Zašto bi trebalo da nadogradite liste distribucije u grupe u programu Outlook

Godine su se oslanjali na grupe za distribuciju da bi komunicirali i sarađivali sa grupama osoba unutar i izvan preduzeća. Sada, međutim, Office 365 grupe u programu Outlook nude moćnije rešenje za saradnju.

Savet: Ako tražite informacije o korišćenju Outlook kontakt grupa za slanje e-pošte na listu osoba – kao što je grupa prijatelja – pogledajte članak Kreiranje grupe kontakata ili liste distribucije u programu Outlook za PC.

Šta su to Office 365 grupe?

Kada podesite Office 365 grupu u programu Outlook, možete da odaberete skup osoba sa kojima želite da sarađujete i da lako podesite kolekciju resursa za te osobe da je dele. Ne morate da brinete o ručnoj dodeli dozvola za sve te resurse jer članovi automatski dobijaju neophodne dozvole za alatke koje grupa pruža kada ih dodate u grupu.

Ti dodatni resursi su:

  • Deljeno prijemno poštansko sanduče – gde se nalaze razgovori koje tradicionalno imate na listama distribucije. Ovo deljeno prijemno poštansko sanduče potpuno je moguće pretraživati tako da kreira živodelni arhiv poruka grupe. Pridoљlioci u grupu mogu da pretražuju ili da se pomere kroz istoriju da bi brzo mogli da ubrzaju na onome što je prethodno postavljeno u grupi. Pogledajte članak: imate grupni razgovor u programu Outlook.

    Savet: Ako korisnici i dalje žele da se poruke grupe pojave u ličnom prijemnom poštanskom sandučetu, kao što su uradili sa listom distribucije, sve što treba da urade jeste da se pretplate na grupu tako što ćete kliknuti na dugme članstvo na traci u programu Outlook.

  • Biblioteka deljenih datoteka – grupa ima biblioteku SharePoint datoteka gde korisnici mogu da skladište, dele i sarađuju na dokumentima, radnim sveskama, prezentacijama, slikama ili bilo kojoj drugoj vrsti datoteke na kojoj treba da rade. Pogledajte članak: Deljenje datoteka grupe.

  • Deljeni kalendar – grupa dobija deljeni kalendar da bi objavljivala događaje povezane sa grupom. Svaki član koji se pretplaćio na grupu automatski se poziva na događaje objavljene u kalendaru, tako da te događaje mogu da se pojave na ličnim kalendarom ako žele. Pogledajte članak: Planiranje sastanka u kalendaru grupe u programu Outlook.

  • Deljena OneNote Beležnica – grupa automatski ima deljenu OneNote beležnicu gde članovi grupe mogu da prikupljaju i sarađuju na informacijama. Mnoge grupe koriste beležnicu za kreiranje živih Wiki zapisa sa najčešća pitanja i drugim resursima.

  • Pristup gostu – pre možete da dodate spoljne kontakte grupama za distribuciju, ali sve što su dobili bilo je e-pošta. Sa grupama možete da ponudite gostima pristup razgovorima e-pošte, datotekama, a čak i deljenoj OneNote beležnici. Pogledajte: pristup gostu u sistemu Office 365 grupe.

  • Sadržaj je podrazumevano da se razvide grupe u programu Outlook, što znači da je za druge osobe lako da otkriju i pridruže ili pregledaju materijale u grupi. Ako je sadržaj grupe osetljiviji, možete da je prebacite na privatnu, koja skriva sadržaj od drugih članova i zahteva od vlasnika grupe da odobri zahteve za pridruživanje.

  • Stvaranje samouslužnog kreiranja – ne mora da bude zaglibio po zahtevima od korisnika za kreiranje grupa. Korisnici mogu da kreiraju sopstvene grupe po potrebi. Ako želite da kontrolišete koji korisnici u organizaciji mogu da kreiraju grupe, pogledajte članak: pristup gostu u sistemu Office 365 grupe.

To su samo nekoliko funkcija koje grupiše moćnije rešenje od grupa za distribuciju.

Administracija grupa

Office 365 nudi brojne korisne alatke i mogućnosti za lakše vođenje i upravljanje grupama. Za više informacija o svakoj od ovih beneficija kliknite na naslove ispod.

Čuvanje direktorijuma je problem svakog administratora. Evo nekih alatki koje Office 365 nudi za lakše olakšavanje:

  • Imenovanje smernica za imenovanje smernica omogućava vam da definišete šta su i koje nisu, prihvatljiva imena za vaše grupe. To sprečava korisnike da daju ili zabranjenim imenima grupama. Pored toga, možete da nametnete standardne prefikse za preduzeća ili sufikse imenima grupa.

