Najbolje prakse prilikom korišćenja Outlook kalendara

Najbolje prakse prilikom korišćenja Outlook kalendara

Važno : Ovaj članak je mašinski preveden, pogledajte odricanje odgovornosti. Pogledajte verziju ovog članka na engleskom jeziku ovde za referencu.

Outlook kalendar se u potpunosti integriše sa e-poštom, kontaktima i drugim funkcijama. Ova integracija čini komponentu „Kalendar“ jednom od najpopularnijih funkcija programa Outlook. U ovom članku vas vodimo kroz upotrebu raznih funkcija kalendara. Pred toga, predstavićemo vam poboljšanja kalendara koja su naročito ciljana kako bi učinila vaše iskustvo doslednijim.

Napomena :  Mnogo poboljšanja kalendara dodato je u Outlook 2007 servisne pakete. Zato preporučujemo da prvo proverite da li koristite Outlook 2007 servisni paket 3 (SP3) ili noviji. Dolenavedeni odeljci pretpostavljaju da koristite Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 ili Outlook 2016.

Prosleđivanje poziva za sastanak

Ako koristite Outlook 2007, ne bi trebalo da prosleđujete pozive za sastanak. Ovo može izazvati gubljenje ili nepodudaranje sastanaka. Umesto toga pitajte organizatora sastanka da doda učesnika originalnom pozivu za sastanak.

Ako koristite Outlook 2010 ili noviju verziju i učesnik ste sastanka, pomoću funkcije „Prosleđivanje obaveštenja o sastanku“ možete da prosledite sastanak drugoj osobi koja koristi Outlook 2010 ili noviju verziju. Kada koristite Outlook 2010 ili noviju verziju za prosleđivanje sastanka nekome ko prvobitno nije bio pozvan na sastanak, Outlook šalje prosleđivanje obaveštenja o sastanku organizatoru sastanka. Kada organizator primi obaveštenje o sastanku, novi učesnik se dodaje u sastanak organizatora. Ako postojeći učesnici treba da znaju da je dodatni učesnik dodat u sastanak, organizator mora da otvori sastanak i pošalje ispravku sastanka svim učesnicima.

Napomena : Ako želite nekoga da obavestite o sastanku, ali ne i da ga pozovete, jednostavno prevucite zahtev za sastanak iz kalendara na ikonu Pošta na donjoj levoj strani programa Outlook. Time se otvara e-poruka sa informacijama o sastanku koje možete da pošaljete. Imajte na umu da ova e-poruka ne dodaje učesnike u sastanak i samo sadrži informacije o sastanku kao što su datum, vreme, tema i dnevni red.

Za Microsoft Exchange korisnike

Microsoft Exchange Server 2007 je takođe uveo funkciju „Prosleđivanje obaveštenja o sastanku“ kao deo funkcije „Pomoćnik za kalendar“. Ako koristite Outlook za povezivanje sa poštanskim sandučetom u Exchange Server organizaciji, ponašanje prosleđivanja obaveštenja o sastanku može da podleže Exchange postavkama, ako je konfigurisanje u rukama Exchange administratora. Na primer, Exchange administrator može da spreči da se prosleđivanja obaveštenja o sastanku šalju udaljenim domenima.

Obično preporučujemo da učesnik ne prosleđuje sastanak ako nije u istoj Exchange organizaciji kao organizator, osim ako nisu ispunjeni svi sledeći uslovi:

  • Učesnik koristi Microsoft Outlook 2010 ili noviji.

  • Exchange administrator učesnika dozvoljava slanje prosleđivanja obaveštenja o sastanku udaljenim domenima.

  • Organizator koristi Microsoft Outlook klijent.

U slučaju da učesnik ne koristi Exchange sistem e-pošte, obično ne preporučujemo prosleđivanje sastanka, osim ako nisu ispunjeni svi sledeći uslovi:

  • Učesnik koristi Microsoft Outlook 2010 ili noviji.

  • Organizator koristi Microsoft Outlook klijent.

Ako organizator iz nekog razloga ne primi prosleđivanje obaveštenja o sastanku, učesnici sastanka se ne dodaju u sastanak organizatora. Ako organizator naknadno izmeni sastanak i pošalje ispravku, ispravka se šalje samo prvobitno pozvanim osobama. Učesnici koji su ranije primili prosleđenu kopiju sastanka neće primiti ispravku.

Ako gorenavedena ograničenja sprečavaju da uspešno i dosledno prosleđujete pozive za sastanak, najbolje je da jednostavno zamolite organizatora sastanka da doda željene učesnike. Važno je da zamolite organizatora sastanka da doda željene učesnike ako niste sigurni da i vaše okruženje i okruženja željenih učesnika ispunjavaju gorenavedene uslove.

Napomena :  Outlook delegati ne primaju prosleđivanja obaveštenja o sastanku.

