Primena upravljanja zapisima

Važno : Ovaj članak je mašinski preveden, pogledajte odricanje odgovornosti. Pogledajte verziju ovog članka na engleskom jeziku ovde za referencu.

Zapisima možete da upravljate „na licu mesta”, što znači da možete ostaviti dokument na njegovoj trenutnoj lokaciji ili da uskladištite zapise u određenoj arhivi, kao što je lokacija „Centar za čuvanje zapisa“.

Pre nego što primenite upravljanja zapisima, preporučljivo je da prvo kreirate na plan za upravljanje zapisima za vašu organizaciju. Da vam pomogne da odaberete pravu zapise sistem za upravljanje za vašu organizaciju, pogledajte članak Odaberite kako da uskladištite i upravljate zapisima.

Kreiranje i konfiguracija lokacije „Centar za čuvanje zapisa“

Ovaj odeljak daje pregled glavnih koraka koje treba da sledite da biste kreirali i konfigurisali lokaciju „Centar za čuvanje zapisa“. Kliknite na veze da biste videli određene vodiče za svaki korak.

  1. Kreiranje lokacije centra za čuvanje zapisa pomoću predloška lokacije centra za čuvanje zapisa.

  2. Kreiranje zapisa biblioteka ili spiskova za upravljanje i čuvanje svaki tip zapisa koji je naveden u planu datoteka (definicije: plan datoteka opisuje tipove dokumenata ili stavki koje neka organizacija prihvata kao zvaničnog poslovnih zapisa. To ukazuje na to gde su uskladišteni zapisi i pruža informacije koje jedan tip zapisa koji se razlikuje od drugog).

  3. Dodajte pridruženi tip sadržaja u biblioteke ili spiskove.

  4. Kreiranje i Dodavanje kolone lokacije odgovarajuće tipove sadržaja i prikažite metapodatke za svaki tip zapisa koji je naveden u planu datoteka.

  5. Dodavanje smernica za upravljanje informacijama u sadržaju otkucajte na lokaciji centra za čuvanje zapisa.

  6. Konfigurišite organizator sadržaja da biste usmerili svaki tip zapisa na odgovarajuću lokaciju.

Vrh stranice

Kreiranje lokacije „Centar za čuvanje zapisa“

Preporučujemo vam da kreirate centra za čuvanje zapisa kao kolekciju lokacija najvišeg nivoa, a ne kao podlokacije. Da biste kreirali kolekciju lokacija, morate biti član farme administratorima SharePoint grupe na računaru koji radi pod operativnim sistemom SharePoint centralnoj administraciji Veb lokacije.

U sistemu SharePoint Online, možete da kreirate na lokaciji centra za čuvanje zapisa na najvišem nivou SharePoint lokacije. Kliknite na dugme + Kreiranje lokacija, a zatim Počni od korak 4 ispod.

  1. Pokrenite SharePoint 2013 ili 2016 centralnoj administraciji.

    • Za Windows Server 2008 R2:

      • Kliknite na dugme Start, izaberite stavku Microsoft SharePoint 2013 proizvodima ili Microsoft SharePoint 2013 proizvodimai zatim izaberite stavku SharePoint 2013 Centralna administracija ili SharePoint 2016 Centralna administracija.

    • Za Windows Server 2012:

      • Na početnom ekranu izaberite stavku SharePoint 2013 Centralna administracija ili SharePoint 2016 Centralna administracija.

        Ako SharePoint 2013 Centralna administracija ili SharePoint 2016 Centralna administracija nije na početnom ekranu:

      • Kliknite desnim tasterom miša računara, izaberite stavku sve aplikacijei zatim izaberite stavku SharePoint 2013 Centralna administracija ili SharePoint 2016 Centralna administracija.

  2. Na Veb lokaciji centralne administracije, u odeljku " Upravljanje aplikacijama ", izaberite stavku Kreiranje kolekcije lokacija.

  3. Na stranici " Kreiranje kolekcije lokacija ", u odeljku Web aplikacije , ako nije izabrana web aplikacija u kojoj želite da kreirate kolekciju lokacija, kliknite na strelicu nadole. U meniju Web aplikacije izaberite stavku Promeni Web aplikaciju, a zatim izaberite aplikaciju u kojoj želite da kreirate kolekciju lokacija.

  4. U odeljku naslov i opis upišite naslov i opis za kolekciju lokacija.

  5. U odeljku Adresa Veb lokacije , izaberite putanju koju ćete koristiti za URL adresu (na primer, džoker putanju za uključivanje na primer, /lokacije/ ili osnovni direktorijum (/).

