Upravljanje e-porukama pomoću pravila

Upravljanje e-porukama pomoću pravila

Pravilo predstavlja radnju koju Outlook za Windows automatski pokreće za dolazne ili odlazne poruke. Vi birate šta aktivira pravilo, kao i radnje koje ono preduzima. Na primer, možete da kreirate pravilo kojim ćete sve poruke od menadžera premestiti u određenu fasciklu ili kojim ćete izbrisati sve poruke koje u temi sadrže tekst "Buy now!".

Kako pravila pomažu u upravljanju e-porukama?

Ako koristite pravila, možete da smanjite broj ručnih radnji i radnji koje se ponavljaju, a koje su neophodne za upravljanje e-porukama. Kada uključite pravila, ona rade neprekidno i automatski.

Pravila obično spadaju u jednu od dve kategorije – organizovanje ili obaveštenje. Čarobnjak za pravila možete da koristite da biste lakše formulisali pravila za upravljanje porukama.

Čarobnjak za pravila sadrži predloške za pravila koja se najčešće koriste.

Outlook čarobnjak za pravila

  • Budite organizovani   
    Ova pravila vam pomažu ne samo da odlažete poruke, nego i da ih pratite. Možete da napravite pravilo za poruke određenog pošiljaoca. Tako, na primer, možete da podesite pravilo da se poruke od Mirjane Ralević koje u polju Tema sadrže reč „prodaja“ označe zastavicom za praćenje, kategorizuju kao „Prodaja“ i premeste u fasciklu pod imenom „Mirjana – prodaja“.

  • Budite u toku   
    Ovo su pravila koja vas – na osnovu izbora koje napravite – obaveštavaju kada primite određenu poruku. Na primer, možete da napravite pravilo koje vam automatski šalje obaveštenje na mobilni telefon kada primite poruku od člana porodice.

  • Započnite od praznog pravila   
    Ovo su pravila koja možete da kreirate i prilagodite bez predloška za pravila.


1. korak: Izaberite Outlook predložak pravila

  1. Odaberite stavke Pravila > Upravljaj pravilima i obaveštenjima na traci ili kliknite na karticu Datoteka, a zatim odaberite stavku Upravljaj pravilima i obaveštenjima.

  2. U dijalogu Pravila i obaveštenja, na kartici Pravila za e-poštu odaberite stavku Novo pravilo.

  3. U Čarobnjaku za pravila, u okviru 1. korak: izaberite predložak, izaberite jedan od podrazumevanih predložaka u okviru stavke Budite organizovani, Budite u toku ili Započni od praznog pravila.


2. korak: Uredite opis pravila

Svaki predložak pravila koji odaberete u 1. koraku ima malo drugačije opcije za 2. korak. Kada opcije traže da napravite izbor, na primer da navedete pošiljaoca ili odaberete fasciklu, opcija će biti podvučena. U ovom primeru izabrali smo jedno od najčešćih pravila – za premeštanje poruka od neke osobe u fasciklu.

  1. Da biste prikazali adresar, u polju za uređivanje opisa kliknite na vezu osobe ili javna grupa. Odaberite ime iz adresara ili otkucajte adresu osobe u polju Od, a zatim kliknite na dugme U redu.

  2. Odaberite stavku navedeno da biste prikazali listu fascikli. Možete da odaberete postojeću fasciklu ili stavku Novo da biste napravili novu fasciklu. Kada izaberete odgovarajuću fasciklu, kliknite na dugme U redu.

Ako želite da istražite napredne opcije za pravilo, kliknite na dugme Dalje, a zatim pređite na napredne opcije pravila navedene u nastavku. U suprotnom, kliknite na dugme Završi. To vas vraća na prozor Pravila i obaveštenja. Tu možete da napravite još jedno pravilo ili da kliknete na dugme U redu da biste sačuvali promene.

 

• Premeštanje poruka od neke osobe u fasciklu

  1. Kliknite na vezu osobe ili javna fascikla.

  2. U dijalogu Adresa pravila uradite nešto od sledećeg:

    • U okviru Pretraga otkucajte ime.

      ili

    • Odaberite izvor sa liste Adresar.

  3. Kada se ono što ste izabrali prikaže u polju Od, kliknite na dugme U redu.

  4. Kliknite na vezu određena fascikla i u dijalogu Pravila i obaveštenja odaberite fasciklu, a zatim kliknite na dugme U redu.

  5. Odaberite stavku Dalje i idite na 3. korak: Postavite uslove za pravilo.

 

• Premeštanje poruka čija tema sadrži određene reči u neku fasciklu

  1. Kliknite na vezu teme određene reči.

  2. U dijalogu Pretraga teksta, u polju Navedite reči ili fraze za traženje u temi, otkucajte reč ili frazu koje treba tražiti.

  3. Odaberite stavku Dodaj da biste dodali unos u okno Lista za pretraživanje, a zatim kliknite na dugme U redu.

  4. Kliknite na vezu određena fascikla i u dijalogu Pravila i obaveštenja odaberite fasciklu, a zatim kliknite na dugme U redu.

  5. Odaberite stavku Dalje i idite na 3. korak: Postavite uslove za pravilo.

 

• Premeštanje poruka poslatih javnoj grupu u fasciklu

  1. Kliknite na vezu osobe ili javna fascikla.

  2. U dijalogu Adresa pravila uradite nešto od sledećeg:

    • U okviru Pretraga otkucajte ime.

      ili

    • Odaberite izvor sa liste Adresar.

  3. Kada se ono što ste izabrali prikaže u polju Za, kliknite na dugme U redu.

  4. Kliknite na vezu određena fascikla i u dijalogu Pravila i obaveštenja odaberite fasciklu, a zatim kliknite na dugme U redu.

  5. Odaberite stavku Dalje i idite na 3. korak: Postavite uslove za pravilo.

 

• Obeležavanje poruka od neke osobe zastavicom radi praćenja

  1. Kliknite na vezu osobe ili javna fascikla.

  2. U dijalogu Adresa pravila uradite nešto od sledećeg:

    • U okviru Pretraga otkucajte ime.

      ili

    • Odaberite izvor sa liste Adresar.

