Napomena: Želimo da vam što pre pružimo najnoviji sadržaj pomoći čim na vašem jeziku. Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam na dnu ove stranice saopštiti da li su vam informacije bile od koristi? Ovo je članak na engleskom jeziku za brzu referencu.
Saradnja na dokumentima je ključni element da biste efikasno timski rad u vašem preduzeću. Kombinacija SharePoint tehnologije i Office 2010 nudi spektar dokument saradnju metode, da li je koautorstvo u unakrsnoj tabeli ili usmeravanje poslovni plan u toku posla. Razumevanje načine možete da sarađujete na dokumentima je neophodan za upućivanje najbolji izbor za vaše potrebe i poboljšava produktivnost kao radnik informacije.
Međutim sarađujete na dokumentima, dani prosleđivanje priloga u e-pošte su istorija. Od danas, nikada ne morate dodati dokumentu oko, a zatim se pomoću sravnjenje verzija neusaglašenosti, ručno objedinjavanje i koordinisanje promena praćenja nadole ko je uradio šta i pronalaženje najnovije verzije.
Napomene:
-
Više informacija o tome kako da koautorstvo na dokumentima potražite u članku sistem pomoći za Word 2010, PowerPoint 2010, OneNote 2010 i Office Web Apps.
-
Više informacija o konfigurisanju sistema SharePoint tehnologije za saradnja na dokumentima i koautorstvo, pogledajte članak TechNet Veb lokaciji.
Ovaj članak sadrži:
Vrste saradnje na dokumentima
Saradnja na dokumentima znači nekoliko autori zajednički rad na dokumentu ili kolekciju dokumenata. Oni mogu biti istovremeno zajedno rade na dokumentu ili pregledanjem specifikacija kao deo strukturirane toka posla. Koautorstvo dokumenta, koji predstavlja podskup saradnja na dokumentima, znači rad na dokumentu istovremeno sa jednog ili više korisnika. Postoji više načina za saradnja na dokumentima i koautorstvo koji postepeno obuhvataju više strukture i kontrolisali oko dokument saradnju iskustva. Dobar način da biste lakše odlučili dokument saradnju metod i proizvoda koji je vam je da predviđene opcije duž spektar izbora.
Semiformal koautorstvo : Više autora uređivanje istovremeno bilo gde u dokumentu. Primeri uključuju: periodični minuta, razmenom ideja sesije i referentni materijal za OneNote; i razvili tima finansijskih modela, budžeta i sredstva lista za praćenje za Excel.
Formalno koautorstvo: Više autora istovremeno uređivanje kontrolisanog način tako što ćete sačuvati sadržaj kad budete spremni da se otkrije. Primeri uključuju: poslovne planove, biltene i pravne informacije za Word; i marketinga i konferencije prezentacije za PowerPoint.
Komentarisanje i redigovanje:Primarni autor traži uređivanja i komentare (koji može biti uključuje ulančane diskusije) tako što ćete usmeravanje dokumenta u tok posla, ali kontrole konačan dokument objavljivanje. Primeri su pomoć na mreži, bele knjige i specifikacije.
Skupovi dokumenata: Više autora se dodeljuju odvojene dokumente kao deo toka posla, a zatim je objavljen jedan skup master dokumenta. Primeri uključuju: novi proizvod knjige i prodaje baca knjiga.
Koautorstvo pomoću sistema Office 2010 i Office Web Apps
Sledeći odeljci opisuju načine na koje možete koristiti koautorstvo pomoću sistema Office 2010 i Office Web Apps i najbolje prakse prilikom korišćenja biblioteka za održavanje datoteka.
Rezime proizvoda za koautorstvo
Nekoliko Office 2010 i Office Web Apps proizvodi omogućavaju više autora da biste uredili dokumente u isto vreme. Za svaki proizvod, funkcionalnost koautorstva veoma je sličan. Međutim, postoje neke razlike dizajn koji podržavaju različitim metodima saradnje koje i planiranim scenarijima. Sledeća tabela rezimira svaki koautorstva proizvod.