    Ako izaberete putanju za uključivanje džokera, takođe morate otkucajte ime lokacije da biste koristili u URL adresu lokacije.

  6. U odeljku Izbor predloška , na listi Izaberite iskustvo verziju , izaberite SharePoint iskustva verziju predložak koji želite da koristite.

    Izaberite verziju iskustvo ako želite da pretražite i pokrenuti kao kolekcije lokacija u sistemu SharePoint Server kolekcije lokacija. Kolekcije lokacija koja koristi stariju verziju iskustvo pokreće u novijoj verziji sistema SharePoint, ali interfejs i korisničko iskustvo korisnika u kolekciji lokacija će se odraziti na stariju verziju. Kolekcije lokacija koji može da se nadogradi u bilo kom trenutku na najnoviju verziju iskustva.

  7. U odeljku Izbor predloška izaberite karticu poslovno , a zatim izaberite stavku Centar za čuvanje zapisa.

  8. U odeljku Primarni Administrator kolekcije lokacija , otkucajte korisničko ime (u obliku DOMEN\korisničko_ime) za korisnika koji će biti administrator kolekcije lokacija.

  9. U odeljku Sekundarni Administrator kolekcije lokacija , otkucajte korisničko ime sekundarnog administratora kolekcije lokacija. Određivanje na sekundarni administrator kolekcije lokacije je najbolju praksu da biste se uverili da osobe mogu da upravljaju kolekcije lokacija kada je primarni administrator kolekcije lokacija nije prisutno.

  10. Ako koristite kvote za upravljanje skladišta za kolekcije lokacija, u odeljku Predložak kvote , kliknite na predložak sa liste Izaberite predložak kvote .

  11. Kliknite na dugme U redu.

Kreiranje biblioteka ili spiskova za upravljanje zapisima

Biblioteke i spiskovi su važni elementi u upravljanju zapisima. Oni služe kao arhive za svaki tip zapisa koji želite da uskladištite ili kojim želite da upravljate. Povezivanje tipova sadržaja (objašnjeno kasnije) sa bibliotekama i spiskovima pomaže u daljoj kategorizaciji zapisa. Preporučujemo da kreirate po jednu biblioteku dokumenata ili spisak za svaki tip sadržaja u planu datoteka zapisa.

Dodavanje postojećeg tipa sadržaja na listu ili u biblioteku

Kada na listu ili u biblioteku dodate tip sadržaja, omogućavate da ta lista ili biblioteka može da sadrži stavke tog tipa. Kada se zapisi proslede na lokaciju „Centar za čuvanje zapisa“, oni se usmeravaju u odgovarajuću listu ili biblioteku na osnovu tipa sadržaja dokumenta.

Vrh stranice

Kreiranje i dodavanje kolona lokacije na liste, u biblioteke ili tipove sadržaja

Kolone vam pomažu da grupišete, kategorišete i pratite zapise ili druge stavke. Kolona lokacije definiše stavku metapodataka koja se može povezati sa tipom sadržaja, listom ili bibliotekom. Na primer, možete želeti da dodate kolone lokacije da biste definisali „autora“ ili „datum završetka“. Dodajte kolonu lokacije u tip sadržaja za zapise da biste sačuvali stavku metapodataka koja je prosleđena sa zapisom, ili da biste dodali metapodatke u cilju upravljanja zapisom.

Kreiranje kolone lokacije

  1. Na lokaciji centra za čuvanje zapisa, kliknite na dugme postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , a zatim izaberite stavku Postavke lokacije.

    U SharePoint grupe povezani lokacije, izaberite stavku postavke, izaberite stavku Sadržaj lokacijei izaberite stavku Postavke lokacije.

  2. Na stranici "Postavke lokacije", u okviru Galerije Veb dizajneraizaberite stavku kolone lokacije.

  3. Na stranici Kolone lokacije kliknite na dugme Kreiraj.

  4. Na stranici „Nova kolona lokacije“, u odeljku Ime i tip, u polju Ime kolone otkucajte željeno ime.

  5. Izaberite tip informacija koje želite da uskladištite u koloni – na primer, valuta, datum i vreme ili tekst.

  6. U odeljku Grupa izaberite postojeću grupu u koju ćete uskladištiti novu kolonu lokacije ili izaberite stavku Nova grupa da biste kreirali novu grupu u kojoj čete uskladištiti kolonu. Grupe obezbeđuju način za organizovanje kolona i olakšavaju njihovo pronalaženje.

U odeljku Dodatne postavke kolone izaberite dodatne postavke kolone koje želite. Opcije dostupne u ovom odeljku razlikuju se od tipa kolone koju izaberete u odeljku Ime i tip. Na primer, ako je tip informacija za skladištenje u koloni „Izbor“, možete definisati izbore da nabrajanje u odeljku Dodatne postavke kolone.

