.

Minska risken   

Minska sannolikheten för allvarlig risk är en strategi för användbart om du är nöjd med alternativ. Du kan till exempel välja att distribuera en förenklad och lätt att förstå tillverkningsprocess om en nyskapande och dyrt tar för lång tid att installera.

Överföra risken   

Ett vanligt sätt att styra risken är att överföra den till en extern leverantör. Till exempel om en underordnad datorsystem dokumentation är för stort i omfattning för interna resurser för att slutföra, kan delar av det vara avtalade till en extern leverantör att utveckla. Försäkringsbolag används också som ett sätt för att överföra risk, särskilt monetära risker som överförs via garantier och betalning obligationer.

  • Varning!: Innan du bestämmer dig att överföra risken till en leverantör eller förbindning företag, kontrollerar du detta med PMO (project management office) eller juridiska avdelning om vilken typ av kontrakt som minimerar företagets egen risk, Tänk på att du inte vill överföra så mycket risken till en utomstående leverantör som slutdatum för projektet blir nätverkssäkerheten.

Överst på sidan

Steg 1: Bestäm risker i projektet

Kontrollera hur schemat följs

Gå igenom hur aktiviteterna i projektet i ditt schema får du veta om där kostnaderna hamnar.

Analysera projektets slutdatum (kritiska linje)

Aktiviteten på den kritiska linjen kan göra de flesta avtryck i kostnaderna för det övergripande projektet. Lär dig att hitta dem. Ett projekt kan också ha flera kritiska linjer, vilket ökar ytterligare risken för slutdatum för projektet som läggs oväntat.

Granska projektkostnader

När du har angett kostnader för resurser, aktiviteter eller både kan du granska dem att upptäcka negativa trender att presentera en risk för går projektet över budget med projektet.

Platsen risker med visuell rapport

Du kan exportera kostnad projektinformation till Visio eller Excel för vidare analys för att hitta, till exempel om upparbetat värde projektnummer anger en risk med delar av dina uppgifter som inte har slutfört i tid.

Skapa eller uppdatera en originalplan eller interimplan

Om du vill följa upp ditt schema för uncovering aktiviteter som är en risk som du behöver mer information om hur baslinjer för ditt projekt.

Dölja en kolumn i en vy

Dölja en kolumn i en vy

Dölja kolumner är ett effektivt sätt att tillfälligt förhindra att information som visas för andra. Oroa dig inte – när du döljer kolumner data inte kommer att tas bort.

Överst på sidan

Steg 2: Hantera risker

Visa projektkostnader

När du har angett kostnader för resurser eller aktiviteter, eller båda, kan du granska dem och se om de behöver justeras för att möta kostnadsmålen.

Definiera hur kostnader påförs

Ange när verkliga kostnader debiteras projektet (vid start, slut, eller i hela projektet) kan hjälpa dig att upprätta en plan för kassaflöde

Skapa eller uppdatera en originalplan eller interimplan

När din kostnadsuppskattningar är i linje med mål för kostnader kan upprätta du dem som originalplanen. På så sätt kan jämföra du faktisk kostnad med originalplanen under projektets förlopp.

Kontrollera hur schemat följs

Gå igenom hur aktiviteterna i projektet i ditt schema får du veta om du går över budget eller efter schemat.

Analysera projektförlopp genom analys av upparbetat värde

En analys av upparbetat värde visar hur stor del av budgeten som bör ha använts utifrån hur mycket arbete som har lagts ned så här långt, och originalkostnaden för uppgiften, tilldelningen eller resursen.

Läs om avancerade principer för analys av upparbetat värde (blogg)

Läs om några mer avancerade tips för hur du använder upparbetat värde som är CEFCT kompatibla.

Analysera projektets slutdatum (kritiska linje)

Aktiviteten på den kritiska linjen kan göra de flesta avtryck i kostnaderna för det övergripande projektet. Lär dig att hitta dem.

Dölja en kolumn i en vy

Dölja kolumner är ett effektivt sätt att tillfälligt förhindra att information som visas för andra. Oroa dig inte – när du döljer kolumner data inte kommer att tas bort.

Skapa en visuell rapport över Project-data i Excel

Du kan exportera projektdata till excel. Om du analysera en analys av upparbetat värde kan exportera du den här informationen om du vill visa en vanlig S-kurva informationens upparbetat värde för vidare analys.

Använda miniatyrdiagram för att hantera risker

Använda miniatyrdiagram i Excel 2010 till funktionen dynamics statistik i projektet.

Avancerade modeling verktyg:

ANOVA | Monte Carlo

Utföra avancerade riskanalys av projektdata med hjälp av ANOVA (analys av variation) eller Monte Carlo-simulering i Excel 2010.

Lägg till risken händelse (blogg)

Lär dig att utveckla en plan för att hantera risker, om de skulle inträffa.

Överst på sidan | Gå tillbaka till Projektöverblick

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×