Översikt: Följa upp status

ikon: följa förloppet

Även om Microsoft Project gör det enkelt att övervaka och spåra ditt schema är det flera olika steg du behöver utföra innan du kan börja övervaka projektets förlopp.

Övervakningen av ditt projekt kan vanligtvis delas upp i granskning och uppföljning av projektstatus. Avvikelser från originalplanen (eller baslinjen) identifieras och hanteras så att projektet följer planen för omfattning, tidsram och budget.

Den här artikeln är ett av många projektledningsmål i projektöversikten.

Exempel från projektledning . . .

Exempel 1: Den oavsiktliga projektledaren   : Du har skapat schemat, alla är upptagna med arbeta med uppgifterna som du har tilldelat dem och du utgår från att allt går som planerat.

Det är det första misstaget. Inget projekt går som planerat. Det finns problem och du bör börja söka efter dem nu i stället för senare. Ju längre du väntar med att hitta problemen desto värre blir problemen.

Tänk på följande när du övervakar förloppet för schemat.

  • Skapa en originalplan för projektet    När du har skapat schemat kan du överväga att skapa en originalplan för det. En originalplan är en version av projektet som kan användas som jämförelse mot uppgifternas förlopp. Med originalplanen kan du göra en jämförelse mellan det ursprungliga schemat och en senare version.

  • Samla in data manuellt    Även om det snabbaste och enklaste sättet att samla in information om projektets status är att använda Project Server, kanske du vill samla in informationen manuellt.
    Du kanske till exempel inte har Project Server installerat eller projektet kanske är så litet att det inte tar lång tid att samla in data manuellt.
    När du bestämmer dig för att samla in projektstatusinformation manuellt måste du komma ihåg att du även måste ange dessa data manuellt i projektplanen.

  • Förvänta dig motstånd Motstånd mot en formell spårning av projektledningsdata är normalt. Lyckligtvis finns det några metoder du kan använda för att minimera den här typen av motstånd.

Här följer tre enkla steg som hjälper dig att börja övervaka schemat.

  1. Skapa en originalplan för projektet. Klicka på fliken Projekt och sedan på Ange originalplan.

  2. Kommunicera, kommunicera, kommunicera. Det är inte lätt för medarbetarna att skicka status för sitt arbete till dig. Ett par enkla sätt att få fram status kan vara under veckogruppmöten eller andra regelbundna möten. Att samla status på veckobasis är perfekt för de flesta projekt. Att däremot samla in statusinformation oftare än varje vecka kan vara kontraproduktivt. Du kan också ställa in veckopåminnelser i Outlook 2010 för att få grundläggande statusinformation från medarbetarna.”

  3. Använd Teamplanering. Vyn Teamplanering i Project är utformad för att lösa många av de problem som handlar om vem som gör vad i teamet. När du tar fram den här vyn under ett teammöte underlättas processen att samla in statusinformation.

Exempel 2: Du är en erfaren projektledare   : Du har arbetat som projektledare länge och du har använt komplicerad projektledarprogramvara tidigare. Nu står du inför ett projekt som sponsorn anser behöver en mycket noggrann övervakning för att det ska kunna hållas inom budgeten. Övervakning av personer är en sak, men att övervaka förloppet för uppgifter och kostnader är någonting annat.

Dessutom säger sponsorn att hon vill ha statusrapporter varje månad. Nu blir du verkligen orolig.

Här följer en lista med vanliga hinder för övervakning och spårning och vad du kan göra åt dem.

Hinder

Möjlig lösning

Förvänta dig motstånd

Motstånd mot en formell spårning av projektledningsdata är normalt. Lyckligtvis finns det några metoder du kan använda för att minimera den här typen av motstånd.

E-post som försvinner

Att få statusinformation via e-post är ett av de enklaste sätten att övervaka ditt projekt. E-postmeddelanden kan dock gå förlorade. Du kan ställa in veckopåminnelser i Outlook som påminner teammedlemmarna om att skicka uppgiftsstatus regelbundet.

Project Server

Om du använder Project Server för att följa upp status för arbetet bör du överväga att anlita en konsult som kan hjälpa teammedlemmarna att klara av uppgiften att rapportera sitt arbete. En konsult kan även hjälpa dig igenom de ofta komplexa faserna i övervakning av ett projekt, särskilt stora projekt. En projekt-MVP (Most Valued Professional) kan vara till hjälp.

