Pregled: najbolje prakse za upravljanje upotrebom lokacije tima

Pregled: najbolje prakse za upravljanje upotrebom lokacije tima

Važno : Ovaj članak je mašinski prevesti potražite u članku Odricanje odgovornosti. O referencu pronaći verzija ovaj članak ovde na engleskom jeziku.

Ako ste vlasnik lokacije tima, to je dobra ideja da kreirate model upravljanja – to jest, model adresom na lokaciju smernicama, procesima, uloge i odgovornosti. Model ovako će vam pomoći možete da kontrolišete kako ljudi koriste vašu lokaciju. Na primer, možda ćete želeti da zahteva odjavljivanje datoteka tako da više osoba nemoj da uredite datoteku u isto vreme. Ili, možda ćete želeti da dozvolite samo određenim osobama da kreiraju podlokacije. Ovaj članak pruža pregled ideje i najbolje prakse da razmislite o prilikom kreiranja takav model.

Napomena : Ako tražite korake za kreiranje lokacije, pogledajte članak Kreiranje SharePoint lokacije.

U ovom članku

Šta je to upravljanje?

Elementi modela upravljanja

Kreiranje podlokacija

Upravljanje dozvolama

Arhitektura informacija

Zahtevanje odjavljivanja datoteka

Praćenje verzija

Zahtevanje odobravanja dokumenata

Obaveštavanje o promenama

Kreiranje tokova posla

Definisanje tipova sadržaja

Nadzor praćenja

Lokacija životni ciklus i povlačenje

Ograničenja skladišta

Prilagođavanje

Za navigaciju

Pretraga

Uloge i odgovornosti za podržavanje lokacije

Zaštita podataka

Šta je to upravljanje?

Važan, ali često nevidljiv deo svake lokacije je njen model upravljanja – skup smernica, uloga, odgovornosti i procesa koje uspostavljate da biste odredili kako osobe u vašoj grupi koriste SharePoint.

Mnoge organizacije imaju model upravljanja za lokacije na nivou centralne administracije ili kolekcije lokacija i njega može kreirati i njime upravljati sektor ili tim za informacione tehnologije (IT).

Ako ste vi vlasnik lokacije za podlokaciju u kolekciji lokacija, kao što je lokacija tima, preporučuje se da kreirate sopstveni model upravljanja za bavljenje svojim specifičnim problemima.

Model upravljanja olakšava izvršavanje sledećih radnji:

  • Stavljanje korisnicima do znanja kada bi trebalo da kreiraju novu podlokaciju, naspram kreiranja liste ili drugog sadržaja lokacije.

  • Obezbeđivanje povlačenja podlokacija i sadržaja kada postanu zastareli, umesto korišćenja prostora za skladištenje i smanjivanja rezultata pretrage.

  • Omogućavanje da prave osobe imaju pristup pravom sadržaju.

  • Obaveštavanje vlasnika podlokacija koje predloške i teme mogu da koriste.

  • Nesmetan prenos vlasništva nad lokacijom sa jedne osobe na drugu.

Elementi modela upravljanja

Vaš model upravljanja treba da reši sledeće probleme:

  • Kreiranje lokacije

  • Upravljanje dozvolama

  • Arhitektura informacija

  • Životni ciklus i povlačenje lokacije

  • Ograničenja skladišta

  • Klasifikacija informacija

  • Prilagođavanje

  • Zaštita podataka

  • Navigacija

  • Pretraga

  • Uloge i odgovornosti za podržavanje lokacije

Model upravljanja na nivou kolekcije lokacija ili organizacije možda je već rešio za vas neka od ovih pitanja, na primer koliko prostora za skladištenje imate za lokaciju i koje vrste prilagođavanja možete da izvršite na izgledu i doživljaju lokacije. Druga pitanja možda nisu važna, u zavisnosti od složenosti vaše lokacije tima i od broja ljudi koji je koriste. Ali čak i ako ne morate da donosite odluke o ovim temama, preporučuje se da znate koje su odluke donete kako biste mogli da informišete korisnike lokacije i da nametnete smernice na odgovarajući način.

Evo nekih stvari koje treba razmotriti prilikom podešavanja nove lokacije.

Kreiranje podlokacija

Možete omogućiti članovima tima da kreiraju podlokacije ispod lokacije tima za korišćenje u određenim projektima.

