Korišćenje toka posla „Odobrenje“

Ovaj članak sadrži:

• Kako funkcioniše tok posla za odobravanje?

• Dodavanje ili promena u toku posla "odobrenje" za listu, biblioteku ili tip sadržaja

• Pokrenite tok posla za odobravanje na dokumentu ili stavci

• Dovršavanje zadatka toka posla "odobrenje"

Na koji način funkcioniše tok posla „Odobrenje“?

Tok posla „Odobrenje“ podržava poslovne procese koji obuhvataju slanje dokumenta ili stavke kolegama ili menadžerima na odobrenje. Tok posla „Odobrenje“ povećava efikasnost odobrenja poslovnog procesa putem upravljanja i praćenja svih zadataka ovog procesa koje izvršavaju određene osobe, kao i obezbeđivanjem zapisa o tome nakon što se proces dovrši.

Ukoliko su tokovi posla dostupni, tok posla „Odobrenje“ možete da započnete direktno iz dokumenta ili stavke u listi ili biblioteci. Da biste započeli tok posla, izaberite tok koji želite da koristite, a zatim popunite obrazac za pokretanje toka posla u kojem ćete navesti učesnike toka posla (davaoci odobrenja), krajnji rok i druga važna uputstva za zadatak. Kada tok posla započne, server dodeljuje zadatke svim učesnicima. Ako su e-poruke upozorenja omogućene na serveru, server će ih poslati svim učesnicima. Učesnici mogu da kliknu na vezu u e-poruci sa obaveštenjem o zadatku da bi otvorili dokument ili stavku koju treba da odobre. Učesnici mogu odabrati da odobre, odbiju ili ponovo dodele zadatke za odobrenje. Mogu takođe da zatraže promenu dokumenta ili stavke koju treba odobriti. Učesnici imaju mogućnost da zadatke toka posla dovrše sa Microsoft Office SharePoint Server 2007 Web lokacije ili direktno u određenim programima koji su deo sistema Microsoft Office 2007. Dok se tok posla odvija, vlasnik toka posla ili učesnici mogu pregledaju stranicu „Status toka posla“ da bi videli koji su učesnici dovršili zadatke toka posla. Tok posla će se završiti kada učesnici toka posla dovrše svoje zadatke, a vlasnik toka posla će automatski biti obavešten da je tok posla dovršen.

Tok posla „Odobrenje“ podrazumevano je povezan sa tipom sadržaja „Dokument“ i zbog toga je automatski dostupan u bibliotekama dokumenata. Podrazumevani tok posla „Odobrenje“ za biblioteke dokumenata je serijski tok posla u kom se zadaci dodeljuju jednom po jednom učesniku. Verzija toka posla „Odobrenje“ je podrazumevano povezana i sa bibliotekama stranica na lokaciji za objavljivanje, a tok posla se može koristiti za upravljanje procesom odobrenja za objavljivanje Web stranica. Ove unapred povezane verzije toka posla „Odobrenje“ možete da prilagodite da biste zadovoljili potrebe svoje organizacije, a možete i da dodate potpuno novu verziju toka posla „Odobrenje“ u listu, biblioteku ili tip sadržaja.

Vrh stranice

Dodavanje ili menjanje toka posla „Odobrenje“ za listu, biblioteku ili tip sadržaja

Da bi tok posla mogao da se koristi, on mora da se doda u listu, biblioteku ili tip sadržaja kako bi postao dostupan za sve dokumente ili stavke na određenoj lokaciji. Morate imati dozvolu za upravljanje listama da biste tok posla mogli da dodate u listu, biblioteku ili tip sadržaja. U većini slučajeva ovaj zadatak obavljaju administratori lokacija ili osobe koje upravljaju određenim listama ili bibliotekama.

Dostupnost toka posla u okviru lokacije može da se razlikuje u zavisnosti od toga gde se dodaje:

• Ako dodate tok posla direktno na listu ili u biblioteku, dostupan je samo za stavke na tu listu ili u biblioteku.

