Najvažnijih 10 razloga da koristite Access u programu Excel

Važno : Ovaj članak je mašinski preveden, pogledajte odricanje odgovornosti. Pogledajte verziju ovog članka na engleskom jeziku ovde za referencu.

Kada koristite porodice Office proizvoda, trebalo bi da koristite Excel ili bi trebalo da koristite Access za upravljanje tabelarni podacima? Pratilac članak, koristite Access ili Excel za upravljanje podacima, nedavno diskutuje pogodnosti svaki proizvod i „donose u tabelu”. Da, ali zašto odabrati između jedne ili druge? Ako skladištenje podataka u programu Access i povezivanje sa njim iz programa Excel, možete dobiti pogodnosti oba. Evo 10 razloga zašto je spoj između programa Excel i Access ima mnogo smisla. Korisnici u programu Excel, slobodno pusti podataka. Razmislite o tome ovako. Ne gube kжerkom u programu Excel. se stiče zet u programu Access.

U ovom članku

Excel i Access, bolje zajedno, razlog je

Razlog 1: Kopiranje u Excel radni list sa podacima u Access

Razlog 2: Deljenje podataka tako što ćete povezati sa Excel radnim listom iz programa Access

Razlog 3: Premeštanje podataka tako što ćete uvesti Excel podataka u Access

Razlog 4: Povezivanje sa Access podatke iz programa Excel

Razlog 5: Koristite Access izveštaja pomoću Excel podataka

Razlog 6: Pomoću Access obrazaca sa Excel podacima

Razlog 7: Filtriranje, sortiranje i izvršavanje upita u programu Access je kao i Excel

Razlog 8: Prikupljanje podataka za analizu u programu Excel pomoću programa Access

Razlog 9: Radi objedinjavanja pošte ili kreiranje nalepnica

10 razloga: Kombinovanje programa Excel i Access sa SharePoint tehnologijama

Sledeći koraci: Postali power korisnik programa Access

Excel i Access, bolje zajedno, razlog je

Iako Excel nije baze podataka, često se koristi za skladištenje podataka, a to je obično se koristi za rešavanje problema sa jednostavne baze podataka. Ali Excel je „ravnom datotekom baze podataka”, relacione baze podataka. Kada jednostavne tabela treba da se razvijaju u više tabela povezanih podataka, Access je prvi izbor za informativne radnike da biste brzo kreirali aplikaciji baze podataka. Pristup uvek je velika „podataka sletanja tastaturu” za prikupljanje i konsolidacije različite podataka na nivou preduzeća, deo koji se nalaze u Excel radnim sveskama. Kad su podaci u programu Access, možete Dodavanje više tabela i pridruživanje njima, Kreiranje upita (ili prikaza podataka), struktura podataka i Definisanje tipova podataka kako biste obezbedili integritet, deljenje i ažuriranje podataka između većeg broja korisnika, i kreiranje moćnih izveštaja i obrasce.

Ne radi se da je pristup spakovan funkcija proizvoda. Za razliku od programa Excel jednostavnu unakrsnu tabelu rasporeda, Access organizovani drugačije sa više povezanih objekata koji može da izgleda obeshrabrujuće u početku. Da, ali ne morate da se stručnjak za korišćenje programa Access. Pristup je dizajniran za sve korisnike, a mogu da stavim samo koliko morate da prođete.

Peel ponovo pristupili sloj odjednom

Pregled Access komponenata i korisnika

1. koristite Access na tri načina: kao povremeni korisnik, Iskusni korisnik ili projektant.

2. tabele, upite, obrasce i izveštaje izgradite jedni drugima i čine srca baze podataka aplikacije.

3. povremeno korisnici imaju čarobnjaci, svojstvo graditelja, Office Fluent korisničkog interfejsa i Excel kao funkcije da biste brzo došli na poslove.

4. Iskusni korisnici imaju makroa, svojstvo okno, izraza i alatke za dizajn baze podataka da biste delve dublji i uradite više.

5. projektanti mogli da radite sa modulima i razvijaju VBA kôd da biste kreirali prilagođene baze podataka rešenja i primenite runtime aplikacije.

