Zapisima možete upravljati "na licu mesta", što znači da možete da ostavite dokument na trenutnoj lokaciji na lokaciji ili da skladištite zapise u određenoj arhivi, kao što je lokacija centra za čuvanje zapisa.
Pre nego što primenite upravljanje zapisima, preporučuje se da prvo napravite plan za upravljanje zapisima za svoju organizaciju. Da biste odabrali pravi sistem za upravljanje zapisima za svoju organizaciju, pogledajte izbor načina skladištenje zapisa i upravljanje zapisima.
Napomena: U SharePoint u sistemu Microsoft 365 smo korišćenje oznaka zadržavanja za deklaciju sadržaja kao zapisa,što efikasno zamenjuje potrebu korišćenja centra za čuvanje zapisa. Ako koristite centar za čuvanje zapisa, možete da nastavite da ga koristite pored oznaka zadržavanja. Međutim, za potrebe upravljanja zapisima preporučujemo da koristite oznake zadržavanja umesto centra za čuvanje zapisa.
Kreiranje i konfigurisanje lokacije centra za čuvanje zapisa
Ovaj odeljak pruža pregled glavnih koraka koje treba da preduzete da biste kreirali i konfigurisali lokaciju centra za čuvanje zapisa. Kliknite na veze da biste videli određena uputstva za svaki korak.
-
Kreirajte lokaciju centra za čuvanje zapisa pomoću predloška lokacije "Centar za čuvanje zapisa".
-
Kreirajte biblioteke zapisa ili liste da biste upravljali svakim tipom zapisa koji je naveden u planu datoteka i koji je naveden u planu datoteka (def: Plan datoteke opisuje tipove dokumenata ili stavki koje organizacija potvrđuje kao zvanične poslovne zapise. Ona ukazuje na to gde se ovi zapisi skladište i pruža informacije koje razlikuju jedan tip zapisa od drugog).
-
Dodajte povezani tip sadržaja u biblioteke i liste.
-
Kreirajte i dodajte kolone lokacije relevantnim tipovima sadržaja koji sadrže i prikazuju metapodatake za svaki tip zapisa koji je naveden u planu datoteke.
-
Dodajte smernice za upravljanje informacijama tipu sadržaja na lokaciji centra za čuvanje zapisa.
-
Konfigurišite organizator sadržaja da usmera svaki tip zapisa na odgovarajuću lokaciju.
Kreiranje lokacije centra za čuvanje zapisa
Preporučujemo da kreirate centar za čuvanje zapisa kao kolekciju lokacija najvišeg nivoa, a ne kao podlokacije. Da biste kreirali kolekciju lokacija, morate biti član grupe "Administratori farme SharePoint na računaru na koji se koristi veb SharePoint centralna administracija.
U SharePoint Online možete da kreirate lokaciju centra za čuvanje zapisa od SharePoint najvišeg nivoa. Izaberite stavku + Kreiraj sajt, a zatim počnite od 4. koraka ispod.
-
Pokrenite SharePoint 2013 ili 2016 centralnoj administraciji.
-
Za Windows Server 2008 R2:
-
Kliknite na dugme Start, izaberite stavku Microsoft SharePoint 2013 proizvodi ili Microsoft SharePoint 2013proizvodi, a zatim izaberite stavku SharePoint 2013 centralna administracija ili SharePoint 2016centralna administracija.
-
-
Za Windows Server 2012:
-
Na ekranu Početak izaberite stavku SharePoint 2013 centralna administracija ili SharePoint 2016 centralna administracija.
Ako SharePoint 2013 centralnaadministracija ili SharePoint 2016 centralna administracija nisu na početnom ekranu:
-
Kliknite desnim tasterom miša na stavku Računar ,izaberite stavku Sve aplikacije, SharePoint 2013 centralna administracija ili SharePoint 2016 centralna administracija.
-
-
-
Na veb lokaciji centralne administracije, u odeljku Upravljanje aplikacijama izaberite stavku Kreiraj kolekcije lokacija.
-
Na stranici Kreiranje kolekcije lokacija, u odeljku Veb aplikacija, ako veb aplikacija u kojoj želite da kreirate kolekciju lokacija nije izabrana, kliknite na strelicu nadole. U meniju Veb aplikacija izaberite stavku Promeni veb aplikaciju, a zatim kliknite na veb aplikaciju u kojoj želite da kreirate kolekciju lokacija.