  1. Kliknite na dugme U redu.

Dodavanje kolone lokacije u tip sadržaja za zapise

  1. Sa matične stranice lokacije centra za čuvanje zapisa, izaberite stavku postavke, a zatim izaberite stavku Postavke lokacije.

    U SharePoint grupe povezani lokacije, izaberite stavku postavke, izaberite stavku Sadržaj lokacijei izaberite stavku Postavke lokacije.

  2. U odeljku Galerije Veb dizajnera izaberite stavku Tipovi sadržaja lokacije.

  3. Na stranici „Tipovi sadržaja lokacije“ kliknite na tip sadržaja lokacije koji želite da konfigurišete.

  4. Pošto ste izabrali tip sadržaja lokacije sa nadređene lokacije ili pošto ste kreirali novi tip sadržaja lokacije, na stranici sa izabranim tipom sadržaja lokacije, u odeljku Kolone izaberite stavku Dodaj iz postojećih kolona lokacije.

  5. Na stranici „Dodavanje kolona u tip sadržaja“, u odeljku Izbor kolona sa liste Izbor kolona sa izaberite grupu koju želite da filtrirate.

  6. Izaberite kolonu koju želite da dodate sa liste Dostupne kolone , a zatim kliknite na dugme Dodaj.

  7. U odeljku Ažuriranje lista i tipova sadržaja lokacije navedite da li će tipovi sadržaja podređene lokacije koja nasleđuje tip sadržaja od ove lokacije biti ažurirani tim promenama.

  8. Kada završite sa dodavanjem željenih kolona, kliknite na dugme U redu.

Napomena :  Ako se tip sadržaja koji želite da izaberete ne pojavljuje na stranici kao veza (zasenčeno), tip sadržaja pripada nadređenoj lokaciji lokacije „Centar za čuvanje zapisa“ i stoga mora biti izabran i konfigurisan sa nadređene lokacije. Ovo možete uraditi ako kliknete na vezu u okviru kolone Izvor pored zasenčenog tipa sadržaja lokacije u okviru kolone Tip sadržaja lokacije.

Vrh stranice

Kreiranje smernica za upravljanje informacijama za zapise

Smernice za upravljanje informacijama su skup pravila za tip sadržaja. Smernice za upravljanje informacijama omogućavaju organizacijama da kontrolišu i prate stvari kao što je informacija o tome koliko dugo se sadržaj zadržava ili koje radnje korisnici mogu da preduzmu sa tim sadržajem.

Napomena : Da biste završili ovaj zadatak, morate biti član grupe „Vlasnici“ za lokaciju „Centar za čuvanje zapisa“.

Dodavanje smernica za upravljanje informacijama u tip sadržaja

Napomena : Ne možete da navedete smernice za upravljanje informacijama za tip sadržaja jezgro. Tipovi sadržaja jezgro su instalirani kada se kreira kolekciju lokacija. Morate da kreirate tip sadržaja koji se izvodi iz tipa sadržaja jezgro i primena smernica za upravljanje informacijama izvedenog tip sadržaja.

  1. Na lokaciji, kliknite na dugme postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , a zatim izaberite stavku Postavke lokacije.

    U SharePoint grupe povezani lokacije, izaberite stavku postavke, izaberite stavku Sadržaj lokacijei izaberite stavku Postavke lokacije.

  2. Na stranici "Postavke lokacije", u odeljku Galerije Veb dizajnera izaberite stavku Tipovi sadržaja lokacije.

  3. Na stranici „Tipovi sadržaja lokacije“ izaberite tip sadržaja u koji želite da dodate smernice za upravljanje informacijama.

  4. Na stranici „Tip sadržaja“ izaberite stavku Postavke smernica za upravljanje informacijama.

  5. Na stranici „Uređivanje smernica“ otkucajte opis za smernice, a zatim napišite kratku izjavu o smernicama koja korisnicima objašnjava namenu smernica. Izjava o smernicama može da ima najviše 512 znakova.

  6. Dalje, potrebno je da dodate jednu ili više funkcija smernica u smernice za upravljanje informacijama. Kako da omogućite funkcije, dodatne postavke će biti predstavljene.

Dodavanje funkcija smernica u smernice za upravljanje informacijama

Funkcije smernica koje možete dodati u smernice za informacije su oznake, nadzor, rok trajanja i barkodovi.