  3. Kada se ono što ste izabrali prikaže u polju Od, kliknite na dugme U redu.

  4. U dijalogu Obeležavanje poruke zastavicom, u polju Označi kao prihvatite podrazumevanu postavku Praćenje ili odaberite neku drugu stavku sa liste.

  5. U polju Za prihvatite podrazumevanu postavku Danas ili odaberite neku drugu stavku sa liste.

  6. Kliknite na dugmad U redu > Dalje, a zatim pređite na 3. korak: Postavite uslove za pravilo.

 

• Premeštanje RSS stavki iz određenog RSS feeda u fasciklu

Napomena: Da biste koristili ovu opciju, morate da se pretplatite na RSS feed. Kada odaberete ovu opciju, pojavljuje se odziv koji traži da nastavite. Ako odaberete stavku Ne, ne možete da nastavite, ali ako odaberete Da, možete to da uradite.

Predložak „Budite u toku“

 

• Prikaz pošte od neke osobe prozoru „Obaveštenja o novim stavkama“

  1. Kliknite na vezu osobe ili javna fascikla.

  2. U dijalogu Adresa pravila uradite nešto od sledećeg:

    • U okviru Pretraga otkucajte ime.

      ili

    • Odaberite izvor sa liste Adresar.

  3. Kada se ono što ste izabrali prikaže u polju Od, kliknite na dugme U redu.

  4. Kliknite na vezu određena poruka da biste uneli poruku koja će se prikazivati u prozoru „Obaveštenja o novim stavkama“.

  5. U dijalogu Obaveštenje, u polju Navedite sadržaj obaveštenja otkucajte poruku, a zatim kliknite na dugme U redu.

  6. Kliknite na dugme Dalje, a zatim pređite na 3. korak: Postavite uslove za pravilo.

 

• Reprodukovanje zvuka kada stignu poruke od neke osobe

  1. Kliknite na vezu osobe ili javna fascikla.

  2. U dijalogu Adresa pravila uradite nešto od sledećeg:

    • U okviru Pretraga otkucajte ime.

      ili

    • Odaberite izvor sa liste Adresar.

  3. Kada se ono što ste izabrali prikaže u polju Od, kliknite na dugme U redu.

  4. Kliknite na vezu reprodukuj zvuk i u prozoru Izbor zvuka za reprodukovanje odaberite datoteku (na primer, .wav datoteku), a zatim kliknite na dugme Otvori.

  5. Kliknite na dugme Dalje, a zatim pređite na 3. korak: Postavite uslove za pravilo.

 

• Slanje obaveštenja na mobilni uređaj kada stignu poruke od neke osobe

  1. Kliknite na vezu osobe ili javna fascikla.

  2. U dijalogu Adresa pravila uradite nešto od sledećeg:

    • U okviru Pretraga otkucajte ime.

      ili

    • Odaberite izvor sa liste Adresar.

  3. Kada se ono što ste izabrali prikaže u polju Od, kliknite na dugme U redu.

  4. Kliknite na vezu prosledi je osobama ili javnoj grupi.

  5. U dijalogu Adresa pravila uradite nešto od sledećeg:

    • U okviru Pretraga otkucajte ime.

      ili

    • Odaberite izvor sa liste Adresar.

  6. Kada se ono što ste izabrali prikaže u polju Za, kliknite na dugme U redu.

  7. Kliknite na dugme Dalje, a zatim pređite na 3. korak: Postavite uslove za pravilo.

Započnite od praznog predloška pravila

  1. Odaberite nešto od sledećeg.

    • Primeni pravilo na poruke koje primam

      ili

    • Primeni pravilo na poruke koje šaljem

  2. Kliknite na dugme Dalje, a zatim pređite na 3. korak: Postavite uslove za pravilo.


3. korak: Postavite uslove za pravilo.

Sada imate mogućnost da dodate uslove opcijama koje ste odabrali u 2. koraku: Uređivanje opisa pravila. Opcije dostupne za uređivanje opisa pravila razlikuju se na osnovu uslova koje izaberete.

Postavljanje uslova za to kada se primenjuju pravila za opciju izabranu u predlošku „Budite organizovani“ ili „Budite u toku“ prilikom pokretanja čarobnjaka za pravila.

  1. U okviru 1. korak: izaberite uslove potvrdite izbor u polju za potvrdu za uslov koji želite da dodate.

    Napomena: Možete da potvrdite izbor u više polja za potvrdu.

  2. U okviru 2. korak: uredite opis pravila (kliknite na podvučenu vrednost) kliknite na neku vezu, dovršite potrebne radnje, a kada budete gotovi, kliknite na dugme U redu.

  3. Kliknite na sledeću vezu, dovršite potrebne radnje, a kada budete gotovi, kliknite na dugme U redu.

  4. Ako je dostupna još neka veza, kliknite na nju, dovršite potrebne radnje, a kada budete gotovi, kliknite na dugme U redu.

  5. Kliknite na dugme Gotovo kada završite.

  1. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Upravljaj pravilima i obaveštenjima.

  2. U polju Pravila i obaveštenja, na kartici Pravila za e-poštu odaberite stavku Novo pravilo.

  3. U okviru Započni od praznog pravila odaberite opciju Primeni pravilo na poruke koje primam ili Primeni pravilo na poruke koje šaljem.

  4. Kliknite na dugme Dalje, a zatim uradite nešto od sledećeg:

    • U okviru 1. korak: izaberite uslove izaberite uslove (kriterijume) koje želite da poruka ispuni (zadovolji) da bi se primenilo pravilo.

      i

    • U okviru 2. korak: uredite opis pravila odaberite podvučenu vrednost za sve uslove koje ste dodali, a zatim navedite vrednost.

