Saveti za Microsoft MyAnalytics

Važno : Ovaj članak je mašinski preveden, pogledajte odricanje odgovornosti. Pogledajte verziju ovog članka na engleskom jeziku ovde za referencu.

Ove savete može pomoći da bolje vremena i obratite pažnju na ono što je važno na poslu. Saveti za sve nisu za svakoga. Možete i treba da uvek zavisi od vaša uloga i radite u organizaciji.

Koristite MyAnalytics u Outlook

Želite li da saznate koliko je ljudi čitanje određeni putem e-pošte poslate? Pogledajte članak Programski dodatak MyAnalytics za Outlook da biste videli koliko ljudi pročitali, odgovorio ili proslediti e-pošte.

Savet : Idite na Outlook i otvorite e-poruke koje ste poslali ili primili. Zatim kliknite na dugme MyAnalytics na vrhu e-pošte, odmah ispod linije primaoce, da biste videli statistiku.

Sastanci

Manje sastanaka, kraći sastanci ili fokusiraniji sastanci. Ovo su neke od opcija kojima možete da uštedite vreme provedeno na sastancima.

Šaljite podsetnike umesto pozivnica

E-pošta nije uvek gubljenje vremena. Ona može biti koristan način za smanjenje prisustva na sastancima, a da pritom osobe ipak ostanu u toku. Ako imate kolege koje ne treba da donose odluke na sastanku, možete da im pošaljete novosti putem e-pošte posle sastanka kako biste ih obavestili šta je odlučeno.

Skratite sastanke

Nedavno ispitivanje rukovodilaca pokazalo je da je od 25 do 50 procenata vremena provedenog na sastancima protraćeno. Neka preduzeća su uvela stojeće sastanke. Iako to nije pogodno za sve vrste sastanaka, stojeći sastanak je kraći i efikasniji nego tipični sastanak tokom kog se sedi. Osim toga, razmislite o skraćivanju ili konsolidovanju periodičnih sastanaka, naročito ako imaju više od 10 učesnika.

Razmislite o periodičnim sastancima

Najčešći savet za produktivnost jeste „veliko spremanje“ kalendara. Pokušajte da otkažete sve periodične sastanke u jednoj sedmici i da ponovo po potrebi dodate one koji su zaista neophodni. Primenjeno timski, ovim se za 10–30% smanjio broj sastanaka.

Razmislite o listi učesnika

Veliki sastanci o statusu i novostima za učesnike koji bi „trebalo da znaju“ teško drže pažnju ako svi učesnici nisu u potpunosti angažovani. Multitasking je uobičajeni pokazatelj da osoba nije u potpunosti neophodna na sastanku. Da li umesto toga možete da pošaljete podsetnik?

Sprečite „poslovni turizam“

Termin „poslovni turisti“ koristi se za osobe u preduzeću koje „žele da pohađaju sve moguće sastanke, samo da bi imale osećaj da su u toku“. Uspešni sastanci zahtevaju dinamično učešće i fokusiranje svih učesnika, a učesnici koji nisu angažovani mogu znatno da umanje efikasnost sastanka. Kao organizator, trebalo bi da probate da ograničite saradnju na učesnike sastanka kako biste smanjili ometanje i obezbedili adekvatan doprinos.

E-pošta

Ako uvidite da trošite previše vremena na e-poruke, ono što možete da uradite umesto toga jeste da koristite telefon, da ne koristite opciju „Odgovori svima“ ili da napustite liste e-pošte koje nisu korisne.

Uklonite nepotrebne primaoce e-pošte

Pre nego što kliknete na dugme „Pošalji“, pregledajte listu primalaca i proverite da li će svaka osoba doprineti razgovoru. Razmislite pre nego što upotrebite opciju Odgovori svima. Podrazumevano bi trebalo da odgovarate samo pošiljaocu. Koristite opciju Odgovori svima samo kada je odgovor stvarno važan svim uključenim osobama. Neki primaoci bi možda trebalo da znaju samo konačnu odluku, a ne da se dodaju u polje CC tokom celog razgovora.

Slanje e-poruke manje - koristite Skype ili javi se

Pre nego što pošaljete e-poruku u svakom, razmislite o ovim uvide. Radna grupa za organizacione jednostavnost pronašao da smanjivanja izvršni e-pošte izlaz 54 procenata pojavilo u produktivnosti 7 procenata u celoj celo preduzeće. Upravljanje savet kolone podržava ovaj pristup da pozivaju rukovodioci "preuzeo telefon". Često pozivi su efikasniji od razgovore nazad i napred e-pošte i dozvoli za pitanja da postave u realnom vremenu. Skype je dobra opcija.

