Uvoz ili veza sa podacima u Excel radnoj svesci

Uvoz ili veza sa podacima u Excel radnoj svesci

Podatke iz Excel radne sveske možete premestiti u Access baze podataka na više načina. Podatke možete kopirati iz otvorenog radnog lista i nalepiti ih u Access list sa podacima, uvesti radni list u novu ili postojeću tabelu ili se povezati sa radnim listom iz Access baze podataka.

Ova tema sadrži detaljna objašnjenja o načinu uvoza i povezivanja sa podacima programa Excel iz Access baza podataka za računare.

Napomene : 

  • Podatke ne možete da uvezete dok je Access 2010 veb baza podataka pokrenuta u veb pregledaču. Ako podatke želite da uvezete u veb bazu podataka, prvo morate da je otvorite pomoću programa Access.

  • Povezane tabele nisu kompatibilne sa Access 2010 veb bazama podataka. Da biste koristili spoljne podatke u veb bazi podataka, podatke morate da uvezete, a ne da se povežete sa njima. Više informacija o veb bazama podataka potražite u članku Pravljenje Access baze podataka za deljenje na vebu.

Izaberite jednu od sledećih mogućnosti:

Razumevanje uvoza podataka iz programa Excel

Uvoz podataka iz programa Excel

Rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju ili nisu tačne

Povezivanje sa podacima u programu Excel

Rešavanje problema sa vrednostima „#Num!“ i drugim netačnim vrednostima u povezanoj tabeli

Razumevanje uvoza podataka iz programa Excel

Ako je vaš cilj da neke ili sve podatke iz nekih Excel radnih listova uskladištite u programu Access, trebalo bi da uvezete sadržaj radnog lista u novu ili postojeću Access bazu podataka. Kada uvozite podatke, Access kreira kopiju podataka u novoj ili postojećoj tabeli bez menjanja izvornog Excel radnog lista.

Uobičajeni slučajevi uvoza Excel podataka u Access

  • Dugogodišnji ste korisnik programa Excel, ali, kako napredujete, poželeli ste da za rad sa podacima koristite Access. Podatke iz Excel radnih listova želite da premestite u neke Access baze podataka.

  • Vaše odeljenje ili radna grupa koristi Access, ali vi povremeno primate podatke u Excel formatu koji treba da budu objedinjeni sa Access bazama podataka. Ove Excel radne listove želite da uvozite u bazu podataka kada ih primite.

  • Access koristite za upravljanje podacima, ali sedmični izveštaji koje primate od ostatka tima su Excel radne sveske. Želeli biste da unapredite proces uvoza kako biste osigurali uvoz podataka u bazu podataka svake sedmice u određeno vreme.

Ako prvi put uvozite podatke iz programa Excel

  • Ne postoji način da Excel radnu svesku sačuvate kao Access bazu podataka. Excel ne obezbeđuje funkcionalnost za kreiranje Access baze podataka na osnovu Excel podataka.

  • Kada otvorite Excel radnu svesku u programu Access (u dijalogu Otvaranje datoteke, sa liste Datoteke tipa izaberite stavku Microsoft Office Excel datoteke, a zatim izaberite željenu datoteku), Access će kreirati vezu sa radnom sveskom, a neće uvesti podatke koje ona sadrži. Povezivanje sa radnom sveskom je u osnovi različito od uvoza radnog lista u bazu podataka. Više informacija o povezivanju potražite u odeljku Povezivanje sa podacima u programu Excel u nastavku ovog članka.

Uvoz podataka iz programa Excel

Koraci u ovom odeljku objašnjavaju pripremu i pokretanje operacije uvoza, kao i čuvanje postavki uvoza u vidu specifikacije za kasniju ponovnu upotrebu. U daljem radu imajte u vidu da istovremeno možete da uvozite podatke iz samo jednog radnog lista. Odjednom ne možete da uvezete sve podatke iz cele radne sveske.

Priprema radnog lista

  1. Pronađite izvornu datoteku i izaberite radni list koji sadrži podatke koje želite da uvezete u Access. Ako želite da uvezete samo deo radnog lista, možete da definišete imenovani opseg koji uključuje samo one ćelije koje želite da uvezete.

    Definisanje imenovanog opsega (opcionalno)   

    1. Prebacite se u Excel i otvorite radni list koji sadrži podatke koje želite da uvezete.

    2. Izaberite opseg ćelija koje sadrže podatke koje želite da uvezete.

    3. Kliknite desnim tasterom miša unutar izabranog opsega i izaberite stavku Imenuj opseg ili Definiši ime.

    4. U dijalogu Novo ime navedite ime opsega u polju Ime i kliknite na dugme U redu.

      Imajte u vidu da tokom operacije uvoza možete da uvezete samo jedan radni list. Ponovite operaciju uvoza za svaki radni list koji želite da uvezete u slučaju da želite da uvezete više radnih listova.

