Premeštanje podataka iz programa Excel u Access

Napomena:  Želimo da vam što pre pružimo najnoviji sadržaj pomoći čim na vašem jeziku. Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li nam na dnu ove stranice saopštiti da li su vam informacije bile od koristi? Ovo je članak na engleskom jeziku za brzu referencu.

Ovaj članak vam pokazuje kako da premestite podatke iz programa Excel u Access i konvertujete podatke u relacionoj tabele tako da možete da koristite Microsoft Excel i Access zajedno. Da rezimiramo, je najbolje za hvatanje, skladištenje, izvršavanje upita i deljenje podataka programa Access i Excel je najbolji za izračunavanje, analiza i vizuelizacija podataka.

Dva članke, koristite Access ili Excel za upravljanje podacima i prvih 10 razloga da koristite Access pomoću programa Excel, o program koji najviše odgovara određenom zadatak i kako da koristite Excel i Access da biste kreirali praktično rešenje.

Kada premeštate podataka iz programa Excel u Access, postoje tri osnovna koraka u procesu.

three basic steps

Napomena: Informacije o modelovanje podataka i relacije u programu Access potražite u članku Osnove dizajniranja baze podataka.

Korak 1: Uvoz podataka iz programa Excel u Access

Uvoz podataka je operaciju koja može da glatko mnogo ako neko vreme da pripremite i Pospremanje podataka. Uvoz podataka je premeštanje na novo mesto. Ako čišćenje i organizovanje stvari pre nego što korak, uklopiti se u svoj novi dom mnogo je jednostavnije.

Pospremanje podataka pre nego što uvezete

Pre nego što uvezete podatke u Access, u programu Excel je dobra ideja da:

  • Konvertovanje ćelija koje sadrže podatke koji nisu atomsku (to jest, više vrednosti u jednoj ćeliji) u više kolona. Na primer, ćelija u koloni „Veštine” koja sadrži više veština vrednosti, kao što su „C# programiranje” „VBA programiranje” i „Web dizajna” trebalo bi da podeliti odvojene kolone da svaka sadrži samo jednu veština vrednost.

  • Koristite komandu TRIM da biste uklonili vodeći prateći i više razmaka.

  • Uklonite znakove koji se ne štampaju.

  • Pronađite i ispravite pravopis i interpunkciju greške.

  • Uklonite duplirani redovi ili duplirana polja.

  • Uverite se da kolone podataka ne sadrži mešoviti formate, naročito datume oblikovane kao brojevi ili brojevi oblikovani kao tekst.

Više informacija potražite u sledećim temama pomoći Excel:

Napomena: Ako podaci čišćenje potrebe su složene ili nemate vremena ili resurse da biste automatizovali proces samostalno, razmislite o korišćenju nezavisnog proizvođača. Za više informacija potražite „podataka kvalitet” ili „podataka prociscenja softver” tako što ćete vaše omiljene pretraživač u Veb pregledaču.

Odaberite tip najbolje podataka prilikom uvoza

Tokom operacije uvoza u programu Access koji želite da napravite dobar izbor tako da primite nekoliko (ukoliko postoje) greške prilikom pretvaranja koji će zahtevati ručno interventne. Sledeća tabela rezimira kako formata brojeva u programu Excel i Access tipove podataka se konvertuju prilikom uvoza podataka iz programa Excel u Access i nudi nekoliko saveta najbolje tipove podataka da biste odabrali u čarobnjaku za uvoz unakrsne tabele.

Excel formata broja

Access tip podataka

Komentari

Najbolja praksa

Tekst

Tekst, Memo

Tip podataka programa Access tekst skladišti alfanumerički podaci do 255 znakova. Tip podataka Access Memo skladišti alfanumerički podaci do 65 535 znakova.

Odaberite stavku memoranduma da biste izbegli odsecanje sve podatke.

Broj, procenat, razlomak, naučnom

Broj

Access ima tip numeričkih podataka koje razlikuje se zasniva na svojstvo Veličina polja (bajtni ceo broj, dugački ceo broj, jednom, dvaput, decimalni).

Odaberite stavku dvaput da biste izbegli greške prilikom pretvaranja sve podatke.

Datum

Datum

Access i Excel obe koristite isti broj redni broj datuma za skladištenje datuma. U programu Access, opseg datuma su veće: od -657.434 (januar 1, 100 A.D.) do 2 958 465 (decembar 31, 9999 A.D.).