  5. Kliknite na dugme Dalje, a zatim uradite nešto od sledećeg:

    • U oknu 1. korak: izaberite radnje izaberite radnju koju želite da pravilo izvrši kada se ispune određeni uslovi.

      i

    • U oknu 2. korak: uredite opis pravila kliknite na podvučenu vrednost za radnje koje ste dodali i navedite vrednost.

  6. Kliknite na dugme Dalje, a zatim uradite nešto od sledećeg:

    • U okviru 1. korak: izaberite izuzetke izaberite sve izuzetke od pravila, a zatim kliknite na dugme Dalje.

      i

    • U okviru 2. korak: uredite opis pravila odaberite podvučenu vrednost za svaki izuzetak koji ste dodali, a zatim navedite vrednost.

  7. Kliknite na dugme Dalje i uradite nešto od sledećeg:

    • U okviru 1. korak: imenujte pravilo otkucajte ime.

      i

    • U oknu 2. korak: podesite opcije pravila potvrdite izbor u poljima za potvrdu za opcije koje želite.

      Saveti: 

      • Da biste primenili pravilo na poruke koje se već nalaze u Prijemnom sandučetu, potvrdite izbor u polju za potvrdu Odmah primeni ovo pravilo na poruke koje se već nalaze u „Prijemnom sandučetu“.

      • Da biste isključili pravilo koje je automatski uključeno, opozovite izbor u polju za potvrdu Uključi ovo pravilo.

      • Da biste pravilo primenili na sve naloge e-pošte podešene u programu Outlook, potvrdite izbor u polju za potvrdu Napravi ovo pravilo u svim nalozima.

  8. Odaberite stavku Završi.

Pravilo možete da napravite na osnovu bilo koje poruke. Prednost ovog metoda jeste u tome što se pravila predlažu na osnovu pošiljaoca ili primaoca poruke. Na primer, kad počnete od poruke, jedno od predloženih pravila premešta sve poruke od tog pošiljaoca u fasciklu koju odaberete.

  1. U Prijemnom sandučetu odaberite poruku za koju želite da napravite pravilo, a zatim na kartici Početak, u grupi Premeštanje odaberite stavku Pravila.

    Napomena: Na listi „Pravila“ prikazuju se predložena pravila na osnovu toga ko su pošiljalac i primaoci poruke.

  2. Uradite nešto od sledećeg:

    • Odaberite predloženo pravilo, odaberite odredišnu fasciklu, a zatim kliknite na dugme U redu da biste dovršili dodelu pravila.

      ili

    • Odaberite stavku Napravi pravilo i pređite na sledeći korak.

  3. U dijalogu Pravljenje pravila, u oknu Kada primim e-poštu sa svim navedenim uslovima potvrdite izbor u nekim od dostupnih polja za potvrdu ili polja ostavite nepotvrđena.

  4. U oknu Uradi sledeće potvrdite izbor u poljima za potvrdu pored radnje koju želite da pravilo izvrši kada se ispune zadati uslovi (kriterijumi).

  5. Potvrdite izbor u polju za potvrdu Premesti stavku u fasciklu.

  6. Uradite nešto od sledećeg:

    • Odaberite stavku Izbor fascikle i izaberite postojeću fasciklu.

      ili

    • Odaberite stavku Novo da biste napravili fasciklu.

    Napomene: 

    • Da biste dodali još uslova, radnji ili izuzetaka od pravila, odaberite stavku Više opcija, a zatim pratite ostala uputstva u čarobnjaku za pravila.

    • Dodatne informacije potražite u odeljku Dizajniranje prilagođenog pravila.

  7. Odaberite stavku U redu.

  8. U okviru sa obaveštenjima uradite nešto od sledećeg:

    • Odaberite stavku U redu.

      ili

    • Potvrdite izbor u polju za potvrdu Odmah primeni ovo pravilo na poruke koje se već nalaze u ovoj fascikli, a zatim kliknite na dugme U redu.

Pročitajte članak Uvoz ili izvoz skupa pravila da biste saznali kako da uvezete ili izvezete pravila tako da drugi mogu da ih koriste.

Pravilo možete da izbrišete kada vam više ne bude potrebno.

  1. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Upravljaj pravilima i obaveštenjima.

  2. U dijalogu Pravila i obaveštenja, na kartici Pravila za e-poštu odaberite pravilo koje želite da izbrišete.

  3. Odaberite stavke Izbriši Ikona stavke „Izbriši“ > U redu.

Možete ručno da pokrenete jedno ili više pravila.

  1. Na kartici Datoteka kliknite na dugme Upravljaj pravilima i obaveštenjima, a na kartici Pravila za e-poštu odaberite stavku Odmah pokreni pravila.

  2. U polju Odmah pokreni pravila, u okviru Izaberite pravila koja želite da pokrenete potvrdite izbor u polju za potvrdu za svako pravilo koje želite da pokrenete.

  3. Da biste izabrali drugu fasciklu, u odeljku Pokreni u fascikli odaberite stavku Potraži, odaberite fasciklu, a zatim kliknite na dugme U redu.

    Potvrdite izbor u polju za potvrdu Uključi potfascikle kako biste uključili sve fascikle koje se nalaze u fascikli koju ste odabrali u 3. koraku.

  4. Na listi Primeni pravila na prihvatite podrazumevanu postavku „Sve poruke“ ili je promenite na „Pročitane poruke“ ili „Nepročitane poruke“.

  5. Odaberite stavku Pokreni sada.

U programu Outlook postoje dva tipa pravila – ona koja su zasnovana na serveru i ona koja su samo za klijent.

  • Pravila zasnovana na serveru    
    Kada koristite nalog na Microsoft Exchange serveru, neka pravila su zasnovana na serveru. Ta pravila se primenjuju na vaše poštansko sanduče na Exchange serveru pošte čak i kada Outlook nije pokrenut.