-
U odeljku Naslov i opis otkucajte naslov i opis za kolekciju lokacija.
-
U odeljku Adresa veb sajta izaberite putanju za korišćenje za URL (na primer, putanju uključivanja džokera kao što je /lokacije/ili osnovni direktorijum (/).
Ako izaberete putanju uključivanja džokera, morate da otkucate i ime lokacije koje ćete koristiti u URL adresi lokacije.
-
U odeljku Izbor predloška, sa liste Izaberite verziju iskustva izaberite SharePoint verzija predložaka koje želite da koristite.
Izaberite verziju iskustva ako želite da kolekcija lokacija izgleda i radi kao kolekcija lokacija na SharePoint serveru. Kolekcija lokacija koja koristi stariju verziju sistema SharePoint pokreće se u novijoj verziji programa SharePoint, ali će korisnički interfejs i korisničko iskustvo kolekcije lokacija odražavati stariju verziju. Kolekcija lokacija koja se uvek može nadograditi na najnoviju verziju iskustva.
-
U odeljku Izbor predloška izaberite karticu Preduzeće, a zatim izaberite stavku Centar za čuvanje zapisa.
-
U odeljku Primarni administrator kolekcije lokacija otkucajte korisničko ime (u obrascu DOMAIN\korisničko ime) za korisnika koji će biti administrator kolekcije lokacija.
-
U odeljku Sekundarni administrator kolekcije lokacija otkucajte korisničko ime za sekundarnog administratora kolekcije lokacija. Dizajniranje sekundarnog administratora kolekcije lokacija predstavlja najbolju praksu da obezbedite da neko može da upravlja kolekcijom lokacija kada primarni administrator kolekcije lokacija nije prisutan.
-
Ako koristite kvote za upravljanje skladištem za kolekcije lokacija, u odeljku Predložak kvote kliknite na predložak sa liste Izbor predloška kvote.
-
Kliknite na dugme U redu .
Kreiranje biblioteka ili lista za upravljanje zapisima
Biblioteke i liste su važni elementi u upravljanju zapisima. One služe kao ormarići za datoteke za svaki tip zapisa koji želite da uskladištite ili upravljate njima. Asocijacija tipova sadržaja (objašnjeno kasnije) sa bibliotekama i listama dodatno pomaže u kategorizovanju zapisa. Preporučujemo da kreirate jednu biblioteku dokumenata ili listu za svaki tip sadržaja u planu datoteke zapisa.
Dodavanje postojećeg tipa sadržaja u listu ili biblioteku
Kada dodate tip sadržaja na listu ili u biblioteku, tim spisku ili biblioteci možete dati mogućnost da ona sadrži stavke tog tipa. Kada se zapisi prosleđuju centru za čuvanje zapisa, oni se usmeravaju na relevantnu listu ili biblioteku na osnovu tipa sadržaja dokumenta.
Kreiranje i dodavanje kolona lokacije na liste, u biblioteke ili tipove sadržaja
Kolone vam pomažu da grupišete, kategorizujte i pratite zapise ili druge stavke. Kolona lokacije definiše stavku metapodataka koja može biti povezana sa tipom sadržaja, listom ili bibliotekom. Na primer, možda ćete želeti da dodate kolone sajta da biste definisali "autora" ili "datum dovršen". Dodajte kolonu lokacije tipu sadržaja za zapise da biste uskladištili stavku metapodataka koja se prosleđuje zapisu ili da biste dodali metapodtake kako biste pomogli u upravljanju zapisom.
Kreiranje kolone lokacije
-
Na lokaciji centra za čuvanje zapisa izaberite stavku Postavke
Na sajtu povezanom SharePoint grupe izaberite stavku Postavke,stavku Sadržaj sajta, a zatim stavku LokacijaPostavke.
-
Na stranici Stranice Postavke, u okviru Galerije veb dizajneraizaberite stavku Kolone sajta.
-
Na stranici Kolone sajta kliknite na dugme Kreiraj.
-
Na stranici Nova kolona sajta, u odeljku Ime i tip, u polju Ime kolone otkucajte ime koje želite.
-
Izaberite tip informacija koje želite da uskladištite u koloni – na primer, valutu, datum i vreme ili tekst.
