Prvih 10 razloga za korišćenje programa Access sa programom Excel

Kada koristite Office porodicu proizvoda, da li treba da koristite Excel ili da koristite Access za upravljanje tabelarnim podacima? Članak sa pratiljom, Korišćenje programa Access ili Excel za upravljanje podacima, razmatra pogodnosti svakog proizvoda i šta one donose u tabelu. Ali zašto birati između jedne ili druge? Ako podatke skladištite u programu Access i povezujete se sa njim iz programa Excel, dobijate beneficije od oba. Evo deset razloga zbog kojih korišćenje Excel i programa Access ima mnogo smisla.

Iako Excel nije baza podataka, on se široko koristi za skladištenje podataka i često se koristi za rešavanje problema sa jednostavnim bazama podataka. Međutim, Excel je ravna baza podataka, ne relaciona baza podataka. Kada se jednostavne tabele razvijaju u više tabela srodnih podataka, Access je prvi izbor za zaposlene koji rade sa informacijama da bi brzo kreirali aplikaciju baze podataka. Access je uvek bio odlična "tabla za sletanje podataka" za prikupljanje i konsolidaciju nepristupačne podatke na svim preduzećima, od kojih većina živi u Excel radnim sveskama. Kada se podaci nalaze u programu Access, možete da dodate više tabela i da im se pridružite, kreirate upite (ili prikaze podataka), strukturirate podatke i definišete tipove podataka da biste lakše obezbedili integritet podataka, delili i ažurirali podatke među mnogima i za kreiranje moćnih izveštaja i obrazaca.

Za razliku od jednostavnih rasporeda unakrsne tabele u programu Excel, Access se organizuje drugačije sa nekoliko interpovezanih objekata koji će u početku izgleda biti zastrašujući. Ali ne morate da budete stručnjak da biste koristili Access. Access je dizajniran za sve vrste korisnika i možete da ga uzmete samo najdalje što treba da idete.

Da biste vratili pristup nivou po sloj.

Pristup slojevima

1. koristite Access na tri načina: kao povremeni korisnik, Power User ili Developer.

2. tabele, upiti, obrasci i izveštaji čine se međusobno i formiraju srce aplikacije baze podataka.

3. povremeni korisnici imaju čarobnjake, buildere, teиno korisnički interfejs korisnika i funkcije kao Excel kako biste brzo obavili posao.

4. Power korisnici imaju makroe, okno sa svojstvima, izraze i alatke za dizajn baze podataka da bi duže delve i izvršavale više.

5. Projektanti mogu da rade sa modulima i razvijaju VBA kodove da bi kreirali prilagođena rešenja baze podataka i da primene aplikacije za Runtime.

copy excel data to access

Dobar način za početak je Kopiranje podataka iz programa Excel u Access. Možete da kreirate Access tabelu i da je prikažete u prikazu lista sa podacima, što približno podseća na Excel radni list. Možete da uradite uobičajene zadatke kreiranja tabele, na primer da definišete tip podataka, ime polja ili novo polje, direktno u prikazu lista sa podacima. Na primer, ako unesete datum u prazno polje, Access postavlja tip podataka "Datum/vreme" za to polje. Ako unosite tekst kao što je ime, Access primenjuje tip podataka za tekst na polje. Ako želite da premestite polje, samo kliknite i prevucite ga.

Kada kopirate podatke iz programa Excel i nalepite ga u Access, ne morate čak ni da kreirate tabelu ili da otvorite tabelu u prikazu lista sa podacima. Access će vas automatski upitati da li vaši podaci imaju zaglavlja, da se dobro pogađaju koristeći ispravan tip podataka i kreira Access tabelu. Ne može biti jednostavnije.

Više informacija potražite u članku Otvaranje praznog lista sa podacima.

link excel data to access

Jedan od najlakših načina da kreirate pogodnosti i Excel i Access jeste da Excel radni list povežete sa Access tabelom. Koristite Access veze kada planirate da zadržite podatke u programu Excel, ali i redovno koristite neke od mnogih funkcija za pristup, na primer izveštavanje i upite. Povezujete podatke iz programa Access, a ne iz programa Excel.

