Översikt över koppling (import) av data

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

I den här referensartikeln beskrivs hur du importerar och ansluta data. Du kan läsa om saker som att importera, uppdatera, skydda och hantera data i Excel 2007-kalkylblad.

I den här artikeln

Arbeta med externa dataanslutningar

Uppdatera data

Importera data från olika datakällor

Göra dataåtkomst säkrare

Frågor om hur du ansluter till data

Arbeta med externa dataanslutningar

Följande avsnitt beskriver hur externa dataanslutningar fungerar och hur du söker efter, redigerar, hanterar och delar anslutningsinformation med andra program och användare.

Överst på sidan

Grundläggande information om dataanslutningar

Informationen i en arbetsbok i Excel kan komma från två olika platser. Den kan ha lagrats direkt i arbetsboken eller i en extern datakälla, exempelvis en textfil, en databas eller en OLAP-kub (Online Analytical Processing). Den externa datakällan är ansluten till arbetsboken via en dataanslutning som består av information som beskriver hur programmet hittar, loggar in i och får åtkomst till den externa datakällan.

Fördelen med att ansluta till externa data är att du regelbundet kan analysera dessa data utan att behöva kopiera dem, vilket kan ta mycket tid i anspråk och lätt leda till fel. När du har anslutit dina arbetsböcker i Excel till externa data kan du också uppdatera dem mot den ursprungliga datakällan så snart denna uppdateras med ny information.

Anslutningsinformationen sparas i arbetsboken och kan även sparas i en anslutningsfil, t.ex. en ODC-fil (Office Data Connection) eller en DSN-fil (Data Source Name).

Om du vill hämta externa data till Excel måste du ha åtkomst till dessa data. Om du vill använda en extern datakälla som inte finns på din lokala dator måste du kanske kontakta databasadministratören för att få lösenord och användarbehörighet eller annan anslutningsinformation. Om datakällan är en databas måste du kontrollera att databasen inte har öppnats i exklusivt läge. Om datakällan är en textfil eller ett kalkylblad måste du kontrollera att ingen annan användare har öppnat filen eller kalkylbladet i exklusivt läge.

För många datakällor krävs också en ODBC-drivrutin eller OLE-databasleverantör som koordinerar dataflödet mellan Excel, anslutningsfilen och datakällan.

I följande diagram sammanfattas den viktigaste informationen om dataanslutningar.

Ansluta till externa datakällor

1. Du kan ansluta till en mängd olika datakällor: Analysis Services, SQL Server, Microsoft Office Access, andra OLAP och relationsdatabaser, kalkylblad och textfiler.

2. Till många datakällor har en ODBC-drivrutin eller en OLE-databasleverantör associerats.

3. Anslutningsfilen innehåller all information som du behöver för att få tillgång till och hämta data från en datakälla.

4. Anslutningsinformationen kopieras från anslutningsfilen till en arbetsbok och kan redigeras.

5. Informationen kopieras till arbetsboken så att du kan använda den på samma sätt som du använder data som har sparats direkt i arbetsboken.

Överst på sidan

Söka efter anslutningar

Du kan söka efter anslutningsfiler i dialogrutan Befintliga anslutningar. (Klicka på Befintliga anslutningar i gruppen Hämta externa data på fliken Data.) I den här dialogrutan visas följande typer av anslutningar:

  • Anslutningar i arbetsboken   

    I den här listan visas alla aktuella anslutningar i arbetsboken. Listan utgörs av anslutningar som du har definierat, som du har skapat i dialogrutan Välj datakälla i guiden Dataanslutning eller som du tidigare har valt i den här dialogrutan.

  • Anslutningsfiler på datorn   

    Den här listan skapas från mappen Mina datakällor som vanligtvis lagras i mappen Mina dokument (Windows XP) eller Dokument (Windows Vista).

  • Anslutningsfiler i nätverket   

    Den här listan kan innehålla följande:

    • En uppsättning mappar i det lokala nätverket, vars plats kan distribueras i nätverket samtidigt som grupprinciperna för Microsoft Office distribueras.

    • En Excel Services Data anslutning bibliotek (DCL) på en Microsoft Office SharePoint Server 2007 webbplats. Mer information om DCLs finns i Publicera till Excel Services.

Överst på sidan

Redigera anslutningsegenskaper

Du kan redigera anslutningsfilerna i Excel och skapa eller redigera anslutningar till externa datakällor som har lagrats i en arbetsbok eller en anslutningsfil. Om du inte hittar önskad anslutning skapar du den genom att klicka på Bläddra efter fler så att dialogrutan Välj datakälla visas och sedan klicka på Ny källa så att guiden Dataanslutning startas.

När du har skapat anslutningen kan du i dialogrutan Anslutningsegenskaper (klicka på Egenskaper i gruppen Hämta externa data på fliken Data) kontrollera olika inställningar för anslutningar till externa datakällor och använda, återanvända eller växla anslutningsfiler.

Om du ansluter till en datakälla med hjälp av en anslutningsfil kopieras anslutningsinformationen från anslutningsfilen till arbetsboken i Excel. Om du ändrar något i dialogrutan Anslutningsegenskaper redigerar du endast informationen i arbetsboken i Excel och inte den ursprungliga dataanslutningsfilen som användes när anslutningen skapades. Det kan du se på filnamnet som visas i egenskapen Anslutningsfil på fliken Definiering. När du redigerar anslutningsinformationen (med undantag av egenskaperna Anslutningsnamn och Anslutningsbeskrivning) tas länken till anslutningsfilen bort och egenskapen Anslutningsfil töms.

Om du vill att anslutningsfilen alltid ska användas när en datakälla uppdateras klickar du på Försök alltid använda den här filen för att uppdatera data på fliken Definiering. Om den här kryssrutan har markerats använder alla de arbetsböcker som har konfigurerats med anslutningsfilen alltid uppdaterade versioner av anslutningsfilen. Du måste ange inställningen både för arbetsböckerna och anslutningsfilen.

Överst på sidan

Hantera anslutningar

I dialogrutan Arbetsboksanslutningar är det enkelt att hantera anslutningar och exempelvis skapa, redigera och ta bort dem. (Klicka på Anslutningar i gruppen Hämta externa data på fliken Data.) Du kan göra följande i den här dialogrutan:

  • Skapa, redigera, uppdatera och ta bort anslutningar som används i arbetsboken.