    Dinamičko članstvo – dinamičko članstvo vam omogućava da postavite grupisanje članstva u grupi po pravilu, koje dodaje (ili uklanja) članove grupe na osnovu metapodataka (kao što je Odsek ili uloga) u aktivnom direktorijumu. Više informacija o kreiranju dinamičkog članstva potražite u članku Korišćenje atributa .

  • Skriveno članstvo – ako imate razlog da želite da članstvo grupe bude poverljivo, na primer ako su članovi studenti, možete da sakrijete članstvo iz spoljnih stranaka.

  • Dozvole za kreiranje – možda postoje neke osobe u vašoj organizaciji koje ne želite da budu u mogućnosti da kreiraju nove grupe. U direktorijumu postoji nekoliko tehnika za Upravljanje dozvolama za kreiranje. Pogledajte članak Upravljanje Office 365 grupnom kreiranjem.

  • Evidencije nadzora – možete da imate više samopouzdanja dozvoljavajući korisnicima da kreiraju grupe i upravljaju članstvom u grupi zato što Office 365 grupe evidencije nadgledanja vam omogućavaju da pratite ko je kreirao ili izbrisao određenu grupu ili načinio promene članstva grupe. Pogledajte: pretražite evidenciju nadzora u Office 365 Security & centar za usaglašenost.

Upravljanje isporukom pruža neke metode za rukovanje kako poruke treba da se šalju ili primaju u grupi. Pored toga, postoje alatke za nadgledanje protoka tih poruka.

  • Pošaljite ili pošaljite u ime – ove postavke omogućava navedenim korisnicima da šalju e-poruke kao da su iz njih ili su u ime grupe.

  • Ograničenja pošiljaoca – ove postavke vam dozvoljavaju da kontrolišete ko može da šalje poruke u grupu. Grupa može da se konfiguriše da omogući e-poštu iz spoljnih stranaka, ali ćete možda želeti da ograničite to samo na određene spoljne strane.

  • Podrška spoljnih korisnika – pozivanjem gostiju u grupu možete odabrati da ih uključite u razgovore putem e-pošte u grupi. Pogledajte: pristup gostu u sistemu Office 365 grupe.

  • Pravila transporta – pravila transporta rade za grupe kao što to rade za Exchange server. Pravila mogu da traže poruke koje ispunjavaju određene uslove i mogu da preduzmu radnje na tim porukama.

  • Saveti za poštu – saveti za poštu su informativne poruke koje se prikazuju korisnicima dok pišu poruku. One mogu da pomognu da se umanjuju NDRs tako što ćete upozoriti korisnika ako će njihova poruka verovatno preći na spoljne stranke ili premašiti kvote poruke.

  • Više Proxy adresa – grupa može da ima pseudonime kao i korisničko poštansko sanduče. Dodatne proxy adrese mogu da budu korisne za prihvatanje poruka koje su poslate drugim pseudonimima ili zbog toga što vam olakšava da dođete do grupe koja ima dugačak ili teško ime. Pogledajte: Podrška za Office 365 grupama – pomoć za administratore

  • Maksimalna veličina slanja/prijema – ove kvote mogu da pomognu da se smanje problemi sa grupom koja prima (ili šalje) ekstremno velikim porukama kako biste bolje upravljali zahtevima za skladištenje i propusnog opsega.

Office 365 vam daje i neke alate za upravljanje sadržajem koji se deli u grupi.

  • Uputstva za upotrebu – možete da definišete smernice za upotrebu za Office 365 grupe – da biste edukovali korisnike o najbolje praksama koje pomažu da njihove grupe budu efikasne i da ih edukuju o internim smernicama sadržaja. Za primer pogledajte: smernice za upotrebu za Microsoft klijente i partnere.

  • Klasifikacija podataka – moći ćete da kreirate pristupačnim sistemima za klasifikaciju podataka za Office 365 grupe koje omogućavaju razdvajanje grupa po tipu smernica (npr., "Neklasifikovano", "korporativno poverljivo" ili "strogo poverljivo"). Na ovaj način, možete da eksponate smernice drugog sadržaja u organizaciji. Extensible Policy omogućava organizaciji da konfiguriše krajnju tačku koja se zove kada se kreira ili promeni grupa – i zatim možete da primenite sopstvene smernice za kreiranje grupe ili promenu.