    Pravila zasnovana na serveru moraju da se primene na poruke kada se one prvi put isporuče u vaše Prijemno sanduče, a pravila moraju imati mogućnost da se pokreću sve dok se ne dovrše na serveru. Na primer, pravilo koje navodi da poruku treba odštampati ne može da se pokrene dok se ne dovrši na serveru. Ako nije moguće primeniti pravilo na serveru, ono se primenjuje kada pokrenete Outlook i tada postaje pravilo samo za klijent.

  • Pravila samo za klijent   
    Pravila samo za klijent jesu pravila koja se pokreću samo na vašem računaru. Ovo su pravila koja se pokreću u programu Outlook, a ne na Exchange serveru. Pravila samo za klijent mogu da se pokrenu samo kada je Outlook pokrenut.

Savet: Ako lista pravila sadrži obe vrste pravila, prvo se primenjuju pravila zasnovana na serveru, a zatim pravila samo za klijenta.

Potvrde o isporuci, rezultati glasanja i automatski odgovori

Kada se primene pravila, potvrde o isporuci, potvrde čitanja, rezultati glasanja i automatski odgovori (obaveštenja „Van kancelarije“) obrađuju se kao poruke. Na primer, pravilo koje u određenu fasciklu premešta stavke koje sadrže reč „sastanak“ u polju Tema u istu fasciklu premešta i sve potvrde o isporuci, rezultate glasanja ili automatske odgovore.

Napomena: Kada pravilo premešta rezultate glasanja iz Prijemnog sandučeta u drugu fasciklu, to utiče na praćenje glasanja. Kada otvorite poslatu poruku koja sadrži dugme za glasanje, informacije o praćenju neće uključivati zabeležene odgovore koje je pravilo premestilo. Ručno premeštanje ili brisanje odgovora ne utiče na praćenje.

Pozivi za sastanke, zahtevi za zadatke i dokumenti

Pozivi za sastanke, zahtevi za zadatke i dokumenti smatraju se porukama. Ako napravite pravilo koje premešta stavku u određenu fasciklu na osnovu određenih uslova (kriterijuma) koji su ispunjeni (zadovoljeni), premeštaju se i svi zahtevi za sastanke i zadatke koji ispunjavaju te uslove. Ali, kada pravite pravila, treba da imate na umu sledeća ograničenja koja utiču na te vrste stavki:

  • Ako se stavka premesti u fasciklu koja nije namenjena za poštu, ona možda neće funkcionisati na očekivani način nakon premeštanja. Na primer, ako se poruka premesti u fasciklu Kalendar, ne pravi se nova zakazana obaveza.

  • Ukoliko je odgovor na poziv za sastanak ili zahtev za zadatak primenom pravila premešten u fasciklu Izbrisane stavke, u originalnoj stavci se neće pratiti odgovor.

  • Ako je poziv za sastanak automatski premešten u fasciklu Izbrisane stavke, sastanak se ne dodaje u fasciklu Kalendar.

  • Pravila koja utiču na poruke koje šaljete ne primenjuju se na zahteve za zadatak i pozive za sastanak.

Grupe kontakata

Pravilo koje uključuje grupu kontakata može da se ponaša drugačije od ostalih pravila, u zavisnosti od toga kako ste ga napravili.

  • Poruke poslate javnoj grupi premesti u fasciklu   
    Ovo pravilo je dostupno samo ako koristite Exchange Server nalog. Samo se poruke poslate grupi kontakata premeštaju u navedenu fasciklu. Poruke od osoba koje su članovi grupe kontakata ne premeštaju se u navedenu fasciklu.

Exchange Server nalozi (počev od verzije Exchange Server 2010) mogu da koriste pravila za prosleđivanje poruka na adrese e-pošte izvan organizacije. Ali Exchange administrator može da spreči automatsko prosleđivanje poruka primaocima na određenim domenima.

Više informacija potražite u članku Određivanje verzije sistema Microsoft Exchange Server sa kojom se moj nalog povezuje.

Kako pravila pomažu u upravljanju e-porukama?

Pravilo predstavlja radnju koju Microsoft Outlook automatski preduzima u vezi sa pristiglom ili poslatom porukom koja ispunjava uslove navedene u pravilu. Pomoću čarobnjaka za pravila možete odabrati brojne uslove i radnje.

Pravila spadaju u jednu od dve kategorije – pravila za organizaciju i pravila za obaveštavanje. Pravila se ne primenjuju na pročitane poruke, već samo na one koje nisu pročitane.

Predlošci pravila u čarobnjaku za pravila

Čarobnjak za pravila sadrži predloške za pravila koja se najčešće koriste, a u njih spadaju sledeća:

  • Budite organizovani    Ova pravila pomažu da spremate i pratite poruke. Na primer, možete kreirati pravilo za poruke koje primate od određenog pošiljaoca, npr. Bobana Marića, a koje u polju Tema sadrže reč „prodaja“ kako bi bile označene zastavicom za praćenje, kategorisane kao „Prodaja“ i premeštene u fasciklu „Boban – prodaja“.

  • Budite u toku    Ovo su pravila koja vas na neki način obaveštavaju kada primite određenu poruku. Na primer, možete kreirati pravilo koje automatski šalje obaveštenje na vaš mobilni telefon kada primite poruku od člana porodice.

  • Započnite od praznog pravila    Ovo su pravila koja kreirate bez pomoći predloška za pravila i koja možete potpuno da prilagodite.

Kreiranje pravila

Program Outlook uključuje predloške za pravila za uobičajene situacije. Koristite ove predloške za pravila ili kreirajte vlastita prilagođena pravila.

Korišćenje Outlook predložaka za pravila

  1. Izaberite karticu Datoteka.

  2. Izaberite stavku Upravljaj pravilima i upozorenjima.

  3. U dijalogu Pravila i obaveštenja, na kartici Pravila e-pošte kliknite na dugme Novo pravilo.

  4. U oknu 1. korak: izaberite predložak izaberite željeni predložak iz kolekcija predložaka Budite organizovani ili Budite u toku.

  5. U oknu 2. korak: uredite opis pravila kliknite na podvučenu vrednost. Na primer, ako kliknete na vezu osobe ili javna grupa, otvoriće se adresar.