  • Kontrollera var externa data kommer från, om anslutningen exempelvis har definierats av en annan användare.

  • Visa var de olika anslutningarna används i den aktuella arbetsboken.

  • Genomföra en felsökning med anledning av ett felmeddelande som har att göra med en anslutning till externa data.

  • Omdirigera en anslutning till en annan server eller datakälla, eller byta ut anslutningsfilen för en befintlig anslutning.

  • På ett enkelt sätt skapa och dela anslutningsfiler med andra användare.

Överst på sidan

Dela anslutningar

Anslutningsfiler är särskilt användbara när du regelbundet vill dela anslutningar, när du vill göra anslutningar lättare att hitta och när du vill förbättra säkerheten och underlätta administrationen av datakällan. Det bästa sättet att dela anslutningsfiler är att placera dem på en säker och betrodd plats, t.ex. en nätverksmapp eller ett SharePoint-bibliotek, där alla användare kan läsa filen men bara utvalda användare kan ändra den.

Använda ODC-filer

Du kan skapa ODC-filer (Office Data Connection) när du ansluter till externa data via dialogrutan Välj datakälla eller när du använder guiden Dataanslutning för att ansluta till nya datakällor. Anslutningsinformationen lagras med hjälp av anpassade HTML- och XML-taggar i ODC-filen. Du kan på ett enkelt sätt visa och redigera innehållet i filen i Office Excel.

Du kan dela anslutningsfiler med andra användare om du vill ge dem samma åtkomstmöjligheter som du själv har till en extern datakälla. Mina medanvändare behöver inte konfigurera någon datakälla för att öppna anslutningsfilen men de måste installera den ODBC-drivrutin eller OLE-databasleverantör som krävs för att de ska komma åt den externa informationen på sina datorer.

Du bör använda ODC-filer när du ansluter till data och delar data. Du kan enkelt konvertera en traditionell anslutningsfil (DSN, UDL och frågefiler) till en ODC-fil genom att öppna anslutningsfilen och sedan klicka på knappen Exportera anslutningsfil på fliken Definiering i dialogrutan Anslutningsegenskaper.

Använda frågefiler

Frågefiler är textfiler med information om datakällan, t.ex. namnet på servern där informationen finns och den anslutningsinformation som du anger när du skapar en datakälla. Frågefiler är en traditionell metod som du använder när du vill dela frågor med andra Excel-användare.

Använda DQY-frågefiler     I Microsoft Query kan du spara DQY-filer som innehåller frågor om data i relationsdatabaser eller textfiler. När du öppnar de här filerna i Microsoft Query kan du visa informationen i frågan och markera olika data som frågan ska hämta. Du kan spara en DQY-fil för alla frågor som du skapar antingen med hjälp av Frågeguiden eller direkt i Microsoft Query.

Använda OQY-frågefiler     Du kan spara OQY-filer om du vill ansluta till data i en OLAP-databas som antingen finns på en server eller i en offlinekubfil (.cub). När du använder guiden för flerdimensionell anslutning och skapar en datakälla för en OLAP-databas eller en kub i Query, skapas OQY-filen automatiskt. OLAP-databaser är inte strukturerade i poster eller tabeller, och därför kan du inte skapa frågor eller DQY-filer för den här typen av databaser.

Använda RQY-frågefiler     Du kan öppna frågefiler i RQY-format för OLE-DB-datakälldrivrutiner som använder det här formatet i Excel. Mer information finns i dokumentationen till drivrutinen.

Använda QRY-frågefiler     Microsoft Query kan du öppna och spara frågefiler i QRY-format som du kan använda i tidigare versioner av Microsoft Query där DQY-filer inte går att öppna. Om du har en frågefil i QRY-format som du vill använda i Excel, öppnar du filen i Microsoft Query och sparar den som en DQY-fil. Information om hur du sparar DQY-filer finns i direkthjälpen till Microsoft Query.

Använda IQY-frågefiler för webben     Du kan öppna IQY-frågefiler i Excel om du vill hämta data från webben.

Överst på sidan

Använda externa dataområden och egenskaper

Ett externt dataområde (även kallat en frågetabell) är namnet eller tabellnamnet på den plats där de data som hämtas till kalkylbladet placeras. När du ansluter till externa data skapas ett externt dataområde automatiskt i Excel. Det enda undantaget är en pivottabellrapport som är ansluten till en datakälla. För denna skapas alltså inget dataområde. I Excel kan du formatera och välja layout för ett externt dataområde eller använda det i beräkningar på samma sätt som du gör med andra data.

I Excel namnges externa dataområden automatiskt på följande sätt:

  • Externa dataområden från ODC-filer (Office Data Connection) namnges med filnamnet.

  • Externa dataområden från databaser namnges utifrån frågan, som standard Fråga_från_källa, där källa är namnet på den datakälla som användes för att skapa frågan.

  • Externa dataområden från textfiler namnges med textfilens namn.

  • Externa dataområden från webbfrågor namnges med namnet på webbsidan från vilken data har hämtats.

Om kalkylbladet innehåller mer än ett externt dataområde från samma område numreras områdena, t ex så här: MinText, MinText_1, MinText_2 och så vidare.

Ett externt dataområde har ytterligare egenskaper (inte att förväxla med anslutningsegenskaperna) som du kan använda för att kontrollera informationen och till exempel bevara cellformateringen eller kolumnbredden. Om du vill ändra egenskaperna klickar du på Egenskaper i gruppen Anslutningar på fliken Data och gör önskade ändringar i dialogrutorna Externt dataområdes egenskaper eller Egenskaper för externa data.

Obs!: Om du vill dela en sammanfattning eller rapport som baserats på externa data med andra användare kan du skicka dem en arbetsbok som innehåller ett externt dataintervall eller så kan du skapa en rapportmall. I rapportmall sparas sammanfattningen eller rapporten utan några externa data så att filstorleken minimeras. Tillhörande externa data hämtas när användaren öppnar rapportmallen.

