Predstavljanje lokacije centra za čuvanje zapisa

Važno : Ovaj članak je mašinski prevesti potražite u članku Odricanje odgovornosti. O referencu pronaći verzija ovaj članak ovde na engleskom jeziku.

Predložak lokacije centra za čuvanje zapisa u sistemu Microsoft Office SharePoint Server 2007 je dizajniran da pomogne organizacijama u primeni njihovih programa za zadržavanje zapisa i upravljanje zapisima.

Ovaj članak sadrži:

Funkcije predloška lokacije centra za čuvanje zapisa

Dizajniranje lokacije centra za čuvanje zapisa

Funkcije predloška lokacije centra za čuvanje zapisa

Centar za čuvanje zapisa služi kao centralno skladište u koje organizacija može da uskladišti sve svoje zapise i upravlja njima. Centar za čuvanje zapisa podržava čitav proces upravljanja zapisima, od prikupljanja zapisa, preko upravljanja zapisima, pa sve do njihovog trajnog odlaganja. Obično stručnjaci za upravljanje zapisima i stručnjaci za informacione tehnologije (IT stručnjaci) u organizaciji dizajniraju i podešavaju centar za čuvanje zapisa tako da podržava plan datoteka organizacije.

Predložak lokacije centra za čuvanje zapisa kombinuje neke standardne funkcije koje su dostupne u sistemu Office SharePoint Server 2007 zajedno sa dodatnim specijalizovanim funkcijama za upravljanje zapisima da bi se postigle sledeće mogućnosti:

  • Mogućnosti za skladištenje    Centar za čuvanje zapisa ima nekoliko funkcija koje obezbeđuju integritet zapisa koji su u njemu uskladišteni:

    • Sistem nikada neće automatski izmeniti zapise. Ovim se obezbeđuje da zapisi koji se otpreme na lokaciju centra za čuvanje zapisa, a zatim ponovo preuzmu, ostanu identični.

    • Administratori lokacija mogu u centru za čuvanje zapisa lako podesiti postavke koje sprečavaju direktno neovlašćeno menjanje zapisa kreiranjem verzija pri svakoj promeni sadržaja dokumenta i nadzorom nad određenim tipovima promena.

    • Centar za čuvanje zapisa omogućava menadžerima zapisa da dodaju metapodatke na stavke i održavaju ih nezavisno od metapodataka zapisa, tako da se informacije koje se odnose na zadatke upravljanja zapisima mogu ažurirati bez izmene osnovnog zapisa. Promene metapodataka se takođe vrše kreiranjem verzija.

  • Primena smernica za upravljanje informacijama   Office SharePoint Server 2007 sadrži nekoliko funkcija smernica koje su korisne za upravljanje zapisima: 

    • Nadzor    Ova funkcija evidentira događaje i operacije izvršene na datotekama. U kontekstu upravljanja zapisima, nadzor je korisno za beleženje osoba koje pregledaju informacije i pristupaju im u centru za čuvanje zapisa.

    • Rok važenja    Ova funkcija određuje koliko vremena treba zadržati zapis i koja radnja treba da usledi nakon završetka perioda zadržavanja, na primer brisanje ili pokretanje toka posla za odobrenje trajnog odlaganja. U kontekstu upravljanja zapisima, period zadržavanja zapisa obično počinje kada se zapis prvi put prosledi centru za čuvanje zapisa.

    • Bar kodovi    Ova funkcija svakom zapisu obezbeđuje jedinstvenu sliku bar koda i numeričku vrednost. Vrednost bar koda je uskladištena i indeksirana zajedno sa elektronskom verzijom zapisa. U kontekstu upravljanja zapisima, bar kodovi su korisni za zadržavanje i praćenje fizičkih zapisa. Kada zapisi u biblioteci imaju fizičke verzije, bar kodovi obezbeđuju način međusobnog povezivanja fizičkih verzija sa njihovim elektronskim parovima.

