Öka prestanda med tröskelvärden för avvikelser i Office Project 2007

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Av Bonnie Biafore

Ett bra sätt att hålla koll på projektets status och få tidiga varningar om förseningar och överskridande av budget är att jämföra kostnads- och schemaavvikelser med projektets tröskelvärden.     Men innan du kan se om du ligger före eller efter bör du ställa in tröskelvärden för avvikelse i projektets schema och budget. Microsoft Office Project 2007 kan beräkna kostnads- och schemaavvikelser åt dig, men egna fält är det du behöver för att lagra tröskelvärden och beräkna avvikelser mot tröskelvärden. I den här artikeln lär du dig hur du konfigurerar tröskelvärden för schema och kostnad i Office Project 2007 och Microsoft Office Excel 2007 till att jämföra avvikelser med tröskelvärdena. Du får också lära dig hur du markerar avvikelsens status med visuella indikatorer i Office Project 2007 och Office Excel 2007.

I den här artikeln …

Beräkna avvikelser i Office Project 2007

Jämföra avvikelser med tröskelvärden

Tolka enkelt avvikelsedata i Office Project 2007

Undvika förseningar och budgetöverskridande

Beräkna avvikelser i Office Project 2007

Office Project 2007 kan beräkna avvikelser och hur det går för ett projekt, men det finns en viktig sak du måste göra innan du kan göra beräkningarna: spara en originalplan för projektet. Originalplanen är ett viktigt dokument som innehåller schema, kostnad och andra projektfaktorer som intressenter sedan kan godkänna. Utan originalplanen har inte Office Project 2007 några mål för projektet, och kan därför inte skicka en varning om projektet inte går som planerat.

Använda EV-analys (Earned Value Analysis) för att mäta effektivitet

En utmaning är att de grundläggande avvikelsefälten gör det svårt att identifiera vilka uppgifter som går enligt planen och vilka som går dåligt. Procent är mycket enklare än kronor eller datumavvikelser eftersom en procentsats fungerar oavsett hur långt gånget projektet är eller hur många gånger originalplanen har ändrats.

Vilken effektivitetskvot hjälper dig att utvärdera hur det går för projektet? Som du vet kan det vara missvisande att jämföra faktiska värden med uppskattningar. Anta att projektet har använt hälften av den uppskattade tiden och budgeten. Om det är bra eller dåligt beror på hur stor del av arbetet som är färdigt. EV-analys (Earned Value Analysis) gör det lättare att se förloppet genom att jämföra beräknade och faktiska värden med mängden arbete du har avklarat.

Innan du studerar EV-förhållanden för att se hur det går för projektet är det viktigt att förstå de underliggande mätvärdena:

  • BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) är originalkostnaden fram till och med rapportdatumet för uppgifter i projektplanen: dina planerade utgifter fram till och med rapportdatumet, oavsett om arbetet är klart. Om kostnaden för arbete som ska utföras senast den 30 september 2008 är 100 000 kr är BCWS för det datumet 100 000 kr.

  • ACWP (Actual Cost of Work Performed) är kostnaden för arbetet som utförts fram till och med rapportdatumet, oavsett hur mycket som är klart. ACWS för den 30 september 2008 är dina utgifter fram till och med det datumet.

  • BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) är lika med EV, eftersom det mäter den uppskattade kostnaden för det utförda eller tjänade arbetet fram till och med rapportdatumet. Om den uppskattade kostnaden för utfört arbete är 150 000 kr är BCWP 150 000 kr, oavsett om arbetet blev klart tidigt, sent eller i tid.

Använda EV-förhållanden till att jämföra tröskelvärden

I EV-analys används flera olika kvoter till att beräkna schema- och kostnadseffektivitet, bland annat schemaavvikelse (SA), kostnadsavvikelse (KA), SPI (Schedule Performance Index) och CPI (Cost Performance Index). Funktionen för kvotberäkning i Office Project 2007 och andra nya funktioner är de bästa verktygen för att jämföra tröskelvärden:

  • EV-kostnadsavvikelse (KA-fältet i Office Project 2007) visar skillnaden mellan den beräknade och faktiska kostnaden för arbetet du har slutfört (BCWP minus ACWP). Om KA är negativt är den faktiska kostnaden större än den beräknade kostnaden och arbetet överskrider budgeten.

