Konfigurisanje funkcija smernica za upravljanje informacijama

Izaberite jednu od sledećih mogućnosti:

• Otvorite stranicu "Uređivanje smernica"

• Više informacija o funkciji smernica za označavanje

• Dodavanje oznake u smernice

• Dodavanje događaja nadzor u smernice

• Dodavanje bar kodova u smernice

• Dodavanje stavke zadržavanja i važenja funkcija smernica

Otvaranje stranice „Uređivanje smernica“

Možete da pristupite stranici " Uređivanje smernica " iz smernica za kolekciju lokacija ili smernica koje je dodat u tip sadržaja lokacije.

Saznajte više o funkciji smernica za označavanje

Funkcija smernica za označavanje omogućava administratorima lokacije da kreiraju jednake oznake za Microsoft Office 2007 dokumente. Oznake su korisne da biste obezbedili da se informacije o svojstvima dokumenata prilože u dokument kada se štampa. Svojstva stavki uskladištena u kolonama, kao što su ime datoteke, autor, datum kreiranja, status, ime projekta i informacije o rasporedu, mogu da budu uključena u oznaku.

Podrazumevano, oznake se prikazuju u zaglavlju dokumenta; Međutim, krajnjih korisnika da umetnu oznaku bilo gde u dokumentu pomoću kartice " Umetanje " u Office 2007 izdanje programima, kao što su Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007i Microsoft Office PowerPoint 2007. Oznake se primenjuju na sve dokumente na koju se primenjuje tu politiku.

Administratori smernica mogu da utvrde sledeće atribute oznaka:

• Koje informacije treba uključiti u oznaku, kao što su metapodaci definisani u kolonama stavki, kao i fiksno kodiranim tekst i oblikovanje znakova. Oznake mogu da sadrže do 10 referenci kolona, svaka od njih može da bude dugačka do 255 znakova.

• Format oznake, što obuhvata njenu ukupnu visinu i širinu, stil teksta, font, veličinu, prelome redova i kartice. Podrazumevano, visina oznake je 2,54 cm, ali oznaka visine može da bude postavljena od 0,64 do 50,8 cm. Širina oznake može da bude od 0,64 cm do 50,8 cm. Tekst oznake je uvek centriran vertikalno u slici oznake.

• Da li će Office 2007 izdanje programi upitati krajnje korisnike da umetnu oznaku pre čuvanja ili štampanja dokumenta, odnosno da li je moguće ručno dodati oznaku po želji krajnjeg korisnika. Korisnici takođe mogu da izbrišu oznaku iz dokumenta ako je potrebno.

• Da li bi sadržaj oznake trebalo da bude zaključan kada se prvi put dodaje u dokument, odnosno da li se može ažurirati kako se informacije u kolonama promene. Oznake su zaključane samo kada su svi metapodaci prisutni na oznaci.

Vrh stranice

Dodavanje oznaka u smernice

1. Otvorite stranicu "Uređivanje smernica" za smernice na koju želite da dodate oznake.

2. Na stranici " Uređivanje smernica ", u odeljku oznake , kliknite na dugme Omogući oznake.

3. Da biste se uverili da je oznaka uvek dodata u dokument, potvrdite izbor Zatraži od korisnika da umetnu oznaku pre čuvanja ili štampanja.

   Napomena: Sve postavke se primenjuju na celu oznaku. Možda će biti potrebno da podesite oblikovanje teksta ili veličinu oznake da biste se uverili da je tekst ispravno prikazan.

   Opozovite izbor u ovom polju za potvrdu ako su smernice za označavanje opcionalne i ako želite da krajnji korisnici ručno umetnu oznaku u dokumente.

4. Da biste zaključali oznaku tako da promena nije moguća, čak i ako se informacije u koloni promene, potvrdite izbor Spreči promene na oznakama posle njihovog dodavanja.

   Opozovite izbor u ovom polju za potvrdu da biste dozvolili promene oznake kada se informacije u postavkama kolone promene.