• Ako dodate tok posla u tip sadržaja liste (instanca tipa sadržaja lokacije koji je dodat na određenu listu ili u biblioteku), dostupan je samo za stavke tog tipa sadržaja na određenoj listi ili u biblioteci sa kojim je taj tip sadržaja povezan.

• Ako dodate tok posla u tip sadržaja lokacije, taj tok posla je dostupan za sve stavke tog tipa sadržaja u svakoj listi i biblioteci u koju je dodata instanca tog tipa sadržaja lokacije. Ako želite da tok posla bude široko dostupan na listama ili bibliotekama u kolekciji lokacija za stavke određenog tipa sadržaja, najefikasniji način da biste postigli ovaj rezultat je taj tok posla dodate direktno u tip sadržaja lokacije.

Iste korake izvršite i u slučaju da tok posla „Odobrenje“ želite da dodate u listu, biblioteku ili tip sadržaja, odnosno u slučaju da želite da promenite tok posla „Odobrenje“ koji je već povezan sa listom, bibliotekom ili tipom sadržaja.

1. Da biste otvorili stranici Dodavanje toka posla ili promena stranice toka posla za listu, biblioteku ili tip sadržaja za koji želite da dodate ili promenite tok posla, postupite na neki od sledećih načina:

   • Za listu ili biblioteku:

     1. Otvorite listu ili biblioteku za koju želite da dodate ili promenite tok posla.

     2. Na na postavke meni , izaberite stavku Postavke listeili kliknite na dugme postavke za tip biblioteke koju želite da otvorite.

        Na primer, u biblioteci dokumenata izaberite stavku Postavke biblioteke dokumenata.

     3. U grupi Dozvole i upravljanje izaberite stavku Postavke toka posla.

   • Za tip sadržaja liste:

     1. Otvorite listu ili biblioteku koja sadrži instancu tipa sadržaja liste za koju želite da dodate ili promenite tok posla.

     2. Na na postavke meni , izaberite stavku Postavke listeili kliknite na dugme postavke za tip biblioteke koju želite da otvorite.

        Na primer, u biblioteci dokumenata izaberite stavku Postavke biblioteke dokumenata.

     3. U grupi Tipovi sadržaja izaberite ime tipa sadržaja.

        Napomena: Ako lista ili biblioteka nije podešena da dozvoljava više tipova sadržaja, u odeljku Tipovi sadržaja se ne pojavljuje na stranici " Prilagođavanje " za listu ili biblioteku.

     4. U grupi Postavke izaberite stavku Postavke toka posla.

   • Za tip sadržaja lokacije:

     1. Na matičnoj stranici kolekcije lokacija, u polju Radnje na lokaciji meni , postavite pokazivač na Postavke lokacijei zatim kliknite na dugme Izmeni sve postavke lokacije.

     2. U koloni Galerije, kliknite na vezu Tipovi sadržaja lokacije.

     3. Izaberite ime tipa sadržaja lokacije za koji želite da dodate ili promenite tok posla, a zatim kliknite na vezu Postavke toka posla.

        Napomena: Ako tokovi posla već dodati u ovu listu, biblioteku ili tip sadržaja, ovaj korak vodi vas direktno na stranicu "Promena postavki toka posla" i treba da kliknete na dugme Dodaj tok posla da biste prešli na Dodavanje toka posla. Ako nijedan tok posla je dodato u ovu listu, biblioteku ili tip sadržaja, ovaj korak vodi vas direktno na stranici Dodavanje toka posla.

1. Na stranici „Menjanje postavki toka posla" kliknite na vezu Dodaj tok posla ili izaberite ime toka posla za koji želite da promenite postavke.

2. Postupite na neki od sledećih načina:

   • Ako želite da dodate tok posla, na stranici Dodavanje toka posla, u odeljku tok posla izaberite predložak toka posla odobravanja .