Överst på sidan

Information om stödet för datakällor i Excel och Excel Services

Du kan med hjälp av olika dataobjekt (t.ex. externa dataområden och pivottabellrapporter) ansluta till olika datakällor. Vilken typ av datakälla du kan ansluta till med de olika dataobjekten varierar dock. Du kan även använda och uppdatera anslutna data i Excel Services, men du måste då ta hänsyn till vissa begränsningar och använda vissa lösningar.

Dataobjekt och stöd för datakällor i Excel

Tabellen nedan är en sammanfattning över vilka datakällor som stöds av de olika dataobjekten i Excel.

Datakälla som stöds

Data-
objekt
i Excel

Skapar
externt
data-
område?

OLE
DB

ODBC

Textfil

HTML-fil

XML-fil

Share-
Point-
lista

Importera text

Ja

Nej

Nej

Ja

Nej

Nej

Nej

Pivottabellrapport
(ej OLAP)

Nej

Ja

Ja

Ja

Nej

Nej

Ja

Pivottabellrapport
(OLAP)

Nej

Ja

Nej

Nej

Nej

Nej

Nej

Excel-tabell

Ja

Ja

Ja

Nej

Nej

Ja

Ja

XML-mappning

Ja

Nej

Nej

Nej

Nej

Ja

Nej

Webbfråga

Ja

Nej

Nej

Nej

Ja

Ja

Nej

Guiden Dataanslutning

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Microsoft Query

Ja

Nej

Ja

Ja

Nej

Nej

Nej

Obs!: Dessa filer – en textfil som importeras med hjälp av guiden Textimport, en XML-fil som importeras med hjälp av XML-mappning och en HTML- eller XML-fil som importeras med hjälp av en webbfråga – ansluts inte till datakällan med hjälp av en ODBC-drivrutin eller OLE-databasleverantör.

Excel Services och stödet för datakällor

Du kan visa en Excel-arbetsbok på Excel Services och ansluta och uppdatera dina data under förutsättning att du använder en pivottabellrapport. Excel Services saknar stöd för externa dataområden, vilket betyder att Excel Services inte har stöd för en Excel-tabell som är ansluten till en datakälla, en webbfråga, en XML-mappning eller Microsoft Query.

Men kan du lösa problemet genom att använda en pivottabell för att ansluta till datakällan, och sedan design och layout pivottabellen som en tvådimensionell tabell utan nivåer, grupper eller delsummor så att alla önskade rad och kolumnvärdena ska visas. Mer information finns i använda en pivottabellrapport vill göra externa tabelldata tillgängliga i Excel Services.

Överst på sidan

Information om MDAC (Microsoft Data Access Components)

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2,8 ingår i Microsoft Windows Server 2003, Windows Vista och Windows XP SP2. Du kan ansluta till och använda data från en mängd olika relationsdata och icke-relationella datakällor med MDAC. Du kan ansluta till många olika datakällor med hjälp av Open Database Connectivity (ODBC) drivrutiner eller OLE-DB leverantörer som antingen byggs och levereras av Microsoft eller utvecklats av olika utomstående. När du har installerat Microsoft Office läggs ytterligare ODBC-drivrutiner och OLE DB-provider till din dator.

Om du vill visa en komplett lista över vilka OLE-databasleverantörer som har installerats på datorn öppnar du dialogrutan Egenskaper för datalänk från en dataanslutningsfil och klickar på fliken Leverantör.

Om du vill visa en komplett lista över vilka ODBC-drivrutiner som har installerats på datorn öppnar du dialogrutan ODBC-databasadministratör och klickar på fliken Drivrutiner.

Du kan även använda ODBC-drivrutiner och OLE-databasleverantörer från andra tillverkare om du vill hämta information från andra källor än Microsofts datakällor, t.ex. andra typer av ODBC- och OLE DB-databaser. Information om hur du installerar dessa ODBC-drivrutiner eller OLE-databasleverantörer får du i databasdokumentationen eller om du kontaktar databasleverantören.

Överst på sidan

Ansluta till datakällor med hjälp av ODBC

Följande avsnitt innehåller detaljerad information om ODBC (Open Database Connectivity).

ODBC-arkitekturen

I ODBC-arkitekturen ansluter ett program (t.ex. Excel) till ODBC-drivrutinshanteraren (ODBC Driver Manager) som i sin tur använder en specifik ODBC-drivrutin (t.ex. Microsoft SQL ODBC-drivrutinen) för att ansluta till datakällan (t.ex. en Microsoft SQL Server-databas).

Definiera kopplingsinformation

Gör på följande sätt om du vill ansluta till ODBC-datakällor:

  1. Kontrollera att en passande ODBC-drivrutin har installerats på den dator där datakällan finns.

  2. Definiera ett namn på datakällan (DSN) genom att antingen använda Administratör för ODBC-datakälla och spara anslutningsinformationen i registret eller i en DSN-fil, eller genom att använda en anslutningssträng i Microsoft Visual Basic-kod och skicka informationen direkt till ODBC-drivrutinshanteraren.

    Om du vill definiera en datakälla i Windows Vista klickar du på Start och sedan på Kontrollpanelen. Klicka på System och underhåll och sedan på Administrationsverktyg. I Windows XP och Windows Server klickar du på Start och sedan på Kontrollpanelen. Klicka på Prestanda och underhåll, klicka på Administrationsverktyg och dubbelklicka därefter på Datakällor (ODBC). Mer information om de olika alternativen får du om du klickar på Hjälp i respektive dialogruta.

Maskindatakällor

Machine datakällor lagra anslutningsinformationen i registret på en specifik dator med ett användardefinierat namn. Du kan använda machine datakällor på den dator som de har definierats på. Det finns två typer av machine datakällor – användaren och systemet. Datakällor för användare kan endast användas av den aktuella användaren och visas bara för den användaren. Datakällor för system kan användas av alla användare på en dator och är synliga för alla användare på datorn.

En maskindatakälla är särskilt användbar när du vill öka säkerheten eftersom den hjälper till att kontrollera att endast inloggade användare kan visa maskindatakällan. Den kan inte kopieras av en fjärranvändare till en annan dator.

