Uvod u smernice za upravljanje podacima

Smernice za upravljanje informacijama predstavljaju skup pravila za tip sadržaja. Smernice za upravljanje informacijama omogućavaju organizacijama da kontrolišu i prate stvari kao što su vreme zadržavanja sadržaja ili koje radnje koje korisnici mogu da preduzmu sa tim sadržajem. Smernice za upravljanje informacijama pomažu organizacijama pri usaglašavanju sa pravnim ili državnim propisima ili mogu jednostavno da nametnu interne poslovne procese.

Na primer, organizacija koja mora da prati državne propise koji zahtevaju da im pokažu „odgovarajuće kontrole“ finansijskih izveštaja može da kreira neke smernice upravljanja informacijama koje nadziru određene radnje u procesu autorizacije i odobravanja za sve dokumente u vezi sa finansijskim podnescima.

Informacije o uputstvima potražite u članku Kreiranje i primena smernica o upravljanju informacijama.

Funkcije smernica za upravljanje informacijama

Postoje četiri osnovne kategorije unapred definisanih funkcija smernica koje organizacije mogu da koriste pojedinačno ili u kombinaciji, kako bi upravljale sadržajem i procesima.

Smernice o tipovima sadržaja

Funkcija smernice nadgledanja pomaže organizacijama da analiziraju kako se koriste njihovi sistemi za upravljanje sadržajem tako što beleže događaje i operacije koji se izvršavaju nad dokumentima i stavkama na spiskovima. Vi možete da prilagodite funkciju smernice nadgledanja tako da beleži događaje kao što su uređivanje, pregled, odjavljivanje, prijavljivanje, brisanje i promena dozvola. Svi podaci nadgledanja čuvaju se u jednoj datoteci dnevnika nadgledanja na serveru, a administratori lokacije mogu na osnovu nje da pokreću izveštaje.

Funkcija smernica isticanja pomaže organizacijama u brisanju ili uklanjanju zastarelog sadržaja sa svojih lokacija na dosledan način koji se može pratiti. Ovo vam pomaže da upravljate troškom i rizikom povezanim sa zadržavanjem zastarelog sadržaja. Možete da konfigurišete funkciju smernice isticanja kako biste naveli da određeni tipovi sadržaja ističu određenog datuma ili u okviru vremenskog perioda nakon kreiranja ili poslednje izmene dokumenta.

Organizacije takođe mogu kreirati i primeniti prilagođene funkcije smernica da bi zadovoljile određene potrebe. Na primer, proizvodna organizacija može da definiše pravilo za upravljanje informacijama za sve radne specifikacije dizajna proizvoda koje zabranjuju korisnicima da prave štampane kopije tih dokumenata na štampačima koji nisu bezbedni. Da biste definisali ovu vrstu smernica za upravljanje informacijama, možete da kreirate i primenite funkciju smernica za ograničavanje štampanja koja može da se doda u relevantnu smernicu za upravljanje informacijama za tip sadržaja koji obuhvata specifikacije dizajna proizvoda.

Lokacije za korišćenje smernica za upravljanje informacijama

Da biste implementirali smernice za upravljanje informacijama morate ih dodati spisku, biblioteci ili tipu sadržaja na lokaciji. Lokacija na kojoj kreirate ili dodate smernice za upravljanje sadržajem utiču na to koliko široko se smernice primenjuju ili koliko široko mogu da se koriste. Možete da:

Kreirate smernice kolekcije lokacija i da ih zatim dodate tipu sadržaja, spisku ili biblioteci Smernice kolekcije lokacija možete da kreirate na spisku smernica za lokaciju najvišeg nivoa u kolekciji lokacija. Kad ste kreirali smernice kolekcije lokacija možete ih izvesti kako bi ih administratori drugih kolekcija lokacija uveli na svoje spiskove smernica. Kreiranje smernica kolekcije lokacija koje se mogu izvesti omogućava da standardizujete smernice za upravljanje informacijama na svim lokacijama u organizaciji.

