Öppna ett tomt datablad.

I den här artikeln beskrivs hur du öppnar ett nytt, tomt datablad i Microsoft Office Access 2007. Här förklaras också hur du använder den nya funktionen för visuell design, som gör det möjligt att utforma stora delar av databladet visuellt i stället för att använda tabelldesignern.

Artikelinnehåll

Öppna tomma datablad

Skapa ett tomt datablad i en ny databas

Lägga till ett tomt datablad i en befintlig databas

Lägga till ett mallat datablad i en befintlig databas

Konfigurera datatyperna Bifogad fil och OLE-objekt

Lägga till ett uppslagsfält i ett datablad

Relatera det nya databladet till resten av databasen

Ändra datatypen för ett fält

Hantera fält i ett datablad

Hur datatyper tilldelas automatiskt när du registrerar information manuellt

Hur datatyper tilldelas automatiskt när du klistrar in information

Öppna tomma datablad

Ett datablad är den visuella representationen av de data som finns i en tabell eller det resultat som returneras av en fråga. Datablad påminner om Microsoft Office Excel 2007-kalkylblad, men fungerar i vissa fall annorlunda. Du kan till exempel bara lägga till en post i varje fält i ett datablad, och du måste vanligtvis ange en viss typ av data i ett visst fält, till exempel datum och tider eller ja/nej-värden. Ett fält kan också begränsa storleken eller längden på informationen, något som normalt inte görs i Office Excel 2007. Du kan till exempel ange högst 256 tecken i vissa textfält.

Nya databladsfunktioner

I Office Access 2007 har det blivit enklare att skapa en tabell. Du kan nu öppna ett tomt datablad (en tabell) och där utföra de flesta tabelldesignåtgärder som du tidigare bara kunde göra i tabelldesignern. När du till exempel har skapat ett nytt datablad, kan du konfigurera datatypen för de flesta fält i den nya tabellen genom att skriva data manuellt eller klistra in data i fälten. Om du till exempel skriver ett datum i ett tomt fält, väljs datatypen Datum/tid automatiskt för det fältet. Om du skriver text, till exempel ett namn, används datatypen Text på fältet o.s.v.

Du kan också ange eller ändra fältnamn utan att använda tabelldesignern, och du kan lägga till nya fält genom att skriva text i den tomma kolumnen till höger eller vänster i rutnätet, beroende på språkinställningarna. Dessutom kan du använda formateringskommandon som Fet och Kursiv när du vill lägga till format i fält, något som du tidigare utförde i tabelldesignern.

Obs!: Även om det går snabbare och enklare att skapa en tabell i Access, måste tabellerna fortfarande följa reglerna som gäller för databasdesign.

Mer information om dessa regler finns i artikeln Grundläggande databasdesign.

Öppna ett tomt datablad

När du öppnar ett tomt datablad lägger du till en ny, tom tabell i databasen. Du kan inte öppna ett tomt datablad utan att skapa en ny tabell. När det nya databladet har lästs in, följer du de grundläggande stegen nedan:

  • Du kan ange ett namn för varje fält eller godkänna standardnamnen som föreslås.

  • Du kan registrera data i fälten manuellt eller klistra in data. Du behöver numer inte ange datatypen för respektive fält först, eftersom datatyperna tillämpas automatiskt utifrån vilken typ av data du registrerar. Om du t.ex. skriver ett namn i det första fältet i den nya tabellen konfigureras det fältet med datatypen Text. Om du skriver ett datum i nästa fält anges datatypen Datum/tid o.s.v. Mer information om de datatyper som anges automatiskt finns i Hur datatyper tilldelas automatiskt när du registrerar information manuellt och Hur datatyper tilldelas automatiskt när du klistrar in information, senare i den här artikeln.

    Obs!: Du kan inte ange vissa datatyper för ett fält genom att klistra in data. Du kan till exempel inte ange datatyperna Bifogad fil och OLE-objekt genom att klistra in en fil i ett tomt fält. Du kan heller inte skapa ett uppslagsfält genom att klistra in data i ett fält. Mer information om hur du anger dessa datatyper finns i avsnitten Konfigurera datatyperna Bifogad fil och OLE-objekt och Lägga till ett uppslagsfält i ett datablad senare i den här artikeln.

  • Om du senare behöver ändra datatypen för ett fält använder du verktygen som finns i Access.

Hur designregler påverkar datablad

När du öppnar och börjar fylla i ett datablad ska du tänka på att relationsdatabaser följer en uppsättning designregler, och att du måste följa dessa regler när du skapar databladen. Reglerna medför att databasen fungerar som den ska och ser till att du kan hämta rätt data från en databas. Dessa designregler beskrivs emellertid inte i den här artikeln.

