Podešavanje skladištenja i deljenja datoteka u usluzi Office 365

Saradnici: Bratislav Bogić Dajen Faigel
Poslednji put ažurirano: 21. avgusta 2017.

Jedan od najboljih načina za podešavanje skladištenja i deljenja datoteka za preduzeće jeste da koristite OneDrive for Business i Office 365 sajt tima zajedno. To je idealno ako imate malo preduzeće sa nekoliko zaposlenih.

Office 365 obuhvata osnovni sajt tima kako biste počeli sa radom. Možete odmah da počnete da skladištite datoteke u usluzi OneDrive for Business i da sarađujete na njima na sajtu tima.

Gde možete da skladištite dokumente u usluzi Office 365

  • OneDrive for Business je dizajniran za pojedinačnu upotrebu, uz povremeno deljenje datoteka. OneDrive for Business je savršen za skladištenje datoteka koje posedujete.

  • Office 365 sajt tima dizajniran je za redovno deljenje datoteka i saradnju na njima. Sajt tima je savršen za skladištenje datoteka sa deljenim vlasništvom gde nekoliko osoba ili ceo tim poseduju datoteke i mogu da sarađuju na njima.

OneDrive for Business i sajtovi tima omogućavaju vama i vašim zaposlenima pristup sa bilo kog mesta.

Dijagram načina na koji možete da koristite dva tipa skladišta: OneDrive ili lokacije tima

Evo preporuka o tome šta da skladištite na svakoj lokaciji kada koristite OneDrive for Business i Office 365 sajtove tima zajedno:

Lokacija skladišta

Čemu služi

Šta tu da uskladištite

OneDrive for Business

Skladištenje sadržaja u usluzi OneDrive for Business slično je skladištenju datoteka na računaru. Niko drugi ne može lako da im pristupi.

Idealno je za skladištenje poslovnih datoteka na kojima radite sami.

Poslovne datoteke na kojima nećete sarađivati sa drugim članovima tima ili neće biti neophodno da im oni redovno pristupaju.

Office 365 lokacija tima

Office 365 lokacija tima je kao veb lokacija, ali podrazumevano nije javna. Mogu joj pristupiti samo osobe kojima date dozvolu.

Idealna je za deljenje i saradnju na datotekama.

Deljeni dokumenti kojima svi zaposleni mogu da pristupe i da sarađuju na njima. Na primer, sarađujte na PowerPoint prezentaciji, skladištite planove tima koje svi ažuriraju ili objavljujte dnevne redove sastanaka.

Office 365 podlokacija tima

Office 365 podlokacija tima je kao poseban odeljak na lokaciji tima sa jedinstvenim izgledom ili jedinstvenim dozvolama za pristup.

Idealna je za deljenje datoteka i saradnju na njima sa klijentom ili partnerom koji je izvan preduzeća.

Takođe predstavlja savršeno mesto za skladištenje datoteka za koje želite da budu privatne, kako im ne bi pristupale druge osobe u preduzeću koje imaju pristup sajtu tima. Možete podesiti podsajt tako da možete da mu pristupite samo vi (i, ako je potrebno, jedna ili dve druge osobe).

Saznajte kako da napravite podlokaciju tima.

Datoteke koje želite da delite sa osobama izvan preduzeća.

Datoteke kojima ne želite da pristupaju druge osobe iz preduzeća. Na primer, ovde možda želite da uskladištite informacije o osoblju i finansijama.

Office 365 kolekcije lokacija

Kolekcija sajtova služi za skladištenje i deljenje datoteka, ali je potpuno odvojena od postojećeg sajta tima.

Nova Office 365 kolekcija sajtova ima sopstvenu adresu i dozvole. Može da se koristi za unutrašnju ili spoljnu saradnju.

Veća preduzeća koriste kolekcije lokacija na isti način na koji mala preduzeća koriste podlokacije. Mala preduzeća kojima su potrebne napredna bezbednost i jake tehničke veštine takođe bi trebalo da naprave kolekciju lokacija.

Skladište iste deljene informacije u kolekciji lokacija koje biste i na lokaciji tima i podlokaciji.

Video: Premeštanje datoteka u oblak

Pogledajte ovaj video da biste videli kako možete početi da brzo skladištite dokumente u oblaku. Pređite na korake.

