Kako se baza podataka povećava, pronalaženje određenih zapisa podrazumeva više od brzog pregleda lista sa podacima. U ovom članku ćete saznati pet načina za pronalaženje određenih zapisa na osnovu vaših potreba.
Šta želite da uradite?
Pregledajte sve zapise
Možete da pregledate zapise pomoću tastera TAB kada želite da se krećete kroz jedan po jedan zapis da biste pronašli određeni zapis. Pomoću dugmadi za navigaciju po zapisima možete prikaz lista sa podacima pregledate zapise u tabeli. Dugmad za navigaciju po zapisima dostupna su na dnu tabele ili obrasca.
1. Prelazak na prvi zapis
2. Prelazak na prethodni zapis
3. Polje "Trenutni zapis"
4. Prelazak na sledeći zapis
5. Prelazak na poslednji zapis
6. Otvaranje novog (praznog) zapisa
7. Indikator filtera
8. Polje za pretragu
Napomene:
-
Kada kliknete na polje Trenutni zapis, možete da otkucate broj zapisa, a zatim pritisnete taster ENTER da biste došli do tog zapisa. Broj zapisa se broji se sekvencijalno od početka obrasca ili lista sa podacima. On ne odgovara nijednoj vrednosti polja.
-
Da biste znali da li je filter primenjen, pogledajte dugme indikatora filtera. Ako filter nije primenjen ili su svi filteri obrisani, prikazaće se stavka Bez filtera. Kada prikazuje filtrirano, možete da kliknete na ovo dugme da biste uklonili filter. Slično tome, kada prikazuje opciju Nefiltrirano, možete da kliknete na ovo dugme da biste primenili poslednji filter koji ste koristili, ako postoji.
-
Kada unesete tekst u polje za pretragu , prva podudarna vrednost se markira u realnom vremenu dok unosite svaki znak. Možete da koristite ovu funkciju da biste brzo potražili zapis sa podudarnim vrednostima.
Odlazak na određeni zapis
Možete da odete na određeni zapis u programu Access kada znate koji zapis želite da pronađete. Polje Idi na omogućava vam da odaberete određeni zapis sa padajuće liste i obično se dodaje u obrasce.
-
Da biste otišli na određeni zapis, kliknite na strelicu sa desne strane polja Idi na, a zatim izaberite zapis sa padajuće liste.
Napomena: Ako znate prvih nekoliko znakova zapisa do kojih želite da se krećete, možete da otkucate te znakove u polju Idi na da biste brzo pronašli taj zapis.
Polje Idi na prikazuje samo dovoljno podataka za jedinstveno identifikovanje svakog zapisa. Kada izaberete zapis sa liste, Access prikazuje ostale podatke tog zapisa u glavnoj oblasti obrasca.
Traženje određenog zapisa
Određeni zapis u tabeli ili obrascu možete da potražite pomoću kartice Pronalaženje u dijalogu Pronalaženje i zamena . Ovo je efikasan izbor za pronalaženje određenog zapisa kada zapis koji želite da pronađete ispunjava određene kriterijume, kao što su termini za pretragu i operatori poređenja, kao što su "jednako" ili "sadrži".
Napomena: Dijalog Pronalaženje i zamena možete da koristite samo ako tabela ili obrazac trenutno prikazuju podatke. To važi čak i ako nema vidljivih zapisa zato što je filter primenjen.
-
Otvorite tabelu ili obrazac, a zatim kliknite na polje koje želite da pretražite.
-
Na kartici Početak, u grupi Pronalaženje kliknite na dugme Pronađi ili pritisnite kombinaciju tastera CTRL+F.
Pojavljuje se dijalog Pronalaženje i zamena sa izabranom karticom Pronalaženje.
-
U polju Pronađi otkucajte vrednost za koju želite da pretražite.
-
Da biste promenili polje koje želite da pretražite ili da biste pretražili celu osnovnu tabelu, izaberite odgovarajuću opciju sa liste Pogledaj u .
Savet: Lista Podudaranje predstavlja operator poređenja (kao što je "jednako" ili "sadrži"). Da biste proširili pretragu, na listi Podudaranje izaberite stavku Bilo koji deo polja.
-
Na listi Pretraga izaberite Sve, a zatim kliknite na Pronađi sledeće.
-
Kada je stavka za koju tražite markirana, kliknite na dugme Otkaži u dijalogu Pronalaženje i zamena da biste zatvorili dijalog. Markirani su zapisi koji zadovoljavaju vaše uslove
Dodatne informacije o tome kako da koristite dijalog Pronalaženje i zamena potražite u članku Korišćenje dijaloga Pronalaženje i zamena za promenu podataka.
Filtrirajte da biste videli ograničen broj zapisa
Možete da filtrirate da biste videli ograničen broj zapisa kada želite da vidite samo zapise koji zadovoljavaju određene kriterijume i operatore poređenja. Na primer, da biste brzo suzili prikazane zapise, kliknite desnim tasterom miša na polje čija vrednost želite da se podudara, a zatim izaberite stavku Jednako, Nije jednako , Sadrži ili Ne sadrži na dnu priručnog menija. Filter može da se uključi ili isključi, što olakšava prebacivanje između filtriranih i nefiltriranih prikaza istih podataka. Za razliku od pretrage, filter ogranič smeštajnih okvira koji se prikazuju.
-
Da biste primenili filter koji je zasnovan na izboru, otvorite tabelu ili obrazac.