Mogućnost spontanog kreiranja novih podlokacija može biti odlična pogodnost za grupu, ali neograničeno kreiranje lokacija može se izmaći kontroli. Kada se podlokacije slobodno umnožavaju, može doći do problema. Na primer:

  • Korisnicima će biti teško da pronađu odgovarajuću podlokaciju ili da budu sigurni da li su je pronašli.

  • Informacije se mogu duplirati na nekoliko podlokacija, što iskorišćava dragoceni prostor za skladištenje i zahteva dvostruki napor za održavanje.

  • Zastarele informacije mogu ostati na podlokacijama, potencijalno godinama i prikazivaće se u rezultatima pretrage. Može biti teško prepoznati koja verzija informacija je ispravna.

  • Upravljanje dozvolama za veliki broj podlokacija može postati naporan posao i korisnici mogu nenamerno dobiti pristup informacijama koje im zapravo nisu potrebne.

  • Kada korisnici napuste grupu, podlokacije koje oni kreiraju mogu biti napuštene, što kreira zbunjenost i kvari rezultate pretrage za preostale korisnike lokacije.

Možete uštedeti vreme i energiju ako postavite neke smernice za kreiranje lokacija, koje se bave sledećim oblastima:

  • Kome je dozvoljeno da kreira podlokacije?

  • Da li nove podlokacije treba unapred odobriti? Ako treba, koji su kriterijumi za odobravanje i ko daje odobrenje?

  • Da li nove podlokacije treba da koriste uspostavljene predloške i teme?

  • Koliko informacija može biti uskladišteno na lokaciji? (To jest, koliko prostora na disku servera ona može zauzimati?)

  • Koja su pravila za uključivanje strategija za navigaciju na lokaciji?

  • Koliko dugo treba skladištiti informacije na podlokacijama pre brisanja ili arhiviranja?

Za više informacija u članku Kreiranje lokacije ili podlokacije .

Upravljanje dozvolama

Integritet, poverljivost i privatnost informacija od kritične važnosti za vašu organizaciju zavise od načina na koji svoju lokaciju činite bezbednom – tačnije, kome odaberete da date pristup svojoj lokaciji.

Davanje i ograničavanje pristupa lokaciji naziva se „upravljanje dozvolama“ i ono predstavlja jednu od vaših najvažnijih odgovornosti kao vlasnika lokacije.

Evo nekih saveta koje treba imati u vidu prilikom razvoja strategije za dozvole.

  • Pratite princip najmanje privilegije: dajte osobama najniže nivoe dozvola koji su im potrebni za izvršavanje dodeljenih zadataka.

  • Dajte ljudima pristup tako što ćete ih dodati u standardne, podrazumevane grupe (kao što su „Članovi“, „Posetioci“ i „Vlasnici“). Učinite većinu osoba članovima grupa „Članovi“ ili „Posetioci“ i ograničite broj ljudi u grupi „Vlasnici“.

  • Koristite nasleđivanje dozvola za kreiranje čiste hijerarhije koja se lako vizuelizuje. To jest, izbegavajte davanje dozvola pojedincima i radite sa grupama. Tamo gde je to moguće, podesite podlokacije da jednostavno nasleđuju dozvole od vaše lokacije tima, umesto da imaju jedinstvene dozvole.

  • Organizujte sadržaj da iskoristi nasleđivanje dozvola: razmotrite segmentiranje sadržaja po bezbednosnom nivou – kreirajte posebnu lokaciju ili biblioteku za osetljive dokumente, umesto da ih razbacujete u velikoj biblioteci i štitite jedinstvenim dozvolama.

Više informacija o postavljanju dozvola u članku Razumevanje nivoa dozvola u sistemu SharePoint ili Uređivanje dozvola za listu, biblioteku ili pojedinačnu stavku .

Arhitektura informacija

Arhitektura informacija na lokaciji je kao sadržaj za knjige: ga određuje kako informacije na toj lokaciji – Veb stranice, dokumente, liste i podatke – organizovana i predstavljen korisnicima lokacije. Arhitektura informacija često snima kao hijerarhijsku listu sadržaja lokacije, ključnim rečima za pretraživanje, tipovi podataka i druge koncepata.