Fildatakällor

Fildatakällor (kallas även DSN-filer) lagrar anslutningsinformation i textfiler och inte i registret. De är i allmänhet mer flexibla att använda än maskindatakällor. Du kan till exempel kopiera en fildatakälla till en dator med korrekt ODBC-drivrutin, så att ditt program får konsekvent och korrekt anslutningsinformation för alla datorer det använder. Du kan också placera fildatakällan på en server och låta flera datorer i nätverket dela den, vilket gör att anslutningsinformationen enkelt kan underhållas från en enda plats.

En fildatakälla kan också vara odelbar. En odelbar fildatakälla är placerad på en dator och har pekare till en maskindatakälla. Du kan använda odelbara fildatakällor när du vill ha åtkomst till befintliga maskindatakällor från fildatakällor.

Överst på sidan

Ansluta till datakällor med hjälp av OLE DB

Följande avsnitt innehåller detaljerad information om OLE DB (Object Linking and Embedding Database).

OLE DB-arkitekturen

I OLE DB-arkitekturen kallas det program som kommer åt data (exempelvis Excel) för datakunden och medan det program som skapar åtkomst till data (exempelvis Microsoft OLE DB-provider för SQL Server) är databasleverantören.

Definiera kopplingsinformation

En UDL-fil (Universal Data Link) innehåller den anslutningsinformation som datakunden använder för att komma åt en datakälla via OLE-databasleverantören för datakällan. Du kan skapa anslutningsinformation på något av följande sätt:

  • Använd dialogrutan Egenskaper för datalänk för att definiera en datalänk för en OLE DB-provider i guiden Dataanslutning. Mer information finns i Importera data med hjälp av guiden Dataanslutning.

  • Skapa en tom textfil av UDL-typ och redigera sedan filen i dialogrutan Egenskaper för datalänk.

Överst på sidan

Uppdatera data

När du är ansluten till en extern datakälla kan du med en uppdateringsåtgärd hämta uppdaterade data. Varje gång du uppdaterar visas den senaste versionen av dessa data, inklusive alla ändringar som har gjorts sedan de senaste uppdaterades.

Följande bild visar vad som vanligtvis händer när du uppdaterar data och är ansluten till en extern datakälla.

Uppdatering av externa data

1. Med hjälp av en uppdateringsåtgärd hämtas uppdaterade data.

2. Anslutningsfilen innehåller all information som du behöver för att få tillgång till och hämta data från en extern datakälla.

3. Det finns en mängd olika datakällor som du kan uppdatera: OLAP, SQL Server, Access, OLE DB, ODBC, kalkylblad och textfiler.

4. Uppdaterade data läggs till i den aktuella arbetsboken.

I Excel finns flera alternativ för uppdatering av data, inklusive uppdatering av data när arbetsboken öppnas och automatisk uppdatering vid regelbundna intervaller. Det går att fortsätta att arbeta i Excel när data uppdateras och även kontrollera status under uppdateringen.

Om du måste ange ett lösenord för att få åtkomst till den externa datakällan kan du begära att lösenordet skrivs varje gång det externt dataområde uppdateras.

Överst på sidan

Importera data från datakällor

Windows XP, Windows Vista och Microsoft Office Ange ODBC-drivrutiner och OLE DB-provider som du kan använda för att hämta data från följande vanliga datakällor: Microsoft Office Access, HTML-filer på webben, textfiler, Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server Analysis Services och XML-filer. Med hjälp av guiden Dataanslutning och Microsoft Query kan du också komma åt många andra datakällor som har lämplig OLE DB-provider och ODBC-drivrutiner, inklusive andra Excel-kalkylblad, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle och DB2.

Överst på sidan

Importera data från en Access-databas

Du kan utbyta data mellan Microsoft Office Access och Microsoft Office Excel på flera olika sätt.

  • Om du vill hämta data från Access till Excel kan du kopiera data i ett Access-datablad och klistra in dem i ett Excel-kalkylblad, ansluta till en Access-databas från ett Excel-kalkylblad eller exportera Access-data till ett Excel-kalkylblad.

  • Om du vill hämta data från Excel till Access kan du kopiera data i ett Excel-kalkylblad och klistra in dem i ett Access-datablad, importera ett Excel-kalkylblad till en Access-tabell eller länka till ett Excel-kalkylblad från en Access-tabell.

Obs!: Ordet import har olika betydelser i Excel och Access. I Excel innebär det att en permanent anslutning skapas till data och att dessa data kan uppdateras. I Access innebär det att data hämtas till Access vid ett enskilt tillfälle utan att någon dataanslutning skapas.

Arbeta med Access-data i Excel

Du kanske vill arbeta med Access-data i en arbetsbok i Excel för att exempelvis kunna utnyttja dataanalys och diagram, flexibiliteten vid layouten eller använda funktioner som inte finns i Access.

Ansluta till Access-data från Excel

Om du vill hämta uppdateringsbara Access-data till Excel kan du skapa en anslutning till Access-databasen och hämta alla data i en tabell eller en fråga. Du kanske vill uppdatera en sammanfattande budgetrapport i Excel som du distribuerar varje månad och som innehåller information från den aktuella månaden.

Exportera Access-data till Excel

Genom att använda exportguiden i Access kan du exportera ett objekt från en Access-databas, exempelvis en tabell, en fråga, ett formulär eller utvalda poster i en vy till ett kalkylblad i Excel. Vid en sådan exportåtgärd kan du spara informationen för framtida bruk och även schemalägga exportåtgärden så att den körs automatiskt vid angivna intervall.

Här följer exempel på situationer då du kan exportera data från Access till Excel:

  • På din avdelning eller i din arbetsgrupp bearbetas data både i Access och Excel. Du lagrar data i Access-databaser men använder Excel när du analyserar informationen och distribuerar analysresultaten. I dagsläget exporterar din arbetsgrupp data till Excel vid behov men du skulle gärna vilja effektivisera processen.

  • Du har använt Access under lång tid men din chef vill hellre få rapporterna i Excel. Med jämna mellanrum kopierar du data till Excel men du skulle gärna vilja automatisera processen för att spara tid.

Mer information om hur du exporterar data från Access till Excel finns i direkthjälpen för Access.

