Översikt: hantera kostnader och budgeten

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Ikon: Hantera kostnader

Om projektet innehåller kostnadsinformation för budgetering eller för att spåra projektresultat, den här informationen är inte att göra du mycket bra om du inte kan visa och analysera den. Utan en solid färg förståelse av där kostnaderna hamnar i ett projekt kan projektet snabbt misslyckas och bli olönsamt.

I den här artikeln är ett av många projektledningsmål på Översikt över projektledning.

EXEMPEL FRÅN PROJEKTLEDNING. . .

Ett exempel: oavsiktliga projektledaren   : du är upptagen person med för mycket att göra och plötsligt chefen händer ett projektschema och instruerar dig att spåra kostnader i projektet. Skapa projekt är något du känner till men att lägga till kostnader i Microsoft Project träffar du lika hårt tillräckligt utan ytterligare mardröm för att spåra dem.

Dock spåra kostnader i Microsoft Project är inte någon svårare än spåra arbete i ett projekt. Dessutom är inte är din chef antagligen troligt en komplicerad upparbetat värde analys eller en större portföljval behandling. Här är några grunder du bör känna till först.

  • Känner kostnader    Då måste du först förstår vad kostnader är och vad de inte. De viktigaste kostnaderna i ett projekt är kostnaden för personers arbete i projekt, samt konsult avgifter och leverantörskostnader från de personer och organisationer som avtalar du med.
    Det finns även kostnader som associeras med material som cement, anslagstavlor, ställningar, tung utrustning och datorer. Och om du planerar att göra ett företag att resa åt projektet kan du bör tänka kostnaden för flyg, bil hyra, logi som kostnader som också ska läggas till i projektet.

  • Ange kostnader     OK, nu vet du om kostnader. Där skriver du in den i Microsoft Project? Länkar till slutet av den här artikeln hjälper dig. I allmänhet anges de flesta kostnadsinformation i vyn Resurslista. Det är det du anges om det är en kostnad för en gång i timmen medarbetare, avlönade anställda, avtal kostnader för konsulter, fast eller enstaka kostnader för projektmaterial och så vidare.

  • Visa kostnadsinformation när du har angett kostnader för resurser, aktiviteter eller båda, kan du granska dem för att se om de behöver justeras för att kostnadsmålet för kostnader. Vid en viss tidpunkt söker intressenter efter den här informationen.

  • Rapporten kostnadsinformation    Ett snabbt sätt att skapa en imponerande visningen av kostnadsinformation är att exportera kostnadsinformation till Excel och sedan skapa miniatyrdiagram. Här är ett exempel på kostnadsinformation kopierade från kostnadstabellen i Project och klistras in i Excel 2010 med ett miniatyrdiagram som skapats efter den visar den relativa kostnaden typer av.
    Använd det enkla sättet för att håll nere kostnaderna

Här följer tre steg för att utveckla dina kunskaper om kostnad.

  1. Starta enkel    Du behöver inte ange alla kostnader mer grundläggande kostnad management i Project. Kom igång med grundläggande kostnader som till exempel en persons löner, använder resurslistan. Tilldela sedan den här resursen några aktiviteter att lära sig relationen av fungerar för varaktighet och kostnad. Nu kan visa dialogrutan Projektinformation (klicka på fliken projekt klickar du på Projektinformation., klicka på Avancerat ). Granska de totala värdena för varaktighet, arbete och kostnad för ditt projekt. Gå fram och tillbaka mellan Resurslista och dialogrutan Projektinformation ändrar löner i Resurslista och ser summorna ändra i dialogrutan Projektinformation.

    Dialogrutan Projektinformation

  2. Utveckla dina kunskaper    När du blir mer bekant med kostnader kan börja lägga till kostnader fir flyg logi, fasta kostnader för bokning, och kanske leverantörskostnader som catering, vikta visar och så vidare. Du inte även behöva systemet kostnader eller skapa en originalplan för dem (om du inte vill använda mer robust budgetering funktioner i Project).

  3. Läs från experterna    Läs nästa avsnitt om du vill veta hur experter ta itu med kostnader (tips: det här är inte utanför räckhåll antingen)

Exempel två: du är en van projektledare   : du har arbetat som projektledare länge och du har använt komplicerade project manager programvara tidigare. Du även skillnaden mellan TBK från UK och beräkna ett projekts nuvärdet som ingen företag.

