Napomena: Želimo da vam što pre pružimo najnoviji sadržaj pomoći čim na vašem jeziku. Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam na dnu ove stranice saopštiti da li su vam informacije bile od koristi? Ovo je članak na engleskom jeziku za brzu referencu.
Tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ projektovan je da pruži podršku za potrebe upravljanja zapisima unutar organizacije. Ovaj tok posla upravlja istekom roka važenja dokumenta i procesom zadržavanja tako što dozvoljava učesnicima da odluče da li će da zadrže ili izbrišu dokumente, odnosno stavke čiji je rok važenja istekao.
Ovaj članak sadrži:
Na koji način funkcioniše tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“?
Tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ podržava procese za upravljanje zapisima i dokumentima na taj način što obezbeđuje organizacijama sredstva za upravljanje i praćenje procesa kojim se sadržaj sa isteklim rokom važenja ili zastareli sadržaj proverava i briše. Korisnici mogu ručno da započnu tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ na pojedinačnim dokumentima ili stavkama. Zbog veće doslednosti u upravljanju sadržajem sa isteklim rokom važenja, organizacije mogu da konfigurišu tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ koji će raditi zajedno sa funkcijom smernica za rok važenja smernica za upravljanje informacijama, tako da se tok posla započne automatski kada dokumentima ili stavkama na lokaciji istekne rok važenja. Iako se tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ može koristiti za bilo koju listu, biblioteku ili tip sadržaja na Microsoft Office SharePoint Server 2007 lokaciji, on se može posebno koristiti na lokaciji centra za čuvanje zapisa kao podrška za potrebe upravljanja zapisima i za smernice organizacije za zadržavanje dokumenata.
Kada tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ započne, on kreira zadatke toka posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ za određene dokumente i stavke u listi zadataka za tok posla. Ovi zadaci ne dodeljuju se određenim osobama, već se zapisuju u listu zadataka za taj tok posla. Osobe sa dozvolom za pristup ovoj listi zadataka (na primer menadžeri zapisa) mogu da pređu na listu zadataka i dovrše zadatke prihvatanjem ili odbijanjem stavki za brisanje. S obzirom da postoji verovatnoća da će tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ kreirati veliki broj zadataka „Odobrenje trajnog odlaganja“, naročito u slučaju ako je podešen da se započne automatski kada istekne rok važenja stavki, tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ nudi podršku za dovršavanje više zadataka odjednom tako da menadžeri zapisa ili druge ovlašćene osobe mogu u jednom koraku da obrade veliki broj stavki za brisanje.
Dodavanje ili menjanje toka posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ za listu, biblioteku ili tip sadržaja
Pre nego što se tok posla bude mogao da se koristi, mora se dodati u listu, biblioteku ili tip sadržaja kako bi bio dostupan dokumentima ili stavkama na određenoj lokaciji. Morate da imate dozvolu za upravljanje listama da biste dodali tok posla u listu, biblioteku ili tip sadržaja. U većini slučajeva ovaj zadatak sprovode administratori lokacije ili osobe koje upravljaju određenim listama ili bibliotekama. Dostupnost toka posla na lokaciji zavisi od toga gde je tok dodat:
-
Ako tok posla dodate direktno u listu ili biblioteku, on će biti dostupan samo za stavke u toj listi ili biblioteci.
-
Ako tok posla dodate tipu sadržaja liste (instanca tipa sadržaja lokacije koja je dodata određenoj listi ili biblioteci), on će biti dostupan samo za stavke istog tipa sadržaja u određenoj listi ili biblioteci sa kojom je tip sadržaja povezan.
-
Ako tok posla dodate tipu sadržaja lokacije, on će biti dostupan svim stavkama istog tipa sadržaja u svakoj listi i biblioteci kojoj je dodata instanca tog tipa sadržaja lokacije. Ako želite da tok bude široko dostupan listama ili bibliotekama kolekcije lokacija za stavke određenog tipa sadržaja, najefikasniji način da to ostvarite je da ga direktno dodate tipu sadržaja lokacije.
Dodavanje ili menjanje toka posla „Odobrenje trajnog odlaganja“
Iste korake izvršite i ako želite da dodate tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ u listu, biblioteku ili tip sadržaja, odnosno ako želite da promenite tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ koji je već povezan sa listom, bibliotekom ili tipom sadržaja.
