Pregled: Upravljanje lokacijom, dozvola i deljenje za vlasnike sajta
Koristite ovaj članak kao pregled ideja i najboljih praksi za model upravljanja sajtom. Ako ste vi vlasnik sajta, kreirajte model upravljanja koji će se baviti smernicama, procesima, ulogama i odgovornostima sajta. Ovakvi model će vam pomoći da upravljate načinom na koji ljudi koriste vašu lokaciju. Na primer, možda ćete želeti da zahtevate odjavite datoteke kako više osoba ne bi pokušavalo da uređuje datoteku istovremeno.
Napomena: Mnoga pravila deljenja i dozvola određuje SharePoint administrator. Koristite ovaj članak kao osnovni vodič da biste razumeli šta možete da kontrolišete kao vlasnik sajta. U partneru SharePoint administratorom kako biste promenili strategiju upravljanja organizacije.
Uloge i odgovornosti za podršku lokacije
Definisanje uloga i odgovornosti prilikom planiranja i izgradnje lokacije smanjiće potrebu za čišćenjem ili reorganizovanjem lokacije kada članovi osoblja rotuju u tim ili ga iz njih. Upravljanje sajtom treba da razmotri uključivanje plana za obuku korisnika, nadgledanje korišćenje sajta, nadzor sadržaja i prenošenje očekivanja članovima tima koji upravljaju sajtom.
Razmotrite određivanje prioriteta i definisanje sledećih stavki:
-
Obuka za sajt za vlasnike sajta: Pružite osnovnu obuku za navigaciju, pretragu i upravljanje dokumentima za nove vlasnike sajta.
-
Podrška za sajt: Dodelite određenog stručnjaka za sajt svog tima da biste rešili probleme i da biste se SharePoint administratoru.
-
Uputstva za kreiranje i korišćenje sajtova: Organizacija često nalaže smernice preduzeća o kreiranju lokacije. Obezbedite adekvatnu vezu ka odgovarajućim smernicama, pružite kontakt informacije za vlasnike lokacija i autore sadržaja u slučaju da im je potrebna pomoć.
-
Objavljivanje sadržaja i nadzor: Planirajte da nadgledate sadržaj lokacije i stranice po potrebi kako bi lokacija bila relevantna. Uspostavite raspored nadzora i dodelite vlasnike sadržaja za velike liste i biblioteke.
Podrazumevane SharePoint grupe
|
Naslov |
Podrazumevani nivo dozvole |
Koristi se za |
|
Vlasnik |
Puna kontrola |
Osobe koje moraju da budu u mogućnosti da upravljaju dozvolama, postavkama i izgledom lokacije. |
|
Član |
Uređivanje i do doprinos |
Osobe koje moraju da budu u mogućnosti da uređuju sadržaj lokacije. Nivo dozvole zavisi od predloška lokacije koji je korišćen za kreiranje lokacije. |
|
Posetilac |
Samo za čitanje |
Osobe koje moraju da vide sadržaj lokacije, ali ne i da ga urede. |
Upravljanje modernim sajtom
U modernoj SharePoint, upravljanje lokacijom je važnije nego u prethodnim verzijama zato što postoji veća kontrola i opcija za novu omogućavanje kreiranja lokacije. Upravljanje organizacijom zavisi od toga koliko je organizaciji potrebno kontrole nad sadržajem, što će odrediti detalje za upravljanje kreiranjem lokacije i vlasnikom lokacije. Vaš SharePoint može da vam pomogne da razumete smernice o bezbednosnim zahtevima, državnim propisima, brendiranju preduzeća, pristupačnosti i smernicama za obuku. Radite sa administratorom SharePoint da biste saznali više o smernicama za kreiranje i korišćenje sajtova organizacije pre kreiranja plana upravljanja sajtom.
Moderna SharePoint struktura navigacije sajta
Najefikasnije lokacije SharePoint pomažu korisnicima da brzo pronađu ono što im je potrebno kako bi mogli da koriste informacije koje pronađu za donošenje odluka, saznaju šta se dešava, pristupe alatkama koje su im potrebne ili se uključe sa kolegama radi rešavanja problema. Saznajte više o planiranju navigacije lokacije u SharePoint.
