Uvod u kontrolisane metapodatke

Važno : Ovaj članak je mašinskog preveli potražite u članku Odricanje odgovornosti. O referencu pronaći verzija ovaj članak ovde na engleskom jeziku.

Metapodaci su informacije o informacijama. Na primer, naslov i autor radne knjige je metapodataka. Metapodaci mogu biti raznih informacija, lokaciju, datum ili broj stavke kataloga. Kada koristite SharePoint proizvoda, možete da upravljate centralno metapodataka. Možete da organizujete metapodataka na način koji ima smisla u preduzeću i koristite metapodataka kako bi vam bilo lakše da pronađete ono što želite.

Ovaj članak opisuje neke od važnih termina koji su u vezi sa metapodacima i daje brzi pregled načina korišćenja alatki u sistemu SharePoint za upravljanje metapodacima.

Važni termini

Ovaj odeljak sadrži definicije nekih ključnih termina. Ovi termini i koncepti o kontrolisanim metapodacima se često pojavljuju u člancima.

Taksonomija je formalni sistem klasifikacije. Taksonomija grupiše reči, oznake i termine koji opisuju nešto a zatim raspoređuje grupe u hijerarhiju.

Ljudi prave taksonomije za skoro svaku vrstu informacija od bioloških sistema do organizacionih struktura. Na primer, biolozi grupišu žive organizme u četiri glavne klasifikacije: životinja, biljka, gljiva ili mikrob. Svaka od ovih glavnih grupa ima više potpodela. Ceo sistem zajedno predstavlja taksonomiju.

Organizacije kreiraju taksonomije na više različitih načina i ne mogu se svi navesti ovde. One kreiraju taksonomiju kontnog plana kako bi upravljali računovodstvenim sistemom, organizacionim grafikonima i klasifikacijama zvanja da bi upravljali podacima zaposlenih, katalozima proizvoda, itd. Sve ove taksonomije su strukturiane hijerarhije i formalni sistemi klasifikacije koji pomažu ljudima da organizuju informacije.

Folksonomija je neformalni sistem klasifikacije. Razvija se postepeno sa saradnjom korisnika lokacije na primeni reči, oznaka i termina na lokaciji. Folksonomije su se prvobitno razvile iz popularnih aplikacija kao što je obeleživač.

Ako ste nekad videli oblak oznaka na Veb lokaciji, onda ste videli vizuelizaciju folksonomije. Sledeća slika prikazuje oblak oznake na SharePoint lokaciji.

Oblak oznaka

Pristup metapodacima zasnovan na folksonomiji može biti koristan. Folksonomija kreira način deljenja znanja kao i stručnog znanja između korisnika. Korišćenjem folksonomije, klasifikacija sadržaja se razvija zajedno sa promenljivim poslovnim potrebama i sa korisnikovim potrebama.

Skup termina predstavlja grupu povezanih termina.

Skupovi termina mogu imati različite opsege u zavisnosti od toga gde kreirate skup termina.

  • Lokalni skupovi termina    kreirani su u okviru konteksta kolekcije lokacija i dostupni su za upotrebu (i vidljivi su) samo korisnicima te kolekcije lokacija. Na primer, kada kreirate skup termina za kolonu metapodataka u listi ili u biblioteci onda je skup termina lokalni i dostupan je samo u kolekciji lokacija koja sadrži ovu listu ili biblioteku. Biblioteka medija, na primer, može sadržati kolonu za metapodatake koja prikazuje različite vrste medija (dijagram, fotografija, snimak ekrana, video zapis, itd.). Lista dozvoljenih termina je relevantna jedino za ovu biblioteku i dostupna za upotrebu u biblioteci.

  • Globalni skupovi termina    dostupni su za upotrebu na svim lokacijama koje se pretplate na određenu aplikaciju „Usluga kontrolisanih metapodataka“. Na primer, može kreirati skup termina koji nabraja nazive poslovnih jedinica u organizaciji kao što su „Ljudski resursi“, „Marketing", „Informacione tehnologije", itd.

Pored toga, možete da konfigurišete skup termina kao zatvorenu ili da otvorite. U skupu pomoćnih termina korisnika nije moguće dodati nove termine osim ako imaju odgovarajuće dozvole. Korisnici mogu da dodaju nove termine u koloni u kojoj se mapira sa skup termina u skupu termina otvori.

Izraz je određene reči ili fraze koje ste povezali sa stavke na SharePoint lokaciji. To je jedne stavke u skupu termina. Termina ima jedinstveni ID i može da ima mnogo tekstualne oznake (sinonima). Ako radite na lokaciji za više jezika, izraz može da ima oznake na različitim jezicima.