-
Postupite na jedan od sledećih načina da biste otvorili stranicu „Dodavanje toka posla“ za listu, biblioteku ili tip sadržaja kojem želite da dodate tok posla.
|
Za listu ili biblioteku |
|
|
Za tip sadržaja liste |
|
|
Za tip sadržaja lokacije |
|
Ako su tokovi posla već dodati u ovu listu, biblioteku ili tip sadržaja, ovaj korak vodi vas direktno na stranicu „Promena postavki toka posla“. Kliknite na dugme Dodaj tok posla da biste prešli na stranicu „Dodavanje toka posla“. Ako tokovi posla nisu dodati u ovu listu, biblioteku ili tip sadržaja, ovaj korak vodi vas direktno na stranicu „Dodavanje toka posla“.
-
Na stranici „Dodavanje toka posla“, u odeljku Tok posla izaberite predložak toka posla Odobrenje trajnog odlaganja.
-
U odeljak Ime upišite jedinstveno ime toka posla.
-
U odeljku Lista zadataka navedite listu zadataka koja će se koristiti sa ovim tokom posla.
Napomene:
-
Možete da koristite podrazumevanu listu zadataka ili da kreirate novu. Učesnici toka posla moći će lako da pronađu i pregledaju zadatke svog toka posla na listi zadataka pomoću prikaza Moji zadaci ako koristite podrazumevanu listu zadataka.
-
Kreirajte novu listu zadataka ako će zadaci za ovaj tok posla sa sobom povući ili otkriti osetljive ili poverljive podatke koje želite da odvojite od opšte liste zadataka.
-
Kada kreirate listu zadataka za tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“, preporučuje se da ograničite dozvole za ove zadatke na one osobe u organizaciji koje su ovlašćene da odobravaju stavke za uništavanje, na primer menadžere zapisa.
-
Kreirajte novu listu zadataka ako vaša organizacija ima veliki broj tokova posla ili ako tokovi posla obuhvataju veliki broj zadataka. U tom slučaju, možda ćete želeti da kreirate liste zadataka za svaki tok posla.
-
-
U odeljku Lista istorije izaberite listu istorije koja će se koristiti sa ovim tokom posla. Lista istorije će prikazati sve događaje koji se odvijaju tokom određene instance toka posla.
Možete da koristite podrazumevanu listu istorije ili da kreirate novu. Možda ćete želeti za svaki tok posla da kreirate posebnu listu istorije ukoliko organizacija ima veliki broj tokova posla.
-
U odeljku Opcije početka navedite ko će, kako i kada pokrenuti tok posla.
Napomene:
-
Specifične opcije će možda biti nedostupne ako ih ne podržava predložak toka posla koji ste izabrali.
-
Opcija Započni ovaj tok posla da bi se dobilo odobrenje za izdavanje glavne verzije stavke dostupna je samo ako je omogućena podrška za kreiranje glavnih dokumenata i njihovih međuverija za biblioteku i ako izabrani predložak toka posla može da se koristi za odobravanje sadržaja.
-
-
Ukoliko ovaj tok posla dodajete tipu sadržaja lokacije, u odeljku Ažuriranje tipova sadržaja liste i lokacije navedite da li želite da ga dodate i svim tipovima sadržaja koji ga nasleđuju.
Napomena: Odeljak Ažuriranje tipova sadržaja liste i lokacije prikazuje se na stranici „Dodavanje toka posla“ samo za tipove sadržaja lokacije.
-
Kliknite na dugme U redu.
Konfigurisanje smernica za rok važenja radi korišćenja toka posla „Odobrenje trajnog odlaganja“
Ako želite da tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ započne automatski kada dokumentima ili stavkama istekne rok važenja, morate da konfigurišete smernice za rok važenja u smernicama za upravljanje informacijama za odgovarajuću listu, biblioteku ili tip sadržaja.
-
Ako koju ste već niste učinili, Dodavanje toka posla za odobrenje trajnog odlaganja listu, biblioteku ili tip sadržaja za koju konfigurišete smernice za rok važenja.
