Översikt över hur du skapar och konfigurerar SharePoint-bibliotek

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Ett bibliotek är en plats på en webbplats där gruppmedlemmar kan samarbeta, t.ex. skapa, uppdatera och hantera filer. Vilket som är det bästa sättet att skapa ett bibliotek beror på hur det ska användas och hur många som förväntas använda det.

Det går snabbt att skapa ett enkelt bibliotek där ett par gruppmedlemmar kan hantera dokument. Om din organisation har en definierad process för att utveckla dokument eller om flera personer arbetar med samma dokument kanske du ska använda mer avancerade dokumenthanteringsfunktioner, t.ex. innehållstyper och arbetsflöden.

Den här översikten är avsedd för dig som skapar och konfigurerar bibliotek för en Microsoft Office SharePoint Server 2007-webbplats. Översikten är dock inte avsedd för IT-proffs. Om du arbetar med IT kanske TechNet passar dig bättre.

Begrepp och planering

Om din organisation arbetar med en stor mängd dokument kan du ta fram en strategi för att ordna och hantera dina dokument innan personalen börjar lägga till innehåll. Du kan till exempel använda kolumner och vyer för att begränsa antalet dokument som visas samtidigt.

Bibliotek kan också vara en viktig del i en dokumenthanteringsprocess. Det finns verktyg för att skapa enhetlighet, hantera stora innehållsvolymer och kontrollera arbetsflödet för innehållsutveckling.

Bekanta dig med bibliotek

Din organisation kan ha flera bibliotek på en SharePoint-webbplats, till exempel ett (eller flera) för gruppens dokument, ett för webbsidor, ett för presentationer och ett bildbibliotek för foton och andra bilder.

Begrepp

Beskrivning

Introduktion till bibliotek

Läs om fördelarna med bibliotek och vilka typer och funktioner som finns

Ordna filer i ett bibliotek

Läs om olika strategier för att ordna filer i bibliotek innan du skapar dem.

Översikt över utbildning i SharePoint-dokumentbibliotek

Visa en översikt över fem olika kurser i dokumentbibliotek.

Planera hur du kan organisera och hantera filer

I SharePoint-bibliotek finns flera funktioner för att hantera och ordna dokument. Med lite planering kan du skapa den struktur som passar bäst för din organisation.

Hur du ska ordna filerna i ett bibliotek beror på vilka behov din grupp har och hur du föredrar att lagra och söka efter information. Gruppen kan hålla ordning med hjälp av vyer och mappar.

Utcheckning är ett verktyg som gör att gruppmedlemmarna kan arbeta själva med filer och undvika konflikter. Din grupp kanske också vill använda versioner för att skapa en versionshistorik av filerna. Versionshantering tar mer utrymme på servern, men innebär att gruppen kan återställa tidigare versioner av filerna om de råkar göra fel.

Din organisation kan till exempel använda utcheckning av dokument och versionshantering för att hjälpa gruppen att arbeta på ett bättre sätt med filer. Om du vill arbeta själv med en fil checkar du ut den så att ingen annan kan skriva över dina ändringar av misstag. Med versionshantering kan gruppen spåra versionshistorik och återställa till en tidigare version om någon gör ett misstag.

Begrepp

Beskrivning

Hur fungerar versionshantering i en lista eller ett bibliotek

Läs om versionshantering och hur du kan spåra versionshistorik samt visa och återställa tidigare versioner av ett dokument.

Ordna filer i ett bibliotek

Läs om olika sätt att ordna filer i ett bibliotek. Det är en god idé att planera bibliotekets struktur innan du börjar skapa och konfigurera biblioteket.

Översikt över hur du ger användare åtkomst till webbplatser och webbplatsinnehåll

Se en översikt över hur du kan hantera åtkomsten till webbplatser och webbplatsinnehåll, t.ex. om du ska använda unika behörigheter eller om det ska gå att ärva behörigheter i underwebbplatser.

Avgöra om du vill använda avancerad dokumenthantering

Om en organisation inte har någon typ av formellt dokumenthanteringssystem skapas och sparas innehåll ofta på ett ohanterat och decentraliserat sätt på spridda filresurser och enskilda hårddiskar. Det går det svårt för personalen att hitta, dela och samarbeta på ett effektivt sätt med innehåll. Det gör det också svårt för organisationen att använda värdefull affärsinformation och data i innehållet.

Office SharePoint Server 2007 uppfyller organisationens dokumenthanteringsbehov med en omfattande uppsättning dokumenthanteringsfunktioner som gör att du kan:

  • Lagra, ordna och hitta dokument.

  • Ser till att dokumenten blir enhetliga.

  • Hantera metadata för dokument.

  • Skydda dokument från obehöriga.

  • Säkerställa konsekventa affärsprocesser (arbetsflöden) för hur dokumenten hanteras.

Begrepp

Beskrivning

Introduktion till dokumenthantering

Lär dig olika sätt att använda dokumenthantering för att hantera innehåll och processer i organisationen.

Introduktion till SharePoint-arbetsflöde

Läs mer om arbetsflöden och hur de kan hjälpa dig att implementera processer för dokument och listobjekt, till exempel hantera uppgifter och samarbete.