  2. Redigujte izvorne podatke i izvršite sledeće radnje opisane u ovoj tabeli.

    Element

    Opis

    Broj kolona

    Broj izvornih kolona koje želite da uvezete ne sme da pređe 255 zato što Access ne može da podrži više od 255 polja u tabeli

    Preskakanje kolona i redova

    Preporučuje se da u izvorni radni list ili imenovani opseg uključite samo one redove i kolone koje želite da uvezete

    Redovi    Redove ne možete da filtrirate niti preskačete tokom operacije uvoza

    Kolone    Kolone ne možete da preskačete tokom operacije ako odaberete dodavanje podataka u postojeću tabelu

    Tabelarni format

    Uverite se da se ćelije nalaze u tabelarnom formatu. Ako radni list ili imenovani opseg uključuje objedinjene ćelije, sadržaj ćelija će biti postavljen u polje koje odgovara prvoj koloni na levoj strani, a druga polja će ostati prazna

    Prazne kolone, redovi i ćelije

    Izbrišite sve prazne kolone i redove koji nisu neophodni u radnom listu ili opsegu. Ako se u radnom listu ili opsegu nalaze prazne ćelije, pokušajte da dodate podatke koji nedostaju. Ako planirate da zapise dodate u postojeću tabelu, uverite se da odgovarajuće polje u tabeli može da bude bez vrednosti (vrednosti koje nedostaju ili su nepoznate). Polje može da bude bez vrednosti ako je svojstvo polja Potrebno postavljeno na Ne, a postavka svojstva Pravilo za validaciju ne sprečava postojanje polja bez vrednosti

    Vrednosti grešaka

    Ako neke ćelije u radnom listu ili opsegu sadrže vrednosti grešaka, kao što su #NUM i #DIV, ispravite ih pre pokretanja operacije uvoza. Ukoliko izvorni radni list ili opseg sadrže vrednosti grešaka, Access će u odgovarajuća polja u tabeli postaviti vrednost „null“. Više informacija o načinima ispravljanja tih grešaka potražite u odeljku Rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju ili nisu tačne u nastavku ovog članka

    Tip podataka

    Uverite se da svaka izvorna kolona sadrži isti tip podataka u svakom redu da biste izbegli greške tokom uvoza. Access skenira prvih osam izvornih redova da bi odredio tip podataka polja u tabeli. Preporučuje se da se uverite da prvih osam izvornih redova ne sadrži vrednosti različitih tipova podataka u kolonama. Ako sadrži, Access koloni možda neće dodeliti tačan tip podataka.

    Osim toga, preporučuje se da svaku izvornu kolonu u programu Excel oblikujete i dodelite joj određeni format podataka pre pokretanja operacije uvoza. Oblikovanje se posebno preporučuje ako se u koloni nalaze različiti tipovi podataka. Na primer, kolona „BrojLeta“ u radnom listu može da sadrži numeričke i tekstualne vrednosti, kao što su 871, AA90 i 171. Da biste izbegli vrednosti koje nedostaju ili nisu tačne, postupite na sledeći način:

    1. Kliknite desnim tasterom miša na zaglavlje kolone i izaberite stavku Oblikuj ćelije.

    2. Na kartici Broj, u oknu Kategorija izaberite odgovarajući format. Za kolonu „BrojLeta“ verovatno biste odabrali format Tekst

    3. Kliknite na dugme U redu

    Ako su izvorne kolone oblikovane, ali i dalje sadrže mešovite vrednosti nakon osmog reda, moguće je da operacija uvoza ipak preskoči vrednosti ili ih pogrešno konvertuje. Više informacija o rešavanju problema potražite u odeljku Rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju ili nisu tačne

    Prvi red

    Ako prvi red u radnom listu ili imenovani opseg sadrže imena kolona, možete da podesite Access da podatke u prvom redu uzme u obzir kao imena polja tokom operacije uvoza. Ukoliko izvorni radni list ili opseg ne uključuju imena, preporučuje se da ih dodate pre pokretanja operacije uvoza

    Napomena : Ako planirate da u postojeću tabelu dodate podatke, uverite se da se ime svake kolone tačno podudara sa imenom odgovarajućeg polja. Operacija uvoza neće uspeti ukoliko se ime kolone razlikuje od imena odgovarajućeg polja u tabeli. Otvorite tabelu u prikazu dizajna u programu Access kako biste videli imena polja

  3. Zatvorite izvornu radnu svesku ako je otvorena. Otvorena izvorna datoteka može da prouzrokuje greške u konvertovanju podataka tokom operacije uvoza.

Priprema odredišne baze podataka

  1. Otvorite Access bazu podataka u kojoj će biti uskladišteni uvezeni podaci. Uverite se da baza podataka nije samo za čitanje i da imate dozvole da je menjate.

    –ili–

    Ako podatke ne želite da uskladištite ni u jednu postojeću bazu podataka, kreirajte praznu bazu podataka. Da biste to uradili, postupite na sledeći način:

    Izaberite karticu Datoteka, kliknite na dugme Novo i izaberite stavku Prazna baza podataka. Imajte u vidu da ukoliko koristite Access 2007, kliknite na Microsoft Office dugme, a zatim izaberite stavku Novo.

  2. Pre nego što počnete sa operacijom uvoza, odlučite da li podatke želite da uskladištite u novu ili u postojeću tabelu.

    Kreiranje nove tabele    Ako odaberete da podatke uskladištite u novu tabelu, Access će kreirati tabelu i uvezene podatke dodati u nju. Ukoliko tabela navedenog imena već postoji, Access će sadržaj te tabele zameniti uvezenim podacima.

    Dodavanje podataka u postojeću tabelu    Ako odaberete da podatke dodate u postojeću tabelu, redovi iz Excel radnog lista se dodaju u navedenu tabelu.

    Imajte u vidu da operacije dodavanja ne uspevaju uglavnom zbog toga što se izvorni podaci ne podudaraju sa strukturom i postavkama polja u odredišnoj tabeli. Da biste to izbegli, otvorite odredišnu tabelu u prikazu dizajna i redigujte sledeće:

    • Prvi red    Ako prvi red izvornog radnog lista ili imenovanog opsega ne sadrži naslove kolona, uverite se da se položaj i tip podataka svake kolone u izvornom radnom listu podudara sa položajem i tipom podataka odgovarajućih polja u tabeli. Ukoliko prvi red sadrži naslove kolona, nije potrebno da se redosled kolona i polja podudara, ali ime i tip podataka svake kolone mora da se tačno podudara sa imenima i tipovima podataka odgovarajućih polja.

