Uvod u Access

Prvi koraci uz baze podataka

Napomena: Želimo da vam što pre pružimo najnoviji sadržaj pomoći čim na vašem jeziku. Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam na dnu ove stranice saopštiti da li su vam informacije bile od koristi? Ovo je članak na engleskom jeziku za brzu referencu.

Pregledač ne podržava video. Instalirajte Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player ili Internet Explorer 9.

Baza podataka i web aplikacije mogu dobit prednosti velikog preduzeća. Dizajn baze podataka je važno da ostvarivanju ciljeva, da li želite da upravljanje informacijama o zaposlenom, obezbedite sedmični izveštaji o protiv podataka ili prati porudžbine klijenata. Ulaganja vremena da biste razumeli dizajna baze podataka će vam pomoći da napravi baze podataka koje rade kako treba prvo i da prilagođava promene potrebe.

Važno: Access Veb aplikacije se razlikuju od baza podataka za računare. Ovaj članak ne govore o web app dizajn.

Koncepata i termine

Počnimo tako što ćete naučiti neke osnovne termine i koncepata. Da biste dizajnirali korisne baze podataka, možete kreirati tabele koji se fokusiraju na jednu temu. U tabelama, koje uhvatite sve podatke koji su potrebni za tu temu u polja koja držite najmanji mogući jedinice podataka.

Relacione baze podataka

Baze podataka u kojoj podataka je podeljen tabele, koje su kao unakrsne tabele. Svaka tabela sadrži samo jednu temu, kao što su klijenti (jednu tabelu) ili proizvodi (druge tabele).

Polja i zapisa

Prostor za skladištenje za diskretni podatke u tabeli. Redovi (ili zapisa) uskladištite svaku tačku jedinstvenih podataka, kao što su ime klijenta. Kolone (ili poljima) izolovanje informacije kada su za svaku tačku podataka u najmanji mogući jedinicu – ime možda jednu kolonu i prezime može biti drugi.

Primarni ključ

Vrednost koja obezbeđuje svaki zapis je jedinstvena. Na primer, možda dva klijenti sa istim imenom, Elizabeth Andersen. Ali jednog od zapisa Elizabeth Andersen ima broj 12 kao njen primarni ključ i druge ima primarni ključ od 58.

Nadređeni-podređeni

Uobičajeni relacije između tabela. Na primer, jedan klijent može da ima više naloga. Nadređeni tabele imaju primarnih ključeva. Podređeni tabele imaju sporedni ključevi, koji su vrednosti iz primarnog ključa koji prikazuju kako podređene zapise tabele su povezane sa nadređenoj tabeli. Ovi tasteri su povezani sa relaciju.

Šta je dobar dizajn baze podataka?

Dva principa su osnova za dobrog dizajna baze podataka:

  • Izbegavajte dupliranim informacijama (zovu se i suvišnih podataka). Gubi prostor i povećava mogućnost grešaka.

  • Uverite se da su podaci ispravan i potpun. Nepotpuna ili pogrešne informacije prelazi preko u upitima i izveštajima i na kraju mogu da dovedu do dezinformisani odluke.

Za pomoć sa ove probleme:

  • Deljenje baze podataka informacija u tabele na osnovu teme sa. Izbegavajte dupliranja informacije u više tabela. (Na primer, imena kupaca treba da posetite u samo jednoj tabeli.)

  • Spojite tabele zajedno korišćenjem tastera umesto dupliranja podataka.

  • Uključite procesima koji podržava i obezbeđuje tačnost i integritet informacije o bazi podataka.

  • Dizajn baze podataka sa vaše obrada podataka i izveštavanja u vidu.

Da biste poboljšali dugoročne korisnost baze podataka, sledite ove korake za pet dizajn:

Korak 1: Utvrdite svrhu baze podataka

Pre nego što počnete, imati cilj za bazu podataka.

Da biste zadržali dizajna usmerene, rezimiranje svrhu baze podataka i često se odnosi na rezime. Ako želite malu bazu podataka za kućne preduzeća, na primer, možda pišete nešto jednostavno, kao što je „baza podataka kupaca čuva listu informacije o kupcu namenom kreiranja pošiljke i izveštajima”. Za bazu podataka za preduzeća, možda je potrebno više pasusa da biste opisali kada i kako će osobe u različite uloge koristiti bazu podataka i podataka. Kreiranje instrukcije za određene i detaljne zadatak da biste pogledali tokom čitavog procesa dizajniranja.

Korak 2: Pronađite i organizujte potrebne informacije

Prikupite sve tipove informacija koje želite da biste snimili, kao što su imena proizvoda i drugim brojevima.