Objekat sa karticama u programu Access 2007 Video novi pristup skoro? To je tatin bazi podataka. Od trenutka kada pokrenete Access, obratite pažnju dramatičnih razlika. Predlošci baza podataka bogate, dobro dizajnirano za izgradnju kompletnu aplikacija pozdravi otvorenih ruku. U oknu za navigaciju unapređeni, fleksibilne, preko 40 čarobnjaci i svojstvo graditelja i i tek dizajniran uređenom (WYSIWYG) obrazaca i izveštaja interfejs, sve zajednički rad u velikoj meri smanjiti naučimo.

Komande u grupi „Raspored kontrola“ na kartici „Raspored“ Excel korisnici će posebno osećate kao kod kuće. Mnoge funkcije Access imaju poznate izgled i doživljaj: The Office korisnički interfejs Fluent, proveru pravopisa, prikaz lista sa podacima, sortiranje i filtriranje, na statusnoj traci čuvanje izveštaja u PDF formatu, sistem pomoći i još mnogo toga.

Razlog 1: Kopiranje u Excel radni list sa podacima u Access

Kopiranje podataka da biste pristupili u programu excel Dobar način da biste testirali vode u novi Office porodici „relacije” je da biste kopirali podatke iz programa Excel u program Access. Možete da kreirate Access tabele i da biste ga prikazali u prikazu lista sa podacima, što sada više podseća na Excel radnom listu. Možete da uradite uobičajene zadatke kreiranja tabele, kao što su definiše tip podataka, ime polja ili novo polje, desno u prikazu lista sa podacima. Na primer, ako unesete datum u prazno polje, Access će postaviti podatke datum/vreme otkucajte za to polje. Ako unesete tekst kao što su ime, Access primenjuje tip podataka "tekst" u polje. Ako želite da premestite polje, kliknite i prevucite ga.

Kada kopirate podatke iz programa Excel i nalepite je u programu Access, ne treba da prvo kreirate tabelu ili otvorite tabelu u prikazu lista sa podacima. Access automatski će vas upitati ste ako podaci imaju zaglavlja, čini dobra nagađanja na pomoću tačan tip podataka i kreira Access tabele. Jednostavnije mogao da.

Više informacija potražite u članku članak: Otvaranje praznog lista sa podacima.

Razlog 2: Deljenje podataka tako što ćete povezati sa Excel radnim listom iz programa Access

veza sa programom excel podataka da biste pristupili Najlakši način da je pogodnosti programa Excel i Access je da se povežete na Excel radnom listu Access tabele. Koristite veze za pristup kada planirate da čuvate podatke u programu Excel, ali takođe redovno iskoristite mnoge funkcije programa Access, kao što su upita i izveštaja. Povežete podatke iz programa Access, a ne u programu Excel.

Access podržava dva bitno različita načina kreiranja tabela baze podataka. Korisnici mogu da kreiraju nove izvorne tabele za skladištenje podataka u Access bazu podataka ili možete da kreirate veze ka postojećih podataka izvan Access baze podataka. Podaci u povezanim tabelama prikazuju i ponašaju u mnogim načinima kao izvorne tabele. Povezane Menadžer tabele čarobnjak vam pomaže da pratite, pronađite i ažurirate Excel radni list ili drugog izvora podataka ako ona prelazi i prelome vezu.

Kada se povežete sa Excel radni list ili imenovani opseg, Access će kreirati novu tabelu koja je povezana sa Excel podatke. Ako želite da dodate, uređivanje ili brisanje podataka, možete unesite željene promene u programu Excel i osvežite (ili ponavljanje upita) podatke u Access tabeli. Međutim, ne možete da uređujete sadržaj tabele u programu Access. Sa podacima povezanu sa Excel, sada možete da kreirate izveštaje, upite i samo za čitanje obrazaca u programu Access.

Više informacija potražite u članku članak: uvoz ili veza sa podacima u Excel radnoj svesci.