Nu ska du ta reda på hur du gör samma sak i Project 2010. Du hittar att Project ger robust funktioner för att styra budgetramarna genom att hantera ändringar av kostnader och kostnad baslinjer.

Kom ihåg, dock att den blir större och mer komplicerat din organisation kan flera saker du behöver oroa dig när du vill ange, analysera och styra kostnader.

  • Granska historiska data    Granska kostnadshistoriken för likartade projekt hjälper dig att bättre uppskattning kostnader för det aktuella projektet. Om din organisation har PMO (Office Project Management) kan du kontakta dem om dina kostnads- och budgetinformation behov. En del av en organisation med utvecklad project management metoderna är en ständigt förändras historik över tidigare projekt så att misstag upprepas inte och fortsätter lyckade resultat.

  • Ange kostnader     De flesta information anges i Resurslista. Det är det du anges om det är en kostnad för en gång i timmen anställda och fast eller enstaka kostnader för projektmaterial. Glöm inte de kostnader som ingår i project management: kostnaden för avtal, kostnad eller händelse förbehåller sig för de uppgifter som har hög risk kostnader för försäkring eller obligationer.
    Upp och hantera kostnader, särskilt om du utför analys av upparbetat värde, kräver att du anger information om kostnaden för resurser som har tilldelats aktiviteter. Den kräver att du anger baslinjer.

    Varning!: Din organisation kanske strikt principer angående kostnaderna från avtalsförpliktelser. Kontrollera att du förstår företagets principer noggrant angående om du ska skriva kontrakt med, säger en leverantör och vilken typ av kontraktet du kan ange i. .

  • Skapa en originalplan   . Om du har skapat en originalplan när du har angett kostnader kan du inte analysera eller styra dem. En originalplan är abonnemanget som har godkänts av alla intressenter. Detta är inställt på fliken projekt Behåll komma ihåg att när du anger en originalplan med Project kan du ange originalplan inte bara för kostnader utan för varaktighet för aktiviteter och uppskattar samt i Project.

  • Alltid granska dina kostnader    När du har angett kostnader för resurser, aktiviteter eller både kan du granska dem för att se om de behöver justeras för att kostnadsmålet för kostnader. Vid en viss tidpunkt kommer intressenter att titta efter den här informationen

  • Använd en expert granska kostnad krav     Använda en erfaren och kunnig gruppmedlem granska kostnadsuppskattningar för aktiviteter och resurser. Större organisationer med en Projekthanteringsavdelning (Project Management Office) eller de ska anlita ett professionellt exteriörbedömning.

  • Förstå upparbetat värde   . Upparbetat värde är en industristandard för analysera kostnadsavvikelser genom hela projektet. Du vill inte att upptäcka mot slutet av projektet där du är över budget och planen.

  • Exportera kostnadsinformation till andra program    Du kanske vill exportera kostnadsinformation till ett annat program för vidare analys. En snabb verktyg som du kan använda är miniatyrdiagram i Excel 2010. Det här exemplet visar miniatyrdiagram upparbetat värde information kopieras från Project till Excel.

    EVM i Excel med miniatyrdiagram

    du kan också använda visuella rapporter i Project för att skapa ett mer sofistikerade pivotdiagram av upparbetat värde (vanligtvis kallas även en S-kurva).
    Tabellen Upparbetat värde i Excel

  • Du kan även ta projektet data ytterligare och skapa en avancerad analys med ANOVA eller Monte Carlo. Skies begränsning för analysera projektinformation.

Artikelinnehåll

Steg 1: Ange och visa kostnader i projektet

Steg 2: Hantera kostnader

Steg 1: Ange och visa kostnader i projektet

Ange kostnader för resurser

Sak första – måste du ange kostnader för alla personer, utrustning och andra resurser i projektet.

Visa kostnader

När du har angett kostnader för resurser, aktiviteter eller både kan du granska dem för att se om de behöver justeras för att kostnadsmålet för kostnader.

