Pregled smernica za brisanje dokumenata u sistemu SharePoint Server 2016

Važno : Ovaj članak je mašinski prevesti potražite u članku Odricanje odgovornosti. O referencu pronaći verzija ovaj članak ovde na engleskom jeziku.

Vaša organizacija možda će biti neophodno da bi sačuvao dokumenata tokom određenog vremenskog perioda vremena zbog usaglašenost, pravne, ili druge zahteve za preduzeća. Međutim, ako vaša organizacija čuva dokumente duže od neophodna, kreirate nepotrebne pravni rizik. Sa pravilima koja dokumentu brisanja obaveštavanje možete smanjiti rizik automatski brisanjem dokumenata na lokaciji nakon određenog vremenskog perioda – na primer, možete da izbrišete dokumente u usluzi OneDrive korisnika za Business lokacije nakon su dokumenti kreirani pet godina.

Smernice za brisanje dokumenta su moćne još uvek fleksibilne – na primer, možete da:

  • Dozvolili vlasnicima lokacija da biste odabrali iz smernice koje centralno kreiranje i upravljanje njima. Takođe možete da dozvolite da saglasnost ukupno ako odluče smernice se ne odnosi na njihov sadržaj se vlasnicima lokacija.

  • Nametanje jedan obavezna smernica na sve lokacije u kolekciji lokacija, kao što su svi OneDrive for Business lokacija, ili čak i Nametanje smernica u svim kolekcijama lokacija kreirana iz predloška kolekcije određenu lokaciju, kao što su predložak lokacije tima.

  • Podrazumevane smernice obezbediti podrazumevani pravilo koje će se automatski primeniti bez bilo koje radnje koje vlasnici lokacija zahteva.

  • Kreiranje smernica koja uključuje nekoliko Brisanje pravila koja vlasnik lokacije možete da odaberete.

Kreiranje i upravljanje smernicama za brisanje dokumenata u centru za usaglašenost smernica.

Centar za usaglašenost smernica

Kada se koristi smernice za brisanje dokumenata

Pored smernice za brisanje dokumenata, SharePoint Server 2016 pruža ove smernice za zadržavanje za sadržaja lokacije:

Svaki tip smernica najprikladniji za određeni tip lokacije ili podataka. Na primer, vaša organizacija možda ima strukturirano lokaciju koja koristi tipova sadržaja, kao što su finansijske lokacije za ugovore ili baze znanja za članke. U ovom slučaju, možete da koristite smernica za tip sadržaja. Ili organizaciji možda će biti potrebno da biste zadržali pravne dokumente, u tom slučaju možete da koristite tipove sadržaja i centra za čuvanje zapisa za sprovođenje plana datoteka.

Smernice za brisanje dokumenta ne zamenjuje management ili informacije o smernicama za upravljanje zapisima, koji najbolje funkcioniše sa strukturiranih podataka i tipova sadržaja. Umesto toga, trebalo bi da koristite smernice za brisanje dokumenata kada je potrebno da široko upravljanje Automatsko brisanje nestrukturiranih podataka kao što je OneDrive for Business i lokacije tima.

Dijagram zadržavanja Opcije sadržaja lokacije

Ako primenite smernicu brisanja dokumenata na lokaciju koja već koristi smernice za upravljanje informacijama, te smernice se zanemaruju dok se smernice brisanja dokumenata na snazi. To znači da bi trebalo da planirate za lokaciju da biste koristili samo smernice za strukturirane ili Nestrukturirani sadržaj, ne oba. Više informacija o kako dokument brisanja smernice zamenjuju druge smernice, pogledajte članak Primena ili uklanjanje smernica za brisanje dokumenta za lokaciju.

Za razliku od drugih smernice smernice za brisanje dokumenta radite samo na biblioteke dokumenata, ne liste.

Brisanje smernice i pravila

Brisanje smernicu dokument sadrži jednu ili više Brisanje pravila koje navode:

  • Vremenski period do brisanja.

  • Da li želite da izračuna brisanja datum od kada dokument je kreirana ili poslednje izmene.

  • Da li da biste izbrisali dokument trajno ili u korpu za otpatke.

Ako smernice sadrži više pravila, vlasnici lokacija mogu izaberite pravilo koje najbolje odnosi se na njihov sadržaj.