Om du inte känner till vilka regler som gäller för databasdesign läser du artikeln Grundläggande databasdesign.

Hur en primärnyckel läggs till i nya datablad

Som standard skapas ett primärnyckelfält automatiskt med namnet "ID" för alla nya datablad, och datatypen för det fältet anges till Räknare. Fältet döljs dessutom som standard i databladsvyn, men du kan när som helst visa ID-fältet genom att högerklicka på kolumnrubriken, klicka på Ta fram kolumner och sedan visa de dolda fälten med hjälp av dialogrutan Ta fram kolumner. I den här bilden visas Ta fram kolumner för en ny tabell:

Dialogrutan Ta fram kolumner

Du kan också visa ID-fältet och andra dolda fält genom att öppna tabellen i designvyn, samt när du visar listan med tabellfält i fönstret Fältlista. Mer information om hur du använder åtgärdsfönster finns i Relatera det nya databladet till resten av databasen senare i den här artikeln..

Överst på sidan

Skapa ett tomt datablad i en ny databas

När du behöver skapa en enkel databas, till exempel en lista med kontaktpersoner, skapar du en ny databas med ett tomt datablad. I Office Access 2007 går detta både snabbare och enklare än i tidigare versioner, eftersom du inte behöver skapa den nya tabellen i designvyn. Tänk på att du kan använda databladsvyn när du utför alla åtgärder för tabelldesign, utom att skapa uppslagsfält. Mer information om hur du lägger till ett uppslagsfält i en tabell finns i avsnittet Lägga till ett uppslagsfält i ett datablad.

Skapa en ny tabell i en ny databas

  1. Starta Access och klicka på Tom databas under Ny tom databas på skärmen Komma igång med Microsoft Access.

  2. Skriv ett namn på databasen i rutan Filnamn under Ny tom databas. Om du vill flytta den nya databasen klickar du på mappikonen. Klicka på Skapa när du är klar.

    Den nya databasen skapas och en tabell med namnet Tabell1 öppnas i databladsvyn, så här:

    En ny, tom tabell i en ny databas

  3. Dubbelklicka i databladet på den första kolumnrubriken (den färgade cellen som heter Lägg till nytt fält) och skriv ett namn på fältet.

  4. Klicka på nästa kolumnrubrik, eller flytta fokus till nästa rubrik med hjälp av piltangenterna, och skriv ett namn på det fältet. Upprepa detta tills du har namngett alla tabellfält.

  5. Skriv information i den första tomma cellen under ett fältnamn.

    De data som du anger används för att konfigurera en datatyp för fältet. Om du till exempel skriver ett datum får fältet datatypen Datum/tid.

    Viktigt!: Kom ihåg att ett fält bara ska innehålla en typ av data. Ett datumfält ska till exempel inte innehålla kundnamn och ett prisfält ska inte innehålla telefonnummer.

    Mer information om vilka datatyper som konfigureras automatiskt medan du registrerar data finns i Hur datatyper tilldelas automatiskt när du registrerar information manuellt och Hur datatyper tilldelas automatiskt när du klistrar in information, senare i den här artikeln.

  6. Klicka på Spara.

    Kortkommando  Tryck på CTRL+S.

    Dialogrutan Spara som öppnas.

  7. Skriv ett namn på den nya tabellen i fältet Tabellnamn och klicka på OK.

    Meddelanden: 

    • När tabellen skapas läggs ett primärnyckelfält med namnet ID till automatiskt, och det får datatypen Räknare. Fältet döljs också som standard. Om du vill visa fältet högerklickar du på en kolumnrubrik, klickar på Ta fram kolumner och använder sedan dialogrutan Ta fram kolumner för att visa kolumnen.

      eller

      Högerklicka på dokumentfliken för tabellen och klicka på Design.

    • Du kan bara ändra och ta bort primärnyckeln genom att öppna tabellen i designvyn. Information om hur du gör detta finns i artikeln Lägga till, ange, ändra och ta bort primärnyckeln.

    • Om du är nybörjare i Access och inte är så duktig på databasdesign och primärnycklar läser du artikeln Grundläggande databasdesign.

Överst på sidan

Lägga till ett tomt datablad i en befintlig databas

När du lägger till ett nytt datablad (en tabell) i en befintlig databas, är den nya tabellen fristående tills du relaterar den till de befintliga tabellerna. Anta att du behöver spåra beställningar som har gjorts av en myndighet. Det kan du göra genom att lägga till en tabell med namnet Myndighetskontakter i en försäljningsdatabas. För att kunna dra nytta av fördelarna med en relationsdatabas – t.ex. söka efter beställningar som har gjorts av en viss kontaktperson – måste du skapa en relation mellan den nya tabellen och tabellen (eller tabellerna) som innehåller orderinformationen.