5. U polje Format oznake upišite tekst oznake na način na koji želite da bude prikazan.

   • Upišite imena kolona koja želite da budu prikazana redosledom kojim želite da se pojavljuju u oznaci. Imena kolona stavite u vitičaste zagrade ({ }) kao što je prikazano na stranici.

   • Ako želite, možete da upišete identifikator kolone izvan zagrada kao što je prikazano u primeru na stranici.

   • Da biste dodali prelom reda u oznaku, upišite \n u polje za oznaku gde želite da se pojavi prelom reda.

   • Da biste dodali tabulator, upišite \t u polje za oznaku gde želite da tekst bude uvučen.

6. U odeljku Izgled izaberite oblikovanje teksta za oznaku. Uverite se da koristite font i stil fonta koji će biti dostupan na računarima krajnjih korisnika. Veličina fonta će takođe uticati na to koliko teksta može da bude prikazano u oznaci.

7. U odeljku Veličina oznake upišite visinu i širinu oznake. Visina oznake može da bude dužine od 0,64 cm do 50,8 cm, a širina oznake može da bude od 0,64 cm do 50,8 cm. Tekst oznake je uvek vertikalno centriran u slici oznake.

8. Kliknite na dugme Osveži da biste pregledali sadržaj oznake.

   Uverite se da se tekst uklapa u navedenu visinu i širinu oznake. Tekst koji je preveliki za oznaku neće biti prikazan.

   Napomena: Stvarne vrednosti kolone neće biti prikazane u pregledu.

9. Kliknite na dugme U redu da biste na smernice primenili funkciju oznake.

Dodavanje nadzora događaja u smernice

Funkcija nadzora smernica za kolekciju lokacija omogućava kompanijama da kreiraju i analiziraju tragove nadzora za dokumente kao i liste stavki koje se ne nalaze u dokumentu, kao što su liste zadataka, liste problema, grupe za diskusije i kalendari. Ova funkcija omogućava datoteku za evidenciju nadzora koja zapisuje događaje, na primer kada je sadržaj prikazan, uređen, objavljen i tako dalje. Kada je nadzor omogućen u smernicama, administratori smernica mogu da prikažu podatke nad kojima se vrši nadzor u izveštajima o korišćenju koji su zasnovani na programu Excel i koji prave rezime trenutnog korišćenja. Sve izveštaje možete da pregledate da biste videli kako se informacije koriste u organizaciji. Izveštaji datoteke za evidenciju nadzora mogu da pomognu organizacijama da provere i dokumentuju usaglašenost sa pravilima ili da istraže potencijalne probleme.

Datoteka za evidenciju nadzora čuva sledeće informacije:

• Ime događaja.

• Datum i vreme događaja.

• Ime sistema korisnika koji izvršava radnju.

• Otvorite stranicu "Uređivanje smernica" za smernice na koju želite da dodate nadzor.

• Na stranici " Uređivanje smernica ", u odeljku nadzor , potvrdite izbor u polju za potvrdu Omogući nadzor i zatim potvrdite izbor u poljima za potvrdu pored događaje koje želite da zadržite revizije za.

• Kliknite na dugme U redu da biste na smernice primenili funkciju nadgledanja.

Kad je nadzor omogućen, događaje u vezi sa stavke u ovim smernicama će biti naveden u datoteci evidencije. Da biste prikazali nadzora evidencije, na stranici " Postavke lokacije ", izaberite stavku Izveštaji evidencije nadzora, a zatim izaberite izveštaj koji ste podesili.

Vrh stranice

Dodavanje bar kodova u smernice

Bar kodovi su veoma korisni za upravljanje fizičkim zapisima zato što pružaju način za praćenje sredstava koja nisu digitalna, kao što su štampani dokumenti i fizičke stavke, na primer proizvodi, prototipovi i računarski hardver. Za razliku od oznaka, bar kodovi ne prikazuju informacije o stavci, tako da osetljive informacije mogu bezbedno da se uskladište na mreži i povežu sa odštampanim dokumentom ili fizičkim stavkama bez otkrivanja informacija.