Zato što Access ne prepoznaje datumski sistem 1904 (koristi u programu Excel za Macintosh), morate da biste konvertovali datume u programu Excel ili Access da biste izbegli zabunu.

Više informacija potražite u članku Promena datumski sistem, formatu, ili dve cifre godine interpretaciju i Uvoz ili veza sa podacima u Excel radnoj svesci.

Odaberite datum.

Vreme

Vreme

Access i Excel oba skladišti vrednosti vremena pomoću istog tipa podataka.

Odaberite vreme, što je obično podrazumevani.

Valuta, računovodstveni

Valuta

U programu Access, tip podataka "Valuta" skladišti podatke kao 8-bajtni brojeve sa preciznošću do četiri decimalna mesta i se koristi za skladištenje finansijskih podataka i sprečavanju zaokruživanja vrednosti.

Odaberite stavku valuta, što je obično podrazumevani.

Bulova vrednost

Da/ne

Pristup koristi -1 za sve vrednosti i 0 za bez vrednosti, za razliku od programa Excel koristi 1 za sve tačno vrednosti i 0 za sve vrednosti FALSE.

Odaberite opciju Da/ne, koja automatski pretvara osnovne vrednosti.

Hiperveza

Hiperveza

Hiperveze u programu Excel i Access sadrži URL ili Veb adresu koju možete da kliknete i pratite.

Odaberite hiperveze, u suprotnom Access može podrazumevano koristite Tip podataka "tekst".

Kad se podaci u programu Access, Excel podatke možete da izbrišete. Ne zaboravite da napravite rezervnu kopiju originalne Excel radne sveske prvo pre brisanja.

Više informacija potražite u temi pomoći Access Uvoz ili veza sa podacima u Excel radnoj svesci.

Automatsko dodavanje podataka na jednostavan način

Na uobičajenih problema Excel korisnici imaju je dodavanja podataka sa istim kolonama u jedan veliki radni list. Na primer, možete da imate materijalnih sredstava za praćenje rešenje koje u programu Excel, ali sada proširila uključuju datoteke iz mnogo radne grupe i sektore. Ove podatke može biti u različitim radnim listovima ili radnim sveskama, ili tekstualne datoteke koje su feedovi podataka iz drugih sistema. Ne postoji korisnički interfejs komande ili jednostavan način da dodate slične podatke u programu Excel.

Najbolje rešenje je da koristite Access, gde možete da lako uvozite i Dodavanje podataka u jednu tabelu pomoću čarobnjaka za uvoz unakrsne tabele. Pored toga, možete da ih dodate mnogo podataka u jednu tabelu. Možete da sačuvate operacije uvoza, dodajte ih kao planiranih zadataka programa Microsoft Outlook i čak i korišćenje makroa da biste automatizovali proces.

Korak 2: Normalizovanje podataka pomoću čarobnjaka za analizator tabele

Na prvi pogled prođete kroz proces normalizacija podataka može da izgleda veliki izazov. Na sreću, normalizacija tabelama u programu Access je proces koji je mnogo lakše zahvaljujući čarobnjak za analizator tabele.

the table analyzer wizard

1. prevucite izabrane kolone u novu tabelu i automatski kreirati relacije

2. koristite dugme komande za Preimenovanje tabele Dodajte primarni ključ, proverite postojeću kolonu koja se primarni ključ i Opoziv poslednje radnje

Možete da koristite čarobnjak da biste uradili sledeće:

  • Konvertovanje tabele u skupu manje tabele i automatsko kreiranje primarnog i sporednog ključa relaciju između tabela.

  • Dodavanje primarnog ključa sa postojećim poljem koje sadrži jedinstvene vrednosti ili kreirajte novi ID polje koje koristi tip podataka "Automatsko numerisanje".

  • Automatsko kreiranje relacija za nametanje referencijalnog integriteta sa kaskadnog ažuriranja. Kaskadno brisanje neće automatski dodaju se sprečava slučajno brisanje podataka, ali lako možete da dodate Kaskadno brisanje kasnije.

  • Traženje nove tabele suvišne ili duplirane podatke (kao što je isti klijent sa dva različita broja) i ažurirajte ovo onako kako vam odgovara.

  • Napravite rezervnu kopiju originalne tabele i preimenujte je dodavanjem „_OLD” na njeno ime. Zatim, kreirajte upit koji reconstructs prvobitna tabela sa originalnim imenom tabelu tako da sve postojeće obrasce ili izveštaje koji su zasnovani na originalnoj tabeli će raditi sa novu strukturu tabele.

