Razlozi dizajniranja za ažuriranje podataka

Napomena: Želimo da vam što pre pružimo najnoviji sadržaj pomoći čim na vašem jeziku. Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam na dnu ove stranice saopštiti da li su vam informacije bile od koristi? Ovo je članak na engleskom jeziku za brzu referencu.

Dobro dizajnirana baza podataka ne samo da obezbeđuje integritet podataka, već je i lakši za održavanje i ažuriranje. Access baza podataka nije datoteka u istom smislu kao Microsoft Word dokument ili Microsoft PowerPoint slajd za slajdove. Umesto toga, to je kolekcija objekata – tabele, obrasci, izveštaji, upiti i tako dalje – to mora da radi zajednički da bi ispravno funkcionisala.

Korisnici unose podatke prvenstveno kroz kontrole. Ono što radite sa datom kontrolom zavisi od tipa podataka postavnih za osnovne tabele, sva svojstva postavljena za to polje i postavljena svojstva za kontrolu. Konačno, razmotrite korišćenje dodatnih tehnika baze podataka kao što su Validacija, podrazumevane vrednosti, liste i pronalaženja i kaskadne ispravke. 

Više informacija o ažuriranju podataka iz korisničkog mesta prikaza potražite u članku Dodavanje, uređivanje i brisanje zapisa.

U ovom članku

Kako dizajn baze podataka utiče na unos podataka

Informacije koje čuvate u bazi podataka skladište se u tabelamakoje sadrže podatke o određenoj temi, na primer imovine ili kontakti. Svaki zapis u tabeli sadrži informacije o jednoj stavki, kao što je određeni kontakt. Zapis se sastoji od poljakao što su ime, adresa i broj telefona. Zapis se obično zove red, a polje se obično naziva kolona. Ovi objekti moraju da se pridržavaju skupa principa dizajna ili će baza podataka raditi slabo ili loše. U tom prilikom, oni principi dizajniranja utiču na način unosa podataka. Razmotrite sledeće:

  • Tabele    Access skladišti sve podatke u jednoj ili više tabela. Broj tabela koje koristite zavisi od dizajna i složenosti baze podataka. Iako možete da prikažete podatke u obrascu, izveštaju ili u rezultatima koje je vratio upit, Access skladišti podatke samo u tabelama, a drugi objekti u bazi podataka su ugrađeni na vrhu tih tabela. Svaka tabela bi trebalo da bude bazirana na jednoj temi. Na primer, tabela poslovnih kontakt informacija ne bi trebalo da sadrži informacije o prodaji. Ako se to desi, pronalaženje i uređivanje ispravnih informacija može postati teško, ako ne i nemoguće.

  • Tipovi podataka    Obično svako polje u tabeli prihvata samo jedan tip podataka. Na primer, ne možete uskladištiti beleške u polje postavljeno na prihvatanje brojeva. Ako pokušate da unesete tekst u takvo polje, Access prikazuje poruku o grešci. Međutim, to nije teško i brzo pravilo. Na primer, možete da skladištite brojeve (kao što su poštanski brojevi) u polju postavljeno na tip podataka kratkog teksta, ali ne možete da vršite izračunavanja na tim podacima zato što Access to smatra delom teksta.

    Uz neke izuzetke, polja u zapisu bi trebalo da prihvate samo jednu vrednost. Na primer, ne možete da unesete više adresa u polje adresa. Ovo je nasuprot programu Microsoft Excel, koji vam omogućava da unesete bilo koji broj imena ili adresa ili slika u jednoj ćeliji osim ako tu ćeliju ne postavljate tako da prihvata ograničene tipove podataka. 

  • Polja sa više vrednosti    Access pruža funkciju koja se zove polje sa više vrednosti za prilaganje više delova podataka u jedan zapis i za kreiranje lista koje prihvataju više vrednosti. Možete uvek da identifikujete listu sa više vrednosti zato što Access prikazuje polje za potvrdu pored svake stavke na listi. Na primer, možete da priložite Microsoft PowerPoint platformu za slajdove i bilo koji broj slika u zapis u bazi podataka. Možete i da kreirate listu imena i izaberete onoliko imena po potrebi. Izgleda da korišćenje polja sa više vrednosti može da prekrљi pravila dizajniranja baze podataka zato što možete da uskladištite više zapisa po polju tabele. Međutim, Access primenjuje pravila "iza scene" skladištenjem podataka u specijalne skrivene tabele.

  • Korišćenje obrazaca    Obrasce obično kreirate kada želite da olakšate korišćenje baze podataka i da se uverite da korisnici tačno unose podatke. Način na koji koristite obrazac za uređivanje podataka zavisi od dizajna obrasca. Obrasci mogu da sadrže bilo koji broj kontrola, kao što su liste, okviri za tekst, dugmad i listovi sa podacima. Svaka od ovih kontrola u obrascu čita podatke iz ili upisuje podatke u osnovno polje tabele.

Više informacija potražite u članku Osnove dizajniranja baze podataka i Kreiranje tabele i dodavanje polja.

Vrh stranice

Postavljanje podrazumevane vrednosti za polje ili kontrolu

Ako veliki broj zapisa deli istu vrednost za dato polje, kao što je grad ili zemlja/region, možete da uštedite vreme postavljanjem podrazumevane vrednosti za kontrolu povezanu sa tim poljem ili sa samim poljem. Kada otvorite obrazac ili tabelu da biste kreirali novi zapis, podrazumevana vrednost se pojavljuje u toj kontroli ili polju.