Da biste kreirali arhitekturu informacija, morate analizirati informacije koje će biti predstavljene na lokaciji. Evo nekih od pitanja koja možete koristiti za razvoj arhitekture informacija:

  • Koji tip sadržaja ćete imati na lokaciji? Kako će se to prevesti u podlokacije, liste, biblioteke i tako dalje?

  • Kako će informacije biti predstavljene na lokaciji?

  • Kako će se korisnici lokacije kretati po lokaciji?

  • Kako će informacije biti usmerene ka određenim korisnicima lokacije?

  • Kako će se pretraga konfigurisati i optimizovati?

Deo vaše arhitekture informacija može uključivati klasifikaciju informacija.

Ako informacije sa kojima radite imaju veliku vrednost za preduzeće, zahtevaju posebnu bezbednost ili ih pokrivaju pravila za usaglašenost sa propisima, možete podesiti šemu klasifikacije da biste identifikovali određene tipove sadržaja kojima treba upravljati pažljivo.

Kada organizujete informacije u specifične liste i biblioteke, možete koristiti funkcije upravljanja da biste upravljali načinom na koji se upravlja sadržajem. Na primer:

Zahtevanje odjavljivanja datoteka

Kada ste zahteva odjavljivanje datoteke, uverite se da je samo jedna osoba datoteku možete urediti dok se da je potvrđen izbor. Koje zahtevaju da budu proverene dokumenti sprečava više osoba da prave izmene u isto vreme, koje možete da kreirate pri uređivanju i da dovede do zabunu. Zahtevanje odjavljivanja takođe može pomoći da podseti članovima tima da dodate komentar prilikom prijavljivanja datoteke, tako da možete lakše da pratite šta se promenilo u svakoj od verzija. Dodatne informacije potražite u članku Podešavanje da biblioteka zahteva odjavljivanje datoteka.

Praćenje verzija

Ako morate da zadržite prethodne verzije datoteka, biblioteke mogu pomoći da pratite, skladištenje i vraćanje u prethodno stanje datoteke. Možete odabrati da pratite sve verzije na isti način. Ili možete da odaberete da imenujete nekim verzijama glavnih, kao što je dodavanje novog poglavlja ručnog i verziju, kao što su rešavanje pravopisnu grešku. Pomoć pri upravljanju prostora za skladištenje, možete da odaberete broj koji želite da uskladištite druge verzije. Više informacija o kreiranju verzija potražite u članku kako kreiranje verzija funkcioniše na listi ili u biblioteci?.

Možete da navedete da je potrebno odobravanje za dokument. Dokumenti ostaju u stanju čekanja dok ih ne odobri ili odbaci osoba koja ima dozvolu za to. Možete da kontrolišete koje grupe korisnika mogu da vide dokument pre nego što ga odobri. Ova funkcija može da bude korisno ako biblioteka sadrži važne smernice ili procedure koje treba da budu konačna pre nego što ih drugi vide. Za više informacija o odobravanja dokumenata, pogledajte članak zahtevanje odobrenja stavki sa liste lokacije ili u biblioteci.

Biblioteka podržavaju RSS tehnologiju, tako da članovi vaše radne grupe možete automatski da primate i pregledate ispravke, odnosno feedove za vesti i informacije na konsolidovanoj lokaciji. Možete da koristite RSS tehnologije da vas obavesti o promenama u biblioteci, kao što su kada promenite datoteke koje su uskladištene u biblioteci. RSS feedovi omogućavaju članovima vaše radne grupe da biste videli objedinjenu listu datoteka koje su promenjene. Upozorenja e-poštom, možete da kreirate i tako da budete obavešteni kada se datoteke promene. Dodatne informacije o RSS feedovima potražite u članku Upravljanje RSS feedovima za lokaciju ili kolekciju lokacija.

Tip biblioteke ili sadržaj dokumenta možete da koristite tokove posla koje je vaša organizacija ima definisano za poslovne procese, kao što su upravljanje odobravanja dokumenata ili da pregledate. Vaša grupa možete da primenite poslovnih procesa njene dokumente, poznat kao tokovi posla, koju navedete radnje koje treba preduzeti u nizu, kao što su odobravanje ili prevođenje dokumenata. Tok posla je automatizovan način na koji premeštanja dokumenata ili stavki putem niza radnji ili zadataka. Tri toka posla su dostupne u biblioteke podrazumevano: odobravanja, koja usmerava dokument grupi osoba na odobrenje; Prikupljanje povratnih informacija, koja usmerava dokument u grupu osoba za povratne informacije i daje dokument osobi koja je pokrenula tok posla kao Kompajliranje; i prikupljanje potpisa koji usmerava dokument grupi osoba u cilju prikupljanja njihovih digitalnih potpisa. Dodatne informacije o tokovima posla potražite u članku o tokovima posla uključenim u SharePoint