   • Ako menjate postavke za tok posla, na stranici „Menjanje toka posla" promenite postavke koje želite prema sledećim koracima.

3. U odeljak Ime upišite jedinstveno ime toka posla.

   1. U odeljku Lista zadataka navedite listu zadataka koja će se koristiti sa ovim tokom posla.

      Napomene: 

      • Možete da koristite podrazumevanu listu Zadaci ili da kreirate novu. Ako koristite podrazumevanu listu Zadaci, učesnici toka posla biće u mogućnosti da lako nađu i pregledaju svoje zadatke toka posla pomoću prikaza Moji zadaci u listi Zadaci.

      • Ako će zadaci za ovaj tok posla otkriti osetljive ili poverljive podatke koje želite da odvojite od opšte liste Zadaci, trebalo bi da kreirate novu listu zadataka.

      • Ako će vaša organizacija imati mnogobrojne tokove posla ili će tokovi posla sadržati brojne zadatke, trebalo bi da kreirate novu listu zadataka. U ovom slučaju ćete možda želeti da kreirate liste zadataka za svaki tok posla.

4. U odeljku Lista istorije izaberite listu istorije koju želite da koristite za ovaj tok posla. Lista istorije prikazuje sve događaje koji se javljaju tokom svake instance toka posla.

   Napomena: Možete da koristite podrazumevanu listu Istorija ili da napravite novu. Ako će vaša organizacija imati mnogo tokova posla, možda ćete želeti da kreirate zasebnu listu istorije za svaki tok posla.

5. U odeljku Opcije početka odredite kako, kada i ko može da započne tok posla.

   Ako želite da koristite ovaj tok posla za odobravanje za upravljanje odobravanjem sadržaja za biblioteku, potvrdite izbor u polju za potvrdu Pokreni ovaj tok posla da bi se odobrilo objavljivanje glavne verzije stavke . Više informacija o korišćenju toka posla za upravljanje odobravanjem sadržaja potražite u članku Korišćenje toka posla za upravljanje odobravanjem sadržaja za biblioteku.

   Napomene: 

   • Specifične opcije će možda biti nedostupne ako ih ne podržava predložak toka posla koji ste izabrali.

   • Opcija Započni ovaj tok posla da bi se dobilo odobrenje za izdavanje glavne verzije stavke dostupna je samo ako je omogućena podrška za kreiranje glavnih dokumenata i njihovih međuverija za biblioteku i ako izabrani predložak toka posla može da se koristi za odobravanje sadržaja.

6. Ukoliko ovaj tok posla dodajete tipu sadržaja lokacije, u odeljku Ažuriranje tipova sadržaja liste i lokacije navedite da li želite da ga dodate i svim tipovima sadržaja koji ga nasleđuju.

   Napomena: Odeljak Ažuriranje tipova sadržaja liste i lokacije pojavljuje se na stranici „Dodavanje toka posla“ samo za tipove sadržaja lokacije.

7. Kliknite na dugme Dalje.

8. Na stranici „Prilagođavanje toka posla“ navedite željene opcije za način usmeravanja zadataka, podrazumevane početne vrednosti toka posla, način dovršavanja toka posla i radnje koje će se izvršavati kada se tok posla uspešno dovrši.

   Izaberite opcije u nekom od sledećih odeljaka. Ne zahteva se navođenje opcija u svakom odeljku:

   Zadaci toka posla

   Željeni efekat	Postupak
   Dodelili zadatke svim učesnicima odjednom (paralelni tok posla)	Kliknite na dugme Svi učesnici istovremeno (paralelno).
   Dodeljivali zadatke jednom po jednom učesniku (serijski tok posla) Ukoliko tok posla postavite kao serijski, jedan učesnik mora da dovrši zadatak pre nego što sledeći učesnik primi zadatak.	Kliknite na dugme Jedan po jedan učesnik (serijski).
   Dozvolili učesnicima toka posla da svoje zadatke dodele drugoj osobi	Potvrdite izbor Dodeli zadatak drugoj osobi.
   Dozvolili učesnicima toka posla da zahtevaju odobrenje za promenu dokumenta ili stavke pre dovršetka zadatka	Potvrdite izbor Zahtevaj promenu pre dovršetka zadatka.