    • Polja koja nedostaju ili dodatna polja    Ako neka polja iz izvornog radnog lista ne postoje u odredišnoj tabeli, dodajte ih pre pokretanja operacije uvoza. Međutim, ako tabela sadrži polja koja ne postoje u izvoru, nije potrebno da izbrišete ta polja iz tabele ako ona prihvataju vrednost „null“.

      Savet : Polje prihvata vrednost „null“ ako je njegovo svojstvo Potrebno postavljeno na vrednost Ne, a postavka svojstva Pravilo za validaciju ne sprečava postojanje vrednosti „null“.

    • Primarni ključ    Ako se u tabeli nalazi polje primarnog ključa, izvorni radni list ili opseg moraju da imaju kolonu koja sadrži vrednosti koje su kompatibilne sa poljem primarnog ključa, a uvezene vrednosti ključa moraju da budu jedinstvene. Ako uvezeni zapis sadrži vrednost primarnog ključa koja već postoji u odredišnoj tabeli, operacija uvoza će prikazati poruku o grešci.

    • Indeksirana polja    Ako je za neko polje u tabeli svojstvo Indeksirano postavljeno na Da (Bez duplikata), odgovarajuća kolona u izvornom radnom listu ili opsegu mora da sadrži jedinstvene vrednosti.

      Pređite na sledeće korake za pokretanje operacije uvoza.

Pokretanje operacije uvoza

  1. Lokacija čarobnjaka za uvoz/povezivanje razlikuje se u zavisnosti od verzije programa Access. Odaberite korake odgovarajuće za vašu verziju programa Access:

    • Ako koristite najnoviju verziju programa Access u okviru pretplate na Office 365, na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz i povezivanje izaberite stavku Novi izvor podataka > Iz datoteke > Excel.

    • Ako koristite Access 2016, Access 2013 ili Access 2010, na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz i povezivanje izaberite stavku Excel.

    • Ako koristite Access 2007, na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz izaberite stavku Excel.

    Napomena : Kartica Spoljni podaci nije dostupna ako baza podataka nije otvorena.

  2. U dijalogu Preuzimanje spoljašnjih podataka – Excel unakrsna tabela, u polje Ime datoteke upišite ime Excel datoteke koja sadrži podatke koje želite da uvezete.

    –ili–

    Kliknite na dugme Potraži i u dijalogu Otvaranje datoteke pronađite datoteku koju želite da uvezete.

  3. Navedite željeni način skladištenja uvezenih podataka.

    Izaberite opciju Uvezi izvorne podatke u novu tabelu u aktuelnoj bazi podataka kako biste podatke sačuvali u novoj tabeli. Kasnije će se od vas zatražiti da imenujete ovu tabelu.

    Izaberite stavku Dodaj kopiju zapisa u tabelu i sa padajuće liste izaberite odgovarajuću tabelu da biste podatke dodali u postojeću tabelu. Ova opcija nije dostupna ukoliko baza podataka ne sadrži tabele.

    Ako želite da se povežete sa izvorom podataka kreiranjem povezane tabele, pročitajte odeljak Povezivanje sa podacima u programu Excel u nastavku ovog članka.

  4. Kliknite na dugme U redu.

    Pokrenuće se čarobnjak za uvoz unakrsnih tabela i provesti vas kroz proces uvoza. Pređite na sledeći skup koraka.

Korišćenje čarobnjaka za uvoz unakrsnih tabela

  1. Na prvoj stranici čarobnjaka izaberite unakrsnu tabelu koja sadrži podatke koje želite da uvezete, a zatim kliknite na dugme Dalje.

  2. Na drugoj stranici čarobnjaka izaberite opciju Prikaži radne listove ili opciju Prikaži imenovane opsege, izaberite radni list ili imenovani opseg koji želite da uvezete, a zatim kliknite na dugme Dalje.

  3. Ako prvi red izvornog radnog lista ili opsega sadrži imena polja, potvrdite izbor Prvi red sadrži naslove kolona i kliknite na dugme Dalje.

    Ukoliko uvozite podatke u novu tabelu, Access će koristiti ove naslove kolona za imenovanje polja u tabeli. Ova imena možete da promenite u toku operacije uvoza ili nakon nje. Ako podatke dodajete u postojeću tabelu, uverite se da se naslovi kolona u izvornom radnom listu tačno podudaraju sa imenima polja u odredišnoj tabeli.

    Pređite direktno na korak 6 ukoliko podatke dodajete u postojeću tabelu. Ako podatke dodajete u novu tabelu, pratite preostale korake.

  4. Čarobnjak će vas upitati da redigujete svojstva polja. Kliknite na kolonu u donjoj polovini stranice da biste prikazali odgovarajuća svojstva polja. Opcionalno, postupite na neki od sledećih načina:

    • Ako želite, redigujte i izmenite ime i tip podataka odredišnog polja.

      Access pregleda prvih osam redova u svakoj koloni da bi predložio tip podataka za odgovarajuće polje. Ako kolona radnog lista u prvih osam redova sadrži različite tipove vrednosti, kao što je tekst i brojevi, čarobnjak predlaže tip podataka koji je kompatibilan sa svim vrednostima u koloni – najčešće je to tekstualni tip podataka. Iako možete da odaberete drugi tip podataka, imajte u vidu da će vrednosti koje nisu kompatibilne sa odabranim tipom podataka biti zanemarene ili pogrešno konvertovane tokom procesa uvoza. Više informacija o ispravljanju vrednosti koje nedostaju ili nisu tačne potražite u odeljku Rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju ili nisu tačne u nastavku ovog članka.