-
Postupite na jedan od sledećih načina da biste otvorili stranicu „Postavke smernica za upravljanje informacijama“ za listu, biblioteku ili tip sadržaja:
|
Za listu ili biblioteku |
|
|
Za tip sadržaja liste |
|
|
Za tip sadržaja lokacije |
|
Ako želite da konfigurišete smernice za rok važenja za listu ili biblioteku i da ta lista ili biblioteka podržava upravljanje sa više tipova sadržaja, izaberite tip sadržaja za koji želite da odredite smernice za upravljanje informacijama, a zatim kliknite na dugme U redu.
-
U odeljku Odredite smernice izaberite stavku Definisanje smernica.
-
Kliknite na dugme U redu.
-
Na stranici „Uređivanje smernica“, u odeljku Ime i administrativni opis upišite kratak opis smernica koje kreirate.
Napomena: Možete navesti imena samo za smernice za upravljanje informacijama koje su definisane u listi „Smernice za kolekciju lokacija“.
-
U odeljak Izjava o smernicama upišite opisnu izjavu kojom se korisnicima objašnjava svrha smernica. Ova izjava će se prikazati kada korisnici otvore dokumente ili stavke koje podležu smernicama. Ona bi trebalo da objasni koje opcije smernica se odnose na sadržaj ili koja posebna rukovanja se zahtevaju za sadržaj. Dužina izjave o smernicama može da bude najviše 512 znakova.
-
Da biste naveli period zadržavanja za dokumente i stavke koje podležu tim smernicama, izaberite stavku Omogući rok važenja, a zatim navedite period zadržavanja i radnje koje želite da se preduzmu kada istekne rok važenja stavke.
-
Izaberite period zadržavanja da biste odredili rok važenja dokumenata ili stavki. Postupite na neki od sledećih načina:
-
Da biste postavili rok važenja zasnovan na svojstvu datuma, izaberite stavku Vremenski period zasnovan na svojstvima stavke, a zatim izaberite radnju dokumenta ili stavke (na primer Kreirano ili Izmenjeno) i vremenski period nakon ove radnje (na primer broj dana, meseci ili godina) kada želite da istekne rok važenja stavke.
-
Izaberite opciju Programsko podešavanje da biste tok posla ili prilagođenu formulu za zadržavanje koristili za određivanje roka važenja.
-
-
U odeljku Vreme kada ističe rok važenja stavke navedite šta želite da se dogodi kada istekne rok važenja dokumenta ili stavke. Da biste započeli tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ na dokumentu ili stavci, izaberite stavku Započni ovaj tok posla, a zatim izaberite ime željenog toka posla „Odobrenje trajnog odlaganja“.
-
Kliknite na dugme U redu.
Pokretanje toka posla „Odobrenje trajnog odlaganja“
U mnogim slučajevima, tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ podešen je da automatski započne kada istekne rok važenja stavke. Ako je tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ konfigurisan da dozvoli korisnicima da ga započnu ručno, možete da započnete ovaj tok posla na dokumentu ili biblioteci direktno iz biblioteke ili liste u kojoj je sačuvan. Morate imati barem dozvolu za uređivanje stavki da biste započeli tok posla. Neki tokovi posla mogu zahtevati da imate i dozvolu za upravljanje listama da biste ih započeli.
-
Ako lista ili biblioteka nije već otvorena, kliknite na njeno ime na traci „Brzo pokretanje“.
Ako se ne pojavi ime liste ili biblioteke, izaberite stavku Prikaz celog sadržaja lokacije i zatim kliknite na ime liste ili biblioteke.
-
Postavite pokazivač na ime dokumenta ili stavke za koju želite da započnete tok posla, kliknite na strelicu koja će se pojaviti, a zatim izaberite stavku Tokovi posla.
-
U odeljku Započinjanje novog toka posla izaberite ime toka posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ koji želite da započnete.
Tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ započinje odmah i kreira zadatak „Odobrenje trajnog odlaganja“ u listi zadataka za tok posla.
Dovršavanje zadatka toka posla „Odobrenje trajnog odlaganja“
Tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ projektovan je da kreira zadatke „Odobrenje trajnog odlaganja“ za dokumente ili stavke. Ovi zadaci ne dodeljuju se određenim osobama, već se zapisuju u listu zadataka za tok posla. Osobe sa dozvolom za pristup ovoj listi zadataka (na primer menadžeri zapisa) mogu da pređu na listu zadataka i dovrše zadatke prihvatanjem ili odbijanjem stavki za brisanje.