  • Kostnadsavvikelse, procent (KA %) är EV-kostnadsavvikelsen som procentandel av den beräknade kostnaden för utfört arbete: [(BCWP – ACWP) / BCWP] X 100. Anta till exempel att BCWP är 100 000 kr och ACWP är 120 000 kr. KA är 100 000 – 120 000 = – 20 000 kr. Det slutförda arbetet kostar 20 000 kr mer än budgeten tillåter. Alltså är KA % (– 20 000 / 100 000 kr) X 100, vilket är lika med –20 %.

    KA % fungerar utmärkt att jämföra med KA-tröskelvärdet.

  • EV-schemaavvikelse (fältet SA i Office Project 2007) visar BCWP minus BCWS, alltså skillnaden mellan den beräknade kostnaden för slutfört arbete och arbete som du har planerat att göra till och med rapportdatumet. Om SA är negativt har du gjort klart mindre arbete än planerat och ligger efter i planeringen.

  • Schemaavvikelse, procent % (SA %) är EV-schemaavvikelsen som procentandel av den budgeterade kostnaden för planerat arbete: [(BCWP – BCWS) / BCWS] X 100. SA % visar schemaavvikelsen som procentandel av planerat arbete. Tänk dig samma BCWP som för 100 000 kr med 90 000 kr istället. KA är 100 000 – 90 000 = 10 000 kr. Det planerade arbetet kostade 10 000 kr mindre än det slutförda arbetet, vilket innebär att du har slutfört mer arbete än du planerade och ligger före i planeringen. SA % är (10 000 / 100 000 kr) X 100, vilket är lika med 10 %.

    SA % fungerar utmärkt att jämföra med SA-tröskelvärdet.

Överst på sidan

Jämföra avvikelser med tröskelvärden

Med trafikljus blir det klart och tydligt: grön betyder kör, gul betyder varning och röd betyder stanna. Tröskelvärden i projekt är precis som trafikljus. Genom att ange tröskelvärden som anger om projektet flyter på galant, stöter på små hinder eller allvarliga problem, kan du se hur projektet ligger till och bestämma vilka åtgärder som krävs.

När du bestämmer tröskelvärden definierar du brytpunkterna som avgränsar grönt, gult och rött ljus för projektets status utifrån schema- och kostnadsavvikelser.

Ett tröskelvärde på 5 procent över budget eller efter i planeringen kanske är den högsta godtagbara avvikelsen. Ett tröskelvärde på 10 procent betyder att det är det dags att göra något åt situationen. Om kvoten är mellan 5 och 10 procent behöver du hålla ett öga på arbetet så att det inte uppstår ytterligare problem.

Överst på sidan

Tolka enkelt avvikelsedata i Office Project 2007

Om du inkluderar kolumner för KA % och SA % i en Office Project 2007-tabell kan du hålla utkik efter negativa tal som innebär att uppgifter är försenade eller över budget. Den bästa lösningen är att avgöra vilka uppgifter som kräver tillsyn och vilka som behöver åtgärdas.

Grafiska symboler i Office Project 2007 gör att dessa situationer syns tydligt. Om till exempel KA % eller SA % är mindre än –10 procent har kostnaden eller schemat gått över tröskelvärdet, och du ser ett rött ljus.

Om du vill se trafikljus för kostnadseffektivitet utifrån dina bestämda tröskelvärden utför du följande steg:

  1. Skapa ett eget fält som visar KA % som en grafisk symbol: I menyn Verktyg väljer du Anpassa och sedan Fält.

  2. I dialogrutan Anpassa fält i listrutan Typ väljer du Tal.

  3. Välj ett anpassat talfält, till exempel Tal 1.

  4. Om du vill ge fältet ett annat namn klickar du på Byt namn. I dialogrutan Byt namn på fält anger du ett namn, till exempel Kostnadsavvikelse %. Klicka på OK.

  5. Klicka på Formel om du vill att det egna fältet ska motsvara KA %. I dialogrutan Formel för Kostnadsavvikelse % klickar du på Fält. Håll muspekaren över Kostnad och välj KA %. Klicka på OK.

