Zašto bi trebalo da nadogradite na liste distribucije na grupe u programu Outlook

Važno : Ovaj članak je mašinski preveden, pogledajte odricanje odgovornosti. Pogledajte verziju ovog članka na engleskom jeziku ovde za referencu.

Godina organizacijama oslanjali na grupe za distribuciju da komuniciraju i sarađuju sa grupama osobama unutar i izvan preduzeća. Sada, međutim, grupe u programu Outlook ponudi moćnije rešenje za saradnju.

Šta su to grupe?

Kada podesite grupe u programu Outlook, možete da odaberete skup osoba koje želite da sarađujete sa i lako Podešavanje kolekciju resursa za te osobe da delite. Ne morate da brinete o ručno dodeljivanja dozvola resursi jer Dodavanje članova u grupu automatski daje dozvole su im potrebne za alatke za grupu pruža.

Te dodatne resurse uključuju:

  • Deljeno prijemno poštansko sanduče – gde se izvrši razgovori tradicionalno imate u listama distribucije. Ovaj deljeni prijemno poštansko sanduče je u potpunosti pretraživanja tako da kreira dnevna arhive grupe poruka. Nove članice grupe možete da pretražujete ili pomeranje unazad kroz istoriju da biste došli na brzinu brzo o tome šta je objavljeni u grupi prethodno. Pogledajte članak: razgovor sa grupom u programu Outlook.

    Savet : Ako korisnici i dalje želite grupne poruke da se pojave u svoje lične prijemno poštansko sanduče, kao i sa liste distribucije, sve treba da urade jeste da se pretplatite na grupe tako što ćete kliknuti na dugme članstvo na traci u programu Outlook.

  • Deljene datoteke biblioteke - grupi ima SharePoint datoteke biblioteke gde korisnici mogu se uskladištite, deljenje i saradnja na dokumentima, radne sveske, prezentacije, slike ili bilo koju drugu vrstu datoteke su im potrebne za rad na. Pogledajte članak: Deljenje datoteka grupe u programu Outlook 2016.

  • Deljeni kalendar – grupi dobija deljeni kalendar da biste objavili događaje povezane sa grupom. Svaki član koji se pretplatili na grupu automatski pozvani na događaje objavljene kalendar te događaje može da se pojavi na svoje lične kalendare ako žele. Pogledajte video: Planiranje sastanka u kalendaru grupe u programu Outlook 2016.

  • Deljene OneNote beležnicu - grupi automatski ima deljenu OneNote beležnicu gde članovi grupe mogu da prikupljanje i saradnja na informacije. Mnogo grupa koristite beležnicu da biste kreirali dnevna Wiki stranice sa najčešća pitanja i drugim resursima. Pogledajte video: Prvi koraci u programu OneNote 2016.

  • Pristup gosta – možete da dodate spoljne kontakte grupama za distribuciju pre, ali samo imaju e-pošte. Sa grupama možete ponuditi goste pristup e-pošte razgovore, datoteke i deljenu OneNote beležnicu. Pogledajte članak: pristup gosta u Office 365 grupama.

  • Sadržaj je podložan prepoznavanju - grupe u programu Outlook su javne podrazumevano, što znači da su jednostavna za druge osobe u vašoj organizaciji da otkriju i pridruživanje ili Pregledajte materijal u grupi. Ako je više osetljivi sadržaj grupe možete se prebaciti na grupu da biste privatno, koje skriva sadržaj iz koje nisu članovi i zahteva vlasnika grupe da odobri sve zahteve za priključivanje.

  • Samouslužnog kreiranja - ne mora da ide tako što ćete zahteva od korisnika da kreirate grupe. Korisnici mogu da kreiraju sopstvene grupe po potrebi. Ako želite da kontrolišete koji korisnici u vašoj organizaciji mogu da kreiraju grupama potražite u članku: Upravljanje Office 365 grupe kreiranja.

To su samo nekoliko funkcija koje vam grupe rešenje moćnije od grupa za distribuciju.

Administracija grupa

Office 365 nudi brojne korisne alatke i mogućnosti više lako upravljanje i administriranje grupa. Više informacija o svakoj od ove prednosti, kliknite na dugme ispod naslova.

Držanje direktorijum u okviru kontrola je problem svakog administratora. Evo nekih alatki za Office 365 nudi će vam pomoći da biste olakšali:

  • Imenovanje smernice – smernice za imenovanje omogućavaju da definišete koje jesu i nisu prihvatljivi imena za grupe. Koji sprečava korisnike pruža laik ili zabranjeno imena grupe. Pored toga možete da nametnete preduzeća standardne prefiksa ili sufiksa za imena grupe.