U tabeli

  1. Otvorite tabelu u prikazu dizajna.

  2. Na vrhu prikaza izaberite polje.

  3. Na dnu prikaza izaberite karticu Opšte .

  4. Postavljanje podrazumevane vrednosti za željenu vrednost.

U obrascu

  1. Otvorite obrazac u prikazu rasporeda ili dizajna.

  2. Kliknite desnim tasterom miša na kontrolu sa kojom želite da radite, a zatim izaberite stavku Svojstva.

  3. Na kartici Podaci , postavi podrazumevanu vrednost za željenu vrednost.

Vrh stranice

Korišćenje pravila za validaciju za ograničavanje podataka

Možete da proverite valjanost podataka u Access bazama podataka na radnoj površini dok je unosite pomoću pravila za validaciju. Pravila za validaciju se mogu podesiti u dizajnu tabele ili u prikazu lista sa podacima tabele. Access ima tri tipa pravila za validaciju:

  • Pravilo za validaciju polja    Pravilo za validaciju polja možete da koristite da biste naveli kriterijum koji sve važeće vrednosti polja moraju da ispune. Ne morate da navodite trenutno polje kao deo pravila, osim ako ga ne koristite u funkciji. Ograničavanja tipova znakova koje treba uneti u polje mogu biti jednostavnija uz masku unosa. Na primer, polje za datum može da ima pravilo za validaciju koje ne dozvoljava da u njemu budu navedeni datumi iz prošlosti.

  • Pravilo za validaciju zapisa    Pravilo za validaciju zapisa možete da koristite da biste naveli uslov koji svi važećim zapisima moraju da zadovolje. Pomoću polja za validaciju zapisa možete da uporedite vrednosti u različitim poljima. Na primer, zapis sa dva polja datuma može da zahteva da vrednosti jednog polja uvek prethodi vrednostima drugog polja (na primer, datum početka je pre krajnjeg datuma).

  • Validacija na obrascu    Pomoću svojstva Pravilo za validaciju kontrole na obrascu možete da navedete kriterijum koji moraju da ispunjavaju sve vrednosti unete u tu kontrolu. Svojstvo kontrole Pravilo za validaciju funkcioniše kao pravilo za validaciju polja. Obično koristite pravilo za validaciju obrasca umesto pravila za validaciju polja ako je pravilo bilo specifično samo za taj obrazac, a ne za tabelu, bez obzira na to gde je korišćeno.

Više informacija potražite u članku ograničavanje unosa podataka pomoću pravila za validaciju.

Vrh stranice

Rad sa listama vrednosti i poljima za pronalaženje

U programu Access postoje dva tipa podataka sa liste:

  • Liste vrednosti    One sadrže skupa vrednosti koji se mogu kodirati ručno. Vrednosti se nalaze u svojstvu izvor polja izvora .

  • Polja za pronalaženje    Ovi koriste upit za preuzimanje vrednosti iz druge tabele. Polje " izvor izvora " u polju sadrži upit umesto natvrdu listu vrednosti. Upit preuzima vrednosti iz jedne ili više tabela u bazi podataka. Polje za pronalaženje podrazumevano prikazuje te vrednosti u obrascu liste. U zavisnosti od toga kako ste odredili polje za pronalaženje, možete da izaberete neke stavke sa te liste.

    Napomena    Polja za pronalaženje mogu da zbune nove korisnike programa Access zato što se lista stavki pojavljuje na jednoj lokaciji (lista koju Access pravi iz podataka u polju za pronalaženje), ali podaci mogu da se nalaze na drugoj lokaciji (tabela koja sadrži podatke).

Access podrazumevano prikazuje podatke liste u kontroli kombinovanog okvira, iako možete da navedete kontrolu okvira sa listom. Otvara se kombinovani okvir koji prikazuje listu, a zatim se zatvara kada napravite izbor. Okvir sa listom, nasuprot, ostaje uvek otvoren.

Da biste uredili liste, možete i da pokrećete komandu Uređivanje stavki sa liste ili možete da uredite podatke direktno u svojstvu izvor polja izvorne tabele. Kada ažurirate podatke u polju za pronalaženje, ažurirate izvornu tabelu.

Ako je polja Tip izvora polja u okviru za listu ili kombinovani okvir postavljena na listu vrednosti, možete da uredite listu vrednosti dok je obrazac otvoren u prikazu obrasca – izbegavanje potrebe za prebacivanje u prikaz dizajna ili prikaz rasporeda, otvaranje lista sa svojstvima i uređivanje vlasništva izvora polja za kontrolu svaki put kada treba da promenite listu. Da biste uredili listu vrednosti, polje " dozvola za uređivanje liste vrednosti " za okvir sa listom ili kombinovani okvir mora biti podešeno na " da".

Više informacija potražite u članku Kreiranje liste izbora pomoću okvira sa listom ili kombinovanog okvira.

Sprečavanje uređivanja liste vrednosti u prikazu obrasca

  1. Kliknite desnim tasterom miša na obrazac u oknu za navigaciju i izaberite stavku Prikaz dizajna ili Prikaz rasporeda.

  2. Kliknite na kontrolu da biste je izabrali, a zatim pritisnite taster F4 da biste otvorili listu sa svojstvima.

  3. Na kartici Podaci na listu sa svojstvima, postavljanje svojstava dozvole za uređivanje liste " ne".

  4. Izaberite stavku datoteka , a zatim kliknite na dugme Sačuvajili pritisnite kombinaciju tastera CTRL + S Slika dugmeta .

Navedite drugačiji obrazac za uređivanje liste vrednosti

Access podrazumevano pruža ugrađeni obrazac za uređivanje liste vrednosti. Ako imate drugi obrazac koji želite da koristite u ovoj svrsi, možete da unesete ime obrasca u polje za Uređivanje stavki liste , na sledeći način:

  1. Kliknite desnim tasterom miša na obrazac u oknu za navigaciju, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Prikaz dizajna ili Prikaz rasporeda .