Kada su bar kodovi omogućeni kao deo smernica, su dodati svojstva dokumenta i prikazuju u oblasti zaglavlja dokumenta na koju se primenjuje bar koda. Kao što su oznake, bar kodova možete takođe mogu ručno ukloniti iz dokumenta.

Možete da navedete da li bi trebalo upitati korisnike da obuhvate bar kodove pri štampanju ili čuvanju stavke ili bi bar kôd trebalo ručno umetnuti pomoću kartice Umetanje u Office 2007 izdanje programima.

Smernice za bar kôd generišu bar kodove standarda Kôd 39. Svaka slika bar koda sadrži tekst ispod znaka bar koda koji predstavlja njegovu vrednost. Ovo omogućava da se podaci bar koda koriste čak i kada hardver za skeniranje nije dostupan. Korisnici mogu ručno da upišu broj bar koda u polje za pretragu sistema Microsoft Office SharePoint Server 2007 da bi ih pronašli na lokaciji.

1. Na stranici " Uređivanje smernica ", u odeljku bar kodova , potvrdite izbor u polju za potvrdu Omogući bar kodova .

2. Da biste zatraži od korisnika da umetnu bar kodove u dokumente, potvrdite izbor u polju za potvrdu zatraži od korisnika da umetnu barkôd pre čuvanja ili štampanja .

3. Kliknite na dugme U redu da biste na smernice primenili funkciju bar koda.

Vrh stranice

Dodavanje funkcija za zadržavanje stavki i rok važenja u smernica

Kada su omogućene, smernice za rok važenja pretražuju kolekciju lokacija da bi pronašle one stavke koje su premašile period zadržavanja. Šta se dogodi sa tim stavkama zavisi od toga kako je sistem podešen da tretira stavke koje su premašile period zadržavanja. Na primer, stavke mogu da budu premeštene u korpu za otpatke, moguće je pokrenuti tok posla roka važenja ili izvršiti prilagođeni proces.

Smernice za rok važenja su omogućene postavljanjem perioda zadržavanja i radnje isteka roka važenja.

1. Otvorite stranicu "Uređivanje smernica" za smernice na koji želite da postavite zadržavanja i važenja.

2. Na stranici " Uređivanje smernica ", potvrdite izbor Omogući istek da biste ustanovili kako se sadržaj koji se upravlja u ovim smernicama.

3. Izaberite opciju za period zadržavanja da biste naveli kada će biti postavljen rok važenja dokumenata. Ovo takođe može da bude izraženo u posebnoj formuli toka posla ili prilagođenoj formuli za zadržavanje.

   • Da biste podesili važenja zasnovan na svojstvu datuma, izaberite vremenski period na osnovu svojstvima stavke, a zatim izaberite radnju i vremenski period (dani, meseci ili godina). Otkucajte broj u polje između spiskova da biste definisali vremenski period.

     Napomene: 

     • Kada kreirate smernice kao deo tipa sadržaja, možete da izaberete bilo koje svojstvo datuma definisano u tipu sadržaja koji se koristi kao vrednost roka važenja.

     • Ove opcije su dostupne samo kada kreirate smernice za kolekciju lokacija.

   • Izaberite opciju Programsko podešavanje da biste tok posla ili prilagođenu formulu za zadržavanje koristili za određivanje roka važenja.

4. Definišete koje radnje želite da se izvrše kada dokument istekne.

   • Da biste omogućili unapred određenu radnju (kao što je brisanje), izaberite stavku Obavi sledeću radnju, a zatim izaberite radnju sa liste.

   • Da biste započeli tok posla isteka roka važenja, izaberite stavku Započni ovaj tok posla, a zatim izaberite ime toka posla.

     Napomena: Ova funkcija je dostupna samo ako definišete smernice za tip sadržaja koji već ima tok posla povezan sa njim.

5. Kliknite na dugme U redu da biste na smernice primenili funkciju roka važenja.

Vrh stranice