Outlook najbolja praksa: Pisanje sjajnih e-pošte

Outlook najbolja praksa: Pisanje sjajnih e-pošte

Napomena:  Želimo da vam što pre pružimo najnoviji sadržaj pomoći čim na vašem jeziku. Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam na dnu ove stranice saopštiti da li su vam informacije bile od koristi? Ovo je članak na engleskom jeziku za brzu referencu.

U ovom članku

Šta treba raditi

Na šta ne treba raditi

Kako da koristite liste distribucije i grupe (distribucije) kontakata

Kako da koristite umetnutih komentara

Kada se koristi "Bcc"

Priprema za odmor

Šta treba raditi

Sledeća pravila će vam pomoći e-adresa izgledate profesionalno i prenesete poruku.

  1. Pročitajte poruku pre slanja.

  2. Bi temu opisno i radnje orijentisane. Na primer: „menadžeri: pošaljite datume povlačenje table” sadrži ime grupe i radnje tako da primaoci mogu da brzo kažu šta treba da uradite. Ostale korisne prefiksa uključuju „FYI”: i „Radnja obavezno”.

  3. Ako treba da se uradi, Navedite šta na liniji predmet.

  4. Promenite temu poruke ako se promeni tema razgovora.

  5. Neka poruke budu kratke i konkretne.

  6. Organizovanje sadržaja poruke od najvažnijeg ka manje važnom.

  7. Uzmite u obzir podebljavanje važnih informacija.

  8. Navedite stavke Radnje ili pitanja u zasebnim redovima kako bi se isticali i privlačili.

  9. Podebljano imena kada pitanja. Na primer: "Rajan: Šta je status na project?” ako koristite Outlook 2016 sa sistemom Office 365, razmislite o korišćenju @Mentions.

  10. Ograničenje broj osoba kojima šaljete poruku na one koji treba da je pročitaju.

    • Uključite osobe koje treba da budu obaveštene u red "Cc" .

    • Uključite osobe koje treba da odgovore ili izvrše radnju u red za .

  11. Korišćenje na potpis po potrebi, ali zadržite potpis jednostavan, kratak, profesionalnog i ako je moguće, bez slika.

  12. Ako želite odgovor, ne šalji e-poštu. Telefon ili poslali trenutnu poruku.

  13. Ako se nalazite na razgovor putem e-pošte koji ima više od 10 poruke bez rezolucije, razmislite o pozivanje ili zakazivanje sastanka da razmatraju problem. E-pošte nije uvek efikasnog medijum za rešavanje problema sa složenim.

  14. Potvrdite poruka koje zahtevaju više obimna odgovor. Ako ste zauzeti i da odgovorite sa puno odgovor odmah, neka od pošiljaoca zna koji rade na problem i odgovoriti tako što ćete određenog vreme ili datum. Zastavica porukeda biste se podsetili da biste odgovorili kasnije.

  15. Korišćenje Velika važnost ( High Importance icon in Outlook ) Umereno.

    Napomena: Čak i ako ste podesili pravilo za odgođeno slanje, Označavanje poruke sa Velika važnost dovodi do toga da bude poslata odmah.

  16. Ako postavljate pitanje i postoji nekoliko osoba koje može da odgovori, Odaberite samo jednu osobu umesto da pošaljete pitanje grupi.

Ključ za pisanje dobro e-poruka je da saoseca sa primaoci. Za detaljnije pogledali pravila e-pošte, posetite lokaciju članak.

Praćenje: Označavanje zastavicom pri slanju

Kada šaljete poruku nekome od koga vam je potreban odgovor, uradite sledeće:

  1. Zastavica za sebe na Pošalji.

  2. Promenite ime zadatka e-poštu označenu zastavicom u rokovniku da biste započeli Praćenje.

  3. Označite je kategorijom @Waiting .

Kada izvršite ova tri koraka, znate da vaša Sledeća radnja slanje druge poruke ili potražite odgovor.

Savet    Sami da biste poslali novu poruku podseća često je više od označavanja poruke zastavicom za primaoca. Slično tome, kada obeжate da uradite nešto u poruci, obeležite je zastavicom za sebe tako da imate zadatka u rokovniku podsetnik.

Vrh stranice

Na šta ne treba raditi

  1. Nemojte koristiti podloge za pisanje.

  2. Nemojte uključivati menadžera u svaku poruku koju šaljete.

  3. Ne pošaljete poruku kada ste s. Bolje da biste napisali, sačuvajte ga u fasciklu radne verzije, i vratiti ga kasnije.

  4. Nemojte očekivati brz odgovor ako šaljete dugu poruku (više od dva pasusa).

  5. Ne šalji praćenje poruka manje od jednog dana posle prve poruke. Ako se ne vratite za blagovremeno, pokušajte da koristite telefona ili razmene trenutnih poruka.

  6. Ne koristite pročitajte potvrde ili potvrde isporuke u svakoj poruci koju šaljete. Koristite ih samo ako niste sigurni da li primaoci će dobiti poruku.

  7. Ne priložite zastavice ili velika važnost High Importance icon in Outlook svaku poruku koju šaljete. Primaoci će Saznajte kako da zanemarite ih.

  8. Nemojte pisati velikim slovima.

  9. Nemojte slati priloge – umesto toga, pošaljete veze.

  10. Ne razvijanje liste distribucije ili grupe kontakata. Razvijanje liste distribucije čini poruke teže čita i dovodi do toga da idu u redu poštanskih fascikli.