Ako vaša grupa radi sa nekoliko tipova datoteka, kao što su radni listovi, prezentacije i dokumente, možete da proširite funkcionalnost vaše biblioteke tako što ćete omogućiti i definisati više tipova sadržaja. Tipovi sadržaja dodaju fleksibilnost i doslednost većem broju biblioteka. Svaki tip sadržaja možete navesti predložak i čak i procesi toka posla. Predlošci se ponašaju kao početnu tačku za oblikovanje i standardni tekst i za svojstva koja se primenjuju na dokumente istog tipa, kao što su ime sektora ili ugovora broj. Dodatne informacije o tipovima sadržaja potražite u članku Uvod u tipove sadržaja i objavljivanje tipova sadržaja

Ako imate grupu osetljive datoteka, a bi bilo korisno je znati kako se koriste dokumente, možete da definišete smernice koje vam dozvoljava da omogućite "Nadzora" za praćenje događaja, kao što su promene datoteke, kopija ili brisanje. Informacije o podešavanju nadzor potražite u članku Konfigurisanje postavki nadgledanja za kolekciju lokacija

Životni ciklus i povlačenje lokacije

Lokacije kao što su radne lokacije dokumenata i lokacije za diskusije obično ne nestaju kada više ne budu korisne, što zauzima dragoceni prostor za skladištenje i kvari rezultate pretrage. Preporučuje se da postavite raspored za redigovanje lokacija i njihovog sadržaja (makar jednom godišnje) da biste videli da li ih vredi zadržavati.

Dobro da imate na umu, je da veće model upravljanja u vašoj organizaciji i možda u potrazi za zastarelih lokacije. Na primer, administrator možda automatski Izbriši lokacijama koje su netaknuta za 90 dana. Kao vlasnik lokacije, dobijate upozorenje to dogoditi e-poruku. Dodatne informacije o smernicama za životni ciklus i povlačenje potražite u članku Smernice za zatvaranje lokacije.

Ograničenja skladišta

Administrator može postaviti ograničenje količine prostora za skladištenje na disku koji vaša grupa može da koristi. Treba da saznate da li postoji ograničenje i ukoliko postoji, treba da odlučite kako ćete ga raspodeliti između lokacija, stranica i biblioteka.

SharePoint Server podrazumevano nameće ograničenje od 50 MB na veličinu jednog dokumenta koji se može otpremiti u biblioteku dokumenata. Isto tako, vlasnici lokacija tima podrazumevano primaju upozorenja kada prostor za skladištenje dostigne kvotu od 90%.

Kada budete znali koja su vaša ograničenja, možete da koristite funkcije kao što je verzija ili nadzor praćenja da biste se uverili da vaša lokacija ostaje u okviru njih. Dodatne informacije potražite u članku Upravljanje ograničenjima skladišta kolekcije lokacija.

Prilagođavanje

Vaša organizacija verovatno ima neko standardizovano brendiranje, predloške lokacija ili rasporede na lokacijama koji su željeni ili obavezni. Koliko daleko korisnici mogu da idu u prilagođavanju izgleda svojih lokacija i stranica?

Da biste kontrolisali prilagođavanje, možete odlučiti da odredite ko u vašem timu ima dozvolu za prilagođavanje ili možete izabrati korišćenje standardizovanih rasporeda na stranici da biste se uverili da su određeni zahtevi ispunjeni, na primer da se vlasnik lokacije prikazuje u gornjem levom uglu na svim lokacijama.

Takođe možete postaviti uputstva za funkcionalnost koju osobe mogu koristiti na svojim podlokacijama. Na primer, možete tražiti od ljudi da ne koriste veb segmente koji bi zahtevali prilagođeno kodiranje.

Sa druge strane, možete svima u svom timu timu obezbediti SharePoint Designer kako bi mogli da unose sve željene promene.

Za više informacija o Prilagođavanje lokacije, pogledajte članak Prilagođavanje lokacije tima ili Uvod u Prilagođavanje lokacija i stranica.