Deo arhitekture informacija može da obuhvata klasifikaciju informacija. Ako informacije koje objavljujete imaju visoku vrednost preduzeću, zahtevaju posebnu bezbednost ili su pokrivene pravilima za usaglašenost sa propisima, razmotrite podešavanje šeme klasifikacije radi identifikovanja određenih tipova sadržaja za koje treba pažljivo upravljati. Kada organizujete informacije u određene liste i biblioteke, možete da koristite funkcije upravljanja da biste upravljali načinom na koji se sadržaj prikazuje.
Moderna SharePoint arhitektura dizajnirana je tako da bude fleksibilna i prilagodljiva promena potreba organizacije. Moderni sajtovi mogu da budu povezani sasajtovima čvorišta. Povezani sajtovi će zatim deliti navigaciju i brending, sa čvorištem i, ako vlasnici sajta odobre, mogu da dele dozvole čvorišta.
Prilikom odlučivanja navigacione strukture sajta razmotrite sledeće:
-
Kakav sadržaj ćete imati na lokaciji? Kako će to prevesti na stranice, liste i biblioteke?
-
Kako će informacije biti predstavljene na lokaciji?
-
Kako će se korisnici lokacije ići na lokaciju?
-
Kako će informacije biti usmerene ka određenim publikama?
-
Kako će pretraga biti konfigurisana i optimizovana?
Upravljanje dozvolama na modernim lokacijama
Integritet, poverljivost i privatnost važnih informacija u vašoj organizaciji o tome koliko ste bezbedni – konkretno, onima kojima odaberete da odobrite pristup lokaciji. Upravljanje dozvolama na modernim sajtovima obuhvata korisnike i grupe korisnika. Dozvole za modernu komunikaciju i lokacije tima dolaze iz predložaka sajtova koji pružaju različite opcije. za svaku lokaciju.
Sajtovi za komunikaciju nisu povezani saMicrosoft 365 grupama i imaju tri podrazumevane uloge – "Vlasnici sajtova", "Članovi sajta" i "Posetioci sajta".
Evo nekih saveta koje treba da imate na umu kada razvijate strategiju dozvola:
-
Pratite princip najmanje privilegija: Dajte osobama najniže nivoe dozvola koji su im potrebni za izvršavanje dodeljenih zadataka.
-
Koristite standardne podrazumevane grupe: Pružite pristup osobama tako što ćete ih dodati u standardne, podrazumevane grupe (kao što su Članovi, Posetioci i Vlasnici).
-
Razmotrite segmentiranje sadržaja po nivoima bezbednosti: Kreirajte lokaciju ili biblioteku posebno za osetljive dokumente, umesto da ih rasejate u većoj biblioteci i zaštićene jedinstvenim dozvolama.
Dozvole za moderni sajt po naslovu
|
Naslov |
Nivo dozvole |
Ima dozvolu za: |
|
Vlasnik lokacije |
Puna kontrola |
Pored svega što član lokacije može da uradi, vlasnici mogu i da: Promena tema sajta Promena rasporeda za navigaciju Promena logotipa sajta Dodavanje ili uklanjanje vlasnika sajta Uređivanje postavki člana lokacije Dodavanje ili uklanjanje posetilaca lokacije Uređivanje postavki lokacije Brisanje sajta Dodavanje grupe Microsoft 365 grupi Povezivanje sajta sa čvorištem |
|
Član lokacije |
Uređivanje i do doprinos |
Dodavanje, uređivanje i brisanje lista Dodavanje, uređivanje i brisanje biblioteka dokumenata Dodavanje ili uklanjanje članova lokacije Dodavanje, uređivanje i uklanjanje dokumenata Dodavanje, uređivanje i brisanje stranice Dodavanje, uređivanje, brisanje objave vesti Dodavanje, uređivanje i brisanje odeljaka stranica Dodavanje, uređivanje i brisanje veb segmenata Dodavanje, uređivanje i brisanje navigacije lokacije Kreiranje ili brisanje predložaka stranice Prikaz metrike korišćenje sajta |
|
Posetilac lokacije |
Samo za čitanje |
Prikaz sadržaja |
Dodatni resursi za vlasnike sajta:
Upravljanje lokacijom
Važan, ali često nevidljivi deo bilo koje lokacije je njegov model upravljanja – skup smernica, uloga, odgovornosti i procesa koje uspostavljate da biste odredili na koji način ljudi u vašoj grupi koriste SharePoint.