  2. Kliknite na kontrolu da biste je izabrali, a zatim pritisnite taster F4 da biste otvorili listu sa svojstvima.

  3. Na kartici Podaci na listu sa svojstvima kliknite na padajuću strelicu u polju za potvrdu stavke uređivanje stavki liste .

  4. Izaberite obrazac koji želite da koristite za uređivanje liste vrednosti.

  5. Kliknite na datoteku , a zatim kliknite na dugme Sačuvajili pritisnite kombinaciju tastera CTRL + S Slika dugmeta .

Ispitivanje polja za pronalaženje u obrascu

  1. Otvorite obrazac u prikazu rasporeda ili dizajna.

  2. Kliknite desnim tasterom miša na kontrolu okvira sa listom ili kombinovanog okvira i izaberite stavku Svojstva.

  3. Na listu sa svojstvima izaberite karticu sve i pronađite svojstva Tip izvora i izvora polja. Funkcija Tip izvora polja treba da sadrži listu vrednosti ili tabelu/upit, a vrednost izvora polja bi trebalo da sadrži listu stavki razdvojenih tačkom i zarezom ili upitom. Za više prostora kliknite desnim tasterom miša na polje i izaberite stavku Zumiraj ili pritisnite kombinaciju tastera SHIFT + F2.

    Najčešće, liste sa vrednostima koriste ovu osnovnu sintaksu: "stavka"; " stavka";" stavka"

    U ovom slučaju, lista je skupa stavki okruženi dvostrukim navodnicima i razdvojene tačkom i zarezom.

    Izaberite upite koristite ovu osnovnu sintaksu: izaberite [table_or_query_name]. [ field_name] iz [table_or_query_name].

    U ovom slučaju, upit sadrži dve odredbe (SELECT i FROM). Prva klauzula upućuje na tabelu ili upit i polje u toj tabeli ili upitu. Druga klauzula upućuje samo na tabelu ili upit. Evo ključne tacke za pamćenje: izaberite stavku odredbe ne moraju da sadrže ime tabele ili upita, iako se to preporučuje i moraju da sadrže ime najmanje jednog polja. Međutim, sve odredbe FROM moraju da upućuju na tabelu ili upit. Tako možete uvek da pronađete izvornu tabelu ili upit za polje za pronalaženje tako što ćete pročitati vrednost FROM.

  4. Izaberite jednu od sledećih opcija.

    • Ako koristite listu vrednosti, uredite stavke na listi. Uverite se da svaku stavku okružite dvostrukim navodnicima i razdvojite svaku stavku tačkom i zarezom.

    • Ako upit na listi za pronalaženje upućuje na drugi upit, otvorite drugi upit u prikazu dizajna (kliknite desnim tasterom miša na upit u oknu za navigaciju i izaberite stavku Prikaz dizajna). Zabeležite ime tabele koja se pojavljuje u gornjem delu dizajnera upita, a zatim pređite na sledeći stepenik.

      U suprotnom, ako upit u polju za pronalaženje referencira tabelu, zabeležite ime tabele i pređite na sledeći stepenik.

  5. Otvorite tabelu u prikazu lista sa podacima, a zatim ih uredite po potrebi.

Ispitivanje polja za pronalaženje u tabeli

  1. Otvorite tabelu u prikazu dizajna.

  2. U gornjem delu koordinatne mreže za dizajn upita, u koloni tip podataka izaberite stavku ili na drugi način postavite fokus na bilo koji tekst, broj ili da/ne polje.

  3. U donjem delu koordinatne mreže dizajna tabele kliknite na karticu Pronalaženje , a zatim pogledajte svojstva Tip izvora i izvora polja.

    Polje " Tip izvora polja" mora da pročita listu vrednosti ili tabelu/upit. Polje " izvor izvora " mora da sadrži listu vrednosti ili upit.

    Liste vrednosti koriste ovu osnovnu sintaksu: "stavka"; " stavka";" stavka"

    U ovom slučaju, lista je skupa stavki okruženi dvostrukim navodnicima i razdvojene tačkom i zarezom.

    Obično upiti za izdvajanje koriste ovu osnovnu sintaksu: izaberite [table_or_query_name]. [ field_name] iz [table_or_query_name].

    U ovom slučaju, upit sadrži dve odredbe (SELECT i FROM). Prva klauzula upućuje na tabelu ili upit i polje u toj tabeli ili upitu. Druga klauzula upućuje samo na tabelu ili upit. Evo ključne tacke za pamćenje: izaberite stavku odredbe ne moraju da sadrže ime tabele ili upita, iako se to preporučuje i moraju da sadrže ime najmanje jednog polja. Međutim, sve odredbe FROM moraju da upućuju na tabelu ili upit. Tako možete uvek da pronađete izvornu tabelu ili upit za polje za pronalaženje tako što ćete pročitati vrednost FROM.

  4. Izaberite jednu od sledećih opcija.

    • Ako koristite listu vrednosti, uredite stavke na listi. Uverite se da svaku stavku okružite dvostrukim navodnicima i razdvojite svaku stavku tačkom i zarezom.

    • Ako upit u polju za pronalaženje upućuje na drugi upit, u oknu za navigaciju otvorite drugi upit u prikazu dizajna (kliknite desnim tasterom miša na upit i izaberite stavku Prikaz dizajna). Zabeležite ime tabele koja se pojavljuje u gornjem delu dizajnera upita, a zatim pređite na sledeći stepenik.

