Primena upravljanja zapisima

Možete upravljati zapisima "na mestu", što znači da možete da ostavite dokument na trenutnoj lokaciji na lokaciji ili uskladištite zapise u određenoj arhivi, na primer na lokaciji centra za čuvanje zapisa.

Pre primene upravljanja zapisima, preporučuje se da prvo kreirate plan upravljanja zapisima za vašu organizaciju. Da biste mogli da odaberete pravi sistem za upravljanje zapisima za organizaciju, pogledajte članak Izbor skladištenja i upravljanje zapisima.

Napomena: U usluzi SharePoint online smo predstavili Korišćenje nalepnica za zadržavanje za proglašenje sadržaja kao zapisa, čime se efikasno zamenjuje potreba da koristite centar za čuvanje zapisa. Ako koristite centar za čuvanje zapisa, možete da nastavite da ga koristite pored nalepnica za zadržavanje. Međutim, kretanje napred, u svrhu upravljanja zapisima, preporučujemo da koristite nalepnice za zadržavanje umesto centra za čuvanje zapisa.

Kreiranje i konfigurisanje sajta centra za čuvanje zapisa

Ovaj odeljak pruža pregled glavnih koraka koje treba da izvršite da biste kreirali i konfigurisali sajt centra za čuvanje zapisa. Kliknite na veze da biste videli specifične smernice u svakom koracima.

  1. Kreirajte sajt centra za čuvanje zapisa pomoću predloška sajta centra za čuvanje zapisa.

  2. Kreirajte biblioteke ili liste zapisa da biste upravljali i uskladištili sve tipove zapisa koji su navedeni u planu datoteka (Def: plan datoteke opisuje tipove dokumenata ili stavki koje organizacija priznaje kao zvanične poslovne zapise. Ona označava gde se ovi zapisi skladište i on pruža informacije koje razlikuju jedan tip zapisa sa drugog mesta).

  3. Dodajte povezani tip sadržaja u biblioteke i liste.

  4. Kreirajte i dodajte kolone lokacija relevantnim tipovima sadržaja da biste mogli da sadrže i prikazuju metapodatke za svaki tip zapisa koji je naveden u planu.

  5. Dodajte smernice za upravljanje informacijama u tip sadržaja na sajtu centra za čuvanje zapisa.

  6. Konfigurišite organizator sadržaja da usmeri svaki tip zapisa na odgovarajuću lokaciju.

Vrh stranice

Kreiranje sajta centra za čuvanje zapisa

Preporučujemo da kreirate centar za čuvanje zapisa kao kolekciju lokacija najvišeg nivoa, a ne kao podsajt. Da biste kreirali kolekciju lokacija, morate biti član SharePoint grupe administratora farme na računaru na kojem je pokrenuta SharePoint Centralna administracija.

U usluzi SharePoint Online možete da kreirate sajt centra za čuvanje zapisa sa vaše SharePoint lokacije najvišeg nivoa. Izaberite stavku + Kreiraj sajt, a zatim počnite od 4.

  1. Pokrenite SharePoint 2013 ili 2016 centralnu administraciju.

    • Za Windows Server 2008 R2:

      • Kliknite na dugme Start, izaberite stavku Microsoft SharePoint 2013 proizvodi ili Microsoft SharePoint 2013 proizvodi, a zatim izaberite stavke SharePoint 2013 Centralna administracija ili SharePoint 2016 Centralna administracija.

    • Za Windows Server 2012:

      • Na početnom ekranu kliknite na SharePoint 2013 Central administracije ili SharePoint 2016 Central administracije.

        Ako sharepoint 2013 Centralna administracija ili SharePoint 2016 Centralna administracija nije na početnom ekranu:

      • Kliknite desnim tasterom miša na računar, izaberite stavku sve aplikacije, a zatim izaberite stavke SharePoint 2013 Central administracija ili SharePoint 2016 Central administracije.

  2. Na Veb lokaciji za centralnu administraciju, u odeljku Upravljanje aplikacijom izaberite stavku Kreiraj kolekciju lokacija.

  3. Na stranici Kreiranje kolekcije lokacija , u odeljku Veb aplikacija , ako Veb aplikacija u kojoj želite da kreirate kolekciju lokacija, kliknite na strelicu nadole. Na meniju Veb aplikacija izaberite stavku Promeni Veb aplikaciju, a zatim izaberite Veb aplikaciju u kojoj želite da kreirate kolekciju lokacija.

