Pregled: najbolje prakse za upravljanje načinom na koji ljudi koriste sajt tima

Pregled: najbolje prakse za upravljanje načinom na koji ljudi koriste sajt tima

Ako ste vlasnik tima, preporučuje se da kreirate model upravljanja – to jest, model za rešavanje smernica vaše veb sajta, procesa, uloga i obaveza. Ovakav model će vam pomoći da kontrolišete način na koji ljudi koriste vašu sajt. Na primer, možda ćete želeti da zahtevate da odjavite datoteke tako da više osoba ne pokuša da uređuje datoteku istovremeno. Ili ćete možda želeti da dozvolite samo određenim osobama da kreiraju podlokacije. Ovaj članak pruža pregled ideja i najboljih praksi o kojima treba razmišljanje prilikom pravljenja takvog modela.

Napomena: Ako tražite korake za kreiranje lokacije, pogledajte članak Kreiranje SharePoint lokacije.

Šta je to upravljanje?

Važan, ali često nevidljivi deo bilo koje lokacije je model upravljanja– skupova smernica, obaveze i procesi koje uspostavljate da biste utvrdili kako osobe u grupi koriste SharePoint.

Mnoge organizacije imaju model upravljanja na mestu za lokacije na nivou centralne administracije ili kolekcije lokacija, koje može da kreira i održi katedru za informacije (IT) ili tim.

Ako ste vlasnik sajta za podsajt u kolekciji lokacija, kao što je lokacija tima, preporučuje se da kreirate sopstveni dodatni Upravni model za rešavanje određenih problema.

Model upravljanja olakšava:

  • Obavestite korisnike sajta kada treba da kreiraju novu podsajt, u suprotnosti sa kreiranjem liste ili drugog sadržaja Veb stranice.

  • Uverite se da su podlokacije i sadržaj penzionisani kada su zastareli, umesto da koristite prostor za skladište i razreрavanje rezultata pretrage.

  • Uverite se da prave osobe imaju pristup pravom sadržaju.

  • Neka vlasnici podportala znaju koji predlošci i teme mogu da koriste.

  • Nesmetano vlasništvo vlasništva nad lokacijom od jedne osobe ka drugoj.

Elementi modela upravljanja

Model upravljanja radi na sledeće probleme:

  • Kreiranje sajta

  • Upravljanje dozvolama

  • Arhitektura informacija

  • Ћivotni ciklus lokacije i penzija

  • Ograničenja skladišta

  • Klasifikacija informacija

  • Prilagođene

  • Zaštita podataka

  • Navigacija

  • Pretraga

  • Uloge i odgovornosti za podršku sajtu

Neka od ovih pitanja mogu da se odlučaju za vas od modela upravljanja lokacijama, kolekcije ili organizacije na nivou organizacije, kao što je koliko prostora za skladištenje imate za vašu sajt i koje vrste prilagođavanja možete da uradite na primer i izgled sajta. Drugi možda nisu relevantni, u zavisnosti od toga koliko je složena lokacija tima i koliko ljudi je koristi. Ali čak i ako ne morate da donosite odluke o ovim temama, preporučuje se da znate koje su se odluke doneљe, tako da možete da informišete korisnike sajta i nametnete odgovarajuće smernice.

Evo nekih stvari koje treba razmotriti kada podešavate novu sajt.

Kreiranje podlokacija

Možda ćete želeti da članovi tima mogu da kreiraju podlokacije u okviru lokacije tima za korišćenje u određenim projektima.

Ako možete spontano da kreirate nove podlokacije, može da bude velika korist grupi, ali neograničeno kreiranje lokacije može da van kontrole. Kada se podlokacije otvoreno razlikuju, problemi mogu da se pojave. Na primer:

  • Korisnicima je teško da pronađu odgovarajuću podsajt ili da budu sigurni ako imaju.

  • Informacije mogu da se dupliraju na nekoliko podlokacija, koriste skupi prostor za skladištenje i zahtevaju duplirana pokušaja da se održe.