-
Da biste se uverili da tabela ili obrazac nisu već filtrirani, na kartici Početak, u grupi Sortiranje & Filter izaberite stavku Više opcija, a zatim stavku Obriši sve filtere ako je ta komanda dostupna.
-
Idite na zapis koji sadrži vrednost koju želite da koristite kao deo filtera, a zatim kliknite unutar kolone (u prikazu lista sa podacima) ili kontrole (u prikazu obrasca, izveštaja ili rasporeda). Da biste filtrirali na osnovu delimičnog izbora, izaberite samo željene znakove.
-
Na kartici Početak , u grupi Sortiranje & izaberite stavku Izbor, a zatim izaberite filter koji želite da primenite.
-
Da biste filtrirali druga polja na osnovu izbora, ponovite korake 3 i 4.
Dodatne informacije o tome kako da primenite filter potražite u članku Primena filtera za prikaz izabranih zapisa u Access bazi podataka.
Kreiranje upita za pronalaženje određenog zapisa
Tehnike koje možete da koristite za pretraživanje i filtriranje zapisa veoma su korisne za pronalaženje određenih zapisa za trenutni slučaj. Međutim, možda ćete želeti da redovno izvršavate istu operaciju pretrage ili filtriranja. Umesto da reprodukujte skup koraka pretrage i filtera svaki put, možete da kreirate upit. Upit je moćan i fleksibilan način za pronalaženje određenih zapisa zato što vam omogućava da izvršite prilagođene pretrage, primenite prilagođene filtere i sortirate zapise. Možete da napravite sopstvene upite koji će vam pomoći da se fokusirate na određene zapise i odgovorite na određena pitanja. Kada se kreira, upit se može sačuvati i ponovo koristiti, a takođe se može koristiti i u sastavnim obrascima i izveštajima.
Kada koristite upit za pretragu ili filtriranje, koristite kriterijume zasnovane na tipu podataka koje tražite. Različite vrste informacija skladište se kao različiti tipovi podataka. Na primer, rođendani se skladište kao podaci o datumu/vremenu, dok se imena skladište kao tekstualni podaci.
Ponekad ne možete da pronađete određeni zapis za koji znate da postoji. Do ovoga može doći ako prikazujete zapise u obrascu ili upitu koji ne prikazuju određene zapise zbog vrednosti određenog polja. Sledeći primer pokazuje kako da koristite upit za pronalaženje zapisa.
Recimo da koristite bazu podataka kreiranu pomoću predloška "Problemi u programu Access" za praćenje problema. Tabela "Problemi" ima polje pod imenom "Status" koje ukazuje na to da li je određeni problem aktivan, rešen ili zatvoren. Možete da kreirate upit koji prikazuje probleme čiji je status zatvoren tako što ćete pratiti ove korake:
-
Na kartici Kreiranje, u grupi Upiti kliknite na dugme Dizajn upita.
-
Kliknite dvaput na stavku Problemi, a zatim kliknite na dugme Zatvori.
-
U dizajneru upita kliknite dvaput na zvezdicu (*) u tabeli Problemi . To pomaže da se uverite da će upit prikazati sva polja iz zapisa koje vrati.
Problemi.* se pojavljuju u prvoj koloni koordinatne mreže dizajna, u redu Polje. To ukazuje na to da sva polja iz tabele "Problemi" treba da budu vraćena.
-
U dizajneru upita kliknite dvaput na stavku Status u tabeli Problemi .
Status se pojavljuje u drugoj koloni u koordinatnoj mreži dizajna, u redu Polje.
-
U drugoj koloni koordinatne mreže dizajna opozovite izbor u polju za potvrdu u redu Prikaži . To pomaže da se uverite da upit ne prikazuje polje "Status".
Ako ne opišete izbor u polju za potvrdu Prikaži u koloni Status, polje Status će se prikazati dva puta u rezultatima upita.
-
U drugoj koloni koordinatne mreže dizajna, u redu Kriterijumi otkucajte ="Zatvoreno". Ovo je kriterijum za pretragu. Na ovaj način se uverite da će upit vratiti samo one zapise u kojima je vrednost statusa "Zatvoreno".
Napomena: U ovom primeru koristi se samo jedan kriterijum pretrage. Možete da koristite mnogo kriterijuma pretrage za bilo koju datu pretragu tako što ćete dodati kriterijume u više polja, kao i pomoću reda ili i dodatnih redova ispod ili.
Upit je spreman za pokretanje i izgleda otprilike ovako:
-
Na kartici Dizajn, u grupi Rezultati kliknite na dugme Pokreni.
Napomena: Osim ako već niste počeli da pratite probleme i stoga imate podatke u tabeli "Problemi" – a postavili ste status najmanje jednog problema na "Zatvoreno" – upit neće vratiti rezultate. Međutim, upit možete da sačuvate i koristite ga u bilo kom trenutku u budućnosti.
-
Pritisnite kombinaciju tastera CTRL+S da biste sačuvali upit.
-
U dijalogu Sačuvaj kao otkucajte ime upita u polje Ime upita, na primer Zatvoreni problemi, a zatim kliknite na dugme U redu.
Sada imate upit koji prikazuje probleme čiji je status zatvoren.
Da biste saznali više o tome kako da kreirate upite koji će vam pomoći da pronađete zapise, pogledajte članak Pravljenje jednostavnog upita za izdvajanje.
Da biste saznali više o kriterijumima pretrage i filtriranja, pogledajte članak Primeri kriterijuma upita.