|
Aplikacija |
Server zahtevi |
Uobičajeni scenariji |
|
Word 2010 |
SharePoint tehnologije |
Svi dokumenti, uključujući predloge, planove, izjave o viziji, minuta, biltene i izveštaje |
|
PowerPoint 2010 |
SharePoint tehnologije |
Sve prezentacije, uključujući obuku, konferencije, analize po završetku, preglede proizvoda, priručnike i izveštaje o statusu projekta |
|
Excel Online |
SharePoint tehnologije |
Sve unakrsne tabele, uključujući tima finansijskih modela,-za ažuriranje linije proizvoda između preduzeća na Veb stranici i u realnom vremenu praćenje unakrsnih tabela o trgovanju u |
|
OneNote 2010 |
SharePoint tehnologije |
Sve beležnice, uključujući periodični sastanak minuta, razmenu ideja („grupno razmišljanje”) o projektu deljeni materijal istraživanja i referentni materijal i deljene kurseve za obuku |
|
OneNote Online |
SharePoint tehnologije i Office Web Apps |
Koautorstvo, kreiranje verzija, odjavljivanje i mešovita Office okruženja
Sledeći odeljci opisuju najbolje prakse koautorstvo sa drugim korisnicima.
Koautorstvo i odjavljivanje dokumenata
Koautorstvo nije kompatibilna sa procesom odjavljivanje i prijavljivanje dokumenata u biblioteci. Odjavljivanje sredstvo dokument koji želite da isključivo pisanje na njega, a zatim na kraju proverite ga ponovo tako da drugi mogu da vide promene ili dodatno rade na dokumentu. Stoga, prilikom odjavljivanja datoteke, drugi korisnici mogu da koautor dokument sa vama. Podrazumevano biblioteke ne zahteva odjavljivanje datoteka, a trebalo bi da nije omogućeno gde će se koristiti koautorstvo. Takođe nije eksplicitno bi trebalo da odjave dokument ako želite da biste radili na dokument.
Koautorstvo nad dokumentima i kreiranje verzija
Kreiranje verzija omogućava korisnicima da biste sačuvali verzije dokumenata, vratite uređivanja ili snimka stanja dokumenta tako da odgovaraju projekta jubilarni. SharePoint tehnologije čuva evidenciju o promenama u dokumentima dok su se uređuje skladišti prethodne verzije i možete čak i da zadržite glavne verzije i međuverzije dokumenta. Zato što nekoliko koautori mogu dokument ostane otvoren za dužeg vremenskog perioda, kreiranja verzija za saradnju snimio dokumenti se izvršava u određenim vremenskim intervalima i ne nužno kada je dokument sačuvan. Podrazumevano, kreiranje verzija nije omogućen u biblioteci.
Kada vam Word 2010 i PowerPoint 2010 dokumente u saradnji, preporučujemo da koristite kreiranje verzija, oba veće i međuverzija, tako da korisnici mogu da preuzmete promene koje su drugi korisnici kada je to potrebno. Pored toga, kreiranje verzija perioda određuje koliko često SharePoint tehnologije kreira novu verziju dokumenta koji je koji se čiji je koautor. Podrazumevanu vrednost od 30 minuta verovatno radi za većinu okruženja, ali ovu vrednost se može podesiti administrator po potrebi. Postavljanje ovog perioda niže vrednosti obuhvata verzije i menja češće, ali će možda zahtevati više skladišta na serveru.
Za biblioteke koja sadrži OneNote beležnice, je dobra ideja samo glavnih verzija, zato što međuverzija može da uzrokuje greškama pri sinhronizaciji koji mogu sprečiti čuva promene. OneNote beležnice koje se često ažuriraju takođe mogu da kreiraju veliki broj verzije. Zato što je broj verzija može da postane velike tokom određenog vremenskog perioda, preporučuje se da biste ograničili broj verzija zadržavaju postavljanje maksimalnog broja verzije na neko razumno zasnovana na potrebe korisnika. Imajte na umu da period kreiranja verzija ne utiče OneNote beležnice, jer OneNote će je zadržati detaljnije informacije o verziji u beležnici.
Koautorstvo nad dokumentima u mešovitim okruženju verzijama sistema Office
Neke organizacije održavaju okruženje u kojem korisnici imaju različite verzije sistema Microsoft Office, na primer Office 2007 i Office 2010.