  • Programabilni interfejs za prikupljanje zapisa    Centar za čuvanje zapisa podržava skup usluga koje olakšavaju prikupljanje zapisa. Programabilni interfejs centra za čuvanje zapisa omogućava organizacijama da podese kako upravljanje dokumentima tako i sisteme e-pošte kako bi automatski prosleđivali datoteke na lokaciju centra za čuvanje zapisa. Sadržaj se može proslediti putem Web usluge pomoću SOAP protokola ili putem e-pošte pomoću SMTP protokola.

  • Usmeravanje zapisa    Centar za čuvanje zapisa sadrži listu za usmeravanje zapisa koja automatski usmerava dolazne zapise (bilo da su prosleđeni automatski ili ručno) na odgovarajuću lokaciju, u zavisnosti od tipa zapisa. Kada se zapis prosledi u centar za čuvanje zapisa, često je praćen dodatnim povezanim informacijama, poput istorije nadzora i metapodataka. Istorija nadzora nekog zapisa je uskladištena u centru za čuvanje zapisa u vidu XML datoteke, a metapodaci zapisa su uskladišteni i u XML datoteci i u kolonama metapodataka na lokaciji centra za čuvanje zapisa.

  • Zadrška    Centar za čuvanje zapisa omogućava organizacijama da zapis koji je pod zakonskom istragom kao deo sudskog procesa, ili je važan za nadzor ili istragu, stave u listu zadrški. Kada se zapisima doda zadrška, obustavljaju se sve smernice roka važenja za te zapise koje su na snazi i time su oni zaštićeni od uništenja. Na primer, ukoliko kada dođe do sudskog spora, organizacija dodaje zadršku važnim zapisima koje će možda biti potrebno prikazati i ti zapisi će biti dostupni do okončanja sudskog spora. Zapisima se može dodati više zadrški istovremeno. Menadžeri zapisa mogu da pretražuju i centar za čuvanje zapisa da bi pronašli zapise kojima je potrebno dodati zadršku.

Vrh stranice

Dizajniranje lokacije centra za čuvanje zapisa

Na najvišem nivou, postoje dva ključna koraka u dizajniranju lokacije za čuvanje zapisa kako bi se primenio program upravljanja zapisima:

  1. Organizacija mora da razvije strategiju upravljanja zapisima i formalnu plan upravljanja zapisima. Ovo je zajednički napor koji obuhvata koordinaciju između menadžera zapisa, usaglašavanje, IT stručnjacima i informativne radnike.

  2. Organizacija morate zatim Konfigurisanje jednu ili više lokacija centra za čuvanje zapisa da biste primenili njegov plan za upravljanje zapisima.

Odeljci koji slede daju pregled osnovnih elemenata obuhvaćenih tim koracima.

Planiranje upravljanja zapisima

Pre nego što organizacija bude u mogućnosti da podesi lokaciju centra za čuvanje zapisa kao rešenje za upravljanje svojim zapisima, trebalo bi da razvije formalni plan za strategiju upravljanja zapisima. Određeni elementi formalnog plana za upravljanje zapisima će verovatno biti jedinstveni za pojedinačne organizacije ili preduzeća. Međutim, praktično svi planovi za upravljanje zapisima sadrže sledeće dokumente i procese:

  • Plan datoteka    Plan datoteka opisuje tipove dokumenata ili stavki koje neka organizacija prihvata kao zvanične poslovne zapise. On ukazuje na mesto gde su uskladišteni zapisi i pruža informacije na osnovu kojih se jedan tip zapisa razlikuje od drugog tipa. Plan datoteka predstavlja obimnu kolekciju smernica, procesa i uputstava za kreiranje i skladištenje zapisa i upravljanje njima. Plan datoteka bi trebalo da obuhvata sve zapise, bez obzira na medij, uključujući i štampane dokumente, e-poštu i elektronske datoteke. Neophodno je odrediti na koji način će zapisi biti klasifikovani, obezbeđeni i na kraju uništeni. Trebalo bi da obuhvata i mogućnost kreiranja posebnih kategorija zapisa, poput kategorija „Poverljivi zapisi“, „Ključni zapisi“, „Zapisi trgovinskih tajni“ i „Privilegovani zapisi“. Konačno, neophodno je da se u planu datoteka navedu osobe koje su odgovorne za upravljanje svakim od tipova zapisa.

