Microsoft Lync Web Scheduler je alatka za planiranje sastanaka i upravljanje njima zasnovana na Vebu za korisnike koji nemaju pristup programu Microsoft Outlook ili koriste operativni sistem koji nije zasnovan na Windows tehnologiji. Pomoću programa Lync Web Scheduler možete da kreirate nove sastanke, izmenite postojeće sastanke i pošaljete pozive pomoću vašeg omiljenog programa za e-poštu.
Tim za podršku preduzeća daje vam korisničko ime i lozinku kako biste mogli da se prijavite u veb planer.
U ovom članku
Kreiranje Lync sastanka
Lync sastanci podržavaju i sastanke na mreži i konferencijske pozive. Učesnici mogu da se pridruže putem računara da bi prikazali prezentaciju ili da se uključe na sastanak pozivanjem putem telefona samo za zvuk.
-
Idite na veb-lokaciju https://sched.lync.com i prijavite se u Web Scheduler korišćenjem korisničkog imena i lozinke.
-
Izaberite stavku Kreiraj novi sastanak.
-
U polju Tema otkucajte temu sastanka.
-
Lokaciju sastanka možete da ostavite kao Sastanak na mreži ili da dodate lokaciju, na primer sobu za konferencije, ako će neki učesnici prisustvovati i lično.
-
U polju Poruka otkucajte kratku poruku ili dnevni red sastanka (opcionalno).
-
Izaberite vremensku zonu sastanka pomoću padajućeg menija.
-
Izaberite datum/vreme Početak i završetka sastanka.
-
Svako, uključujući i osobe izvan preduzeća, podrazumevano može da zaobiđe hol koji predstavlja virtuelnu čekaonicu koja vam omogućava da primate osobe ili im zabranite pristup. Informacije o izmeni opcija potražite u članku Pristup i izlagači.
-
Svaka pozvana osoba iz organizacije podrazumevano ima dozvole izlagača. Informacije o izmeni opcija potražite u članku Pristup i izlagači.
-
U okviru Učesnici i zvuk u dostupno polje dodajte imena učesnika razdvojena tačkom i zarezom (;).
-
Kliknite na dugme Proveri imena da biste proverili da li imate ispravna imena. Za pozvane osobe koje se nalaze izvan preduzeća otkucajte punu e-adresu, na primer mailto:contoso@contoso.com.
Napomena: Web Scheduler ne proverava dostupnost učesnika ili soba za konferencije.
-
Ako vam je nalog podešen pomoću dobavljača audio konferencija, poziv za sastanak će obuhvatiti broj za besplatne pozive, broj za pozive sa naplatom i kôd učesnika. Učesnici sastanka po želji mogu da koriste zvuk sa računara ili da se uključe na sastanak pozivanjem.
-
Kliknite na dugme Sačuvaj.
Slanje poziva učesnicima sastanka
Da biste poslali poziv za sastanak, izaberite jedan od sledećih metoda:
Slanje poziva pomoću programa za e-poštu
Pomoću ovog metoda detalje sastanka kopirate iz programa Web Scheduler i lepite ih u poziv za sastanak koji pravite pomoću bilo kojeg programa za e-poštu.
Savet: Informacijama o sastanku možete da pristupite i klikom na dugme Prikaži informacije o pridruživanju sastanku na stranici sa detaljima Web Scheduler sastanka.
-
Kada završite sa pravljenjem sastanka, kliknite na dugme Sačuvaj.
-
Otvara se prozor sa informacijama o sastanku.
-
Markirajte detalje sastanka, uključujući URL sastanka, broj audio konferencije i ID konferencije.
-
Kliknite na tekst desnim tasterom miša i izaberite stavku Kopiraj.
-
Otvorite bilo koji program za e-poštu i napravite običan poziv za sastanak.
-
Nalepite u poziv detalje Lync sastanka na mreži (kopirane u okviru 4. koraka).
-
Dodajte učesnike, proverite datum/vreme sastanka, otkucajte dnevni red sastanka i pošaljite poziv.
Slanje poziva pomoću formata datoteke iCalendar
iCalendar omogućava korisnicima različitih sistema pošte da razmenjuju informacije iz kalendara. Primaoci iCalendar poziva moraju da imaju podržani softver da bi otvorili poziv za sastanak i odgovorili na njega.
-
U odeljku Moji sastanci izaberite sastanak na osnovu teme i potom kliknite na dugme Izvezi u formatu iCalendar.
-
Kliknite na dugme Otvori kada vam program za rad sa e-poštom to bude zatražio.
Napomena: iCalendar obuhvata sve informacije koje ste dodali tokom planiranja sastanka, na primer poruku, učesnike, lokaciju sastanka, datum i vreme.
-
Kada se stavka kalendara otvori, prosledite je osobama koje ste dodali kao učesnike prilikom planiranja sastanka.
-
Pozvane osobe tada mogu da otvore iCalendar datoteku pomoću željenog programa za e-poštu, na primer Outlook, Notes, iCal i tako dalje.
Pristup i izlagači
Podrazumevane opcije „Pristup i izlagači“ optimalne su za uobičajene sastanke tima. Opcije sastanka možete prilagoditi svojim zahtevima, tipu sastanka ili učesnicima.
U okviru odeljka Pristup i izlagači na stranici sa detaljima sastanka izaberite osobe koje mogu da zaobiđu čekaonicu i da se pridruže sastanku kao izlagači.
