Sve informacije o tokovima posla „Prikupljanje potpisa“

Sve informacije o tokovima posla „Prikupljanje potpisa“

Važno : Ovaj članak je mašinski preveden, pogledajte odricanje odgovornosti. Pogledajte verziju ovog članka na engleskom jeziku ovde za referencu.

Tokovi posla uključeni uz SharePoint proizvode su funkcije koje možete da koristite za automatizovanje poslovnih procesa, čineći ih obe morereassign dosledne i efikasnijim. Možete da koristite SharePoint Prikupljanje potpisa toka posla za usmeravanje dokumenata kreiranih u Excel, Wordili InfoPath za jednog ili više osoba za potpis.

Dodatne informacije potražite u članku Osnovni podaci o tokovima posla uključenim u SharePoint.

Važno : Podrazumevano toka posla za prikupljanje potpisa nije aktiviran i nije naveden u okviru liste Izaberite predložak toka posla obrasca povezivanja. Da biste učinili dostupnom za korišćenje, administrator lokacije morate da aktivirate ih na nivou kolekcije lokacija. Ako imate dozvola na nivou kolekcije lokacija, pogledajte članak Predlošci Omogućavanje SharePoint tok posla.

Ako sve što treba da uradite je dovršavanje zadatka toka posla "Prikupljanje potpisa"    Idite na segment DOVRŠENO i proširiti. Vam možda ne trebaju ostali segmenti za sada.

Poređenje ručnog procesa sa automatizovanim tokom posla

SharePoint tokovi posla su:

  • Efikasni i dosledni   Tok posla „Prikupljanje potpisa“ automatski usmerava dokument, dodeljuje zadatke za potpisivanje i prati njihov tok. Aktivnost u toku posla se može nadgledati i prilagoditi sa centralne stranice sa statusom, a istorija događaja u pokrenutom toku posla se održava 60 dana nakon dovršenja.

  • Manje posla za vas    Tok posla „Prikupljanje potpisa“ štedi vreme vama i vašim kolegama, lišava vas problema i istovremeno unapređuje i standardizuje proces potpisivanja.

Evo dijagrama veoma jednostavne verzije toka posla „Prikupljanje potpisa“.

Grafikon toka procesa toka posla

Saveti za korišćenje ovog članka

Informacije u ovom članku su predstavljene u segmenata koji se mogu razviti.

Ako sve što treba da uradite je dovršavanje zadatka toka posla "Prikupljanje potpisa"    Idite na segment DOVRŠENO i proširiti. Vam možda ne trebaju ostali segmenti za sada.

Ako želite da dodate, pokrenete, nadgledate i održavate tokove posla   Ako niste upoznati sa ovim zadacima, možda će vam biti korisno da prilikom prvog dizajniranja i dodavanja toka posla prođete kroz ovaj članak, segment po segment. Kada se upoznate sa informacijama i rasporedom članka, moći ćete pri narednim posetama direktno da pređete na segment koji vam je potreban.

Napomena u vezi sa slikama    Slike na ekranu i konceptualni dijagrami u ovoj grupi članaka o tokovima posla obično su zasnovani na tipu toka posla „Odobrenje“. Međutim, tamo gde je neophodno radi jasnoće koncepta ili uputstava, slike i dijagrami u članku su prilagođeni tokovima posla za prikupljanje potpisa.

Informacije o štampanju članka    Ovo je dugačak članak. Ako želite da odštampate samo izabrane segmente, uverite se da su samo ti segmenti razvijeni prilikom štampanja. (Isto tako, ako želite da uključite sve slike u štampanom primerku, odštampajte ih u položenom, a ne u uspravnom položaju.)

Informacije o pretraživanju    Pre nego što pretražite neki tekst ili termin u članku, uverite se da su razvijeni svi segmenti u kojima želite da izvršite pretragu.

Saznajte više o tokovima posla „Prikupljanje potpisa“

Toka posla za prikupljanje potpisa je SharePoint proizvode funkcija koja usmerava dokumenta ili obrasca kreirane u Word, Excelili InfoPath za jednog ili više osoba za svoj potpis. Tok posla automatizuje unapređuje i standardizuje čitavog procesa.

Ilustracija usmeravanja toka posla

Osnovni tok posla „Prikupljanje potpisa“ koji je uključen uz SharePoint proizvode funkcioniše kao predložak. Pomoću ovog predloška možete dodati neke tokove posla „Prikupljanje potpisa“ na svoje lokacije. Svaki tok posla koji dodate predstavlja jedinstvenu verziju osnovnog toka posla „Prikupljanje potpisa“, svaki sa svojim specijalizovanim načinom rada, na osnovu postavki koje navedete prilikom dodavanja.

  • Prilikom prvog dodavanja toka posla „Prikupljanje potpisa“ na listu, u biblioteku ili kolekciju lokacija, možete navesti koliko učesnika treba uključiti i odrediti da li se zadaci dodeljuju jedan za drugim (serijski) ili svi odjednom (paralelno). Možete čak i odlučiti da li treba podeliti zadatke učesnika u dve ili više odvojenih faza. A svaki put kada pokrenete tok posla ručno u dokumentu, možete izmeniti bilo koju od ovih postavki.

  • Tok posla dodeljuje zadatak svakom navedenom učesniku. Svaki učesnik bira jedan od nekoliko mogućih odgovora: da potpiše (ili ne potpiše) dokument, da ponovo dodeli zadatak potpisivanja ili da izbriše zadatak.

  • Dok je tok posla pokrenut, možete nadgledati njegov napredak i uneti prilagođavanja (ako je to potrebno) sa jedne, centralne stranice o statusu toka posla.

  • Šezdeset dana nakon završetka toka posla, lista događaja koji su se desili tokom njegovog trajanja (ili instance) je i dalje dostupna na stranici „Status toka posla“, ali za neformalnu referencu.

Toka posla za prikupljanje potpisa nije dizajniran za prikupljanje odobrenja i odbijanja za dokument ili da biste kontrolisali Veb stranice za objavljivanje za Veb lokaciju. Ako želite da dodate tok posla u kom učesnici prihvatanja ili odbacivanja dokument koji su Pregledajte, pogledajte članak, sve o tokovima posla za odobravanje.

Takođe, prikupljanje potpisa tokovi posla nisu dizajnirani za Prikupljanje povratnih informacija. Ako želite da koristite toka posla za Prikupljanje povratnih informacija o dokumentu, potražite u članku, sve o tokovima posla za Prikupljanje povratnih informacija.

Možete koristiti Microsoft SharePoint Designer 2013 za dodatno prilagođavanje svih tokova posla uključenih uz SharePoint proizvode.

Dodavanje toka posla    Podrazumevano morate imati dozvolu za upravljanje listama da biste dodali tok posla. (Grupa „Vlasnici“ podrazumevano ima dozvolu za upravljanje listama; grupe „Članovi“ i „Posetioci“ je nemaju.)

Pokretanje toka posla    Takođe podrazumevano morate imati dozvolu za uređivanje stavki da biste pokrenuli tok posla koji je već dodat. (Grupe „Članovi“ i „Vlasnici“ podrazumevano imaju dozvolu za uređivanje stavki; grupa „Posetioci“ je nema.)

Isto tako, vlasnici mogu odabrati da konfigurišu određene tokove posla kako bi mogli da ih pokreću samo članovi grupe „Vlasnici“. (Da biste to uradili, potvrdite izbor u polju za potvrdu Zahtevaj dozvole za upravljanje listama da bi se pokrenuo ovaj tok posla na prvoj stranici obrasca povezivanja.)

Sve više poslovnih transakcija se obavlja elektronski. Usled toga, digitalni potpisi se koriste sve veće da bi zakonski obavezali povezane strane da ispune transakcije. Digitalni potpis se koristi za proveru identiteta osobe koja je potpisala dokument i potvrđuje da sadržaj nije izmenjen nakon primene digitalnog potpisa na dokument. Digitalni potpisi pružaju bezbednost koja je zasnovana na tehnologijama šifrovanja i pomažu u smanjenju rizika povezanog sa elektronskim poslovnim transakcijama. Pomoću poboljšanja digitalnog potpisivanja, Office teži da ispuni potrebe za bezbednošću informacija preduzeća i javnih sektora širom sveta.

Da biste kreirali digitalni potpis, morate imati digitalni certifikat koji dokazuje vaš identitet povezanim stranama i koji bi trebalo preuzeti od pouzdanog autoriteta za izdavanje certifikata (CA). Ako nemate digitalni certifikat, Microsoft ima partnere koji obezbeđuju digitalne certifikate kao i druge napredne potpise.

Ovo su osnovne faze:

  • PRE pokretanja toka posla (planiranje, dodavanje, pokretanje)   
    Pre nego što dodate tok posla, planirate gde želite da ga dodate (za jednu listu ili biblioteku, odnosno za celu kolekciju lokacija). Kada dodate i konfigurišete tok posla, svako sa neophodnim dozvolama može pokrenuti tok posla u određenom dokumentu. Tok posla se može podesiti da se automatski pokreće. Automatska pokretanja se mogu aktivirati na osnovu nekog od dva događaja za pokretanje: kada se dokument doda ili kreira na listi ili u biblioteci, odnosno kada se dokument na listi ili u biblioteci promeni.

  • DOK je tok posla pokrenut (dovršavanje, nadgledanje, prilagođavanje)   
    Dok je tok posla pokrenut, pojedinačni učesnici dovršavaju svoje dodeljene zadatke. Za to vreme tok posla se može nadgledati sa centralne stranice sa statusom toka posla za tu instancu toka posla. Prilagođavanje toka posla dok je pokrenut može se obaviti sa iste stranice; i ako je neophodno, tok posla se odavde može otkazati ili obustaviti.

  • KADA se tok posla pokrene (redigovanje, izveštaj, promena)   
    Kada se tok posla dovrši, cela istorija pokretanja (ili instanca) može se pregledati narednih 60 dana na stranici o statusu toka posla. Ako ikada poželite nešto da promenite u načinu na koji tok posla funkcioniše, možete otvoriti i urediti obrazac povezivanja koji ste dovršili prilikom prvog dodavanja toka posla.

Sledeći dijagram toka ilustruje ove faze iz perspektive osobe koja dodaje novi tok posla.

Proces toka posla

Planiranje novog toka posla za prikupljanje potpisa

U ovom segmentu identifikujemo odluke koje treba da donesete i informacije koje treba da prikupite pre dodavanja verzije toka posla za prikupljanje potpisa.

Ako ste već upoznati sa načinom dodavanja ovog tipa toka posla i potreban vam je samo podsetnik o određenim koracima, možete preći direktno na odgovarajući segment DODAVANJE (Lista/biblioteka ili Kolekcija lokacija) u ovom članku.

Tokovi posla uključeni uz SharePoint proizvode funkcionišu kao master predlošci na kojima su zasnovani određeni, pojedinačni tokovi posla koje dodajete na liste, u biblioteke i kolekciju lokacija.

Svaki put kada dodate tok posla „Prikupljanje potpisa“, na primer, vi zapravo dodajete verziju opšteg predloška toka posla za prikupljanje potpisa. Svakoj verziji dajete ime i postavke koje navodite u obrascu povezivanja prilikom dodavanja određene verzije. Na taj način možete dodati više tokova posla i svaki predstavlja verziju zasnovanu na predlošku mastera toka posla za prikupljanje potpisa, ali svaka verzija je imenovana i prilagođena specifičnom načinu na koji ćete je koristiti.

U ovoj ilustraciji dodata su tri toka posla zasnovana na predlošku toka posla „Odobrenje“ – jedan za sve tipove sadržaja u jednoj biblioteci, jedan za jedan tip sadržaja u jednoj biblioteci i jedan za jedan tip sadržaja u celoj kolekciji lokacija.

Tri toka posla zasnovana na obrascu toka posla „Odobrenje“

Kad god dodate novu verziju toka posla zasnovanu na jednom od uključenih predložaka toka posla treba da popunite obrazac povezivanja kako biste naveli način na koji želite da nova verzija radi.

U sledećem odeljku možete pronaći listu pitanja koja će vas pripremiti za popunjavanje obrasca povezivanja. Međutim, najpre odvojite nekoliko trenutaka da pogledate obrazac i polja u njemu.