Počnite sa postojeće podatke i metode za praćenje. Na primer, možda trenutno snimate porudžbine u knjigu ili zadržite informacije o kupcu na papiru obrascima. Koristite izvore da biste prikazali listu informacije koje trenutno uhvatite (na primer, sva polja u obrascima). Gde je trenutno ne uhvatite važne informacije, razmislite o diskretni informacije koje treba. Svaki tip pojedinačnih podataka postaje polje u bazi podataka.

Ne brinite o pravljenju na prvoj listi savršenu – možete da ga podesite tokom vremena. Ali razmislite o svim osobama koje koriste ove informacije i preciznije.

Dalje, razmislite o tome šta iz baze podataka i tipova izveštaja ili pošiljke koje želite da biste dobili. Zatim, uverite se da ste da hvatanje informacije potrebne za te ciljeve. Na primer, ako želite da izveštaj koji prikazuje prodaju po regionu, morate da uhvatite podatke o prodaji na regionalnom nivou. Pokušajte da biste skicirali izveštaj sa stvarni informacije onako kako biste želeli da ga vide. Zatim, liste podataka koje su vam potrebne za kreiranje izveštaja. Uradite isto za pošiljke ili druge izlaze iz baze podataka.

Primer

Pretpostavimo da izlažete klijenti priliku da odlučili da (ili od) ispravke periodično e-pošte i želite da biste odštampali listu od onih koji su se opredelile. Slanje e-pošte kolone u tabeli Kupac dozvoljenog vrednostima da treba i ne.

Onima koji žele da primaju e-poruke, morate e-adresu, koji takođe zahteva polja. Ako želite da uključite odgovarajuće oslovljavanje (kao što su g, g ili g), uključite oslovljavanje polja. Ako želite da klijenti adresu po imenu u e-porukama, dodajte polje "ime".

Savet: Ne zaboravite da prelomite svaki deo informacije u njegov najmanji koristan segment, kao što su ime i prezime za klijenta tabelu. Opšte, ako želite da sortirate, pretražujete, izračunavanje ili izveštaja na osnovu stavke informacija (kao što su korisnička prezime), stavite te stavke u svom polja.

Korak 3: Deljenje informacija u tabele

Podelite stavke informacija u glavnu licima ili temama, kao što su proizvodima, klijentima i porudžbinama. Svaka tema postaje tabele.

Nakon što ste listu potrebne informacije, utvrdite glavnih licima (ili teme) morate da organizujete podatke. Izbegavajte dupliranja podataka preko lica. Na primer, preliminarna lista za bazu podataka prodaje proizvoda može izgledati ovako:

Snimak ekrana tematski grupisane stavke informacija

Glavna entitet: klijente, dobavljače, proizvodi i porudžbine. Tako da krenem sa tim četiri tabele: jedna za podatke o klijentima, po jedan za činjenice o dobavljačima i tako dalje. To ne može da bude konačna dizajna, ali je dobra početna tačka.

Napomena: Najbolji baza podataka sadrži više tabela. Izbegavajte izazovu da postavite sve informacije o u jednu tabelu. Rezultat ima duplirane informacije, veće veličine baze podataka i veće greške. Dizajn da biste snimili svaka činjenica samo jednom. Ako shvatite ponavljajuće informacije, kao što je adresa za dobavljača, restrukturira baze podataka da biste postavili te informacije u odvojenu tabelu.

Da biste razumeli zašto su bolje nego manje više tabela, uzmite u obzir tabelu što je prikazano ovde:

Isečak ekrana proizvode i dobavljače podataka

Svaki red sadrži informacije o proizvodu i dobavljačima. Zato što možda imate veliki broj proizvoda od istog dobavljača, ime i adresu informacije o dobavljaču mora da se ponavlja više puta. Ovo gubi prostora na disku. Umesto toga, snimite samo jednom informacije o dobavljaču u odvojenu dobavljačima tabelu, a zatim je povežete te tabele "Proizvodi".

Drugi problem sa ovom dizajn je očigledno kada treba da promenite informacije o dobavljaču. Recimo da treba da promenite adresu dobavljača. Zato što se pojavljuje na mnogim mestima, možda slučajno promenite adresu na jednom mestu ali zaboravite da ga promenite u drugi. Zapisivanje adrese dobavljača na samo jednom mestu rešava taj problem.