Pregledač ne podržava video zapis. Instalirajte Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player ili Internet Explorer 9.

Koraci: Početak korišćenja usluge OneDrive for Business i sajta tima za skladištenje datoteka i saradnju na mreži

Procenjeno vreme za završavanje: 5 – 10 minuta

Svaka osoba u preduzeću koja ima Office 365 dobija OneDrive for Business skladišta u oblaku. Recite joj da bi tu trebalo da skladišti poslovne datoteke ako niko osim nje ne treba da ih koristi. Na primer, ona može da uskladišti nacrt predloga, beleške sa sastanka ili skripte za demonstraciju koju će održati.

Važno je i da kažete zaposlenima da dele OneDrive for Business fasciklu sa vama i saradnicima. Ako se zaposleni razbole ili napuste preduzeće, teško je pristupiti njihovim datotekama uskladištenim u usluzi OneDrive for Business. Međutim, ako se OneDrive for Business fascikle dele, uvek možete da pristupite datotekama ako je to potrebno.

Evo kako svaka osoba u vašem timu može da dođe do usluge OneDrive for Business i deli svoju fasciklu.

  1. Idite na https://portal.office.com da biste se prijavili.

  2. Otkucajte korisničko ime i lozinku i kliknite na dugme Prijavi se.

  3. Na Office 365 matičnoj stranici odaberite stavku OneDrive.

    U pokretanju aplikacija odaberite pločicu „OneDrive“.

  4. U usluzi OneDrive for Business otvorite fasciklu Deljeno sa svima ako je već imate. Ovde bi članovi tima trebalo da uskladište poslovne dokumente u usluzi OneDrive for Business. Odaberite stavku Deli i pređite na sledeći korak.

    Odnosno, ako još nemate ovu fasciklu, odaberite stavku Novo da biste napravili novu fasciklu. Dajte joj ime Deljeno sa svima i odaberite stavku Pozovi osobe. Ako ne vidite stavku Pozovi osobe, kliknite na dugme Kreiraj, a zatim kliknite desnim tasterom miša na novu fasciklu i izaberite stavku Deli.

    Odaberite fasciklu „Deljeno sa svima“ u usluzi OneDrive

  5. U polju Pozivanje ljudi otkucajte imena ili e-adrese članova tima za koje želite da imaju pristup fascikli. Možete da uključite sopstvenu e-adresu da biste dobili kopiju e-poruke koja se šalje osobama kojima dajete pristup.

    Dijalog za navođenje e-adresa osoba sa kojima želite da delite fasciklu „OneDrive for Business“.

  6. Izaberite postavku dozvole za fasciklu Može da uređuje ili Može da prikazuje.

  7. Otkucajte poruku koja će biti dodata u e-poruku koja se šalje osobama koje pozivate kako bi znale da ona sadrži vezu ka deljenim poslovnim datotekama. Odaberite stavku Kreiraj. E-poruka se odmah šalje osobama koje ste pozvali.

    Evo kako e-poruka izgleda kada se pošalje. Ona sadrži vezu ka fascikli „Deljeno sa svima“ na dnu kako bi ljudi mogli da dođu do nje.

    Otvorite e-poruku i izaberite stavku „Otvori veb lokaciju“.

Procenjeno vreme za završavanje: 5 – 10 minuta

Office 365 obuhvata osnovni sajt tima sa nekim funkcijama koje vam pomažu da počnete sa radom. Samo osobe iz preduzeća mogu da pristupe ovom internom veb sajtu.

Evo kako da dođete do lokacije tima:

  1. Dok ste još prijavljeni u Office 365, u gornjem desnom uglu stranice odaberite pokretanje aplikacija Ikona „Pokretanje Office 365 aplikacije“ , a zatim odaberite stavku Sajtovi.

    U gornjem desnom uglu stranice odaberite pokretanje aplikacija, a zatim odaberite stavku „Lokacije“.

  2. Na stranici „Lokacije“ odaberite stavku Lokacija tima.

    Da biste pristupili lokacijama tima, izaberite stavku „Lokacije“, a zatim „Lokacije tima“.

Videćete matičnu stranicu interne veb lokacije tima sa prilagođenim naslovom <ime preduzeća> – lokacija tima. Ova matična stranica sadrži:

  • Pločice do funkcija koje će vam pomoći da počnete da prilagođavate lokaciju tima.