  6. Kliknite na dugme Dalje.

  7. U oknu 1. korak: izaberite uslove izaberite uslove koje poruka mora da ispuni da bi se primenilo pravilo.

  8. U oknu 2. korak: uredite opis pravila, kliknite na podvučenu vrednost za uslov koji ste dodali i navedite vrednost.

  9. Kliknite na dugme Dalje.

  10. U oknu 1. korak: izaberite radnje izaberite radnju koju želite da pravilo izvrši kada se ispune određeni uslovi.

  11. U oknu 2. korak: uredite opis pravila kliknite na podvučenu vrednost za radnje koje ste dodali i navedite vrednost.

  12. Kliknite na dugme Dalje.

  13. U oknu 1. korak: izaberite izuzetke izaberite izuzetke od pravila, a zatim kliknite na dugme Dalje.

  14. U oknu 2. korak: uredite opis pravila, kliknite na podvučenu vrednost za izuzetak koji ste dodali i navedite vrednost.

  15. Kliknite na dugme Dalje.

  16. U oknu 1. korak: imenujte pravilo unesite ime.

  17. U oknu 2. korak: podesite opcije pravila potvrdite izbor u poljima za potvrdu za opcije koje želite.

    • Ako želite da ovo pravilo primenite na poruke koje se već nalaze u Prijemno poštansko sanduče, potvrdite izbor Odmah primeni ovo pravilo na poruke koje se već nalaze u „Prijemnom poštanskom sandučetu“.

    • Novo pravilo se podrazumevano uključuje. Da biste ga isključili, opozovite izbor u polju za potvrdu Uključi ovo pravilo.

    • Da biste pravilo primenili na sve naloge e-pošte u programu Outlook, potvrdite izbor u polju za potvrdu Kreiraj ovo pravilo u svim nalozima.

  18. Kliknite na dugme Završi.

  1. Izaberite karticu Datoteka.

  2. Izaberite stavku Upravljaj pravilima i upozorenjima.

  3. U dijalogu Pravila i obaveštenja, na kartici Pravila e-pošte kliknite na dugme Novo pravilo.

  4. U odeljku Započni od praznog pravila, izaberite stavku Proveri poruke nakon što stignu ili stavku Proveri poruke posle slanja.

  5. Kliknite na dugme Dalje.

  6. U oknu 1. korak: izaberite uslove izaberite uslove koje poruka mora da ispuni da bi se primenilo pravilo.

  7. U oknu 2. korak: uredite opis pravila, kliknite na podvučenu vrednost za uslov koji ste dodali i navedite vrednost.

  8. Kliknite na dugme Dalje.

  9. U oknu 1. korak: izaberite radnje izaberite radnju koju želite da pravilo izvrši kada se ispune određeni uslovi.

  10. U oknu 2. korak: uredite opis pravila kliknite na podvučenu vrednost za radnje koje ste dodali i navedite vrednost.

  11. Kliknite na dugme Dalje.

  12. U oknu 1. korak: izaberite izuzetke izaberite izuzetke od pravila, a zatim kliknite na dugme Dalje.

  13. U oknu 2. korak: uredite opis pravila, kliknite na podvučenu vrednost za izuzetak koji ste dodali i navedite vrednost.

  14. Kliknite na dugme Dalje.

  15. U oknu 1. korak: imenujte pravilo unesite ime.

  16. U oknu 2. korak: podesite opcije pravila potvrdite izbor u poljima za potvrdu za opcije koje želite.

    • Ako želite da ovo pravilo primenite na poruke koje se već nalaze u Prijemno poštansko sanduče, potvrdite izbor Odmah primeni ovo pravilo na poruke koje se već nalaze u „Prijemnom poštanskom sandučetu“.

    • Novo pravilo se podrazumevano uključuje. Da biste ga isključili, opozovite izbor u polju za potvrdu Uključi ovo pravilo.

    • Da biste pravilo primenili na sve naloge e-pošte u programu Outlook, potvrdite izbor u polju za potvrdu Kreiraj ovo pravilo u svim nalozima.

  17. Kliknite na dugme Završi.

Pravilo se može brzo kreirati na osnovu bilo koje poruke. Prednost ovog metoda je u tome što se pravila predlažu na osnovu primaoca ili pošiljaoca poruke. Na primer, kad počnete od poruke, jedno od predloženih pravila premešta sve poruke od tog pošiljaoca u fasciklu koju ste odabrali.

  1. Kliknite na poruku za koju želite da kreirate pravilo, a zatim na kartici Početak, u grupi Premeštanje kliknite na dugme Pravila.

    Prikazuju se preporučena pravila zasnovana na pošiljaocu i primaocima poruke.

  2. Uradite nešto od ovoga:

    • Izaberite jedno od predloženih pravila, izaberite odredišnu fasciklu i zatim kliknite na dugme U redu.

    • Da biste videli više opcija za pravila zasnovana na pošiljaocu, primaocima ili temi poruke, kliknite na Kreiraj pravilo.

Ako u koraku 2 izaberete Kreiraj pravilo otvoriće se dijalog Kreiranje pravila. Nastavite sa sledećim koracima.

  1. U okviru Kada primim e-poštu sa svim navedenim uslovima potvrdite izbor u poljima za potvrdu za željene uslove.

  2. U okviru Uradi sledeće potvrdite izbor u polju za potvrdu radnje koju želite da pravilo izvrši kada su zadati uslovi ispunjeni.

  3. Potvrdite izbor u polju za potvrdu Premesti stavku u fasciklu.

  4. Izaberite postojeću fasciklu ili kliknite na dugme Novo da biste kreirali fasciklu u kojoj će se skladištiti poruke.

    Kliknite na dugme Dodatne opcije a zatim pratite preostala uputstva u Čarobnjak za pravila da biste u pravilo dodali još uslova, radnji ili izuzetaka. To je isti čarobnjak kao i onaj koji se pojavljuje kada kliknete na Upravljaj pravilima i upozorenjima u prikazu „Backstage“ (izborom kartice Datoteka. Za više informacija pogledajte Dizajniranje prilagođenog pravila.