Arbeta med Excel-data i Access

Du kanske vill arbeta med data från Excel i en Access-databas för att kunna utnyttja datahanteringsfunktionerna i Access, säkerheten och fleranvändarfunktionerna. Det finns många användbara funktioner i Access, men det är framför allt två funktioner som användare tycker är användbara för Excel-data:

  • Rapporter     Om du är van vid att utforma rapporter i Access och vill sammanfatta och ordna dina Excel-data i en rapport kan du skapa en Access-rapport. Du kan exempelvis skapa mer flexibla rapporter, som grupp- och sammanfattningsrapporter, etiketter och grafiska rapporter.

  • Formulär     Om du vill använda ett formulär när du söker efter eller visar data i Excel kan du skapa ett Access-formulär. Du kan exempelvis skapa ett Access-formulär som visar fält i en annan ordning än den som kolumnerna i kalkylbladet har och du kan på ett betydligt enklare sätt visa en lång rad data på en skärm.

Mer information om hur du arbetar med formulär och rapporter i Access finns i direkthjälpen för Access.

Länka till Excel-data från Access

Du kan länka ett Excel-område till en Access-databas som en tabell. Använd den här metoden när du tänker fortsätta underhålla området i Excel men också vill att det ska vara tillgängligt i Access. Du kan skapa den här typen av länk från Access-databasen men inte från Excel.

När du skapar en länk till ett kalkylblad i Excel eller ett namngivet område skapas en ny tabell i Access och denna länkas till källcellerna. Alla ändringar som du gör i källcellerna i Excel avspeglas i den länkade tabellen. Du kan dock inte redigera innehållet i tabellen i Access. Om du vill lägga till, redigera eller ta bort data måste du göra ändringarna i källfilen.

Här följer exempel på situationer då du kan skapa en länk till ett kalkylblad i Excel från Access:

  • Du vill fortsätta spara dina data i kalkylblad i Excel men också kunna använda de kraftfulla fråge- och rapporteringsfunktionerna i Access.

  • Din avdelning eller arbetsgrupp använder Access men data från externa källor som ni arbetar med finns i Excel-kalkylblad. Du vill inte skapa kopior av externa data som måste underhållas men du vill kunna arbeta med dem i Access.

Mer information om hur du länkar data från Access till Excel finns i direkthjälpen för Access.

Importera Excel-data till Access

Om du vill lagra data från Excel i en Access-databas och därefter endast använda och underhålla dessa data i Access importerar du informationen. Den lagras då i en ny eller befintlig tabell i Access utan att informationen i Excel ändras. Du kan bara importera ett kalkylblad åt gången och om du vill importera data från flera kalkylblad måste du upprepa importåtgärden för varje enskilt kalkylblad.

Här följer exempel på situationer då du kan importera Excel-data till Access:

  • Du har använt Excel under lång tid men vill i framtiden uteslutande arbeta i Access och vill flytta informationen i dina Excel-kalkylblad till en eller flera Access-databaser.

  • Din avdelning eller arbetsgrupp använder Access men du får ibland information i Excel-format som måste infogas i dina Access-databaser. Du vill att dessa Excel-kalkylblad ska importeras till din databas så snart du får dem.

  • Du hanterar data i Access men får veckorapporter från de övriga medlemmarna i arbetsgruppen i Excel-arbetsböcker. Du vill effektivisera importprocessen så att denna information varje vecka och vid en viss tidpunkt importeras till databasen.

Mer information om hur du importerar data från Excel till Access finns i direkthjälpen för Access.

Överst på sidan

Importera data från webben

Webbsidor innehåller ofta information som är lämplig att analysera i Excel. Du kan t.ex. analysera börsnoteringar med hjälp av informationen direkt från en webbsida. Beroende på dina behov kan du hämta data som kan uppdateras (d.v.s. de kan uppdateras i Excel från webbsidan) eller så kan du hämta data från en webbsida och använda dem som statisk information i kalkylbladet.

Du kan använda en webbfråga när du vill hämta data som har lagrats på Internet eller i ditt intranät, t.ex. en enskild tabell, flera tabeller eller all text på en webbsida, och analysera dessa data med hjälp av verktygen och funktionerna i Excel. Genom att klicka på en knapp kan du snabbt uppdatera informationen från webbsidan. Du kan exempelvis hämta och uppdatera börsnoteringar från en offentlig webbsida, eller hämta och uppdatera en tabell med försäljningsinformation från ett företags webbsida.

Du kan importera data som härstammar från en webbsida med hjälp av dialogrutan Ny webbfråga. (Klicka på Från webb på fliken Data i gruppen Hämta externa Data.) Du behöver ha tillgång till Internet via företagets intranät eller modemet på datorn eller i nätverket eller göra en fråga mot lokala HTML- eller XML-filer.

Överst på sidan

Importera textfiler

Du kan använda Excel när du vill importera data från en textfil till ett kalkylblad. (Klicka på Från text i gruppen Hämta externa data på fliken Data.) Textimportguiden undersöker textfilen som du importerar och hjälper dig att importera data på önskat sätt.

Du kan importera textfiler på två sätt i Excel: Du kan öppna textfilen i Excel (då skapas ingen anslutning till textfilen), eller så kan du importera textfilen som ett dataområde (och då skapas en anslutning till textfilen).

De två vanligast förekommande filformaten för textfiler är:

  • Avgränsade textfiler (TXT) där de olika textfälten vanligtvis avgränsas av tabbtecken (ASCII 009).

  • Kommaavgränsade textfiler (CSV) där textfälten vanligtvis avgränsas av kommatecken (,).

Du kan ändra avgränsningstecken i såväl avgränsade filer som CSV-filer. Det kan vara nödvändigt om import- eller exportåtgärden ska fungera på det sätt som du önskar.

Överst på sidan

Importera data från Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server är en komplett relationsdatabas, utformad för företagsomspännande datalösningar med höga krav på prestanda, skalbarhet och säkerhet. I Excel kan du snabbt ansluta till en Microsoft SQL Server-databas. (Klicka på Från andra källor och sedan på Från SQL Server i gruppen Hämta externa data på fliken Data.

När du ansluter till en Microsoft SQL Server-databas visas tre sidor i guiden Dataanslutning:

  • Sida 1: Anslut till databasserver     På den här sidan anger du servern och hur du vill logga in på databasservern.

  • Sida 2: Markera databas och tabell    På den här sidan anger du databasen och tabellen eller frågan.