    • Svojstvo Indeksirano postavite na Da kako biste kreirali indeks za polje.

    • Potvrdite izbor Nemoj da uvezeš polje (Preskoči) da biste potpuno preskočili izvornu kolonu.

      Kada završite sa izborom opcija, kliknite na dugme Dalje.

  5. Na sledećem ekranu navedite primarni ključ tabele. Ako izaberete opciju Neka Access doda primarni ključ, Access će u odredišnu tabelu dodati polje tipa „Automatsko numerisanje“ kao prvo polje i automatski ga popuniti jedinstvenim ID vrednostima, počevši sa 1. Kliknite na dugme Dalje.

  6. Na poslednjem ekranu čarobnjaka navedite ime odredišne tabele. U polju Uvezi u tabelu otkucajte ime tabele. Ako tabela već postoji, Access prikazuje odziv sa pitanjem da li želite da zamenite postojeći sadržaj tabele. Kliknite na dugme Da da biste nastavili ili na dugme Ne da biste naveli drugo ime odredišne tabele, a zatim kliknite na dugme Završi da biste uvezli podatke.

    Ako je Access mogao da uveze neke ili sve podatke, čarobnjak prikazuje stranicu koja pokazuje status operacije uvoza. Pored toga, detalje operacije možete da sačuvate za buduću upotrebu u vidu specifikacije. U suprotnom, ako operacija ni delimično ne uspe, Access prikazuje poruku Došlo je do greške pri pokušaju uvoza datoteke.

  7. Kliknite na dugme Da da biste sačuvali detalje o operaciji za buduću upotrebu. Čuvanje detalja vam pomaže da operaciju ponovite kasnije, a da pritom ne morate ponovo da prolazite kroz korake čarobnjaka.

Pogledajte članak Čuvanje detalja operacije uvoza ili izvoza u vidu specifikacije da biste saznali kako da sačuvate detalje specifikacije.

Pogledajte članak Pokretanje sačuvane specifikacije uvoza ili izvoza da biste saznali kako da pokrenete sačuvani uvoz ili specifikacije veze.

Pogledajte članak Planiranje specifikacije uvoza ili izvoza da biste saznali kako da planirate zadatke uvoza i povežete zadatke da se pokreću u određeno vreme.

Rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju ili nisu tačne

Ako primite poruku Došlo je do greške pri pokušaju uvoza datoteke, operacija uvoza u potpunosti nije uspela. U suprotnom, ako operacija uvoza prikaže dijalog sa pitanjem da li želite da sačuvate detalje operacije, operacijom su uvezeni svi ili neki podaci. Statusna poruka navodi i ime tabele za evidenciju grešaka koja sadrži opis svih grešaka do kojih je došlo tokom operacije uvoza.

Važno : Iako statusna poruka ukazuje na uspešno dovršenu operaciju, trebalo bi da pregledate sadržaj i strukturu tabele pre nego što počnete da je koristite da biste se uverili da sve izgleda ispravno.

  • Otvorite odredišnu tabelu u prikazu lista sa podacima da biste videli da li su u tabelu dodati svi podaci.

  • Otvorite tabelu u prikazu dizajna da biste pregledali tip podataka i druge postavke svojstava polja.

Sledeća tabela opisuje korake koje možete da preduzmete da biste ispravili vrednosti koje nedostaju ili nisu tačne.

Savet : Ako pri rešavanju problema sa rezultatima pronađete samo nekoliko vrednosti koje nedostaju, možete ih ručno dodati u tabelu. U suprotnom, ako pronađete da cele kolone ili veliki broj vrednosti nedostaju ili nisu ispravno uvezene, trebalo bi da otklonite problem u izvornoj datoteci. Kada otklonite sve poznate probleme, ponovite operaciju uvoza.

Problem

Rešenje

Grafički elementi

Grafički elementi kao što su logotipi, grafikoni i slike ne mogu da se uvoze. Ručno ih dodajte u bazu podataka kada dovršite operaciju uvoza

Izračunate vrednosti

Uvoze se rezultati izračunate kolone ili ćelija, ali ne i osnovna formula. Tokom operacije uvoza možete da navedete tip podataka koji je kompatibilan sa rezultatima formule, kao što je „Broj“

Vrednosti TRUE ili FALSE i -1 ili 0

Ako se u izvornom radnom listu ili opsegu nalazi kolona koja sadrži samo vrednosti TRUE ili FALSE, Access će za tu kolonu kreirati polje sa tipom podataka „Da/Ne“ i u njega umetnuti vrednosti -1 ili 0. Međutim, ako se u izvornom radnom listu ili opsegu nalazi kolona koja sadrži samo vrednosti -1 ili 0, Access će za tu kolonu podrazumevano kreirati numeričko polje. Tip podataka polja možete da promenite u „Da/Ne“ tokom operacije uvoza da biste izbegli ovaj problem

Polja sa više vrednosti

Kada podatke uvezete u novu tabelu ili ih dodate u postojeću tabelu, Access ne omogućava podršku za više vrednosti u polju, čak i ako izvorna kolona sadrži listu vrednosti razdvojenih tačkom i zarezom (;). Lista vrednosti se smatra jednom vrednošću i postavlja se u tekstualno polje.