Razlog 3: Premeštanje podataka tako što ćete uvesti Excel podataka u Access

Uvoz podataka iz programa excel u programu access Ako odlučite da biste isekli kabl za podatke, možete da premestite podatke u Excel tako što ćete uvesti podatke u programu Access. Imajte na umu da reč „uvoz” ima dva različita značenja u programima Excel i Access. U programu Excel, kada uvezete (ili povezivanje), proverite trajnu vezu sa podacima koji može da se Osveži. U programu Access, prilikom uvoza, podatke možete prenesete u program Access jednom, ali bez trajnih podataka za povezivanje. Kada uvozite podatke, Access skladišti podatke u novu ili postojeću tabelu bez menjanja podataka u programu Excel. U programu Access 2007, možete odmah da uvezete nekih ili svih radnih listova u Excel radnu svesku u jednoj operaciji.

Čarobnjak za uvoz vas vodi kroz korake za uvoz i pomaže važne odluke o tome da li želite da promenite tipove podataka i Dodavanje zaglavlja. Ako dođe do grešaka prilikom uvoza podataka, Access će vas upozorava i čuva se greške u tabeli, tako da možete brzo da pronađete i ispravite ih. Na primer, možda alfanumerički Poštanski broj duboke nadole na vrhu kolone možete da je sve numeričke ili otkrivena je duplirana ID za polje primarnog ključa. Da izvršite promene u Excel radnoj svesci i ponovo uvezete podatke ili unesite željene promene u novu tabelu pristup. Kada dovršite operaciju, možete da sačuvate korake koje ste koristili i čak i kreirati Outlook zadatak podsetnik kada operacije uvoza redovno.

Kada se podaci uvezu, sada je osnovne Access i listove sa podacima i obrasce možete da koristite za dodavanje, uređivanje i brisanje podataka. Nakon što uvezete podatke, možete da odlučite da li želite da izbrišete podatke iz programa Excel ili ne. Obično je dobra ideja da imate samo jednu lokaciju za ažuriranje podataka.

Napomena : Uvoz podataka iz programa Excel u Access neće uvesti formule, samo rezultate onih formula.

Više informacija potražite u članku:

Razlog 4: Povezivanje sa Access podatke iz programa Excel

povezivanje sa access podatke iz programa excel Ako mislite da podataka možda početak bolesne, možete ponovo povezati kabl, time što Access podataka nazad u programu Excel. Da biste to uradili, kreirajte vezu u programu Excel, često uskladištene u datoteku Office Data Connection (.odc), Access bazu podataka i preuzeli sve podatke iz tabele ili upita. Nakon povezivanja sa podacima, možete takođe automatski osvežite (ili ažurirate) Excel radne sveske iz originalne Access baze podataka kad god baze podataka se ažurira novim informacijama. Drugim rečima, možete da vaša torte i pare.

Povezivanje sa spoljnim izvorima podataka

1. generalno, izvršite podatke za povezivanje sa mnogo izvora podataka, u ovom slučaju pristup.

2. možete da koristite ODBC upravljački program ili OLE DB dobavljač.

3. u datoteku za povezivanje definiše sve informacije koje su potrebne za pristup i preuzimanje podataka iz programa Access.

4. informacije o vezi se kopiraju iz datoteku veze u radnu svesku i mogu se uređivati u dijalogu.

5. Podaci se kopiraju u radnu svesku, tako da možete da ih koristite, kao što možete da koristite podatke koji su uskladišteni direktno u radnoj svesci.

Više informacija potražite u članku:

