Översikt: Lägga till och använda resurser

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Använd resurser

Personer i gruppen inkludera inte endast de personer som tilldelats arbete i projektet.

Inom projekthantering är personer en del av en stor kategori av resurser som kan också innehålla något används för att slutföra ett projekt, till exempel utrustning och material.

Den här översikten går vi igenom hur du lägger till och hantera personer och andra resurser som hjälper dig att avsluta projektet i tid och i god figur.

Den här artikeln är ett av många projektledningsmål i projektöversikten.

I den här artikeln

Lägga till resurser

Hantera resurser

EXEMPEL FRÅN PROJEKTLEDNING. . .

Ett exempel: oavsiktliga projektledaren   : du har arbetat ganska bra med Microsoft Project. Du är uppgifter är ordnade länkade, och har rätt varaktighet. Nu vill du ta nästa stora steget och tilldela personer till uppgifterna. Plötsligt, du är rädd om extra vyer måste du huvudsidorna. Inte bara att du upptäcker att du behöver lägga till personer i ditt schema innan du kan tilldela dem. Och du är rädd att för mycket personlig information ska visas om de här personerna som löner, telefonnummer, e-postadresser och så vidare.

Lägga till personer i ett projekt och tilldela dem uppgifter är dock ganska enkelt – så länge du börjar du med enkla steg och långsamt utveckla dina kunskaper.

Här några saker som hjälper dig att komma igång.

  • Ta reda på hur antalet resurser påverkar varaktighet     Hur många resurser som tilldelats en aktivitet ofta påverkar aktivitetens varaktighet. I de flesta fall, särskilt för manuell arbete aktiviteter kan två resurser genomföra en aktivitet på halva tiden det tar en enstaka resurs. I många fall kan emellertid kan bara utlösande personer på en aktivitet ha motsatt effekt. I project management kallas lägger till fler personer till aktiviteter i ett försök att korta projektets varaktigheten ”kraschar” projektet. Det kan vara riskabel sätt att slutföra ett projekt på grund av extra kostnader, extra kommunikation och andra ineffektiviteter som kan resultera.
    Till exempel design för en ny avgift brygga antagligen inte ska gå snabbare om du dubbelklickar antalet arkitekter i projektet.

  • Använd sociala media att hålla kontakten med ditt team    Det finns mer att säkerställa framgå av ett projekt än samla in verkliga värden och söka efter resurs över tilldelningar. Placera ytor på de personer som tilldelats till aktiviteter i projektet är ofta glömt i labyrint av programvara funktioner. Det här är där sociala media som Facebook, Twitter och även YouTube kan bli användbar, särskilt för små företag eller för projekt fasen initiering av deras utveckling.

  • Identifiera resurstyper och quantities behövs     Identifiera vilka typer av resurser (personer, utrustning och material) och antal som behövs för varje resurs när du samla all information som du behöver om aktiviteterna i projektet. Identifiera också alla krav och förutsättningar som du kan använda om varje resurs befattning, kunskaper, upplevelse, funktion, kvalitet eller grad.

  • Ta reda på hur resursfunktionen för och kvalitet påverkar varaktighet     Funktioner och erfarenhet av de resurser som tilldelats en aktivitet kan påverka aktivitetens varaktighet betydligt. En gruppmedlem med fem års erfarenhet kan vanligtvis förväntas att slutföra en aktivitet på kortare tid än en gruppmedlem med två års erfarenhet.

Här följer tre enkla steg för att komma igång känsla bekväm om att tilldela personer till projektuppgifter.

  1. Lägga till personer i ditt projekt och tilldela dem i ett steg. Rulla över till kolumnen resurser i Gantt-schemat och börja skriva namnen på personer som du vill tilldela till dessa aktiviteter. Du kan också skriva in allmän namn som ”gruppwebbplatser”, ”konsult” eller ”cateringfirman”.
    När du gör detta Lägg märke till att personernas namn visas bredvid Gantt-staplar.

  2. Lägga till information i någon annans arbete på de här uppgifterna utförs. Klicka på fliken vyer och klicka sedan på vyn Resurslista i gruppen Resursvyer.

  3. Visa alla dessa tilldelade aktiviteter från vyn grupplanering perspektiv i Project 2010. Klicka på fliken Visa och klicka sedan på Grupp Planer.

    Tips: Dölja kolumner som du inte vill att alla se. Högerklicka på en kolumnrubrik och klicka sedan på Dölj kolumn.
    Oroa dig inte. Information i kolumnen tas inte bort när du döljer kolumnen. Du kan alltid visa kolumnen igen genom att klicka på Infoga kolumn.

Exempel två: van projektledare   : du har arbetat på detta lång tid. Men nu en ny sponsorn visas på din dörr frågar om ett nytt kontrakt som företaget vann som omfattar ett projekt mer komplicerat än du är van vid, med leverantören tilldelningar lånade resurser från andra avdelningar och avancerade uppföljning t.ex upparbetat värde. Nu är du rädd. Helgen är bara att börja.

Som tur är har Microsoft Project de verktyg du behöver.

Kom ihåg genom, som den större och mer komplicerat din organisation kan flera saker du behöver oroa dig när du vill ange, analysera och kontrollera hur personer i ditt projekt.

Här är några tips för att tänka på.

  • Granska listan projektets omfattning och aktivitetslista     Identifiera projektets krav för personer, utrustning, materialresurser och kostnadsresurs med hjälp av listan projektets omfattning och aktivitetslista.

  • Följa upp resursstatus    Det effektivaste sättet att mäta status för personers arbete i ett projekt är att balansera resursernas arbetsbelastning och följa upp status för aktiviteter.

