Översikt över tidrapporter och aktivitetsstatus

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Innan gruppmedlemmar kan registrera antalet arbetstimmar eller rapportera aktivitetsstatus måste du skapa tidrapporter eller konfigurera statusrapporteringen, eller både och. I tidrapporterna registreras verkligt antal arbetstimmar för aktiviteter, projekt och andra uppgifter. Tidrapporterna är viktiga verktyg om du behöver övervaka användningen, fakturerbar tid o.s.v. Gruppmedlemmarna kan rapportera aktivitetsstatusen via Aktivitetscenter, vilket gör det lättare för dig att effektivt följa upp statusen för aktiviteter i projekt.

Artikelinnehåll

Behöver skapa en tidrapport eller ställa in aktivitetsstatus?

Hur kan de två typerna av spåra arbete tillsammans?

Hur bör jag kategorisera tid?

Överst på sidan

Behöver jag skapa en tidrapport eller rapportera aktivitetsstatus?

Du bör skapa en tidrapport om

  • företaget vill bevaka fakturerbara och icke fakturerbara timmar

  • du behöver integrera med ett redovisningssystem för löne- och faktureringsändamål

  • ledningen vill ha detaljinformation om antalet timmar som resurserna lägger ned på projektaktiviteter och hur dessa timmar spenderas (fakturerbart övertidsarbete, fakturerbart arbete eller icke fakturerbart arbete).

Om företagets projektledare följer upp och kontrollerar hur de projekt som de har skapat i Microsoft Office Project Professional 2007 framskrider, bör du normalt sett bevaka och rapportera aktiviteternas status.

Överst på sidan

Hur fungerar de båda uppföljningstyperna ihop?

Om du använder tidrapporter och aktivitetsstatusrapportering och en användare registrerar data i tidrapporten kan informationen användas i aktivitetsstatusrapporteringen och tvärtom.

  • Vanligtvis anger användarna statusen för aktiviteter varje dag via Aktivitetscenter under Mitt arbete. I slutet av veckan skapar gruppmedlemmarna en tidrapport. Tidrapporten är redan ifylld med information som baseras på mängden planerat arbete enligt schemat eller mängden verkligt arbete som användaren har rapporterat i Aktivitetscenter genom att klicka på Importera aktivitetsstatus på sidan Min tidrapport.

    Gruppmedlemmarna kan justera timmarna i tidrapporten efter behov. Aktivitetsstatusen som rapporteras via Aktivitetscenter ändras emellertid inte för att återspegla eventuella ändringar av antalet verkliga timmar. Antalet verkliga arbetstimmar och aktiviteternas status varierar ofta till exempel på grund av att en aktivitet tar längre eller kortare tid än planerat eller på grund av att arbetet inte framskrider i jämn takt. Därför är de båda informationsuppsättningarna inte synkroniserade.

  • Andra gånger fyller en gruppmedlem i tidrapporten för att sedan ange aktivitetsstatusen. Gruppmedlemmen kan klicka på Importera tidrapport i Aktivitetscenter för att importera antalet verkliga timmar som angetts i tidrapporten, konvertera värdet till procent färdigt om det behövs och fylla i rutnätet för aktivitetsstatus med informationen.

    Varning: Information som redan har angetts i Aktivitetscenter skrivs över.

Överst på sidan

Hur kategoriserar jag tid?

Ett av de viktigaste besluten som du fattar är hur du ska kategorisera tid. Du kan bara rapportera och exportera tid i de kategorier som du definierar. Även om du kan lyfta upp data för att sammanfatta informationen kan du inte visa fler detaljer än vad du bevakar via Microsoft Office Project Web Access.

Använd informationen i följande avsnitt för att bestämma hur du ska kategorisera tid.

Jag tänker använda tidrapporter

Jag planerar att använda tidrapporter

När du använder tidrapporter finns det som standard fyra faktureringstyper:

  • Fakturerbar tid     Fakturerbar tid (eller standardtid) är vanlig arbetstid som faktureras enligt normal taxa.

  • Fakturerbar övertid     Fakturerbar övertid är övertid som faktureras enligt normal taxa.

  • Icke fakturerbar     Icke fakturerbar tid är vanlig arbetstid som kunden inte kan faktureras för.

  • Icke fakturerbar övertid     Icke fakturerbar övertid är övertid som kunden inte kan faktureras för.

Börja med att utvärdera de olika slags tider som du behöver ha kontroll över. Tänk igenom vilka tidskategorier som du behöver exportera till redovisningssystemet, de tidskategorier som du behöver fakturera kunder för och hur tiden ska presenteras i rapporter för granskning av företagsledningen. Kontakta redovisningsavdelningen och ledningsgruppen för att höra vilka typer av rapporter de behöver.