Skraćeni podaci

Ako podaci u koloni Access tabele budu oštećeni, pokušajte da povećate širinu kolone u prikazu lista sa podacima. Ukoliko to ne reši problem, to znači da su podaci u numeričkoj koloni programa Excel preveliki za veličinu odredišnog polja u programu Access. Na primer, možda je svojstvo Veličina polja za odredišno polje postavljeno na Bajt u Access bazi podataka, ali izvorni podaci sadrže vrednost veću od 255. Ispravite vrednosti u izvornoj datoteci i ponovo pokušajte da izvršite uvoz

Format prikaza

Možda će biti neophodno da za određena polja postavite svojstvo Oblikovanje u prikazu dizajna kako biste se uverili da će vrednosti biti prikazane ispravno u prikazu lista sa podacima. Na primer:

  • Polje sa tipom podataka „Da/Ne“ će prikazati vrednosti -1 i 0 u prikazu lista sa podacima kada dovršite operaciju uvoza. Da biste to popravili, nakon dovršavanja operacije uvoza, svojstvo Oblikovanje za polje postavite na vrednost Da/Ne kako bi bila prikazana polja za potvrdu

  • Dugački i srednji formati datuma će se možda pojaviti kao kratki formati datuma u programu Access. Da biste to popravili, otvorite odredišnu tabelu u prikazu dizajna u programu Access i postavite svojstvo Oblikovanje za polje datuma na Dugački format datuma ili Srednji format datuma

Napomena : Ako se u izvornom radnom listu nalazi oblikovanje obogaćenog teksta, kao što je podebljano, podvučeno ili kurziv, tekst će biti uvezen, ali bez oblikovanja

Duplirane vrednosti (greška kršenja pravila ključa)

U zapisima koje uvozite mogu da se nalaze duplirane vrednosti koje se ne mogu uskladištiti u polje primarnog ključa odredišne tabele ili u polje čije je svojstvo Indeksirano postavljeno na Da (Bez duplikata). Izbrišite dvostruke vrednosti u izvornoj datoteci i ponovo pokušajte da izvršite uvoz

Vrednosti datuma pomerene za 4 godine

Opcija polja datuma koja se uvoze iz Excel radnog lista može da bude pomerene za četiri godine. Excel za Windows koristi datumski sistem 1900 (u kome je opseg rednih brojeva od 1 do 65 380), što odgovara datumima od 1. januara 1900. do 31. decembra 2078. Međutim, Excel za Macintosh koristi datumski sistem 1904 (u kom je opseg rednih brojeva od 0 do 63 918), što odgovara datumima od 1. januara 1904. do 31. decembra 2078.

Pre uvoza podataka, promenite sistem datuma za Excel radnu svesku ili posle dodavanja podataka izvršite upit za ažuriranje koji koristi izraz [ime polja datuma] + 1462 da biste ispravili datume

Bez vrednosti

Možda ćete videti poruku o grešci na kraju operacije uvoza o podacima koji su izbrisani ili izgubljeni tokom operacije. Osim toga, možete da vidite da su neke vrednosti polja prazne kada otvorite tabelu u prikazu lista sa podacima. Ako izvorne kolone u programu Excel nisu oblikovane ili prvih osam izvornih redova sadrže vrednosti različitih tipova podataka, otvorite izvorni radni list i postupite na sledeći način:

  • Oblikujte izvorne kolone

  • Premestite redove tako da prvih osam redova u svakoj koloni ne sadrže vrednosti različitih tipova podataka

  • Tokom operacije uvoza izaberite odgovarajući tip podataka za svako polje. Ako tip podataka nije ispravan, možda ćete videti vrednosti „null“ ili netačne vrednosti u celoj koloni kada operacija uvoza bude dovršena

Prethodni koraci mogu pomoći pri umanjivanju pojave polja bez vrednosti. Sledeća tabela navodi slučajeve u kojima i dalje vidite polja bez vrednosti:

Tip vrednosti koje nedostaju je...

Kada se uvozi u...

Tip odredišnog polja je...

Da biste rešili...

Tekst

Novu tabelu

Datum

Vrednostima datuma zamenite sve tekstualne vrednosti, a zatim ponovo pokušajte da izvršite uvoz

Tekst

Postojeću tabelu

Numerički ili datum

Vrednostima koje se podudaraju sa tipom podataka odredišnog polja zamenite sve tekstualne vrednosti, a zatim ponovo pokušajte da izvršite uvoz

Vrednosti datuma zamenjene numeričkim vrednostima

Videćete naizgled nasumične petocifrene brojeve umesto trenutnih vrednosti datuma u sledećim situacijama:

  • Izvorna kolona u radnom listu sadrži samo numeričke vrednosti u prvih osam redova, ali sadrži neke vrednosti datuma u sledećim redovima. Vrednosti datuma će biti pogrešno konvertovane

  • Izvorna kolona sadrži vrednosti datuma u nekim od prvih osam redova, a vi ste pokušali da ih uvezete u numeričko polje. Vrednosti datuma će biti pogrešno konvertovane

    Da biste to izbegli, vrednosti datuma u izvornoj koloni zamenite numeričkim vrednostima i ponovo pokušajte da izvršite uvoz

    Ponekad, ako kolona koja uglavnom sadrži vrednosti datuma sadrži i nekoliko tekstualnih vrednosti, sve vrednosti datuma mogu da se pojave kao naizgled nasumični petocifreni brojevi. Da biste to izbegli, zamenite tekstualne vrednosti vrednostima datuma i ponovo pokušajte da izvršite uvoz.