  11. Nemojte koristiti sarkazam. Duhovitost može biti razumeli.

  12. Ne nešto pisanje da bi svi u vašem preduzeću za čitanje. Nikada ne znate gde e-poruka možda na kraju.

  13. Nemojte koristiti kurziv ili izuzetno umetnički fontove koji se teško čitaju.

  14. Nemojte koristite crvenu boju fonta zato što se teško čita i može se protumačiti kao nešto kritično.

  15. Ne pošaljete odgovor na sve listi distribucije ili se obratite grupe vas pita da uklonite. Ikada.

Vrh stranice

Pravila za grupe kontakata i distribuciju liste distribucije

  • Ako odgovarate velikoj grupi kontakata, držite se svega što treba i e-poštu Dos.

  • Ako je potrebno više informacija iz jednog korisnika ili su ispituje problem posebno odgovori na celu listi da biste omogućili da svi znali da odgovarate i onda odgovarate individualno zasebno. Uverite se da odgovorite na listi distribucije nakon što je problem rešen rezolucijom. Način omogućava rezoluciju treba da se ukaže neke druge osobe na listi distribucije.

Preusmeravanje osoba

Ako vam neko pošalje poruku listi distribucije koje ste član i poruku bi bolje da se javio po nekom drugom ili drugu listu distribucije, uradite sledeće:

  1. Odgovori sa liste ispravne distribucije ili osoba na red za .

  2. Pošalji odgovore i za liste distribucije ispravne ili drugoj osobi.

  3. Ne stavite originalnu listu distribucije u liniji "Bcc" zato što poruka će biti filtrirana prema drugim osobama pravila. Umesto toga, ostavite liste distribucije u red za ili Cc .

Kako da se uklanjaju iz za DL

Ako primate poštu sa liste distribucije koje ne želite da budu na, slanje poruke da biste administratora mreže ili vlasnik liste distribucije i zatražite da vas ukloni. Da odgovorite na listu celu raspodelu. Da biste pronašli vlasnik DL liste, kliknite dvaput na ime liste distribucije.

Vrh stranice

Korišćenje komentara u liniji sa tekstom

Dodavanje umetnutih komentara na e-poštu koju primate praktičan je način da odgovorite na pitanja i odgovori direktno na probleme. Se smatra najboljom praksom postupite na sledeći način:

  1. U poruci pomenite ono na šta dodajete komentar u liniji sa tekstom. Na primer, uključite napomenu „Pogledati dolenavedene dodatne komentare“.

  2. Razdvojite svoj tekst od originalne poruke. Neki od predloga obuhvataju sledeće:

    • Promena boje fonta

    • Navedite svoje ime ili inicijale u zagradi, na primer, nije dobro], [MM]

    • Promena fonta u kurziv ili podebljani tekst ili obe

  3. Nemojte brisati ništa ne pišete.

Primer imena pošiljaoca koje prethodi umetnutom komentaru
Primer Fig. 1 komentara u liniji u Outlook poruci

Primer Fig. 1 komentara u liniji u Outlook poruci

Vrh stranice

Kada se koristi „Bcc“

Koristite funkciju "Bcc" da biste uklonili osobe iz razgovora putem e-pošte kada smatrate da više ne treba im dodatne e-poruke ili ako se tema razgovora promeni.

Na primer, ako ste jedan od pet osoba koje primaju pitanje i želite da odgovorim, premestite na četiri osobe Bcc linija i navedite nalik „Bcc'ing Joe Jeff, i gotovi Jennifer. Evo odgovora...” Buduće poruke će biti zatim između samo vi i prvobitnom pošiljaocu.

Nemojte koristiti polje "Bcc" da biste omogućili nezavisnog proizvođača (na primer, vaš menadžer) upoznam ograničenu poruku. Bcc primaoca možda ne znam da je ta osoba ima primili Bcc i možda odgovaranje svima izlaganje da on ili ona primili "Bcc". Ovo možete dobiti zajedno kao podmuklo ponašanje sa vaše strane.

Umesto korišćenja polje "Bcc" da biste obavestili trećoj strani o problemu, prosledite poruku nakon što ga pošaljete.

Vrh stranice

Priprema za odmor

Ako koristite Outlook sa Office 365, Outlook.com, Hotmail.com ili Live.com naloga ili Microsoft Exchange nalog, možete postaviti poruku "odsutan iz kancelarije" da biste omogućili osobama u organizaciji znate da ste odsutni.

Preporuka je pratite savet u članku Dodavanje vremenu odsutnosti iz kancelarije u programu Outlook kalendara kolega.

Ako vi ili vaš administrator kreira odmora deljeni kalendar, uverite se da biste objavili odmor tamo. Ako svi koristi deljeni kalendar, ne morate da biste poslali zahtev za odvojene sastanak da biste omogućili da svi znaju da ste odsutni, u članku upućuje ranije predlaže, ali e-poruke može da bude dobar podsetnik.

Više informacija o autoru

Patricia Eddy je sadržaja pisac potencijalnog klijenta za Outlook. Patricia Eddy je potencijalni klijent sadržaja pisac za Outlook na računaru. Ona je bivšeg Outlook MVP i autor nekoliko knjiga na veoma stare verzije programa Outlook. Živi u Seattle gde je uživa za čitanje i reprodukovanju gitare.

Vrh stranice

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×