Napomena: Želimo da vam što pre pružimo najnoviji sadržaj pomoći čim na vašem jeziku. Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam na dnu ove stranice saopštiti da li su vam informacije bile od koristi? Ovo je članak na engleskom jeziku za brzu referencu.
Upravljanje dokumentima je usredsređena na skladištenje i organizovanje dokumenata za podršku aktivni rad u toku, uključujući kreiranje sadržaja i deljenje unutar organizacije. Kada organizacije nije bilo koju vrstu sistema za upravljanje formalno dokument na mestu, sadržaj se često kreira i čuva u nekontrolisanom i децентрализованог način na povremeni deljenim datotekama i pojedinačne čvrsti disk jedinicama. Na ovaj način za zaposlene za pronalaženje, deljenje i efikasno da sarađujete na sadržaja. Ovo vam takođe omogućava teško za organizacije da biste koristili vredna poslovnih informacija i podataka u sadržaju.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 podržava potrebe za upravljanje u vašoj organizaciji dokument tako što ćete uneti opšte skupa dokumenata za upravljanje mogućnosti koje vam omogućavaju da uradite sledeće:
-
Skladištenje, organizovanje i pronalaženje dokumenata.
-
Uverite se da doslednost dokumenata.
-
Upravljanje metapodacima za dokumente.
-
Pomoći zaštita dokumenta od neovlašćenog pristupa ili da koristite.
-
Uverite se da doslednih poslovnih procesa (tokova posla) za kako se rukuje dokumente.
Napomena: Ovaj članak se odnosi na primer SharePoint lokaciju kreirao Adventure Works izmišljeni preduzeće koje proizvodi bicikli bicikl komponente i bicikl pribor.
Na primer, mnoge funkcije za upravljanje dokumentima u tim tehničke dokumentacije na Adventure Works koji daje kupca ka publikacije kao što su korisnička uputstva i listovi specifikacija proizvoda, koristi Office SharePoint Server 2007. U tim skladišti sav sadržaj koji kreira lokaciju koja je kreirana iz predloška lokacije centra za dokumente. Članovi tima u svoje lokacije centra za dokumente, koristite kreiranje glavnih i međuverzija da biste pratili razvoj dokumenata pomoću verzije. Takođe koriste obavezno odjavljivanje da biste se uverili da članovi tima ne nenamerno zamenjuje jedni drugima rad.
Skladištenje i organizovanje dokumenata na lokaciji centra za dokumente
Predložak lokacije centra za dokumente uključenim Office SharePoint Server 2007 se može koristiti za kreiranje lokacija koji su optimizovani za kreiranje i korišćenje skladištenje velikog broja dokumenata. Lokacije koje su kreirane iz predloška lokacije centra za dokumente imaju specijalizovane funkcije za upravljanje dokumentima kao što su obavezno odjavljivanje i kreiranje verzija dokumenta glavni i pomoćni, koji su podrazumevano uključeno. Obavezno odjavljivanje pomaže u sprečavanju neusaglašenosti i zbunjenost preko promene, zato što samo jedan korisnik može promeniti datoteke u određenom trenutku. Kreiranje verzija vam omogućava da pratite promene u dokumentima i pomaže vam da upravljate sadržajem tokom te izmeni. Kreiranje verzija je posebno korisno kada više osoba zajednički rad na projektima ili kada informacije prolaze kroz nekoliko faze razvoja i redigovanja.
Korišćenje tipova sadržaja za dosledno upravljanje dokumentima
Tip sadržaja je grupa ponovo koristiti postavki koje opisuju deljene ponašanja za određeni tip sadržaja. Tipovi sadržaja omogućavaju organizacijama da organizujete, upravljanje i rukuju sadržajem dosledno u kolekciji lokacija. Možete da definišete tipa sadržaja za svaku vrstu dokumenta ili informacije o proizvoda koje organizacije kreira da biste se uverili da su ove različitih tipova dokumenata rukuje dosledno.
Na primer, odeljenje za tehničke dokumentacije u Adventure Works kreirali dva tipa sadržaja koji se zove uputstvo i specifikacije proizvoda. Kada članovima tima, idite na centar za dokumente da biste kreirali novi dokument, svaka od ove tipove sadržaja se pojavljuje kao opciju na dugme " novo " u biblioteci dokumenata. Svaki tip sadržaja navodi sopstveni predložak, tako da sve priručnike i proizvoda specifikacije deliti uobičajeni format. Svaki tip sadržaja takođe navodi sopstvene prilagođene kolone, tako da, na primer, sve priručnike sadrži metapodatke o kojima proizvoda modelima uputstvima primena. Svaki tip sadržaja čak i sadrži sopstvene tokova posla, tako da u tim možete biti sigurni da svaki korisnik ručno prati iste procesa povratne informacije i odobravanje. I zato što specifikacija proizvoda se nalaze u drugi tip sadržaja, te dokumente da pratite različite procese i kolona koji zahtevaju različite metapodataka.