Prva stranica obrasca povezivanja

Prva stranica obrasca povezivanja

Druga stranica obrasca povezivanja

Druga stranica obrasca povezivanja

Polja na drugoj stranici se pojavljuju i u obrascu pokretanja koji se predstavlja svaki put kada se tok posla pokrene ručno i može se urediti u tom trenutku samo za to jedno pokretanje.

Devet pitanja da biste odgovorili

Čim budete imali odgovore na sva pitanja u ovom odeljku, spremni ste da dodate tok posla.

Ovaj članak govori o predložak toka posla koji se pojavljuje u meniju kao Prikupljanje potpisa – SharePoint 2013 ili Prikupljanje potpisa – SharePoint 2010. Ako niste sigurni da ovaj tip toka posla je najbolji izbor za vas, vratite se na učenje ovog članka . Dodatne informacije o drugim predložaka toka posla koji su dostupni, potražite u članku Osnovni podaci o tokovima posla uključenim u SharePoint.

Važno je da znate da potpis tipa ovde govorimo može umetnuti samo u dokumentima kreiranim u Word, Excelili InfoPath.

Šta je tip sadržaja?

Svaki dokument ili svaka stavka uskladištena na SharePoint listi ili u biblioteci pripada nekom tipu sadržaja. Tip sadržaja može biti osnovni ili generički kao dokument ili Excel unakrsna tabela, odnosno usko specijalizovan kao pravni ugovor ili specifikacija dizajna proizvoda. Neki tipovi sadržaja su podrazumevano dostupni u SharePoint proizvodima, ali možete ih prilagoditi i dodati druge koje kreirate sami.

Novu verziju toka posla za prikupljanje potpisa možete učiniti dostupnom samo na jednoj listi u jednoj biblioteci, odnosno možete je učiniti dostupnom u celoj kolekciji lokacija.

  • Ako dodate tok posla za jednu listu ili biblioteku, možete je podesiti da radi ili na svim tipovima sadržaja ili na samo jednom tipu sadržaja.

  • Međutim, ako dodate tok posla za čitavu kolekciju lokacija, morate je podesiti da radi samo na tipu sadržaja na jednoj lokaciji.

  • U svim slučajevima svaki dokument na kojoj je pokrenut toka posla za prikupljanje potpisa mora biti datoteka koja je kreirana u Word, Excelili InfoPath.

Mapa kolekcije lokacija sa objašnjenjima tri načina dodavanja

Dajte svojoj verziji toka posla ime koje:

  • Jasno ukazuje za šta se koristi.

  • Jasno se razlikuje od drugih tokova posla.

Primer

Zamislite da ste član grupe uređivača. Vaša grupa želi da koristi dva različita toka posla prikupljanja povratnih informacija:

  • Pokrenućete prvi tok posla na svakom dokumentu prosledili član svoju grupu. Ovaj tok posla prikuplja povratne informacije samo iz Menadžer grupe.

  • Drugi tok posla ćete pokrenuti u svakom dokumentu koji su prosledile osobe izvan vaše grupe. Ovaj tok posla prikuplja povratne informacije od svakog člana vaše grupe.

Prvi tok posla možete nazvati Povratne informacije koje se prosleđuju iznutra, a drugi Povratne informacije koje se prosleđuju od spolja.

Savet : Kao i obično, preporučuje se da uspostavite dosledne konvencije imenovanja i da se uverite da je svako ko ima veze sa vašim tokovima posla upoznat sa tim konvencijama.

Tok posla može koristiti podrazumevane liste zadataka i listu istorije na određenoj lokaciji, druge postojeće liste ili možete zahtevati nove liste samo za ovaj tok posla.

  • Ako lokacija ima brojne tokove posla ili ako neki tokovi posla uključuju brojne zadatke, preporučljivo je zahtevati nove liste za svaki tok posla. (Upravljanje predugim listama može usporiti performanse. Za sistem je brže i lakše održavati nekoliko kraćih lista nego jednu veoma dugačku listu.)

  • Ako će zadaci i istorija za ovaj tok posla sadržati osetljive ili poverljive podatke koje ćete želeti da držite odvojeno od opštih listi, a zatim treba definitivno da ukažete na to da želite nove, odvojene liste za ovaj tok posla. (Kada dodate tok posla, uverite se da su odgovarajuće dozvole podešene za nove liste.

Redovi za potpis se mogu umetnuti u dokument u nekom od ova dva trenutka:

  • Pre pokretanja toka posla u dokumentu.

  • Nakon pokretanja toka posla, ali pre nego što prvi učesnik doda svoj potpis na red za potpis.

Dodavanje digitalnog potpisa u dokument je proces iz dva koraka:

  1. Prvo neko umetnered za potpis u telo dokumenta.
    red za potpis je umetnut, ali još nije potpisan

  2. Zatim neko dodaje svoj potpis na umetnuti red.
    Umetnuti red za potpis sa potpisom

Imajte ovo na umu    Od trenutka kada prvi učesnik doda svoj potpis u dokument, dokument se zaključava i ne može se uređivati. Sve naknadne promene dokumenta – osim dodavanja novih potpisa – poništavaju ili brišu sve dodate potpise. A pošto se umetanje reda za potpis računa kao promena dokumenta, svi redovi za potpis moraju biti prisutni u dokumentu pre nego što prvi učesnik doda svoj pravi potpis u neki od tih redova.

Evo tri jednostavna načina da se odgovori na ovo pitanje:

  • Za bilo koju vrstu pokretanja    Ovaj dokument je zasnovan na predlošku ili obrascu koji već ima redove za potpis, tako da niko ne mora da ih dodaje za pokretanje pojedinačnih tokova posla.

  • Za ručno pokretanje    Osoba koja pokreće tok posla umeće sve potrebne redove za potpis pre pokretanja toka posla.

  • Za automatsko pokretanje    Prvi učesnik koji otvori dokument umeće sve potrebne redove za potpis pre dodavanja svog potpisa.

Evo brzog grafičkog rezimea poente.

Dokument bez prvog potpisa i samim tim otvoren za promene

Dokument sa dodatim prvim potpisom i samim tim zaključan za promene

Tok posla se može podesiti da se pokreće samo ručno, samo automatski ili na oba načina:

  • Kada ručno pokrenete tok posla „Prikupljanje potpisa“ u određenom dokumentu, predstavlja se drugi obrazac, obrazac pokretanja. Obrazac pokretanja sadrži postavke samo sa druge stranice obrasca povezivanja. Na taj način, ako osoba koja pokreće tok posla želi da promeni neku od ovih postavki (samo za trenutnu instancu), ona to može da uradi pre nego što klikne na dugme Pokreni.

  • Pomoću automatskog pokretanja, naravno, ne postoji mogućnost predstavljanja obrasca pokretanja, tako da se podrazumevane postavke navedene u obrascu povezivanja koriste bez promene.

Sledeća ilustracija pokazuje razliku između ručnog i automatskog pokretanja.

Poređenje obrazaca za ručno i automatsko pokretanje

Sve promene koje izvršite u obrascu pokretanja primenjuju se samo tokom trenutne instance toka posla. Da biste promenili trajne, podrazumevane postavke toka posla, treba da uredite originalni obrazac povezivanja, kao što je objašnjeno u segmentu PROMENA u ovom članku.

Ručna pokretanja

Ako dozvolite ručna pokretanja, svako ko ima neophodne dozvole može da pokrene tok posla u svakom kvalifikovanom dokumentu u bilo kom trenutku.

Prednosti ručnog pokretanja su to što vi i vaše kolege možete pokrenuti tok posla samo kada i ako odaberete i to što ćete svaki put kada ga pokrenete imati priliku da promenite neke postavke pomoću obrasca pokretanja.

Naravno, kod ručnog pokretanja neko treba da zapamti da pokrene tok posla svaki put kada je to prikladno.

Automatsko pokretanje

Možete podesiti tok posla tako da ga bilo koji od sledećih događaja pokreće automatski:

  • Novi dokument se kreira ili otprema na listi ili u biblioteci.

  • Dokument koji je već usklađen na listi ili u biblioteci se promeni.

Prednost automatskog pokretanja je ta što niko ne treba da se seti da pokrene tok posla. On se pokreće svaki put kada dođe do događaja pokretanja.

Posebna razmatranja u vezi sa automatskim pokretanjima tokova posla za prikupljanje potpisa

Za razliku od drugih uključenih tokova posla, nije moguće dodati još zadataka nakon pokretanja toka posla za prikupljanje potpisa. Kada se tok posla automatski pokrene, on dodeljuje samo zadatke potpisa koji su već navedeni u podrazumevanim postavkama. Svaki od tih zadataka se može ponovo dodeliti tokom pokretanja toka posla, ali nije moguće kreirati i dodeliti nijedan dodatni zadatak. Drugim rečima, tok posla „Prikupljanje potpisa“ treba da se pokrene automatski samo kada se identitet ili makar broj učesnika zna unapred.

Ono što jeste moguće nakon automatskog pokretanja je brisanje ili otkazivanje zadataka koji su već dodeljeni – ali imajte u vidu da otkazivanje zadatka neće ukloniti povezani red za potpis iz dokumenta.

Slede tri scenarija u kojima se automatsko pokretanje koristi. Obratite pažnju na to da u svakom scenariju:

  • Tok posla se pokreće u biblioteci u kojoj osobe otpremaju dokumente koji treba da se potpišu.

  • Skup zadataka potpisa koje su osobe dodelile je stabilan tokom vremena i ne treba da se rediguje niti uredi svaki put kada se tok posla pokrene.

Naravno, u svakom od ovih scenarija, ako je otpremljena stavka dokument ili obrazac koji već sadrži odgovarajuće redove za potpis, nema potrebe da učesnici toka posla umeću redove za potpis tokom pokretanja toka posla.

Scenario 1: jedan zadatak, jedan potpisnik

Ana treba da potpiše nove zahteve za troškove i zato ona kreira biblioteku pod nazivom „Novi zahtevi za troškove“. Svako u organizaciji može kreirati ili otpremiti zahtev.

Ana kreira tok posla i daje mu isto ime: Novi zahtevi za troškove. Tok posla se automatski pokreće u svakom novom dokumentu i dodeljuje samo jedan zadatak potpisivanja – Ani, naravno.

Grafikon toka za tok posla

Scenario 2: više zadataka, više potpisnika

Ovog puta, ugovore treba da potpiše Ana i Sava i Branko – svo troje.

Sava kreira biblioteku pod imenom „Ugovori za potpise“. On kreira tok posla za prikupljanje potpisa pod imenom Potpisi (anaIsavaIbranko). Tok posla se pokreće automatski u svakom novom dokumentu tako što se dodeljuje jedan zadatak potpisivanja svakoj od te tri osobe.

Prvi potpisnik koji otvori dokument umeće redove za potpis za svo troje potpisnika pre dodavanja svog potpisa.

Grafikon toka za tok posla

Scenario 3: više zadataka, jedan potpisnik

U ovoj verziji, ugovore treba da potpiše Ana ili Sava ili Branko – samo jedno od njih troje.

Sava kreira biblioteku pod imenom „Ugovori za potpisivanje“ i tok posla pod imenom Potpis (anaILIsavaILIbranko). On takođe kreira listu slanja ili grupu za distribuciju, takođe pod imenom anaILIsavaILIbranko, koja uključuje svo troje.

Tok posla se ponovo pokreće automatski u svakom novom dokumentu u biblioteci, ali ovoga puta dodeljuje samo jedan zadatak potpisivanja grupi anaILIsavaILIbranko.

Ova vrsta zadatka se naziva grupni zadatak i funkcioniše na sledeći način: Tok posla šalje obaveštenje o zadatku putem e-pošte svakom članu grupe, ali kreira samo jedan zadatak koji svaki pojedinačni član grupe može zahtevati i dovršiti u ime cele grupe.

Grafikon toka za tok posla

Uputstva za zahtevanje i dovršavanje grupnog zadatka potražite u segmentu DOVRŠAVANJE u ovom članku.

Kada dodate tok posla u tip sadržaja za celu kolekciju lokacija, takođe dobijate opciju da dodate tok posla u sve ostale tipove sadržaja u kolekciji lokacija koji nasleđuju iz tipa sadržaja u koji dodajete tok posla. (Imajte u vidu da ako dodajete tok posla samo za jednu listu ili biblioteku, ova opcija se neće pojaviti.)

Napomene : 

  • Operacija koja postiže sva dodatna dodavanja može dugo potrajati.