Više informacija potražite u članku Normalize podataka pomoću analizatora tabele.

Korak 3: Povezivanje sa Access podatke iz programa Excel

Kad podataka ima su normalizovani u programu Access i upita ili tabele je kreirano koji reconstructs originalne podatke, je proste povezivanja za pristup podacima iz programa Excel. Podataka je sada u programu Access kao spoljnog izvora podataka i tako da mogu povezati sa radnom sveskom pomoću podataka za povezivanje, što je kontejner informacija koje se koriste za pronalaženje, prijavite se na i pristup spoljnom izvoru podataka. Informacije o vezi je uskladištena u radnoj svesci i takođe mogu biti uskladištene u datoteci veze, kao što su datoteke Office Data Connection (ODC) (.odc oznakom tipa datoteke) ili ime izvora podataka datoteke (.dsn oznaka tipa datoteke). Kada se povežete sa spoljnim podacima, možete takođe automatski osvežite (ili ažurirate) Excel radnu svesku iz programa Access svaki put kada se podaci se ažuriraju u programu Access.

Više informacija potražite u članku Pregled povezivanja (uvoza) podataka.

Preuzimanje podataka u programu Access

Ovaj odeljak će vas provesti kroz sledeće faze normalizacija podataka: najnovije vrednosti u kolonama "prodavac" i "Adresa na njihove najviše atomsku komade odvajanje Srodne teme u sopstvenih tabela, kopiranje i lepljenje te tabele iz programa Excel u Pristup, kreiranje ključnih relacije između novokreirani Access tabele i kreiranje i pokretanje jednostavnih upita u programu Access da biste dobili informacije.

Primer podatke koji nisu normalizovani obrasca

Sledeći radnog lista sadrži-atomsku vrednosti u koloni prodavac i kolona sa adresama. Obe kolone bi trebalo da se razdeli na dve ili više odvojene kolone. Ovaj radni list sadrži informacije o prodavci, proizvodima, klijentima i porudžbinama. Ove informacije trebalo bi da takođe se razdeli dodatno, po temi, u zasebne tabele.

Prodavac

ID porudžbine

Datum porudžbine

ID proizvoda

Kol.

Cena

Ime klijenta

Adresa

Telefon

Li, Jejl

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Četvrta kafa

7007 Kornel St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Jejl

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Četvrta kafa

7007 Kornel St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams je

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025-te Kolumbiju krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams je

2350

3/4/09

F-198

6

5,25 $

Adventure Works

1025-te Kolumbiju krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams je

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025-te Kolumbiju krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hens, Džim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso d.o.o.

2302 Harvard Ave novi sad, WA 98227

425-555-0222

Hens, Džim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025-te Kolumbiju krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hens, Džim

2352

3/5/09

D-4420

3

7.25 dolara

Adventure Works

1025-te Kolumbiju krug Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koh, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Četvrta kafa

7007 Kornel St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koh, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

Četvrta kafa

7007 Kornel St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informacije u najmanje njenih delova: atomsku podataka

Rad sa podacima u ovom primeru, možete da koristite komandu " tekst u kolone " u programu Excel da biste razdvojili „atomsku” delovi ćelija (kao što su ulica, grad, država i Poštanski broj) u diskretnoj kolone.

Sledeća tabela prikazuje nove kolone u istom radnom listu kada razdvojili su da bi sve vrednosti atomsku. Imajte na umu da informacije u koloni prodavac je bio razdeljen na prezime i ime kolone i koje informacije u koloni adresa je bio razdeljen na ulica, adrese grad, država i POŠTANSKI broj kolona. Ove podatke je u „prvi normalan obrazac”.

Prezime

Ime

 

Ulica

Grad

Država

poštanski broj

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Novi Sad

Zapadnobački okrug

98227

Adamović

Je

1025-te Kolumbiju kruga

Kirkland

Zapadnobački okrug

98234

Hens

Bojan

2302 Harvard Ave

Novi Sad

Zapadnobački okrug

98227

Koh

Reed

7007 Kornel St Redmond

Kragujevac

Zapadnobački okrug

98199

Prekidanje podataka tematski organizovani u programu Excel

Nekoliko tabele sa primerima podataka koji slede prikazuju iste podatke iz Excel radnog lista kada je to bio razdeljen na tabele za prodavci, proizvodima, klijentima i porudžbinama. Dizajn tabele nije dovršeno, ali je na pravom putu.