Obrada svih poziva za sastanak i otkazivanja

Iako poziv za sastanak možete da izbrišete direktno iz prijemnog poštanskog sandučeta, trebalo bi da valjano obradite poziv za sastanak tako što ćete ga prihvatiti ili odbiti. Uvek koristite komandu „Ukloni iz kalendara“ da biste obradili otkazivanja sastanka iz prijemnog poštanskog sandučeta. Izbegavajte obradu sastanaka direktno iz modula kalendara.

Rad sa periodičnim sastancima

Podešavanje datuma završetka i ograničenje broja pojavljivanja

Outlook vam olakšava da zakažete sastanak koji ima više običnih ponavljanja. Preporučujemo da uvek podesite datum završetka i ograničite periodičnu grupu na određeni broj ponavljanja. Periodični sastanci će najverovatnije zahtevati izmene u nekom trenutku. Na primer, učesnici će se dodavati u jedno pojavljivanje ili uklanjati iz njega ili će se lokacija ili vreme sastanka menjati zbog datuma odmora ili nepredviđenih okolnosti. Outlook čuva svaku od ovih jedinstvenih promena kao izuzetak za sastanak. Sastanci sa veoma velikim brojem izuzetaka dovode do grupe sastanaka kojom je teško upravljati. Pored toga, ona može prouzrokovati neočekivano ponašanje. Uvek možete da kreirate novu grupu sastanaka kada se trenutna završi. Kada razmišljate o broju pojavljivanja, uzmite u obzir učestalost. U periodu od godinu dana, dvaput sedmični sastanak će imati oko 90 ponavljanja više od mesečnog sastanka u istom periodu.

Završavanje periodičnog sastanka pre prvobitnog datuma završetka

Iako možete otkazati periodični sastanak, bolja opcija je da promenite datum završetka grupe. To omogućava vama i učesnicima da vodite evidenciju o održanim sastancima. Ako potpuno otkažete periodični sastanak, ta istorija se gubi. Najbolja opcija je da podesite novi datum završetka, a zatim da pošaljete ažuriranje svim učesnicima. To ranije završava grupu sastanaka i čuva zapis o prethodnim sastancima.

Napomena :  Ako ranije završite grupu sastanaka, izuzeci povezani sa periodičnim sastankom se gube. Više informacija o izuzecima potražite u članku „Podešavanje datuma završetka i ograničavanje broja pojavljivanja“ iznad.

Dodatne informacije o otkazivanju svih budućih sastanaka u grupi potražite u članku: Otkazivanje svih budućih sastanaka u grupi

Promena organizatora

Outlook ne pruža način za promenu organizatora sastanka. Završite periodični sastanak da biste promenili organizatora periodičnog sastanka. Da biste to uradili, podesite raniji datum završetka i pošaljite ažuriranje svim učesnicima. Pošto dovršite ovaj korak, novi organizator treba da kreira novi periodični sastanak.

Više informacija o podešavanju ranijeg datuma završetka potražite u članku Otkazivanje sastanka.

Izbegavanje korišćenja periodičnog sastanka za deljenje priloga

Prilozi doprinose složenosti izuzetaka u periodičnom sastanku. Svaki izuzetak sadrži sopstvenu kopiju priloga. Kako se izuzeci dodaju periodičnim sastancima, kreiraju se nove kopije priloga. Ako promenite jedan skup priloga, te promene se ne prenose na druge izuzetke. Ako van je potrebno da svi učesnici imaju najnoviju kopiju promena za svaki dati sastanak, delite dokumente uz pomoć usluge za deljenje kao što je OneDrive. Korisnici iz velikih preduzeća mogu iskoristiti SharePoint server ili neki drugi deljeni server datoteka na mreži.

Izbegavanje kopiranja sastanaka

Po dizajnu, Outlook uklanja sve veze između kopiranog sastanka i originalnog sastanka. To pomaže u sprečavanju nedoslednosti. Novije verzije programa Outlook temi dodaju tekstualnu nisku „Kopija:“. Time se olakšava identifikovanje kopija sastanaka.

Radnje povezane sa kopiranim sastancima daju neočekivane rezultate, tako da preporučujemo da izbegavate kopiranja sastanaka. Ovo se primenjuje i na sastanke kopirane iz kalendara nekog drugog korisnika, kao i na one kopirane iz neke druge fascikle kalendara koju posedujete.

Dodatne informacije o tome kako da premestite sastanke koje ste organizovali u neki drugi kalendar potražite u članku:

Kako da premestite Outlook sastanke bez gubljenja opcije "Pošalji ažuriranje"

Održavanje uređaja koji se povezuju sa kalendarom

Proverite da li svi uređaji koji se povezuju sa kalendarom imaju instalirane najnovije ispravke. Neki uređaji koriste Exchange ActiveSync za sinhronizaciju sa kalendarom i ostalim fasciklama. Ovi uređaji uključuju Windows Phone, Windows RT, Apple iOS i Android uređaje. Research In Motion (RIM) BlackBerry uređaji i ostali takođe mogu da se sinhronizuju sa kalendarom.