    Dinamički članstvo - dinamičke članstvo vam omogućava da članstvo u grupi postavio pravilo, što dodaje (ili uklanja) članovi grupe na osnovu metapodataka (kao što su odeljenje ili ulogom) u aktivnom direktorijumu. Za više informacija o kreiranju dinamičke članstvo u članku Korišćenje atribute kreiranju naprednih pravila .

  • Skrivene članstvo – ako imate razlog članstvo grupe da bude poverljivo, na primer, ako su članovi studente, možete da sakrijete članstvo izvan lica.

  • Dozvole za kreiranje - možda neke osobe iz vaše organizacije koje ne želite da imate mogućnost da kreirate nove grupe. Postoji nekoliko tehnika za upravljanje dozvolama za kreiranje u direktorijumu. Pogledajte članak Upravljanje kreiranja Office 365 grupe.

  • Evidencija nadzora – možete da imate više pouzdanosti što dozvoljava korisnicima za kreiranje grupa i upravljanje članstvo u grupi zato što Office 365 grupama nadzora evidencije vam omogućavaju da pratite koji je kreirao ili izbrisane određenoj grupi ili izvršili promene u članstvo grupe. Pogledajte članak: Pretraga nadzora prijavite se u Office 365 bezbednosti i centru za usaglašenost.

Upravljanje isporukom vam pruža nekoliko metoda da rukujete kako se poruke treba da slanja ili prijema grupa. Pored toga postoje alatke za nadgledanje toka te poruke.

  • Slanje u vidu ili Pošalji u ime - ove postavke dozvoljava navedeni korisnicima da šalju e-poruke kao da su iz ili su u ime grupe.

  • Pošiljalac ograničenja - ove postavke vam omogućavaju da kontrolišete ko ima dozvolu za slanje poruka grupi. Grupe može da bude konfigurisan tako da dozvoli e-poštu izvan lica, ali možda ćete želeti da biste ograničili koje samo određene izvan stranke.

  • Podrška za spoljne korisnike - po pozivanjem goste u grupu možete da odaberete da budu uključene u e-poštu razgovore u grupi. Pogledajte članak: goste pristup usluzi Office 365 grupa – pomoć za administratore.

  • Pravila za prenos - rad prenosa pravila za grupe samo kao što to rade za Exchange server. Pravila možete da potražite poruke koje ispunjavaju određene uslove, a zatim možete da preduzmete radnju u vezi te poruke.

  • Upozorenja e-pošte – upozorenja e-pošte su informativno poruke prikazuje korisnicima dok su pišete poruku. Oni može pomoći da smanjite obaveštenja o neisporučivanju tako što ćete upozorenje korisnika ako je verovatno izvan stranama ili premaši poruku kvota svoju poruku.

  • Više proxy adrese - grupe mogu da imam pseudonime baš kao poštansko sanduče korisnika. Dodatni proxy adrese mogu biti korisni za prihvatanje poruke poslate na druge te pseudonime ili što vam olakšava da dođete do grupu koja ima dugu ili teško pravopisa ime. Pogledajte članak: više domena podrške za Office 365 grupa – administrator pomoći

  • Max slanje/prijem veličina - ove kvote može pomoći da smanjite probleme sa grupom primanju (ili slanja) izuzetno velika poruke kako biste bolje upravljanje zahtevima za skladištenje i propusni opseg.

Office 365 vam pruža neke alatke za upravljanje vrstu sadržaja koji se dele u vašoj grupi.

  • Smernice za korišćenje - moći ćete da definišete smernice za korišćenje za Office 365 grupama – da biste Obrazujte korisnike o najboljim praksama koje pomažu zadržali svoje grupe efikasne i Obrazujte ih na interni sadržaja smernice. Primer potražite: Smernice za korišćenje za Microsoft klijenata i partnera.

  • Klasifikacije podataka – moći ćete da biste kreirali sistem za klasifikaciju prilagodljivih podataka za Office 365 grupama koje omogućava razdvajanje grupa po tipu smernica (primer, "Neklasifikovan", "poslovni poverljivim" ili "poverljivo"). Na ovaj način, grupa možete dati smernice drugi sadržaj u vašoj organizaciji. Proširivi smernica omogućava organizaciji da biste konfigurisali krajnje tačke koje se zove kad god grupe je kreiranje ili promena – a zatim možete da primenite sopstvene smernice za kreiranje grupe ili promenite.