  • Raspored zadržavanja    Rasporedom zadržavanja se određuje koliko dugo svaki tip zapisa iz plana datoteka treba zadržati (period zadržavanja) i proces njеgovog trajnog odlaganja kada se taj period završi (proces trajnog odlaganja). Uputstva u rasporedu zadržavanja se obično zasnivaju na zakonskim propisima, rizicima za organizaciju i poslovnim potrebama. Osim toga, raspored zadržavanja obično opisuje nepredviđene situacije u upravljanju zapisima koje određuju period zadržavanja za svaki tip zapisa.

  • Dokument propisa o usaglašenosti    Dokument propisa o usaglašenosti definiše pravila kojih se IT sistemi za upravljanje zapisima moraju pridržavati, mogućnosti koje moraju imati i vrste redovnog praćenja koje moraju podržavati da bi se obezbedila usaglašenost.

  • Formalni proces obustavljanja trajnog odlaganja zapisa    Ovaj proces, koji se često naziva zadrška, detaljno opisuje na koji način organizacija obustavlja trajno odlaganje zapisa kada postoje događaji poput sudskog spora, nadzora ili istrage.

  • Sistem nadzora rukovanja zapisima i izveštavanja o rukovanju    Neophodno je da program upravljanja zapisima ima proces ili sistem za nadzor rukovanja zapisima i izveštavanja o rukovanju zapisima.

Vrh stranice

Podešavanje lokacije centra za čuvanje zapisa

Nakon što se organizacija angažuje oko detaljnog planiranja upravljanja zapisima i razvije formalni plan za upravljanje zapisima, može kreirati i podesiti lokaciju centra za čuvanje zapisa kako bi se taj program mogao primeniti.

Potrebno je da preduzmete sledeće korake kako biste podesili lokaciju centra za čuvanje zapisa:

  1. Kreirajte biblioteke dokumenata ili liste da biste upravljali tipovima zapisa koji su navedeni u planu datoteka i uskladištili svaki od njih.

    Preporučuje se da kreirate jednu biblioteku dokumenata za svaki tip sadržaja u planu zapisa.

    Kada se zapisi proslede u centar za čuvanje zapisa, oni će biti usmereni u odgovarajuću listu ili biblioteku.

  2. Kreirajte kolone za odgovarajuće biblioteke dokumenata, liste ili tipove sadržaja i prikažite metapodatke za svaki tip zapisa koji je naveden u planu datoteka.

  3. Odredite smernice za upravljanje informacijama za svaki tip zapisa na lokaciji centra za čuvanje zapisa. Te smernice bi trebalo da odražavaju periode zadržavanja i propise nadzora koji su navedeni u planu datoteka vaše organizacije i rasporedu zadržavanja.

  4. Podesite listu za usmeravanje zapisa da usmerava sve tipove zapisa na odgovarajuću lokaciju. Kada se zapisi proslede na lokaciju centra za čuvanje zapisa, bilo ručno ili programski, Office SharePoint Server 2007 koristi ovu tabelu da bi odredio na koji način će se klasifikovati zapis na lokaciji centra za čuvanje zapisa i gde će on biti poslat.

Vrh stranice

Napomena : Odricanje odgovornosti mašinskog prevođenja: ovaj članak je preveden sistem računara bez ljudski interventne. Microsoft nudi ove mašinskog prevoda da pomogne engleskom jeziku govornih korisnicima da uživate u sadržaju za Microsoft proizvode, usluge i tehnologijama. U članku bio mašinsko prevesti, mogu da sadrže greške u rečnik, sintaksa ili gramatiku.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×