      U suprotnom, ako upit u polju za pronalaženje referencira tabelu, zabeležite ime tabele i pređite na sledeći stepenik.

  5. Otvorite tabelu u prikazu lista sa podacima, a zatim ih uredite po potrebi.

Vrh stranice

Brisanje podataka sa liste vrednosti ili polja za pronalaženje

Stavke na liste vrednosti nalaze se u istoj tabeli kao i druge vrednosti u zapisu. Nasuprot tome, podaci u polju za pronalaženje se nalaze u jednoj ili više drugih tabela. Da biste uklonili podatke sa liste vrednosti, otvorite tabelu i uredite stavke.

Uklanjanje podataka sa liste za pronalaženje zahteva dodatne korake, a oni zavise od toga da li upit za liste za pronalaženje preuzima podatke iz tabele ili drugog upita. Ako se upit za listu za pronalaženje zasniva na tabeli, možete da identifikujete tu tabelu i polje koje sadrži podatke koji se pojavljuju na listi. Zatim otvorite izvornu tabelu i uredite podatke u tom polju. Ako se upit za listu za pronalaženje zasniva na drugom upitu, morate da otvorite drugi upit, nađete izvornu tabelu i polje iz kojeg drugi upit preuzima podatke i da promenite vrednosti u toj tabeli.

Uklanjanje podataka sa liste vrednosti

  1. Otvorite tabelu u prikazu dizajna.

  2. U gornjem delu koordinatne mreže dizajna izaberite polje tabele koje sadrži listu vrednosti.

  3. U donjem delu koordinatne mreže izaberite karticu Traženje, a zatim pronađite svojstvo Izvor reda.

    Dvostruki znaci navoda podrazumevano okružuju stavke na listi vrednosti, a tačka i zarez razdvajaju sve stavke: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Po potrebi, uklonite stavke sa liste. Ne zaboravite da izbrišete znakove navode koji se nalaze oko svake izbrisane stavke. Takođe, nemojte ostaviti tačku i zarez na početku, ne uklanjajte parove tačke i zareza (;;), a ako uklonite poslednju stavku na listi, izbrišite poslednju tačku i zarez.

    Važno    Ako izbrišete stavku sa liste vrednosti, a zapisi u tabeli već koriste tu izbrisanu stavku, izbrisana stavka ostaje deo zapisa dok je ne promenite. Na primer, pretpostavimo da vaše preduzeće ima magacin u gradu A, a onda proda tu zgradu. Ako uklonite „Grad A” sa liste magacina, videćete „Grad A” u tabeli dok ne promenite te vrednosti.

Uklanjanje podataka iz polja za pronalaženje

  1. Otvorite tabelu u prikazu dizajna.

  2. U gornjem delu koordinatne mreže dizajna izaberite polje za pronalaženje.

  3. U donjem delu koordinatne mreže dizajna izaberite karticu Traženje, a zatim pronađite svojstva Tip izvora reda i Izvor reda.

    Svojstvo Tip izvora reda trebalo bi da prikazuje Tabela/upit, a svojstvo Izvor reda mora da sadrži upit koji upućuje na tabelu ili drugi upit. Upiti za polja za pronalaženje uvek počinju pomoću reči SELECT.

    Obično (ali ne uvek), upit za izdvajanje koristi ovu osnovnu sintaksu: SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name].

    U ovom slučaju, upit sadrži dve odredbe (SELECT i FROM). Prva odredba upućuje na tabelu i polje u toj tabeli; nasuprot tome, dok se druga odredba odnosi samo na tabelu. Stvar koju treba zapamtiti: Odredba FROM će vam uvek pokazivati ime izvorne tabele ili upita. Odredbe SELECT možda neće uvek sadržati ime tabele ili upita, mada uvek sadrže ime barem jednog polja. Međutim, sve odredbe FROM moraju da upućuju na tabelu ili upit.

  4. Izvršite neku od sledećih radnji:

    • Ako upit u polju za pronalaženje upućuje na drugi upit, kliknite na dugme " napravi " (na kartici Podaci na listu sa svojstvima, kliknite na dugme m0z_ Next) da biste otvorili upit u prikazu dizajna. Zabeležite ime tabele koja se pojavljuje u gornjem delu dizajnera upita, a zatim pređite na 5.

    • Ako upit u polju za pronalaženje upućuje na tabelu, zabeležite ime tabele, a zatim pređite na 5. korak.

  5. Otvorite izvornu tabelu u prikazu lista sa podacima.

  6. Pronađite polje koje sadrži podatke korišćene na listi za pronalaženje, a zatim ih uredite po potrebi.

Vrh stranice

Kako tipovi podataka utiču na način na koji unosite podatke

Kada dizajnirate tabelu baze podataka, birate tip podataka za svako polje u toj tabeli, proces koji vam pomaže da osigurate tačnost unosa podataka.

Prikaz tipova podataka

Uradite nešto od sledećeg:

Korišćenje prikaza lista sa podacima

  1. Otvorite tabelu u prikazu lista sa podacima.

  2. Na kartici polja , u grupi Oblikovanje pogledajte vrednost na listi tip podataka. Vrednost se menja dok postavljate kursor u različita polja u tabeli:

    Lista „Tip podataka“

Korišćenje prikaza dizajna

  1. Otvorite tabelu u prikazu dizajna.

  2. Pogledajte koordinatnu mrežu za dizajn. Gornji deo koordinatne mreže prikazuje ime i tip podataka svake tabele.

    Polja u prikazu dizajna

Kako tipovi podataka utiču na unos podataka

Tip podataka koji ste odredili za svako polje tabele pruža prvi nivo kontrole nad kojim je tip podataka dozvoljen u polje. U nekim slučajevima, kao što je polje dugog teksta, možete da unesete sve željene podatke. U drugim slučajevima, kao što je polje tipa "Automatsko numerisanje", postavka tip podataka za polje vas sprečava da unosite informacije uopšte. Sledeća tabela navodi tipove podataka koje pruža funkcija e z0z_ i opisuje kako utiču na unos podataka.