Leverantörer

Om du använder underleverantörer för olika uppgifter i projektet ska du vara noga med att de rapporterar sitt arbete varje vecka. Ett sätt att göra detta är att ta med det här steget som ett krav i arbetsbeskrivningen (eller andra avtalsdokument) innan leverantören godkänns för arbetet.

Budgetering skrämmer dig

Budgetering skrämmer de flesta. Läs mer om värdet för EVA (Earned Value Analysis). Om du har angett en originalplan för projektet (som du bör ha gjort om du är en erfaren projektledare) och du har angett kostnader i schemat, är det det upparbetade värdet som du ska övervaka för ditt schema.

Förskjutning av omfattningen

Förskjutningar av omfattningen är ofta svåra att övervaka. Det händer när kraven för projektets slutprodukt inte är helt klara för alla teammedlemmar. Teknikteamet kan till exempel besluta att förbättrade funktioner skulle vara bättre för produkten utan att stämma av med projektledaren om kostnaden för förbättringarna är berättigade enligt marknadsvillkoren för en större omfattning.

Granska uppgiftsstatus före spårning

Skapa eller uppdatera en originalplan eller interimplan

Skapa eller uppdatera en originalplan eller en interimplan så att du vid ett senare tillfälle kan jämföra informationen med det aktuella schemat eller originalplanen. Om du sparar originalplanen kan du identifiera och lösa avvikelser och göra mer korrekta planeringar för liknande framtida projekt.

Kontrollera hur schemat följs

Under projektets gång kan du kontrollera skillnaderna mellan planerat, schemalagt och verkligt arbete, för att bedöma om projektarbetet framskrider som förväntat.

Analysera projektets slutdatum (kritiska linje)

Text

Ett av de första stegen när det gäller projektövervakning är att upptäcka hur slutdatumet för projektet ändras när kraven för uppgifter och resurser ändras.

Jämföra två versioner av ett projekt (länk kommer)

Du kanske måste skapa eller spara ursprungliga projektberäkningar och aktuell projektinformation som du kan jämföra och på så sätt fastställa status.

Övervaka arbetsbelastningar med Teamplanering

Text

Projektledarna kan få problem med att tydligt och snabbt se vad teammedlemmarna gör vid en given tidpunkt i projektets schema. Använd Teamplanering om du snabbt vill få grepp om enskilda arbetsbelastningar.

Visa och följa upp schemaläggningsfaktorer

Använd Aktivitetskontroll när du vill se hur ändringar i en uppgift påverkar andra uppgifter. När du uppdaterar uppgiftsstatus bör du tänka på följande typer av ändringar.

Så här fungerar schemaläggning i Project

Förstå den nya schemaläggningsfunktionen i Project 2010. Med hjälp av detta kan du stämma av förändringar medan du övervakar projektet.

Komma över motståndet mot spårning

Motstånd hos medarbetarna inom organisationen mot en formell spårning av projektledningsdata är normalt. Här kan du läsa om olika metoder att hantera detta.

Överst på sidan

Övervaka hur schemat följs

Uppdatera projektarbetet

I takt med att arbetet med projektet framskrider kan du uppdatera projektplanen med de verkliga start- och slutdatumen, verkligt arbete, verklig och återstående varaktighet, procent färdigt och procent slutfört arbete

Snabbt uppdatera slutförda aktiviteter

Lär dig hur du snabbt uppdaterar uppgifterna med hjälp av kontroller i menyfliksområdet.

Analysera projektförlopp genom analys av upparbetat värde

En analys av upparbetat värde visar hur stor del av budgeten som bör ha använts utifrån hur mycket arbete som har lagts ned så här långt, och originalkostnaden för uppgiften, tilldelningen eller resursen.

Spara ett projekt på Project Server

När du är klar med övervakningen av ditt projekt kan du spara en version på Project Server eller dela den med teammedlemmarna och andra intressenter.

Skapa rapporter om projektets förlopp

Text

Med visuella rapporter kan du visa projektinformationen grafiskt med hjälp av förbättrade pivottabeller i Excel 2010 eller pivotdiagram i Visio 2010.

Komma igång med Project Web App

För att få tillgång till bästa möjliga verktyg för att spåra arbetet i organisationen kan du bekanta dig med Project Server 2010 och komponenten Project Web App.

Gå tillbaka till projektöversikten

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×