Predstavljanje smernica za upravljanje informacijama

Važno : Ovaj članak je mašinski preveden, pogledajte odricanje odgovornosti. Pogledajte verziju ovog članka na engleskom jeziku ovde za referencu.

Organizacije mogu da definišu i koriste smernice za upravljanje informacijama na Microsoft Office SharePoint Server 2007 lokacijama za usaglašavanje sa poslovnim procesima ili pravnim i državnim propisima za upravljanje informacijama. Smernice za upravljanje informacijama omogućavaju administratorima lokacija i menadžerima lista kontrolu nad upravljanjem sadržajem.

U ovom članku

Šta je to smernica za upravljanje informacijama?

Kako se smernice za upravljanje informacijama mogu koristiti na lokaciji

Šta su smernice za upravljanje informacijama?

Smernice za upravljanje informacijama predstavljaju niz pravila za tip sadržaja. Smernice za upravljanje informacijama omogućavaju organizacijama da kontrolišu i prate stvari kao što je dužina zadržavanja sadržaja ili radnje koje korisnici mogu da izvrše sa sadržajem. Smernice za upravljanje informacijama mogu da pomognu organizacijama da se usklade sa pravnim ili državnim propisima ili da jednostavno nametnu interne poslovne procese. Na primer, organizacija koja mora da prati državne propise i od koje se zahteva da pokaže „adekvatne kontrole“ finansijskih izveštaja, može da kreira neke smernice za upravljanje informacijama koje nadgledaju određene radnje u procesima davanja ovlašćenja i odobrenja za sve dokumente koji su povezani sa vođenjem finansija.

Funkcije smernica koji su obuhvaćene sistemom Office SharePoint Server 2007

Svako pojedinačno pravilo unutar smernica za upravljanje informacijama je funkcija smernica. Office SharePoint Server 2007 sadrži nekoliko unapred određenih funkcija smernica koje organizacije mogu da koriste pojedinačno ili u kombinaciji u cilju definisanja smernica za upravljanje informacijama za svoje lokacije. Funkcije smernica koje su obuhvaćene sistemom Office SharePoint Server 2007 su:

  • Nadgledanje    Funkcija smernica nadgledanja pomaže organizacijama da analiziraju kako se njihovi sistemi za upravljanje sadržajem koriste na osnovu evidencije događaja i operacija sprovedenih na dokumentima i stavkama u listi. Organizacije mogu da podese funkciju smernica nadgledanja za evidenciju događaja kao što su uređivanje, pregled, prijavljivanje, odjavljivanje, brisanje dokumenta ili stavke, odnosno promena dozvola za dokument ili stavku. Sve informacije o nadgledanju skladište se u jednoj datoteci za evidenciju nadgledanja na serveru, a administratori lokacije mogu da pokrenu izveštaje na njoj. Organizacije takođe mogu da koriste model objekta programa Office SharePoint Server 2007 za zapisivanje i dodavanje prilagođenih događaja u datoteku za evidenciju nadgledanja.

  • Rok važenja    Funkcija smernica za rok važenja pomaže organizacijama da izbrišu ili uklone zastareli sadržaj sa svojih lokacija na dosledan način koji je moguće pratiti. Ova funkcija smernica pomaže organizacijama da upravljaju troškovima i rizicima koji su povezani sa zadržavanjem zastarelog sadržaja. Organizacije mogu da podese smernice za rok važenja tako da one određuju da rok važenja izvesnih tipova sadržaja ističe određenog datuma ili tokom izračunatog perioda vremena nakon što se započne neka radnja sa dokumentom (kao što je kreiranje ili uređivanje).

  • Bar kodovi    Funkcija smernica za bar kodove omogućava organizacijama da prate fizičke kopije dokumenata ili stavki sa liste koje su odštampane sa lokacije. Funkcija smernica za bar kodove kreira jedinstvenu vrednost za identifikaciju dokumenta. Korisnici mogu nakon toga da unesu sliku bar koda za tu vrednost u Microsoft Office dokumente koje kreiraju. Korisnici mogu da upotrebe bar kôd i na fizičkoj kopiji dokumenta kako bi potražili originalni primerak tog dokumenta na serveru. Bar kodovi su podrazumevano usklađeni sa uobičajenim standardom „Kôd 39“ (ANSI/AIM BC1-1995, Kôd 39). Organizacije mogu da koriste model objekta sistema Office SharePoint Server 2007 da bi instalirale druge dobavljače bar kodova.