Više informacija potražite u članku tipovi podataka za Access baze podataka za stone računare i izmena ili promena postavke tipa podataka za polje.

Tip podataka

Efekat na unos podataka

Jedan red teksta

Imajte na umu da su, počevši od programa Access 2013, tekstualni tipovi podataka preimenovani u Kratak tekst.

Kratka tekstualna polja prihvataju tekst ili numeričke znakove, uključujući razgraničene liste stavki. Tekstualno polje prihvata manji broj znakova, a polje Dugački tekst – od 0 do 255 znakova. U nekoliko slučajeva možete da koristite funkcije za konverziju da biste izvodili izračunavanja na podacima u kratkom tekstualnom polju.

Dugačak tekst

Napomena, počevši od programa Access 2013, tipovi podataka memoranduma su preimenovani u dugačak tekst.

Možete da unesete velike količine tekstualnih i numeričkih podataka u ovaj tip polja do 64.000 znakova. Takođe, podešavate polje tako da podržava oblikovanje obogaćenog teksta, možete da primenjujete tipove oblikovanja koje obično možete da pronađete u programima za obradu teksta, kao što je Word. Na primer, možete da primenjujete različit font i veličinu fonta na određene znakove u tekstu i podebljati ih ili kurziv i tako dalje. Podacima možete da dodate i Hipertext Markup Language (HTML) oznake. Više informacija potražite u članku Umetanje ili dodavanje polja obogaćenog teksta.

Pored toga, dugački tekstualno polje imaju ime samo za dodavanje. Kada omogućite to vlasništvo, nove podatke možete da dodate u dugačak tekst, ali ne možete da promenite postojeće podatke. Funkcija je namenjena za korišćenje u aplikacijama kao što su baze podataka praćenja problema, gde ćete možda morati da zadržite trajni zapis koji ostaje nepromenljiv. Kada postavite kursor u polje za dugačak tekst sa omogućenom svojstvima " Dodavanje samo ", tekst u polju nestaje. Nije moguće primeniti oblikovanje ili druge promene na tekst.

Kao i polja za kratka tekstualna polja, možete da pokrećete i funkcije konverzije u odnosu na podatke u polju dugog teksta.

Broj

U ovaj tip polja možete da unesete samo brojeve i da izračunavate vrednosti u polju broj.

Veliki broj

Napomena, tipovi podataka "veliki broj" dostupni su samo u Office 365 verziji aplikacije Access.

U ovaj tip polja možete da unesete samo brojeve i da izračunavate vrednosti u polju veliki broj.

Dodatne informacije potražite u članku Korišćenje tipa podataka „Veliki broj“.

Datum/vreme

Možete da unesete samo datume i vremena u ovaj tip polja. 

Možete da stavite masku za unos za polje (niz literala i znakova za čuvar mesta koji se pojavljuju kada izaberete polje), morate da unesete podatke u razmake i u format koji pruža maska. Na primer, ako vidite masku, kao što je MMM_DD_YYYY, morate da otkucate OCT 11 2017 u polje koje ste dobili. Ne možete da unesete ime punog meseca ili dve cifre godišnje. Više informacija potražite u članku kontrolisanje formata unosa podataka pomoću maski unosa.

Ako ne kreirate masku za unos, možete da unesete vrednost koristeći važeće formate datuma ili vremena. Na primer, možete otkucati 11 OCT. 2017, 10/11/17, 11 oktobar, 2017, itd.

Možete i da primenjujete format ekrana na polje. U tom slučaju, ako nema maske za unos, vrednost možete da unesete u gotovo bilo kom formatu, ali Access prikazuje datume u skladu sa oblikovanjem formata. Na primer, možete da unesete 10/11/2017, ali format prikaza može biti postavljen tako da prikazuje vrednost kao 11 – OCT-2017.

Više informacija potražite u članku Umetanje današnjeg datuma.

Valuta

U ovom tipu polja možete da unesete samo vrednosti valute. Takođe, ne morate ručno da unosite simbol valute. Access podrazumevano primenjuje simbol valute (y, in, LVT i tako dalje) naveden u regionalnim postavkama operativnog sistema Windows. Ovaj simbol valute možete da promenite tako da odražava različitu valutu, ako je potrebno.

Automatsko numerisanje

U ovom tipu polja u bilo kom trenutku ne možete da unesete niti da menjate podatke. Access povećava vrednosti u polju tipa "Automatsko numerisanje" svaki put kada dodate novi zapis u tabelu.

Izračunato

U ovom tipu polja u bilo kom trenutku ne možete da unesete niti da menjate podatke. Rezultati ovog polja utvrđeni su izrazom koji definišete. Access ažurira vrednosti u izračunatom polju svaki put kada dodate ili uredite novi zapis u tabeli.

Da/ne

Kada kliknete na polje postavljeno na ovaj tip podataka, Access prikazuje polje za potvrdu ili padajuću listu, u zavisnosti od toga kako oblikujete polje. Ako oblikujete polje da biste prikazali listu, možete da izaberete stavku da ili ne, TRUE ili FALSEili da se uključite ili isključite sa liste, ponovo u zavisnosti od formata koji se odnosi na polje. Ne možete da unosite vrednosti na listi ili da menjate vrednosti na listi direktno iz obrasca ili tabele.