Upravljanje promena

Korisnici su ponekad nelagodno promeni tako da je važno da komunicirate sa postojeće članove listama distribucije da znaju šta da očekuju. Ovo su neke informacije koje bi trebalo da uključite u ovu poruku, zajedno sa nekoliko odgovora koji vam mogu biti od koristi:

Šta su to grupe u programu Outlook?

Office 365 grupe u programu Outlook su jedan saradnju rešenje za timovima/grupe koje želite mesto za deljenje diskusije, datoteke, kalendara i beleške u objedinjene onako kako je lako da biste pronašli.  Verovatno jednom najbolja opcija je u prijemno poštansko sanduče grupe održava istorija razgovora, što će vam olakšati da biste pretražili prethodne razgovore.

Zašto pravimo ovu promenu?

Osobe često tražite mogućnost da pretražujete poruke objavljene u našem listu distribucije kako biste pronašli informacije o u prošlosti kojem. Nadogradnja liste distribucije grupi znači da osobe ne moraju da pitanje ili odgovorite na istom pitanja iznova i iznova.

Takođe u novu grupu uključivaće kalendar za naše grupnih događaja, u biblioteci deljenih datoteka i beležnicu u programu OneNote gde da sarađuju i prikupljanje informacija za buduću referencu.

Treba da se pridružite ovu grupu da sam već član liste distribucije?

Ne, ako ste već član liste distribucije automatski biti član u novu grupu.

Kako da pristupim nove grupe u programu Outlook? Šta je sa Outlook na Vebu?

Da biste pristupili nove grupe u programu Outlook idi na kategoriju grupe pri dnu okna za navigaciju sa leve strane. Ako često koristite ovu grupu razmotrite zakačiti u omiljenim lokacijama tako što ćete kliknuti desnim tasterom miša na nju i odabrati stavku Prikaži kao omiljene.

Pored toga besplatno mobilni klijenti za Office 365 grupama dostupni su na svaki mobilni platform (iOS, Android, itd.) tako da možete lako da pristupite grupi u pokretu.

Ne mogu da i dalje samo e-

Da, naravno. Isti pseudonim e-pošte koji ste koristili za liste distribucije će i dalje u redu za grupu u programu Outlook.

Takođe...

Ne zaboravite da ih kada je ova promena javljanja i koji su treba da kontaktiram ako imaju dodatno pitanja.

Prelazak na liste distribucije

Jeste li spremni da nadogradite Lista distribucije grupi? Pogledajte članak Migriranje distribuciju lista za Office 365 grupa – pomoć za administratore.

Šta je sledeće?

Kada ste nadogradili vašoj grupi za distribuciju na Office 365 grupu postoji nekoliko dodatnih zadatke, možda ćete želeti da uradite kako biste se uverili da prođete.

  • Praćenje sa korisnicima - potvrdu pomoću ih odmah nakon što se nadogradnja dovrši, a zatim ponovo za nekoliko dana. Prikazuje da slušate i odaziva na pitanja možda će značajno ka čineći ih zadovoljni i upoznati sa promenom.

  • Nadgledanje angažovanje izveštaje – u Office 365 Portal za administraciju ima neke dobre izveštaje koji može da vam prikaže koliko korisnika koliko često koristite grupi i funkcije koriste. Te izveštaje mogu pomoći da dizajnirate vaše praćenja i obuku korisnika, kao i isticanje korisnici odakle većina vrednost iz novu grupu. Pogledajte članak: izveštaje o aktivnostima u Office 365 centru administracije.

  • Deli vaš utisak pri radu - neka druga tima u preduzeću da ste izvršili nadogradnju vašoj grupi za distribuciju i koje korake koje je da biste uspešno! Deljenje informacije mogu da pomognu te druge timovima da sledite na primer i imaju uspešnu nadogradnju.

Takođe pogledajte

Imate pitanja o Office 365 grupama?

Posetite lokaciju Microsoft Office 365 grupe zajednica.

Slušamo vas

Ovaj članak je poslednji put ažurirana 24 maj 2017 kao rezultat povratne informacije. Ako možete da ga možete navođeni da korisne informacije, a naročito ako niste, ponovo kliknite na dugme kontrole za povratne informacije ispod i ostavite konstruktivan komentare, kako bismo mogli nastaviti da unapredi. Hvala!

Napomena : Odricanje odgovornosti za mašinski prevod: Ovaj članak je preveo računarski sistem bez ljudske intervencije. Microsoft nudi ove mašinske prevode da bi pomogao korisnicima koji ne govore engleski da uživaju u sadržaju o Microsoft proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je članak mašinski preveden, može da sadrži greške u rečniku, sintaksi ili gramatici.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×