Numeričke vrednosti zamenjene vrednostima datuma

Videćete naizgled nasumične vrednosti datuma umesto trenutnih numeričkih vrednosti u sledećim situacijama:

  • Izvorna kolona sadrži samo vrednosti datuma u prvih osam redova, ali sadrži neke numeričke vrednosti u sledećim redovima. Numeričke vrednosti će biti pogrešno konvertovane

  • Izvorna kolona sadrži numeričke vrednosti u nekim od prvih osam redova, a vi ste pokušali da ih uvezete u polje datuma. Numeričke vrednosti će biti pogrešno konvertovane

Da biste to izbegli, vrednostima datuma zamenite numeričke vrednosti u izvornoj koloni, a zatim ponovo pokušajte da izvršite uvoz

Pored toga, možda ćete poželeti da redigujete tabelu za evidenciju grešaka (pomenutu na poslednjoj stranici čarobnjaka) u prikazu lista sa podacima. Tabela ima tri polja – „Greška“, „Polje“ i „Red“. Svaki red sadrži informacije o određenoj grešci, a trebalo bi da vam sadržaj polja „Greška“ pomogne u rešavanju problema.

Niske sa greškama i saveti za rešavanje problema

Greška

Opis

Skraćenje polja

Vrednost u datoteci je prevelika za postavku svojstva Veličina polja za ovo polje

Konverzija tipa nije uspela

Vrednost u radnom listu predstavlja pogrešan tip podataka za ovo polje. Vrednost može da nedostaje ili da bude netačno prikazana u odredišnom polju. Više informacija o rešavanju ovog problema potražite u prethodnoj tabeli

Kršenje pravila ključa

Vrednost primarnog ključa zapisa je duplirana – već postoji u tabeli

Pravilo za proveru valjanosti nije uspelo

Vrednost krši pravilo postavljeno korišćenjem svojstva Pravilo za validaciju za ovo polje ili tabelu

Polje sa svojstvom „Potrebno“ je bez vrednosti

Ovo polje ne može da bude bez vrednosti jer je svojstvo Potrebno za ovo polje postavljeno na Da

Polje tipa „Automatsko numerisanje“ je bez vrednosti

Podaci koje uvozite sadrže vrednost null koju ste pokušali da dodate u polje tipa „Automatsko numerisanje“

Zapis koji nije moguće raščlaniti

Tekstualna vrednost sadrži znak razgraničavanja teksta (obično dvostruki znaci navoda). Kad god vrednost sadrži znak razgraničavanja, on mora da se ponovi dvaput u tekstualnoj datoteci. Na primer:

4 1/2"" prečnik

Vrh stranice

Povezivanje sa podacima u programu Excel

Povezivanje Access baze podataka sa podacima u drugom programu omogućava vam da koristite alatke za upite i izveštaje koje obezbeđuje Access, a da pritom ne morate da održavate kopiju Excel podataka u bazi podataka.

Kada se povezujete sa Excel radnim listom ili imenovanim opsegom, Access kreira novu tabelu koja je povezana sa izvornim ćelijama. Sve promene koje izvršite u izvornim ćelijama u programu Excel pojavljuju se u povezanoj tabeli. Međutim, nije moguće uređivati sadržaje odgovarajuće tabele u programu Access. Ako želite da dodajete, uređujete ili brišete podatke, morate da izvršite promene u izvornoj datoteci.

Uobičajeni slučajevi povezivanja sa Excel radnim listom iz programa Access

Sa Excel radnim listom se obično povezujete (umesto da ga uvozite) iz sledećih razloga:

  • Želite i dalje da čuvate podatke u Excel radnim listovima, ali da pritom možete da koristite moćne opcije za upite i izveštaje u programu Access.

  • Vaš odeljenje ili radna grupa koriste Access, ali podaci iz spoljnih izvora sa kojima radite nalaze se u Excel radnim listovima. Ne želite da održavate kopije spoljnih podataka, ali želite da sa njima da radite u programu Access.

Ako se prvi put povezujete sa Excel radnim listom

  • Vezu sa Access bazom podataka nije moguće kreirati iz programa Excel.

  • Kada se povezujete sa Excel datotekom, Access će kreirati novu tabelu koja se često naziva povezana tabela. Tabela prikazuje podatke iz izvornog radnog lista ili imenovanog opsega, ali se oni u stvari ne skladište u bazu podataka.

  • Excel podatke ne možete da povežete sa postojećom tabelom u bazi podataka. To znači da podatke nećete moći da dodate u postojeću tabelu izvršavanjem operacije povezivanja.

  • Baza podataka može da sadrži više povezanih tabela.

  • Sve promene koje napravite na podacima u programu Excel automatski će se odraziti na povezanu tabelu. Međutim, sadržaj i struktura povezane tabele u programu Access su samo za čitanje.

  • Kada otvorite Excel radnu svesku u programu Access (u dijalogu Otvaranje datoteke, sa liste Datoteke tipa izaberite stavku Microsoft Excel i izaberite željenu datoteku), Access kreira praznu bazu podataka i automatski pokreće čarobnjak za povezivanje unakrsnih tabela.

Priprema Excel podataka

  1. Pronađite Excel datoteku i radni list ili opseg koji sadrži podatke sa kojima želite da izvršite povezivanje. Ako ne želite da se povežete sa celim radnim listom, razmislite o definisanju imenovanog opsega u kojem će se nalaziti samo one ćelije sa kojima želite da se povežete.

    Kreirajte imenovani opseg u programu Excel (opcionalno – korisno je samo ako želite da izvršite povezivanje sa nekim od podataka radnog lista)   

    1. Prebacite se u Excel i prikažite radni list u kojem želite da definišete imenovani opseg.

    2. Izaberite opseg ćelija koji sadrži podatke sa kojima želite da se povežete.

    3. Kliknite desnim tasterom miša unutar izabranog opsega i izaberite stavku Imenuj opseg ili Definiši ime.

    4. U dijalogu Novo ime upišite ime opsega u polje Ime, a zatim kliknite na dugme U redu.

      Imajte u vidu da tokom operacije povezivanja možete da se povežete sa samo jednim radnim listom ili opsegom. Ponovite operaciju povezivanja za svaki radni list ili opseg kako biste se povezali sa podacima sa više mesta u radnoj svesci.