Postoje dva tipa termina:

  • Kontrolisani termini    Kontrolisani termini su unapred definisani termini. Administratori skladišta termina organizuju kontrolisane termine u hijerarhijski skup termina.

  • Poslovne ključne reči    Poslovnu ključnu reč je reč ili frazu koji korisnik dodaje stavke na SharePoint lokaciji. Prikupljanje poslovne ključne reči je poznat kao ključne reči koje postavite. Obično, korisnici mogu da dodaju bilo koju reč ili frazu na neku stavku kao ključnu reč. To znači da možete da koristite poslovne ključne reči za označavanje folksonomy stil. Ponekad administratori skladišta termina premeštanje poslovne ključne reči u određenim kontrolisanog skupa termina. Kada su deo kontrolisanog skupa termina, ključne reči koje postaju dostupne u kontekstu taj skup termina.

Pročitajte članak Kreiranje termina u skupu termina i upravljanje njima da biste saznali više o tome kako da kreirate termine i upravljate njima.

U SharePoint proizvodima grupa je bezbedonosni termin. U odnosu na kontrolisane metapodatke, grupa je skup skupova termina koje imaju zajedničke bezbedonosne zahteve. Samo korisnici koji imaju dozovole za saradnike za određenu grupu mogu upravljati skupovim termina koji pripadaju toj grupi ili kreirati nove skupove termina u okviru grupe. Organizacije treba da kreiraju grupe za skupove termina koje će imati jedinstveni pristup ili bezbedonosne potrebe.

Pročitajte članak Podešavanje nove grupe za skupove termina da biste saznali više o tome kako da kreirate grupu za skupove termina.

Alatka za upravljanje skladištem termina predstavlja alatku koju osobe koji upravljaju klasifikacijama koriste za kreiranje skupova termina ili njihovo upravljanje kao i termina u okviru tih skupova. Alatka za upravljanje skladištem termina prikazuje sve globalne skupove termina i bilo koji lokalni skup termina koji je dostupan za kolekciju lokacija iz koje pristupate alatki za upravljanje skladištem termina.

Kontrolisani metapodaci kolone je posebna kolone koje možete da dodate listama ili bibliotekama. Omogućava korisnicima lokacije da biste izabrali uslova iz skupa određenih termina. Kontrolisani metapodaci kolonu možete da mapirate na postojeći skup termina ili možete da kreirate skup posebno za kolonu lokalne termina.

Pročitajte članak Kreiranje kolone kontrolisanih metapodataka“ da biste saznali kako da radite sa kolonom „Kontrolisani metapodaci“.

Kolona „Poslovne ključne reči“ je kolona koju možete dodati tipovima sadržaja, listama ili bibliotekama da biste omogućili korisnicima da označavaju stavke rečima ili frazama koje odaberu. Ona podrazumevano predstavlja kolonu sa više vrednosti. Kada korisnici otkucaju reč ili frazu u kolonu, SharePoint predstavlja predloge za kucanje unapred. Predlozi za kucanje unapred mogu uključivati stavke iz kontrolisanih skupova termina i skupa termina ključnih reči. Korisnici mogu izabrati postojeću vrednost ili uneti nešto novo.

Društvene oznake predstavljaju reči ili fraze koje korisnici lokacije mogu primeniti na sadržaj da bi lakše kategorisali informacije na načine koji za njih imaju smisla. Društveno označavanje je korisno zato što pomaže korisnicima lokacije da poboljšaju mogućnost otkrivanja informacija na lokaciji. Korisnici mogu dodati informacijama društvene oznake na SharePoint lokaciji. Društvene oznake mogu biti dodate i URL adresama izvan SharePoint lokacije.

Društvena oznaka sadrži pokazivače za tri tipa informacija:

  • identitet korisnika

  • URL stavke

  • termin

Kada dodate društvenu oznaku stavci, možete navesti da li želite da vaš identitet i URL stavke budu privatni. Međutim, termin sa društvenom oznakom je uvek javan zato što je uskladišten u skladištu termina.

Kada kreirate društvenu oznaku možete izabrati termin iz skupa postojećih termina ili uneti nešto novo. Ako izaberete postojeći termin, vaša društvena oznaka sadrži pokazivač za taj termin.

Ako umesto toga unesete novi termin, SharePoint kreira za njega novu ključnu reč u skupu termina ključnih reči. Nova društvena oznaka ukazuje na taj termin. Društvene oznake na taj način podržavaju označavanje zasnovano na folksonomiji. Pored toga, kada korisnici ažuriraju „Poslovne ključne reči" ili kolonu „Kontrolisani metapodaci", SharePoint može automatski da kreira društvene oznake. Ovi termin.