  5. Kliknite na dugme U redu

Pročitajte članak Uvoz ili izvoz skupa pravila da biste saznali kako da uvezete ili izvezete pravila tako da drugi mogu da ih koriste.

Ako želite ručno da pokrenete više pravila, uradite sledeće:

  1. Izaberite karticu Datoteka.

  2. Izaberite stavku Upravljaj pravilima i upozorenjima.

  3. Kliknite na dugme Odmah primeni pravila.

  4. U dijalogu Momentalno pokretanje pravila, u oknu Izaberite pravila koja želite da pokrenete potvrdite izbor u polju za potvrdu pored svakog pravila koje želite da pokrenete.

  5. Ako želite da izaberete drugu fasciklu, u polju Pokreni u fascikli kliknite na dugme Potraži, izaberite fasciklu i zatim kliknite na dugme U redu.

    Potvrdite izbor u polju za potvrdu Uključi potfascikle kako biste uključili sve fascikle ispod fascikle zadate u koraku 5.

  6. Na listi Primeni pravila na podrazumevana je opcija „Sve poruke“. Tu opciju možete da promenite u „Pročitane poruke“ ili „Nepročitane poruke“.

  7. Kliknite na dugme Pokreni sada.

U programu Outlook  postoje dva tipa pravila – zasnovana na serveru i samo za klijenta.

  • Pravila zasnovana na serveru    Ako koristite Microsoft Exchange Server nalog, neka pravila koja kreirate su zasnovana na serveru. Ova pravila se primenjuju na poštansko sanduče na Exchange serveru pošte čak i ako Outlook nije pokrenut. Pravila zasnovana na serveru moraju se primeniti na poruke kada se one prvi put isporuče u prijemno poštansko sanduče, a pravila moraju imati mogućnost da se pokreću sve dok ne budu dovršena na serveru. Na primer, pravilo koje navodi da poruku treba odštampati ne može se pokrenuti dok se ne dovrši na serveru. Ako nije moguće primeniti pravilo na serveru, ono se primenjuje kada pokrenete Outlook i tada postaje pravilo samo za klijenta.

  • Pravila samo za klijenta    Pravila samo za klijenta jesu pravila koja se pokreću samo na vašem računaru. Ova pravila ne mogu da se pokrenu dok se ne dovrše na serveru, poput pravila koje navodi da se određene poruke štampaju. Pravila samo za klijenta mogu se pokrenuti samo kada je Outlook pokrenut.

Ako lista pravila sadrži obe vrste pravila, prvo se primenjuju pravila zasnovana na serveru, a zatim pravila samo za klijenta.

Primena pravila na ostale stavke programa Outlook

Kada se primenjuju pravila, potvrde isporuke, potvrde čitanja, rezultati glasanja i automatski odgovori (poruke „Odsutan iz kancelarije“) obrađuju se kao poruke. Na primer, pravilo koje u određenu fasciklu premešta stavke koje sadrže reč „sastanak“ u temi, premešta i sve potvrde isporuke, rezultate glasanja ili automatske odgovore koji sadrže reč „sastanak“ u temi.

Napomena: Kada pravilo premešta rezultate glasanja iz prijemnog poštanskog sandučeta u drugu fasciklu, primenjuje se praćenje glasanja. Kada otvorite poslatu poruku koja sadrži dugme za glasanje, informacije za praćenje neće uključiti beleženje za odgovore koje je pravilo premestilo. Ručno premeštanje ili brisanje odgovora se ne odražava na praćenje.

Kada primenjujete pravila, pozivi za sastanke, zahtevi za zadatke i dokumenti tretiraju se kao poruke. Na primer, kada kreirate pravilo koje stavke koje imaju reč „sastanak“ u polju Tema premešta u određenu fasciklu, svaki zahtev za zadatak ili poziv za sastanak koji ispunjava ovaj uslov takođe će biti premešten. Međutim, kada kreirate pravila koja utiču na ove vrste stavki imajte u vidu sledeća ograničenja:

  • Stavka premeštena u fasciklu koja nije namenjena za poštu možda neće funkcionisati na očekivani način nakon premeštanja. Na primer, ako je poruka premeštena u fasciklu Kalendar, neće se kreirati nova zakazana obaveza.

  • Ukoliko je odgovor na poziv za sastanak ili zahtev za zadatak primenom pravila premešten u fasciklu „Izbrisane stavke“, u originalnoj stavci se neće pratiti odgovor.

  • Ako je poziv za sastanak automatski premešten u fasciklu Izbrisane stavke, sastanak se ne dodaje u fasciklu Kalendar.

  • Pravila koja utiču na poruke koje šaljete ne primenjuju se na zahteve za zadatak i pozive za sastanak.

Grupe kontakata

Pravilo koje uključuje grupu kontakata ponašaće se različito, u zavisnosti od toga kako ste ga kreirali:

  • Premesti poruke poslate u fasciklu „Grupa kontakata“     Ovo pravilo je dostupno samo ako koristite Exchange Server nalog. Samo će poruke poslate u fasciklu „Grupe kontakata“ biti premeštene u navedenu fasciklu. Poruke pojedinaca koji su članovi grupe kontakata neće biti premeštene u navedenu fasciklu.

Ako koristite Microsoft Exchange Server 2010 nalog, podrazumevano ne možete koristiti pravila za prosleđivanje poruka na e-adrese izvan vaše organizacije. Ova postavka služi za sprečavanje otkrivanja poverljivih i privatnih poslovnih informacija. Ovu postavku može da promeni samo administrator sistema Exchange.

Više informacija potražite u članku Određivanje verzije sistema Microsoft Exchange Server sa kojom se moj nalog povezuje.