Prodavci tabela sadrži samo informacije o prodaji osoblja. Imajte na umu da svaki zapis ima jedinstveni ID (prodavac ID). Prodavac ID vrednost će se koristiti u tabeli "porudžbine" da biste se povezali porudžbine prodavcima.

Prodavci

Prodavac ID

Prezime

Ime

101

Li

Yale

103

Adamović

Je

105

Hens

Bojan

107

Koh

Reed

Tabela "Proizvodi" sadrži samo informacije o proizvodima. Imajte na umu da svaki zapis ima jedinstveni ID (ID proizvoda). ID proizvoda vrednost će se koristiti za povezivanje informacije o proizvodu "Detalji porudžbine".

Proizvodi

ID proizvoda

Cena

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5,25

Tabela "Kupci" sadrži samo informacije o klijentima. Imajte na umu da svaki zapis ima jedinstveni ID (ID kupca). ID kupca vrednost će se koristiti za povezivanje korisničke informacije u tabeli "porudžbine".

Klijenti

ID kupca

Ime

Ulica

Grad

Država

poštanski broj

Telefon

1001

Contoso d.o.o.

2302 Harvard Ave

Novi Sad

Zapadnobački okrug

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025-te Kolumbiju kruga

Kirkland

Zapadnobački okrug

98234

425-555-0185

1005

Četvrta kafa

7007 Kornel St

Kragujevac

Zapadnobački okrug

98199

425-555-0201

Tabelu "porudžbine" sadrži informacije o porudžbine, prodavci, klijente i proizvodi. Imajte na umu da svaki zapis ima jedinstveni ID (ID porudžbine). Neke informacije u ovoj tabeli mora da se razdeli na dodatnu tabelu koja sadrži Detalji porudžbine tako da tabelu "porudžbine" sadrži samo četiri kolone – ID jedinstvene porudžbine, datum porudžbine, ID-a prodavac i ID kupca Tabele koji je ovde prikazan još uvek nije podeljena u tabeli Detalji porudžbine.

Porudžbine

ID porudžbine

Datum porudžbine

Prodavac ID

ID kupca

ID proizvoda

Kol.

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Detalji porudžbine, kao što su ID proizvoda i količina se premeštaju iz tabelu "porudžbine" i uskladištene u tabeli pod imenom Detalji porudžbine. Imajte na umu da su 9 porudžbine, tako da on ima smisla da su 9 zapisa u ovoj tabeli. Napomena tabelu "porudžbine" ima jedinstveni ID (ID porudžbine), koja će se upućuje iz tabele "Detalji porudžbine".

Konačno dizajna tabelu "porudžbine" trebalo bi da izgleda kao na sledeći način:

Porudžbine

ID porudžbine

Datum porudžbine

Prodavac ID

ID kupca

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Tabela "Detalji porudžbine" sadrži bez kolona koji zahtevaju jedinstvene vrednosti (to jest, postoji bez primarnog ključa), tako da je u redu za neke ili sve kolone sadrže „višak” podataka. Međutim, bez dva zapisa u ovoj tabeli bi trebalo da budu potpuno identične (ovo pravilo važi za sve tabele u bazi podataka). U ovoj tabeli, trebalo bi da bude 17 zapisa – svaki odgovara proizvoda u pojedinačnim redosledu. Na primer, po redosledu 2349, tri C-789 proizvoda čine jedan od dva dela na čitav red.

Detalji porudžbine, stoga, izgledaju na sledeći način:

Detalji porudžbine

ID porudžbine

ID proizvoda

Kol.

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopiranje i lepljenje podataka iz programa Excel u Access

Sad kad informacije o prodavci klijente, proizvodima, porudžbine i Detalji porudžbine radi odvojene tematski u programu Excel, možete da kopirate podatke direktno u programu Access, gde će postati tabela.

Kreiranje relacije između tabela u programu Access i pokretanje upita

Nakon premeštanja podataka u Access, možete da kreirate relacije između tabela, a zatim kreirati upite da biste dobili informacije o različitim temama. Na primer, možete da kreirate upit koji vraća ID porudžbine i imena na prodavci za porudžbine uneti između 3/05/09 i 3/08/09.

Pored toga, možete da kreirate obrasce i izveštaje da biste olakšali unos podataka i analiza prodaje.

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Možete uvek da postavite pitanje stručnjaku u zajednici Excel Tech Community, dobijete podršku u zajednici Answers community ili predložite novu funkciju ili poboljšanje na sajtu Excel User Voice.

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×