Mnoge organizacije imaju model upravljanja za sajtove na nivou centralne administracije ili kolekcije sajtova, koje može da kreira i održava IT odeljenje ili tim. Kao vlasnik lokacije morate da saznate da li model upravljanja već postoji za kolekciju sajtova ili farmu. Ako je tako, to možete koristiti da biste vodili korisnike lokacije ili kreirali dodatni model upravljanja kako biste rešili određene probleme. Na primer, ako ste vlasnik sajta za podlokaciju u kolekciji sajtova, kao što je klasični sajt tima, možda je dobra ideja da kreirate sopstveni dodatni model upravljanja. da biste rešili određene probleme na podsajtu.
Model upravljanja za lokaciju olakšava korisnicima da znaju kada treba da kreiraju novu podlokaciju, listu ili drugi sadržaj lokacije. Obezbeđuje da se podlokacije i sadržaj zastare kada zastare kako bi se uštedeo prostor za skladištenje i da bi rezultati pretrage bili tačni. Pruža korisnicima pristup pravom sadržaju, održavajte isti brend sajta u celom tako što omogućava vlasnicima podlokacija da znaju koji su predlošci i tema dostupni. Takođe olakšava promenu vlasnika lokacije kada ljudi napuste organizaciju ili uloge se promene.
Dobar model upravljanja za sajt, treba da se fokusira na sledeće delove:
-
Kreiranje sajta
-
Upravljanje dozvolama
-
Arhitektura informacija
-
Životni životni vek sajta i penzionisanje
-
Ograničenja skladišta
-
Klasifikacija informacija
-
Prilagođavanje
-
Zaštita podataka
-
Navigacija
-
Pretraga
-
Uloge i odgovornosti za podršku lokacije
Neke delove sa prethodne liste možda već može odlučiti kolekcija lokacija ili model upravljanja na nivou organizacije, kao što je koliko prostora za skladištenje imate za lokaciju i koje vrste prilagođavanja možete uraditi izgledu i doznaci lokacije. Druge osobe možda nisu relevantne, u zavisnosti od toga koliko je složena lokacija tima i koliko osoba ste je koristili. Ali, čak i ako ne morate da donosite odluke u vezi sa ovim temama, dobra je ideja da znate koje su odluke donete, tako da možete na odgovarajući način da obavestite korisnike lokacije i na primenite smernice.
Kreiranje podlokacije
Možda želite da članovi tima mogu da kreiraju podlokacije u okviru lokacije tima za korišćenje na određenim projektima.
Spontano kreiranje novih podsajtova može biti sjajna korist za grupu, ali neograničeno kreiranje sajtova može da se iskoristi. Kada se podlokacije slobodno proštiru, može da prouzrekuju problemi. Na primer:
-
Teško je da korisnici pronađu pravi podsajt ili da budu sigurni da imaju.
-
Informacije se mogu duplirajti na nekoliko podlokacija, uz korišćenje skupog prostora za skladištenje i potreban duplirani napor za održavanje.
-
Zatamnjene informacije mogu da se nalaze na podlokacijama, koje se potencijalno prikazuju u rezultatima pretrage. Može biti teško da kažete koja verzija informacija je ispravna.
-
Upravljanje dozvolama za veliki broj podsajtova može postati glavni izbor, a korisnici mogu nenamerno da nauče pristup informacijama koje zaista ne bi trebalo da imaju.
-
Kada zaposleni napuste grupu, podsajtovi koje oni kreiraju mogu biti napušteni, stvarajući zabunu i ograničavajući rezultate pretrage za preostale korisnike lokacije.