Kako pravila pomažu u upravljanju porukama

Pravilo predstavlja radnju koju Microsoft Outlook automatski preduzima u vezi sa pristiglom ili poslatom porukom koja ispunjava uslove navedene u pravilu. Pomoću čarobnjaka za pravila i upozorenja možete odabrati mnoge uslove i radnje. Pravila se ne primenjuju na poruku koja je pročitana, samo na one koje nisu pročitane.

Pravila spadaju u jednu od dve opšte kategorije: organizovanje i obaveštenje. Čarobnjak za pravila i upozorenja sadrži predloške za pravila koje se najčešće koriste.

  • Budite organizovani    Ovo su pravila koja vam pomažu da arhivirate i pratite poruke. Na primer, možete da kreirate pravilo za poruke koje primate od određenog pošiljaoca, npr. Bojana Marića, a koje u redu Tema sadrži reč „prodaja“ kako bi bile označene zastavicom za praćenje, kategorisane kao „Prodaja“ i premeštene u fasciklu „Bojan – prodaja“.

  • Budite u toku    Ovo su pravila koja vas na neki način obaveštavaju kada primite određenu poruku. Na primer, možete kreirati pravilo koje automatski šalje obaveštenje na vaš mobilni telefon kada primite poruku od člana porodice.

  • Započni od praznog pravila    Ovo su pravila koja kreirate od početka.

    Predlošci pravila
    Slika 1: Čarobnjak za pravila i upozorenja sadrži nekoliko unapred definisanih pravila koja se zovu predlošci.

Izuzeci

Možete dodati izuzetke pravila za specijalne okolnosti, na primer, kada je poruka označena zastavicom za radnju praćenja ili je označena kao veoma važna. Pravilo se ne primenjuje na poruku ako se ispuni makar jedan od izuzetaka koje navedete.

  1. U usluzi Okno za navigaciju, izaberite stavku Pošta.

  2. U meniju Alatke, izaberite stavku Pravila i obaveštenja.

  3. Ako imate više naloga e-pošte, sa liste Primeni promene na ovu fasciklu izaberite željeno prijemno sanduče.

  4. Kliknite na dugme Novo pravilo.

  5. U oknu 1. korak: izaberite predložak izaberite željeni predložak iz kolekcija predložaka Budite organizovani ili Budite u toku.

  6. U okviru 2. korak: Uređivanje opisa pravila, kliknite na podvučenu vrednost. Na primer, ako kliknete na vezu osobe ili lista distribucije, otvoriće se adresar.

  7. U oknu 1. korak: izbor uslova izaberite uslove koje želite da poruka mora da ispuni da bi se primenilo pravilo.

  8. U okviru 2. koraka: Uredite opis pravila, kliknite na podvučenu vrednost ako to već niste uradili, a zatim kliknite na dugme Dalje.

  9. U oknu 1. korak: izaberite radnje izaberite radnju koju želite da pravilo izvrši kada se ispune određeni uslovi.

  10. U okviru 2. koraka: Uredite opis pravila, kliknite na podvučenu vrednost ako to već niste uradili, a zatim kliknite na dugme Dalje.

  11. U oknu 1. korak: izaberite izuzetke izaberite izuzetke od pravila, a zatim kliknite na dugme Dalje.

  12. Da biste završili kreiranje pravila, unesite ime za pravilo, a zatim izaberite sve ostale opcije koje želite.

    • Ako želite da ovo pravilo pokrenete na porukama koje se već nalaze u nekoj od vaših fascikli, potvrdite izbor u polju za potvrdu Odmah pokreni ovo pravilo na porukama koje se već nalaze u „fascikli“.

    • Da biste pravilo primenili na sve naloge e-pošte i prijemno sanduče povezano sa svakim nalogom, potvrdite izbor u polju za potvrdu Kreiraj ovo pravilo na svim nalozima.

  13. Kliknite na dugme Završi.

Da biste kreirali pravilo tako što ćete odabrati svoje uslove, radnje i izuzetke, uradite sledeće:

  1. U usluzi Okno za navigaciju, izaberite stavku Pošta.

  2. U meniju Alatke, izaberite stavku Pravila i obaveštenja.

  3. Ako imate više naloga e-pošte, sa liste Primeni promene na ovu fasciklu izaberite željeno prijemno sanduče.

  4. Kliknite na dugme Novo pravilo.

  5. U okviru Započni od praznog pravila, izaberite stavku Proveri poruke kada stignu ili Proveri poruke posle slanja, a zatim kliknite na dugme Dalje.

  6. U oknu 1. korak: izbor uslova izaberite uslove koje želite da poruka mora da ispuni da bi se primenilo pravilo.

  7. U okviru 2. koraka: Uredite opis pravila, kliknite na podvučenu vrednost ako to već niste uradili, a zatim kliknite na dugme Dalje.

  8. U oknu 1. korak: izaberite radnje izaberite radnju koju želite da pravilo izvrši kada se ispune određeni uslovi.

  9. U okviru 2. koraka: Uredite opis pravila, kliknite na podvučenu vrednost ako to već niste uradili, a zatim kliknite na dugme Dalje.

  10. U oknu 1. korak: izaberite izuzetke izaberite izuzetke od pravila, a zatim kliknite na dugme Dalje.

  11. Da biste završili kreiranje pravila, unesite ime za pravilo, a zatim izaberite sve ostale opcije koje želite.

    • Ako želite da ovo pravilo pokrenete na porukama koje se već nalaze u nekoj od vaših fascikli, potvrdite izbor u polju za potvrdu Odmah pokreni ovo pravilo na porukama koje se već nalaze u „fascikli“.

    • Da biste pravilo primenili na sve naloge e-pošte i prijemno sanduče povezano sa svakim nalogom, potvrdite izbor u polju za potvrdu Kreiraj ovo pravilo na svim nalozima.

  12. Kliknite na dugme Završi.

Možete da kreirate pravilo direktno iz poruke. Na primer, možete da kreirate pravilo za premeštanje poruka od neke osobe u određenu fasciklu.

  1. Kliknite desnim tasterom miša na poruku na kojoj želite da zasnujete pravilo, a zatim izaberite stavku Kreiraj pravilo u priručnom meniju.