  • Oznake    Funkcija smernica za oznake takođe omogućava organizacijama da prate fizičke kopije dokumenata ili stavke sa liste koje su odštampane sa lokacije. Funkcija smernica za oznake automatski generiše tekstualne oznake na osnovu svojstava dokumenta i oblikovanja koja odredi administrator lokacije ili menadžer liste. Kada korisnici unesu oznake u dokumente sistema Microsoft Office, oznake se ažuriraju automatski pomoću informacija koje dobiju od svojstava dokumenta.

Vrh stranice

Funkcije prilagođenih smernica

Organizacije mogu da kreiraju i primene funkcije prilagođenih smernica da bi zadovoljile određene potrebe. Na primer, proizvodna organizacija će možda želeti da definiše smernice za upravljanje informacijama za sve dokumente specifikacije dizajna radnih verzija proizvoda koji sprečavaju korisnike da štampaju kopije ovih dokumenata na štampačima koji nisu bezbedni. Da bi definisala ovu vrstu smernica za upravljanje dokumentima, organizacija može da kreira i primeni funkciju smernica „Ograničenje štampanja“ koja se može dodati odgovarajućim smernicama za upravljanje informacijama za tip sadržaja specifikacije dizajna proizvoda.

Vrh stranice

Integracija smernica za upravljanje informacijama sa programima sistema Microsoft Office 2007

Postoji nekoliko načina pomoću kojih se smernice za upravljanje informacijama sistema Office SharePoint Server 2007 mogu pokazati korisnicima u klijentskim programima sistema Office 2007 izdanje. Kada podesite smernice za upravljanje informacijama na serveru za određen tip sadržaja, listu ili biblioteku, možete da napišete izjavu o smernicama koja će biti prikazana korisnicima koji rade sa sadržajem na koji se primenjuju ove smernice. Izjava o smernicama može da obavesti korisnike da se smernice za upravljanje informacijama primenjuju na dokument ili da obezbedi detaljne informacije, kao što je činjenica da rok važenja dokumenta ističe nakon određenog perioda. Kada korisnici otvore dokumente koji su podložni smernicama za upravljanje informacija u nekom od klijentskih programa sistema Office 2007 izdanje, prikazuje se ova izjava o smernicama. Pored toga, ako smernice za upravljanje informacijama sadrže funkciju smernica za bar kodove ili oznake, smernice se mogu podesiti tako da zahtevaju od korisnika da unesu bar kodove ili oznake u Microsoft Office dokumente kada pokušaju da ih sačuvaju ili štampaju iz klijentskog programa sistema Office 2007 izdanje.

Vrh stranice

Kako se smernice za upravljanje informacijama mogu koristiti na lokaciji

Da biste primenili smernice za upravljanje informacijama, morate da ih dodate listi, biblioteci ili tipu sadržaja na lokaciji. Lokacije na kojima možete da kreirate ili dodate smernice za upravljanje informacijama utiču na to koliko široko se smernice primenjuju ili koliko široko mogu da se koriste. Možete da postupite na sledeći način:

  • Kreirajte smernice za kolekciju lokacija, a zatim dodajte ove smernice tipu sadržaja, listi ili biblioteci     Možete da kreirate smernice za kolekciju lokacija u listi „Smernice za kolekciju lokacija“ za lokaciju najvišeg nivoa u kolekciji lokacija. Nakon što kreirate smernice za kolekciju lokacija možete da ih izvezete tako da administratori lokacije drugih kolekcija lokacija mogu da ih uvezu u njihovu listu „Smernice za kolekciju lokacija“. Kreiranje smernica za kolekciju lokacija koje je moguće izvoziti omogućava vam da standardizujete smernice za upravljanje informacijama na lokacijama u vašoj organizaciji.