Kada smernicu kolekcije lokacija dodate tipu sadržaja na lokaciji a instanca tog tipa sadržaja bude dodata na spisak ili u biblioteku, vlasnik tog spiska ili biblioteke ne može da promeni smernicu kolekcije lokacija za taj spisak ili biblioteku. Dodavanje smernice kolekcije lokacija tipu sadržaja na lokaciji dobar je način da obezbedite da se smernice kolekcija lokacija sprovode na svim nivoima hijerarhije lokacije.

Veza „Predložak smernica za tip sadržaja“ na stranici „Postavke lokacije“

Kreirate smernice za upravljanje informacijama za tip sadržaja na lokaciji u galeriji tipova sadržaja lokacije najvišeg nivoa i zatim taj tip sadržaja dodate na jedan ili više spiskova ili u jednu ili više biblioteka Možete takođe da kreirate smernice za upravljanje sadržajem direktno za tip sadržaja lokacije, a zatim pridružite instancu tog tipa sadržaja lokacije većem broju spiskova ili biblioteka. Ako smernice za upravljanje sadržajem kreirate na ovaj način, svaka stavka u kolekciji lokacije koja je tog tipa sadržaja, ili tipa sadržaja koji nasleđuje od tog tipa sadržaja, ima smernice. Ako smernice za upravljanje informacijama kreirate direktno za tip sadržaja lokacije, biće teže ponovo upotrebiti te smernice za upravljanje sadržajem u drugim kolekcijama lokacije jer se smernice kreirane na ovaj način ne mogu izvoziti.

Veza „Tipovi sadržaja lokacije“ na stranici „Postavke lokacije“

Veza „Smernice za upravljanje informacijama“ na stranici sa postavkama za tip sadržaja lokacije

Napomena: Da bi kontrolisali koje se smernice koriste u kolekciji lokacije, administratori kolekcija lokacije mogu da onemoguće zadavanje funkcija smernice direktno na tip sadržaja. Kada je to ograničenje na snazi, korisnici koji kreiraju tipove sadržaja ograničeni su na biranje smernica sa spiska smernica kolekcije lokacije.

Kreirate smernice za upravljanje informacijama za spisak ili biblioteku Ako organizacija mora da primeni određenu smernicu za upravljanje informacijama na vrlo ograničen skup sadržaja, možete da kreirate smernicu za upravljanje sadržajem koja se primenjuje samo na pojedinačni spisak ili pojedinačnu biblioteku. Ovaj metod kreiranja smernice za upravljanje informacijama je najmanje fleksibilan jer se smernica primenjuje samo na pojedinačni spisak ili pojedinačnu biblioteku i ne može da se izvozi ili ponovo upotrebi na drugim lokacijama. Međutim, ponekad morate da kreirate jedinstvene smernice za upravljanje sadržajem sa ograničenom primenljivošću kako bi obuhvatile specifične situacije.

Veza „Smernice za upravljanje informacijama“ na stranici sa postavkama za biblioteku dokumenata

Napomene

Smernicu za upravljanje informacijama možete da kreirate za spisak ili biblioteku samo ako taj spisak ili biblioteka ne podržava više tipova sadržaja. Ako spisak ili biblioteka podržava više tipova sadržaja, smernicu za upravljanje informacijama morate da definišete za svaki pojedinačni tip sadržaja spiska koji je povezan sa tim spiskom ili bibliotekom. (Instance tipa sadržaja lokacije koje su povezane sa specifičnim spiskom ili bibliotekom poznate su kao tipovi sadržaja spiskova.)

Da bi kontrolisali koje se smernice koriste u kolekciji lokacije, administratori kolekcija lokacije mogu da onemoguće zadavanje funkcija smernice direktno na spisak ili u biblioteku. Kada je to ograničenje na snazi, korisnici koji upravljaju spiskovima ili bibliotekama ograničeni su na biranje smernica sa spiska smernica kolekcije lokacije.

Vrh stranice

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×