Vlasnici liste ili biblioteke mogu omogućiti ili onemogućiti objavljivanje metapodataka ažuriranjem postavki poslovnih metapodataka i ključnih reči za listu ili biblioteku.

Pročitajte članak Dodavanje kolone poslovnih ključnih reči na listu ili u biblioteku da biste saznali kako da dodate kolonu sa specijalnim ključnim rečima.

U opštem smislu, označavanje se odnosi na primenu metapodataka na stavku bilo da je oznaka kontrolisani metapodaci ili društvena oznaka.

Scenariji metapodataka: od taksonomija do folksonomija

SharePoint upravljanje metapodacima podržava opseg pristupa metapodacima, od formalnih taksonomija do folksonomija kojima upravljaju korisnici. Formalne taksonomije možete primenjivati putem kontrolisanih metapodataka i skupova termina. Možete takođe koristiti poslovne ključne reči i društveno označavanje koji omogućavaju korisnicima lokacije da označe sadržaj ključnim rečima po svom izboru.

Pored toga, SharePoint proizvodi nude fleksibilnost. Možete izabrati koliko ćete strukture i kontrole koristiti na metapodacima ali i izabrati opseg kontrole i strukture. Na primer:

  • Možete primeniti kontrolu globalno na svim loakcijama ili lokalno na odrđenim lokacijama.

  • Možete konfigurisati skupove termina da budu zatvoreni ili otvoreni za korisnikove doprinose.

  • Možete odabrati da koristite ili ne koristite poslovne ključne reči i društveno označavanje sa kontrolisanim terminima.

SharePoint proizvodi omogućavaju organizacijama kombinovanje prednosti formalnih, kontrolisanih taksonomija sa dinamičkim pogodnostima društvenog označavanja na prilagođene načine.

Sledeći dijagram pokazuje kako drugačiji zahtevi mogu koristiti različite nivoe opsega i kontrole.

Fleksibilne konfiguracije kontrolisanih metapodataka

Pogodnosti kontrolisanih metapodataka

Postoji nekoliko pogodnosti u korišćenju kontrolisanih metapodataka na lokacijama u organizaciji:

Kontrolisani metapodaci funkcije u SharePoint proizvodima omogućavaju vam da biste kontrolisali kako korisnici dodaju metapodataka sadržaja. Na primer, pomoću termin postavlja i upravlja uslove, možete da kontrolišete koji termini korisnici mogu da dodaju na sadržaj, a možete da kontrolišete ko može dodati nove termine. Takođe možete da ograničite poslovne ključne reči na određenoj listi konfigurisanjem skup kao zatvorenu termina ključne reči.

Lakše je izgraditi snažne procese ili rešenja koji se oslanjaju na metapodatke kada se isti termini dosledno koriste na svim lokacijama. Pored toga, korisnicima lokacije je lakše da dosledno primene metapodatke na svoj sadržaj.

Kada sadržaja lokacijama u organizaciji imaju dosledan metapodataka, je lakše pronašli poslovnih informacija i podataka pomoću pretrage. Funkcije pretrage kao što je tabla za sužavanje obima, koji prikazuje na levoj strani stranice sa rezultatima pretrage, omogućite korisnicima za filtriranje rezultata pretrage na osnovu metapodataka.

Tabla za sužavanje obima pretrage prikazuje metapodatke koji se mogu koristiti za filtriranje rezultata pretrage.

Navigacija metapodataka omogućava korisnicima da napravite prikaze informacija dinamički, na osnovu određenih metapodataka polja. Zatim, korisnicima možete pronađite biblioteka pomoću fascikle ili pomoću metapodataka izvedene tabele i da suzite rezultate pomoću dodatne ključnih filtera. Da biste saznali kako da podesite ovo, pogledajte članak Podešavanje navigacije metapodataka za listu ili biblioteku.

Kontrola navigacije za metapodatke

Kontrolisani metapodaci olakšava administratori skladišta termina da biste održali i prilagodite vaše metapodataka poslovne potrebe da se razvijaju. Možete da ažurirate lako skup termina. I novi ili ažurirani uslovi automatski postaju dostupne tek kada povezati kontrolisani metapodaci kolonu sa tom skupu termina. Na primer, ako jedan termin objedinite više uslova, sadržaj koji je označen sa ovim uslovima se automatski ažurira da odražava ovu promenu. Možete da navedete više sinonima (ili oznake) za pojedinačne uslove. Ako je višejezičkih lokacija, možete da navedete višejezičkim nalepnica za pojedinačne uslove.

Upravljanje metapodacima

Efikasno upravljanje metapodacima zahteva pažljivo razmišljanje i planiranje. Razmislite o vrsti informacija pomoću kojih želite da upravljate sadržajem lista i biblioteka i razmislite o načinu korišćenja informacija u vašoj organizaciji. Možete kreirati skupove termina za termine metapodataka za više različitih informacija.