Mer information om databasdesign och tabellrelationer finns i artiklarna Grundläggande databasdesign och Skapa, redigera eller ta bort en relation.

Kom också ihåg att du måste lägga till fält av typen Bifogad fil och OLE-objekt i den nya tabellen manuellt med hjälp av listan Datatyp ( i gruppen Datatyp och formatering på fliken Datablad) eller i tabelldesignern. I anvisningarna i avsnittet Konfigurera datatyperna Bifogad fil och OLE-objekt senare i den här artikeln förklaras hur du lägger till fält av dessa typer.

Lägga till ett datablad i en databas

  1. Öppna den databas som du vill ändra.

  2. Klicka på Tabell i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

    Bild av menyfliksområdet i Access

    En ny tom tabell läggs till och öppnas i databladsvyn.

    Ett nytt datablad som har lagts till i en befintlig databas

  3. Dubbelklicka i databladet på den första kolumnrubriken (den färgade cellen som heter Lägg till nytt fält) och skriv ett namn på fältet.

  4. Klicka på nästa fält eller flytta fokus till nästa fält med hjälp av piltangenterna och skriv ett namn på det fältet. Upprepa detta tills du har namngett alla tabellfält.

  5. Skriv information i den första tomma cellen under ett fältnamn.

    De data som du anger används för att konfigurera en datatyp för fältet. Om du till exempel skriver ett datum får fältet datatypen Datum/tid.

    Mer information om de datatyper som anges automatiskt finns i Hur datatyper tilldelas automatiskt när du registrerar information manuellt senare i den här artikeln.

  6. Klicka på Spara.

    Kortkommando  Tryck på CTRL+S.

    Dialogrutan Spara som öppnas.

  7. Skriv ett namn på den nya tabellen i fältet Tabellnamn och klicka på OK.

Överst på sidan

Lägga till ett mallat datablad i en befintlig databas

Förutom tomma tabeller innehåller Office Access 2007 också en uppsättning mallade tabeller. Var och en av de mallade tabellerna motsvarar de databasmallar som finns i Office Access 2007. Du kan t.ex. lägga till en tabell utformad för tillgångs-, kontakt- och ärendedata. Med hjälp av de mallade tabellerna går det snabbare att skapa mindre databaser eftersom du inte behöver namnge fälten och ange datatyperna.

Kom ihåg att du bara kan lägga till en mallad tabell i en befintlig databas.

Lägga till en mallad tabell i en databas

  1. Öppna den databas som du vill ändra.

  2. Klicka på Tabellmallar i gruppen Tabeller på fliken Skapa och välj någon av de tillgängliga mallarna i listan.

    Bild av menyfliksområdet i Access

    Den nya tabellen öppnas i databladsvyn. Varje fält i den nya tabellen innehåller ett namn och en datatyp, och du kan direkt börja registrera data.

  3. Registrera informationen.

  4. Klicka på Spara.

    Kortkommando  Tryck på CTRL+S.

    Dialogrutan Spara som öppnas.

  5. Skriv ett namn på den nya tabellen i fältet Tabellnamn och klicka på OK.

Överst på sidan

Konfigurera datatyperna Bifogad fil och OLE-objekt

När du skapar en ny tabell i databladsvyn kan du konfigurera de flesta datatyperna genom att registrera data i ett fälts första rad. Det går emellertid inte att använda den här metoden för datatyperna Bifogad fil och OLE-objekt, utan då måste du konfigurera dessa datatyper manuellt med listan Ange datatyp på fliken Datablad eller använda tabelldesignern. I anvisningarna i det här stycket förklaras hur du anger datatyper med båda dessa metoder.

Använda listan Ange datatyp

  1. Dubbelklicka i navigeringsfönstret på den tabell du vill ändra.

    Tabellen öppnas då i databladsvyn.

  2. Markera ett nytt fält.

    Det nya fältet finns som standard till höger eller vänster i databladet (beroende på den nationella inställningarna och språkinställningarna i Windows) och har rubriken Lägg till nytt fält.

    Ett nytt fält i ett datablad

    Obs!: Du måste markera ett nytt fält. Du kan inte ändra datatypen för ett befintligt fält till typen Bifogad fil eller OLE-objekt.