Novo pravilo za stranicu

Smernice i zadatke

Nakon što kreirate smernice brisanja dokument, možete ga dodeliti predloška kolekcije lokacije – na primer, možete dodeliti smernice za OneDrive for Business predložak tako da obuhvata svaki korisnik usluge OneDrive for Business. Kada dodelite smernicu predloška kolekcije lokacije, ovo se primenjuje na sve kolekcije lokacija već kreirana iz predloška pored neke kolekcije lokacija kreirana iz predloška u budućnosti.

Dodelite onedrive za predložak poslovnog opcija

Takođe možete dodeliti smernice za određenu lokaciju kolekciju – uraditi tako zamene sve smernice koje su dodeljene predlošku kolekcije lokacija. Na primer, možda smernice za dodeljivanje predložak lokacije tima, ali zatim da ih zamenite tako što ćete primeniti različit skup smernica u kolekciju određenoj lokaciji koja je kreirana iz predloška.

Jedan obavezna smernica ili nekoliko smernica koje možete odabrati

Kada korisniku dodelite smernice, možete odabrati da je obavezna, tako da možete da dodelite samo ove smernice i da ga će se primeniti na sve lokacije u kolekciji lokacija. Vlasnici lokacija mogu da saglasnost obavezna smernice, što znači da dokumenata na lokaciji će biti naplaćene Izbriši smernice bez obzira na to šta.

Znak za politiku kao obavezna opcija

Umesto izrade jedan smernica obavezna, takođe možete dodeliti nekoliko smernica za kolekciju lokacija, što omogućava svaku vlasnika lokacije da biste odabrali koje smernice da primenite na svojoj lokaciji ili čak i da saglasnost sve zajedno. Na primer, možete da kreirate jednu za opšte poslovne dokumente i druge smernice za finansijskih dokumenata koji imaju različite zadržavanje rasporeda. Vlasnik lokacije često zna najbolje sadržaja koji sadrži svoje lokacije i zbog toga koje smernice za brisanje dokumenta da biste primenili. Svakoj lokaciji mogu da sadrže samo jednu smernica primenjenim.

Pravilo za jednog ili nekoliko pravila da biste odabrali neku

Naizmenično, svaki smernica mogu da sadrže veliki broj pravila, na primer, brisanje smernica za opšte poslovne dokumente možda imate dva pravila:

  • Dokumenti koji nisu potrebni za zadržavanje na osnovu zakonske obaveze ili tekuće poslovne potrebe bi trebalo da se ne zadržava za više od jedne godine od kreiranja.

  • Dokumenta neophodna za aktivni, tekuće poslovnim korisnicima koji su potrebni za više od jedne godine, ne bi trebalo da se zadržavaju više od tri godine od kreiranja.

Vlasnik lokacije možete da odredite da je njihova lokacija sadrži opšte poslovne dokumente, izaberite ove smernice za brisanje, a zatim izaberite odgovarajuću pravilo iz smernice. Možete da izaberete samo pravilo smernice koje trenutno nije primenjena na lokaciji (ne iz bilo koje smernice), a pravilo se primenjuje na sve biblioteke dokumenata na lokaciji.

Odnos kolekcije lokacija, smernice i pravila

Osnovna veza je:

Kolekciju lokacija ili predloška kolekcije lokacija mogu da imaju jedan više smernica dodeljene, a svaka od tih smernice da imate jednu ili više pravila. Međutim, postoji samo jedan smernice koje je aktivan po lokaciji, a može da postoji samo jedan Brisanje pravila koje je aktivan u bilo kom trenutku za biblioteke u okviru lokacije.

Dijagram koji prikazuje smernice i pravila

Smernice za brisanje dokumenta se nasleđuju

Kao što su dozvole za navigaciju i mnoge druge funkcije lokacije, nasleđuju smernice za brisanje dokumenta. Vlasnik lokacije možete da izaberete dokument brisanja smernice za svoje lokacije i svim podlokacijama nasleđuju smernice od nadređene lokacije. Vlasnika podlokacije da prekinete nasleđivanje tako što ćete izabrati različite smernice i pravila kombinacija i te smernice odnosi se na sve podlokacije dok nasleđivanje ponovo ne radi.