  • Sida 3: Spara dataanslutningsfil och slutför    På den här sidan kan du beskriva och ange anslutningsfilen samt sökfraser som kan användas vid sökning av filen.

Överst på sidan

Importera data från Microsoft SQL Server Analysis Services

Analysis Services (en del av Microsoft SQL Server) som har stöd för business intelligence och är en grund för Online Analytical Processing (OLAP) analyssystem, Key Performance indikator (KPI) styrkort, data mining och instrumentpanel system för rapportering. I Excel kan du enkelt ansluta till ett en Analysis Services OLAP-databas med hjälp av en OLAP-provider. (Klicka på Från andra källor på fliken Data i gruppen Hämta externa Data och klicka sedan på Från Analysis Services.) OLAP-provider är en uppsättning programvara som ger tillgång till en viss typ av OLAP-databas. Dessa program kan innehålla en drivrutin för källdata och annan klientprogramvara som krävs för att ansluta till en databas. Du måste använda en pivottabellrapport för att ansluta till en OLAP-Provider.

Du kan också komma åt OLAP-data när du är frånkopplad från OLAP-datakälla. En offlinekubfil är en fil med filnamnstillägget .cub som lagrar en del av källdata från en OLAP-serverdatabas. Använd en offlinekubfil om du vill fortsätta att göra ändringar i pivottabeller och pivotdiagram när servern inte är tillgänglig eller när du är ansluten till nätverket.

När du ansluter till Microsoft SQL Server Analysis Services visas tre sidor i guiden Dataanslutning:

  • Sida 1: Anslut till databasserver     På den här sidan anger du servern och hur du vill logga in på databasservern.

  • Sida 2: Markera databas och tabell    På den här sidan anger du databasen och kuben.

  • Sida 3: Spara dataanslutningsfil och slutför    På den här sidan kan du beskriva och ange anslutningsfilen samt sökfraser som kan användas vid sökning av filen.

Överst på sidan

Importera XML-data

Office Excel är det enkelt att importera Extensible Markup Language (XML) data som har skapats från andra databaser och program, mappa XML-element från ett XML-schema till celler i kalkylbladet och exportera reviderade XML-data för interaktion med andra databaser och program. Tänk på dessa nya XML-funktioner som göra Excel till en XML-data filen skapa med ett bekant användargränssnitt.

Med hjälp av XML-mappningar kan du enkelt lägga till, identifiera och extrahera specifik information från Excel-dokument. Exempel: en faktura som innehåller namn och adress till en kund eller en rapport som innehåller den ekonomiska sammanställningen för föregående kvartal är inte längre bara statiska rapporter. Du kan enkelt importera den här informationen från databaser och program, revidera den och sedan exportera den till samma eller andra databaser och program.

Viktiga XML-scenarier

Nedan beskrivs några viktiga scenarier som XML-funktionerna har utformats för:

  • Utvidga funktionerna i befintliga Excel-mallar genom att mappa XML-element till befintliga celler. Det gör det enklare att placera XML-data i mallarna och att hämta data från mallarna utan att de behöver görs om.

  • Använda XML-data som indata för befintliga beräkningsmodeller genom att mappa XML-element till befintliga kalkylblad.

  • Importera XML-datafiler till en ny arbetsbok.

  • Importera XML-data från en webbtjänst till ett Excel-kalkylblad.

  • Exportera data i mappade celler till XML-datafiler oberoende av övriga data i arbetsboken.

Grunderna för användning av XML-data i Excel

Följande diagram visar hur de olika filerna och åtgärderna fungerar tillsammans när du använder XML i Excel. Processen består av fem steg.

Översikt över hur Excel fungerar med XML-data

Bildtext 1 Lägg till en XML-schemafil (.xsd) i en arbetsbok.

Bild av knapp Mappa element i XML-schemat till enskilda celler eller XML-listor.

Bildtext 3 Importera en XML-datafil (.xml) och Knyt XML-elementen till mappade celler.

Steg 4 Ange data, flytta mappade celler och utnyttja Excel-funktionerna, samtidigt som XML-strukturen och definitionerna bevaras.

Bildtext 5 Exportera reviderade data från mappade celler till en XML-datafil.

Använda XML-data

När du importerar innehållet i en XML-datafil till en befintlig XML-mappning i en arbetsbok binder du data från filen till en XML-mappning som lagras i arbetsboken. Det innebär att varje dataelement i XML-datafilen motsvaras av ett element i XML-schemat som du mappade från en XML-schemafil eller ett antaget schema. Varje XML-mappning kan endast ha en XML-databindning och varje XML-databindning är knuten till alla de mappningar som skapades från en enskild XML-mappning.

Dialogrutan Egenskaper för XML-mappning (klicka på Egenskaper för mappning i gruppen XML på fliken Utvecklare) innehåller tre alternativ som alla är aktiverade som standard. Du kan dock avmarkera eller markera efter behov för att styra XML-databindningen:

  • Verifiera data mot schema för import och export    Anger om Excel verifierar importerade data mot XML-mappningen. Välj det här alternativet om du vill vara säker på att de XML-data som importeras överensstämmer med XML-schemat.

  • Skriv över befintliga data med nya data    Anger om data skrivs över vid importen. Välj det här alternativet om du vill ersätta aktuella data med nya data, exempelvis när XML-datafilen innehåller nyare data.

  • Lägga till nya data till befintliga XML-listor    Anger om innehållet i datakällan läggs till befintliga data på kalkylbladet. Välj det här alternativet om du exempelvis konsoliderar data från flera liknande XML-datafiler till en XML-lista, eller om du inte vill skriva över innehållet i en cell som innehåller en funktion.

Överst på sidan

Importera data med hjälp av guiden Dataanslutning

Med hjälp av guiden Dataanslutning kan du ansluta till en OLE-databas och en redan definierad extern ODBC-datakälla. Öppna guiden genom att klicka på Från andra källor i gruppen Hämta externa data på fliken Data och sedan på Från guiden Dataanslutning.

Om du väljer alternativet Övrigt/avancerat i guiden visas en lista över tillgängliga OLE-databasleverantörer i dialogrutan Egenskaper för datalänk. Dessutom ger Microsofts OLE-databasleverantör för ODBC-drivrutiner också tillgång till ODBC-datakällor. Mer information om hur du använder de olika flikarna i den här dialogrutan får du om du klickar på Hjälp i dialogrutan Egenskaper för datalänk.