  • Ako se nasleđivanje prekine za lokacije ili podlokacije u kojima želite da dodate ovaj tok posla u tipove sadržaja koji nasleđuju, uverite se da ste član grupe „Vlasnici“ na svakoj lokaciji ili podlokaciji pre pokretanja ove operacije.

Moraćete da obezbedite ime ili e-adresu za svaku osobu kojoj će se dodeliti zadatak potpisivanja.

Grupni zadaci ili pojedinačni?    Ako zadatak dodelite grupi ili listi distribucije, biće dodeljen grupni zadatak: Svaki član grupe će primiti obaveštenje o zadatku, ali samo jedan član će morati da zahteva i dovrši zadatak. Uputstva za zahtevanje i dovršavanje grupnog zadatka potražite u segmentu DOVRŠAVANJE u ovom članku.

Jedna ili više faza?    Možete odabrati da imate samo jednu fazu zadataka potpisivanja ili da imate više faza. Ako imate više faza, one će se izvršavati jedna za drugom.

Paralelna redigovanja ili serijska redigovanja?    Za učesnike u bilo kojoj fazi možete odabrati da im se svi zadaci potpisivanja dodele odjednom (paralelno) ili jedan za drugim (serijski) redosledom koji navedete. Serijska opcija može biti korisna ako je, na primer, jedan od potpisnika pravi donosilac odluka u vezi sa dokumentom i nema smisla da drugi potpisnici dovršavaju svoje zadatke potpisivanja ako donosilac odluke odluči da ne potpiše.

Primer

Ovaj jednostavni scenario ilustruje nekoliko prednosti većeg broja faza i serijskih dodeljivanja zadataka:

Zamislite da Branko dodaje novi tok posla „Prikupljanje potpisa“ za biblioteku ugovora. Pošto je Branko pravi donosilac odluka, on želi da bude prva osoba koja će potpisati svaki ugovor. Ako on odluči da ne potpiše, ni Ani ni Savi neće biti dodeljen zadatak potpisivanja. Branko ovo može da podesi na neki od dva načina:

  • Pomoću serijskog redigovanja    Branko podešava jednu serijsku fazu u kojoj je on prvi učesnik, a Ana i Sava su drugi i treći.
    Evo kako Branko podešava serijsko redigovanje iz jedne faze.
    Stavke prikazane u obrascu

  • Pomoću dve faze    Ako Branko želi da Ani i Savi zadaci budu dodeljeni istovremeno, kako Sava ne bi čekao da Ana doda svoj potpis pre nego što on to bude mogao, Branko može da podesi dve faze u toku posla. Prva faza uključuje njegov zadatak potpisivanja, a druga je paralelna faza koja sadrži Anin i Savin zadatak. Ako prva faza nije dovršena, druga faza neće početi.
    Evo kako Branko podešava paralelno redigovanje iz dve faze.
    Postavke prikazane u obrascu

Evo dijagrama oba rešenja. U obe verzije, ukoliko Branko ne dovrši svoj zadatak potpisivanja, zadaci se ne dodeljuju ni Ani ni Savi.

Grafikoni toka obe verzije

U polju CC, na drugoj stranici obrasca za povezivanje, možete uneti imena ili adrese svih onih koji treba da dobiju obaveštenje svaki put kada tok posla počne ili se završi.

  • Unošenje imena ovde ne rezultira dodelom zadatka toka posla toj osobi.

  • Kada se tok posla pokrene ručno, osoba koja ga je pokrenula prima obaveštenja o pokretanju i zaustavljanju bez potrebe za navođenjem u ovom polju.

  • Kada se tok posla pokreće automatski osoba koja ga je prvobitno dodala dobija obaveštenja o početku i kraju iako to nije navela u ovom polju.

Dodavanje toka posla za prikupljanje potpisa (za samo jednu listu ili biblioteku)

Ako još uvek niste upoznati sa dodavanjem toka posla, možda će vam biti korisno da redigujete prethodne segmente SAZNAJTE i PLANIRANJE u ovom članku pre nego što nastavite sa koracima u ovom segmentu.

Dve stvari treba da se urade da biste mogli da dodate tok posla:

E-pošta    Da bi tok posla slao obaveštenja putem e-pošte, e-pošta mora da bude omogućena za SharePoint lokaciju. Ako niste sigurni da je to već urađeno, obratite se SharePoint administratoru.

Dozvole    Podrazumevane postavke SharePoint proizvoda zahtevaju da imate dozvolu za upravljanje listama da biste dodali tokove posla za liste, biblioteke ili kolekcije lokacija. (Grupa „Vlasnici“ podrazumevano ima dozvolu za upravljanje listama; grupe „Članovi“ i „Posetioci“ je nemaju. Više informacija o dozvolama potražite u segmentu SAZNAJTE u ovom članku.)

Sledite ove korake:

  1. Otvorite listu ili biblioteku kojoj želite da dodate tok posla.

  2. Na traci kliknite na karticu Lista ili Biblioteka.

    Ime kartice može se razlikovati u zavisnosti od tipa liste ili biblioteke. Na primer, na kalendarskoj listi kartica se zove Kalendar.

  3. U grupi Postavke izaberite stavku Postavke toka posla.

  4. Na stranici „Postavke toka posla“ navedite jedan tip sadržaja na kom treba pokrenuti tok poslaili Sve (za sve tipove sadržaja), a zatim kliknite na dugme Dodaj tok posla.

    Napomena : Prikupljanje potpisa tokovi posla mogu se pokrenuti samo u dokumentima kreiranim u Word, Excelili InfoPath.

    Komanda „Dodaj tok posla“ sa izabranim tipom sadržaja dokumenta

    1. Popunite prvu stranicu obrasca povezivanja.
      (Uputstva prate ilustraciju.)

Prva stranica obrasca povezivanja za jednu listu ili biblioteku

Oblačić broj jedan

Tip sadržaja

Neka podrazumevani izbor ostane Sve ili izaberite određeni tip sadržaja.

Oblačić broj dva

Tok posla

Izaberite predložak Prikupljanje potpisa – SharePoint 2013 ili Prikupljanje potpisa – SharePoint 2010 .

Napomena : Ako se predložak Prikupljanje potpisa – SharePoint 2013 ili Prikupljanje potpisa – SharePoint 2010 ne pojavi na listi, obratite se svom SharePoint administratoru da biste saznali da li ste aktivirali svoju kolekciju lokacija ili radni prostor. Ako imate dozvole za kolekcije lokacija, pogledajte članak Predlošci Omogućavanje SharePoint tok posla.

Oblačić broj tri

Ime

Otkucajte ime za ovaj tok posla. Ime će identifikovati ovaj tok posla korisnicima ove liste ili biblioteke.

Predloge kako da nazovete tok posla potražite u segmentu ovog članka PLANIRANJE.

Oblačić broj četiri

Lista zadataka

Izaberite listu zadataka koju ćete koristiti sa ovim tokom posla. Možete izabrati postojeću listu zadataka ili kliknuti na dugme Zadaci (novi) da bi se kreirala nova lista.

Informacije o razlozima za kreiranje nove liste zadataka (naspram izbora postojeće) potražite u segmentu PLANIRANJE u ovom članku.

Oblačić broj 5

Lista istorije

Izaberite listu istorije za korišćenje sa ovim tokom posla. Možete izabrati postojeću listu istorije ili kliknuti na dugme Nova lista istorije da bi se kreirala nova lista.

Informacije o razlozima za kreiranje nove liste istorije (naspram izbora postojeće) potražite u segmentu PLANIRANJE u ovom članku.

Oblačić broj šest

Opcije pokretanja

Navedite način ili načine pokretanja ovog toka posla.

Informacije o raznim opcijama potražite u segmentu ovog članka PLANIRANJE.

  1. Kada sve postavke u ovom obrascu budu onakve kakve želite, kliknite na dugme Dalje.

  2. Popunite drugu stranicu obrasca povezivanja.
    (Uputstva su ispod ilustracije.)

    SharePoint proizvodi vam predstavljaju sve opcije na drugoj stranici obrasca povezivanja svaki put kada pokrenete tok posla ručno, kako biste mogli da promenite te opcije samo za tu instancu.

Druga stranica obrasca povezivanja sa istaknutim opcijama

Oblačić broj jedan

Dodela

Unesite imena ili adrese ljudi kojima želite da tok posla dodeli zadatke.

  • Ako će se zadaci dodeljivati jedan po jedan (serijski)   
    Unesite imena ili adrese redosledom kojim želite da se zadaci dodeljuju.

  • Ako će svi zadaci biti dodeljeni u isto vreme (paralelno)   
    Redosled imena ili adresa nije bitan.

  • Ako uključite grupu ili listu distribucije   
    Grupni zadatak će biti dodeljen: Svaki član grupe će primiti obaveštenje o zadatku, ali samo jedan član će morati da zahteva i dovrši zadatak. Uputstva za zahtevanje i dovršavanje grupnog zadatka potražite u segmentu DOVRŠAVANJE u ovom članku.

Oblačić broj dva

Redosled

Navedite da li zadatke treba dodeljivati jedan po jedan (serijski) ili sve odjednom (paralelno).

Više informacija o korišćenju serijskog i paralelnog redosleda potražite u segmentu ovog članka PLANIRANJE.

Oblačić broj tri

Dodavanje nove faze

Dodajte sve faze koje želite posle prve koju ste upravo konfigurisali.

  • Da biste izbrisali čitavu fazu, kliknite na polje za tu fazu Dodela, a zatim pritisnite kombinaciju tastera CTRL+DELETE.

Više informacija o korišćenju više faza potražite u segmentu ovog članka PLANIRANJE.

Oblačić broj četiri

CC

Unesite imena ili e-adrese svih onih koji treba da budu obavešteni svaki put kada se tok posla pokrene ili završi.

  • Unošenje imena ovde ne rezultira dodelom zadatka toka posla.

  • Kada se tok posla pokrene ručno, osoba koja ga je pokrenula prima obaveštenja o pokretanju i zaustavljanju bez potrebe za navođenjem u ovom polju.

  • Kada se tok posla pokreće automatski osoba koja ga je prvobitno dodala dobija obaveštenja o početku i kraju iako to nije navela u ovom polju.

  1. Kada sve postavke na ovoj stranici budu onakve kakve želite, kliknite na dugme Sačuvaj kako biste kreirali tok posla.

SharePoint proizvodi kreiraju vašu novu verziju toka posla.

Šta je sledeće

Ako ste spremni da pokrenete i testirate novi tok posla, idite na segment POKRETANJE u ovom članku.

Uputstva za umetanje redova za potpis u dokument pronaći ćete u segmentu UMETANJE u ovom članku.

Dodavanje toka posla za prikupljanje potpisa (za celu kolekciju lokacija)

Ako još uvek niste upoznati sa dodavanjem toka posla, možda će vam biti korisno da redigujete segmente SAZNAJTEi PLANIRANJE u ovom članku pre nego što nastavite sa koracima u ovom segmentu.

Dve stvari treba da se urade da biste mogli da dodate tok posla:

E-pošta    Da bi tok posla slao obaveštenja putem e-pošte, e-pošta mora da bude omogućena za lokaciju. Ako niste sigurni da je to već urađeno, obratite se SharePoint administratoru.

Dozvole    Podrazumevane postavke SharePoint proizvoda zahtevaju da imate dozvolu za upravljanje listama da biste dodali tokove posla za liste, biblioteke ili kolekcije lokacija. (Grupa „Vlasnici“ podrazumevano ima dozvolu za upravljanje listama; grupe „Članovi“ i „Posetioci“ je nemaju. Više informacija o dozvolama potražite u segmentu SAZNAJTE u ovom članku.)

Sledite ove korake:

  1. Idite na matičnu stranicu kolekcije lokacija (ne matičnu stranicu lokacije ili podlokacije u okviru kolekcije).

  2. Kliknite na dugme postavke Ikona „Postavke“ , a zatim izaberite stavku Postavke lokacije.

    U SharePoint Online, kliknite na dugme postavke Dugme „Postavke“ na naslovnoj traci u sistemu SharePoint 2016. , a zatim izaberite stavku sadržaj lokacije. Iz sadržaja lokacije, izaberite stavku Postavke lokacije.