  4. U odeljku naslov i opis Otkucajte naslov i opis za kolekciju lokacija.

  5. U odeljku Adresa Veb lokacije izaberite putanju koju ćete koristiti za URL (na primer, putanju za džoker znakove kao što je/sites/, ili osnovni direktorijum (/).

    Ako izaberete džoker putanju uključivanja, morate otkucati i ime lokacije da biste ga koristili na URL adresi vaše lokacije.

  6. U odeljku izbor predloška , na listi Izaberite verziju iskustava sa iskustvom izaberite SharePoint verziju iskustva predložaka koje želite da koristite.

    Izaberite verziju iskustva ako želite da kolekcija lokacija izgleda i da se pokreće kao kolekcija lokacija u sistemu SharePoint Server. Kolekcija lokacija koja koristi stariju verziju iskustva izvršava se u novijoj verziji sistema SharePoint, ali će korisnički interfejs i iskustvo korisnika kolekcije lokacija odraziti stariju verziju. Kolekcija lokacija koja se može nadograditi u bilo kom trenutku na najnoviju verziju iskustva.

  7. U odeljku Izbor predloška izaberite karticu Enterprise , a zatim izaberite stavku Centar za čuvanje zapisa.

  8. U odeljku primarna administratorska kolekcija lokacija otkucajte korisničko ime (u obrascu domen \ korisničko ime) za korisnika koji će biti administrator kolekcije lokacija.

  9. U odeljku sekundarni administrator kolekcije lokacija otkucajte korisničko ime za sekundarnog administratora kolekcije lokacija. Označavanjem sekundarnog administratora kolekcije lokacija je najbolja praksa da biste se uverili da neko može da upravlja kolekcijom lokacija kada primarni administrator kolekcije lokacija ne prisustvuje.

  10. Ako koristite kvote za upravljanje skladištenjem za kolekcije lokacija, u odeljku predložak kvote kliknite na predložak u okviru Izaberite listu predložaka kvota .

  11. Kliknite na dugme U redu .

Kreiranje biblioteka ili lista radi upravljanja zapisima

Biblioteke i liste su važni elementi u upravljanju zapisima. One služe kao File za datoteke za svaki tip zapisa koji želite da uskladištite ili upravljate. Pridruživanje tipovima sadržaja (objašnjeno kasnije) u bibliotekama i listama dalje pomaže u kategorizaciji zapisa. Preporučujemo da kreirate jednu biblioteku dokumenata ili listu za svaki tip sadržaja u planu datoteke zapisa.

Dodavanje postojećeg tipa sadržaja u listu ili biblioteku

Kada dodate tip sadržaja na listu ili u biblioteku, učinite da ta lista ili biblioteka sadrži stavke tog tipa. Kada se zapisi proslede u centar za čuvanje zapisa, oni su usmereni na relevantnu listu ili biblioteku na osnovu tipa sadržaja dokumenta.

Vrh stranice

Kreiranje i dodavanje kolona lokacija na liste, biblioteke ili tipove sadržaja

Kolone vam pomažu da grupišete, kategorizujete i pratite zapise ili druge stavke. Kolona lokacija definiše stavku metapodataka koje mogu da se povežu sa tipom sadržaja, listom ili bibliotekom. Na primer, možda ćete želeti da dodate kolone lokacija da biste definisali "Autor" ili "Datum je dovršen". Dodajte kolonu lokacija u tip sadržaja za zapise da biste uskladištili stavku metapodataka koji se prosleđuje sa zapisom ili da biste dodali metapodatke za pomoć pri upravljanju zapisom.

Kreiranje kolone lokacije

  1. Na sajtu centar za čuvanje zapisa kliknite na dugme postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , a zatim izaberite stavku Postavke sajta.

    Na SharePoint sajtu, izaberite stavku Postavke, izaberite stavku Sadržaj sajta, a zatim izaberite stavku Postavke sajta.

  2. Na stranici "Postavke lokacije", u okviru galerije Veb dizajneraizaberite stavku kolone lokacije.

  3. Na stranici kolone lokacija kliknite na dugme Kreiraj.

  4. Na stranici "nova kolona lokacija", u odeljku ime i tip , u polju ime kolone otkucajte željeno ime.

  5. Izaberite tip informacija koje želite da uskladištite u koloni – na primer, valutu, datum i vreme ili tekst.

  6. U odeljku grupa izaberite postojeću grupu u kojoj ćete uskladištiti novu kolonu lokacija ili izabrati stavku Nova grupa da biste kreirali novu grupu za skladištenje kolone. Grupe pružaju način da se organizuju kolone i da ih lakše pronađete.