  • Identifiera resursbeläggningsproblem    Genom att granska resursinformation som tilldelningar, över tilldelningar eller underbeläggningar, resurskostnader och skillnader mellan planerade och faktiska fungerar, kan du kontrollera att resurser optimalt är tilldelade till aktiviteter att få ett bra resultat

  • Hantera delade resurser    När du har lagt till företagsresurser, granska eller ändra information om delade resurser så att ligger projektet så flexibla och effektiva som möjligt.

  • Granska och förfina den varaktigheten     Använd den information som du har samlat in om det här projektet och liknande projekt och finjustera dina varaktighet uppskattningar för projektets aktiviteter. Bättre uppskattningar för resurs krav (och slutligen projektkostnader) är beroende av i stort sett riktighet aktiviteternas varaktigheter.

  • Expect motstånd    Om du planerar att spåra arbete i projektet kan du förvänta dig några motstånd. Negativt resultat på formella uppföljning av project management data är normal.

  • Hämta historik om resurser och varaktighet     Samla in information från tidigare projektfiler, databaser och personer som har arbetat med liknade projekt. Sök framför allt efter information om antal resurser och vilka resurstyper som användes, samt den faktiska varaktighet för aktiviteterna.

  • Använd en expert granska dina krav på resurser     Använda en erfaren och kunnig gruppmedlem granska uppskattningar för aktivitet varaktighet och resurs krav. Stora företag som arbetar med komplexa projekt ibland anlita utomstående estimators till hjälp.

  • Exportera projektdata till Excel för vidare analys   . Du kan till exempel exportera information från upparbetat värde tabeller till Excel och visa information med hjälp av miniatyrdiagram i Excel 2010. Upparbetat värde ger information om hur kostnader är ägnas och hur fungerar utförs.
    EVM i Excel med miniatyrdiagram

    du kan också använda visuella rapporter i Project för att skapa ett mer sofistikerade pivotdiagram av upparbetat värde (vanligtvis kallas även en S-kurva).
    Tabellen Upparbetat värde i Excel

  • Lär dig några nya saker om människors beteende    Vara som större organisationer. De investerar ofta stora betalningar till Utbilda anställda hur du arbetar i olika miljöer. Få din management att träna viktiga personal på ledarskap och kommunikation kompetens. Det finns ett stort antal utbildning format, men de alla Centrera runt förstå och arbeta med skillnaden personer och arbeta formatmallar som uppstått i personalen. Exempel på metoder: Persson Brigg och flera metoder som blev från deras arbete, en dag seminarier på global grupp kommunikations- och så vidare.

Lägga till resurser

Lägga till resurser i projektet

Text

Första saker första – måste du lägga till vissa personer eller andra resurser i projektet. Andra resurser kan innehålla materialresurser (till exempel cement eller paint) eller kostnadsresurser (till exempel flyg och restaurangbesök).

Lägga till resurser i företagets resurspool

Om du använder Project Professional och är ansluten till Project Server kan du lägga till personer och andra resurser bland de resurser som din organisation använder (företagets resurspool).

Exportera eller importera data till Excel eller Visio

Ibland kan du behöva använda mer än Project för att analysera projektdata. Excels matematiska och statistiska funktioner kan hjälpa dig att ytterligare analysera och skapa rapporter om resursinformationen.

Ta bort eller ersätta en resurstilldelning

Om personen eller resursen inte är vad som behövs för jobbet kan du ersätta (eller ta bort) den resursen.

Ange eller ändra information för företagsresurser

När en företagsresurs har lagts till i resurspoolen kan du ändra informationen för den resursen, till exempel kostnad, arbetskalender eller e-postadress.

Hantera resurser

Resursplanering: en undersökning guide för Project 2010

Mer information från Project MVP Gary Chefetz om information om hantering av och optimera personer och andra resurser i projektet

Använda vyn grupplanering

Den nya vyn grupplanering hjälper dig att tilldela resurser arbete och flytta arbete genom att dra och släppa. Hantera din grupps arbete har blivit mycket enklare i Project 2010.

Skriva ut en vy eller rapport över resursinformation

En av de vanligaste aktiviteterna i projektledning skrivs ut projektinformation. Skriva ut projektinformation blivit mycket enklare i Project 2010.

Uppdatera projektarbetet

Att följa arbetet med ett projekt är inte bara avgörande för att kunna säkerställa att projektet avslutas i tid, det ger dig också möjligheten att lära dig av misstag som gjordes i ett projekt i och med att det finns en historik över projektets risker, problem och framgångar.

Distribuera projektarbetet jämnt (Utjämna resurstilldelningar)

Folk kan bli överarbetade, särskilt om de tilldelats två saker samtidigt. Utjämning av resurstilldelningen är ett sätt att fördela belastningen.

Ange arbetstider, semestrar och helgdagar för projektet

Vi behöver alla semester. Vi kan bli sjuka. Och vi gillar alla våra lediga dagar. Lär dig hur du tar med denna fritid genom att lägga till den i tidsplaneringen.

Ändra standardenhetsformatet för tilldelningar

Du kan visa tilldelningen för personer och andra resurser antingen i procent eller som ett decimaltal.

Använda webbplatser för sociala media för att hantera din grupp

Det finns mer att säkerställa framgå av ett projekt än samla in verkliga värden och söka efter överbeläggningar. Placera ytor på de personer som tilldelats till aktiviteter i projektet är ofta glömt i labyrint av programvara funktioner.

Lösa motstånd mot spårning

Motstånd hos medarbetarna inom organisationen mot en formell spårning av projektledningsdata är normalt. Här kan du läsa om olika metoder att hantera detta.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×