Vreme i energiju možete uštedeti ako postavite smernice za kreiranje sajtova koje se obraćaju sledećim oblastima:
-
Kome je dozvoljeno da pravi podlokacije?
-
Da li nove podsajtove treba odobriti unapred? Ako je tako, koji su kriterijumi za odobravanje i ko dodelje odobrenje?
-
Da li nove podlokacije treba da koriste uspostavljene predloške i tema?
-
Koliko informacija može biti uskladišteno na lokaciji? To jesti koliko prostora na disku servera može da zauzima?
-
Koja su pravila za uključivanje strategija navigacije na lokaciji?
-
Koliko dugo informacije treba da budu uskladištene na podlokacijama pre nego što budu izbrisane ili arhivirane?
Više informacija potražite u temi Kreiranje sajta ili podsajt.
Upravljanje dozvolama
Integritet, poverljivost i privatnost važnih informacija u vašoj organizaciji o tome koliko ste bezbedni – konkretno, onima kojima odaberete da odobrite pristup lokaciji.
Dodeljvanje i ograničavanje pristupa lokaciji zove se upravljanje dozvolama i to je jedna od najvažnijih odgovornosti kao vlasnika sajta.
Evo nekih saveta koje treba da imate na umu kada razvijate strategiju dozvola.
-
Pratite princip najmanje privilegija: dajte osobama najniže nivoe dozvola koji su im potrebni za izvršavanje dodeljenih zadataka.
-
Pružite pristup osobama tako što ćete ih dodati u standardne, podrazumevane grupe (kao što su Članovi, Posetioci i Vlasnici). Učinite većinu ljudi članovima grupe "Članovi" ili "Posetioci" i ograničite broj osoba u grupi "Vlasnici".
-
Koristite nasleđivanje dozvola da biste kreirali čistu hijerarhiju koja se lako vizuelizuje. To jest, izbegavajte dodelu dozvola pojedincima, već rad sa grupama. Tamo gde je to moguće, ima podlokacije jednostavno nasleđuju dozvole od lokacije tima, umesto da imaju jedinstvene dozvole.
-
Organizujte sadržaj kako biste iskoristili nasleđivanje dozvola: Razmotrite segmentiranje sadržaja na nivou bezbednosti – kreirajte lokaciju ili biblioteku posebno za osetljive dokumente, umesto da ih rasejate u većoj biblioteci i zaštićene jedinstvenim dozvolama.
Informacije o postavljanju dozvola potražite u SharePoint dozvola za uređivanje za listu, biblioteku ili pojedinačnu stavku.
Arhitektura informacija
Arhitektura informacija o lokaciji je poput sadržaja za knjigu: Određuje kako su informacije na lokaciji – njegove veb stranice, dokumenti, liste i podaci – organizovane i predstavljene korisnicima lokacije. Arhitektura informacija se često snima kao hijerarhijska lista sadržaja lokacije, ključnih reči za pretraživanje, tipova podataka i drugih koncepata.
Da biste kreirali arhitekturu informacija, morate da analizirate informacije koje će biti predstavljene na lokaciji. Evo nekih pitanja koja možete da koristite da biste razvili arhitekturu informacija:
-
Kakav sadržaj ćete imati na lokaciji? Kako će to prevesti na podlokacije, liste, biblioteke i tako dalje?
-
Kako će informacije biti predstavljene na lokaciji?
-
Kako će se korisnici lokacije ići na lokaciju?
-
Kako će informacije biti usmerene ka određenim publikama?
-
Kako će pretraga biti konfigurisana i optimizovana?
Deo arhitekture informacija može da obuhvata klasifikaciju informacija.
Ako informacije u preduzeću imaju visoku vrednost, zahtevaju posebnu bezbednost ili su pokrivene pravilima za usaglašenost sa propisima, možda bi trebalo da podesite šemu klasifikacije da biste identifikovali određene tipove sadržaja za koje treba pažljivo da se upravlja.