  2. Redigujte izvorne podatke i preduzmite radnju kao što je opisano u sledećoj tabeli:

    Element

    Opis

    Tabelarni format

    Uverite se da se ćelije nalaze u tabelarnom formatu. Ako opseg sadrži objedinjene ćelije, sadržaj ćelija će biti postavljen u polje koje odgovara prvoj koloni na levoj strani, a druga polja će ostati prazna

    Preskakanje kolona i redova

    Izvorne kolone i redove ne možete da preskočite tokom operacije povezivanja. Međutim, polja i zapise filtera možete da sakrijete otvaranjem povezane tabele u prikazu lista sa podacima pošto ih uvezete u Access

    Broj kolona

    Broj izvornih polja ne sme da pređe 255 zato što Access ne može da podrži više od 255 polja u tabeli

    Prazne kolone, redovi i ćelije

    Izbrišite sve prazne kolone i redove koji nisu neophodni u Excel radnom listu ili opsegu. Ako ima praznih ćelija, pokušajte da dodate podatke koji nedostaju

    Vrednosti grešaka

    Ako neke ćelije u radnom listu ili opsegu sadrže vrednosti grešaka, ispravite ih pre nego što pokrenete operaciju povezivanja. Imajte na umu da će Access u odgovarajuća polja u tabeli postaviti vrednost „null“ ukoliko izvorni radni list ili opseg sadrže vrednosti grešaka

    Tip podataka

    Tip podataka ili veličinu polja u povezanoj tabeli ne možete da promenite. Pre nego što pokrenete operaciju povezivanja, morate da proverite da li svaka kolona sadrži podatke određenog tipa

    Preporučujemo da oblikujete kolonu ako se u njoj nalaze vrednosti različitih tipova podataka. Na primer, kolona „BrojLeta“ u radnom listu može da sadrži numeričke i tekstualne vrednosti, kao što su 871, AA90 i 171. Da biste izbegli vrednosti koje nedostaju ili nisu tačne, postupite na sledeći način:

    1. Kliknite desnim tasterom miša na kolonu i izaberite stavku Oblikuj ćelije.

    2. Na kartici Broj, u oknu Kategorija izaberite odgovarajući format

    3. Kliknite na dugme U redu

    Prvi red

    Ako prvi red u radnom listu ili imenovanom opsegu sadrži imena kolona, možete da podesite Access da podatke u prvom redu uzme u obzir kao imena polja tokom operacije povezivanja. Ukoliko se u radnom listu ne nalaze imena kolona ili ako određeno ime kolone krši pravila imenovanja polja u programu Access, Access će svakom odgovarajućem polju dodeliti važeće ime

  3. Zatvorite izvornu datoteku ukoliko je otvorena.

Priprema odredišne baze podataka

  1. Otvorite bazu podataka u kojoj želite da kreirate vezu. Uverite se da baza podataka nije samo za čitanje i da imate neophodne dozvole da u njoj pravite promene.

  2. Ako vezu ne želite da uskladištite ni u jednu postojeću bazu podataka, kreirajte praznu bazu podataka: Izaberite karticu Datoteka, kliknite na dugme Novo i izaberite stavku Prazna baza podataka. Imajte u vidu da ukoliko koristite Access 2007, kliknite na Microsoft Office dugme, a zatim izaberite stavku Novo.

Sada ste spremni da pokrenete operaciju povezivanja.

Kreiranje veze

  1. Lokacija čarobnjaka za uvoz/povezivanje razlikuje se u zavisnosti od verzije programa Access. Odaberite korake odgovarajuće za vašu verziju programa Access:

    • Ako koristite najnoviju verziju programa Access u okviru pretplate na Office 365, na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz i povezivanje izaberite stavku Novi izvor podataka > Iz datoteke > Excel.

    • Ako koristite Access 2016, Access 2013 ili Access 2010, na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz i povezivanje izaberite stavku Excel.

    • Ako koristite Access 2007, na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz izaberite stavku Excel.

    Napomena : Kartica Spoljni podaci nije dostupna ako baza podataka nije otvorena.

  2. U dijalogu Preuzimanje spoljašnjih podataka – Excel unakrsna tabela, u polje Ime datoteke unesite ime Excel izvorne datoteke.

  3. Izaberite opciju Poveži se sa izvorom podataka kreiranjem povezane tabele i kliknite na dugme U redu.

    Pokreće se čarobnjak za povezivanje unakrsnih tabela i vodi vas kroz proces povezivanja.

  4. Na prvoj stranici čarobnjaka izaberite radni list ili imenovani opseg i kliknite na dugme Dalje.

  5. Ako prvi red izvornog radnog lista ili opsega sadrži imena polja, potvrdite izbor Prvi red sadrži naslove kolona. Access će upotrebiti ove naslove kolona za imenovanje polja u tabeli. Ukoliko ime kolone sadrži određene specijalne znake, ono se ne može koristiti kao ime polja u programu Access. U takvim slučajevima, prikazaće se poruka o grešci koja će vas obavestiti da će Access tom polju dodeliti važeće ime. Kliknite na dugme U redu da biste nastavili.

  6. Na poslednjoj stranici čarobnjaka navedite ime povezane tabele i kliknite na dugme Završi. Ako tabela sa imenom koje navedete već postoji, bićete upitani da li želite da zamenite postojeću tabelu ili upit. Kliknite na dugme Da ako želite da zamenite tabelu ili upit ili kliknite na dugme Ne da biste naveli drugo ime.