  3. Om du lägger till ett OLE-objektfält, dubbelklickar du på rubrikraden och skriver ett namn på fältet. Annars går du vidare till nästa steg eftersom rubrikraden ändras till ett gem när du lägger till ett fält för Bifogad fil.

  4. Klicka i den första tomma raden under rubriken.

  5. Klicka på nedpilen bredvid Ange datatyp (listan högst upp) i gruppen Datatyp och formatering på fliken Datablad och välj OLE-objekt eller Bifogad fil.

    Listan med datatyper

    Om du väljer datatypen Bifogad fil anges rubrikraden till att visa ett gem, så här: Ett nytt tabellfält som anges till datatypen Bifogad fil

  6. Spara ändringarna.

  7. Om du vill lägga till en uppgift i det nya datafältet dubbelklickar du på den första tomma raden och letar reda på informationen i dialogrutan Bifogade filer.

    Mer information om hur du bifogar filer i databasen finns i artikeln Bifoga filer och grafik till poster i databasen.

Använda designvyn för tabeller

  1. Högerklicka i navigeringsfönstret på tabellen som du vill ändra och klicka sedan på Design på snabbmenyn.

  2. Markera en tom rad i kolumnen Fältnamn och skriv ett namn på det nya fältet.

    Obs!: Du måste markera ett nytt fält. Du kan inte ändra datatypen för ett befintligt fält till typen Bifogad fil eller OLE-objekt.

  3. Klicka på nedpilen bredvid det nya fältnamnet i kolumnen Datatyp och välj OLE-objekt eller Bifogad fil i listan.

  4. Spara ändringarna.

Information om hur du bifogar filer till posterna i databladet finns i artikeln Bifoga filer och grafik till poster i databasen.

Överst på sidan

Lägga till ett uppslagsfält i ett datablad

Uppslagsfält är en annan funktion som du måste ange manuellt för ett nytt datablad. Ett uppslagsfält visar en uppsättning värden i en lista. När du väljer ett element från en nedrullningsbar lista i en Access-databas använder du som regel en uppslagslista. Du kan skapa två typer av uppslagslistor.

  • Tabellbaserade listor     använder frågor som hämtar värden från andra tabeller. Frågan finns i det nya databladets underliggande tabell. Du skapar en tabellbaserad lista när du behöver använda värden som finns någon annanstans i databasen. Anta att du underhåller en databas för supportärenden. Ärendeinformationen finns i en tabell, men listan med personer som hanterar ärendena finns i en annan tabell, och informationen i den tabellen ändras ofta. Genom att använda en tabellbaserad lista behöver du inte skriva en lång lista med namn manuellt, och den förser dig med den mest aktuella informationen. Du kan använda informationen i en tabell för att fylla i den tabellbaserade listan, eller använda den information som returneras av en annan fråga för att fylla den tabellbaserade listan.

  • Värdebaserade listor     är förhållandevis korta listor med element som du bara använder på ett ställe i en databas. Anta att du använder Access för att lagra och hantera information om företagets tillgångar. Du kan skapa ett uppslagsfält med namnet Skick (eller liknande ) där användarna kan välja ett värde från listan, t.ex. Bra, Medel, Dålig o.s.v. Du skapar värdelistor genom att registrera en lista med element direkt i det nya databladets underliggande tabell.

När du lägger till en tabellbaserad uppslagslista i det nya databladet, skapas en relation mellan databladets underliggande tabell och den tabell som uppslagsfältet hämtar sina data från. Det färdiga uppslagsfältet blir också en extern nyckel – en kolumn vars värden matchar primärnyckelvärdena i den andra tabellen. Om du är nybörjare i Access och behöver information om relationer, primärnycklar och externa nycklar läser du artikeln Grundläggande databasdesign.

Du kan slutligen lägga till en värdebaserad eller tabellbaserad uppslagslista med hjälp av en guide eller skapa dem manuellt i tabelldesignern. Det enklaste och snabbaste sättet att skapa uppslagsfält på är att använda guiden, så därför beskrivs den metoden här.

Lägga till uppslagsfält i databladsvyn

  1. Dubbelklicka i navigeringsfönstret på den tabell du vill ändra.

    Tabellen öppnas i databladsvyn.

  2. Klicka på Uppslagsfält i gruppen Fält och kolumner på fliken Datablad.

    Uppslagsguiden startar.

  3. Gör något av följande:

    • Skapa en tabellbaserad lista    

      1. Välj Jag vill att min uppslagskolumn ska slå upp värdena i en tabell eller fråga och klicka på Nästa.

      2. Välj ett alternativ under Visa, välj en tabell eller fråga från listan och klicka på Nästa.

        Om du t.ex. vill använda värden från en tabell i uppslagsfältet klickar du på Tabeller. Om du vill använda en fråga klickar du på Frågor. Om du vill visa en lista med alla tabeller och frågor i databasen klickar du på Båda.