  3. Na stranici "Postavke lokacije", u okviru Galerije za Veb dizajn, izaberite stavku Tipovi sadržaja lokacije.
    Veza „Tip sadržaja lokacije“ u okviru „Galerije“

  4. Na stranici „Tipovi sadržaja lokacije“ kliknite na ime tipa sadržaja na lokaciji za koji želite da dodate tok posla.

    Napomena : Prikupljanje potpisa tokovi posla mogu se pokrenuti samo u dokumentima kreiranim u Word, Excelili InfoPath.

    Tipovi sadržaja dokumenata sa istaknutim tipom

    1. Na stranici za izabrani tip sadržaja, u okviru stavke Postavke kliknite na vezu Postavke toka posla.
      Veza „Postavke toka posla“ u odeljku „Postavke“

    2. Na stranici „Postavke toka posla“ kliknite na vezu Dodaj tok posla.
      Veza „Dodaj tok posla“

    3. Popunite prvu stranicu obrasca povezivanja.
      (Uputstva prate ilustraciju.)

Prva stranica obrasca povezivanja sa istaknutim opcijama

Oblačić broj jedan

Tok posla

Izaberite predložak Prikupljanje potpisa – SharePoint 2013 ili Prikupljanje potpisa – SharePoint 2010 .

Napomena : Ako se predložak Prikupljanje potpisa – SharePoint 2013 ili Prikupljanje potpisa – SharePoint 2010 ne pojavi na listi, obratite se svom SharePoint administratoru da biste saznali da li ste aktivirali svoju kolekciju lokacija ili radni prostor. Ako imate dozvole za kolekcije lokacija, pogledajte članak Predlošci Omogućavanje SharePoint tok posla.

Oblačić broj dva

Ime

Otkucajte ime za ovaj tok posla. Ime će identifikovati tok posla korisnicima ove kolekcije lokacija.

Predloge kako da nazovete tok posla potražite u segmentu ovog članka PLANIRANJE.

Oblačić broj tri

Lista zadataka

Izaberite listu zadataka koju ćete koristiti sa ovim tokom posla. Možete izabrati postojeću listu zadataka ili kliknuti na dugme Zadaci (novi) da bi se kreirala nova lista.

Informacije o razlozima za kreiranje nove liste zadataka (naspram izbora postojeće) potražite u segmentu PLANIRANJE u ovom članku.

Oblačić broj četiri

Lista istorije

Izaberite listu istorije za korišćenje sa ovim tokom posla. Možete izabrati postojeću listu istorije ili kliknuti na dugme Nova lista istorije da bi se kreirala nova lista.

Informacije o razlozima za kreiranje nove liste istorije (naspram izbora postojeće) potražite u segmentu PLANIRANJE u ovom članku.

Oblačić broj 5

Opcije pokretanja

Navedite način ili načine pokretanja ovog toka posla.

Informacije o raznim opcijama potražite u segmentu ovog članka PLANIRANJE.

Oblačić broj šest

Želite da ažurirate tipove sadržaja liste i lokacije?

Navedite da li ovaj tok posla treba da se doda u sve ostale tipove sadržaja lokacije i liste koji nasleđuju iz ovog tipa sadržaja (odnosno da se poveže sa njima).

  • Operacija koja obavlja sva dodatna dodavanja može da potraje.

  • Ako je nasleđivanje prekinuto za sve lokacije i podlokacije na koje želite da dodate ovaj tok posla tipovima sadržaja koji nasleđuju, uverite se da ste član grupe vlasnika na svakoj od ovih lokacija ili podlokacija pre nego što pokrenete ovu operaciju.

  1. Kada sve postavke na ovoj stranici budu onakve kakve želite da budu, kliknite na dugme Dalje.

  2. Popunite drugu stranicu obrasca povezivanja.
    (Uputstva su ispod ilustracije.)

    SharePoint proizvodi vam predstavljaju sve opcije na drugoj stranici obrasca povezivanja svaki put kada pokrenete tok posla ručno, kako biste mogli da promenite te opcije samo za tu instancu.

Druga stranica obrasca povezivanja sa istaknutim opcijama

Oblačić broj jedan

Dodela

Unesite imena ili adrese ljudi kojima želite da tok posla dodeli zadatke.

  • Ako će se zadaci dodeljivati jedan po jedan (serijski)   
    Unesite imena ili adrese redosledom kojim želite da se zadaci dodeljuju.

  • Ako će svi zadaci biti dodeljeni u isto vreme (paralelno)   
    Redosled imena ili adresa nije bitan.

  • Ako uključite grupu ili listu distribucije   
    Grupni zadatak će biti dodeljen: Svaki član grupe će primiti obaveštenje o zadatku, ali samo jedan član će morati da zahteva i dovrši zadatak. Uputstva za zahtevanje i dovršavanje grupnog zadatka potražite u segmentu DOVRŠAVANJE u ovom članku.

Oblačić broj dva

Redosled

Navedite da li zadatke u ovoj fazi treba dodeljivati jedan po jedan (serijski) ili sve odjednom (paralelno).

Više informacija o korišćenju serijskog i paralelnog redosleda potražite u segmentu ovog članka PLANIRANJE.

Oblačić broj tri

Dodavanje nove faze

Dodajte sve faze koje želite posle prve koju ste upravo konfigurisali.

  • Da biste izbrisali čitavu fazu, kliknite na polje za tu fazu Dodela, a zatim pritisnite kombinaciju tastera CTRL+DELETE.

Više informacija o korišćenju više faza potražite u segmentu ovog članka PLANIRANJE.

Oblačić broj četiri

CC

Unesite imena ili e-adrese svih onih koji treba da budu obavešteni svaki put kada se tok posla pokrene ili završi.

  • Unošenje imena ovde ne rezultira dodelom zadatka toka posla.

  • Kada se tok posla pokrene ručno, osoba koja ga je pokrenula prima obaveštenja o pokretanju i zaustavljanju bez potrebe za navođenjem u ovom polju.

  • Kada se tok posla pokreće automatski, osoba koja ga je prvobitno dodala dobija obaveštenja o početku i kraju toka posla iako to nije navela u ovom polju.

  1. Kada sve postavke na ovoj stranici budu onakve kakve želite, kliknite na dugme Sačuvaj kako biste kreirali tok posla.

SharePoint proizvodi kreiraju vašu novu verziju toka posla.

Šta je sledeće

Ako ste spremni da pokrenete i testirate novi tok posla, idite na segment POKRETANJE u ovom članku.

Uputstva za umetanje redova za potpis u dokument pronaći ćete u segmentu UMETANJE u ovom članku.

Umetanje redova za potpis

Da bi učesnik toka posla mogao da doda svoj potpis, red za potpis mora da se umetne u dokument. Umetanje reda i dodavanje samog potpisa su dve odvojene radnje.

Važno je zapamtiti sledeće:

  • Kada se potpis doda na red za potpis, dokument se zaključava za dalje promene osim za dodavanje drugih potpisa na postojeće redove za potpis.

  • Ako se izvrši promena nakon dodavanja prvog potpisa, svi potpisi koji su već dodati se poništavaju ili uklanjaju iz dokumenta.

  • Umetanja i brisanja redova za potpis se tretiraju kao promene u dokumentu.

  • Zato pre nego što prvi učesnik doda svoj potpis, sva dodavanja i brisanja redova za potpis moraju da budu dovršena.

Evo brzog grafičkog rezimea svega toga.

Dokument bez prvog potpisa i samim tim otvoren za promene

Dokument sa dodatim prvim potpisom i samim tim zaključan za promene

Da biste umetnuli red za potpis u Word ili Excel:

  1. U dokumentu ili radnom listu kliknite da biste postavili kursor na mesto na kom želite da umetnete red za potpis.

  2. Na na umetnite karticu u na grupa " tekst ", kliknite na dugme Red za potpis.

  3. U dijalogu Podešavanje potpisa popunite neko od ova četiri polja, sva četiri ili nijedno:

    • Predloženi potpisnik   
      puno ime potpisnika.
      (Prikazano u dovršenom potpisu.)

    • Zvanje predloženog potpisnika   
      (prikazano u dovršenom potpisu.)

    • Adresa predloženog potpisnika e-pošte   
      (nije prikazano u dovršenom potpisu.)

    • Uputstva za potpisnika   
      korisne ili neophodne informacije za potpisnika.
      (Nije prikazano u dovršenom potpisu.)
      Dijalog „Podešavanje potpisa“

  4. Dok ste i dalje u istom dijalogu, potvrdite ili opozovite izbor u sledećim poljima za potvrdu:

    • Dozvoli potpisniku da doda komentare u dijalogu potpisivanje   
      Dozvoli potpisniku da otkuca njihove svrhu potpisivanja.
      (Potpisnik tipovi će neće biti prikazano u dovršenom potpisu.)

    • Prikaži datum potpisa na mestu za potpis   
      sastanak na kojem se dodaje potpis.
      (Prikazano u dovršenom potpisu.)

  5. Kliknite na dugme U redu.

Ponovite istu proceduru da biste dodali još redova za potpis.

Da biste izbrisali red za potpis u Word ili Excel:

  1. Kliknite na red za potpis da biste ga izabrali.

  2. Pritisnite kombinaciju tastera Brisanje.

Važno : Redovi za potpis se mogu umetnuti samo u InfoPath Filler obrasce.

Da biste umetnuli red za potpis u InfoPath:

  1. U obrascu kliknite da biste postavili kursor na mesto na kom želite da umetnete red za potpis.

  2. Na kartici Početak na traci, u grupi Kontrole izaberite opciju Red za potpis.

  3. Kliknite na red za potpis da biste ga izabrali, a zatim kliknite desnim tasterom miša na njega i u priručnom meniju izaberite stavku Svojstva reda za potpis.

  4. U dijalogu Svojstva reda za potpis, na kartici Opšte postavke, popunite neko od ova četiri polja, sva četiri ili nijedno:

    • Poruka koju će potpisnici videti pre potpisivanja   
      korisne ili neophodne informacije za potpisnika.
      (Nije prikazano u dovršenom potpisu.)

    • Ime potpisnika   
      (prikazano u dovršenom potpisu.)

    • Zvanje potpisnika   
      (prikazano u dovršenom potpisu.)

    • E-adresa potpisnika   
      (nije prikazano u dovršenom potpisu.)
      Dijalog „Svojstva potpisa“

  5. Izvršite sva željena prilagođavanja na kartici Veličina i na kartici Više opcija.

  6. Kliknite na dugme U redu.

Da biste izbrisali red za potpis u InfoPath:

  • Kliknite na kontrolu da biste je izabrali, a zatim pritisnite taster DELETE.

Šta je sledeće

Ako ste spremni da testirate novi tok posla, idite na segment POKRETANJE u ovom članku.

Ako dovršavate zadatak toka posla, idite (ili se vratite) na segment DOVRŠAVANJE u ovom članku.

Pokretanje toka posla „Prikupljanje potpisa“

Podsetnik o procesu potpisivanja: Sve promene moraju biti izvršene u dokumentu – uključujući sva umetanja i brisanja redova za potpis – pre nego što prvi učesnik doda svoj potpis na red za potpis. (Više detalja potražite u segmentu PLANIRANJE u ovom članku.)

Takođe se uverite da osobe kojima će tok posla dodeljivati zadatke razumeju kako se dodaju potpisi i popunjavaju obrasci sa zadacima. Njima može biti koristan segment DOVRŠAVANJE u ovom članku.

Dva načina za pokretanje toka posla    Tok posla se može podesiti da se pokreće samo ručno, samo automatski ili na oba načina:

  • Ručno u bilo kom trenutku, od strane bilo koga ko ima potrebne dozvole.

  • Automatski svaki put kada dođe do navedenog događaja pokretanja – to jest, svaki put kada se dokument doda na listu ili u biblioteku i/ili svaki put kada se dokument koji je već na listi promeni na bilo koji način.
    (Događaji pokretanja su navedeni na prvoj stranici obrasca povezivanja tokom prvobitnog dodavanja i konfigurisanja toka posla. Više informacija potražite u segmentu PLANIRANJE u ovom članku.)

Tok posla ne može da se pokrene u dokumentu koji je trenutno odjavljen. (Dokument se može odjaviti nakon pokretanja toka posla u njemu; ali kada se odjavi, nijedan dalji tok posla se ne može pokrenuti u njemu dok se on ponovo ne prijavi.)

Ako je tok posla konfigurisan da se pokreće automatski, svaki put kada dođe do događaja pokretanja, tok posla se pokreće u dokumentu koji ga je pokrenuo.