    Access pokušava da kreira povezanu tabelu. Ako operacija uspe, Access prikazuje poruku Završeno je povezivanje tabele. Otvorite povezanu tabelu i pregledajte polja i podatke da biste se uverili da u svim poljima vidite ispravne podatke.

    Ukoliko vidite vrednosti grešaka ili netačne podatke, morate da rešite problem sa izvornim podacima. Više informacija o rešavanju problema sa vrednostima grešaka ili netačnim vrednostima potražite u sledećem odeljku.

Vrh stranice

Rešavanje problema sa vrednostima „#Num!“ i drugim netačnim vrednostima u povezanoj tabeli

Čak i ako primite poruku Završeno je povezivanje tabele, trebalo bi da otvorite tabelu u prikazu lista sa podacima da biste se uverili da redovi i kolone prikazuju ispravne podatke.

Ako negde u tabeli vidite greške ili netačne podatke, preduzmite odgovarajuću radnju kao što je opisano u sledećoj tabeli, a zatim ponovo pokušajte da izvršite povezivanje. Imajte u vidu da vrednosti ne možete da dodate direktno u povezanu tabelu, zato što je tabela samo za čitanje.

Problem

Rešenje

Grafički elementi

Grafički elementi u Excel radnom listu, kao što su logotipi, grafikoni i slike ne mogu da se povežu u programu Access

Format prikaza

Možda će biti neophodno da za određena polja postavite svojstvo Oblikovanje u prikazu dizajna kako biste se uverili da će vrednosti biti prikazane ispravno u prikazu lista sa podacima

Izračunate vrednosti

Rezultati izračunate kolone ili ćelija biće prikazani u odgovarajućem polju, ali formulu (ili izraz) ne možete da pregledate u programu Access

Skraćene tekstualne vrednosti

Povećajte širinu kolone u prikazu lista sa podacima. Ako još uvek ne možete da vidite celu vrednost, možda je vrednost duža od 255 znakova. Access može da se poveže samo sa prvih 255 znakova, tako da bi trebalo da uvezete podatke umesto da se povežete sa njima

Poruka o grešci „Prekoračenje numeričkog polja“

Povezana tabela može biti prikazana kao ispravna, ali kasnije, kada u tabeli pokrenete upit, možda će se pojaviti poruka o grešci Prekoračenje numeričkog polja. To će se desiti zbog neusaglašenosti tipa podataka polja u povezanoj tabeli i tipa podataka koji je uskladišten u tom polju

Vrednosti TRUE ili FALSE i -1 ili 0

Ako se u izvornom radnom listu ili opsegu nalazi kolona koja sadrži samo vrednosti TRUE ili FALSE, Access će kreirati polje tipa „Da/Ne“ u koloni povezane tabele. Međutim, ako se u izvornom radnom listu ili opsegu nalazi kolona koja sadrži samo vrednosti -1 ili 0, Access će za tu kolonu podrazumevano kreirati numeričko polje i nećete moći da menjate tip podataka odgovarajućeg polja u tabeli. Ako želite da se polje tipa „Da/Ne“ nađe u povezanoj tabeli, uverite se da izvorna kolona sadrži vrednosti TRUE i FALSE

Polja sa više vrednosti

Access ne omogućava podršku za više vrednosti u polju, iako izvorna kolona sadrži listu vrednosti razdvojenih tačkom i zarezom (;). Lista vrednosti će se smatrati jednom vrednošću i biće postavljena u tekstualno polje

#Num!

Access će u polju prikazati vrednost greške „#Num!“ umesto aktuelnih podataka u sledećim situacijama:

  • Ako izvorna kolona sadrži nekoliko numeričkih vrednosti ili vrednosti datuma u koloni u kojoj se uglavnom nalaze tekstualne vrednosti, numeričke vrednosti i vrednosti datuma se neće uvesti

  • Ako izvorna kolona sadrži nekoliko tekstualnih vrednosti u koloni u kojoj se uglavnom nalaze numeričke vrednosti, tekstualne vrednosti se neće uvesti

  • Ako izvorna kolona sadrži nekoliko tekstualnih vrednosti u koloni u kojoj se uglavnom nalaze vrednosti datuma, tekstualne vrednosti se neće uvesti

Postupite na sledeći način da biste smanjili broj polja bez vrednosti u tabelama:

  1. Uverite se da izvorna kolona ne sadrži vrednosti različitih tipova podataka

  2. Oblikujte kolone u Excel radnom listu.

  3. Tokom operacije povezivanja izaberite odgovarajući tip podataka za svako polje. Ako tip podataka nije tačan, rezultujuća kolona može da sadrži samo vrednosti „#Num!“ za sve redove podataka

Numeričke vrednosti umesto vrednosti datuma

Ako u polju vidite naizgled nasumičan petocifreni broj, proverite da li izvorna kolona sadrži uglavnom numeričke vrednosti, ali i nekoliko vrednosti datuma. Vrednosti datuma koje se pojavljuju u numeričkim kolonama će biti pogrešno konvertovane u broj. Numeričkim vrednostima zamenite vrednosti datuma, a zatim ponovo pokušajte da izvršite povezivanje

Vrednosti datuma umesto numeričkih vrednosti

Ako u polju vidite naizgled nasumičnu vrednost datuma, proverite da li izvorna kolona sadrži uglavnom vrednosti datuma, ali i nekoliko numeričkih vrednosti. Numeričke vrednosti koje se pojavljuju u kolonama datuma će biti pogrešno konvertovane u datum. Vrednostima datuma zamenite numeričke vrednosti, a zatim ponovo pokušajte da izvršite povezivanje


Vrh stranice

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×