Iako možete da skladištite verzije programa Word i PowerPoint pre Office 2010 u biblioteci, ne možete da koautor ove dokumente. Pored toga, kada korisnik otvori dokument u programu Word 2010 ili PowerPoint 2010 sa programa Word ili PowerPoint 2007, SharePoint tehnologije kreira brava na dokument i sprečava da biste uredili dokument pomoću koautorstva drugim korisnicima sistema Microsoft Office 2010. Da biste najbolje iskoristili prednosti koautorstva u Office Word ili Office PowerPoint, preporučuje se da svi korisnici rade sa sistemom Microsoft Office 2010. Ovaj problem se takođe odnosi na Excel 2010 radne sveske i koautorstvo sa Excel Web App.
Imajte u vidu Međutim, OneNote 2010 je kompatibilna sa u programu OneNote 2007 format datoteke i podržava koautorstvo sa korisnicima programa OneNote 2007. OneNote 2007 i OneNote 2010 korisnicima koautor Beležnica u okruženju sa mešovitim, oni sačuvajte beležnice u programu OneNote 2007 format datoteke. Nadogradnja na OneNote 2010 format datoteke, međutim, možete da koristite neke ključne nove funkcije, uključujući mogućnost koautor Beležnica iz jednog programa OneNote 2010 i OneNote Web App.
Problemi sa koautorstvom nad dokumentima
Ako ne možete da koautorstvo u Word dokument ili PowerPoint prezentacije, izaberite neki od sledećih razloga uzrok može biti:
-
Datoteka koristi Information Rights Management (IRM) ili Digital Rights Management (DRM).
-
Datoteka je odjavljena.
-
Datoteka je šifrovana.
-
Format datoteke nije podržana. Podržani su samo .docx i .pptx formata datoteka. U većini slučajeva, možete da sačuvate u formatu datoteke koji nije podržan u podržani format.
-
Datoteka je označena kao konačna. Vlasnik datoteke odlučio da biste zaustavili proces uređivanja ili koautorstvo datoteku i datoteku sada je samo za čitanje.
-
Određene Microsoft Office postavke smernica grupe sprečavaju koautorstvo uključujući sledeće: smernicu za onemogućavanje klijenta za smernice za onemogućavanje servera Koautorstva i smernice za onemogućavanje klijenta Koautorstva.
-
Datoteka sadrži ActiveX kontrole.
-
Datoteka sadrži određene objekte koje nije moguće jedinstveno identifikovati, kao što su OLE objekat, SmartArt grafika, grafikon ili objekat zapisa perom.
-
Word dokument koristi master dokumente sa poddokumentima, sadrži HTML grupe okvira ili se objavljuje kao blog.
-
Word dokument nema Uskladišti nasumične brojeve da bi se poboljšala tačnost kombinovanja potvrđen izbor u polju. (Na traci, kliknite na karticu datoteka , kliknite na dugme Opcije da biste prikazali dijalog Word opcije , izaberite stavku Centar za pouzdanost, kliknite na dugme Postavke centra za pouzdanost da biste prikazali dijalog Centra za pouzdanost , kliknite na dugme privatnosti Opcije, a zatim u odeljku Postavke određenog dokumenta uverite se da je potvrđen izbor u polju za potvrdu Uskladišti nasumične brojeve da bi se poboljšala tačnost kombinovanja .)
Scenariji za vrste saradnje dokumenta
Sledeći odeljci pružaju dodatne detalje o svakom proizvodu za koautorstvo, sa različitim metodima saradnje koje oni podržavaju i njihovim planiranim scenarijima.
Poluformalno koautorstvo
Možda klasični grupa razmena je najbolji scenario za objasnili koautorstva poluformalno način. Koristite OneNote 2010, OneNote Web App ili čak i kombinacija ta dva, nekoliko autori možete brzo hvatanje ideje i misli tokom sesije razmenom ideja u isto vreme i u istoj beležnici. Smatraj ovo „virtuelne bela tabla”. Kao bilo koji dobar pitanju sesiji, nema potrebe da ispravite ili Redigujte odmah, izrazi se u slobodan-tok misli. Svim autorima možete istovremeno Dodavanje sadržaja i odmah videli šta je dodat. Do kraja pitanju sesiju uhvatili zapis sesije koji može da zatim rešiti kao željena. Ako morate da pratite sa drugog autora, svaki deo sadržaja je označen njihove pseudonim, a možete čak i pretraživati sadržaj koji ju je napravio.