Kada se pokrene, tok posla dodeljuje prve zadatke i šalje obaveštenje o zadatku svakoj osobi kojoj je dodeljen zadatak. Istovremeno on šalje obaveštenja o pokretanju (različito od obaveštenja o zadatku) osobi koja je prvobitno dodala tok posla i svim osobama navedenim u polju CC na drugoj stranici obrasca povezivanja.

Ako neophodni redovi za potpis nisu već prisutni u dokumentu pre nego što radnja pokretanja pokrene tok posla, oni se moraju umetnuti pre dodavanja prvog potpisa u dokument.

Napomena o dozvolama    Obično morate imati dozvolu za uređivanje stavki da biste pokrenuli tok posla. (Grupe „Članovi“ i „Vlasnici“ podrazumevano imaju ovu dozvolu, ali grupa „Posetioci“ je nema. Međutim, grupa „Vlasnici“ može takođe odabrati, na bazi „tok posla po tok posla“, da zahteva dozvolu za upravljanje listama za osobe koje pokreću tok posla. Izborom ove opcije vlasnici mogu navesti da samo oni i drugi vlasnici mogu pokrenuti određeni tok posla. Više detalja potražite u segmentu Saznajte u ovom članku.)

Dva mesta sa kojih se može pokrenuti tok posla

Tok posla možete pokrenuti ručno sa nekog od dva mesta:

  • Sa liste ili iz biblioteke u kojoj je dokument uskladišten.

  • Iz samog dokumenta, otvorenog u Microsoft Office programu u kom je kreiran. (Imajte u vidu da to mora biti pun, instalirani program, a ne verzija veb aplikacije.)

Preostala dva odeljka u ovom segmentu daju uputstva za oba metoda.

  1. Dodajte sve neophodne redove za potpis u dokument ili se dogovorite sa učesnicima toka posla da biste se uverili da su svi redovi za potpis prisutni u dokumentu pre nego što bilo koji učesnik doda svoj potpis na neki od redova.

  2. idite na listu ili u biblioteku u kojoj je uskladišten dokument u kom želite da pokrenete tok posla.

  3. Kliknite na ikonu ispred imena stavke da biste izabrali stavku, a zatim u grupiTokovi posla, na karticiDatoteke na traci, izaberite stavku Tokovi posla.

  4. Na stranici „Tokovi posla: ime dokumenta“, u okviru Pokretanje novog toka posla izaberite tok posla koji želite da pokrenete.
    Veza ka pokretanju toka posla

  5. U obrascu pokretanja izvršite sve promene koje želite da primenite na ovu instancu toka posla.

    Napomena :  Promene izvršene ovde u obrascu pokretanja koriste se samo tokom trenutne instance toka posla. Ako želite da izvršite promene koje će se primeniti svaki put kada se tok posla pokrene ili ako želite da promenite postavke toka posla koje se ne pojavljuju u ovom obrascu, pogledajte segment PROMENA u ovom članku.

Druga stranica obrasca povezivanja sa istaknutim opcijama

Oblačić broj jedan

Dodela

Unesite izmene na listi ljudi kojima želite da tok posla dodeljuje zadatke.

  • Ako će se zadaci dodeljivati jedan po jedan   
    Unesite imena ili adrese redosledom kojim zadaci treba da se dodeljuju.

  • Ako će svi zadaci biti dodeljeni u isto vreme   
    Redosled imena ili adresa nije bitan.

  • Ako uključite grupu ili listu distribucije   
    Grupni zadatak će biti dodeljen: Svaki član grupe će primiti obaveštenje o zadatku, ali samo jedan član će morati da zahteva i dovrši zadatak. Uputstva za zahtevanje i dovršavanje grupnog zadatka potražite u segmentu DOVRŠAVANJE u ovom članku.

Oblačić broj dva

Redosled

Proverite da li su specifikacije u vezi sa dodelom zadataka u svakom segmentu pojedinačno (serijski) ili odjednom (paralelno) onakve kakve želite.

Više informacija o korišćenju serijskog i paralelnog redosleda potražite u segmentu ovog članka PLANIRANJE.

Oblačić broj tri

Dodavanje nove faze

Dodajte sve faze koje želite posle onih koje su trenutno konfigurisane.

  • Da biste izbrisali čitavu fazu, kliknite na polje za tu fazu Dodela, a zatim pritisnite kombinaciju tastera CTRL+DELETE.

Više informacija o korišćenju više faza potražite u segmentu ovog članka PLANIRANJE.

Oblačić broj četiri

CC

Unesite željena dodavanja ili uklanjanja. Imajte u vidu da:

  • Unošenje imena ovde ne rezultira dodelom zadatka toka posla.

  • Kada se tok posla pokrene ručno, osoba koja ga je pokrenula prima obaveštenja o pokretanju i zaustavljanju bez potrebe za navođenjem u ovom polju.

  • Kada se tok posla pokreće automatski, osoba koja ga je prvobitno dodala dobija obaveštenja o početku i kraju toka posla iako to nije navela u ovom polju.

  1. Kada sve postavke u obrascu za pokretanje budu onakve kakve želite, kliknite na dugme Pokreni da biste pokrenuli tok posla.

Tok posla dodeljuje prvi zadatak ili zadatke i u međuvremenu šalje obaveštenja o pokretanju vama i svima koji se nalaze na listi u polju CC u obrascu pokretanja.

  1. Dodajte sve neophodne redove za potpis u dokument ili se dogovorite sa učesnicima toka posla da biste se uverili da su svi redovi za potpis prisutni u dokumentu pre nego što bilo koji učesnik doda svoj potpis na neki od redova.

  2. Otvorite dokument u instaliranom Office programu na računaru.

    Napomena : Ovaj metod se ne može koristiti kada je dokument otvoren u verziji veb aplikacije Microsoft Office programa. On se mora otvoriti u punoj, instaliranoj verziji programa na računaru.

  3. U otvorenom dokumentu izaberite karitcu Datoteka, kliknite na dugme Sačuvaj & pošalji, a zatim izaberite tok posla koji želite da pokrenete u dokumentu.

  4. Ako vidite sledeću poruku, koja vam saopštava da je toku posla potrebna datoteka da bi se prijavio, kliknite na dugme Prijavi se.
    (Ako ne vidite ovu poruku pređite na 5. korak)

  5. Kliknite na veliko dugme Pokreni tok posla.

  6. Na stranici „Promena toka posla“, u obrascu pokretanja izvršite sve promene koje želite da primenite na ovu instancu toka posla.

    Napomena :  Promene izvršene ovde u obrascu pokretanja koriste se samo tokom trenutne instance toka posla. Ako želite da izvršite promene koje će se primeniti svaki put kada se tok posla pokrene ili ako želite da promenite postavke toka posla koje se ne pojavljuju u ovom obrascu, pogledajte segment PROMENA u ovom članku.

Druga stranica obrasca povezivanja sa istaknutim opcijama

Oblačić broj jedan

Dodela

Unesite izmene na listi ljudi kojima želite da tok posla dodeljuje zadatke.

  • Ako će se zadaci dodeljivati jedan po jedan   
    Unesite imena ili adrese redosledom kojim zadaci treba da se dodeljuju.

  • Ako će svi zadaci biti dodeljeni u isto vreme   
    Redosled imena ili adresa nije bitan.

  • Ako uključite grupu ili listu distribucije   
    Grupni zadatak će biti dodeljen: Svaki član grupe će primiti obaveštenje o zadatku, ali samo jedan član će morati da zahteva i dovrši zadatak. Uputstva za zahtevanje i dovršavanje grupnog zadatka potražite u segmentu DOVRŠAVANJE u ovom članku.

Oblačić broj dva

Redosled

Proverite da li su specifikacije u vezi sa dodelom zadataka u svakom segmentu pojedinačno (serijski) ili odjednom (paralelno) onakve kakve želite.

Više informacija o korišćenju serijskog i paralelnog redosleda potražite u segmentu ovog članka PLANIRANJE.

Oblačić broj tri

Dodavanje nove faze

Dodajte sve faze koje želite posle onih koje su trenutno konfigurisane.

  • Da biste izbrisali čitavu fazu, kliknite na polje za tu fazu Dodela, a zatim pritisnite kombinaciju tastera CTRL+DELETE.

Više informacija o korišćenju više faza potražite u segmentu ovog članka PLANIRANJE.

Oblačić broj četiri

CC

Unesite željena dodavanja ili uklanjanja. Imajte u vidu da:

  • Unošenje imena ovde ne rezultira dodelom zadatka toka posla.

  • Kada se tok posla pokrene ručno, osoba koja ga je pokrenula prima obaveštenja o pokretanju i zaustavljanju bez potrebe za navođenjem u ovom polju.

  • Kada se tok posla pokreće automatski, osoba koja ga je prvobitno dodala dobija obaveštenja o početku i kraju toka posla iako to nije navela u ovom polju.

  1. Kada su sve postavke u obrascu pokretanja onakve kakve želite, kliknite na dugme Pokreni da biste pokrenuli tok posla.

Tok posla dodeljuje prvi zadatak ili zadatke, a u međuvremenu šalje obaveštenja vama i svima na listi u polju CC obrasca pokretanja.

Šta je sledeće

  • Ako je ovo prvo pokretanje toka posla, da li će drugim učesnicima biti potrebne informacije i pomoć da bi dovršili dodeljene zadatke? (Njima će možda biti koristan segment DOVRŠAVANJE u ovom članku.)

  • Takođe se preporučuje da proverite da li učesnici primaju obaveštenja putem e-pošte i posebno da li filteri za neželjenu poštu ne rukuju obaveštenjima na pogrešan način.

  • I naravno možda imate neke zadatke toka posla koje morate sami da dovršite. Detalje potražite u segmentu DOVRŠAVANJE u ovom članku.

  • U međuvremenu, da biste saznali kako možete pratiti tok trenutne instance toka posla, idite u segment NADGLEDANJE u ovom članku.

Dovršavanje zadatka toka posla za prikupljanje potpisa

Ako je ovo prvi put da vam je dodeljen zadatak u toku posla za prikupljanje potpisa, možda će vam biti korisno da u potpunosti redigujete ovaj segment članka pre dovršavanja zadatka. Na taj način ćete biti upoznati sa svim opcijama koje su vam dostupne.

Napomena : Ako znate da vam je dodeljen zadatak toka posla, ali se poruka sa obaveštenjem nije pojavila u prijemnom poštanskom sandučetu, uverite se da filter za neželjenu poštu nije pogrešno usmerio obaveštenje. Ako jeste, prilagodite postavke filtera u skladu sa tim.

Prvo se uverite da ste u pravom članku

Različiti tipovi tokova posla zahtevaju različite radnje zadataka.

Pre nego što počnete, uverite se da je zadatak koji vam je dodeljen zaista zadatak toka posla za prikupljanje potpisa, a ne zadatak za neki drugi tip toka posla.

Potražite tekst Ovaj dokument zahteva vaš potpis na nekoj od sledećih lokacija:

  • Na liniji Predmet u obaveštenju o zadatku
    Identifikovanje teksta u obaveštenju o zadatku

  • Na traci sa porukama u dokumentu koji treba redigovati
    Identifikovanje teksta u stavki koju treba redigovati

  • U naslovu zadatka na stranici „Status toka posla“
    Identifikovanje teksta u naslovu zadatka na stranici sa statusom toka posla

Ako ne vidite tekst ovaj dokument zahteva vaš potpis na sledećim lokacijama, proverite sa osobom koja pokreće ili ga je prvobitno dodala tok posla da biste saznali koji predložak toka posla se zasniva na – ili da li je prilagođeni tok posla.

Međutim, ako vaš zadatak jeste zadatak prikupljanja potpisa, nastavite sa čitanjem!

Kada vam je dodeljen zadatak toka posla obično za zadatak možete saznati na jedan od sledeća tri načina:

  • Dobijete obaveštenje o zadatku putem e-pošte.

  • Otvorite Microsoft Office dokument i pogledate traku sa porukama koja vas obaveštava da vam je dodeljen srodni zadatak.

  • Proverite SharePoint lokaciju i otkrijete da vam je trenutno dodeljen jedan ili više zadataka.

Kada saznate da vam je dodeljen zadatak toka posla za prikupljanje potpisa, obično uradite dve stvari:

  • Redigovanje dokumenta    Otvorite i redigujte dokument, a zatim ga potpišite (ili ne).