    Kada dodate smernice za kolekciju lokacija tipu sadržaja lokacije, a instanca tog tipa sadržaja lokacije se doda u listu ili biblioteku, vlasnik te liste ili biblioteke ne može da izmeni smernice za kolekciju lokacija za listu ili biblioteku. Dodavanje smernica za kolekciju lokacija tipu sadržaja lokacije je dobar način da obezbedite da se smernice za kolekciju lokacija primenjuju na svim nivoima hijerarhije vaše lokacije.

    Više informacija potražite u članku Kreiranje smernica za upravljanje informacijama za kolekciju lokacija.

  • Kreirajte smernice za upravljanje informacijama za tip sadržaja lokacije u galeriji tipa sadržaja lokacije najvišeg nivoa, a zatim dodajte taj tip sadržaja nekim listama ili bibliotekama     Smernice za upravljanje informacijama možete da kreirate i direktno za tip sadržaja, a zatim da ih povežete sa instancom tog tipa sadržaja sa više lista ili biblioteka. Ako kreirate smernice za upravljanje informacijama pomoću ovog metoda, svaka stavka u kolekciji lokacija tog tipa sadržaja ili tipa sadržaja koji ga nasleđuje, sadrži te smernice. Ako smernice za upravljanje informacijama kreirate direktno za tip sadržaja lokacije, ove smernice za upravljanje informacijama verovatno nećete ponovo koristiti u drugim kolekcijama lokacija, zbog toga što se smernice kreirane na ovaj način ne mogu izvoziti.

    Napomena : Da bi kontrolisali koje se smernice koriste u kolekciji lokacija, administratori kolekcije lokacija mogu da onemoguće postavljanje funkcija smernica direktno na tip sadržaja. Kada je ovo ograničenje aktivno, korisnici koji kreiraju tipove sadržaja ograničeni su na izbor smernica sa liste „Smernice za kolekciju lokacija“.

    Više informacija o kreiranju smernica za upravljanje informacijama za tip sadržaja lokacije, pogledajte članak Promena tipa sadržaja lokacije.

  • Kreirajte smernice za upravljanje informacijama za listu ili biblioteku     Ako vaša organizacija mora da primeni specifične smernice za upravljanje informacijama na veoma ograničen skup sadržaja, možete da kreirate smernice za upravljanje informacijama koje se primenjuju na pojedinačnu listu ili biblioteku. Ovaj metod kreiranja smernica za upravljanje informacijama je najmanje prilagodljiv, zbog toga što se smernice primenjuju samo na jednu lokaciju i ne mogu se izvoziti ili koristiti ponovo za druge lokacije. Međutim, neke organizacije će možda morati da kreiraju jedinstvene smernice za upravljanje informacijama sa ograničenom mogućnošću primene zbog rešavanja problema u određenim situacijama.

    Napomene : 

    • Smernice za upravljanje sadržajem za listu ili biblioteku možete da kreirate samo ako ta lista ili biblioteka ne podržava više tipova sadržaja. Ako lista ili biblioteka podržavaju više tipova sadržaja, morate da definišete smernice za upravljanje informacijama za svaki pojedinačni tip koji je povezan sa tom listom ili bibliotekom. (Instance tipa sadržaja lokacije koje su povezane sa određenom listom ili sadržajem nazivaju se „tipovi sadržaja liste“.)

    • Da bi kontrolisali koje se smernice koriste u kolekciji lokacija, administratori kolekcije lokacija mogu da onemoguće postavljanje funkcija smernica direktno na listu ili biblioteku. Kada je ovo ograničenje aktivno, korisnici koji upravljaju listama ili bibliotekama ograničeni su na izbor smernica sa liste „Smernice za kolekciju lokacija“.

Vrh stranice

Napomena : Odricanje odgovornosti za mašinski prevod: Ovaj članak je preveo računarski sistem bez ljudske intervencije. Microsoft nudi ove mašinske prevode da bi pomogao korisnicima koji ne govore engleski da uživaju u sadržaju o Microsoft proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je članak mašinski preveden, može da sadrži greške u rečniku, sintaksi ili gramatici.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×