Napuštanje grupa koje ne čitate

Razmotrite napuštanje grupa čiji član ne morate da budete. Ako na kraju jednostavno izbrišete e-poruke ili ih premestite u fasciklu „Pročitaj kasnije“ i nikada više ne pogledate, možda je bolje da nemate tu nebitnu e-poštu u prijemnom poštanskom sandučetu.

Oslobodite prijemne poštanske sandučiće drugih osoba

Možda u preduzeću možete da uvedete sledeće pravilo u vezi sa slanjem e-poruka primaocima u polju CC. Ono je stvarno jednostavno: Kada odgovarate na e-poruku, premestite sve osobe koje možete u BCC uz poruku u kojoj piše „Premeštam Iliju, Saru i Dunju u BCC kako bih oslobodio/la njihovo poštansko sanduče“. To ovim kolegama daje priliku da prigovore ako žele da ostanu u konverzaciji, ali im takođe omogućava da lako izbegnu e-poruke koje će im samo zatrpati prijemno poštansko sanduče i oduzeti im vreme. Ovo jednostavno poštovanje vremena ljudi pomaže i u promovisanju dobrog ponašanja svaki put kad neko to vidi. Promovišite ga.

Posle radnog vremena

Budite pažljiv saradnik!

  • Skratite e-poruke i ažuriranja statusa pomoću dnevnih ili sedmičnih podsetnika za e-poruke sa obaveštenjima. Time se smanjuju celokupno ometanje i nasumičnost koje izaziva preopterećenje e-poštom.

  • Sačuvajte radne verzije ili odložite isporuku e-poruke do uobičajenog radnog vremena primalaca. Ograničite e-poštu u kasnim noćnim ili ranim jutarnjim časovima na hitnu e-poštu da biste smanjili ometanje.

  • Isključite obaveštenja na telefonu i računaru kada pokušavate da se fokusirate.

Kao tim:

  • Na primer: Nema sastanaka sredom

  • Složili smo se u vezi sa „časovima tima“

  • Poštujte vreme drugih osoba

  • Budite svesni pretrpanosti sastanaka i toga koga pozivate

Vreme fokusiranja

Vreme fokusiranja definišemo kao najmanje dva uzastopna časa bez sastanaka. Vreme fokusiranja predviđeno je da pruži dovoljno vremena kako biste mogli da se fokusirate na rezultate rada ili da obavite druge važne zadatke.

Blokiranje vremena fokusiranja u kalendaru

Uspostavite prioritete u organizaciji svog vremena i zaštitite se od zakazivanja dve stvari istovremeno. Isto tako, nemojte ni da zakazujete događaje u blokirano vreme svog tima.  

Manje sastanaka

Manje sastanaka može da znači više vremena za koncentrisanje na važne zadatke ili druge stvari.

Više vremena za podsticanje dobrih odnosa može da podigne produktivnost na viši nivo

Pronalaženje vremena za opuštanje tokom radnog vremena može da vas mentalno odmori, ali i da poveća profesionalni uspeh. Ako posvetite vreme podsticanju odnosa i širenju mreža, dokazano je da će to biti neprocenjivo za profesionalni napredak. Studija koju je izveo partnerski tim dokazala je korelaciju između uspešnih prodavaca i velikih mreža. Otkrili su da su najbolji prodavci raširili interne mreže, tako da su one bile za 33% veće od mreža onih čiji je učinak bio ispod proseka. U ovom slučaju, investiranje u značajne odnose između saradnika dovelo je do boljih performansi.

Pronađite vreme za ono što je važno

Nemojte da preskočite ručak i da popijete četvrtu šoljicu kafe za radnim stolom – umesto toga izađite i uživajte u obroku sa timom. Odmorićete mozak, proširiti mrežu i verovatno poboljšati produktivnost.

Napomena : Odricanje odgovornosti za mašinski prevod: Ovaj članak je preveo računarski sistem bez ljudske intervencije. Microsoft nudi ove mašinske prevode da bi pomogao korisnicima koji ne govore engleski da uživaju u sadržaju o Microsoft proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je članak mašinski preveden, može da sadrži greške u rečniku, sintaksi ili gramatici.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×