  • Dovršavanje zadatka    Dovršavate i prosleđujete obrazac zadatka.

Stoga su često sledeće tri stavke uključene u dovršavanje zadatka:

  • Poruka obaveštenja (koju primate kao e-poštu)

  • Dokument prosleđen za potpisivanje (koji otvarate i potpisujete ili ne)

  • Obrazac zadatka (koji otvarate, popunjavate i prosleđujete)

Evo kako izgledaju te tri stavke.

Napomena :  Dugme Otvori ovaj zadatak na traci u poruci sa obaveštenjem o zadatku pojavljuje se samo kada se poruka otvori u punoj, instaliranoj verziji programa Outlook, a ne kada se otvori u Outlook Web Access veb aplikaciji.

Poruka obaveštenja o zadatku, stavka za redigovanje i obrazac zadatka

Napomena : Dugme Otvori ovaj zadatak na traci u poruci obaveštenja o zadatku pojavljuje se samo kada je poruka otvorena u punoj, instaliranoj verziji programa Outlook, ali ne i kada je otvorena u veb aplikaciji programa Outlook Web Access.

(Imajte u vidu da ukoliko zadatak nije dodeljen vama lično, već celoj grupi ili listi distribucije čiji ste vi član, trebalo bi da zahtevate zadatak pre dovršenja. Više informacija potražite u segmentu Zahtevanje grupnog zadatka pre dovršenja u ovom segmentu.)

Sledite ove korake:

  1. U poruci sa obaveštenjem o zadatku, u uputstvima Za dovršenje ovog zadatka kliknite na vezu ka dokumentu.

  2. U otvorenom dokumentu kliknite na dugme Otvori ovaj zadatak na traci sa porukama.

Pristupanje stavki i obrascu zadatka iz poruke obaveštenja putem e-pošte

Napomena : Dugme Otvori ovaj zadatak na traci u poruci sa obaveštenjem o zadatku (prikazano na ilustraciji na vrhu crne strelice) pojavljuje se samo kada se poruka otvori u punoj, instaliranoj verziji programa Outlook, a ne kada se otvori u Outlook Web Access veb aplikaciji.

(Imajte u vidu da ukoliko zadatak nije dodeljen vama lično, već celoj grupi ili listi distribucije čiji ste vi član, trebalo bi da zahtevate zadatak pre dovršenja. Više informacija potražite u segmentu Zahtevanje grupnog zadatka pre dovršenja u ovom segmentu.)

Sledite ove korake:

  1. Na listi ili u biblioteci u kojoj je uskladišten dokument koji treba redigovati, kliknite na vezu U toku povezanu sa dokumentom i tokom posla.

  2. Na stranici sa statusom toka posla kliknite na naslov zadatka.

  3. U obrascu zadatka, na traci sa porukama Ovaj zadatak toka posla se primenjuje na kliknite na vezu ka dokumentu.

Pristupanje stavki i obrascu zadatka iz liste ili biblioteke

Imajte u vidu da ako zadatak nije dodeljen vama lično, već celoj grupi ili listi distribucije čiji ste vi član, trebalo bi da zahtevate zadatak pre dovršenja. Više informacija potražite u odeljku Zahtevanje grupnog zadatka pre dovršenja u ovom segmentu.

Takođe imajte u vidu da ako se red za potpis podesi za određenog korisnika, a vi ga potpišete dok ste prijavljeni kao različiti korisnik, u redu za potpis može biti vidljiva neusklađenost. U ovom primeru red za potpis je podešen za Branka Markovića, ali potpis je dodao neko ko se prijavio kao Ana Likić.

Red za potpis koji prikazuje različitog potpisnika

U sledećem primeru, dokument je kreiran u Word.

Stavka za redigovanje sa tri trake sa porukama

Obratite pažnju na tri žute trake sa porukama na vrhu dokumenta:

Označeno kao konačno    Ova traka sa porukama vam saopštava da je makar jedna osoba već dodala potpis na red za potpis.

Važno :  Od tog trenutka, svaka promena dokumenta koja ne podrazumeva dodavanja potpisa na postojeće redove za potpis dovodi do uklanjanja ili poništavanja svih dodatih potpisa. (To jest, umetanje ili brisanje redova za potpis nije dozvoljeno u ovom trenutku, dozvoljeno je samo dodavanje potpisa.)

Potpisi    Možete kliknuti na dugme Prikaži potpise da biste otvorili okno Potpisi. U okviru Traženi potpisi, možete kliknuti na strelicu pored svog imena, a zatim u padajućem meniju izaberite stavku Potpiši.

Napomene : 

  • Ako se vaše ime pojavljuje više puta na listi Traženi potpisi, postoji više redova za potpis na koje treba da dodate svoj potpis. Koristite istu proceduru za dodavanje svakog potpisa.

  • Ako ne vidite svoje ime na listi Traženi potpisi, proverite sa osobom koja je pokrenula tok posla – odnosno, ako je on pokrenut automatski, proverite sa osobom koja ga je prvobitno dodala.

  • InfoPath obrasci nemaju okno Potpisi ili listu Traženi potpisi. Uverite se da se potpisali sve redove za potpis pre nego što sačuvate dokument i dovršite zadatak.

Stavka sa otvorenim oknom „Potpisi“

Ako vidite poruku o nezavisnim dobavljačima usluge digitalnog potpisivanja, kliknite na dugme U redu da biste nastavili. (Da ne biste ponovo videli ovu poruku, potvrdite izbor u polju za potvrdu.)

Otvara se dijalog Potpisivanje.

Dijalog „Potpisivanje“

Da biste potpisali dokument, jednostavno otkucajte svoje ime u polje pored velikog slova X, kliknite na dugme Potpiši, a zatim kliknite na dugme U redu u dijalogu Potvrda potpisa.

Zapamtite: Ako se vaše ime pojavljuje više puta na listi Traženi potpisi, onda treba da dodate svoj potpis u više redova. Koristite istu proceduru za dodavanje svakog potpisa.

Zadatak toka posla    Kada budete spremni da popunite i prosledite obrazac zadatka, kliknite na dugme Otvori ovaj zadatak na traci sa porukama Zadatak toka posla.

Obrazac zadatka za zadatak toka posla za prikupljanje potpisa izgleda ovako.

Obrazac zadatka sa istaknutim opcijama

Imajte u vidu da se prve dve kontrole (Izbriši stavku i Ovaj zadatak toka posla se primenjuje naNaslov dokumenta) ne pojavljuju u obrascu zadatka kada se on otvori iz dokumenta koji treba da se potpiše. One se pojavljuju samo kada se obrazac zadatka otvori direktno iz poruke sa obaveštenjem o zadatku ili na listi Zadatak na stranici sa statusom toka posla.

Oblačić broj jedan

Izbriši stavku

Da biste izbrisali ovaj zadatak iz trenutne instance toka posla, kliknite na ovu vezu.

  • Brisanje zadatka neće izbrisati dokument koji treba potpisati.

  • Zadatak koji je izbrisan neće se više pojavljivati u oblasti Zadaci stranice sa statusom toka posla. (Međutim, brisanje se ipak snima u oblasti Istorija na stranici.)

Napomena :  Ako niste pokrenuli ovu instancu toka posla, možete proveriti sa osobom koja ga je pokrenula – odnosno, ako je pokrenut automatski, sa osobom koja ga je prvobitno dodala – pre nego što izbrišete zadatak.

Oblačić broj dva

Ovaj zadatak toka posla se primenjuje na naslov stavke

Da biste otvorili dokument koji treba potpisati, kliknite na vezu ovde.

Oblačić broj tri

Status, Zahtevao, Konsolidovani komentari, Krajnji rok

Ne možete uređivati ili menjati unose u ova četiri polja, ali će vam možda informacije u njima biti korisne.

Obratite pažnju na to da polje Konsolidovani komentari sadrži sve komentare koje su u obrascu prosledili učesnici koji su već dovršili svoje zadatke u istoj instanci toka posla.

Na isti način, nakon što ste prosledili sopstveni obrazac, svi komentari koje uključite u polje (4) Komentari takođe će se pojaviti u polju Konsolidovani komentari za naredne učesnike.

Oblačić broj četiri

Komentari

Svaki tekst koji ovde unesete biće snimljen u Istoriji toka posla i takođe će se pojaviti u polju (3) Konsolidovani komentari za naredne učesnike.

Oblačić broj 5

Znak

Kada potpišete dokument i otkucate povratne informacije kojima želite da date doprinos u polju Komentari, kliknite na ovo dugme da biste prosledili obrazac i dovršili zadatak.

Oblačić broj šest

Otkaži

Da biste zatvorili obrazac zadatka bez prethodnog čuvanja promena ili odgovora, kliknite na ovo dugme. Zadatak će ostati nedovršen i dodeljen vama.

Oblačić broj sedam

Ponovo dodeli zadatak

Da biste ponovo dodelili zadatak odobravanja nekome drugom, kliknite na ovo dugme.

Ilustraciju stranice na kojoj ćete uneti detalje o ponovnom dodeljivanju, kao i dalja uputstva potražite u odeljku 7 u ovom segmentu, Ponovna dodela zadatka nekom drugom.

Napomena :  Ova opcija može da se isključi za neke zadatke toka posla.

Ako je samo jedan zadatak dodeljen celoj grupi kojoj pripadate, svaki član grupe može da zahteva i dovrši taj zadatak u ime cele grupe.

Zahtevajte zadatak pre nego što otvorite i potpišete dokument. Čim zahtevate zadatak, on vam se dodeljuje i nijedan drugi član grupe ga ne može dovršiti. (Na taj način samo jedna osoba obavlja neophodni posao.)

  1. Na stranici „Status toka posla“ postavite pokazivač na ime zadatka koji je dodeljen vašoj grupi sve dok se ne pojavi strelica.

  2. Kliknite na strelicu, izaberite stavku Uredi stavku, a zatim u obrascu zadatka kliknite na dugme Zahtevaj zadatak.
    Kako zahtevati grupni zadatak

Kada se stranica „Status toka posla“ osveži, možete videti da zadatak više nije dodeljen grupi, već samo vama.

Kasnije, ako želite da stavite zadatak opet na raspolaganje grupi pre nego ste ga dovršili, koristite iste korake da biste se vratili u obrazac zadatka, ali ovaj put kliknite na dugme Otpusti zadatak.

Dugme „Otpusti zadatak“ u obrascu zadatka

Ako želite da neko drugi dovrši zadatak toka posla koji je dodeljen vama, kliknite na dugme Ponovo dodeli zadatak u obrascu zadatka toka posla.

Ovaj obrazac se prikazuje.

Obrazac ponovnog dodeljivanja zadatka

Oblačić broj jedan

Ponovo dodeli zadatak

Unesite ime ili adresu osobe kojoj želite da dodelite ovaj zadatak.

Da biste dodelili ovaj zadatak osobi koja je pokrenula tok posla — ili, ako je tok posla pokrenut automatski, osobi koja je prvobitno dodala ovaj tok posla — ostavite ovo polje prazno.

Oblačić broj dva

Novi zadatak

Obezbedite informacije koje će osobi kojoj dodeljujete zadatak biti potrebne da bi dovršila zadatak. (Sav tekst koji unesete ovde biće dodat u oblast Konsolidovani komentari.)

Oblačić broj tri

Novo trajanje

Uradite neku od sledeće tri stvari:

  • Da biste zadržali postojeći krajnji rok   Ostavite ovo polje prazno.

  • Da biste u potpunosti uklonili krajni rok   Otkucajte broj 0.

  • Da biste naveli novi krajnji rok    Otkucajte broj ovde i navedite jedinice trajanja u sledećem polju. Kada se uzmu zajedno, te dve stavke identifikuju period pre isteka zadatka promene.

Imajte u vidu da se zadacima prikupljanja potpisa podrazumevano ne dodeljuju krajnji rokovi ili trajanja zadataka.

Oblačić broj četiri

Nove jedinice trajanja

Ako navodite novo trajanje zadatka, koristite ovo polje zajedno sa poljem Novo trajanje da biste identifikovali period pre isteka zadatka. (na primer: 3 dana ili 1 mesec ili 2 sedmice.)

Kada se obrazac popuni, kliknite na dugme Pošalji. Vaš zadatak je označen kao Dovršen, novi zadatak se dodeljuje osobi koja je sada odgovorna za zadatak i šalje se obaveštenje o zadatku.