  • Odsucijalne informacije mogu se nalaziti na podlokacijama, potencijalno godinama, koje se pojavljuju u rezultatima pretrage. Može biti teško reći koja je verzija informacija tačna.

  • Upravljanje dozvolama za mnoštvo podsajtova može da postane glavni zadatak, a korisnici će slučajno imati pristup informacijama koje ne bi trebalo da imaju.

  • Kada zaposleni napuste grupu, podlokacije koje kreiraju mogu da se napuste, kreiraju zbunjenost i umirujući rezultate pretrage za preostale korisnike lokacije.

Možete uštedeti vreme i energiju ako podesite neke smernice za kreiranje lokacije koje se odnose na sledeće oblasti:

  • Ko može da kreira podlokacije?

  • Da li nove podlokacije treba da se odobre unapred? Ako je tako, koji su kriterijumi za odobravanje i ko odobrava odobravanje?

  • Da li nove podlokacije koriste osnovane predloške i teme?

  • Koliko informacija može da se skladišti na sajtu? To jest, koliko prostora na disku servera može da preuzme?

  • Koja su pravila za uključivanje strategije navigacije na sajt?

  • Koliko treba da se skladište informacije na podlokacijama pre brisanja ili arhiviranja?

Više informacija potražite u članku Kreiranje sajta ili podsajta .

Upravljanje dozvolama

Integritet, poverljivost i privatnost ključnih informacija organizacije vaše organizacije zavise od toga koliko ste bezbedni napravili sajt – konkretno, kome ste odabrali da odobrite pristup vašoj sajtu.

Dodeljivanje i ograničavanje pristupa na vašoj sajtu se zove Upravljanje dozvolama, a to je jedna od najvažnijih odgovornosti kao što je vlasnik sajta.

Evo nekih saveta koje treba imati na umu kada kreirate strategiju dozvola.

  • Pratećim principima najmanje privilegija: Dajte osobama najnižim nivoima dozvola koje su im potrebne da bi obavljali dodeljene zadatke.

  • Dajte pristup osobama tako što ćete ih dodati u standardne, podrazumevane grupe (kao što su članovi, posetioci i vlasnici). Neka većina osoba bude članovi ili grupa posetilaca i ograničite broj osoba u grupi vlasnici.

  • Koristite nasleđivanje dozvola da biste kreirali čistu, jednostavnu hijerarhiju hijerarhije. To jest, izbegavajte da dodeljujete dozvole pojedincima, umesto da radite sa grupama. Gde je to moguće, neka podlokacije jednostavno nasleđuju dozvole sa lokacije tima, umesto da imaju jedinstvene dozvole.

  • Organizujte sadržaj da biste iskoristili nasleđivanje dozvola: razmotrite segmentirati sadržaj po nivou bezbednosti – kreiranje sajta ili biblioteke posebno za osetljive dokumente umesto da se rašcište u većoj biblioteci i da ih zaštiti jedinstvenim dozvola.

Pogledajte članak Razumevanje nivoa dozvola u sistemu SharePoint ili Uređivanje dozvola za listu, biblioteku ili pojedinačnu stavku za informacije o podešavanju dozvola.

Arhitektura informacija

Arhitektura informacija lokacije je kao sadržaj za knjigu: ona određuje kako se informacije na toj stranici – Veb stranice, dokumenti, liste i podaci – organizuju i prikazuju korisnicima lokacije. Arhitektura informacija se često zapisuje kao Hijerarhijska lista sadržaja sajta, pretraga ključnih reči, tipova podataka i drugih koncepata.

Da biste kreirali arhitekturu informacija, morate analizirati informacije koje će biti predstavljene na sajtu. Evo nekih pitanja koja možete da koristite za razvijanje arhitekture informacija:

  • Koju vrstu sadržaja ćete imati na sajtu? Kako će se to prevesti na podlokacije, liste, biblioteke i tako dalje?

  • Kako će se informacije predstaviti na sajtu?

  • Kako će se korisnici sajta kretati kroz sajt?

  • Kako će se informacije nalaziti na lokaciji određenih gledalaca?