Zadaci toka posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ mogu se dovršiti pojedinačno, a može se dovršiti i više zadataka odjednom. S obzirom da postoji verovatnoća da će tokovi posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ kreirati veliki broj zadataka toka posla istovremeno, preporučujemo vam da obradite više zadataka toka posla odjednom.
Dovršavanje jednog zadatka toka posla „Odobrenje trajnog odlaganja“
-
Pređite na listu zadataka za lokaciju da biste pronašli zadatke „Odobrenje trajnog odlaganja“ koje želite da dovršite.
Napomena: Zadatak toka posla se možda neće pojaviti u listi zadataka ako tok posla ne koristi podrazumevanu listu zadataka. Idite do liste ili biblioteke u kojoj je sačuvana stavka toka posla da biste pronašli zadatke toka posla. Postavite pokazivač na željenu stavku, kliknite na strelicu koja će se pojaviti, a zatim izaberite stavku Tokovi posla. Na stranici „Status toka posla“, u grupi Zadaci kliknite na vezu ka listi zadataka za taj tok posla.
-
Postavite pokazivač na ime zadatka koji želite da dovršite, kliknite na strelicu koja će se pojaviti, a zatim izaberite stavku Uredi stavku.
-
Da biste videli stavke koje su prosleđeni za raspored, kliknite na vezu pored ovaj zadatak toka posla se primenjuje na.
-
U odeljku Raspored postupite na neki od sledećih načina:
-
Kliknite na dugme Izbriši ovu stavku da biste izbrisali stavku, a zatim odredite da li želite da zadržite kopiju metapodataka stavke u datoteci za evidenciju nadgledanja.
-
Kliknite na dugme Nemoj izbrisati ovu stavku da biste zadržali stavku.
-
-
U odeljak „Komentari“ upišite komentare koje želite da pružite o radnji koju preduzimate.
-
Kliknite na dugme U redu.
Dovršavanje više zadataka toka posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ istovremeno
-
Otvorite listu zadataka za tok posla „Odobrenje trajnog odlaganja“ za koji želite da dovršite više zadataka istovremeno.
Napomena: Zadatak toka posla se možda neće pojaviti u listi zadataka ako tok posla ne koristi podrazumevanu listu zadataka. Idite do liste ili biblioteke u kojoj je sačuvana stavka toka posla da biste pronašli zadatke toka posla. Postavite pokazivač na željenu stavku, kliknite na strelicu koja će se pojaviti, a zatim izaberite stavku Tokovi posla. Na stranici „Status toka posla“, u grupi Zadaci kliknite na vezu ka listi zadataka za taj tok posla.
-
Na listi zadataka za tok posla, u polju Radnje meni
-
U odeljku Izbor više zadataka odjednom izaberite tip zadatka koji želite odjednom da uredite.
-
Ako ste primenili filtere za prikaz podskupa zadataka „Odobrenje trajnog odlaganja“ u listi zadataka, u odeljku Informacije o zadatku potvrdite da ste filtrirali željene zadatke.
-
Kliknite na dugme U redu.
-
U odeljku Raspored postupite na neki od sledećih načina:
-
Kliknite na dugme Izbriši ove stavke da biste odobrili trajno odlaganje stavki. Potvrdite izbor Zadrži kopiju metapodataka za stavku u datoteci za evidenciju podataka ako želite da sačuvate samo metapodatke za ove stavke.
-
Kliknite na dugme Nemoj izbrisati ove stavke da biste odbacili trajno odlaganje ovih stavki.
-
-
U odeljku Komentari upišite komentare koje želite da date o radnjama trajnog odlaganja.
-
Kliknite na dugme U redu.
-
Stranici "operacija je uspešno dovršena" vas obaveštava da izabrane zadatke planirana processsing i koju ćete primiti potvrdu e-pošte kada zadaci obrađena. Podrazumevano, zadaci se obrađuju svake noći iako administrator servera mogu da promene ovu postavku. Kliknite na dugme u redu.