Introduktion till innehållstyper

Ta reda på hur organisationer kan hantera metadata, mallar och beteenden för objekt och dokument på ett enhetligt sätt med hjälp av innehållstyper. Innehållstyper definieras på webbplatsnivå och används i listor och bibliotek.

Hantera stora bibliotek

SharePoint-bibliotek klarar att hantera stora filmängder, upp till 5 miljoner totalt om du använder mappar, men det finns strategier som du bör använda för att optimera prestanda.

I ett kundscenario med ett vanligt webbläsarbaserat SharePoint Server 2007-användargränssnitt bör en enskild lista inte ha fler än 2 000 objekt per listbehållare. En behållare avser i det här fallet roten för listan, samt eventuella mappar i listan. En mapp är en behållare eftersom andra listobjekt lagras i den.

Företaget AdventureWorks använder till exempel mappar för olika typer av dokument som manualer och prislistor i sitt bibliotek. Vyer och indexering kan även användas för att få bättre prestanda och surfupplevelse. Följande artiklar hjälper dig att lägga upp en strategi för stora listor och bibliotek.

Begrepp

Beskrivning

Planera lagring av företagsinnehåll

Få råd om hur du konfigurerar och hanterar bibliotek med ett stort antal filer.

Hantera stora mängder filer med hjälp av ett dokumentcenter

Läs om fördelarna med dokumentcenter och vilka typer och funktioner som finns

Hantera listor och bibliotek med många objekt

Läs rekommendationer om kapacitet, till exempel hur du optimerar listor genom att begränsa antalet objekt som visas, och genom att välja den bästa metoden för att hämta innehåll.

Skapa och konfigurera bibliotek

För att kunna skapa ett bibliotek måste du vara medlem i webbplatsägargruppen eller ha behörighet att designa en webbplats eller skapa listor och bibliotek. Du kan välja vissa inställningar när du skapar bibliotek och du kan göra ytterligare inställningar vid ett senare tillfälle via Inställningar-menyn i biblioteket.

Skapa bibliotek

Aktivitet

Beskrivning

Skapa ett bibliotek

Läs om hur du skapar ett bibliotek så att du kan skapa, samla, uppdatera och hantera filer med gruppmedlemmar.

Skapa ett formulärbibliotek

Läs om hur du skapar ett särskilt bibliotek för formulär, till exempel kostnadssammanställningar.

Konfigurera bibliotek

Aktivitet

Beskrivning

Lägga till eller ändra ett arbetsflöde för en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp

Använda standardarbetsflöden eller anpassa och konfigurera egna arbetsflöden för att hantera dokument och affärsprocesser.

Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek

Göra så att det går att spåra versioner i versionshistorik i bibliotek och återställa tidigare versioner.

Skapa eller ändra en vy

Skapa vyer så att andra kan se de objekt som är viktigast eller mest relevanta för dem.

Kräva utcheckning av filer i ett bibliotek

Läs om hur du kan kräva att alla användare måste checka ut filer innan de börjar arbeta med dem (valfritt). Om du kräver utcheckning kan inte flera personer göra ändringar samtidigt (vilket skulle kunna leda till förvirring eller konflikter angående ändringar).

Ändra en innehållstyp för en lista eller ett bibliotek

Läs om hur du konfigurerar en innehållstyp och lägger till den i ett bibliotek.

Skapa en mall för ett bibliotek

Läs om hur du lägger till en mall i ett bibliotek om du inte använder innehållstyper.

Ge åtkomst till bibliotek

Du kan anpassa en lista eller ett bibliotek inom en webbplats om du vill utöka eller begränsa vilka användare som ska kunna komma åt listan eller biblioteket, och bestämma vad användarna ska kunna göra med innehållet i listan eller biblioteket.

Som standard ärver en lista eller ett bibliotek behörigheterna från den webbplats som de finns på. Webbplatsen som listan eller biblioteket finns på är dess överordnade webbplats. När behörigheterna ändras för den överordnade webbplatsen gäller de nya behörigheterna även för alla listor, bibliotek och annat innehåll som ärver behörigheter från den.

Du kan välja att inte ärva behörigheter från en överordnad SharePoint-webbplats och skapa unika behörigheter för en lista eller ett bibliotek. Du kanske vill ha unika behörigheter för en lista som innehåller medarbetarposter eller ett produktplaneringsdokument som inte är slutgiltigt. Du kan också utöka eller begränsa åtkomsten till specifika mappar och listobjekt, t.ex. löne- eller personalinformation.

Begrepp

Beskrivning

Anpassa användarnas åtkomst till en lista eller ett bibliotek

Läs om hur du anpassar användaråtkomsten till bibliotek i olika steg och läs anvisningar för ytterligare anpassningar.

Anpassa användarnas åtkomst till mappar, listobjekt och biblioteksfiler

Läs om hur du utökar eller begränsar åtkomsten till specifika filer eller mappar, om organisationen behöver anpassa åtkomsten till ett visst innehåll.

Översikt över hur du ger användare åtkomst till webbplatser och webbplatsinnehåll

Se en översikt över hur du kan hantera åtkomsten till webbplatser och webbplatsinnehåll, t.ex. om du ska använda unika behörigheter eller om det ska gå att ärva behörigheter i underwebbplatser.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×