  • Veze sa leve strane za navigaciju do ostalih oblasti na lokaciji tima.

  • Biblioteku dokumenata, kako biste mogli da počnete da skladištite datoteke i delite ih sa timom.

Početna stranica „Lokacije tima“ sadrži pločice za često korišćene funkcije za prilagođavanje lokacije.

Procenjeno vreme za završavanje: 20 – 30 minuta za prvih nekoliko datoteka

Uz sajt tima dobijate mesto za skladištenje datoteka kako biste brzo počeli da delite i skladištite datoteke. Ono se zove Biblioteka dokumenata u smislu „biblioteka sa dokumentima“.

Evo koraka:

  1. Na matičnoj stranici sajta tima odaberite stavku Dokumenti iz menija za navigaciju sa leve strane. To će vas odvesti u Biblioteku dokumenata.

    Odaberite stavku „Biblioteka dokumenata“ iz menija sa leve strane

  2. Dok ste još prijavljeni u Office 365, otvorite Istraživač datoteka sa trake za pokretanje ili druge lokacije.

    Otvorite „Istraživač datoteka“ sa trake za pokretanje ili druge lokacije.

  3. Idite na datoteke koje želite da otpremite na lokaciju tima.

    Odaberite stavku „Potraži“ da biste na računaru pronašli datoteku koju želite da otpremite na lokaciju tima.

  4. Izaberite datoteke koje želite da otpremite na lokaciju tima i prevucite ih u biblioteku dokumenata.

    Primer datoteke otpremljene u biblioteku dokumenata na veb lokaciji za timski rad.

    Kada završite, datoteke će biti uskladištene na lokaciji tima i na računaru.

    Slika izgleda biblioteke dokumenata posle otpremanja datoteka u nju.

    Možete da izbrišete datoteke sa računara. U sledećem koraku, 4. koraku: Sinhronizujte datoteke na mreži sa računarom; napravićete novu lokaciju za te datoteke na računaru.

    Ako treba da otpremite mnogo datoteka ili velike datoteke na lokaciju tima, pročitajte ove savete o otpremanju velikih datoteka ili mnogo datoteka u biblioteku.

    Ako vam je potrebno više prostora za skladištenje, pročitajte članak Promena prostora za skladištenje za pretplatu.

Procenjeno vreme za završavanje: 20 – 30 minuta za prvih nekoliko datoteka

Sada kada su datoteke na sajtu tima, možete da ih podesite tako da se sinhronizuju sa PC ili Mac računarom. Na taj način možete da radite na datotekama na PC ili Mac računaru umesto u programu Internet Explorer, Chrome ili drugom pregledaču. Takođe je korisno da imate sinhronizovanu verziju datoteka na računaru u slučajevima kada treba da pristupite datoteci, a niste povezani sa internetom.

Kada podesite datoteke tako da se sinhronizuju sa računarom dok ste povezani sa internetom, one se automatski sinhronizuju otprilike svakih 10 minuta.

Evo kako da sinhronizujete datoteke na lokaciji tima sa računarom:

  1. Na matičnoj stranici sajta tima odaberite stavku Dokumenti iz menija za navigaciju sa leve strane. Sinhronizaciju nije moguće podesiti sa matične stranice – morate da otvorite biblioteku iz menija za navigaciju.

    Savet : Prilikom sinhronizovanja datoteka na lokaciji tima, sinhronizujete svaku biblioteku dokumenata na lokaciji, a ne celu lokaciju.

    Odaberite stavku „Biblioteka dokumenata“ iz menija sa leve strane

  2. U biblioteci dokumenata odaberite stavku Sinhronizuj. Odnosno izaberite pojedinačne datoteke koje želite da sinhronizujete.

    Odaberite datoteku, a zatim odaberite stavku „Sinhronizuj“.
  3. U okviru OneDrive for Business odaberite stavku Sinhronizuj odmah. (OneDrive for Business je proces koji vrši sinhronizaciju.)