Sve nove informacije koje ste obezbedili uključene su u tekst Delegirao u novom obaveštenju o zadatku (broj 1 na sledećoj ilustraciji).

Obaveštenja o zadatku za ponovno dodeljen zadatak

U međuvremenu, sve ove promene se prate i vidljive su u odeljcima Zadaci i Istorija na stranici „Status toka posla“, kao što je prikazano ovde.

Oblasti „Zadaci“ i „Istorija“ na stranici „Status toka posla“ za ponovno dodeljeni zadatak

Nadgledanje, prilagođavanje ili zaustavljanje pokrenutog toka posla za prikupljanje potpisa

Centralna lokacija sa koje možete da nadgledate, prilagođavate ili prekinete pokrenuti tok posla je stranica „Status toka posla“ za tu instancu toka posla.

Najpre ćemo vam pokazati kako da dođete na tu stranicu, a zatim kako da koristite opcije i informacije koje tamo pronađete. Na kraju, pokazaćemo vam druge dve stranice na kojima možete dobiti dodatne informacije o nadgledanju.

Na listi ili u biblioteci u kojoj se stavka nalazi kliknite na vezu U toku za željenu stavku i tok posla.

U ovom primeru stavka je dokument pod imenom Osnovni nacrt a tok posla je Odobravanje 3.

Klikanje na vezu statusa toka posla

Otvara se stranica „Status toka posla“.

  • Ako vaša lista ili biblioteka sadrži veliki broj stavki, možete koristiti sortiranje i/ili filtriranje kako biste brže pronašli stavku koju tražite. Ako primetite da iznova sortirate i/ili filtrirate na isti način, možda će vam biti korisno da kreirate prilagođeni prikaz koji automatizuje taj određeni raspored.

  • Da biste prešli na stranicu „Status toka posla“, takođe možete da kliknete na vezu Prikaz statusa ovog toka posla u obaveštenju da je tok posla pokrenut koje stiže putem e-pošte ili vezu Prikaz istorije toka posla u obaveštenju o dovršavanju toka posla koje stiže putem e-pošte za određenu instancu koja vas zanima.

Ovde, u okviru ilustracije svakog odeljka stranice sa statusom toka posla pronaći ćete pitanja u vezi sa nadgledanjem na koja ovaj odeljak daje dogovore.

Odeljak „Informacije o toku posla“

Odeljak „Informacije o toku posla“ na stranici „Status toka posla“

Odgovori na pitanja:

  • Ko je pokrenuo ovu instancu toka posla?

  • Kada je pokrenuta ova instanca?

  • Kada se desila poslednja radnja u ovoj instanci?

  • Na kojoj stavki je ova instanca pokrenuta?

  • Koji je trenutni status ove instance?

Odeljak „Zadaci“

Oblast „Zadaci“ stranice „Status toka posla“

Odgovori na pitanja:

  • Koji zadaci su već kreirani i dodeljeni, i koji je njihov trenutni status?

  • Koji zadaci su već dovršeni i koji je ishod svakog od njih?

  • Koji je krajnji rok za svaki zadatak koji je već kreiran i dodeljen? (Imajte u vidu da se zadacima za prikupljanje potpisa podrazumevano dodeljuju krajnji rokovi ili trajanja zadataka.)

Zadaci koji su izbrisani i zadaci koji još nisu dodeljeni ne pojavljuju se u ovom odeljku.

Odeljak „Istorija toka posla“

Odeljak „Istorija toka posla“ na stranici „Status toka posla“

Odgovori na pitanja:

  • Koji događaji su se već desili u ovoj instanci toka posla?

  • Imajte u vidu da se zadaci sa prekoračenim rokom i obaveštenja o ovim zadacima ne pojavljuju u ovoj oblasti.

Postoje dva načina da se zaustavi instanca pokrenutog toka posla pre nego što se on normalno dovrši:

  • Otkazivanje toka posla    Svi zadaci su otkazani, ali su zadržani u oblasti Zadaci na stranici „Status toka posla“.

  • Zaustavljanje toka posla    Svi zadaci se otkazuju i brišu iz oblasti Zadaci stranice sa statusom toka posla. (Međutim, oni se i dalje odražavaju u oblasti „Istorija toka posla“.)

Slede uputstva za oba metoda.

Otkazivanje (svi zadaci se otkazuju, ali se zadržavaju na listi „Zadaci“ i u istoriji)

Ako trenutna instance toka posla više nije potrebna, ona se može otkazati.

Ovu proceduru podrazumevano može izvršiti osoba koja je pokrenula instancu toka posla ili svako ko ima dozvolu za upravljanje listama. (Grupa „Vlasnici“ podrazumevano ima dozvolu za upravljanje listama; grupe „Članovi“ i „Posetioci“ je nemaju.

  • Na stranici sa statusom toka posla, u oblasti odmah ispod vizuelizacije toka posla kliknite na vezu Otkazivanje svih zadataka prikupljanja potpisa.

Svi trenutni zadaci se otkazuju i tok posla se završava sa statusom Otkazano. Otkazani zadaci su i dalje navedeni u oblasti Zadaci i oblasti Istorija toka posla.

Završetak (svi zadaci se brišu sa liste „Zadaci“, ali se zadržavaju u istoriji)

Tok posla se može završiti ako dođe do greške ili ako se zaustavi i ne reaguje.

Ovu proceduru podrazumevano može izvršiti samo neko ko ima dozvolu za upravljanje listama. (Grupa „Vlasnici“ podrazumevano ima dozvolu za upravljanje listama; grupe „Članovi“ i „Posetioci“ je nemaju.

  • Na stranici sa statusom toka posla, u oblasti odmah ispod vizuelizacije toka posla kliknite na vezu Završi ovaj tok posla.

Svi zadaci koje je kreirao tok posla se otkazuju i brišu iz oblasti Zadaci na stranici sa statusom toka posla, iako se i dalje odražavaju u oblasti Istorija toka posla. Tok posla se završava sa statusom Otkazano.

Na stranici „Tokovi posla“ za svaku stavku pronaći ćete listu tokova posla koji su trenutno pokrenuti na toj stavki.

  1. Pređite u listu ili biblioteku u kojoj je uskladištena stavka.

  2. Postavite pokazivač na ime stavke, kliknite na strelicu koja se pojavi i u padajućem meniju izaberite stavku Tokovi posla.

  3. Na stranici „Tokovi posla: ime stavke“, u okviru Pokrenuti tokovi posla, pronaći ćete listu instanci toka posla koje su trenutno pokrenute u stavki.

Napomena :  Imajte u vidu da više instanci jedne verzije toka posla ne može da se pokrene istovremeno u istoj stavki. Na primer: dodata su dva toka posla, oba zasnovana na predlošku za prikupljanje potpisa. Jedan se zove „Povratne informacije o planiranju“, a drugi „Povratne informacije o budžetu“. U svakoj stavki u bilo kom trenutku može da se pokrene jedna instanca oba toka posla, ali ne i dve instance bilo kog toka posla.

Administratori kolekcije lokacija mogu za tren oka prikazati:

  • Koliko tokova posla zasnovanih na svakom predlošku toka posla trenutno postoji u kolekciji lokacija.

  • Da li je svaki predložak toka posla trenutno aktivan ili neaktivan u kolekciji lokacija.

  • Koliko je instanci verzija tokova posla zasnovanih na svakom predlošku toka posla trenutno pokrenuto u kolekciji lokacija.

Evo kako:

  1. Otvorite matičnu stranicu kolekcije lokacija (ne matičnu stranicu lokacije ili podlokacije u okviru kolekcije).

  2. Kliknite na ikonu Postavke Dugme „Postavke SharePoint Online javne veb lokacije“ , a zatim izaberite stavku Postavke lokacije.
    Na stranici „Postavke lokacije“, u okviru Administracija lokacije, izaberite stavku Tokovi posla.
    Veza „Tokovi posla“ u okviru naslova „Administracija lokacije“

Otvara se stranica „Tokovi posla“ i prikazuje informacije.

Šta je sledeće

Ako je ovo prvo pokretanje ove verzije toka posla, možete koristiti uputstva u segmentu REDIGOVANJE u ovom članku da biste prikazali događaje u instanci i otkrili da li tok posla funkcioniše onako kako želite.

Redigovanje rezultata toka posla za prikupljanje potpisa i kreiranje izveštaja

Kada je instanca toka posla dovršena, možete redigovati događaje zabeležene u njenoj istoriji. (Možete pristupiti zapisu za svaku instancu do 60 dana nakon završetka instance.)

Važno :  Imajte u vidu da istorija toka posla služi samo kao neformalna referenca. Nju nije moguće koristiti u svrhe zvaničnog nadgledanja ili u bilo koje pravne svrhe, kao dokaz.

Takođe možete pokrenuti izveštaje o ukupnoj performansi toka posla u više instanci.

Sve dok stavka ostaje u istoj listi ili biblioteci i dok se isti tok posla ne pokrene opet na toj istoj stavki, može se pristupiti istoriji najnovije instance iz liste ili biblioteke.

Da biste prikazali stranicu „Status toka posla“ za najnoviju instancu toka posla pokrenutu na bilo kojoj od stavki:

  • Na listi ili u biblioteci u kojoj se stavka nalazi kliknite na vezu ka statusu za željenu stavku i tok posla.

U ovom primeru stavka je dokument sa naslovom Osnovni nacrt, a tok posla je Odobravanje novog dokumenta.

Klikanje na vezu statusa toka posla

Na stranici „Status toka posla“, odeljak Istorija toka posla nalazi se pri dnu.

Odeljak „Istorija toka posla“ na stranici „Status toka posla“

Šta ako želite da redigujete istoriju instance nakon što ste ponovo pokrenuli isti tok posla na istoj stavki?

Zapravo, možete to učiniti u roku od najviše 60 dana, sa jedne od sledeće dve ulazne tačke: liste ili biblioteke, ili obaveštenja o dovršavanju toka posla. (Šezdeset dana označava period tokom koga SharePoint proizvodi zadržavaju istoriju tokova posla.)

Iz liste ili biblioteke

  1. Pređite u listu ili biblioteku u kojoj je uskladištena stavka.

  2. Kliknite na ikonu ispred imena stavke da biste izabrali stavku, a zatim na kartici Datoteke na traci, u grupi Tokovi posla, izaberite stavku Tokovi posla.

  3. Na stranici „Tokovi posla: ime stavke“, u okviru Dovršeni tokovi posla izaberite ime ili status instance toka posla koju želite da redigujete.
    Lista dovršenih tokova posla na stranici „Tokovi posla“ za stavku
    Otvara se stranica sa statusom toka posla za tu instancu.

Iz obaveštenja o dovršavanju toka posla

  • Otvorite obaveštenje o dovršavanju toka posla za instancu koju želite da redigujete, a zatim kliknite na vezu Prikaz istorije toka posla.

Obaveštenje o dovršenom toku posla sa istaknutom vezom ka istoriji
Otvara se stranica „Status toka posla“ za tu instancu.

Da biste zadržali sva obaveštenja o završetku, možete kreirati Outlook pravilo. Podesite pravilo da kopira sve dolazne poruke koje imaju tekst je završeno dana u redu Tema u sopstvenu, odvojenu fasciklu. (Uverite se da Outlook pravilo kopira dolazne poruke, a ne da ih premešta, ili se one neće pojaviti i u prijemnom poštanskom sandučetu.)

Da biste saznali kako neka od vaših verzija toka posla obično funkcioniše – tokom vremena i u više instanci – možete kreirati neki od dva unapred definisana izveštaja ili oba:

  • Izveštaj o trajanju aktivnosti    Koristite ovaj izveštaj da biste videli prosečno trajanje svake aktivnosti u okviru toka posla, kao i koliko je dugo potrebno da se dovrši svako potpuno pokretanje instance toka posla.

  • Izveštaj o otkazivanju i greškama    Koristite ovaj izveštaj da biste videli da li se tok posla često otkazuje ili nailazi na greške pre dovršenja.