  • Kako će pretraga biti konfigurisana i optimizovana?

Deo arhitekture informacija može da ima klasifikaciju informacija.

Ako informacije sa kojima imate posla imaju visoku vrednost za kompaniju, zahteva posebnu bezbednost ili je pokrivena pravilima usaglašenosti po pravilima, možda ćete želeti da podesite šemu klasifikacije da biste identifikovali određene tipove sadržaja kojima treba pažljivo da se upravlja.

Kada organizujete informacije u određene liste i biblioteke, možete da koristite funkcije upravljanja da biste upravljali načinom na koji se upravlja. Na primer:

Zahtevanje odjavljivanja datoteka

Kada zahtevate Odjavljivanje datoteke, vi se postarite da samo jedna osoba može da uređuje datoteku dok se ne prijavi. Zahtevanje odjavljivanja dokumenata sprečava više osoba da istovremeno unose promene, što može da kreira neusaglašenosti uređivanja i dovede do zabune. Zahtevanje odjavljivanja takođe može da pomogne u podsećanju članova tima da dodaju komentar kada potvrde datoteku, tako da možete lakše da pratite šta se promenilo u svakoj verziji. Više informacija potražite u članku Podešavanje biblioteke za zahtevanje odjavljivanja datoteka.

Praćenje verzija

Ako treba da zadržite prethodne verzije datoteka, biblioteke mogu da vam pomognu da pratite, skladištite i vratite datoteke. Možete odabrati da pratite sve verzije na isti način. Možete i da odaberete da odredite neke verzije kao glavne, kao što je Dodavanje novog poglavlja u priručnu i neke verzije kao međuverzije, kao što je ispravljanje pravopisne greške. Da biste pomogli u upravljanju prostorom za skladištenje, možete da odaberete broj svakog tipa verzije koji želite da uskladištite. Više informacija o kreiranju verzija potražite u članku kako kreiranje verzija funkcioniše na listi ili u biblioteci?

Možete navesti da je odobren dokument. Dokumenti ostaju u stanju čekanja dok ih ne odobri ili odbaci neko ko ima dozvolu za to. Možete kontrolisati koje grupe korisnika mogu da prikažu dokument pre nego što on bude odobren. Ova funkcija može biti korisna ako biblioteka sadrži važna uputstva ili procedure koje treba da budu konačne pre nego što ih drugi vide. Više informacija o odobravanju dokumenata potražite u članku Zahtevaj odobravanje stavki na listi ili u biblioteci.

Biblioteke podržavaju RSS tehnologiju, tako da članovi radne grupe mogu automatski da prime i prikazuju ispravke, ili feedove, vesti i informacije na konsolidovanoj lokaciji. Možete da koristite RSS tehnologiju da biste vas upozorili na promene u biblioteci, na primer kada se datoteke koje su uskladištene u biblioteci promene. RSS feedovi omogućavaju članovima radne grupe da vide objedinjenu listu datoteka koje su promenjene. Možete i da kreirate obaveštenja e-poštom, tako da budete obavešteni kada se datoteke promene. Više informacija o RSS feedovima potražite u članku Upravljanje RSS feedovima za Veb lokacija ili kolekciju lokacija.

Biblioteka dokumenata ili tip sadržaja mogu da koriste tokove posla koje je organizacija definisala za poslovne procese, kao što je upravljanje odobravanjem dokumenta ili redigovanje. Vaša grupa može da primenjuje poslovne procese na dokumente, poznate kao tokovi posla, koji navode radnje koje treba preduzeti u nizu, kao što je odobravanje ili prevođenje dokumenata. Tok posla je automatizovani način premeštanja dokumenata ili stavki kroz niz radnji ili zadataka. Tri toka posla su podrazumevano dostupni bibliotekama: odobravanje, koje usmerava dokument grupi osoba na odobravanje; Prikupljanje povratnih informacija, koje usmerava dokument grupi osoba za povratne informacije i daje dokument osobi koja je pokrenula tok posla kao kompakcije; i prikupljanje potpisa, koji preusmerava dokument grupi osoba za prikupljanje svojih digitalnih potpisa. Više informacija o tokovima posla potražite u članku Pregled tokova posla uključenih uz SharePoint