Navigacija

Elementi za navigaciju pomažu osobama da pregledaju sadržaj koji im je potreban. Dve stavke za navigaciju koje možete da prilagodite jesu gornja traka sa vezama i traka za brzo pokretanje.

Pomoću stranica postavki za svaku listu ili biblioteku možete da odaberete liste i biblioteke koje se pojavljuju na traci za brzo pokretanje. Takođe možete da promenite redosled veza, da dodajete ili brišete veze i dodajete ili brišete odeljke u koje su organizovane veze. Na primer, ako imate previše listi u odeljku „Lista“, možete dodati novi odeljak za liste zadataka, u koji možete uključiti veze ka listama zadataka.

Gornja traka sa vezama obezbeđuje način na koji korisnici lokacije mogu da odu na druge lokacije u kolekciji lokacija i prikazuje red kartica na vrhu svake stranice na lokaciji. Kada kreirate novu lokaciju, možete da odaberete da li ćete lokaciju uključiti u gornju traku sa vezama nadređene lokacije i da li ćete koristiti gornju traku sa vezama sa nadređene lokacije.

Za više informacija o navigaciji lokacije, pogledajte članak Uvod u navigaciji lokacije ili Prilagođavanje navigacije na lokaciji tima

Pretraga

Sadržaj se pojavljuje na mnogim mestima, uključujući lokacije, liste, biblioteke, veb segmente i kolone. Podrazumevano, kada neko pretražuje vašu lokaciju, sav sadržaj na lokaciji ili na svim njenim podlokacijama pojavljuje se u rezultatima pretrage.

Kao vlasnik lokacije, možete odabrati da li će se sadržaj na vašoj lokaciji pojavljivati u rezultatima pretrage ili ne. Kada sprečite pojavljivanje sadržaja lokacije u rezultatima pretrage, pojavljivanje sadržaja svih podlokacija ispod nje u rezultatima pretrage takođe je blokirano.

Sadržaj sa ograničenim dozvolama podrazumevano se ne pojavljuje u rezultatima pretrage za korisnike koji nemaju dozvole za njegovo čitanje. To možete promeniti kako bi se ograničeni sadržaj pojavljivao u rezultatima pretrage, ali korisnici neće moći da otvaraju sadržaj za koji nemaju dozvolu.

Više informacija o pretrage u članku Pregled administracije pretrage usluge SharePoint Online ili Konfiguriši Veb segmentu za pretragu sadržaja u sistemu SharePoint .

Uloge i odgovornosti za podržavanje lokacije

Preporučuje se da definišete uloge i odgovornosti za smanjivanje haosa koji može nastati na lokaciji kada se članovi osoblja pridružuju timu ili ga napuštaju. Evo nekih stvari koje treba istaći o tome ko šta radi na vašoj lokaciji:

  • Obuka: obuka o osnovnoj navigaciji, pretrazi i upravljanju dokumentima može biti veoma korisna osobama koje nisu upoznate sa proizvodom.

  • Podrška: možete odrediti stručnjaka u timu koji će rešavati probleme i biti povezan sa administratorom.

  • Usaglašenost sa zakonskim ili organizacionim uputstvima: ovo ponekad može biti pitanje održavanja ažurnih veza ka odgovarajućim uputstvima, ali dobro je imati osobu odgovornu za to.

Za više o ulogama u članku Planiranje lokacija i upravljanje korisnicima ili Upravljanje administratorima za kolekciju lokacija .

Zaštita podataka

Pravljenje rezervne kopije i oporavak funkcije zaštita podataka od slučajnog gubitka. Učestalost pravljenja rezervne kopije i brzinu i nivo oporavka podešene od strane administratora. Pogledajte članak Pregled pravljenja rezervnih kopija i oporavak u sistemu SharePointili Upravljanje korpom za otpatke SharePoint Online kolekciju lokacija

Napomena : Odricanje odgovornosti mašinskog prevođenja: ovaj članak je preveden sistem računara bez ljudski interventne. Microsoft nudi ove mašinskog prevoda da pomogne koja nije na engleskom govornih korisnicima uživate u sadržaju za Microsoft proizvode, usluge i tehnologijama. U članku bio mašinskog prevesti, mogu da sadrže greške u rečnik, sintaksa ili gramatiku.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×