Upravljanje svojstvima dokumenta
Jedna od primarnog načine na koje osobe pronađu informacije koje su sačuvane na Veb lokaciji ili u sistemu za upravljanje dokument je tako što ćete potražiti ili njihovo pretraživanje metapodataka (Svojstva dokumenta) koja je sačuvana zajedno sa datotekama. Međutim, zaposlenih u organizacijama često potrebno vreme za dodavanje ili ažuriranje svojstva dokumenta za datoteke kada su ih sačuvate.
Programima i serverima dostupne u Microsoft Office 2007 pomažu osobama da kreiraju i ažuriraju metapodataka za dokumente. Kada otvorite ili uređujete dokument koji je sačuvan sa lokacijom Office SharePoint Server 2007 u Office 2007 izdanje program na radnoj površini, kao što su Word, Excel ili PowerPoint, možete da uredite svojstva servera za taj dokument u oknu sa informacijama o dokumentu koje se pojavljuje na vrhu datoteke. Ako prilagođene kolone se dodaju u tip sadržaja za taj dokument ili u biblioteku gde je taj dokument sačuvan, ove vrednosti kolone prikazuju se kao polja svojstava u oknu sa informacijama o dokumentu. Integracijom svojstva dokumenta za uređivanje iskustva u iskustvo, programa u Office 2007 izdanje za uređivanje sadržaja olakšavaju organizacijama da bi se poboljšao kvalitet metapodatke za njihov sadržaj.
Pored toga, organizacije mogu da koriste Microsoft Office InfoPath 2007 da biste kreirali prilagođeni sa informacijama o dokumentu koje zatim možete da dodate određene tipove sadržaja.
Zaštita dokumenata
Office SharePoint Server 2007 nudi nekoliko načina za organizacije da biste zaštitili dokumente koji su sačuvani na SharePoint lokaciji od neovlašćenog pristupa ili da koristite. Organizacije možete da primenite Information Rights Management (IRM) u celom dokumentu biblioteku da biste zaštitili ceo skup dokumenata. IRM vam omogućava da ograničite radnje koje korisnici mogu izvršavati na datoteke preuzete iz SharePoint liste ili biblioteke. IRM šifruje preuzete datoteke i ograničava skup korisnika i programa kojima je dozvoljeno da dešifrujete ove datoteke. IRM može da ograniči prava korisnika kojima je dozvoljeno da čita datoteke, tako da ne mogu da radnje kao što je štampanje kopija datoteka ili kopiranje teksta iz njih. IRM samim tim može da pomogne vašoj organizaciji u primeni smernica korporativne zaštite koje regulišu kontrola i širenje poverljivih ili privatnih informacija.
Office SharePoint Server 2007 takođe vam omogućava da zaštitite datoteke na druge načine. Ako želite da biste sprečili radne verzije dokumenata u toku za čitanje, možete da podesite biblioteku dokumenata sa verzije i međuverzije i zatim navedite koje grupe osoba koje su dozvoljene za čitanje međuverzije (radne verzije). Radne verzije su međuverzije datoteke ili stavke liste koje još uvek nije odobrena kao glavna. Ako podesite biblioteku da zahteva odobrenje sadržaja, zatim radne verzije nisu objavljene kao glavne verzije dok ne odobri neko sa odgovarajućim dozvolama za publikaciju kao glavnu verziju dokumenta.
Drugi način možete pomoći pri zaštiti dokumenata je konfigurisanjem dozvola za pojedinačne fascikle, stavke liste ili dokumenta. Ako postoje samo jedne ili dve datoteke u kojem želite da ograničite pristup biblioteci dokumenata, možete da uređujete dozvole za ove pojedinačne stavke da biste promenili ko ima dozvolu da prikažete ili uredite ih.
Upravljanje dokumentima koji procesa pomoću tokova posla
Ugrađeni tokovi posla koje organizacije mogu da koriste za upravljanje zadacima kao što je redigovanje i odobravanje potpis kolekciji dokument pruža podršku uobičajenim poslovnim dokumentima koji procesima, Office SharePoint Server 2007 . Tok posla je definisan kao automatsko kretanje dokumenata ili stavki putem niza radnji ili zadataka koji su povezani poslovni proces. Tokovi posla pomažu organizacijama upravljanje dokumentima koji poslovnim procesima efikasnije, zato što su automatski praćenje i upravljanje zadacima koji su povezani sa ovim procesima.
Na primer, tim tehničke dokumentacije u Adventure Works čini obimna Korišćenje toka posla za prikupljanje povratnih informacija. Umesto da šalje e-poštu redaktora, pisac da pokretanje toka posla u trenutni dokument desno od Office Word 2007. Tok posla stara o upravljanju proces, uključujući šalje obaveštenje poruke redaktora, kreiranje zadataka za njih i praćenje statusa te zadatke. Redaktori mogu da dovrše zadatke u Word 2007 ili Microsoft Office Outlook 2007.
Pored toga, pomoću Microsoft Office SharePoint Designer 2007 ili Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation organizacije možete da razvije i koristi prilagođene tokove posla koje upravljanje poslovnim procesima koje su jedinstvene za svoje organizacije.