    U dijalogu Kreiranje pravila, potvrdite izbor u poljima za potvrdu za opcije koje su već popunjene informacijama iz izabrane poruke.

  2. Potvrdite izbor u polju za potvrdu Premesti stavku u fasciklu.

  3. Izaberite postojeću fasciklu ili kliknite na dugme Nova da biste kreirali novu fasciklu u kojoj će se uskladištiti poruke.

  4. Da biste dodali još uslova, radnji ili izuzetaka za pravilo, izaberite stavku Napredne opcije, a zatim pratite ostatak uputstava u čarobnjaku za pravila i upozorenja.

    Savet    Da biste pokrenuli pravilo čim ga kreirate, potvrdite izbor u polju za potvrdu Odmah pokreni ovo pravilo na porukama koje su već u fascikli na poslednjoj stranici čarobnjaka za pravila i upozorenja.

    Sve poruke u vašem prijemnom sandučetu ili u bilo kojoj fascikli koju odaberete, koja zadovoljavaju uslove i izuzetke povezane sa pravilom premeštaju se u navedenu fasciklu. Da biste testirali novo pravilo, otvorite novu fasciklu. Da li su ispravne poruke premeštene?

Ako želite da pravilo pokrećete periodično, ali ne uvek, uradite sledeće:

  1. U meniju Alatke, izaberite stavku Pravila i obaveštenja.

  2. U dijalogu Pravila i obaveštenja, isključite pravilo tako što ćete opozvati izbor u polju za potvrdu pored pravila.

  3. Kliknite na dugme Odmah primeni pravila.

  4. U dijalogu Trenutno pokretanje pravila, u okviru Izbor pravila koja treba pokrenuti potvrdite izbor u polju za potvrdu pored pravila koje želite da pokrenete.

  5. Izaberite fasciklu na koju želite da primenite pravilo.

  6. Izaberite kategoriju poruka na koju želite da primenite pravilo.

    Na primer, možete da primenite pravilo samo na nepročitane poruke u fascikli.

  7. Kliknite na dugme Pokreni sada.

Pravila zasnovana na serveru    Ako imate na Microsoft Exchange nalog, server može da primeni pravila na poruke čak i ako Outlook nije pokrenut. Ona se zovu pravila zasnovana na serveru. Mora biti podešeno da se pravila primenjuju na poruke kada se one isporuče u prijemno sanduče na serveru i pravila moraju biti u mogućnosti da rade do dovršetka na serveru. Na primer, pravilo ne može da radi do dovršetka na serveru ako radnja navodi da poruka bude odštampana. Ako pravilo ne može da bude primenjeno na serveru, ono se primenjuje kada pokrenete Outlook.

Pravila samo za klijent    „Klijent“ je program za e-poštu koji radi na računaru pojedinca. Pravilo koje server ne može da primeni predstavlja „pravilo samo za klijent“ zato što se pokreće samo na računaru pojedinca. Ako lista pravila sadrži pravila koja mogu da se pokrenu na serveru, ako i ona koja to ne mogu, prvo se primenjuju pravila zasnovana na serveru, a zatim pravila samo za klijent.

Potvrde o prijemu, potvrde čitanja, rezultati glasanja i obaveštenja o odsutnosti iz kancelarije tretiraju se kao poruke. Na primer, kada kreirate pravilo koje stavke koje imaju reč „sastanak“ u polju Tema premešta u određenu fasciklu, sve potvrde o prijemu, rezultati glasanja i obaveštenja o odsutnosti iz kancelarije koji ispunjavaju ovaj uslov takođe će biti premešteni.

Napomena: Ako se rezultati glasanja premeste iz prijemnog sandučeta, oni se ne prate automatski u originalnoj poruci.

Pozivi za sastanke, zahtevi za zadatke i dokumenti tretiraju se kao poruke. Na primer, kada kreirate pravilo koje stavke koje imaju reč „sastanak“ u polju Tema premešta u određenu fasciklu, svaki zahtev za zadatak ili poziv za sastanak koji ispunjava ovaj uslov takođe će biti premešten. Međutim, imajte u vidu sledeća ograničenja kada kreirate pravila koja utiču na ove tipove stavki:

  • Stavka premeštena u fasciklu koja nije namenjena za poštu možda neće funkcionisati na očekivani način nakon premeštanja. Na primer, ako je poruka premeštena u fasciklu Kalendar, neće se kreirati nova zakazana obaveza.

  • Ukoliko je odgovor na poziv za sastanak ili zahtev za zadatak pomoću pravila premešten u fasciklu Izbrisane stavke, originalna stavka neće pratiti odgovor.

  • Ako je poziv za sastanak automatski premešten u fasciklu Izbrisane stavke, sastanak se ne dodaje u fasciklu Kalendar.

  • Pravila koja utiču na poruke koje šaljete ne primenjuju se na zahteve za zadatak i pozive za sastanak.

Novo pravilo za listu distribucije ponašaće se različito u zavisnosti od toga kako ste ga kreirali:

  • Premeštanje poruka poslatih na listu distribucije u fasciklu    Ako odaberete ovaj predložak pravila, samo poruke koje su poslate na listu distribucije premeštaju se u navedenu fasciklu. Poruke od pojedinaca koji se nalaze na listi distribucije neće biti premeštene u navedenu fasciklu.

    Napomena: Ovo pravilo funkcioniše samo za Exchange naloge.

  • Premeštanje poruka od neke osobe u fasciklu    Ako odaberete ovaj predložak pravila, poruke bilo kog pojedinca koji je član liste distribucije koju ste naveli premeštaju se u navedenu fasciklu.

Ako radite u organizaciji koja koristi Exchange, poruke koje pomoću pravila prosleđujete na spoljne adrese e-pošte izvan organizacije podrazumevano neće biti poslate. Ova postavka služi tome da pomogne u sprečavanju otkrivanja korporativnih podataka i nju kontroliše vaš Exchange administrator.

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×