Na primer, možda imate jedan tip sadržaja za dokument. Svaki dokument može imati metapodatke koji identifikuje dosta važne činjenice o njemu, kao što su ove primere:

  • Dokumenta svrhu – to je prodajnu ponudu? Inženjering Specifikacija? Ljudski resursi proceduru?

  • Autor dokumenta i imena ljudi koji su ga izmenili

  • Datum kreiranja, datum odobravanja, datum poslednje izmene

  • Sektor koji je odgovoran za budžetske zahteve dokumenta

  • Korisnici

Evo nekih važnih aktivnosti koje uključuju kontrolisane metapodatke:

  • Planiranje i konfigurisanje

  • Upravljanje terminima, skupovima termina i grupama

  • Navođenje svojstava za metapodatke

Vaša organizacija će možda prvo želeti da pristupi pažljivom planiranju pre nego što počne da korsiti kontrolisane metapodatke. Trajanje planiranja koje morate da uradite zavisi od stepena formalnosti vaše taksonomije. Takođe zavisi i od stepena kontrole koje želite da nametnete na podatke.

Ako želite da korisnici doprinose vašoj taksonomiji, možete im omogućiti da dodaju ključne reči stavkama, a zatim ih organizovati u skupove termina po potrebi.

Ako vaša organizacija želi da koristi skupove kontrolisanih termina da biste primenili formalno Taksonomija, a zatim važno je da uključuju ključne osobe zainteresovane za planiranje i razvoj. Nakon ključne osobe zainteresovane u organizaciji složili potrebne skupovima, možete da koristite alatku za upravljanje skladištem termina da uvezete ili kreiranje vaše skupove termina. Takođe možete da koristite alatku za upravljanje skupovima termina kao korisnici počnu da rade sa metapodataka. Ako u web aplikaciji ispravno konfigurisano i imate odgovarajuće dozvole, možete da idite na alatke za upravljanje skladištem termina tako što ćete pratiti ove korake.

  1. Kliknite na dugme postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , a zatim izaberite stavku Postavke lokacije.

  2. U okviru Administracija lokacijeizaberite stavku termina skladištenje upravljanje .

    Dijalog alatke za upravljanje skladištem termina.

Alatka za upravljanje skladištem termina obezbeđuje kontrolu stabla koju možete koristiti za izvršavanje većine zadataka. Vaša uloga korisnika za ovu alatku određuje koje zadatke možete izvršavati. Da biste radili sa alatkom za upravljanje skladištem termina morate biti administrator farme ili administrator skladišta termina ili možete biti postavljeni za menadžera grupe ili saradnika za skupove termina.

Više informacija potražite u članku: Kreiranje grupa i skupova termina i upravljanje njima.

Da biste izvršili radnju na stavci u hijerarhiji pratite sledeće korake.

  1. Postavite pokazivač miša na ime aplikacije „Usluga kontrolisanih metapodataka“, grupu, skup termina ili termina koji želite da izmenite a zatim kliknite na strelicu koja se pojavi.

  2. U meniju izaberite željene radnje.

Na primer, ako ste administrator skladišta termina ili menadžer grupe, možete kreirati, uvoziti ili brisati skupove termina u okviru grupe. Saradnici na skupu termina mogu kreirati nove skupove termina.

Na svakom nivou hijerarhije alatka za upravljanje skladištem termina ima menije koji su odgovarajući za taj nivo

Na svakom nivou hijerarhije, možete da konfigurišete određenih svojstava za grupu, skup termina ili termin pomoću okna sa svojstvima u alatku za upravljanje skladištem termina. Na primer, ako konfigurišete skup termina, možete da navedete informacije kao što su ime, opis, vlasnik, kontakte i zainteresovanih u oknu dostupna na kartici Opšte postavke . Takođe možete navesti da li želite da bude otvorena ili zatvorena nove zapise sa korisnicima skup termina. Ili, možete izabrati karticu Predviđena namena i navedite da li treba da skup termina biti dostupan za označavanje ili lokaciju za navigaciju.

Svojstva skladišta termina omogućavaju konfiguraciju postavki kao što je označavanje

Napomena : Odricanje odgovornosti mašinskog prevođenja: ovaj članak je preveden sistem računara bez ljudski interventne. Microsoft nudi ove mašinskog prevoda da pomogne koja nije na engleskom govornih korisnicima da uživate u sadržaju za Microsoft proizvode, usluge i tehnologijama. U članku bio mašinskog preveli, mogu da sadrže greške u rečnik, sintaksa ili gramatiku.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×