Ako grupa radi sa nekoliko tipova datoteka, kao što su radni listovi, prezentacije i dokumenti, možete da proširite funkcionalnost vaše biblioteke tako što ćete omogućiti i definisati više tipova sadržaja. Tipovi sadržaja dodaju fleksibilnost i doslednost u više biblioteka. Svaki tip sadržaja može da navede predložak i čak tok posla. Predlošci važe kao Početna tačaka, za oblikovanje i bilo koji drugi tekst i za svojstva koja se primenjuju na dokumente tog tipa, kao što je ime odeljenja ili broj ugovora. Više informacija o tipovima sadržaja potražite u članku Uvod u tipove sadržaja i objavljivanje tipova sadržaja

Ako imate grupu osetljivih datoteka i bilo bi korisno da znate kako se dokumenti koriste, možete definisati smernice koje vam omogućavaju da omogućite "nadgledanje" praćenja događaja, kao što su promene datoteka, kopije ili brisanje. Informacije o podešavanju nadgledanja potražite u članku Konfigurisanje postavki nadgledanja za kolekciju lokacija

Ћivotni ciklus lokacije i penzija

Lokacije kao što su radna mesta dokumenta i diskusione lokacije teže da se nalaze u blizini kada više ne budu korisni, Iskorišćavajući dragocen prostor za skladištenje i umirući rezultate pretrage. Preporučuje se da podesite raspored za pregledanje lokacija i njihov sadržaj (najmanje jednom godišnje) da biste videli da li su vredni zadržavanje.

Dobro je da imate na umu i da je vaš veći model upravljanja u organizaciji takođe u potrazi za bajalite lokacije. Na primer, administrator može automatski da izbriše lokacije koje su nenetaknute za 90 dana. Kao vlasnik sajta, primićete e-poruku upozoravajući upozorenje da će se ovo desiti. Više informacija o programu životnog ciklusa i politici penzije potražite u članku smernice za zatvaranje lokacije.

Ograničenja skladišta

Administrator je možda odredio ograničenje količine skladišta diska koje grupa može da koristi. Potrebno je da saznate da li postoji ograničenje i, ako jeste, odlučite kako ćete ga udeliti na lokacije, stranice i biblioteke.

SharePoint Server podrazumevano nameće ograničenje 50 MB na osnovu veličine jednog dokumenta koji se može otpremiti u biblioteku dokumenata. Takođe, podrazumevano je da vlasnici lokacija tima primaju obaveštenja kada se skladište nalazi na 90% kvote.

Kada saznate koja su vaša ograničenja, možete da koristite funkcije kao što su verzija ili praćenje nadgledanja da biste osigurali da lokacija ostane u njima. Više informacija potražite u članku Upravljanje ograničenjima skladišta kolekcije lokacija.

Prilagođene

Šanse za vašu organizaciju će imati neki standardizovani brend, predloške lokacija ili rasporede lokacija koji su poželjeni ili neophodni. Koliko dugo korisnici mogu da idu u okviru prilagođavanja izgleda svojih sajtova i stranica?

Da biste kontrolisali prilagođavanje, možda ćete odlučiti da zaključate ko u timu ima dozvolu za prilagođavanje ili možete da odlučite za korišćenje standardizovanih rasporeda na stranici kako bi se osiguralo da se ispune određeni zahtevi, kao što je da li je vlasnik sajta prikazan u gornjem levom uglu svih Tale.

Možda ćete želeti i da postavljate uputstva o funkcionalnosti koje osobe mogu da koriste na njihovim podlokacijama. Na primer, možda ćete želeti da zamolite da osobe ne koriste Veb segmente koji bi zahtevali prilagođeno kodiranje.

Na drugom kraju spektra možete svima da obezbedite da imaju SharePoint Designer kako bi mogli da izvrše sve promene koje žele.