U odeljku dodatne postavke kolone izaberite željene dodatne postavke kolone. Opcije dostupne u ovom odeljku zavise od tipa kolone koju izaberete u odeljku ime i tip . Na primer, ako je tip informacija koje treba uskladištiti u koloni izbor, možete da definišete opcije za prebrojavanje u odeljku dodatne postavke kolone .

  1. Kliknite na dugme U redu .

Dodavanje kolone lokacija u tip sadržaja za zapise

  1. Na matičnoj stranici lokacije centar za čuvanje zapisa izaberite stavku Postavke, a zatim stavku Postavke lokacije.

    Na SharePoint sajtu, izaberite stavku Postavke, izaberite stavku Sadržaj sajta, a zatim izaberite stavku Postavke sajta.

  2. U odeljku galerije Veb dizajnera izaberite stavku tipovi sadržaja lokacije.

  3. Na stranici "tipovi sadržaja lokacija" izaberite tip sadržaja sajta koji želite da konfigurišete.

  4. Kada izaberete tip sadržaja lokacije sa nadređene lokacije ili kreirate novi tip sadržaja lokacije, na stranici izabrani tip sadržaja lokacije, u odeljku kolone izaberite stavku Dodaj iz postojećih kolona lokacije.

  5. Na stranici dodavanje kolona u tip sadržaja, u odeljku Izbor kolona izaberite grupu na kojoj želite da izvršite filtriranje iz liste Select kolone sa liste.

  6. Izaberite kolonu koju želite da dodate sa liste dostupne kolone , a zatim kliknite na dugme Dodaj.

  7. U odeljku Ažuriranje lista i tipova sadržaja lokacije navedite da li će tipovi sadržaja podređene lokacije koji nasleđuju od ovog tipa sadržaja lokacije biti ažurirani promenama.

  8. Kada završite sa dodavanjem željeno kolona, kliknite na dugme u redu.

Napomena: Ako se tip sadržaja koji želite da izaberete ne pojavi kao karika (sivo dugme) na ovoj stranici, tip sadržaja pripada nadređenoj Veb lokacija "centar za čuvanje zapisa" i zato treba da bude izabran i konfigurisan sa nadređene lokacije. To možete da uradite tako što ćete kliknuti na vezu u okviru izvorne kolone pored dugmeta tip sadržaja na sajtu koji se nalazi u okviru kolone tip sadržaja sajta .

Vrh stranice

Kreiranje smernica za upravljanje informacijama za zapise

Smernice za upravljanje informacijama je skupa pravila za tip sadržaja. Smernice za upravljanje informacijama omogućavaju organizacijama da kontrolišu i prate stvari kao što su vreme zadržavanja sadržaja ili koje radnje koje korisnici mogu da preduzmu sa tim sadržajem.

Napomena: Morate biti član grupe vlasnika za sajt centra za čuvanje zapisa da biste dovršili ovaj zadatak.

Dodavanje smernica za upravljanje informacijama u tip sadržaja

Napomena: Ne možete da navedete smernice za upravljanje informacijama za osnovni tip sadržaja. Osnovni tipovi sadržaja su instalirani kada se kreira kolekcija lokacija. Morate da kreirate tip sadržaja koji je izveden iz osnovnog tipa sadržaja i da se smernice za upravljanje informacijama primenjuju na izvedena vrsta sadržaja.

  1. Na sajtu izaberite stavku postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , a zatim izaberite stavku Postavke sajta.

    Na SharePoint sajtu, izaberite stavku Postavke, izaberite stavku Sadržaj sajta, a zatim izaberite stavku Postavke sajta.

  2. Na stranici "Postavke lokacije", u odeljku Veb Designer galerija izaberite stavku tipovi sadržaja lokacije.

  3. Na stranici "tipovi sadržaja lokacija" izaberite tip sadržaja kojem želite da dodate smernice za upravljanje informacijama.

  4. Na stranici tip sadržaja izaberite stavku Postavke smernica za upravljanje informacijama.

  5. Na stranici Uređivanje smernica otkucajte opis smernica, a zatim napišite kratku izjavu o politici koja objašnjava korisnicima za šta se smeravaju smernice. Izjava smernica može da bude do 512 znakova.

  6. Zatim treba da dodate neke funkcije smernica u smernice za upravljanje informacijama. Dok omogućavate funkcije, biće predstavljene i dodatne postavke.