Access podržava dva fundamentalno različita načina kreiranja tabela baze podataka. Korisnici mogu da kreiraju nove izvorne tabele za skladištenje podataka u Access bazi podataka ili mogu da kreiraju veze ka postojećim podacima izvan Access baze podataka. Podaci u povezanim tabelama pojavljuju se i ponašaju na više načina kao što su izvorne tabele. Čarobnjak za povezane tabele vam pomaže da pratite, pronađete i ažurirate Excel radni list ili drugi izvor podataka ako se premesti i prekine vezu.

Kada se povežete sa Excel radnim listom ili imenovanom opsegu, Access kreira novu tabelu koja je povezana sa Excel podacima. Ako želite da dodate, uredite ili izbrišete podatke, načinite promene u programu Excel i osvežite (ili ponovo upite) podatke u Access tabeli. Međutim, ne možete da uređujete sadržaj tabele u programu Access. Sa podacima povezanim sa programom Excel, možete da kreirate izveštaje, upite i obrasce samo za čitanje u programu Access.

Više informacija potražite u članku Uvoz ili povezivanje sa podacima u Excel radnoj svesci.

import data from excel to access

Ako odlučite da isečete kabl za podatke, možete da premestite podatke u Excel tako što ćete uvesti podatke u Access. Imajte na umu da Word Uvoz ima dva različita znaиenja između Excel i Access. U programu Excel, kada uvezete (ili se povežete), pravite stalnu vezu sa podacima koji se mogu osvežiti. U programu Access, prilikom uvoza, možete da ih dovedete u Access, ali bez stalnih podataka za povezivanje. Kada uvozite podatke, Access skladišti podatke u novoj ili postojećoj tabeli bez menjanja podataka u programu Excel. U programu Access možete da uvezete sve radne listove u Excel radnoj svesci u jednoj operaciji.

Čarobnjak za uvoz vas vodi kroz korake uvoza i pomaže vam da donosite važne odluke o tome da li da promenite tipove podataka i dodate zaglavlja. Ako naiđete na greške prilikom uvoza podataka, Access vas upozorava i čuva greške u tabeli tako da možete brzo da ih pronađete i ispravite. Na primer, možda postoji alfanumerički Poštanski broj sahranjen duboko u koloni za koju ste mislili da je sve numeričko ili je otkriven duplikat ID-a za polje primarnog ključa. Možete da izvršite promene u Excel radnoj svesci i ponovo uvezete podatke ili da izvršite promene u novoj Access tabeli. Kada dovršite operaciju, možete da sačuvate korake koje ste koristili, pa čak i da kreirate Outlook zadatak koji će vas podsetiti kada redovno uvozite operaciju.

Kada se podaci uvezu, sada je poreklom Access i možete da koristite listove sa podacima i obrasce za dodavanje, uređivanje i brisanje podataka. Kada uvezete podatke, možete da odlučite da li želite da izbrišete podatke iz programa Excel. To je obično dobra ideja da imate samo jednu lokaciju za ažuriranje podataka.

Napomena: Uvoz podataka iz programa Excel u Access ne uvozi formule, samo rezultate tih formula.

Više informacija potražite u sledećim člancima:

connect to access data from excel

Možete i da ponovo povežete Access podataka sa programom Excel. Da biste to uradili, kreirajte vezu u programu Excel, koja se često skladišti u Office datoteci sa podacima za povezivanje (. odc), u Access bazu podataka i preuzmite sve podatke iz tabele ili upita. Kada se povežete sa podacima, možete da automatski osvežite (ili ažurirate) Excel radne sveske iz originalne Access baze podataka svaki put kada se baza podataka ažurira novim informacijama.

Više informacija potražite u sledećim člancima:

Employees report in a tabular layout

Kada se podaci nalaze u programu Access, možete da iskoristite izvanrednu grupu alatki za kreiranje izveštaja i prilagođavanja. Želite da kreirate izveštaj sa samo nekoliko klikova? Koristite čarobnjak za izveštaje. Želite da dizajnirate i izmenite raspored izveštaja u realnom vremenu sa uživo, premestite i promenite veličinu podataka sa podacima, dodate i uklonite polja i odmah vidite promene dok je gradite? Koristite prikaz rasporeda. Želite da stupate u interakciju sa izveštajem da biste pretraživali, filtrirali i sortirali podatke uživo? Koristite prikaz izveštaja. Želite da dodate komandnu dugmad, brojeve stranica, slike, hiperveze i stilove koji dobro izgleda? Koristite mnogo čarobnjaka i galerija kontrola u grupi kontrole i rasporeda na kartici Dizajn trake. Pomoću programa Access možete lako da kreirate jednostavne izveštaje, grupe za grupisanje i rezimiranje, nalepnice za slanje, grafički izveštaji i potizveštaje.