Na kraju, ako postoji samo jedan proizvod obezbedilo vinarija, a želite da izbrišete proizvod, ali zadržite ime i adresu informacije o dobavljaču. Sa ovom dizajna kako ćete izbrisati zapis o proizvodu bez gubljenja i informacije o dobavljaču? Ne možeš. Pošto svaki zapis sadrži činjenice o proizvodu pored činjenice o dobavljaču, nikako ne mogu da biste izbrisali jednog bez brisanja druge je. Odvojenu ove činjenice, podela Ova tabela 2: prvi za informacije o proizvodu i drugi dobavljač informacija. Zatim, kada izbrišete zapis o proizvodu, izbrišete činjenice o proizvodu – ne činjenice o dobavljaču.

Korak 4: Pretvaranje stavki informacija u kolone

Odlučite koje informacije treba da uskladištite u svaku tabelu. Ove diskretni podatka postaju polja u tabeli. Na primer, tabela "Zaposleni" mogu da uključuju polja kao što su prezime, ime i datum zapošljavanja.

Kada odaberete temu za tabelu baze podataka, kolone u toj tabeli bi trebalo da skladišti samo činjenice o tome jednom. Na primer, tabelu proizvoda bi trebalo da skladišti samo činjenice o proizvodima – ne o njihove dobavljače.

Da biste odlučili koje informacije za praćenje u tabeli, koristite listu koju ste ranije kreirali. Na primer, tabela "Kupci" mogu da uključuju: ime, prezime, adresa, slanje e-pošte, oslovljavanje i e-adresu. Svaki zapis (kupca) u tabeli sadrži isti skup kolona, tako da skladištite iste informacije za svakog klijenta.

Kreiranje prve liste, i zatim pregledajte i suzite ga. Ne zaboravite da podele informacije u najmanji mogući polja. Na primer, ako vaša Početna lista ima adresu kao polja, podele koje u adresu ulice, grada, i poštanskim — ili, ako su klijenti globalnog u još više polja. Na taj način, na primer, možete da uradite pošiljke u odgovarajućem formatu ili izveštaja na porudžbine po državi.

Kada pročistite kolone sa podacima u svakoj tabeli, spremni ste da biste odabrali svaku tabelu primarni ključ.

Korak 5: Određivanje primarnih ključeva

Odaberite primarni ključ svaku tabelu. Primarni ključ, kao što su ID proizvoda ili ID porudžbine, jedinstveno identifikuje svaki zapis. Ako nemate očigledno, jedinstveni identifikator, koristite Access napraviti za vas.

Potreban vam je način da jedinstveno identifikuje svaki red u svakoj tabeli. Ne zaboravite starije primer gde dva klijenti imaju isto ime? Budući da dele ime, potreban vam je način da zasebno identifikujete svakog od njih.

Tako da svaki tabela bi trebalo da sadrži kolonu (ili skup kolona) koje jedinstveno identifikuje svaki red. Ovo se zove primarni ključ i često je jedinstveni broj, kao što su broj ID zaposlenog ili redni broj. Access koristi primarnih ključeva da biste brzo povezivanje podataka iz više tabela i sakupljanje podataka za vas.

Ponekad se primarni ključ sastoji od dva ili više polja. Na primer, u tabeli Detalji porudžbine koja skladišti stavke za porudžbinu možete koristiti dve kolone za primarni ključ: ID porudžbine i ID proizvoda. Kada se primarni ključ sastoji više od jedne kolone, ona se još naziva kompozitnog ključa.

Isečak ekrana tabela "Proizvodi"

Ako već imate jedinstveni identifikator za informacije u tabeli, kao što su brojevi proizvoda koje jedinstveno identifikuje svaki proizvod u katalogu, koristite, ali samo ako vrednosti ispunjavaju ova pravila za primarnog ključa:

  • Identifikator će uvek biti drugačiji za svaki zapis. Duplirane vrednosti nisu dozvoljene u primarni ključ.

  • Uvek ima vrednost za stavku. Svaki zapis u tabeli mora da ima primarni ključ. Ako koristite više kolona da biste kreirali taster (kao što je deo porodice i broj dela), obe vrednosti uvek mora biti prisutan.

  • Vrednost koja se ne menja je primarni ključ. Zato što tasteri referencira druge tabele, biti promena primarni ključ u tabeli znači za promenu ga gde god da se upućuje. Česti promene povećati rizik od grešaka.

Ako nemate očigledno identifikator, koristite proizvoljno, jedinstveni broj kao primarni ključ. Na primer, možete da dodelite svakoj porudžbini jedinstveni broj porudžbine za svrha identifikovanje redosled.

