Napomena: Želimo da vam što pre pružimo najnoviji sadržaj pomoći čim na vašem jeziku. Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam na dnu ove stranice saopštiti da li su vam informacije bile od koristi? Ovo je članak na engleskom jeziku za brzu referencu.
Skup dokumenata je grupa srodnih dokumenata koje možete da upravljate kao jedan entitet. Možete da kreirate skup dokumenata u jednom koraku i zatim da definišete njegove karakteristike i metapodataka.
Šta je to skup dokumenata?
Za mnoge vrste projekata, ljudi često proizvode čitav skup srodnih dokumenata. U nekim slučajevima, ovaj skup dokumenata može biti rezultat projekta, ili na „ishoda”. Na primer, profesionalne usluge preduzeća može da izradi standardna „crni knjige” kada reaguju na zahtev za predlog od mogućih klijenta. Prostor za nalepnicu knjiga uvek mogu da sadrže ove delove sa svakom prilagoditi u skladu sa određenim zahtevima za određeni projekat:
-
O kompaniji
-
Analiza prednosti, slabosti, prilika i pretnji (SWOT analiza)
-
Poslovni plan
-
Analiza slične kompanije
U drugim slučajevima taj skup dokumenata može samo da predstavlja različite tipove informacija koje podržavaju veći projekat i dovode do kreiranja ili isporuke nečega drugog. Na primer, proizvodno preduzeće može da napravi standardni skup dokumenata u vezi sa dizajnom, testiranjem i izradom svih svojih proizvoda.
Ovi dokumenti mogu biti kreirana u isto vreme ili u fazama. Dokumente možda proizvodi ili pregledate tako što ćete jednu osobu ili više osoba. Svi dokumenti mogu da se isto oblikovanje (kao što je Word dokumenti). Alternativno, oni uključuju različite formate datoteka (na primer, Word dokumente, OneNote beležnice, PowerPoint prezentacije, Visio dijagrami, excel radnih svezaka i tako dalje).
Skupovi dokumenata mogu da pomognu da organizacija lakše upravlja takvim situacijama. Skup dokumenata organizuje više srodnih dokumenata u jedan prikaz u kojem se na njima može raditi i sa njima upravljati kao da se radi o jednom entitetu. Kada kreirate novi skup dokumenata zapravo kreirate novi tip sadržaja.Taj tip sadržaja postaje dostupan u celoj kolekciji lokacije i možete da konfigurišete novi tip sadržaja „Skup dokumenata“ za svaki različit radni proizvod sastavljen od više dokumenata.
Kada je tip sadržaja „Skup dokumenata“ dodat u biblioteku, korisnici mogu da kreiraju nove instance skupa dokumenata na isti način na koji kreiraju pojedinačni dokument.
Šta možete da radite sa skupom dokumenata?
Tip sadržaja „Skup dokumenata“ ima nekoliko specifičnih funkcija koje olakšavaju uspešno kreiranje radnih proizvoda za više dokumenata i upravljanje njima. Kad konfigurišete tip sadržaja „Skup dokumenata“ možete uraditi bilo šta od sledećeg:
-
Prilagođavanje stranicu dobrodošlice za skup dokumenata koja sadrži sve informacije koje su potrebne korisniku o skupu. Stranica dobrodošlice je stranice sa Web segmentima koje možete podesiti da biste prikazali informacije o projektu ili resurse koji će vam članovima tima koji rade na skupom dokumenata (na primer, vremenska osa projekta, veze ka resursima i tako dalje). Takođe se prikazuje listu dokumenata koje ste dodali u skupu.
-
Navedite podrazumevani sadržaj koji želite da automatski kreirali i uključene u svakom nove instance skupa dokumenata. Možete da imate određene dokumente automatski biti uključena, a možete da kontrolišete predloške koje ljudi koriste. Može da bude određene da podrazumevanih dokumenata su ispravne tipove sadržaja. Na primer, ako vaša organizacija ima brendirali predloške koje možete koristiti za određene tipove komunikacije, možete da otpremite ih kada konfigurišete tip sadržaja skupa dokumenata.
-
Navedete dozvoljene tipove sadržaja koji mogu da se koriste u skupu dokumenata (na primer, datoteke dokumenata, slike, zvuk ili video).
-
Navedete deljene metapodatke i kolone metapodataka koje želite za sve dokumente u skupu. Za podrazumevane dokumente metapodaci se automatski obezbeđuju kada je kreiran skup dokumenata, a deljene metapodatke možete da prikažete na stranici dobrodošlice.
-
Dodelite tokove posla koji želite da koristite za skup dokumenata. Možete da koristite standardnu redigovanje ili odobrenje tokova posla sa skupove dokumenata, a ceo skup dokumenata će nastavite kroz korake tok posla kao da je u jednoj datoteci. Pored toga, vaše organizacije možete razviti prilagođene tokove posla za skupove dokumenata.
-
Šaljete skupove dokumenata organizatoru sadržaja da ih usmeri u odgovarajuću fasciklu, lokaciju ili biblioteku.
Kada tip sadržaja „Skup dokumenata“ dodate u biblioteku, korisnici lokacije mogu da koriste poznate funkcije za upravljanje dokumentima i specijalne funkcije skupa dokumenata.
Autori skupa dokumenata mogu da obave bilo koji od sledećih poslova:
-
Brzo i jednostavno kreiranje radnih proizvoda za više dokumenata pomoću komande Novi dokument u biblioteci dokumenata.
-
Hvatanje snimka istorije verzija trenutnih svojstava i dokumenata u okviru skupa dokumenata.
-
Pokretanje tokova posla u celom skupu dokumenata ili u pojedinačnim stavkama u okviru skupa dokumenata radi upravljanja uobičajenim zadacima kao što je redigovanje i odobravanje.
-
Slanje e-poruke sa vezom ka skupu dokumenata.
-
Korišćenje komande Pošalji radi premeštanja ili kopiranja skupa dokumenata na drugu lokaciju (odredište mora biti konfigurisano u okviru centralne administracije).
-
Upravljanje dozvolama za skup dokumenata.
Takođe pogledajte
Kreiranje i konfigurisanje novog skupa dokumenata tipa sadržaja