OLE objekat

Ovaj tip polja koristite kada želite da prikazujete podatke iz datoteke kreirane pomoću drugog programa. Na primer, možete da prikazujete tekstualnu datoteku, Excel grafikon ili PowerPoint platformu za slajdove u polju OLE objekat.

Prilozi pružaju brži, lakši i fleksibilniji način za prikaz podataka iz drugih programa.

Hyperlink

U ovaj tip polja možete da unesete sve podatke, a Access ga prelama u Veb adresu. Na primer, ako otkucate vrednost u polju, Access okružuje tekst pomoću http://www.your_text. com. Ako unesete važeću Veb adresu, vaša karika će funkcionisati. U suprotnom, vaša karika će dovesti do poruke o grešci.

Takođe, uređivanje postojećih hiperveza može biti teško zato što klikom na polje hiperveze pokreće pregledač i vodi vas na sajt naveden u vezi. Da biste uredili polje hiperveze, izaberite susedno polje, koristite karticu ili tastere sa strelicama da biste premestili fokus na polje hiperveze, a zatim pritisnite taster F2 da biste omogućili uređivanje.

Prilog

U ovaj tip polja možete da priložite podatke iz drugih programa, ali ne možete da kucate ili na neki drugi način unesete tekstualne ili numeričke podatke.

Više informacija potražite u članku Prilaganje datoteka i slika u zapise baze podataka.

Čarobnjak za pronalaženje

Čarobnjak za pronalaženje nije tip podataka. Umesto toga, koristite čarobnjak da biste kreirali dva tipa padajućeg menija: liste sa vrednostima i polja za pronalaženje. Lista vrednosti koristi razgraničenu listu stavki koje ručno unosite kada koristite čarobnjak za pronalaženje. Te vrednosti mogu biti nezavisno od bilo kog drugog podataka ili objekta u bazi podataka.

Nasuprot tome, polje za pronalaženje koristi upit za preuzimanje podataka iz neke od drugih tabela u bazi podataka. Polje za pronalaženje zatim prikazuje podatke na padajućoj listi. Čarobnjak za pronalaženje podrazumevano podešava polje tabele na tip podataka "broj".

Možete da radite sa poljima za pronalaženje direktno u tabelama, kao i u obrascima i izveštajima. Vrednosti u polju za pronalaženje se podrazumevano pojavljuju u okviru kontrole liste koja se zove kombinovani okvir – lista sa strelicom sa padajućim listom:

Prazna lista za pronalaženje

Možete da koristite i okvir sa listom koji prikazuje nekoliko stavki sa trakom za pomeranje da biste videli još stavki:

Osnovna kontrola okvira sa listom opcija u obrascu

U zavisnosti od toga kako ste konfigurisali polje za pronalaženje i kombinovani okvir, možete da uredite stavke na listi i dodate stavke na listu tako što ćete isključiti polje limit na listu za pronalaženje.

Ako ne možete direktno da uređujete vrednosti na listi, morate da dodate ili promenite podatke na unapred definisanoj listi vrednosti ili u tabeli koja služi kao izvor za polje za pronalaženje.

Konačno, kada kreirate polje za pronalaženje, možete da ga konfigurišete tako da podržava više vrednosti. Kada to uradite, rezultujuća lista prikazuje polje za potvrdu pored svake stavke sa liste, a možete da izaberete ili opozovete onoliko stavki po potrebi. Ova slika ilustruje tipičnu listu sa više vrednosti:

Lista sa poljima za potvrdu

Informacije o kreiranju polja za pronalaženje sa više vrednosti i korišćenju dobijenim listama potražite u članku skladištenje više vrednosti u polju za pronalaženje.

Vrh stranice

Kako svojstva polja utiču na način na koji unosite podatke

Pored principa dizajniranja koji kontrolišu strukturu baze podataka i tipova podataka koji kontrolišu ono što možete da unesete u dato polje, nekoliko svojstava polja takođe mogu da utiču na to kako da unesete podatke u Access bazu podataka.

Prikaz svojstava za polje tabele

Access pruža dva načina za prikaz svojstava polja tabele.

U prikazu lista sa podacima

  1. Otvorite tabelu u prikazu lista sa podacima.

  2. Izaberite karticu polja i koristite kontrole u grupi oblikovanja da biste prikazali svojstva za svako polje tabele.

U prikazu dizajna

  1. Otvorite tabelu u prikazu dizajna.

  2. U donjem delu koordinatne mreže izaberite karticu Opšte , ako već nije izabrana.

  3. Da biste videli svojstva polja za pronalaženje, kliknite na karticu Pronalaženje .

Kako svojstva utiču na unos podataka

Sledeća tabela navodi svojstva koja imaju najveći uticaj na unos podataka i objašnjava kako oni utiču na unos podataka.

Svojstvo

Lokacija u koordinatnoj mreži za dizajn tabele

Moguće vrednosti

Ponašanje prilikom pokušaja unosa podataka

Veličina polja

Kartica Opšte postavke

0-255

Ograničenje znakova se primenjuje samo na polja postavljena na tip podataka "tekst". Ako pokušate da unesete više od navedenog broja znakova, polje ih isključuje.

Obavezno

Kartica Opšte postavke

Da/ne

Kada je uključen, ovo vlasništvo vas primorava da unesete vrednost u polje i Access vam neće dozvoliti da sačuvate nove podatke dok ne dovršite obavezno polje. Kada se isključi, polje će prihvatiti vrednosti NULL, što znači da polje može ostati prazno.

Vrednost NULL nije ista kao nula. Nula je cifra i "null" je nestalna, nedefinisana ili nepoznata vrednost.