Razlog 5: Koristite Access izveštaja pomoću Excel podataka

Izveštaj o zaposlenima u tabelarnom rasporedu Kad su podaci u programu Access, možete da iskoristite sjajno niza izveštaja alatke za kreiranje i prilagođavanje. Želite da kreirate izveštaj sa samo nekoliko klikova? Koristite čarobnjak za izveštaje. Želite da dizajnirate i izmenite raspored izveštaja u realnom vremenu sa podataka uživo, premeštanje i promena veličine blokovi podataka, dodavanje i uklanjanje polja i odmah videli promene dok ga kreirate? Koristite novi prikaz rasporeda. Želite da stupa u interakciju sa izveštajem pretrage, filtriranje i sortiranje podataka uživo? Korišćenje novog prikaza izveštaja. Želite da dodate komandnu dugmad, brojevi stranica, slika, hiperveze i profesionalnog izgleda stilovi na sopstvenu? Koristite veliki broj kontrola čarobnjaci i galerije u grupama kontrole i raspored na kartici " Dizajn " na traci. Poruka je jasno. Pomoću programa Access, možete lako da kreirate jednostavne izveštaja, grupe i izveštaja sa rezimeom, nalepnica sa adresom, grafički izveštaji i podizveštaji.

Kada se kreira izveštaj, koristite Access da elektronski distribuirate izveštaj. Na primer, možete da pošaljete izveštaj pomoću e-poruku ili da sačuvate izveštaj u različitim formatima, kao što je Access snimka ili PDF datoteku da biste je dodali na Veb stranici ili SharePoint lokaciji.

Više informacija potražite u članku:

Razlog 6: Pomoću Access obrazaca sa Excel podacima

uzorak obrasca Kad su podaci u programu Access, možete da iskoristite sjajno niza obrasca alatke za kreiranje i prilagođavanje. Želite da kreirate obrazac pomoću samo nekoliko klikova? Koristite čarobnjak za obrasce. Želite da dizajnirate i izmenite raspored obrasca u realnom vremenu sa podataka uživo, premeštanje i promena veličine blokovi podataka, dodavanje i uklanjanje polja i odmah videli promene dok ga kreirate? Koristite novi prikaz rasporeda. Želite da dodate komandnu dugmad, okviri sa listom opcija, kombinovanim okvirima, grupe opcija, slike, maske za unos, grafikoni, hiperveze i profesionalnog izgleda stilova na sopstvenu? Koristite veliki broj kontrola čarobnjaci i galerije u grupama kontrole i raspored na kartici " Dizajn " na traci. Poruka je jasno. Pomoću programa Access možete lako da kreirate jednostavne obrasce, na karticama obrazaca, neprekidni obrasci, iskačući obrasci, modalnih dijaloga i podobrazaca.

Ako čitate ovaj odeljak dao osećanje poznato, postoji dobar razlog za to. Kreiranje, menjanje i korišćenje izveštaja i obrasci su veoma slične i napravite učenje pristup što mnogo lakše.

U programu Access 2007, sada možete lako da kreirate novog razdeljenog obrasca koji prikazuje sinhronizovani sa podacima i prikaz obrasca, tako da mogu da dobijem najbolje od oba. Kada kreirate doterano obrasca, se lako pomerate, filtriranje i čak i pretraživati podatke u pozadini obrasca tako što ćete koristiti standardne navigacije dugmad i polja za pretragu na dnu obrasca.

Razdeljeni obrazac

Više informacija potražite u članku:

Razlog 7: Filtriranje, sortiranje i izvršavanje upita u programu Access je kao i Excel

Automatski Filter Onog proizvoda koje koristite, filtrirate podatke da biste radili sa podskup podataka i sortirate podatke da baš onako kako želite. U programu Access, Excel korisnicima možete da prikažete bez potrebe da ponovo Saznajte potpuno novi korisnički interfejs filtriranje i sortiranje podataka u listu sa podacima. Ikona, komanda menija, komande, kriterijuma i dijalozima su veoma slične, da li radite sa teksta, brojeva, datuma ili prazne ćelije. Možete da sačuvate filtere i sortira zajedno sa prikazom lista sa podacima.

Možete da kreirate upit u programu Access i ne znate šta predstavlja SQL. Četiri upita čarobnjaci vam pomoći da kreirate jednostavne upite za pronalaženje duplikata, pronađite zapise bez podudaranja i kreiranje unakrsnog upita. Ne morate da kreirate upit; Jednostavno filtriranje i sortiranje podataka onako kako želite da izgleda i on se čuva sa lista sa podacima. Ako želite da koristite dizajner upita za Kreiranje grupisanog upite, parametre, ili naprednih kriterijuma, pronaći ćete je nosi upadljivo liči na nezaboravne Microsoft Query za Excel – daleku roрak programa Access.