    Kliknite na dugme „Sinhronizuj odmah“ da biste započeli sinhronizaciju datoteka na lokaciji tima sa računarom.
  4. Ako potom dobijete bezbednosni odziv, odaberite stavku Dozvoli. Ako vam bude traženo da unesete Office 365 akreditive, unesite Office 365 korisnički ID, a zatim lozinku. Kada se pokrene proces sinhronizacije, videćete ovaj dijalog:

    Slika dijaloga koji vidite kada počne sinhronizacija.
  5. Odaberite stavku Prikaži moje datoteke da biste videli dokumente u programu Windows Explorer. Datoteke možete da vidite na računaru u fascikli SharePoint. Mala zelena oznaka potvrde pored datoteke ukazuje na to da je ona ažurirana i sinhronizovana sa verzijom na sajtu tima.

    Koristite „Istraživač datoteka“ da biste došli do sinhronizovane datoteke na računaru. Ona se nalazi u fascikli SharePoint.

    Napomene : 

    • Kada sinhronizujete datoteke u usluzi OneDrive for Business, one se nalaze na računaru u fascikli OneDrive for Business.

    • Snimak ekrana izgleda programa „Istraživač datoteka“ posle sinhronizacije OneDrive for Business datoteke i računara

  6. Idite u fasciklu SharePoint i otvorite datoteku. Izvršite promenu, a zatim odaberite stavku Sačuvaj. Ako ste povezani sa internetom, videćete tekst Otprema se u SharePoint na dnu ekrana, koji ukazuje na to da se datoteka čuva na sajtu tima. Ona se istovremeno čuva i na računaru u fascikli „SharePoint“. Ako dobijete poruku „Otpremanje nije uspelo“, pokušajte ponovo. Ponekad prekidi internet veze mogu da ometaju čuvanje.

    Slika statusne poruke koju dobijate kada se datoteka sačuva na lokaciji tima.

    Čestitamo! Podesili ste skladištenje datoteka i saradnju na mreži za organizaciju.

Najbolje prakse za skladištenje i deljenje datoteka

  • Mala neprofitna organizacija: Napravite Office 365 sajt tima za skladištenje deljenih dokumenata kako bi se informacije nalazile i arhivirale na jednom mestu. Na ovaj način se ne gube informacije tokom premeštanja osoblja, na primer kod drugog direktora. Napravite privatni Office 365 podsajt tima za skladištenje datoteka kojima ne želite da pristupa ostatak tima, kao što su dokumenti o osoblju i finansijama.

  • Preduzeća sa jednim zaposlenim: Koristite OneDrive for Business za skladištenje ličnih datoteka i njihovo deljenje sa klijentima po potrebi.

  • Suvlasništva: Ako posedujete suvlasničko preduzeće, i dalje možete da koristite OneDrive for Business, ali moraćete direktno da delite datoteke sa drugim vlasnikom, kao i on sa vama.

  • Preduzeća sa spoljnim klijentima ili partnerima kojima je potreban pristup datotekama: Koristite Office 365 podsajtove tima za skladištenje i deljenje dokumenata namenjenih određenom klijentu. Pošto je pristup podsajtu specifičan za određene klijente i ograničen na podsajt, ne morate da brinete da će neki klijent slučajno dobiti pristup informacijama namenjenim drugom klijentu.

Kada uskladištite datoteku u usluzi OneDrive for Business, dostupna je samo vama, osim ako je ne delite sa drugima. Kad delite datoteke, možete da odaberete pojedinačne osobe s kojima ćete ih deliti ili da ih delite sa svima. Uz to, možete da napravite i zasebne fascikle u usluzi OneDrive za različite namene, kao što su javni, lični ili pojedinačni projekti. Svaka fascikla može se deliti s drugom osobom ili grupom, odnosno ne mora se deliti ni sa kim.

Dodatne informacije o deljenju potražite i u članku Deljenje datoteka i fascikli u usluzi OneDrive for Business

Da biste videli koliko vam je ostalo skladišnog prostora u usluzi OneDrive for Business, pogledajte Upravljanje OneDrive for Business skladištem.

Iako možete da otpremite skoro svaki format datoteke, pojedine datoteke možda neće biti dozvoljene iz dva razloga: bezbednost i nevažeći znakovi u imenima datoteka. Bezbednosne smernice za OneDrive for Business blokiraju određene tipove datoteka i mali skup znakova. Dodatne informacije o tome šta su to formati datoteke i koji znakovi nisu dozvoljeni, potražite u članku Nevažeći znakovi i tipovi datoteka u usluzi OneDrive for Business.

Sledeći koraci

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×