      3. Flytta fälten som du vill ska visas i listan Uppslag från fönstret Tillgängliga fält: till fönstret Markerade fält och klicka på Nästa.

      4. Om du vill kan du välja ett eller flera sorteringsalternativ för fälten som du markerade i föregående steg och sedan klicka på Nästa.

      5. Om du vill kan du justera bredden på respektive kolumn i uppslagslistan och sedan klicka på Nästa.

      6. Om du vill kan du skriva ett namn i textrutan under Vilken etikett ska din kolumn ha?.

      7. Om du vill markerar du kryssrutan Tillåt flera värden.

        Om du markerar det här alternativet kan du välja och lagra flera element från listan.

      8. Klicka på Slutför. Om du uppmanas att spara tabellen klickar du på Ja.

        Uppslagsfrågan läggs till i den nya tabellen. Frågan hämtar som standard de fält du anger, plus primärnyckelvärdena för källtabellen. Därefter konfigureras datatypen för fältet Uppslag så att det motsvarar den datatyp som anges för primärnyckelfältet i källtabellen. Om primärnyckelfältet i källtabellen till exempel använder datatypen Räknare, får uppslagsfältet datatypen Tal.

      9. Gå tillbaka till databladsvyn, gå till uppslagsfältet och välj ett element i listan.

    • Skapa en värdebaserad lista    

      1. Klicka på Jag skriver värdena själv och klicka på Nästa.

      2. Skriv i rutan Antal kolumner hur många kolumner som ska visas i listan, gå sedan till den första tomma cellen och skriv ett värde.

        När du skriver det första värdet visas en ny tom cell under den aktuella cellen.

      3. När du har skrivit det första värdet flyttar du fokus till nästa cell med TABB eller NEDPIL och skriver ett andra värde.

      4. Upprepa steg 2 och 3 tills listan är klar och klicka på Nästa.

      5. Du kan också skriva ett namn på fältet och sedan klicka på Slutför.

Lägga till uppslagsfält i designvyn

  1. Öppna den underliggande tabellen till det nya databladet i navigeringsfönstret och klicka på Design på snabbmenyn.

  2. Markera fältet som du vill konvertera.

    eller

    Markera en tom rad och skriv ett namn på det nya fältet i kolumnen Fältnamn.

  3. Klicka på nedpilen i kolumnen Datatyp och välj Uppslagsguiden.

    Uppslagsguiden visas.

  4. Följ anvisningarna ovan för hur guiden används.

Obs!: När du skapar ett uppslagsfält kan du använda en ny funktion som kallas för flervärdeslista. Mer information om flervärdeslistor och tekniken bakom dem (något som kallas för flervärdesfält) finns i artiklarna Lägga till eller ändra uppslagsfält där du kan lagra flera värden, Guide till flervärdesfält och Använda en lista där flera värden lagras.

Överst på sidan

Relatera det nya databladet till resten av databasen

Informationen i ett nytt datablad är som standard isolerad från annan information i en databas till dess att du skapar minst en relation mellan databladets underliggande tabell och de andra tabellerna i databasen. I Office Access 2007 är det numer enklare att skapa relationer eftersom du kan dra och släppa fält från ett åtgärdsfönster till ett öppet datablad.

Du kan skapa två typer av relationer med den nya tekniken.

  • Lägg till ett externt nyckelfält till databladets underliggande tabell. Då placeras det nya databladet på N-sidan i en 1:N-relation.

  • Dela primärnyckeln från det nya databladet med en annan tabell. Då placeras det nya databladet på 1-sidan i en 1:N-relation.

Oavsett vilken av dessa relationstyper du vill skapa, ska du använda Uppslagsguiden för att skapa ett tabellbaserat uppslagsfält. I anvisningarna nedan beskrivs hur du skapar båda relationstyperna.

Viktigt!    Du måste ha kunskaper om databasdesign för att kunna skapa relationer mellan tabeller.

Mer information om databasdesign och relationer finns i artiklarna Grundläggande databasdesign, Lägga till, ange, ändra och ta bort primärnyckeln, Guide till tabellrelationer och Skapa, redigera eller ta bort en relation.

Lägga till ett externt nyckelfält i det nya databladet

  1. Öppna det nya databladet i databladsvyn, om det inte redan är öppet. Det gör du genom att dubbelklicka på tabellen i navigeringsfönstret.