Više informacija o prilagođavanju lokacije potražite u članku promena pogleda na SharePoint lokaciju ili Uvod u prilagođavanje sajtova i stranica.

Navigacija

Elementi navigacije pomažu ljudima da pregledaju sadržaj koji im je potreban. Dve stavke navigacije koje možete da prilagodite su gornja traka sa vezama i traka za brzo pokretanje.

Pomoću stranica sa postavkama za svaku listu ili biblioteku, možete da odaberete koje liste i biblioteke se pojavljuju na traci za brzo pokretanje. Možete i da promenite redosled veza, dodate ili izbrišete veze i dodate ili izbrišete odeljke u kojima su veze organizovane. Na primer, ako imate previše listi u odeljku lista, možete da dodate novi odeljak za liste zadataka gde možete da uključujete veze ka listama zadataka.

Gornja traka sa vezama pruža korisnicima vaše lokacije da dobiju druge lokacije u kolekciji lokacija tako što prikazuju redove kartica na vrhu svake stranice na lokaciji. Kada kreirate novu lokaciju, možete da odaberete da li želite da uključite lokaciju na gornju traku sa vezama nadređene lokacije i da li da koristite gornju traku sa vezama sa nadređene lokacije.

Dodatne informacije o navigaciji lokacije potražite u članku Uvod u navigaciju lokacije ili Prilagođavanje navigacije na SharePoint lokaciji

Pretraga

Sadržaj se pojavljuje na mnogo mesta, uključujući lokacije, liste, biblioteke, Veb segmente i kolone. Po podrazumevanoj vrednosti, kada neko Potraži vašu sajt, na rezultatima pretrage se pojavljuju svi sadržaj na sajtu bilo koje od njegovih podlokacija.

Kao vlasnik sajta, možete da odaberete da li se sadržaj na vašoj sajtu pojavljuje u rezultatima pretrage. Kada sprečite da se sadržaj lokacije pojavi u rezultatima pretrage, sadržaj svih podlokacija ispod njih takođe se blokira na pojavljivanje u rezultatima pretrage.

Sadržaj sa ograničenom dozvolom se podrazumevano ne pojavljuje u rezultatima pretrage za korisnike koji nemaju dozvole za čitanje. To možete promeniti tako da se ograničeni sadržaj pokazuje u rezultatima pretrage, ali korisnici neće moći da otvore sadržaj za koji nemaju dozvolu.

Pogledajte Pregled administracije SharePoint online pretrage ili Konfiguriši Veb segment za pretragu sadržaja u sistemu SharePoint za više pretraga.

Uloge i odgovornosti za podršku sajtu

Preporučuje se da definišete uloge i odgovornosti da biste smanjili haos koji može da bude na stranici kada se članovi osoblja rotiraju ili iz tima. Evo nekih stvari koje bi trebalo da budu napisane o tome ko radi na vašoj sajtu:

  • Obuka: osnovna obuka za navigaciju, pretraživanje i upravljanje dokumentima može biti veoma korisna za osobe nove za proizvod.

  • Podrška: možda želite da određeni stručnjak u timu rešava probleme i bude veza sa administratorom.

  • Usaglašenost sa smernicama za pravne ili organizacione smernice: ponekad to može biti pitanje održavanja ažurne veze sa odgovarajućim uputstvima, ali je dobro imati odgovornog osobu.

Pogledajte članak Planiranje lokacija i upravljanje korisnicima ili Upravljanje administratorima za kolekciju lokacija za više uloga.

Zaštita podataka

Funkcije pravljenja rezervnih kopija i oporavka štite podatke od slučajnog gubitka. Učestalost pravljenja rezervne kopije i brzina i nivo oporavka podešava administrator. Pogledajte Pregled pravljenja rezervne kopije i oporavka u sistemu SharePoint Server ili Upravljanje korpi za otpatke SharePoint online kolekcije lokacija

Napomena:  Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li da nam javite da li su informacije bile korisne? Ovo je članak na engleskom jeziku za referencu.​

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Izgleda da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×