   Podrazumevane vrednosti za pokretanje toka posla

   Željeni efekat	Postupak
   Naveli podrazumevane liste učesnika na svim instancama ovog toka posla	Upišite imena osoba za koje želite da učestvuju kada ovaj tok posla započne ili kliknite na dugme Davaoci odobrenja da biste izabrali osobe i grupe iz kataloga korisničkih naloga e-pošte. Napomena: Ukoliko ste ovaj tok posla postavili kao serijski, imena učesnika toka posla dodajte onim redosledom kojim želite da se dodeljuju zadaci.
   Dodelili pojedinačne zadatke grupama	Potvrdite izbor Dodeli po jedan zadatak svakoj unetoj grupi (ne proširuj grupe). Ovu opciju izaberite ako planirate da grupe navedete kao učesnike toka posla i ako želite da se grupi dodeli samo jedan zadatak, a ne da se svakom članu grupe dodele pojedinačni zadaci.
   Dozvolili osobama koje započinju tok posla da menjaju ili dodaju učesnike	Potvrdite izbor Dozvoli promenu liste učesnika kada se ovaj tok posla pokrene. Ova opcija je podrazumevano izabrana. Opozovite izbor u ovom polju za potvrdu ako želite da sprečite izmenu ili dodavanje učesnika od strane osoba koje započinju tok posla.
   Naveli podrazumevanu poruku koja se pojavljuje sa svakim zadatkom	U okvir za tekst upišite poruku ili uputstva.
   Naveli krajnji rok za paralelne tokove posla	U polje Krajnji rok za zadatke (paralelne) upišite ili izaberite datum.
   Naveli vreme koje učesnici serijskog toka posla imaju za dovršetak zadataka toka posla	U odeljak Daj svakoj osobi sledeći vremenski period za završavanje zadatka (serijski) upišite broj, a zatim kao jedinicu računanja vremena izaberite stavku Dani ili Nedelje.
   Naveli listu osoba koje bi trebalo da prime upozorenja (a ne dodeljivanje zadataka) kada se započne tok posla	U odeljku Obavesti druge upišite imena osoba koje želite da obavestite ili kliknite na dugme CC da biste izabrali osobe i grupe iz kataloga korisničkih naloga e-pošte.

   Dovršavanje toka posla

   Željeni efekat	Postupak
   Naveli da je paralelni tok posla dovršen kada određeni broj učesnika dovrši svoje zadatke	Potvrdite izbor Sledeći broj zadataka je završen, a zatim upišite broj. Napomena: Ova opcija nije dostupna za serijski tok posla.
   Naveli da je tok posla dovršen kada je odbijen dokument ili stavka	Potvrdite izbor Dokument je odbijen.
   Naveli da je tok posla dovršen kada je promenjen dokument ili stavka	Potvrdite izbor Dokument je promenjen.

   Aktivnosti nakon završetka toka posla

   Željeni efekat

   Postupak

   Ažurirali status odobrenja za dokument ili stavku nakon završetka toka posla

   Potvrdite izbor Ažuriraj status odobrenja (koristite ovaj tok posla za upravljanje odobravanjem sadržaja). Ako koristite ovaj tok posla „Odobrenje“ da biste upravljali odobravanjem sadržaja (moderacija) za biblioteku i potvrdite izbor Započni ovaj tok posla da bi se dobilo odobrenje za izdavanje glavne verzije stavke na stranici „Dodavanje toka posla“, ova opcija je podrazumevano izabrana. Ako niste potvrdili izbor Započni ovaj tok posla da bi se dobilo odobrenje za izdavanje glavne verzije stavke na stranici „Dodavanje toka posla“ zato što ne želite da ovaj tok posla bude podrazumevani tok posla za odobravanje sadržaja za biblioteku, možete da potvrdite izbor Ažuriraj status odobrenja (koristite ovaj tok posla za upravljanje odobravanjem sadržaja) da biste učinili ovaj tok posla sekundarnim tokom posla za odobravanje sadržaja koji određeni korisnici mogu da započnu ručno.

