Uvod u skupove dokumenata

Važno : Ovaj članak je mašinski prevesti potražite u članku Odricanje odgovornosti. O referencu pronaći verzija ovaj članak ovde na engleskom jeziku.

Skup dokumenata je grupa srodnih dokumenata kojom možete da upravljate kao jednim entitetom. Skup dokumenata možete da kreirate u jednom koraku i da zatim definišete njegove karakteristike i metapodatke. Tim skupom moći ćete da upravljate kao jednim entitetom.

U ovom članku

Šta je to skup dokumenata?

Šta možete da radite sa skupom dokumenata?

Šta je to skup dokumenata?

Za mnoge vrste projekata ljudi često naprave ceo skup srodnih dokumenata. U nekim slučajevima taj skup dokumenata može biti rezultat projekta odnosno „ishod“. Na primer, kompanija za pružanje profesionalnih usluga može da napravi poslovni portfolio kao odgovor na zahtev za predlog koji dobije od potencijalnog klijenta. Taj poslovni portfolio može uvek da sadrži ove delove, koji se onda prilagođavaju prema specifičnim zahtevima određenog projekta:

  • O kompaniji

  • Analiza prednosti, slabosti, prilika i pretnji (SWOT analiza)

  • Poslovni plan

  • Analiza slične kompanije

U drugim slučajevima taj skup dokumenata može samo da predstavlja različite tipove informacija koje podržavaju veći projekat i dovode do kreiranja ili isporuke nečega drugog. Na primer, proizvodno preduzeće može da napravi standardni skup dokumenata u vezi sa dizajnom, testiranjem i izradom svih svojih proizvoda.

Ti dokumenti mogu da se naprave odjednom ili u fazama. Može da ih napiše i rediguje jedna osoba ili više osoba. Svi dokumenti mogu da budu u istom formatu (na primer, Word dokumenti). Suprotno tome, mogu da budu u različitim formatima (na primer, Word dokumenti, OneNote sveske, PowerPoint prezentacije, Visio dijagrami, Excel radne sveske i tako dalje).

Skupovi dokumenata mogu da pomognu da organizacija lakše upravlja takvim situacijama. Skup dokumenata organizuje više srodnih dokumenata u jedan prikaz u kojem se na njima može raditi i sa njima upravljati kao da se radi o jednom entitetu. Kada kreirate novi skup dokumenata zapravo kreirate novi tip sadržaja.Taj tip sadržaja postaje dostupan u celoj kolekciji lokacije i možete da konfigurišete novi tip sadržaja „Skup dokumenata“ za svaki različit radni proizvod sastavljen od više dokumenata.

Kada je tip sadržaja „Skup dokumenata“ dodat u biblioteku, korisnici mogu da kreiraju nove instance skupa dokumenata na isti način na koji kreiraju pojedinačni dokument.

Vrh stranice

Šta možete da radite sa skupom dokumenata?

Tip sadržaja „Skup dokumenata“ ima nekoliko specifičnih funkcija koje olakšavaju uspešno kreiranje radnih proizvoda za više dokumenata i upravljanje njima. Kad konfigurišete tip sadržaja „Skup dokumenata“ možete uraditi bilo šta od sledećeg:

Prilagođavanje stranicu dobrodošlice    za skup dokumenata koja sadrži sve informacije koje su potrebne korisniku o skupu. Stranica dobrodošlice je stranice sa Web segmentima koje možete podesiti da biste prikazali informacije o projektu ili resurse koji će vam članovima tima koji rade na (npr vremenska osa projekta, veze ka resursima, itd.) za skup dokumenata. Takođe se prikazuje listu dokumenata koje ste dodali u skupu.

  • Navedite podrazumevani sadržaj    koji želite da automatski kreirali i uključene u svakom nove instance skupa dokumenata. Možete da imate određene dokumente automatski biti uključena, a možete da kontrolišete predloške koje ljudi koriste. Može da bude određene da podrazumevanih dokumenata su ispravne tipove sadržaja. Na primer, ako vaša organizacija ima brendirali predloške koje možete koristiti za određene tipove komunikacije, možete da otpremite ih kada konfigurišete tip sadržaja skupa dokumenata.

  • Navedete dozvoljene tipove sadržaja    koji mogu da se koriste u skupu dokumenata (na primer, datoteke dokumenata, slike, zvuk ili video).

  • Navedete deljene metapodatke    i kolone metapodataka koje želite za sve dokumente u skupu. Za podrazumevane dokumente metapodaci se automatski obezbeđuju kada je kreiran skup dokumenata, a deljene metapodatke možete da prikažete na stranici dobrodošlice.

  • Dodelite tokove posla    koje želite da koristite za skup dokumenata. Sa skupovima dokumenata možete da koristite standardne tokove posla redigovanja ili odobravanja a ceo skup dokumenata prolazi kroz faze toka posla kao da je jedna datoteka. Osim toga, organizacija za skupove dokumenata može da razvije prilagođene tokove posla.

  • Šaljete skupove dokumenata    organizatoru sadržaja da ih usmeri u odgovarajuću fasciklu, lokaciju ili biblioteku.

Kada tip sadržaja „Skup dokumenata“ dodate u biblioteku, korisnici lokacije mogu da koriste poznate funkcije za upravljanje dokumentima i specijalne funkcije skupa dokumenata.

Autori skupa dokumenata mogu da obave bilo koji od sledećih poslova:

  • Brzo i jednostavno kreiranje radnih proizvoda za više dokumenata pomoću komande Novi dokument u biblioteci dokumenata.

  • Hvatanje snimka istorije verzija trenutnih svojstava i dokumenata u okviru skupa dokumenata.

Pokretanje tokova posla u celom skupu dokumenata ili u pojedinačnim stavkama u okviru skupa dokumenata radi upravljanja uobičajenim zadacima kao što je redigovanje i odobravanje.

  • Slanje e-poruke sa vezom ka skupu dokumenata.

  • Korišćenje komande Pošalji radi premeštanja ili kopiranja skupa dokumenata na drugu lokaciju (odredište mora biti konfigurisano u okviru centralne administracije).

  • Upravljanje dozvolama za skup dokumenata.

Vrh stranice

Napomena : Odricanje odgovornosti mašinskog prevođenja: ovaj članak je preveden sistem računara bez ljudski interventne. Microsoft nudi ove mašinskog prevoda da pomogne koja nije na engleskom govornih korisnicima da uživate u sadržaju za Microsoft proizvode, usluge i tehnologijama. U članku bio mašinskog prevesti, mogu da sadrže greške u rečnik, sintaksa ili gramatiku.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×