Dodavanje funkcija smernica smernicama za upravljanje informacijama

Funkcije smernica koje možete da dodate u smernice informacija su oznake, nadgledanje, Isticanje roka i bar kodovi.

Dodavanje funkcije smernica za zadržavanje smernicama za upravljanje informacijama

  1. Na stranici Uređivanje smernica potvrdite izbor u polju za potvrdu Omogućavanje zadržavanja .

  2. Kliknite na dugme Dodaj fazu za zadržavanje i izaberite jedan od sledećih opcija za vreme zadržavanja da biste naveli kada dokumenti isteknu: da biste postavili datum isteka na osnovu svojstva datuma, potvrdite izbor u ovom delu je zasnovano na svojstvu datuma u stavci, a zatim izaberite radnju ( Kreiran ili izmenjen) i vremenski period (dani, meseci ili godine).

  3. Otkucajte vrednost u polju između lista da biste naveli vremenski period.

  4. Izaberite radnju do koje bi trebalo da istekne dokument.

  5. Ako želite da se izabrana radnja ponovi, potvrdite izbor u polju za potvrdu u odeljku Ponavljanje , a zatim izaberite period ponavljanja.

  6. Kliknite na dugme U redu .

Vrh stranice

Dodavanje funkcije smernica nadzora u smernice za upravljanje informacijama

  1. Na stranici Uređivanje smernica, u odeljku nadzor izaberite stavku Omogućavanje nadgledanja, a zatim potvrdite izbor u poljima za potvrdu pored događaja za koje želite da zadržite trag nadzora.

  2. Kliknite na dugme U redu .

    Napomena: Da biste prikazali evidencije nadgledanja, na stranici postavke kolekcije lokacija izaberite stavku Izveštaji evidencije nadzora, a zatim izaberite izveštaj za prikaz.

Dodavanje funkcije smernica za bar kodove u smernice za upravljanje informacijama

  1. Na stranici "Uređivanje smernica", u odeljku bar kodovi izaberite stavku Omogućavanje bar kodova.

  2. Izaberite stavku upitnika da biste umetnuli bar kôd... Ako želite da Office klijentske aplikacije zahtevaju od korisnika da umetnu bar kôd u dokumente.

Dodavanje funkcije smernica za oznaku smernicama za upravljanje informacijama

  1. Na stranici "Uređivanje smernica", u odeljku oznake potvrdite izbor u polju za potvrdu Omogućavanje nalepnica .

  2. Da biste zahtevali od korisnika da umetnu nalepnicu pre čuvanja ili štampanja dokumenta, izaberite stavku zatraži od korisnika da umetnu nalepnicu pre čuvanja ili štampanja.

  3. Da biste sprečili promenu nalepnica posle dodavanja, izaberite stavku Spreči promene na nalepnicama kada se dodaju.

  4. U polju Oblikovanje oznake otkucajte tekst koji želite da se pojavi na nalepnici. Možete da koristite bilo koju kombinaciju svojstava fiksnog teksta ili dokumenta, osim izračunatih ili ugrađenih svojstava kao što je univerzalni jedinstveni identifikator (GUID) ili koji je kreirao. Da biste započeli novi red, koristite sekvencu prekidačem \n .

  5. Izaberite font, veličinu fonta, stil fonta i opravdanje za tekst nalepnice.

  6. Otkucajte visinu oznake u inčima u polju Visina i širina oznake u inčima u polju Širina .

  7. Kliknite na dugme Osveži da biste prikazali promene.

  8. Kliknite na dugme U redu .

Konfigurisanje upravljanja zapisima na mjestu

Kada koristite centar za čuvanje zapisa, radite u zaključanom skladištu i možete da koristite operaciju "Pošalji u" da biste dobili zapise u taj skladište. Međutim, svaka lokacija može da se omogući za upravljanje zapisima na licu mesta može da se konfiguriše kao sistem za upravljanje zapisima. U ovom tipu sistema, za razliku od centra za čuvanje zapisa, zapise možete uskladištiti zajedno sa aktivnim dokumentima u okviru za saradnju. Neke dodatne pogodnosti korišćenja sistema za upravljanje zapisima na mestu su:

  • Zapisi mogu da postoje i da im se upravlja na više lokacija.

  • Sa omogućenom verzijom verzija, održavanje verzija zapisa je automatski.

  • Pretraga eDiscovery može istovremeno da se izvrši na osnovu zapisa i aktivnih dokumenata.