9. Kliknite na dugme U redu.

Vrh stranice

Pokretanje toka posla „Odobrenje“ na dokumentu ili stavci

Možete ručno da započnete tok posla za odobravanje na dokumentu ili stavci direktno iz liste ili biblioteke u kojoj je sačuvana. Opcije dostupne kada započnete tok posla mogu se razlikovati u zavisnosti od toga kako je tok posla prilagođen kada je dodat na listu, biblioteku ili tip sadržaja za stavku. Morate imati barem dozvolu za uređivanje stavki da biste pokrenuli tok posla. Neki tokovi posla mogu zahtevati da imate dozvolu za upravljanje listama da biste pokrenuli tok posla na dokumentu ili stavci.

1. Ako lista ili biblioteka nije već otvorena, kliknite na njeno ime na traci „Brzo pokretanje“.

   Ako se ne pojavi ime liste ili biblioteke, izaberite stavku Prikaz celog sadržaja lokacije i zatim kliknite na ime liste ili biblioteke.

2. Postavite pokazivač na ime dokumenta ili stavke za koju želite da započnete tok posla, kliknite na strelicu koja će se pojaviti, a zatim izaberite stavku Tokovi posla.

3. U odeljku Pokretanje novog toka posla izaberite ime toka posla „Odobrenje“ koji želite da započnete.

4. Upišite imena osoba za koje želite da odobre dokument ili stavku u redu Davaoci odobrenja ili kliknite na dugme Davaoci odobrenja da biste izabrali osobe i grupe iz kataloga korisničkih naloga e-pošte.

   Napomena: Unesite ili izaberite imena učesnika toka posla onim redosledom kojim želite da dodelite zadatke ako je tok posla serijski.

5. Ako navodite grupe kao učesnike toka posla, potvrdite izbor Dodeli po jedan zadatak svakoj unetoj grupi (ne proširuj grupe) ako želite da se grupi dodeli samo jedno obaveštenje o zadatku, umesto da se svakom članu grupe pojedinačno šalju obaveštenja.

6. Upišite ove informacije u okvir za tekst u odeljku Otkucajte poruku koju treba uključiti u zahtev ako želite da zahtev sadrži poruku ili posebna uputstva o zadatku.

7. U odeljku Krajnji rok postupite na sledeći način da biste odredili kada zadatak treba da bude dovršen:

   • Kada radite sa serijskim tokom posla, upišite broj, a zatim kao jedinicu računanja vremena izaberite stavku Dani ili Nedelje.

   • Kada radite sa paralelnim tokom posla, upišite ili izaberite datum u polju Krajnji rok za zadatke.

   • Ako želite da druge osobe primaju obaveštenja (a ne dodeljivanje zadataka) kada tok posla započne, njihova imena upišite u polje CC ili kliknite na dugme CC da biste izabrali osobe i grupe iz kataloga korisničkih naloga e-pošte.

8. Kliknite na dugme Započni.

Vrh stranice

Dovršavanje zadatka toka posla „Odobrenje“

Učesnici toka posla „Odobrenje“ mogu da dovrše zadatke toka posla iz liste ili biblioteke u kojoj se stavka ili dokument nalaze ili direktno iz određenih programa koji su deo sistema Office 2007 izdanje. Više informacija o tome kako da dovršite zadatak toka posla u klijentskom programu potražite u pomoći za taj program.