-
U odeljku Grupa izaberite postojeću grupu u kojoj ćete uskladištiti novu kolonu lokacije ili izaberite stavku Nova grupa da biste napravili novu grupu za skladištenje kolone. Grupe obezbeđuju način organizovanja kolona i olakšavaju pronalaženje kolona.
U odeljku Dodatna Postavke kolone izaberite dodatne postavke kolona koje želite. Opcije dostupne u ovom odeljku razlikuju se u zavisnosti od tipa kolone koji izaberete u odeljku Ime i tip. Na primer, ako je tip informacija koje se skladište u koloni izbor, možete da definišete izbore za namenski tekst u odeljku Dodatna kolona Postavke kolone.
-
Kliknite na dugme U redu .
Dodavanje kolone lokacije tipu sadržaja za zapise
-
Na matičnoj stranici lokacije centra za čuvanje zapisa izaberite stavku Postavke, a zatim stavku LokacijaPostavke.
Na sajtu povezanom SharePoint grupe izaberite stavku Postavke,stavku Sadržaj sajta, a zatim stavku LokacijaPostavke.
-
U odeljku Galerije veb dizajnera izaberite stavku Tipovi sadržaja lokacije.
-
Na stranici "Tipovi sadržaja lokacije" izaberite tip sadržaja lokacije koji želite da konfigurišete.
-
Kada izaberete tip sadržaja lokacije sa nadređene lokacije ili kreirate novi tip sadržaja lokacije, na izabranoj stranici tipa sadržaja lokacije, u odeljku Kolone izaberite stavku Dodaj iz postojećih kolona lokacije.
-
Na stranici Dodavanje kolona tipu sadržaja, u odeljku Izbor kolona izaberite grupu koju želite da filtrirate sa liste Izbor kolona sa.
-
Izaberite kolonu koju želite da dodate sa liste Dostupne kolone, a zatim kliknite na dugme Dodaj.
-
U odeljku Ažuriranje lista i tipova sadržaja lokacije navedite da li će podređeni tipovi sadržaja lokacije koji se nasleđuju od ovog tipa sadržaja lokacije biti ažurirani vašim promenama.
-
Kada završite sa dodavanjem kolona koje želite, kliknite na dugme U redu.
Napomena: Ako se tip sadržaja koji želite da izaberete ne pojavljuje kao veza (zasiviti) na ovoj stranici, tip sadržaja pripada nadređenoj lokaciji lokacije centra za čuvanje zapisa i zato treba da se izabere i konfiguriše sa nadređene lokacije. To možete da uradite tako što ćete kliknuti na vezu u okviru kolone Izvor pored sivog tipa sadržaja lokacije u okviru kolone Tip sadržaja lokacije.
Kreiranje smernica za upravljanje informacijama za zapise
Smernice za upravljanje informacijama su skup pravila za tip sadržaja. Smernice za upravljanje informacijama omogućavaju organizacijama da kontrolišu i prate stvari kao što su vreme zadržavanja sadržaja ili koje radnje koje korisnici mogu da preduzmu sa tim sadržajem.
Napomena: Morate biti član grupe "Vlasnici" da biste na lokaciji centra za čuvanje zapisa dovršili ovaj zadatak.
Dodavanje smernica za upravljanje informacijama tipu sadržaja
Napomena: Smernice za upravljanje informacijama ne možete da navedete za suženi tip sadržaja. Prilikom kreiranja kolekcije lokacija instaliraju se core tipovi sadržaja. Morate da kreirate tip sadržaja koji je izvođenje od suvišnog tipa sadržaja i da primenite smernice za upravljanje informacijama na izvedeni tipsadržaja.
-
Na lokaciji izaberite stavku Postavke
Na sajtu povezanom SharePoint grupe izaberite stavku Postavke,stavku Sadržaj sajta, a zatim stavku LokacijaPostavke.
-
Na stranici "Postavke", u odeljku Galerije veb dizajnera izaberite stavku Tipovi sadržaja lokacije.
-
Na stranici "Tipovi sadržaja lokacije" izaberite tip sadržaja kome želite da dodate smernice za upravljanje informacijama.
-
Na stranici Tip sadržaja izaberite stavku Postavke smernica za upravljanje informacijama.
-
Na stranici Uređivanje smernica otkucajte opis za smernice, a zatim napišite kratku izjavu o smernicama koja korisnicima objašnjava čemu te smernice odgovara. Izjava smernice može da ima do 512 znakova.
