Databasgrunder

I den här artikeln

• Vad är en databas?

• Delarna i en Access-databas

Vad är en databas?

En databas är ett verktyg för att samla in och ordna information. Databaser kan lagra information om personer, produkter, beställningar eller något annat. Många databaser börjar som en lista i ett ordbehandlingsprogram eller kalkylblad. I takt med att listan blir större börjar redundans och inkonsekvenser att visas i data. Data blir svåra att förstå i listformulär och det finns begränsade sätt att söka efter eller dra ut delmängder av data för granskning. När problemen börjar visas är det en bra idé att överföra data till en databas som skapats av ett databashanteringssystem (DBMS), till exempel Access.

En elektronisk databas är en behållare för objekt. En databas kan innehålla mer än en tabell. Ett lagerhållningssystem med tre tabeller motsvarar t.ex. inte tre databaser, utan en databas som innehåller tre tabeller. Om det inte har utformats för att enbart använda data eller kod från en annan källa lagrar en Access-databas i regel alla sina tabeller i en enda fil tillsammans med andra objekt (t.ex. formulär, rapporter, makron och moduler). Databaser som skapats i Access 2007-2016-format (som också används av Access för Microsoft 365, Access 2021 och Access 2019) har filnamnstillägget .accdb och databaser som skapats i tidigare Access-format har filnamnstillägget .mdb.

Med hjälp av Access kan du:

• Lägga till nya data i en databas, som ett nytt objekt eller en inventarie

• Redigera befintliga data i databasen, som att ändra ett objekts aktuella plats

• Ta bort information, till exempel om ett objekt har sålts eller slängts

• Organisera och visa data på olika sätt

• Dela data med andra via rapporter, e-postmeddelanden, i ett intranät eller på Internet

Delarna i en Access-databas

I följande avsnitt finns korta beskrivningar av beståndsdelarna i en typisk Access-databas.

Tabeller

En databastabell liknar ett kalkylblad på så sätt att data lagras i rader och kolumner. Därför är det vanligtvis ganska enkelt att importera ett kalkylblad i en databastabell. Den största skillnaden mellan att lagra data i ett kalkylblad och lagra data i en databas är sättet data ordnas på.

För att en databas ska vara så flexibel som möjligt måste data ordnas i tabeller så att inga överflödiga objekt uppstår. Om du exempelvis lagrar information om anställda ska varje anställd bara anges en gång i en tabell som har konfigurerats för att innehålla data om anställda. Data om produkter lagras i en egen tabell, och data om filialer lagras i en annan. Den här processen kallas för normalisering.

Varje rad i en tabell kallas för post. I poster lagras individuell information. Varje post består av ett eller flera fält. Fält motsvarar kolumner i en tabell. Anta att du till exempel har en tabell som heter "Anställda" där varje post (rad) innehåller information om en anställd, och varje fält (kolumn) innehåller en annan typ av information, som förnamn, efternamn, adress och så vidare. Fälten måste vara angivna som en speciell datatyp, oavsett om det är text, datum eller tid, antal eller något annat.

Man kan även beskriva poster och fält genom att tänka på bibliotekens gamla kortkatalog. Varje kort i katalogen motsvarar en post i databasen. Varje stycke information på ett kort (författare, titel och så vidare) motsvarar ett fält i databasen.

Mer information om tabeller finns i artikeln Introduktion till tabeller.

Formulär

Med formulär kan du skapa ett användargränssnitt som du kan ange och redigera data i. Formulär innehåller ofta kommandoknappar och andra kontroller som utför olika uppgifter. Du kan skapa en databas utan att använda formulär genom att bara redigera dina data i tabelldatabladen. De flesta databasanvändarna föredrar emellertid att använda formulär för att visa, ange och redigera data i tabellerna.