Dodavanje funkcije smernica za zadržavanje za upravljanje informacijama smernica

  1. Na stranici „Uređivanje smernica“ potvrdite izbor u polju za potvrdu Omogući zadržavanje.

  2. Izaberite stavku Dodaj fazu zadržavanja i izaberite jednu od sledećih opcija perioda zadržavanja da biste naveli kada dokumenti ističu: Da biste podesili datum isteka na osnovu svojstva datuma, izaberite stavku „Ova faza je zasnovana na svojstvu datuma stavke“, a zatim izaberite radnju (Kreirano ili Izmenjeno) i vremenski period (dani, meseci ili godine).

  3. Otkucajte vrednost u polje između spiskova da biste naveli vremenski period.

  4. Izaberite radnju koja bi trebalo da se pojavi kada dokument istekne.

  5. Ako želite da se izabrana radnja ponavlja, potvrdite izbor u polju za potvrdu Ponavljanje, a zatim izaberite period ponavljanja.

  6. Kliknite na dugme U redu.

Vrh stranice

Dodavanje funkcije smernica za nadzor u smernice za upravljanje informacijama

  1. Na stranici „Uređivanje smernica“, u odeljku Nadgledanje izaberite stavku Omogući nadgledanje, a zatim potvrdite izbor u poljima za potvrdu pored događaja za koje želite da zadržite tragove nadzora.

  2. Kliknite na dugme U redu.

    Napomena : Da biste prikazali evidencije nadzora, na stranici „Postavke kolekcije lokacija“ izaberite stavku Izveštaji evidencije nadzora, a zatim izaberite izveštaj za prikazivanje.

Dodavanje funkcije smernica za barkôd u smernice za upravljanje informacijama

  1. Na stranici „Uređivanje smernica“, u odeljku Barkodovi izaberite stavku Omogući barkodove.

  2. Potvrdite izbor u polju za potvrdu Zatraži od korisnika da unesu barkôdako želite da Office klijentske aplikacije zahtevaju od korisnika da umetnu barkôd u svoje dokumente.

Dodavanje funkcije smernica za oznake u smernice za upravljanje informacijama

  1. Na stranici „Uređivanje smernica“, u odeljku Oznake potvrdite izbor u polju za potvrdu Omogući oznake.

  2. Da biste zahtevali od korisnika da umetnu oznake pre čuvanja ili štampanja dokumenta, potvrdite izbor u polju za potvrdu Zatraži od korisnika da umetnu oznaku pre čuvanja ili štampanja.

  3. Da biste sprečili promenu oznaka nakon njihovog dodavanja, potvrdite izbor u polju za potvrdu Spreči promene na oznakama posle njihovog dodavanja.

  4. U polju Format oznake otkucajte tekst koji želite da se pojavi na oznaci. Možete koristiti bilo koju kombinaciju fiksnog teksta ili svojstava dokumenta, osim izračunatih ili ugrađenih svojstava kao što je univerzalni jedinstveni identifikator (GUID) ili „Kreirao“. Da biste započeli novi red, koristite niz znakova \n.

  5. Izaberite font, veličinu fonta, stil fonta i poravnanje za tekst oznake.

  6. Otkucajte visinu oznake u inčima u polju Visina i širinu oznake u inčima u polju Širina.

  7. Kliknite na dugme Osveži da biste prikazali promene.

  8. Kliknite na dugme U redu.

Konfigurisanje upravljanja zapisima na licu mesta

Kada koristite „Centar za čuvanje zapisa“, radite u zaključanom spremištu i možete da koristite operaciju „Pošalji u“ da biste premestili zapise u to spremište. Međutim, svaka lokacija koja može biti omogućena za upravljanje zapisima na licu mesta može biti konfigurisana i kao sistem upravljanja zapisima. U ovakvom sistemu, za razliku od „Centra za čuvanje zapisa“, možete da skladištite zapise zajedno sa aktivnim dokumentima u prostoru za saradnju. Neke od dodatnih pogodnosti upotrebe sistema upravljanja zapisima na licu mesta su:

  • Zapisi mogu postojati i njima se može upravljati na više lokacija.

  • Uz omogućeno kreiranje verzija, održavanje verzija zapisa je automatsko.

  • Pretraga e-otkrivanja može biti izvršena u istovremeno odnosu na oba zapisa i aktivne dokumente.

  • Ostvarite veću kontrolu o tome šta je zapis u vašoj organizaciji i ko ga može kreirati.

Postoje tri glavna koraka za konfigurisanje upravljanja zapisima na listu mesta:

  1. Aktivirajte upravljanja zapisima na licu mesta na nivou kolekcije lokacija.

  2. Konfigurišite postavke deklarisanja zapisa na nivou kolekcije lokacija.

  3. Konfigurisanje postavki deklarisanja zapisa na nivou liste ili biblioteke.

    Napomena : Morate biti saradnik ili administrator liste da biste ručno deklarisali stavke kao zapise.