Upravljanje promenama

Korisnici su ponekad neprijatni sa promenama tako da je važno da komunicirate sa postojećim članovima distribucije da biste im dozvolili da znaju šta da očekuju. Evo nekih informacija koje treba da uključujete u ovu poruku, zajedno sa odgovorima koji vam mogu biti korisni:

Šta su to grupe u programu Outlook?

Office 365 grupe u programu Outlook su jedinstveno rešenje za saradnju za timove/grupe koje žele mesto za deljenje diskusija, datoteka, kalendara i beležaka na objedinjenom načinu na koji se lako pronalazi.  Verovatno jedinstvena funkcija je da prijemno poštansko sanduče za grupu održava istoriju diskusija, što olakšava pretraživanje prethodnih diskusija.

Zašto smo uveli ovu promenu?

Osobe su često zatražile mogućnost pretrage poruka objavljenih na našoj listi distribucije da biste pronašli informacije o kojima je razgovarano u prošlosti. Nadogradnja liste distribucije na grupu znači da osobe ne moraju da postavljaju pitanja ili odgovore na ista pitanja iznova i iznova.

Nova grupa će sadržati kalendar za događaje grupe, zajedničku biblioteku datoteka i OneNote beležnicu gde možemo da sarađujemo i skupljamo informacije za buduću referenca.

Da li treba da uradim nešto da bih se pridružio ovoj grupi ako sam već bio član liste distribucije?

Ako ste već bili član liste distribucije, automatski ćete biti član nove grupe.

Kako da pristupim novoj grupi u programu Outlook? Šta je sa programom Outlook na vebu?

Da biste pristupili novoj grupi u programu Outlook, idite na kategoriju grupe u dnu okna za navigaciju sa leve strane. Ako koristite ovu grupu često razmotrite da je zakačite kao omiljenu tako što ćete kliknuti desnim tasterom miša na nju i izabrati stavku Prikaži kao omiljeno.

Pored toga, postoje besplatni mobilni klijenti za Office 365 grupe dostupne na svim platformoja za mobilne uređaje (iOS, Android itd.) tako da možete lako da pristupite grupi u pokretu.

Mogu li i dalje da samo e-poštu

Da, naravno. Isti pseudonim e-pošte koji ste koristili za listu distribucije i dalje će biti dobar za grupu u programu Outlook.

Takođe...

Ne zaboravite da im kažete kada se ova promena desi i sa kim treba da se obrate ako ima daljih pitanja.

Migriranje lista distribucije

Spremni ste da nadogradite listu distribucije na grupu? Pogledajte članak Migriranje lista distribucije u Office 365 grupe – pomoć za administratore.

Šta je sledeće?

Kada nadograđite grupu za distribuciju u Office 365 grupu, postoji nekoliko pratećeg zadataka koje ćete možda želeti da biste se uverili da prolaze nesmetano.

  • Pratite korisnike – prijavite se sa njima odmah nakon dovršavanja nadogradnje, a zatim nekoliko dana kasnije. Pokazujući da slušate i da se odaziva na sva pitanja koja su im mogla biti zadovoljna i udobni sa promenom.

  • Nadgledanje izveštaja o veridbi – Portal Office 365 administrator ima neke dobre izveštaje koji mogu da vam pokaћu koliko korisnika koristi grupu, koliko često i koje funkcije koriste. Ti izveštaji mogu da vam pomognu da dizajnirate svoju pratecu obuku i korisnike, kao i da markirate gde korisnici dobijaju najviše vrednosti iz nove grupe. Pogledajte: Izveštaji o aktivnostima u Microsoft 365 centru administracije.

  • Deljenje iskustva – neka drugi timovi u preduzeću znaju da ste nadogradili grupu za distribuciju i koje korake ste preduzeli da bi ga napravili uspešnom! Deljenje te informacije može da pomogne drugim timovima da slede Vaš primer i da imaju uspešnu nadogradnju.

Takođe pogledajte

Imate pitanja o Office 365 grupama?

Posetite office 365 grupe tech Community.

Slušamo vas

Ovaj članak je poslednji put ažuriran 2017 22. Ako ste pronašli da vas je vodio do korisne informacije, a posebno ako niste, kliknite na kontrole povratnih informacija ispod i ostavite nam neke konstruktivne komentare da bismo mogli da nastavimo da ga poboljšavamo. Hvala!

Napomena:  Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li da nam javite da li su informacije bile korisne? Ovo je članak na engleskom jeziku za referencu.​

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Izgleda da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×