-
Zatim morate da dodate neke funkcije smernica u smernice za upravljanje informacijama. Dok omogućavate funkcije, biće predstavljene dodatne postavke.
Dodavanje funkcija smernica smernicama za upravljanje informacijama
Funkcije smernica koje možete dodati smernicama za informacije su oznake, nadzor, istek i bar kodovi.
Dodavanje funkcije smernica za zadržavanje smernicama za upravljanje informacijama
-
Na stranici Uređivanje smernica potvrdite izbor u polju za potvrdu Omogući zadržavanje.
-
Kliknite na dugme Dodaj fazu zadržavanja i izaberite neku od sledećih opcija perioda zadržavanja da biste naveli kada dokumenti ističu: Da biste postavili datum isteka na osnovu svojstva datuma, izaberite stavku Ova faza je zasnovana na svojstvu datuma na stavki, a zatim izaberite radnju(Napravljeno ili Izmenjeno) i vremenski period (dani, meseci ili godine).
-
Otkucajte vrednost u polju između lista da biste naveli vremenski period.
-
Izaberite radnju koja bi trebalo da se desi kada dokument istekne.
-
Ako želite da se izabrana radnja ponovi, potvrdite izbor u polju za potvrdu u odeljku Ponavljanje, a zatim izaberite period ponavljanja.
-
Kliknite na dugme U redu .
Dodavanje funkcije smernica za nadzor u smernice za upravljanje informacijama
-
Na stranici Uređivanje smernica, u odeljku Nadzor izaberite stavku Omogući nadzor ,a zatim potvrdite izbor u po polju za potvrdu pored događaja za koje želite da zadržite trag nadzora.
-
Kliknite na dugme U redu .
Napomena: Da biste prikazali evidencije nadzora, na stranici Kolekcija Postavke izaberite stavku Izveštaji evidencije nadzora ,a zatim izaberite izveštaj da biste ih prikazali.
Dodavanje funkcije smernica bar koda smernicama za upravljanje informacijama
-
Na stranici Uređivanje smernica, u odeljku Bar kodovi izaberite stavku Omogući bar kodove.
-
Izaberite stavku Upitaj korisnike da umetnu barkod... ako želite da Kancelarija klijentski aplikacije zahtevaju od korisnika da umetnu bar kod u svoje dokumente.
Dodavanje funkcije smernica za nalepnice smernicama za upravljanje informacijama
-
Na stranici Uređivanje smernica, u odeljku Oznake potvrdite izbor u polju za potvrdu Omogući nalepnice.
-
Da biste od korisnika zahtevali da umetnu nalepnicu pre čuvanja ili štampanja dokumenta, izaberite stavku Upitaj korisnike da umetnu nalepnicu pre čuvanja ili štampanja.
-
Da biste sprečili da se oznake promene kada se dodaju, izaberite stavku Spreči promene na nalepnicama nakon što se dodaju.
-
U polju Format oznake otkucajte tekst za koji želite da se pojavi na oznaci. Možete da koristite bilo koju kombinaciju fiksnog teksta ili svojstava dokumenta, osim izračunatih ili ugrađenih svojstava kao što su globalni jedinstveni identifikator (GUID) ili Kreirano po. Da biste započeli novi red, koristite \n znaka.
-
Izaberite font, veličinu fonta, stil i opravdanje za tekst oznake.
-
U polju Visina otkucajte visinu oznake u inči, a širinu oznake u inče u polju Širina.
-
Kliknite na dugme Osveži da biste videli promene.
-
Kliknite na dugme U redu .
Konfigurisanje upravljanja zapisima na doku
Kada koristite centar za čuvanje zapisa, radite u zaključanom spremištu i možete da koristite operaciju Pošalji u da biste preneli zapise u taj spremište. Međutim, bilo koja lokacija može da se omogući za upravljanje zapisima na licu mesta može da se konfiguriše kao sistem za upravljanje zapisima. U ovom tipu sistema, za razliku od centra za čuvanje zapisa, zapise možete da skladištite zajedno sa aktivnim dokumentima u prostoru za saradnju. Neke dodatne prednosti korišćenja sistema za upravljanje zapisima na mestu su:
-
Zapisi mogu da postoje i njima se upravlja na više sajtova.
-
Budući da je omogućeno kreiranje verzija, nove dodatne verzije zapisa mogu se automatski kreirati.