Vrh stranice

Aktiviranje upravljanja zapisima na licu mesta na nivou kolekcije lokacija

Prvi korak u konfigurisanju sistema za upravljanje zapisima na licu mesta je aktiviranje funkcije na nivou kolekcije lokacija. Aktiviranje funkcije omogućava komandu „Deklariši/nedeklarisani zapis“ na traci.

Napomena : Morate biti administrator kolekcije lokacija da biste izvršili ovaj zadatak.

  1. Kod na najvišem nivou lokacija, kliknite na dugme postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , a zatim izaberite stavku Postavke lokacije.

    U SharePoint grupe povezani lokacije, izaberite stavku postavke, izaberite stavku Sadržaj lokacijei izaberite stavku Postavke lokacije.

  2. U okviru Administracija kolekcije lokacija izaberite stavku Funkcije kolekcije lokacija.

  3. Pored stavke Upravljanje zapisima na licu mesta kliknite na dugme Aktiviraj.

Konfigurisanje postavki deklarisanja zapisa na nivou kolekcije lokacija

  1. Kod na najvišem nivou lokacija, kliknite na dugme postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , a zatim izaberite stavku Postavke lokacije.

    U SharePoint grupe povezani lokacije, izaberite stavku postavke, izaberite stavku Sadržaj lokacijei zatim izaberite stavku Postavke lokacije.

  2. U okviru Administracija kolekcije lokacija izaberite stavku Postavke deklarisanja zapisa.

  3. Ako želite da postavite ograničenje za ono što može biti urađeno na stavkama koje se deklarišu kao zapisi, na stranici „Postavke deklarisanja zapisa“ izaberite jednu od opcija u odeljku Ograničenja zapisa.

  4. U odeljku Dostupnost Deklarisanja zapisa odaberite da li ručno deklarisanje zapisa trebalo da budu dostupni u listama i bibliotekama podrazumevano. Ako odaberete nije dostupno na svim lokacijama podrazumevanoopciju, zapise možete samo budu deklarisane putem smernica ili toka posla.

  5. U odeljku Uloge deklarisanja izaberite uloge koje mogu ručno deklarisati zapise i poništiti njihovo deklarisanje.

  6. Kliknite na dugme U redu.

Konfigurisanje postavki deklarisanja zapisa na nivou liste ili biblioteke

U velikoj meri možete kontrolisati mesto gde stavke mogu biti deklarisane kao zapisi tako što ćete konfigurisati deklaracije zapisa za listu ili biblioteku. Kada konfigurišete liste ili biblioteke za deklarisanje zapisa, možete automatski deklarisati stavke kao zapise prilikom njihovog dodavanja na listu ili u biblioteku.

  1. Iz liste ili biblioteke u kojoj želite da konfigurišete postavke deklarisanja zapisa, izaberite karticu Biblioteka ili Lista na traci, a zatim kliknite na dugme Postavke biblioteke ili Postavke liste.

    U sistemu SharePoint Online, kliknite na dugme postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , a zatim kliknite na dugme Postavke liste ili Postavke biblioteke.

  2. U okviru stranice „Postavke biblioteke dokumenata/postavke liste“, u okviru Dozvole i upravljanje izaberite stavku Postavke deklarisanja zapisa.

  3. U odeljku Dostupnost ručnog deklarisanja zapisa izaberite:

  4. Da li želite da lista ili biblioteka koristi podrazumevane postavke deklarisanja zapisa koje koristi kolekcija lokacija,

  5. da li bi korisnicima trebalo uvek da bude dozvoljeno da ručno deklarišu stavke kao zapise za listu ili biblioteku, ili

  6. da li korisnici mogu ili nikada ne mogu ručno da deklarišu zapise unutar spiska ili biblioteke.

  7. U odeljku Automatsko deklarisanje potvrdite izbor u polju za potvrdu ako želite da sve stavke koje se dodaju na ovu listu ili u biblioteku budu automatski deklarisane kao zapisi.

  8. Kliknite na dugme U redu.

Vrh stranice

Napomena : Odricanje odgovornosti za mašinski prevod: Ovaj članak je preveo računarski sistem bez ljudske intervencije. Microsoft nudi ove mašinske prevode da bi pomogao korisnicima koji ne govore engleski da uživaju u sadržaju o Microsoft proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je članak mašinski preveden, može da sadrži greške u rečniku, sintaksi ili gramatici.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×