Kada se izveštaj kreira, koristite Access da biste elektronski distribuirali izveštaj. Na primer, možete da pošaljete izveštaj pomoću e-poruke ili da sačuvate izveštaj u drugim formatima, kao što je snimak programa Access ili PDF datoteka, da biste ga dodali na Veb stranicu ili SharePoint lokaciju.

Više informacija potražite u sledećim člancima:

sample form

Kada se podaci nalaze u programu Access, možete da iskoristite prednosti većeg broja alatki za kreiranje obrazaca i prilagođavanja. Želite da kreirate obrazac sa samo nekoliko klikova? Koristite čarobnjak za obrasce. Želite da dizajnirate i izmenite raspored obrasca u realnom vremenu sa uživo, premestite i promenite veličinu podataka sa podacima, dodate i uklonite polja i odmah vidite promene dok je gradite? Koristite prikaz rasporeda. Želite da dodate komandnu dugmad, okvire sa listom, kombinovani okviri, grupe opcija, slike, maske za unos, grafikone, hiperveze i stilove koji izgleda kao profesionalci? Koristite mnogo čarobnjaka i galerija kontrola u grupi kontrole i rasporeda na kartici Dizajn trake. Pomoću programa Access možete lako da kreirate jednostavne obrasce, obrasce sa karticama, kontinuirani obrasci, iskačuće obrasce, modalne dijaloge i podobrasce.

U programu Access možete lako da kreirate razdelnik koji prikazuje sinhronizovani list sa podacima i prikaz obrasca kako biste mogli da dobijete najbolje od oba. Kada kreirate uglaрeni obrazac, možete lako da se pomerate, filtrirate i čak pretražujete podatke u obrascu pomoću standardnih dugmadi za navigaciju i polja za pretragu na dnu obrasca.

Razdeljeni obrazac

Više informacija potražite u sledećim člancima:

Automatsko filtriranje

Koji god proizvod da koristite, filtrirate podatke da biste radili sa podskupom podataka i sortirate podatke da biste ga naruиili onako kako želite. U programu Access, Excel korisnici mogu da filtriraju i sortiraju podatke u prikazu lista sa podacima bez potrebe da ponovo naučite potpuno novi korisnički interfejs. Ikone, komandna menija, komande, kriterijumi i dijalozi su veoma slični, da li radite sa tekstom, brojevima, datumima ili prazninama. Filtere možete da sačuvate i sortira zajedno sa prikazom lista sa podacima.

Možete da kreirate upit u programu Access, a da ne znate šta je to SQL. Četiri čarobnjaci za upite vam pomažu da kreirate jednostavne upite, pronađete duplikate, pronađete neuparene zapise i kreirate unakrsne upite. Ne morate čak ni da kreirate upit; Jednostavno filtrirate i sortirate podatke na željeni način na koji želite da bude i sačuvan je na listu sa podacima.

Kriterijumi „ZemljaRegion“

Više informacija potražite u sledećim člancima:

Prva stranica čarobnjaka za nalepnice

Sada kada je vaša porodica porasla, lista praznične kartice je iznenada postajala veća i morate da pratite mnogo više rođendana i godišnjica. Nije problem. Možete da koristite Access tabelu ili upit kao izvor podataka za objedinjavanje pošte i kreirate operaciju objedinjavanja pošte pomoću čarobnjaka za objedinjavanje pošte u programu Word, za pisma, kartice, e-poruke i koverte. Ako samo treba da kreirate nalepnice sa adresom, koristite čarobnjak za nalepnice u programu Access da biste kreirali i odštampali nalepnice iz izveštaja koji kreirate. Možete i da automatski dodate bar kôd koji odgovara svakoj adresi klijenta.

Više informacija potražite u sledećim člancima:

Access i Excel pružaju komande za povezivanje sa podacima u SharePoint listama. Excel pruža vezu samo za čitanje (jednosmerna) ka povezanim SharePoint listama; dok vam Access omogućava da čitate i pišete (dvosmerna) podataka u povezanim SharePoint listama. Access i SharePoint liste dobro funkcionišu. Access i SharePoint tipovi podataka – kao što je obogaćeni tekst, samo dodavanje (za podršku za praćenje istorije revizija u memo polju), prilozi, automatsko numerisanje, praćenja i polja sa više vrednosti – načinite za nesmetanu integraciju i neke, ako postoje, nedoslednosti podataka.