Ostali uobičajeni načini možete da koristite OneNote za saradnju na beležnici su zapisnike sa periodičnih sastanka, deljena istraživanja za brze projekte, kurseve za obuku i referentni materijal.
Koristite Excel 2010 da biste: pokretanje izračunavanja i statistička poređenja za podatke; Kreiranje i korišćenje izveštaja izvedene tabele da biste hijerarhijske podatke prikazali u kompaktnom i fleksibilnom rasporedu; vizuelno istaknete podatke pomoću grafikona profesionalnog izgleda, ikona uslovnog oblikovanja, traka sa podacima, skala boja, i mini-grafikoni; i izvršavate operacije analize šta-ako za podatke.
Koristite Excel Web App, možete da uradite dosta analitičke posla istovremeno sa drugim korisnicima. Drugi autori da radite na različitim radnim listovima, različitim odeljcima radnog lista ili čak i uređivanje ćelije isto onako – uključujući ćelije koje sadrže formule i funkcije – sve u isto vreme. U ovom slučaju, poslednja uređivanja dobija ako vam se dogodilo sa obe uredite u istoj ćeliji. Koristite Excel Web App dok koautorstva je sjajan način da biste videli jedni drugih misli, Isprobajte različite formule i izračunavanja, poređenje rezultata, čak i potvrda i uhvati jedni drugih grešaka.
Napomena: Excel Web App podržava koautorstvo nad istom unakrsnom tabelom sa drugim korisnicima programa Excel Web App, ali ne uz Excel 2010, koji ne podržava koautorstvo.
Formalno koautorstvo
Kada Word 2010 dokumenta ili PowerPoint 2010 prezentacije uskladištene u biblioteci, dva ili više korisnika da koautor dokument ili prezentaciju u isto vreme. Na primer, u istom dokumentu programa Word, možete da radite na jedan pasus dok kolege radi na drugi pasus. Ili u istoj prezentaciji, možete da radite na jednom slajdu dok kolege funkcioniše na drugi slajd. Ne morate da uključite sve ili ne zaboravite da biste podesili ništa da bi ovo funkcionisalo. Koautorstvo „radi”. I vredi naglašavaju da i dalje imate pristup gotovo sve bogate uređivanje i oblikovanje funkcije u programu Word 2010 ili PowerPoint 2010 kada ste radili, uključujući komentarisanja, praćenja promena, a dokument verzije.
Formalno koautorstvo znači da promene izvršene autori su buffered, a zatim objavljen kada autori spremni ste da sačuvate promene. Generalno, ne želite po napravio misli dele sa drugi autori, niti da li želite vozu-na-misli stalno prekidaju drugi autori saradnji. Međutim, dok koautorstva u programu Word 2010 i PowerPoint 2010, uvek možete videti uređuju drugi autori dok ne uređuju, a drugi autori će videti gde uređujete dok uređujete korišćenjem ikone, indikatori statusa trake i okna za navigaciju programa na dokument ili prezentaciju.
Ukratko, formalno koautorstvo znači da znate gde drugi autori nalaze, ali svaki autor otkriva promene tek kada je spreman da ih prikaže ostalima.
Formalno koautorstvo procesa takođe omogućava da umanjite neusaglašenosti, zato što možete lako praćenje promena i koordinisanje po potrebi u realnom vremenu. Ako imate Office Communicator instaliran na vašem računaru, možete čak i kliknite na dugme prisutnosti za slanje trenutne poruke, slanje e-pošte ili pozivanje kolega da diskutujete o probleme. Na kraju, kada završite koautorstvo, je bez ikakvih problema najnoviju verziju dokumenta u biblioteci dokumenata. Bilo je sve vreme na istom mestu.
Komentarisanje i redigovanje
Komentarisanje i redigovanje je metod saradnju uobičajene i tradicionalnim dokumenta. U ovom slučaju, jedan autor teži redigovanje i povratne informacije od drugih autora, kao što su ravnopravni korisnici ili temu stručnjaka, ali želi da ima veću kontrolu nad integrisanju uređivanja i konačno publikacije.