  6. Under Värden som ska visas klickar du på Grafiska indikatorer.

  7. I dialogrutan Grafiska indikatorer för Kostnadsavvikelse % definierar du det första testet till att söka efter KA %-värden som överskrider tröskelvärdet:

    1. Klicka på den första Test för ”Kostnadsavvikelse %”-raden. Välj är mindre än i listrutan.

    2. På den första Värde(n)-raden skriver du –10 (använd inte procenttecken).

    3. Klicka på den första Bild-raden. Välj den röda cirkeln i bildkolumnen, eftersom KA % mindre än –10 innebär att uppgiften är mer än 10 % över tillåten budget.

      Obs!: Om du använder samma tröskelvärden för alla uppgifter kan du definiera testet med tröskelvärdestalen. Om du vill variera från en uppgift till en annan tilldelar du tröskelvärden till andra anpassade fält. Sedan väljer du ett tröskelvärde i kolumnen Värde(n).

  8. På den andra Test för ”Kostnadsavvikelse %”-raden väljer du är större än. Skriv –5 i motsvarande Värde(n)-rad. Välj den gröna cirkeln på Bild-raden.

  9. På den tredje Test för ”Kostnadsavvikelse %”-raden väljer du är större än eller lika med. Skriv –10 i motsvarande Värde(n)-rad. Välj den gula cirkeln på Bild-raden. Klicka på OK.

Obs!: Eftersom Office Project 2007 kör tester i turordning hittar det tredje testet värden som är större än –10 men mindre än –5.

Ställa in en grafisk indikator för att jämföra skillnader i tröskelvärden
Bild 1: Ställa in en grafisk indikator för att jämföra avvikelser med tröskelvärden

Obs!:  Trafikljus för schemastatus fungerar på samma sätt, förutom att du använder fältet SA % i stället för KA %

Så här visar du grafiska indikatorer i en tabell i Office Project 2007:

  1. Gå till menyn Visa, välj Tabell: och sedan Fler tabeller.

  2. I dialogrutan Fler tabeller väljer du en tabell. Klicka på Använd.

  3. Högerklicka i en kolumnrubrik.

  4. Välj Infoga kolumn i snabbmenyn.

  5. I dialogrutan Kolumndefinition väljer du ett eget fält från listrutan Fältnamn. Om du går efter det föregående exemplet väljer du (Tal 1) Kostnadsavvikelse %. Klicka på OK.

Obs!:  Om du vill visa anpassade avvikelsevärden kan du skapa en ny tabell. Gör det genom att gå till menyn Visa. Välj Tabell: och sedan Fler tabeller. Klicka på Ny i dialogrutan Fler tabeller. I dialogrutan Definiera tabell anger du tabellnamnet och de fält som ska ingå i tabellen.

I kolumnen visas status för dina uppgifter med grönt, gult och rött ljus enligt bild 2.

Utvärdering av kostnad och prestanda med grafiska indikatorer
Bild 2: Utvärdering av kostnad och effektivitet med grafiska indikatorer

Bild 2 visar skillnaden mellan EV och grundläggande avvikelser. Till exempel är KA för uppgiften Design Deck ett positivt tal (60,00 kr) eftersom den faktiska kostnaden är högre än originalkostnaden. KA % har däremot ett negativt värde (–6 %). Båda avvikelserna innebär att kostnaden överskrider den tillåtna budgeten.

Överst på sidan

Undvika förseningar och budgetöverskridande

Du kan använda Office Project 2007 till att beräkna schema- och kostnadsavvikelser och utvärdera hur det går för projektet. Med grafiska indikatorer är det enkelt att se vilka uppgifter som går bra och vilka som kräver tillsyn.

Tyvärr kan det vara så att projektets intressenter och gruppmedlemmar inte alltid förstår mätvärden som är självklara för projektledare. Om du vill lära dig att omvandla avvikelseinformationen till ett format som andra målgrupper lättare förstår kan du läsa Work Essentials-artikeln Tips för att förmedla projektavvikelser.

Överst på sidan

Om författaren     Bonnie Biafore är en certifierad Project Management Professional (PMP) på Project Management Institute (PMI). Hon är konsult, utbildare, talare och prisbelönt författare av flera böcker om investering, personlig ekonomi och projektledning, bland annat On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×