Više informacija o nekim od poznatih problema potražite u članku: Trenutni problemi sa uslugom Microsoft Exchange ActiveSync i uređajima nezavisnih proizvođača.

Napomena :  U nekim slučajevima, više Outlook klijenata i uređaja mogu da menjaju stavke istovremeno, što može da dovede do neusaglašenosti. Da biste smanjili verovatnoću, nemojte da obrađujete istu stavku na dva ili više klijenata ili uređaja u relativno kratkom vremenskom periodu.

Održavanje programskih dodataka koji se integrišu sa programom Outlook

Outlook podacima pristupa većina, ako ne i svi Outlook programski dodaci. Programski dodatak može izmeniti Outlook stavku koju uređujete u isto vreme, bilo u programu Outlook ili na nekom drugom uređaju. Ovo može izazvati konflikte. Da biste smanjili verovatnoću da do toga dođe, proverite da li ste instalirali najnovije ispravke za sve programske dodatke ili programe koji se integrišu sa programom Outlook. Deinstalirajte ili onemogućite sve programe i programske dodatke koje ne koristite ili koji ne treba da se integrišu sa programom Outlook.

Napomena :  U nekim slučajevima, više Outlook klijenata i uređaja mogu da menjaju stavke istovremeno, što može da dovede do neusaglašenosti. Da biste smanjili verovatnoću, nemojte da obrađujete istu stavku na dva ili više klijenata ili uređaja u relativno kratkom vremenskom periodu.

Dodatne preporuke za Microsoft Exchange korisnike

Rad u scenariju menadžer/delegat

Konfigurišite povezivanje programa Outlook sa vašim Exchange poštanskim sandučetom pomoću opcije Keširani Exchange režim ako vaša organizacija to dozvoljava. Ovo pruža najbolje performanse.

Novije verzije programa Microsoft Outlook, Microsoft Entourage i Microsoft Outlook for Mac uključuju mnogo poboljšanja funkcije „Delegat“. Dodatne informacije o ovim verzijama potražite u članku:

Outlook delegirani funkcija u mešovitim verzijama programa Microsoft Outlook i Entourage

Ograničavanje broja delegata

Outlook ne ograničava broj delegata koje možete dodati. Međutim, preporučujemo vam da dozvole za Uređivanje dodelite samo jednom (1) delegatu. Ovo vam omogućava da pratite kada i kako je sastanak obrađen. Uzimajući u obzir da delegat može koristiti više uređaja za pristup vašim podacima, veći broj delegata sa dozvolama za Uređivanje otežava utvrđivanje zašto sastanci nedostaju ili nisu ažurirani.

Čak i ako dodelite dozvole Urednik samo jednom delegatu, izbegavajte da dodate veliki broj delegata sa dozvolama Redaktor ili Saradnik. To je zbog toga što dodavanje velikog broja delegata može da iscrpi ostale resurse. Na primer, može da se dostigne ograničenje veličine za podatke pravila. Kada dodate delegata, dolazi do raznih promena:

  • Outlook primenjuje dozvole na bitne fascikle.

  • Active Directory atribut Javni delegati se ažurira da bi delegatu dodao dozvole „Šalji u ime“.

  • Outlook dodaje delegata u pravilo za prosleđivanje u poštanskom sandučetu menadžera. Ovo delegatu prosleđuje pozive za sastanak.

  • Outlook čuva dodatne informacije o delegatu u poštanskom sandučetu menadžera.

Svaka od ovih oblasti komponenti može imati različita ograničenja. Približavanje ovim ograničenjima može uticati na performanse i stabilnost.

Napomene : 

  • Tokom razvoja i testiranja proizvoda, korporacija Microsoft je koristila maksimalno četiri (4) delegata. Pored toga, delegati su koristili samo Outlook. Uređaji nisu uključeni u testiranje.

  • Ako delegat sa dozvolama zaUređivanje mora biti zamenjen privremeno ili na neodređeno, promenite dozvole iz Uređivanje u Redaktor ili nijedna. Zatim novom ili pomoćnom delegatu dodelite dozvole za Uređivanje.

Takođe pogledajte

Informacije o alatki za analizu konfiguracije sistema Office

Informacije o kalendaru provere alatka za Outlook (CalCheck)

Napomena : Odricanje odgovornosti za mašinski prevod: Ovaj članak je preveo računarski sistem bez ljudske intervencije. Microsoft nudi ove mašinske prevode da bi pomogao korisnicima koji ne govore engleski da uživaju u sadržaju o Microsoft proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je članak mašinski preveden, može da sadrži greške u rečniku, sintaksi ili gramatici.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×