-
Pretraga e-discovery može da se istovremeno izvrši i na zapisima i u aktivnim dokumentima.
-
Veća kontrola nad zapisima u organizaciji i osobama koje mogu da kreiraju zapis.
Postoje tri glavna koraka za konfigurisanje upravljanja zapisima na vremenu:
-
Aktiviranje upravljanja zapisima na licu mesta na nivou kolekcije lokacija.
-
Konfigurišite postavke za deklaraciju zapisa na nivou kolekcije lokacija.
-
Konfigurišite postavke za deklaraciju zapisa na nivou liste ili biblioteke.
Napomena: Morate biti saradnik ili administrator liste da biste ručno deklareli stavke kao zapise.
Aktiviranje upravljanja zapisima na licu mesta na nivou kolekcije lokacija
Prvi korak u konfigurisanju sistema upravljanja zapisima na licu mesta jeste aktiviranje funkcije na nivou kolekcije lokacija. Aktiviranje funkcije omogućava komandu Deklarisani/poništi zapis na traci.
Napomena: Morate biti administrator kolekcije lokacija da biste izvršili ovaj zadatak.
-
U vrhu najvećem broju nivoa lokacije izaberite stavku Postavke
Na sajtu povezanom SharePoint grupe izaberite stavku Postavke,stavku Sadržaj sajta, a zatim stavku LokacijaPostavke.
-
U okviru Administracija kolekcijelokacija izaberite stavku Funkcije kolekcije lokacija.
-
Pored stavke Upravljanje zapisima na vremenu izaberitestavku Aktiviraj.
Konfigurisanje postavki deklarisanja zapisa na nivou kolekcije lokacija
-
U vrhu najvećem broju nivoa lokacije izaberite stavku Postavke
Na sajtu povezanom SharePoint grupe izaberite stavku Postavke,stavku Sadržaj sajta, a zatim stavku LokacijaPostavke.
-
U okviru Administracija kolekcije lokacija izaberite stavku Postavke deklarisanja zapisa.
-
Na stranici Postavke zapisa izaberite jednu od opcija u odeljku Ograničenja zapisa ako želite da ograničite šta se može uraditi stavkama koje su deklarisane kao zapisi.
-
U odeljku Dostupnost deklarisnja zapisa odaberite da li ručna deklaracija zapisa podrazumevano treba da bude dostupna na listama i u bibliotekama. Ako odaberete opciju Podrazumevano nije dostupno na svimlokacijama, zapisi mogu biti deklarisani samo putem smernica ili toka posla.
-
U odeljku Uloge za deklaraciju izaberite uloge koje mogu ručno da deklarišu zapise i poništite deklaraciju.
-
Izaberite stavku U redu.
Konfigurisanje postavki deklarisanja zapisa na nivou liste ili biblioteke
Možete da imate veću kontrolu nad mestom na kojem stavke mogu da se deklarišu kao zapisi konfigurisanjem deklaracija zapisa za listu ili biblioteku. Prilikom konfigurisanja liste ili biblioteke za deklaraciju zapisa, stavke mogu automatski biti deklarisane kao zapisi kada se dodaju na listu ili u biblioteku.
-
Sa liste ili iz biblioteke u kojoj želite da konfigurišete postavke deklarisacije zapisa, na traci izaberite karticu Biblioteka ili Lista, a zatim izaberite stavku Biblioteka Postavke ili Lista Postavke.
U SharePoint Na mreži izaberite stavku Postavke
-
U okviru stavke Biblioteka dokumenata Postavke liste, u okviru Dozvole i upravljanjeizaberite stavku Postavke deklaracije zapisa.
-
U odeljku Dostupnost ručnog deklaracije zapisa izaberite:
-
Da li želite da lista ili biblioteka koristi podrazumevane postavke deklaracije zapisa koje koristi kolekcija lokacija,
-
da li korisnicima uvek treba dozvoliti da ručno deklarišu stavke kao zapise za listu ili biblioteku ili
-
bez obzira na to da li korisnici nikad ne mogu ručno da deklarišu zapise na listi ili u biblioteci.
-
U odeljku Automatsko deklariranje potvrdite izbor u polju za potvrdu ako želite da sve stavke koje se dodaju na listu ili u biblioteku automatski budu deklarisane kao zapisi.
-
Kliknite na dugme U redu .