Om du vill definiera kopplingsinformation i dialogrutan Egenskaper för datalänk gör du vanligen på följande sätt:

  • Klicka på fliken Leverantör, markera önskad OLE DB-provider och klicka på Nästa så att fliken Anslutning visas. Här kan du ange specifik anslutningsinformation för OLE DB-providern.

    Varje OLE DB-provider definierar särskild kopplingsinformation. För Microsoft OLE DB-provider för SQL Server krävs t ex ett servernamn, en serverplats och ett användarnamn och du kan också definiera ytterligare information, t ex lösenord och ange om du vill använda integrerad säkerhet i Microsoft Windows.

  • Klicka på fiken Avancerat om du vill ange ytterligare information, t ex nätverksinställningar och åtkomstbehörigheter.

  • Klicka på fliken Alla om du vill definiera initieringsegenskaper för den OLE DB-providern.

Obs!: Du kan inte filtrera eller koppla data i guiden Dataanslutning.

Överst på sidan

Importera data med hjälp av Microsoft Query

Du kan även importera data med hjälp av Microsoft Query. (Klicka på Från andra källor och sedan på Från Microsoft Query i gruppen Hämta externa data på fliken Data.) Använd Microsoft Query när du konfigurerar ODBC-datakällor för hämtning av data. Med hjälp av Frågeguiden i Microsoft Query kan du skapa en enkel fråga, men du kan också använda avancerade villkor och skapa komplexa frågor för att exempelvis göra följande:

  • Filtrera rader eller kolumner med data innan de överförs till Excel.

  • Skapa en parameterfråga.

  • Sortera data innan de överförs till Excel.

  • Koppla flera tabeller.

I Microsoft Query har du tillgång till ett lättanvänt gränssnitt som du enkelt kommer åt från Excel och som du kan använda när du vill utföra dessa specialiserade frågeuppgifter.

Överst på sidan

Importera data programmässigt och med hjälp av funktioner

Du som är utvecklare kan använda olika metoder för import av data i Excel:

  • Du kan använda Visual Basic for Applications för att få tillgång till en extern datakälla. Beroende på datakällan, kan du använda ActiveX Data Objects eller Data Access Objects för att hämta data. Du kan också ange en anslutningssträng i din koden anslutningsinformationen. Använda en anslutningssträng är praktiskt, till exempel när du vill undvika att administratörer eller användare att först skapa en anslutningsfil eller förenkla installationen av programmet.

  • Om du importerar data från en SQL Server-databas kan du använda SQL Native Client, vilket är ett fristående API (Application Programming Interface) för dataåtkomst som kan användas både för OLE-databaser och ODBC. Det kombinerar SQL OLE DB-providern med SQL ODBC-drivrutinen i en enda inbyggd DLL (Dynamic Link Library) samt ger dig tillgång till nya separata funktioner som inte finns i MDAC (Microsoft Data Access Components). Du kan använda SQL Native Client när du vill skapa nya program eller förbättra befintliga program så att de kan utnyttja de nya funktionerna i SQL Server 2005, t.ex. MARS (Multiple Active Result Sets), UDT (User-Defined Types) och stödet för XML-datatypen.

  • Funktionen RTD Hämtar realtidsdata från ett program som stöder COM-automation. RTD COM-automationstillägget måste skapas och registrerade på en lokal dator.

  • SQL. BEGÄRA funktionen ansluter till en extern datakälla och kör en fråga från ett kalkylblad. SQL. BEGÄRAN returnerar resultatet som en matris utan att någon form av makroprogrammering krävs. Om den här funktionen inte är tillgänglig, måste du installera i Microsoft Excel ODBC-tilläggsprogram (XLODBC. XLA). Du kan installera tillägget från webbplatsen Microsoft Office Online.

Mer Information om hur du skapar VBA-makron (Visual Basic for Applications) finns i Hjälp om Visual Basic.

Överst på sidan

Gör dataåtkomsten säkrare

När du ansluter till en extern datakälla eller uppdaterar data är det viktigt att du är medveten om säkerhetsriskerna och hur du kan förhindra dem. Skydda dina data med hjälp av följande riktlinjer och metodtips.

Överst på sidan

Lagra dataanslutningar på en betrodd plats

En dataanslutningsfil innehåller ofta en eller flera frågor som används för att uppdatera externa data. Genom att ersätta den här filen kan användare med avsikt att skada utforma en fråga så att de får tillgång till konfidentiell information och distribuera denna till andra användare eller vidta andra skadliga åtgärder. Därför är det viktigt att du kontrollerar att:

  • Anslutningsfilen har skrivits av en tillförlitlig person.

  • Anslutningsfilen är skyddad och kommer från en betrodd plats.

För att förbättra säkerheten, inaktiveras anslutningar till externa data på din dator. Om du vill ansluta till data när du öppnar en arbetsbok, måste du aktivera dataanslutningar med hjälp av fältet Säkerhetscenter, eller genom att placera arbetsboken på en betrodd plats. Mer information finns i Skapa, ta bort eller ändra en betrodd plats för filerna, lägga till, ta bort eller visa en betrodd utgivareoch Visa Mina inställningar i Säkerhetscenter.

Överst på sidan

Använda referensinformation på ett säkert sätt

Om du vill komma åt en extern datakälla måste du vanligtvis ange referensinformation (t.ex. ett användarnamn och ett lösenord). Kontrollera att sådan information tillhandahålls på ett säkert sätt och var noga med att inte avslöja den för andra.

Använd starka lösenord med kombinationer av stora och små bokstäver, siffror och symboler. Svaga lösenord är lösenord som inte är kombinationer av dessa element. Starkt lösenord: Y6dh!et5. Svagt lösenord: House27. Lösenord bör vara minst 8 tecken långa. Lösenord som innehåller minst 14 tecken är bättre.

Det är viktigt att du kommer ihåg lösenordet. Microsoft kan inte hämta lösenordet om du skulle glömma det. Om du skriver ned ett lösenord måste du förvara det på en säker plats, och inte tillsammans med den information som det ska skydda.