Kriterijumi „ZemljaRegion“

Više informacija potražite u članku:

Razlog 8: Prikupljanje podataka za analizu u programu Excel pomoću programa Access

Ne želite da unesete podatke sebe? Zatim se porodice vezu, a neko drugi uradi umesto vas.

Pristup olakšava prikupljanje podataka od osoba koje se nalaze širom sveta, kao što su članovi tim za prodaju, učesnici ankete ili kontakti. Pomoću čarobnjaka za prikupljanje podataka, Access 2007 radi sa Office Outlook 2007 će vam pomoći da za kreiranje i slanje e-poruke koja sadrži obrazac za unos podataka. Kada primaoci popunjavaju obrasce i poslati ih nazad, odgovora se obrađuju na osnovu specifikacija. Na primer, ako odaberete da se odgovori automatski obrađuju, sadržaj obrasca dodaju u odgovarajuću tabelu u bazi podataka kao odgovor dostigne prijemno poštansko sanduče.

Upotreba e-poruke za prikupljanje podataka

Na primer, možete da:

  • Uradite ankete i kompajlirate rezultate u programu Access.

  • Kreiranje izveštaja o statusu najnovije nivoe zaliha ili ažurirane informacije na otvorenih pitanja šalju tim u redovnim intervalima ste objavili.

  • Organizovanje događaja, kao što su konferencije ili obuke za prikupljanje informacija, putovanja i hotelskog željenih opcija za kontakte.

    Više informacija potražite u članku članak: prikupljanje podataka pomoću e-poruke.

Razlog 9: Radi objedinjavanja pošte ili kreiranje nalepnica

Prva stranica čarobnjaka za nalepnice Sada da vaša porodica proširila, na listi kartica praznika odjednom veći i treba da biste pratili veću rođendani i godišnjice. Nema problema. Možete da koristite Access tabelu ili upit kao izvor podataka za objedinjavanje pošte i da kreirate operaciju objedinjavanja pošte pomoću čarobnjaku za objedinjavanje pošte Microsoft Word za pisma, kartice, e-poruke i koverte. Ako morate da biste kreirali nalepnice sa adresom, koristite čarobnjak za nalepnice u programu Access za kreiranje i štampanje nalepnica iz izveštaja koji kreirate. Želite više informacija? Zatim možete da dodate i automatski bar koda koja odgovara adresa svakog klijenta.

Više informacija potražite u članku:

10 razloga: Kombinovanje programa Excel i Access sa SharePoint tehnologijama

Access i Excel pružaju komande za povezivanje sa podacima u programu Microsoft Windows SharePoint Services listama. Excel 2007 pruža samo za čitanje (jednosmerne) vezu sa povezanih SharePoint lista; za razliku od programa Access 2007 omogućava da čitate i pišete (dvosmerni) podataka povezane SharePoint liste. Access i SharePoint lista funkcioniše dobro zajedno. Novi Access i SharePoint tipova podataka – kao što su obogaćeni tekst, samo Dodaj (za podršku praćenja istorija revizija u memo polja), priloge, numerisanje, pronalaženja i polja sa više vrednosti – neka za blago integracije i nekoliko, ako postoji, nedoslednosti podataka.

Kada objavite u Access bazu podataka na SharePoint lokaciji, čak i uzmite SharePoint liste podataka van mreže u lokalnoj bazi podataka programa Access, rad sa podacima lokalno, a zatim se ponovo povežete na SharePoint lokaciju da biste otpremili sve promene. Sve neusaglašene promene podataka koje su drugi korisnici će biti obradio čarobnjaka Rešavanje neusaglašenosti. Obrasci i izveštaji koji ste kreirali u programu Access su zasnovani na iste podatke, ali je povezana sa SharePoint listama i može se otvoriti direktno iz programa Windows SharePoint Services.

Excel pruža sledeće tačke integracije sa SharePoint Server 2007.