Da upravljate detalje proces redigovanje dokumenata i više vremena radite sa dokumentima, možete da koristite toka posla na lokaciji da sakupite povratne informacije dokumenta. Tokovi posla smanje troškove i vreme potrebno za koordinisanje uobičajenim poslovnim procesima, kao što je dokument redigovanja putem upravljanja i praćenja zadataka koji su povezani sa ovim procesima. Pošto tok posla dodeljuje zadatke, šalje podsetnike, prati učešće, primenjuje raspored datume i kreira zapis celokupnog procesa, možete usredsrediti na obavljanje posla umesto upravljanje logika procesa redigovanja dokumenata.
Na primer, možete da započnete tok posla za prikupljanje povratnih informacija tako što ćete popuniti obrazac za pokretanje toka posla u kome navodite imena osoba koje želite da pregledate dokument. Možete uneti uputstva da biste redaktori, a možete navesti datum kada želite da učesnici u toku posla da biste dovršili njihov pregled. Učesnici mogu Prikaz statusa toka posla, dok je tok posla u toku, ili pogledajte stranicu "Status toka posla" da biste videli koji su učesnici dovršili svoje zadatak toka posla. Vlasnik toka posla možete podesiti tok posla tako da učesnici mogu rad na zadacima u paralelni ili serijski mode, Ažuriraj aktivne zadatke, dodavanje ili ažuriranje davalaca, navedite krajnji rok za na ishoda i na kraju Označi kao dovršeno kada se svi zadaci se dovrše.
Skupovi dokumenata
U nekim slučajevima treba da grupišete i koordinisanje srodne dokumente zajedno, ali dodeliti određeni dokument svakog autora koji često samostalno radi na dokumentu, ali je deo formalno proces koji kombinuje ove dokumente u jednom ishoda.
Dok ste videli, SharePoint tehnologije, funkcije kao što su liste, biblioteke, fascikle, obaveštenja i tokova posla, pruža pune infrastrukture za upravljanje u proizvodnji pojedinačni dokument. Skupovi dokumenata nadograđuju ova fondacija obezbeđivanjem centralna tačka za grupisanje i upravljanje više dokumenata i njihove radne verzije i konačnih verzija koje čine svi jednom ishoda. Primeri skupove dokumenata su: prodajnu ponudu klijenta, koji sadrži prilagođeni prezentacije, detaljne budžeta unakrsne tabele i ugovor o dokumentu. ili marketinga knjige koja sadrži listu sa podacima, brošure i vodič o proizvodima.
Funkcija skupova dokumenata obezbeđuje nekoliko načina za jednostavno upravljanje ishodom i uspešno njegovo objavljivanje, uključujući:
-
Podrazumevani tip sadržaja koji se mogu koristiti kao-jeste, prilagođen, ili kao osnova za za prilagođeni predložak skupa dokumenata.
-
Mogućnost navođenja podrazumevanih dokumenata koji će se automatski kreirati svaki put kada se kreira novi skup dokumenata.
-
Primenu u vidu fascikle biblioteke korisnike koji su vam poznate i koja uglavnom sadrži isto ponašanje, svojstva i opcije kao standardne fascikle biblioteke.
-
Prilagodljiva stranicu dobrodošlice koje korisnici pristupaju kada kliknete na veze ka skupa dokumenata. Možete da koristite ovu stranicu dobrodošlice podrazumevani ili da kreirate i obezbeđivanje sopstvene stranice dobrodošlice. Stranice dobrodošlice je posebno stranice sa Web segmentima koja prikazuje metapodatke, opisi, liste dokumenata i drugih informacija i ima integrisani trake za skup dokumenata povezane komande.
-
Mogućnosti kreiranja verzija koje vam omogućavaju da uhvatite snimak istorije verzija dokumenta skupa koji se povezuje sa trenutnim verzijama dokumenata u okviru skupa dokumenata.
-
Tokovi posla izričito dizajniran za izradu skupove dokumenata. Na primer, možete da koristite ugrađeni tokovi posla za upravljanje aktivnosti kao što su kreiranje, pregleda, i postavite odobravanjem sadržaja za pojedinačne dokumente, kao i ceo dokument.
Informacioni radnici možete koristiti skupova dokumenata za jednostavno upravljanje ukupan proces od početka do kraja. Mogućnost da programski prikupite dokumenata takođe je dostupna pomoću Office Otvaranje XML API.