  2. Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Fält och kolumner på fliken Datablad.

    Åtgärdsfönstret Fältlista visas med de övriga tabellerna i databasen.

  3. Utvidga posten för tabellen som du vill använda.

  4. Dra primärnyckelfältet från fönstret Fältlista så att databladet öppnas, och släpp fältet mellan två befintliga fält i databladet. Muspekaren ändras till en markör när du väljer en giltig släppunkt.

    Dra ett fält från fältlistan och släpp det mellan två kolumner

    När du har släppt det nya fältet startar Uppslagsguiden.

  5. Gå till nästa grupp med anvisningar där du slutför proceduren.

Skapa relationen med hjälp av Uppslagsguiden

  1. Flytta fälten som du vill ska visas i listan Uppslag från fönstret Tillgängliga fält: till fönstret Markerade fält och klicka på Nästa.

  2. Om du vill kan du välja ett eller flera sorteringsalternativ för fälten som du markerade i föregående steg och sedan klicka på Nästa.

  3. Om du vill kan du justera bredden på respektive kolumn i uppslagslistan och sedan klicka på Nästa.

  4. Om du vill kan du skriva ett namn i textrutan under Vilken etikett ska din kolumn ha?.

  5. Om du vill markerar du kryssrutan Tillåt flera värden.

    Om du markerar det här alternativet kan du välja och lagra flera element från listan.

  6. Klicka på Slutför. Om du uppmanas att spara tabellen klickar du på Ja.

    Uppslagsfrågan läggs till i den nya tabellen. Frågan hämtar som standard de fält du anger, plus primärnyckelvärdena för källtabellen. Därefter konfigureras datatypen för fältet Uppslag så att det motsvarar den datatyp som anges för primärnyckelfältet i källtabellen. Om primärnyckelfältet i källtabellen till exempel använder datatypen Räknare, får uppslagsfältet datatypen Tal.

Lägga till primärnyckeln från det nya databladet till en annan tabell

  1. Stäng databladet om det är öppet.

  2. Dubbelklicka i navigeringsfönstret på den tabell där du vill lägga till den nya sekundärnyckeln.

  3. Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Fält och kolumner på fliken Datablad.

    Åtgärdsfönstret Fältlista visas med de övriga tabellerna i databasen, inklusive det nya databladet.

  4. Klicka i åtgärdsfönstret på plustecknet bredvid posten för det nya databladet, dra primärnyckelfältet (fältet har oftast namnet ID) från åtgärdsfönstret så att databladet öppnas och släpp det på önskad plats.

    Vanligtvis måste du släppa det nya fältet mellan två befintliga fält i databladet. Muspekaren ändras till en markör när du väljer en giltig släppunkt.

    Dra ett fält från fältlistan och släpp det mellan två kolumner

    När du har släppt det nya fältet startar Uppslagsguiden.

  5. Slutför Uppslagsguiden med stegen ovan.

Överst på sidan

Ändra datatypen för ett fält

När du skapar en tabell i databladsvyn kanske du upptäcker att registrerade data har fått fel datatyp. Om du t.ex. skriver de fem siffrorna i ett svenskt postnummer, tillämpas datatypen Tal på det fältet, vilket gör att du inte kan ange postnummer från andra delar av världen. Du rättar till detta genom att ändra datatypen för fältet.

I Access kan du ändra datatypen på två sätt. Dels med kommandona på fliken Datablad, dels med tabelldesignern. I följande anvisningar beskrivs båda metoderna.

Viktigt!    Om du ändrar datatyperna kan det medföra att befintliga data tas bort. Om du t.ex. exempel ändrar ett fält från datatypen Text till Tal, och det fältet innehåller både bokstäver och siffror, tas de befintliga data bort eftersom det inte går att utföra beräkningar på bokstäver.

Ändra en datatyp med menyfliksområdet

  1. Dubbelklicka i navigeringsfönstret på den tabell du vill ändra.

    Tabellen öppnas då i databladsvyn.

  2. Markera fältkontrollen som du vill ändra.

  3. Markera i gruppen Datatyp och formatering på fliken Datablad ett alternativ i listan Ange datatyp som finns högst upp i gruppen.

    Obs!: Menyfliksområdet är en del av Microsoft Office Fluent-användargränssnittet.

  4. Om du uppmanas att bekräfta ändringen klickar du på Ja om du vill fortsätta.

  5. Spara ändringarna.

Ändra en datatyp med tabelldesignern

  1. Öppna tabellen som du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka på Design på snabbmenyn.