Savet: Da biste kreirali jedinstvene broj kao primarni ključ, dodajte kolone pomoću tip podataka "Automatsko numerisanje". Tip podataka "Automatsko numerisanje" automatski dodeljuje jedinstveni, numeričke vrednosti za svaki zapis. Ovaj tip identifikator sadrži bez informacije koje opisuju red predstavlja. To je savršena za upotrebu kao primarni ključ jer brojevi se ne menjaju – za razliku od primarnog ključa koja sadrži podatke o red, kao što su broj telefona ili ime klijenta.

Da li želite još?

Uputstva za imenovanje polja, kontrola i objekata

Uvod u tabele

Obuka za Excel

Obuka za Outlook

Najbolji baze podataka za početak dobar strukturni dizajn. U ovom video zapisu ćete saznati kako baza podataka je preciznije, RELACIONE baze podataka koje možete da kreirate pomoću programa Access. Ćete naučiti kako da organizujete baze podataka sa TABELAMA i kako da kreirate relaciju između tabela sa TASTERIMA.

Pa šta je bazu podataka? U pojmovima, baza podataka je sve organizovane kolekcije podataka. Vaš kuvar su sve baze podataka, kao i ovu jednostavnu listu sa nazivima i brojeva telefona u programu Excel.

Sledeće pitanje: „Šta čini Access baze podataka različite? Zašto bi trebalo da je koristim”? Odgovor je RELACIONE strukturu tabele, a evo šta to znači.

Podaci se organizovane u TABELAMA. Te tabele zajedno povezati tako što ćete dele polja koja se zove tasteri.

Tasteri uradite dve stvari. Prvo su dodeliti vrednost neku vrstu svaki red u tabeli. Možete da vidite da Lester Baksli ima vrednost „1” dodeljene njegovo ime i Patricia White ima vrednost „2” dodeljene njeno ime.

Tasteri takođe vezu tabela zajedno deljenjem vrednosti između polja. Na primer, možete videti da se vrednost ključa Lesterova dele sa dva broja telefona, a to čini te telefonske brojeve njegov. Takođe možete videti tu Naomi Barton ključ vrednosti koje se dele tri puta, a one telefonske brojeve njeno.

Sada, baza podataka sadrži dve vrste tasteri. Vrednosti ključa potiču u ovom polju i delili su u ovom polju odredišno polje. Polje izvorne naziva se primarni ključ i odredišnog polja koja se zove SPOREDNOG ključa. Da, ali ne bez polja ovde da ih povežete. Možete da uradite tako što ćete kreirati relaciju između tabela.

Možda vam, „samo malo, ovo izgleda kao mnogo posla. Zašto treba da uradim ovo”? Veliko pitanje. Prvo, prostor za skladištenje je efikasnije. Da li da vidite koliko često imena su biti ponovljeni ovde?

U relacione strukturu, unesite veći deo podataka samo jednom. Koje možete da sačuvate veliku količinu prostora. Relacioni strukture takođe bi se poboljšala tačnost, zato što kada više puta unesete podatke, rizikujete da pravljenja grešaka.

Na primer, Pogledajte šta se dešava ako pogrešno otkucate ime Naomi Barton. Taj broj telefona postaje teže da biste pronašli i nikada ne pronađete grešku. Pošto unesete većina podataka samo jednom u relacione strukturu, možete smanjiti mogućnost grešaka. A ako napravite grešku, treba da rešite problem na jednom mestu.

Relacioni strukture su takođe sjajan način za hvatanje transakcije. U zavisnosti od prirode bazu podataka, transakcija možete naznačiti koji studente koji učionice, koje prodaje zauzeo mesto ili se možete pozajmio knjigu na.

Sada znate prva tri osnovna koraka u dizajniranju baze podataka. Prvi korak je da uhvatite sve podatke koji su vam potrebni za skladištenje. U ovom primeru, treba korisnička imena, brojeve telefona i način da kategorizujete te brojeve.

Drugi korak je da identifikuje sve podatke koje ćete da ponovite. Kao što su korisnička imena u ovom primeru.

Na kraju, korak 3 je da organizujete podatke u svoju tabelu.

Da, ali je li ponavljaju podatke u polje "tip"? Dobri su. Zaista mogu raskinuti te podatke u tabelu. Ali zato što su samo nekoliko vrednosti, najbolja opcija je da biste kreirali listu traženje, što je samo kratki izdvajanje-listu vrednosti.

Korišćenje tabele i tastere da biste kreirali strukturu relacione je osnovna koraka u dobrog dizajna baze podataka. Sa relacione baze podataka u programu Access, možete da uštedite vreme, uštedite prostor, smanjite greške i uhvatite transakcije oko vaše važne bitovi podataka tako da možete da radite efikasnije.

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×