Ko će zaobići čekaonicu
|
Opcije pristupa |
Šta se događa |
Preporučeno u slučaju da… |
|
Samo organizator (zaključano) |
Samo organizator zaobilazi čekaonicu. Svi ostali će morati da čekaju u čekaonici dok ne budu primljeni. |
Ne želite da osobe mogu da prikažu sadržaj pre sastanka ili diskutujete o poverljivim informacijama. |
|
Osobe koje pozivam iz mog preduzeća |
Osobe koje nemaju nalog na vašoj mreži i osobe koje nisu pozvane moraće da sačekaju u čekaonici dok ne budu primljene. |
Diskutujete o poverljivim informacijama i želite da dozvolite samo određenim ljudima iz preduzeća da se pridruže. |
|
Osobe iz mog preduzeća |
Osobe koje nemaju nalog na vašoj mreži moraće da sačekaju u čekaonici dok ne budu primljene. |
Svi učesnici imaju nalog na mreži vaše organizacije i ne diskutujete o poverljivim informacijama. |
|
Svi, uključujući i osobe izvan mog preduzeća |
Niko ne čeka u čekaonici. |
Pozivate spoljne učesnike i ne diskutujete o poverljivim informacijama. |
Važno: Čak i ako je čekaonica omogućena, učesnici koji se uključuju na sastanak pozivanjem automatski zaobilaze čekaonicu.
Ko je izlagač
|
Opcije izlagača |
Ko je izlagač |
Preporučeno u slučaju da… |
|
Samo organizator |
Samo osoba koja planira sastanak. |
Prezentacije u kojima učesnici ne moraju da vrše interakciju sa sadržajem sastanka. Dodatne izlagače možete da odredite tokom sastanka. |
|
Osobe iz mog preduzeća |
Sve osobe koje pozivate i koje imaju nalog na vašoj mreži. |
Interne sesije grupnog rada u kojima svi učesnici mogu da dele i izmene sadržaj sastanka. |
|
Svi uključujući osobe izvan mog preduzeća (ne postoje ograničenja) |
Svi koje pozovete. |
Sesije grupnog rada sa osobama koje nemaju nalog na vašoj mreži. |
|
Osobe koje odaberem |
Vi i učesnici koje odaberete. |
Prezentacije sa više navedenih izlagača. |
Napomena: Spoljne učesnike ili liste distribucije nije moguće pozvati kao izlagače pomoću opcije Osobe koje odaberem. Pristup za izlagače možete odobriti pojedincima dok se nalaze u sobi za konferencije.
Pridruživanje sastanku
Za prijavljivanje na sastanak možete da koristite vezu ka sastanku iz poziva ili da izaberete karticu Pridruživanje sastanku u programu Web Scheduler da biste pokrenuli sastanak.
-
U okviru Moji sastanci kliknite na sastanak.
-
Na stranici sa detaljima sastanka izaberite karticu Pridruživanje sastanku.
-
Lync se otvara i omogućava vam da se prijavite na sastanak.
Prikazivanje ili uređivanje postojećih sastanaka
Sve sastanke koje ste organizovali možete da vidite na kartici Moji sastanci u veb planeru. Imajte u vidu da veb planer navodi samo sastanke koje ste organizovali, ali ne i sastanke na koje ste bili pozvani.
-
Kliknite na sastanak da biste otvorili stranicu sa detaljima sastanka na kojoj se nalazi kratak rezime sastanka, skup kartica sa kojima može da se radi i informacije o sastanku.
-
Kliknite na dugme Uredi.
-
Izvršite potrebne promene i kliknite na dugme Sačuvaj.
-
U obaveštenju o uspešnoj radnji kliknite na dugme U redu i proverite izmenjene informacije.
Važno: Kada ažurirate sastanak, ažurirane informacije morate ručno da pošaljete pozvanim osoba. Web Scheduler ne ažurira kalendar automatski.
-
Ako ste za slanje poziva koristili iCalendar, ponovo kliknite na dugme Izvezi u formatu iCalendar da biste otvorili poziv i pošaljite ispravku.
-
Ako ste detalje Lync sastanka kopirali u običan poziv za sastanak, otvorite poziv, ažurirajte ga novim detaljima sastanka i ponovo ga pošaljite učesnicima.
Brisanje ili otkazivanje sastanka
Sastanci ističu 14 dana posle planiranog vremena završetka, ali sastanak možete izbrisati ako želite da sredite Web Scheduler ili da otkažete sastanak.
-
Na kartici Moji sastanci kliknite na sastanak koji želite da izbrišete.
-
Na stranici sa detaljima pretrage izaberite karticu Izbriši sastanak.
-
U polju za potvrdu kliknite na dugme Da.
Važno: Učesnicima ćete morati da pošaljete obaveštenje o otkazivanju zato što Web Scheduler ne ažurira kalendar automatski.
-
Ako ste za slanje poziva koristili iCalendar, otvorite poziv i kliknite na dugme Otkaži. Na taj način ćete pozvanim osobama poslati obaveštenje o otkazivanju.
-
Ako ste detalje Lync sastanka kopirali u običan poziv za sastanak, otvorite poziv, a zatim kliknite na dugme Otkaži da biste pozvanim osobama poslali obaveštenje o otkazivanju.