  • Širi kontrolu nad onim što je zapis u vašoj organizaciji i ko može da kreira zapis.

Postoje tri glavna koraka za konfigurisanje upravljanja zapisima na mestu:

  1. Aktivacija upravljanja zapisima na licu mesta na nivou kolekcije lokacija.

  2. Konfigurišite postavke deklaracije za deklaraciju na nivou kolekcije lokacija.

  3. Konfigurišite postavke deklarisanja zapisa na nivou liste ili biblioteke.

    Napomena: Morate biti administrator liste ili administrator da biste ručno proglasili stavke kao zapise.

Vrh stranice

Aktivacija upravljanja zapisima na licu mesta na nivou kolekcije lokacija

Prvi stepen ispravnosti sistema upravljanja zapisima jeste da aktivirate funkciju na nivou kolekcije lokacija. Aktiviranje funkcije omogućava komandu "objavi/nezvanično" na traci.

Napomena: Morate biti administrator kolekcije lokacija da biste obavili ovaj zadatak.

  1. Na najvišem nivou sajta izaberite stavku Postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , a zatim izaberite stavku Postavke sajta.

    Na SharePoint sajtu, izaberite stavku Postavke, izaberite stavku Sadržaj sajta, a zatim izaberite stavku Postavke sajta.

  2. U okviru Administracija kolekcije lokacijaizaberite stavku funkcije kolekcije lokacija.

  3. Pored upravljanja zapisima u programuizaberite stavku Aktiviraj.

Konfigurisanje postavki deklaracije za deklaraciju na nivou kolekcije lokacija

  1. Na najvišem nivou sajta izaberite stavku Postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , a zatim izaberite stavku Postavke sajta.

    Na SharePoint sajtu, izaberite stavku Postavke, izaberite stavku Sadržaj sajta, a zatim izaberite stavku Postavke sajta.

  2. U okviru Administracija kolekcije lokacija izaberite stavku Postavke deklarisanja zapisa.

  3. Ako želite da postavite ograničenje na stranici "postavke deklaracije za deklaraciju", izaberite jednu od opcija u odeljku ograničenja zapisa .

  4. U odeljku Raspoloživost proglašenja deklaracije izaberite da li bi ručno proglašenje zapisa trebalo da bude dostupno u listama i bibliotekama po podrazumevanoj vrednosti. Ako odaberete opciju nije dostupno na svim lokacijama po podrazumevanoj vrednosti, zapisi se mogu proglasiti samo pomoću smernica ili toka posla.

  5. U odeljku uloge deklaracije izaberite uloge koje mogu ručno da objave i ubiraju zapise.

  6. Izaberite stavku U redu.

Konfigurisanje postavki deklarisanja zapisa na nivou liste ili biblioteke

Možete da imate veću kontrolu nad postavljanjem stavki koje možete proglasiti zapisom tako što ćete konfigurisati deklaracije zapisa za listu ili biblioteku. Kada konfigurišete listu ili biblioteku za deklaraciju zapisa, možete da dodate stavke kao zapise kada se dodaju na listu ili u biblioteku.

  1. Na listi ili u biblioteci u kojoj želite da konfigurišete postavke deklaracije za deklaraciju, na traci izaberite karticu Biblioteka ili Lista , a zatim izaberite stavku Postavke biblioteke ili postavke liste.

    U sistemu SharePoint online izaberite stavku postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , a zatim izaberite stavku postavke liste ili Postavke biblioteke.

  2. U okviru stranica biblioteka dokumenata/postavke liste, u okviru dozvole i upravljanjeizaberite stavku Postavke deklaracije.

  3. U odeljku Dostupnost priručne deklaracije izaberite:

  4. Da li želite da lista ili biblioteka koriste podrazumevane postavke deklarisanja zapisa koje koristi kolekcija lokacija,

  5. Da li treba uvek da se dozvoli ručno proglašenje stavki kao zapisa za listu ili biblioteku ili

  6. Da li korisnici nikada ne mogu ručno da objave zapise unutar liste ili biblioteke.

  7. U odeljku Automatsko proglašenje potvrdite izbor u polju za potvrdu ako želite da sve stavke koje se dodaju na listu ili u biblioteku budu automatski deklarisane kao zapise.

  8. Kliknite na dugme U redu .

Vrh stranice

Napomena:  Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li da nam javite da li su informacije bile korisne? Ovo je članak na engleskom jeziku za referencu.​

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Izgleda da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×