Tačke integracije programa Excel orijentisane na podatke

1. Jednokratno uvezite podatke Excel radnog lista u SharePoint listu ili izvezite podatke Excel radnog lista u SharePoint listu da biste napravili trajnu jednosmernu vezu sa podacima.

2. Koristite trajnu jednosmernu vezu sa podacima da biste osvežavali podatke u Excel radnom listu iz SharePoint liste.

3. objavljivanje Excel radne sveske u Excel Services, i prikaz i interakcija sa podacima pomoću Microsoft Office Excel Web Access Veb segmenta na stranici sa Web segmentima.

4. uvoz (povezivanje) podatke u Excel radnu svesku sa OLAP servera, SQL Server i Access baze podataka i ravnom datoteke.

Access pruža sledeće tačke integracije sa SharePoint Server 2007.

Tačke integracije programa Access orijentisane na podatke

1. Jednokratno uvezite ili izvezite podatke između prikaza u programu Access i SharePoint liste.

2. Povežite podatke između Access tabela i SharePoint liste pravljenjem trajne dvosmerne veze (ažurirani podaci liste mogu se videti u Access tabeli, a ažurirani podaci Access tabele mogu se videti u listi).

3. Preuzmite podatke liste van mreže, ažurirajte ih u programu Access, vratite ih na mrežu, sinhronizujte ažuriranja i otklonite neusaglašenosti.

4. Prikažite i uredite podatke liste u prikazima Access lista sa podacima, obrasca i izveštaja.

5. Objavite Access bazu podataka u sistemu Office SharePoint Server 2007.

Više informacija potražite u članku:

Sledeći koraci: Postali power korisnik programa Access

Ako ste avanturista, nazad na sledeći nivo i o izradi pristup. Možete da kreirate potpuno složene bazi podataka aplikacije bez ikada pisanja jedan red VBA koda. Svaki Access objekat ima obiman skup svojstava i događaje pristupačne sa svojstvima će vam pomoći da prilagodite rešenje. Svaki objekat ima detaljne dizajneri koji vam otkriti sve funkcije koje su dostupne. Predlošci dodatne baze podataka su dostupne na lokaciji Office Online. Predlošci polja i tabela vam pomoći da kreiranje i prilagođavanje brzo nove tabele. Dizajniranje nove baze podataka od početka pomoću alatki za dizajn ugrađenih baze podataka.

A ima pristup makroe. Makroi koristite deklarativnih okruženju koje ne zahteva Pisanje VBA kôd, tako da ne morate da bude projektant. Svaku radnju makroa izvršava zadatke, kao što su otvaranje obrasca, pokretanja upita, možete da pronađete zapise ili prikazuje poruku. Makroe možete da ugradite u bilo koji događaj izveštaj, obrazac ili kontrolu. Većina makroi imaju argumente, a možete da dodate uslovno logike ih da biste dobili da rade ono što želite. Čak možete definisati promenljivih i ponovi grešaka, bez pisanja VBA kôd.

Dizajnirajte prototip i sa IT sektoru. Kreirajte „iz” rešenje za vaš tim zato što je potrebno odmah i na kašičicu sa barebones osoblja. Vodili evidenciju o karata koje se prodaju za žurku preduzeća, praćenje trajanja proizvodnje materijal ili štampanje prihvatanje oznake za segmente. Pratite zadatke, probleme i ishoda u tim projekta. Kreiranje baze podataka kanal prodaje za nadgledanje potencijalne prodaje unutar male grupe prodavaca.

Kao što vidite, kombinacija programa Excel i Access je više od jednostavnog brak koristi. Zajedno, ovih porodičnog proizvoda Office obrasca dinastiju podataka koja je teško da.

Više informacija

Vrh stranice

Napomena : Odricanje odgovornosti za mašinski prevod: Ovaj članak je preveo računarski sistem bez ljudske intervencije. Microsoft nudi ove mašinske prevode da bi pomogao korisnicima koji ne govore engleski da uživaju u sadržaju o Microsoft proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je članak mašinski preveden, može da sadrži greške u rečniku, sintaksi ili gramatici.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×