Kreiranje dostupnih izveštaja za tok posla

  1. Na listi ili u biblioteci, u koloni Status za tok posla kliknite na bilo koju vezu ka informacijama o statusu.
    Klikanje na status toka posla

  2. Na stranici sa statusom toka posla, u okviru Istorija toka posla kliknite na vezu Prikaz izveštaja o toku posla.
    Klikanje na vezu „Prikaz izveštaja o toku posla“ u odeljku „Istorija toka posla“

  3. Pronađite tok posla za koji želite da prikažete izveštaj, a zatim izaberite ime izveštaja koji želite da prikažete.
    Klikanje na vezu za izveštaj o trajanju aktivnosti

  4. Na stranici „Prilagođavanje“ zadržite ili promenite lokaciju na kojoj će se kreirati datoteka izveštaja, a zatim kliknite na dugme U redu.
    Klikanje na dugme „U redu“ na lokaciji čuvanja datoteke
    Izveštaj se kreira i čuva na navedenoj lokaciji.

  5. Kada se izveštaj dovrši, možete kliknuti na vezu prikazanu na sledećoj ilustraciji da biste ga prikazali. U suprotnom kliknite na dugme U redu da biste završili i zatvorili dijalog. (Kada kasnije budete spremni da prikažete izveštaj, pronaći ćete ga na lokaciji koju ste naveli u prethodnom koraku.)
    Klikanje na vezu za prikaz izveštaja

Šta je sledeće

Ako vaš tok posla funkcioniše baš onako kako želite, vreme je da počnete da ga koristite.

Ako postoji nešto što želite da promenite u načinu rada toka posla, pogledajte segment ovog članka PROMENA.

Kreiranje izveštaja o performansi toka posla

Da biste saznali kako neka od vaših verzija toka posla obično funkcioniše – tokom vremena i u više instanci – možete kreirati neki od dva unapred definisana izveštaja ili oba:

  • Izveštaj o trajanju aktivnosti    Koristite ovaj izveštaj da biste videli prosečno trajanje svake aktivnosti u okviru toka posla, kao i koliko je dugo potrebno da se dovrši svako potpuno pokretanje instance toka posla.

  • Izveštaj o otkazivanju i greškama    Koristite ovaj izveštaj da biste videli da li se tok posla često otkazuje ili nailazi na greške pre dovršenja.

Kreiranje dostupnih izveštaja za tok posla

  1. Na listi ili u biblioteci, u koloni Status za tok posla kliknite na bilo koju vezu ka informacijama o statusu.
    Klikanje na status toka posla

  2. Na stranici sa statusom toka posla, u okviru Istorija toka posla kliknite na vezu Prikaz izveštaja o toku posla.
    Klikanje na vezu „Prikaz izveštaja o toku posla“ u odeljku „Istorija toka posla“

  3. Pronađite tok posla za koji želite da prikažete izveštaj, a zatim izaberite ime izveštaja koji želite da prikažete.
    Klikanje na vezu za izveštaj o trajanju aktivnosti

  4. Na stranici „Prilagođavanje“ zadržite ili promenite lokaciju na kojoj će se kreirati datoteka izveštaja, a zatim kliknite na dugme U redu.
    Klikanje na dugme „U redu“ na lokaciji čuvanja datoteke
    Izveštaj se kreira i čuva na navedenoj lokaciji.

  5. Kada se izveštaj dovrši, možete kliknuti na vezu prikazanu na sledećoj ilustraciji da biste ga prikazali. U suprotnom kliknite na dugme U redu da biste završili i zatvorili dijalog. (Kada kasnije budete spremni da prikažete izveštaj, pronaći ćete ga na lokaciji koju ste naveli u prethodnom koraku.)
    Klikanje na vezu za prikaz izveštaja

Šta je sledeće

Ako vaš tok posla funkcioniše baš onako kako želite, vreme je da počnete da ga koristite.

Ako postoji nešto što želite da promenite u načinu rada toka posla, pogledajte segment ovog članka PROMENA.

Promena, onemogućavanje ili uklanjanje toka posla za prikupljanje potpisa

Kada pokrenete prvu instancu novog toka posla za prikupljanje potpisa i redigujete rezultate, možete izvršiti neke promene u načinu na koji je tok posla konfigurisan.

Takođe ubuduće možete da izvršite dodatne promene konfiguracije.

Na kraju, možete u nekom trenutku poželeti da onemogućite tok posla u nekom kraćem ili dužem periodu, ali da ga ne uklonite – odnosno, možete odabrati da ga uklonite u potpunosti.

Da biste trajno izmenili postavke postojećeg toka posla, otvorite i uredite obrazac povezivanja koji ste prvobitno koristili za dodavanje tog toka posla.

Ako je tok posla pokrenut samo u jednoj listi ili biblioteci

  1. Otvorite listu ili biblioteku na kojoj je tok posla pokrenut.

  2. Na traci kliknite na karticu Lista ili Biblioteka.

    Napomena : Ime kartice može se razlikovati u zavisnosti od tipa liste ili biblioteke. Na primer, na kalendarskoj listi kartica se zove Kalendar.

  3. U grupi Postavke izaberite stavku Postavke toka posla.

  4. Na stranici „Postavke toka posla“, u okviru Ime toka posla (kliknite da biste promenili postavke) izaberite ime toka posla za koji želite da promenite postavke.

    Napomena :  Ako se željeni tok posla ne pojavljuje na listi, on je možda povezan samo sa jednim tipom sadržaja. Tokovima posla koji se pojavljuju na listi upravlja kontrola Prikazivanje povezivanja toka posla ovog tipa, koja se nalazi odmah iznad liste. (Pogledajte ilustraciju.) Prođite kroz opcije tipa sadržaja u padajućem meniju da biste otkrili koja opcija prikazuje željeni tok posla. Kada se željeni tok posla pojavi na listi, kliknite na njegovo ime.

  5. Unesite i sačuvajte željene promene na iste dve stranice obrasca povezivanja koje su prvobitno korišćene za dodavanje toka posla.

    Više informacija o poljima i kontrolama u obrascu povezivanja potražite u segmentu PLANIRANJE i odgovarajućem segmentu DODAVANJE (Lista/biblioteka ili Kolekcija lokacija) u ovom članku.

Ako je tok posla pokrenut u svim listama i bibliotekama u kolekciji lokacija

  1. Otvorite matičnu stranicu kolekcije lokacija (ne matičnu stranicu lokacije ili podlokacije u okviru kolekcije).

  2. Kliknite na ikonu Postavke Dugme „Postavke SharePoint Online javne veb lokacije“ , a zatim izaberite stavku Postavke lokacije.

Na stranici „Postavke lokacije“, u okviru stavke Galerije izaberite stavku Tipovi sadržaja lokacije.
Veza „Tip sadržaja lokacije“ u okviru „Galerije“

  1. Na stranici „Tipovi sadržaja na lokaciji“, kliknite na ime tipa sadržaja na lokaciji na kojoj je pokrenut tok posla.
    Tipovi sadržaja dokumenata sa istaknutim tipom

  2. Na stranici za izabrani tip sadržaja, u okviru stavke Postavkeizaberite stavku Postavke toka posla.
    Veza „Postavke toka posla“ u odeljku „Postavke“

  3. Na stranici „Postavke toka posla“, u okviru Ime toka posla (kliknite da biste promenili postavke), izaberite ime toka posla za koji želite da promenite postavke.

  4. Unesite i sačuvajte željene promene na iste dve stranice obrasca povezivanja koje su prvobitno korišćene za dodavanje toka posla.

    Više informacija o poljima i kontrolama u obrascu povezivanja potražite u segmentu PLANIRANJE i odgovarajućem segmentu DODAVANJE (Lista/biblioteka ili Kolekcija lokacija) u ovom članku.

Ako je tok posla pokrenut samo u jednoj listi ili biblioteci

  1. Otvorite listu ili biblioteku na kojoj je tok posla pokrenut.

  2. Na traci kliknite na karticu Lista ili Biblioteka.

    Ime kartice može se razlikovati u zavisnosti od tipa liste ili biblioteke. Na primer, na kalendarskoj listi kartica se zove Kalendar.

  3. U grupi Postavke izaberite stavku Postavke toka posla.

  4. Na stranici „Postavke toka posla“ kliknite na vezu Uklanjanje toka posla.

  5. Koristite obrazac na stranici „Uklanjanje tokova posla“ da biste onemogućili, ponovo omogućili ili uklonili tokove posla.
    Obrazac na stranici „Uklanjanje tokova posla“

U obrascu se nalazi pet kolona:

  • Tok posla    Ime toka posla.

  • Instance    Broj instanci toka posla koje su trenutno pokrenute na stavkama.

  • Dozvoljavanje    Opcija koja omogućava nastavak normalnog funkcionisanja toka posla.

  • Nema novih instanci    Opcija koja dozvoljava svim trenutno pokrenutim instancama toka posla da se dovrše, ali onemogućava tok posla tako što ga čini nedostupnim za pokretanje novih instanci. (Ova radnja se može opozvati. Da biste kasnije ponovo omogućili tok posla, vratite se na ovu stranicu i kliknite na dugme Dozvoli.)

  • Uklanjanje    Opcija koja u potpunosti uklanja tok posla sa liste ili iz biblioteke. Sve pokrenute instance se odmah obustavljaju, a kolona za taj tok posla se više ne pojavljuje na stranici za listu ili biblioteku. (Ova radnja se ne može opozvati.)

  1. Otvorite matičnu stranicu kolekcije lokacija (ne matičnu stranicu lokacije ili podlokacije u okviru kolekcije).

  2. Izaberite stavku Postavke Dugme „Postavke SharePoint Online javne veb lokacije“ , a zatim izaberite stavku Postavke lokacije.

    U SharePoint Online, kliknite na dugme postavke Dugme „Postavke SharePoint Online javne veb lokacije“ , kliknite na sadržaj lokacijei zatim izaberite stavku Postavke lokacije.

  3. Na stranici "Postavke lokacije", u okviru Galerije Veb dizajneraizaberite stavku Tipovi sadržaja lokacije.
    Veza „Tip sadržaja lokacije“ u okviru „Galerije“

  4. Na stranici „Tipovi sadržaja lokacije“ izaberite ime tipa sadržaja lokacije u kom je tok posla pokrenut.
    Tipovi sadržaja dokumenata sa istaknutim tipom

  5. Na stranici za izabrani tip sadržaja, u okviru stavke Postavke izaberite stavku Postavke toka posla.

  6. Na stranici „Postavke toka posla“ kliknite na vezu Uklanjanje toka posla.

  7. Koristite obrazac na stranici „Uklanjanje tokova posla“ da biste onemogućili, ponovo omogućili ili uklonili tokove posla.
    Obrazac na stranici „Uklanjanje tokova posla“

Šta je sledeće

Ako ste uneli neke promene, pokrenite probnu instancu toka posla kako biste dvaput proverili efekte promena.

  • Tok posla    Ime toka posla.

  • Instance    Broj instanci toka posla koje su trenutno pokrenute na stavkama.

  • Dozvoljavanje    Opcija koja omogućava nastavak normalnog funkcionisanja toka posla.

  • Nema novih instanci    Opcija koja dozvoljava svim trenutno pokrenutim instancama toka posla da se dovrše, ali onemogućava tok posla tako što ga čini nedostupnim za pokretanje novih instanci. (Ova radnja se može opozvati. Da biste kasnije ponovo omogućili tok posla, vratite se na ovu stranicu i kliknite na dugme Dozvoli.)

  • Uklanjanje    Opcija koja u potpunosti uklanja tok posla iz kolekcije lokacija. Sve pokrenute instance se odmah obustavljaju, a kolona za taj tok posla se više ne pojavljuje na stranici za listu ili biblioteku. (Ova radnja se ne može opozvati.)

Postoji veliki broj načina da se dalje prilagode tokovi posla uključeni u SharePoint proizvode.

Čak možete kreirati prilagođene tokove posla od početka.

Možete koristiti neki od sledećih programa ili sve njih:

  • SharePoint Designer 2013    Prilagodite obrasce, radnje i ponašanja toka posla.

  • Microsoft Visual Studio    Napravite svoje prilagođene radnje toka posla.

Za više informacija pogledajte Microsoft Software developer Network (MSDN) sistem pomoći.

Napomena : Odricanje odgovornosti za mašinski prevod: Ovaj članak je preveo računarski sistem bez ljudske intervencije. Microsoft nudi ove mašinske prevode da bi pomogao korisnicima koji ne govore engleski da uživaju u sadržaju o Microsoft proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je članak mašinski preveden, može da sadrži greške u rečniku, sintaksi ili gramatici.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×