Spara inte inloggningsinformationen när du ansluter till datakällor. Informationen kan lagras som vanlig text i arbetsboken och anslutningsfilen, och en obehörig användare kan komma åt den och åsidosätta säkerheten för datakällan.

Använd om möjligt Windows-autentisering (kallas även för en betrodd anslutning) via ett Windows-användarkonto när du ansluter till SQL Server. När en användare ansluter via ett Windows-användarkonto valideras kontonamnet och lösenordet med hjälp av informationen i operativsystemet. Innan du kan använda Windows-autentisering måste en serveradministratör konfigurera SQL Server för användning av detta autentiseringsläge. Spara inte användarnas inloggningsinformation i de fall då Windows-autentisering inte är tillgängligt. Då är det säkrare att användarna anger inloggningsinformationen varje gång de loggar in.

Överst på sidan

Publicera säkert på Excel Services

När du ansluter till en datakälla kan du i dialogrutan Autentiseringsinställningar för Excel Services välja autentiseringsmetod för åtkomsten till datakällan i Excel Services. Du kan välja ett av följande alternativ:

  • Windows-autentisering    Markera det här alternativet om du vill använda Windows-användarnamnet och -lösenordet för den aktuella användaren. Detta är den säkraste metoden, men den kan påverka prestanda om det finns många användare.

  • SSO    Markera det här alternativet om du vill använda enkel inloggning (Single Sign On) och ange därefter lämplig identifieringssträng i textrutan SSO ID. En webbplatsadministratör kan konfigurera en SharePoint-webbplats så att denna använder en databas för enkel inloggning där användarnamn och lösenord kan lagras. Detta är den effektivaste metoden om det finns många användare.

  • Inget    Markera det här alternativet om du vill spara användarnamnet och lösenordet i anslutningsfilen.

Obs!: Autentiseringsinställningen används bara av Excel Services och inte av Microsoft Office Excel. Om du vill se till att du kommer åt samma data oavsett om du öppnar arbetsboken i Excel eller Excel Services ser du till att autentiseringsinställningen i Excel är samma.

Du kan öka säkerheten för anslutningen genom att använda ett dataanslutningsbibliotek (DCL, Data Connection Library). Det är ett speciellt SharePoint-dokumentbibliotek som kan definieras som ett bibliotek på en betrodd plats, och som gör det enkelt att lagra, skydda, dela och hantera ODC-filer. En administratör kan exempelvis behöva flytta en databas från en testserver till en produktionsserver eller uppdatera en fråga som har tillgång till data. Genom att använda en ODC-fil som har sparats i ett DCL kan den här anslutningsinformationen administreras på ett enklare sätt och användarens tillgång till dessa data garanteras eftersom alla arbetsböcker använder samma anslutningsfil och en uppdateringsåtgärd (oavsett om den sker på klient- eller serverdatorn) hämtar alla ändringsuppdateringar för anslutningsfilen. Du kan konfigurera Office SharePoint Server och en klientdator så att ändringar i anslutningsfilen automatiskt upptäcks och den senaste versionen av anslutningsfilen hämtas. Mer information finns i direkthjälpen för Central Administration i Office SharePoint Server 2007.

Överst på sidan

Problem vid anslutning av data

I följande avsnitt beskrivs olika problem som du kan stöta på när du ansluter till externa data

Överst på sidan

Problem: Diskutrymmet tar slut när jag försöker importera data.

Om diskutrymmet tar slut när du ansluter till externa data kan du göra följande:

Kryssrutor och öka tillgängligt diskutrymme     Prova tömma Papperskorgen, säkerhetskopiera onödiga filer och sedan ta bort dem från hårddisken eller ta bort Windows-komponenter som du inte använder för att frigöra utrymme på hårddisken. Mer information om hur du frigör utrymme på hårddisken finns i Windows-hjälpen.

Strategier att prova om diskutrymmet är begränsat     Om du endast har tillgång till ett begränsat diskutrymme kan du prova att göra följande:

Microsoft Query    Gör något av följande:

  • Förenkla frågan     Kontrollera att du inkluderar de tabeller och fält som behövs för frågan. Om frågan innehåller överflödiga tabeller eller fält kan du ta bort dem från frågan för att minska storleken på en tillfällig frågefil.

  • Begränsa storleken på resultatuppsättningen genom att använda villkor     Använd villkor så att endast specifika poster hämtas i stället för att hämta alla poster i databasen. Mer information finns i direkthjälpen till Microsoft Query.

  • Ange hur många poster som maximalt får returneras av frågan     Begränsa antalet poster som frågan returnerar. Klicka i Microsoft Query på AlternativRedigera-menyn, markera kryssrutan Begränsa antalet returnerade poster till under Användarinställningar och ange sedan det högsta antalet poster som får returneras i rutan Poster.

Guiden Dataanslutning     Även om du inte kan begränsa datamängden med hjälp av guiden Dataanslutning kan du begränsa mängden information som hämtas från datakällan genom att definiera en fråga. Kontakta dataadministratören om du inte kan eller har behörighet att definiera en fråga.

Överst på sidan

Problem: Var finns guiden OLAP-kub?

Guiden OLAP-kub i Microsoft Query, med vilken du skapade en OLAP-kub från en Jet-databas, är inte längre tillgänglig i Office Excel.

Överst på sidan

Problem: Var finns datahämtningstjänsterna?

Datahämtningstjänsterna introducerades i Microsoft Office 2003. Med hjälp av en UDC-fil (Universal Data Connection) med filändelsen .udcx används de för åtkomst till webbtjänster och frågor till olika datakällor.

I guiden Dataanslutning på sidan Välkommen till guiden Dataanslutning, kan du välja källdata för Microsoft Business Solutions eller datahämtningstjänster. Alternativet datahämtningstjänster kan du välja två datahämtningstjänster: Windows SharePoint Services-listor som hämtar data från listor och dokumentbibliotek på en server som kör Windows SharePoint Services och Microsoft SQL Server, som hämtar data från Microsoft SQL Server 2000 eller senare.

Även om du inte längre kan redigera UDC-filer med hjälp av guiden Dataanslutning har Excel fortfarande stöd för befintliga anslutningar till datahämtningstjänster och dessa anslutningar kan också uppdateras.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×