Kada povežete SharePoint listu sa podacima u Access bazi podataka, možete da uzmete podatke sa SharePoint liste van mreže u lokalnoj Access bazi podataka, radite sa lokalnim podacima, a zatim da se ponovo povežete sa SharePoint lokacijom da biste otpremili promene. Sve neusaglašene promene podataka koje unesu drugi korisnici će upravljati pomoću čarobnjaka za rešavanje neusaglašenosti. Obrasci i izveštaji koje ste kreirali u programu Access zasnovani su na istim podacima, ali su povezani sa SharePoint listama.

Excel pruža sledeće tačke integracije sa sistemom SharePoint Server.

Tačke integracije programa Excel orijentisane na podatke

1. Jednokratno uvezite podatke Excel radnog lista u SharePoint listu ili izvezite podatke Excel radnog lista u SharePoint listu da biste napravili trajnu jednosmernu vezu sa podacima.

2. Koristite trajnu jednosmernu vezu sa podacima da biste osvežavali podatke u Excel radnom listu iz SharePoint liste.

3. objavljivanje Excel radnih svezaka u Excel Services i prikaz i interakciju sa podacima pomoću modula Excel Veb Access na stranici sa Veb segmentima.

4. uvoz (povezivanje) podataka u Excel radnu svesku iz programa OLAP serveri, SQL Server i Access bazama podataka i flat datoteke.

Access pruža sledeće tačke integracije sa sistemom SharePoint Server.

1. Jednokratno uvezite ili izvezite podatke između prikaza u programu Access i SharePoint liste.

2. povežite podatke između Access tabela i SharePoint liste tako što ćete kreirati stalnu vezu sa dva načina. (Ažurirani podaci liste mogu da se vide u Access tabeli; ažurirani podaci Access tabele mogu se videti na listi.)

3. Preuzmite podatke liste van mreže, ažurirajte ih u programu Access, vratite ih na mrežu, sinhronizujte ažuriranja i otklonite neusaglašenosti.

4. Prikažite i uredite podatke liste u prikazima Access lista sa podacima, obrasca i izveštaja.

Više informacija potražite u sledećim člancima:

Možete da kreirate prilično sofisticiranu aplikaciju baze podataka za računare bez pisanja jednog reda VBA koda. Svaki Access objekat ima širok skupu svojstava i događaje koji se lako mogu pristupiti sa liste svojstava kako bi vam pomogao da prilagodite rešenje. Svaki objekat ima detaljne dizajnere koji vam otkrivaju sve funkcije koje su vam dostupne. Dodatni predlošci baze podataka dostupni su na lokaciji Office Online. Predlošci polja i tabela vam pomažu da brzo kreirate i prilagodite nove tabele. Možete da dizajnirate novu bazu podataka iz početka ugrađene alatke za dizajn baze podataka.

Access makroi koriste deklarativno okruženje koje ne zahteva pisanje VBA koda, tako da ne morate da budete projektant. Svaka Radnja makroa izvršava zadatak, kao što je otvaranje obrasca, pokretanje upita, pronalaženje zapisa ili prikazivanje poruke. Možete da ugradite makroe u bilo kom slučaju izveštaja, obrasca ili kontrole. Većina makroa ima argumente i možete da im dodate uslovni logiku da bi uradili ono što želite. Možete i da definišete promenljive i ponovo izvršite proveru grešaka bez pisanja VBA koda.

Dizajnirajte prototip i uradite to na IT odeljenju. Kreirajte rešenje za svoj tim kada im je potrebno što pre i uradite to na niskom iznosu sa osobljem golog kostiju. Pratite prodate karte za stranku preduzeća, pratite životnu listu proizvodnih materijala ili stavku prihvatanje oznaka za delove. Pratite zadatke, probleme i dostave u projektima tima. Kreirajte bazu podataka cevovoda za prodaju da biste nadgledali potencijalne prodaje u okviru male grupe profesionalaca prodaje.

Više informacija

Vrh stranice

Napomena:  Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li da nam javite da li su informacije bile korisne? Ovo je članak na engleskom jeziku za referencu.​

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Izgleda da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×