Fortsätt och avgör vilket av följande scenarier som används på ditt företag:

  • De typer av arbete som resurserna arbetar med hör till någon av de fyra standardkategorierna och du behöver bara exportera och skapa rapporter för dessa fyra tidskategorier.

    Ja, standardkategorier tillgodoses vår billing

    Klicka på Serverinställningar i Snabbstart och klicka på Inställningar och standardvärden för tidrapporter. Markera kryssrutan Tidrapporter i Outlook visar följande tider under Project Web Access-vy på sidan Inställningar och standardvärden för tidrapporter. Du behöver inte ange någon information på sidan Tidrapportsklassificeringar eftersom du inte behöver skapa några klassificeringar.

  • De typer av arbete som resurserna arbetar med hör till någon av de fyra standardkategorierna, men du behöver exportera och rapportera tid i större detalj. Du kanske exempelvis behöver rapportera fakturerbar restid vid sidan av fakturerbar tid på kontoret, eller kontrollera användningskategorier.

    Vi behöver mer detaljerad inom standardkategorierna som

    Klicka på tidrapport inställningar och standardvärden för i fältet Snabbstart Serverinställningar. Markera kryssrutan tidrapporten visas följande typer av tid under Project Web Access visas på sidan tidrapport inställningar och standardvärden för. Skapa klassificeringar så att den omfattar hur Fin som du behöver på sidan Tidrapport klassificeringar. Varje klassificering kan användas till någon av de fyra billing kategorierna. Du kan till exempel skapa klassificeringar utbildning och bege sig så att gruppmedlemmarna kan spåra fakturerbar utbildning och resor fakturerbar tid i förhållande till övertid nonbillable utbildningstid eller övertid fakturerbar tid.

  • De typer av arbete som resurserna arbetar med kan inte matchas med de fyra kategorierna. Om du till exempel har fler taxor än en vanlig normaltaxa och en övertidstaxa, så räcker inte standardkategorierna.

    Vi behöver mer billing typer för ytterligare fakturerbara kostnader

    Klicka på Serverinställningar i Snabbstart och klicka på Inställningar och standardvärden för tidrapporter. Avmarkera kryssrutan Tidrapporter i Outlook visar följande tider under Project Web Access-vy på sidan Inställningar och standardvärden för tidrapporter. Skapa klassificeringar på sidan Tidrapportsklassificeringar för de faktureringstyper som krävs. Gruppmedlemmarna väljer en klassificering för varje post i tidrapporten för att ange faktureringstypen för tiden i fråga.

Överst på sidan

Jag planerar inte att använda tidrapporter

Du kan inte inaktivera tidrapportfunktionen i Office Project Web Access. Be bara gruppmedlemmarna att inte använd sidan Tidrapport.

Jag behöver övervaka aktivitetsstatusen för företagsprojekt

Om du rapporterar aktivitetsstatus måste du bestämma vilken rapporteringsmetod som du vill att användarna ska använda. Aktiviteternas status kan rapporteras på något av tre sätt:

  • Antal arbetstimmar per dag eller vecka

  • Verkligt arbete och återstående arbete

  • Procent färdigt arbete

Mängden färdigt aktivitetsarbete återspeglar statusen för aktivitetens utveckling och framskridande jämfört med antalet arbetstimmar, vilket följs upp i tidrapporten. Dessa båda värden har inte alltid en direkt korrelation.

Tips: När du bestämmer vilken metod för statusrapportering som ska användas bör du väga rapporteringsbehoven mot dataregistreringens effekt på gruppmedlemmarna. Antalet arbetstimmar per dag eller vecka förser dig med viktig rapporteringsinformation i form av detaljerad statusinformation som regelbundet jämförs med den planerade statusen. Å andra sidan krävs detaljerad och frekvent informationsregistrering av gruppmedlemmarna. Om företaget inte redan har infört den här typen av tidrapportering för projekt kan detta innebära en stor förändring och möta visst motstånd. De andra metoderna ger inte lika detaljerad information, men innebär en mindre omställning och mindre arbete för gruppmedlemmarna.

Varför kan jag inte utföra vissa åtgärder i Microsoft Office Project Web Access ?

Beroende på vilka behörighetsinställningar du använde för att logga in på Project Web Access kanske du inte kan se eller använda vissa funktioner. Det visas på vissa sidor kan också skilja sig från vad som visas om serveradministratören anpassat Project Web Access men inte anpassat hjälpen.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×