Dajte niske nulte dužine

Kartica Opšte postavke

Da/ne

Kada je uključena, možete da unesete niske nulte dužine – niske koje ne sadrže znakove. Da biste kreirali nisku nulte dužine, u polje unesite dva dvostrukog znaka navoda ("").

Indeksirano

Kartica Opšte postavke

Da/ne

Kada indeksirate polje tabele, Access sprečava Dodavanje dupliranih vrednosti. Možete da kreirate i indeks iz više polja. Ako to uradite, možete da duplirate vrednosti u jednom polju, ali ne i u oba polja.

Maska unosa

Kartica Opšte postavke

Unapred definisani ili prilagođeni skupovi literala i znakova za čuvar mesta

Maska unosa vas obavezuje da unesete podatke u unapred definisanom formatu. Maske se pojavljuju kada izaberete polje u tabeli ili kontrolu u obrascu. Na primer, pretpostavimo da kliknete na polje za datum i vidite ovaj skupa znakova: HMMM-DD-YYYY. To je maska za unos. Navodi vas da unesete vrednosti mesečno kao skraćenice od tri slova, kao što su OCT i vrednost godine kao četiri cifre – na primer, OCT-15-2017.

Maske za unos kontrolišu kako unosite podatke, ne kako Access skladišti ili prikazuje te podatke.

Više informacija potražite u članku kontrolisanje formata unosa podataka pomoću maski unosa i Oblikovanje datuma i vremena.

Ograničavanje na listu

Kartica " Pronalaženje "

Da/ne

Omogućava ili onemogućava promene stavki u polju za pronalaženje. Korisnici ponekad pokušavaju da ručno promene stavke u polju za pronalaženje. Kada Access spreči promene stavki u polju, ovo polje je podešeno na da. Ako je ovo vlasništvo omogućeno i potrebno je da promenite stavke na listi, morate da otvorite listu (ako želite da uredite listu vrednosti) ili tabelu koja sadrži izvorne podatke za listu (ako želite da uredite polje za pronalaženje) i promenite vrednosti tamo.

Dozvoli uređivanje liste sa vrednostima

Kartica " Pronalaženje "

Da/ne

Omogućava ili onemogućava komandu " Uredi stavke liste " za liste vrednosti, ali ne i za polja za pronalaženje. Da biste omogućili tu komandu za polja za pronalaženje, Unesite važeće ime obrasca u polje za Uređivanje stavki liste . Komanda "Omogući uređivanje liste sa vrednostima" pojavljuje se u priručnom meniju koji otvarate desnim tasterom miša na kontrolu okvira sa listom ili kombinovanog okvira. Kada pokrećete komandu, pojavljuje se dijalog Uređivanje stavki liste . Ako promenite ime obrasca u svojstvu " Uređivanje stavki liste ", Access pokreće taj obrazac umesto prikazivanja dijaloga.

Možete da pokrećete stavku Uređivanje stavki sa liste iz okvira sa listom i kombinovanim okvirom koji se nalazi na obrascima i iz kombinovanih kontrola okvira koji se nalaze u tabelama i skupovima ishoda upita. Obrasci moraju da se otvore u prikazu dizajna ili prikazu za pregledanje. grupe tabele i rezultati upita moraju da se otvore u prikazu lista sa podacima.

Obrazac za uređivanje stavki liste

Kartica " Pronalaženje "

Ime obrasca za unos podataka

Ako unesete ime obrasca za unos podataka kao vrednost u ovoj tabeli, taj obrazac se otvara kada korisnik pokrene komandu " Uredi stavke liste ". U suprotnom, pojavljuje se dijalog Uređivanje stavki liste kada korisnici pokrenu komandu.

Vrh stranice

Korišćenje kaskadnog ažuriranja za promenu osnovnih i sporednih ključnih vrednosti

Ponekad ćete možda morati da ažurirate vrednost primarnog ključa. Ako koristite taj primarni ključ kao sporedni ključ, možete automatski da ažurirate promene kroz sve podređene instance stranog ključa.

Kao podsetnik, primarni ključ je vrednost koja jedinstveno identifikuje svaki broj (zapis) u tabeli baze podataka. Sporedni ključ je kolona koja odgovara primarnom ključu. Strani ključevi se obično nalaze u drugim tabelama i omogućavaju vam da kreirate relaciju (vezu) između podataka u tabelama.

Na primer, pretpostavimo da koristite ID proizvoda kao primarni ključ. Jedan ID broj jedinstveno identifikuje proizvod. Možete da koristite taj ID broj kao sporedni ključ u tabeli podataka porudžbine. Na taj način možete da pronađete sve porudžbine koje uključuju svaki proizvod, jer svaki put kada neko postavi porudžbinu za taj proizvod, ID postaje deo porudžbine.

Ponekad se ovi ID brojevi (ili drugi tipovi primarnih ključeva) menjaju. Kada to uradite, možete da promenite vrednost primarnog ključa i da te promene automatski kaskadno koristite u svim srodnim podređenim zapisima. Ovo ponašanje omogućavate uključivanje referencijalnog integriteta i kaskadnog ažuriranja između dve tabele.

Imajte u vidu ova važna pravila:

  • Kaskadne ispravke možete da omogućite samo za primarna ključa polja postavljena na tipove podataka "tekst" ili "broj". Kaskadne ispravke ne možete da koristite za polja postavljena na tip podataka "Automatsko numerisanje".

  • Kaskadne ispravke možete da omogućite samo između tabela sa relacijom "jedan-prema-više".

Više informacija o kreiranju relacija Pogledajte Vodič za relacije između tabela i Kreiranje, uređivanje ili brisanje relacije.