Definiera hur kostnader ska påföras

Ange när verkliga kostnader debiteras projektet (vid start, slut, eller i hela projektet) kan hjälpa dig att upprätta en plan för kassaflöde

Skriva ut en vy eller rapport

Någon gång vill du skapa en rapport om projektkostnader till andra i organisationen.

Skapa en visuell rapport

Du kan exportera kostnad projektinformation till Visio eller Excel för rapportering och ytterligare analyser.

Skapa eller uppdatera en originalplan eller interimsplan

När din kostnadsuppskattningar är i linje med mål för kostnader kan upprätta du dem som originalplanen. På så sätt kan jämföra du faktisk kostnad med originalplanen under projektets förlopp.

Jämföra två versioner av ett projekt

Du jämför kostnaderna för ett projekt mot ett tidigare projekt med hjälp av funktionen jämföra versioner i Project.

Kontrollera hur schemat följs

Gå igenom hur aktiviteterna i projektet i ditt schema får du veta om där kostnaderna hamnar.

Analysera projektets slutdatum (kritiska linje)

Text

Aktiviteten på den kritiska linjen kan göra de flesta avtryck i kostnaderna för det övergripande projektet. Lär dig att hitta dem.

Dölja en kolumn i en vy

Text

Dölja kolumner är ett effektivt sätt att tillfälligt förhindra att informationen som visas för andra. Oroa dig inte – när du döljer kolumner kostnadsdata inte kommer att tas bort.

Steg 2: Hantera kostnader

Granska projektkostnader

När du har angett kostnader för resurser, aktiviteter eller både kan du granska dem för att se om de behöver justeras för att kostnadsmålet för kostnader.

Definiera hur kostnader ska påföras

Ange när verkliga kostnader debiteras projektet (vid start, slut, eller i hela projektet) kan hjälpa dig att upprätta en plan för kassaflöde

Skapa eller uppdatera en originalplan eller interimsplan

När din kostnadsuppskattningar är i linje med mål för kostnader kan upprätta du dem som originalplanen. På så sätt kan jämföra du faktisk kostnad med originalplanen under projektets förlopp.

Kontrollera hur schemat följs

Gå igenom hur aktiviteterna i projektet i ditt schema får du veta om där kostnaderna hamnar.

Analysera projektförlopp genom analys av upparbetat värde

En analys av upparbetat värde anger hur stor del av budgeten som bör ha använts med hänsyn till mängden arbete gjort hittills och originalkostnaden för aktiviteten, tilldelningen eller resurser.

Läs om avancerade principer för analys av upparbetat värde (blogg)

Lär dig hur du exporterar ditt schema till ett format som är UN/CEFACT kompatibelt (United Nations Centre for Trade Faciltation och Electronic Business).

Analysera projektets slutdatum (kritiska linje)

Text

Aktiviteten på den kritiska linjen kan göra de flesta avtryck i kostnaderna för det övergripande projektet. Lär dig att hitta dem.

Dölja en kolumn i en vy

Text

Du kanske inte vill att alla i organisationen ska visa kostnadsinformation, especial kostnader från personers löner, kostnader från utomstående leverantörer avtal eller företagets budgetar. Dölja kolumner är ett effektivt sätt att tillfälligt förhindra att informationen som visas för andra. Oroa dig inte – när du döljer kolumner kostnadsdata inte kommer att tas bort. Data kan endast tas bort från Project om du manuellt Markera rader eller celler med data, inte hela kolumner med data.

Skapa en visuell rapport över Project-data i Excel

Du kan exportera projektdata till excel. Om du analysera en analys av upparbetat värde kan exportera du den här informationen om du vill visa en vanlig S-kurva informationens upparbetat värde för vidare analys.

Använda miniatyrdiagram i Excel 2010 för att styra kostnader

Text

Du kanske inte vill att alla i organisationen ska visa kostnadsinformation, especial kostnader från personers löner, kostnader från utomstående leverantörer avtal eller företagets budgetar. Dölja kolumner är ett effektivt sätt att tillfälligt förhindra att informationen som visas för andra. Oroa dig inte – när du döljer kolumner kostnadsdata inte kommer att tas bort. Data kan endast tas bort från Project om du manuellt Markera rader eller celler med data, inte hela kolumner med data.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×