Du kan programmera kommandoknappar för att bestämma vilka data som visas i formuläret, öppna andra formulär eller rapporter eller utföra en mängd andra uppgifter. Du kanske exempelvis har ett formulär som heter "Kundformulär" som du använder till att arbeta med kunddata. Kundformuläret kan ha en knapp som öppnar ett orderformulär där du kan ange en ny order för kunden.

Med formulär kan du också kontrollera hur andra användare hanterar data i databasen. Du kan till exempel skapa ett formulär som endast visar vissa fält och som endast tillåter att vissa åtgärder vidtas. Då skyddas dina data och de anges korrekt.

Mer information om formulär finns i artikeln Introduktion till formulär.

Rapporter

Du använder rapporter för att formatera, sammanfatta och presentera data. En rapport besvarar vanligen en specifik fråga, som "Hur mycket pengar fick vi från varje kund det här året" eller "I vilka städer finns våra kunder?". Varje rapport kan formateras så att den presenterar informationen så tydligt som möjligt.

Det går att köra en rapport när som helst, och den återspeglar alltid aktuella data i databasen. Oftast formateras rapporter för utskrift, men de kan också visas på skärmen, exporteras till ett annat program eller skickas som en bilaga i ett e-postmeddelande.

Mer information om rapporter finns i artikeln Introduktion till rapporter i Access.

Frågor

Frågor kan utföra många olika funktioner i databasen. Deras vanligaste funktion är att hämta specifika data från tabellerna. De data du vill se finns oftast i flera olika tabeller, och frågor gör att du kan visa dem i ett enda datablad. Eftersom du vanligtvis inte vill se alla poster på samma gång kan du med hjälp av frågor dessutom lägga till villkor för att "filtrera" data så att du endast ser de poster du önskar.

Vissa frågor kan uppdateras, vilket innebär att du kan redigera data i de underliggande tabellerna via frågedatabladet. Om du arbetar med en fråga som går att uppdatera ska du komma ihåg att dina ändringar faktiskt görs i tabellerna och inte bara i frågedatabladet.

Det finns två olika typer av grundläggande frågor: frågevillkor och redigeringsfrågor. Ett frågevillkor hämtar helt enkelt data och gör att de går att använda. Du kan visa frågans resultat på skärmen, skriva ut det eller kopiera det till Urklipp. Eller så kan du använda frågans resultat som datakälla för ett formulär eller en rapport.

En redigeringsfråga utför en uppgift med hjälp av data, som namnet antyder. Redigeringsfrågor kan användas för att skapa nya tabeller, lägga till data i befintliga tabeller, uppdatera data eller ta bort data.

Mer information om frågor finns i artikeln Introduktion till frågor.

Makron

Makron i Access kan ses som ett förenklat programmeringsspråk som du kan använda till att lägga till funktioner i databasen. Du kan till exempel koppla ett makro till en kommandoknapp i ett formulär så att makrot körs varje gång någon klickar på knappen. Makron innehåller åtgärder som utför uppgifter, som att öppna en rapport, köra en fråga eller stänga databasen. De flesta databasåtgärder som du gör manuellt kan automatiseras med makron, vilket gör dem oerhört tidsbesparande.

Mer information om makron finns i artikeln Introduktion till programmering i Access.

Moduler

Moduler, t.ex. makron, är objekt som du kan använda för att lägga till funktioner i databasen. När du skapar makron i Access väljer du från en lista med makroåtgärder, men när du skriver moduler använder du programmeringsspråket Visual Basic for Applications (VBA). En modul är en samling deklarationer, instruktioner och procedurer som sparas tillsammans som en enhet. En modul kan vara antingen en klassmodul eller en standardmodul. Klassmoduler är kopplade till formulär och rapporter och innehåller vanligtvis procedurer som är specifika för formuläret eller rapporten som de är kopplade till. Standardmoduler innehåller allmänna procedurer som inte är kopplade till ett annat objekt. Standardmoduler visas under Moduler i navigeringsfönstret, men klassmoduler visas inte.

Mer information om moduler finns i artikeln Introduktion till programmering i Access.

Överst på sidan