  2. Klicka på kolumnen Datatyp och välj den nya datatypen.

  3. Om du uppmanas att bekräfta ändringen klickar du på Ja om du vill fortsätta.

  4. Spara ändringarna.

Överst på sidan

Hantera fält i ett datablad

Du kan utföra ett antal tabelladministrativa uppgifter genom att högerklicka på rubrikraden och välja ett kommando på snabbmenyn som visas. Du kan t.ex. infoga ett fält på en viss plats, ta bort eller ändra namn på ett fält, visa eller dölja en kolumn samt starta Uppslagsguiden och konvertera en kolumn till ett uppslagsfält.

Använda kommandona på snabbmenyn

  • Högerklicka på en kolumnrubrik och välj ett kommando på snabbmenyn.

    I den här bilden visas snabbmenyn:

    Snabbmenyn för tabellfält

Överst på sidan

Hur datatyper tilldelas automatiskt när du registrerar information manuellt

När du skapar ett tomt datablad tilldelas en datatyp automatiskt till varje fält när du registrerar data i det fältet. I tabellen nedan anges de olika typerna av data som du kan registrera och vilken datatyp som används för var och en.

Obs!: Du kan inte konfigurera datatyperna Bifogad fil och OLE-objekt genom att registrera data i ett tomt fält. Information om hur du anger dessa datatyper finns i Konfigurera datatyperna Bifogad fil och OLE-objekt tidigare i det här avsnittet.

Om du skriver:

skapar Office Access 2007 ett fält med datatypen:

John

Text

Ett textblock eller text och tal som är längre än 256 tecken.

PM.

Obs!: Du kan inte aktivera RTF-formatering med hjälp av den nya funktionen för visuell design. Information om hur du aktiverar RTF-formatering finns i artikeln Registrera eller redigera data i en kontroll eller kolumn som stöder RTF.

http://www.contoso.com

Följande Internet-protokoll identifieras: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, Telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms och outlook.

Obs!: För att protokollet ska identifieras och datatypen Hyperlänk anges, måste du skriva ett tecken efter protokollet.

Hyperlänk

50000

Tal, långt heltal

50 000

Tal, långt heltal

50 000,99

Tal, Double

50000,389

Tal, Double

2006-12-31

Datum- och tidsformaten som anges i de nationella inställningarna och språkinställningarna i Windows bestämmer hur Datum/tid-data formateras.

Visar hur jag anger eller ändrar dessa inställningar

I Windows Vista    

  1. Klicka på Start Bild av knapp och sedan på Kontrollpanelen.

  2. Dubbelklicka på Klocka, språk och region om du använder standardvyn på Kontrollpanelen.

    eller

    Dubbelklicka på

    Nationella inställningar och språkinställningar om du använder klassiskt läge.

    Dialogrutan Nationella inställningar och språkinställningar visas.

  3. Klicka på Anpassa under Standarder och format.

    Dialogrutan Anpassa nationella inställningar visas.

  4. Klicka på fliken som innehåller inställningarna som du vill ändra och gör ändringarna. Om du till exempel vill ändra en del av eller hela talformatet, klickar du på fliken Tal och ändrar önskad inställning. Om du vill ha hjälp med ett alternativ klickar du på hjälpknappen (?) och sedan på alternativet.

I Microsoft Windows XP (klassiskt läge)    

  1. Klicka på Start i Aktivitetsfältet i Windows och sedan på Kontrollpanelen.

  2. Dubbelklicka på Nationella inställningar och språkinställningar på Kontrollpanelen.

    Dialogrutan Nationella inställningar och språkinställningar visas.

  3. Klicka på Anpassa under Standarder och format.

    Dialogrutan Anpassa nationella inställningar visas.

  4. Klicka på fliken som innehåller inställningarna som du vill ändra och gör ändringarna. Om du till exempel vill ändra en del av eller hela talformatet, klickar du på fliken Tal och ändrar önskad inställning. Om du vill ha hjälp med ett alternativ klickar du på hjälpknappen (?) och sedan på alternativet.

I Microsoft Windows XP (kategoriläge)

  1. Klicka på Start i Aktivitetsfältet i Windows och sedan på Kontrollpanelen.

    Kontrollpanelen visas.

  2. Klicka på Datum, tid, språk och nationella inställningar.

    Dialogrutan Datum, tid, språk och nationella inställningar visas.

  3. Klicka på Ändra format för tal, datum och tidpunkter.

    Dialogrutan Nationella inställningar och språkinställningar visas.

  4. Klicka på Anpassa under Standarder och format.

    Dialogrutan Anpassa nationella inställningar visas.