Dodeljivanje smernica za brisanje dokument po prvi put

Važno je da razumete da vremenskog perioda određenog dokumenta brisanja smernica znači vreme od kada dokument je kreirana ili izmenjena, ne od vremena kada je dodeljena smernice. Na primer, možda kreiranje smernica brisanja dokumenata koji se trajno briše dokumente dve godine nakon njihovog kreiranja, a zatim dodelite taj smernica u predložak kolekcije lokacija sa koje više kolekcija lokacija su kreirane pre četiri ili pet godina. U ovom slučaju, ona verovatno da postojeće kolekcije lokacija sadrži veliki broj dokumenata koji su već starije od dve godine navedene smernice brisanje – to znači da je mnogo sadržaja će biti izbrisana nedugo posle dodeljivanje dokument brisanja smernice prvi put.

Kada korisniku dodelite smernice prvi put, sve dokumente na lokaciji procenjuju i, ako ispunjavaju kriterijume, oni će biti izbrisani. Primenjuje se na sve postojeće dokumente, ne samo novi dokumenti kreirani jer smernice dodeljeno. Zapamtite da je vremenski period za starost svakom dokumentu ne vreme od kada se smernice prvi put dodeljuju.

Zato pre nego što dodelite smernicu lokacije po prvi put, prvo treba da razmotrite doba postojeći sadržaj i kako smernice mogu da utiču taj postojeći sadržaj. Možda ćete želeti da komunicirate nove smernice vlasnicima lokacija pre nego što ga, dodelite dati im vremena da procenite mogući uticaj.

Vreme kašnjenja za prenošenje smernica

Kada dodelite smernice za kolekciju lokacija, vlasnici lokacija koristite Smernice za brisanje dokumenata vezu na stranici " Postavke lokacije " da biste prikazali i primena smernica za dostupna za lokaciju.

Smernice za brisanje dokumenata vezu neće pojaviti ukoliko je dodeljena smernice za kolekciju lokacija. Takođe, vezu ne pojavi odmah nakon smernice dodelili lokacije – može biti do 24-časovni kašnjenja iz kada smernice su dodeljene kada se pojavi na vezu Dokumenta smernice za brisanje

Smernice za brisanje dokumenta

Kako funkcionišu smernica za brisanje dokumenata sa smernicama na licu mesta

Za čuvanje originala osigurava da sav sadržaj je sačuvan za određenog vremenskog perioda, dok smernicu brisanja dokumenata obezbeđuje brisanja svih sadržaja nakon određenog vremenskog perioda.

Ako treba da bi sačuvao dokumenata tokom osnovno vremenskog perioda, možete da koristite smernica za čuvanje originala u kombinaciji sa smernice za brisanje. Na primer, da držite dokumente za tri godine nakon što su izmene, a zatim podesite smernice za brisanje da biste izbrisali te dokumente tri godine nakon što njihove poslednje izmene.

Imajte na umu da smernice za brisanje ne možete da zamenite za čuvanje originala. Ako lokacija je na čekanje i smernice brisanja dokumenata briše dokument, izaberite dokument će biti očuvana u biblioteci očuvanje držite na isti način kao da dokument izbrisano ručno. Više informacija potražite u članku Pregled na licu mesta držite u sistemu SharePoint Server 2016.

Dozvole

Članovi tima za usaglašenost koji će koristiti centru za usaglašenost smernice potrebne dozvole na obe na smernica centra i lokacija kolekcije na koji će se primeniti smernice. Preporučujemo da ste:

  1. Kreiranje bezbednosne grupe koji sadrži sve korisnike centru za usaglašenost smernica – najverovatnije timu za usaglašenost.

  2. U centru za usaglašenost za smernice za dodavanje bezbednosne grupe u grupu vlasnika kolekcije lokacije.

  3. Za svaku kolekciju lokacija za koje treba da dodelite smernice za brisanje dokumenata, dodajte bezbednosne grupe u grupu vlasnika kolekcije lokacije.

Dodatne informacije

Napomena : Odricanje odgovornosti mašinskog prevođenja: ovaj članak je preveden sistem računara bez ljudski interventne. Microsoft nudi ove mašinskog prevoda da pomogne koja nije na engleskom govornih korisnicima da uživate u sadržaju za Microsoft proizvode, usluge i tehnologijama. U članku bio mašinskog prevesti, mogu da sadrže greške u rečnik, sintaksa ili gramatiku.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×