Kada organizujete informacije u određene liste i biblioteke, možete da koristite funkcije upravljanja da biste upravljali načinom upravljanja sadržajem. Na primer:
Zahtevanje odjave datoteka
Kada vam je potrebno odjavite datoteku, osiguravate da samo jedna osoba može da uređuje datoteku dok se ona ne prijavi. Zahtevanje odjavljanja dokumenata sprečava više osoba da istovremeno prave promene, što može dovesti do neusaglašenosti u uređivanja i dovesti do zabune. Zahtev za odjavu takođe može pomoći da podsetite članove tima da dodaju komentar prilikom prijave datoteke, tako da možete lakše da pratite šta se promenilo u svakoj verziji. Više informacija potražite u članku Podešavanje biblioteke tako da zahteva odjavu datoteka.
Praćenje verzija
Ako je potrebno da zadržite prethodne verzije datoteka, biblioteke vam mogu pomoći da pratite, uskladištite i vratite datoteke. Možete odabrati da pratite sve verzije na isti način. Možete i da odaberete da odredite neke verzije kao glavne, kao što je dodavanje novog poglavlja u priručnik, a neke verzije kao sporedne, kao što je popravljanje pravopisne greške. Da biste upravljali prostorom za skladištenje, možete da odaberete broj svih tipova verzija koje želite da uskladištite. Više informacija o izradi potražite u članku Kako funkcioniše sastavljanje verzija na listi ili u biblioteci?.
Možete da navedete da je neophodno odobrenje za dokument. Dokumenti ostaju u stanju na čekanju dok ih neko ko ima dozvolu za to ne odobri ili odbaci. Možete da kontrolišete koje grupe korisnika mogu da prikaže dokument pre nego što on bude odobren. Ova funkcija može biti korisna ako biblioteka sadrži važna uputstva ili procedure koje treba da budu konačne pre nego što ih drugi vide. Više informacija o odobravanju dokumenta potražite u članku Zahtevanje odobrenja stavki na listi ili u biblioteci lokacije.
Biblioteke podržavaju RSS tehnologiju, tako da članovi vaše radne grupe mogu automatski da primaju i prikazuju ažuriranja ili feedove vesti i informacije na konsolidovanoj lokaciji. RSS tehnologiju možete da koristite kako biste se obaveštavali o promenama u biblioteci, na primer kada se promene datoteke uskladištene u biblioteci. RSS feedovi omogućavaju članovima radne grupe da vide objedinjenu listu datoteka koje su promenjene. Možete da kreirate i obaveštenja putem e-pošte kako biste biti obavešteni kada se datoteke promene. Više informacija o RSS feedovima potražite u članku Upravljanje RSS feedovima za lokaciju ili kolekciju lokacija.
Biblioteka dokumenata ili tip sadržaja mogu da koriste tokove posla koje je vaša organizacija definisala za poslovne procese, kao što je upravljanje odobrenjem dokumenta ili redigovanjem. Grupa može da primeni poslovne procese na svoje dokumente, poznate kao tokovi posla, koji navode radnje koje treba preduzeti u nizu, kao što je odobravanje ili prevođenje dokumenata. Tok posla je automatizovan način premeštanja dokumenata ili stavki kroz niz radnji ili zadataka. Tri toka posla su podrazumevano dostupna bibliotekama: Odobrenje, koje usmerava dokument grupi osoba na odobrenje; Prikupljanje povratnih informacija, koje dokument usmervode na grupu osoba radi povratnih informacija i vraća dokument osobi koja je pokrenula tok posla kao kompajlaciju; i prikupljanje potpisa, koje usmeruju dokument na grupu osoba kako bi prikupila njihove digitalne potpise. Dodatne informacije o tokovima posla potražite u članku Pregled tokova posla uključenih u SharePoint
Ako grupa radi sa nekoliko tipova datoteka, kao što su radni listovi, prezentacije i dokumenti, možete proširiti funkcionalnost biblioteke tako što ćete omogućavati i definisati više tipova sadržaja. Tipovi sadržaja dodaju fleksibilnost i doslednost u više biblioteka. Svaki tip sadržaja može da navede predložak, pa čak i procese toka posla. Predlošci deluju kao početna tačka, za oblikovanje i bilo koji predlošci, kao i za svojstva koja se primenjuju na dokumente tog tipa, kao što su ime odeljenja ili broj ugovora. Više informacija o tipovima sadržaja potražite u članku Uvod u tipove sadržaja i objavljivanje tipova sadržaja
Ako imate grupu osetljivih datoteka i bilo bi korisno da znate kako se dokumenti koriste, možete da definišete smernicu koja vam omogućava da omogućite praćenje događaja kao što su promene datoteka, kopije ili brisanje. Informacije o podešavanju nadzora potražite u članku Konfigurisanje postavki nadzora za kolekciju lokacija
Životni životni vek sajta i penzionisanje
Sajtovi kao što su lokacije za dokumente i sajtovi za diskusiju se najčešće okaču kad više nisu korisni i koriste vredni prostor za skladištenje i poteškoće sa rezultatima pretrage. Dobra ideja je da podesite raspored za pregledanje sajtova i njihovog sadržaja (bar jednom godišnje) kako biste videli da li vredi nešto zadržati.