  5. Klicka på fliken som innehåller inställningarna som du vill ändra och gör ändringarna. Om du till exempel vill ändra en del av eller hela talformatet, klickar du på fliken Tal och ändrar önskad inställning. Om du vill ha hjälp med ett alternativ klickar du på hjälpknappen (?) och sedan på alternativet.

Datum/tid

31 december 2006

Obs!: Namn på dagar (måndag, tisdag o.s.v.) är inte giltiga indatavärden för datatypen Datum/tid. Du måste ange namnet på en månad.

Datum/tid

10:50:23

Datum/tid

10:50:00

Datum/tid

17:50

Datum/tid

$12,50

Den valutasymbol som anges i de nationella inställningarna i Windows identifieras.

Visar hur jag anger eller ändrar dessa inställningar

I Windows Vista    

  1. Klicka på Start Bild av knapp och sedan på Kontrollpanelen.

  2. Dubbelklicka på Klocka, språk och region om du använder standardvyn på Kontrollpanelen.

    eller

    Dubbelklicka på

    Nationella inställningar och språkinställningar om du använder klassiskt läge.

    Dialogrutan Nationella inställningar och språkinställningar visas.

  3. Klicka på Anpassa detta format under Aktuellt format på fliken Format.

    Dialogrutan Anpassa nationella inställningar visas.

  4. Klicka på fliken Valuta och markera sedan önskad symbol i listan Valutasymbol. Om du vill ha hjälp med ett alternativ klickar du på hjälpknappen (?) och sedan på alternativet.

I Microsoft Windows XP (klassiskt läge)    

  1. Klicka på Start i Aktivitetsfältet i Windows och sedan på Kontrollpanelen.

    Kontrollpanelen visas.

  2. Dubbelklicka på Nationella inställningar och språkinställningar på Kontrollpanelen.

    Dialogrutan Nationella inställningar och språkinställningar visas.

  3. Klicka på Anpassa under Standarder och format.

    Dialogrutan Anpassa nationella inställningar visas.

  4. Klicka på fliken Valuta och markera sedan önskad symbol i listan Valutasymbol. Om du vill ha hjälp med ett alternativ klickar du på hjälpknappen (?) och sedan på alternativet.

I Microsoft Windows XP (kategoriläge)    

  1. Klicka på Start i Aktivitetsfältet i Windows och sedan på Kontrollpanelen.

    Kontrollpanelen visas.

  2. Klicka på Datum, tid, språk och nationella inställningar.

    Dialogrutan Datum, tid, språk och nationella inställningar visas.

  3. Klicka på Ändra format för tal, datum och tidpunkter.

    Dialogrutan Nationella inställningar och språkinställningar visas.

  4. Klicka på Anpassa under Standarder och format.

    Dialogrutan Anpassa nationella inställningar visas.

  5. Klicka på fliken Valuta och markera sedan önskad symbol i listan Valutasymbol. Om du vill ha hjälp med ett alternativ klickar du på hjälpknappen (?) och sedan på alternativet.

Valuta

21,75

Tal, Double

123,00 %

Tal, Double

3,46E+03

Tal, Double

Överst på sidan

Hur datatyper tilldelas automatiskt när du klistrar in information

När du klistrar in data i ett kalkylblad kan du klistra in olika eller inkonsekventa datatyper i ett eller flera fält. Anta att du klistrar in flera kolumner med kontaktinformation, och att dessa data innehåller postnummer från hela världen – en blandning mellan bokstäver och siffror.

När du klistrar in informationen analyserar Access varje post (varje rad i kolumnen) och fastställer datatypen för respektive post. Därefter görs ett försök att välja en datatyp som lagrar all information utan att några poster förloras eller kortas av. Därför kan en bred datatyp ibland användas på fältet.

I listan nedan finns några exempel på hur datatyperna väljs.

  • När blandade datatyper påträffas, får fältet vanligtvis datatypen Text eftersom textfält ger största möjliga flexibilitet.

  • När tal blandas med en valutasymbol, anges datatypen Tal och valutasymbolen tas bort. På så sätt blir möjligheterna till sortering och filtrering större, och det går att använda ett större antal mängdfunktioner. Om du vill ha en valutasymbol tillämpar du ett valutaformat på talfältet eller konverterar fältet till datatypen Valuta.

  • Om du klistrar in data med olika valutasymboler tillämpas datatypen Text på fältet och symbolerna bevaras.

  • Om du klistrar in datum och tider med olika visningsformat (t.ex. 12/14/2005 och 2005-12-14) tillämpas datatypen Datum/tid och det allmänna datumformatet.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×