Sledeće procedure idu ruku po ruku i objašnjavaju kako da prvo kreirate relaciju, a zatim omogućite kaskadne ispravke za tu relaciju.

Kreiranje relacije

  1. Na kartici Alatke baze podataka, u grupi Prikazivanje/skrivanje kliknite na dugme Relacije.

  2. Na kartici Dizajn , u grupi Relacije kliknite na dugme Prikaži tabelu.

  3. U dijalogu Prikazivanje tabele izaberite karticu tabele , izaberite tabele koje želite da promenite, kliknite na dugme Dodaj, a zatim izaberite stavku Zatvori.

    Možete da pritisnete SHIFT da biste izabrali više tabela ili možete da dodate svaku tabelu pojedinačno. Izaberite samo tabele na stranama "jedan" i "više" relacije.

  4. U prozoru Relacije , prevucite primarni ključ iz tabele na strani "jedan" relacije i otpustite ga u polje sporedni ključ tabele na strani "više" relacije.

    Pojaviće se dijalog Uređivanje relacija. Sledeća slika prikazuje dijalog:

    Dijalog „Uređivanje relacija“ u postojećoj relaciji

  5. Potvrdite izbor u polju za potvrdu Nametni referencijalni integritet i kliknite na dugme Kreiraj.

Omogućavanje kaskadnog ažuriranja u primarnim kljuиevima

  1. Na kartici Alatke baze podataka, u grupi Prikazivanje/skrivanje kliknite na dugme Relacije.

  2. Pojaviće se prozor Relacije i prikazati spojeve (prikazane kao linije povezivanja) između tabela u bazi podataka. Sledeća slika prikazuje tipičnu relaciju:

  3. Kliknite desnim tasterom miša na relacionu liniju između nadređene i podređene tabele i izaberite stavku Uredi relaciju.

    Relacija između dve tabele

    Pojaviće se dijalog Uređivanje relacija. Sledeća slika prikazuje dijalog:

    Dijalog „Uređivanje relacija“

  4. Izaberite stavku Kaskadno Ažuriraj odgovarajuća polja, uverite se da je potvrđen izbor u polju za potvrdu Nametni referencijalni integritet , a zatim kliknite na dugme u redu.

Vrh stranice

Zašto ID brojevi katkad preskaиu broj

Kada kreirate polje koje je postavljeno na tip podataka "Automatsko numerisanje", Access automatski generiše vrednost za to polje u svakom novom zapisu. Vrednost se podrazumevano povećava tako da svaki novi zapis dobija sledeći dostupan redni broj. Svrha tipa podataka "Automatsko numerisanje" jeste da obezbedi vrednost koja je pogodna za primarni ključ. Više informacija potražite u članku Dodavanje, postavljanje, promena ili uklanjanje primarnog ključa.

Kada izbrišete redove iz tabele koja sadrži polje koje je postavljeno na tip podataka "Automatsko numerisanje", vrednost u polju "Automatsko numerisanje" za taj redove se ne ponovo automatski ponovo koristi. Iz tog razloga, broj koji Access generiše možda neće biti broj koji očekujete da vidite i praznine se mogu pojaviti u nizu ID brojeva – to je dizajn. Trebalo bi da se oslonite samo na jedinstvenost vrednosti u polju tipa "Automatsko numerisanje", a ne na njihov redosled.

Vrh stranice

Masovno ažuriranje podataka pomoću upita

Upiti za dodavanje, ažuriranje i brisanje su moćni načini za dodavanje, menjanje ili uklanjanje zapisa na veliki način. Pored toga, masovno ažuriranje je lakše i efikasnije za obavljanje kada koristite dobre principe dizajna baze podataka. Korišćenje upita za dodavanje, ažuriranje ili brisanje može da bude Ušteda vremena jer takođe možete ponovo da ga koristite.

Važno    Napravite rezervnu kopije podataka pre nego što koristite ove upite. Pravljenje rezervne kopije na dohvat ruke vam može pomoći da brzo otklonite greške koje ćete slučajno napraviti.

Upiti za dodavanje    Koristite da biste dodali više zapisa u jednu ili više tabela. Jedna od najčešćih upotreba upita za dodavanje jeste da dodate grupu zapisa iz nekoliko tabela u izvornu bazu podataka u jednu ili više tabela u odredišnoj bazi podataka. Na primer, pretpostavimo da nabavite neke nove kupce i bazu podataka koja sadrži tabelu sa informacijama o tim kupcima. Da biste izbegli ručno unošenje novih podataka, možete da ga dodate u odgovarajuću tabelu ili tabele u bazi podataka. Više informacija potražite u članku Dodavanje zapisa u tabelu pomoću upita za dodavanje.

Upiti za ažuriranje    Koristite ga za dodavanje, menjanje ili brisanje dela (ali ne sve) više postojećih zapisa. Upite za ažuriranje možete da posmatrate kao moćni oblik dijaloga Pronalaženje i zamena. Unosite kriterijum SELECT (grubi ekvivalent niske za pretraživanje) i kriterijum ažuriranja (grubi ekvivalent niske za zamenu). Za razliku od dijaloga, upiti za ažuriranje mogu da prihvate više kriterijuma, omogućava vam da ažurirate veliki broj zapisa u jednom prolazu i da vam omogući da menjate zapise u više tabela. Više informacija potražite u članku Kreiranje i izvršavanje upita za ažuriranje.

Brisanje upita    Kada želite da brzo izbrišete mnogo podataka ili da ih brišete redovno, brisanje je korisno zato što upiti određuju kriterijume za brzo pronalaženje i brisanje podataka. Više informacija potražite u članku načini za dodavanje, uređivanje i brisanje zapisa.

Vrh stranice

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×