Takođe je dobro imati na umu da veći model upravljanja u vašoj organizaciji takođe može da se nalazi u potragi za zauštenih sajtova. Na primer, administrator može automatski da izbriše sajtove koji nisu u toku 90 dana. Kao vlasnik lokacije, primili biste e-poruku sa upozorenjem da će se ovo dogoditi. Više informacija o smernicama za životni životni život i penzionisanje potražite u članku Smernice za zatvaranje sajta.
Ograničenja skladišta
Administrator je možda postavio ograničenje količine prostora za skladištenje na disku koju grupa može da koristi. Morate da saznate da li postoji ograničenje i, ako postoji, odlučite kako ćete ga uočiti među sajtovima, stranicama i bibliotekama.
Server SharePoint podrazumevano nameće ograničenje od 50 MB za veličinu jednog dokumenta koji se može otpremiti u biblioteku dokumenata. Takođe, vlasnici lokacije tima podrazumevano primaju obaveštenja kada je skladište na 90% kvote.
Kada znate koja su ograničenja, možete da koristite funkcije kao što su praćenje verzija ili nadzora da biste se uverili da lokacija ostaje u okviru njih.
Pretraga
Sadržaj se pojavljuje na mnogim mestima, uključujući lokacije, liste, biblioteke, veb segmente i kolone liste. Kada neko pretražuje lokaciju, sav sadržaj na lokaciji i stranicama podrazumevano se pojavljuje u rezultatima pretrage.
Kao vlasnik lokacije, možete da odaberete da li će se sadržaj na lokaciji pojaviti u rezultatima pretrage. Kada ste sprečili da se sadržaj lokacije pojavljuje u rezultatima pretrage, sadržaj svih podlokacija ispod njega takođe je blokiran u rezultatima pretrage.
Sadržaj sa ograničenim dozvolama se podrazumevano ne pojavljuje u rezultatima pretrage za korisnike koji nemate dozvole za čitanje. To možete da promenite tako da se ograničeni sadržaj prikazuje u rezultatima pretrage, ali korisnici neće moći da otvore sadržaj za koji nemaju dozvolu.
Zaštita podataka
Funkcije pravljenja rezervne kopije i spasavanja štite podatke od slučajnog gubitka. Učestalost pravljenja rezervnih kopija i brzinu i nivo oporavka postavlja administrator. Za oporavak sadržaja na lokaciji saznajte više o oporavku stavki u korpi za otpatke.
Dodatni resursi
Da li vam je potrebna dodatna pomoć?
Želite još opcija?
Istražite pogodnosti pretplate, pregledajte kurseve za obuku, saznajte kako da obezbedite uređaj i još mnogo toga.
Zajednice vam pomažu da postavljate pitanja i odgovarate na pitanja, dajete povratne informacije i čujete mišljenje od stručnjaka sa bogatim znanjem.
