Kreiranje i primena smernica za upravljanje informacijama

Važno : Ovaj članak je mašinski preveden, pogledajte odricanje odgovornosti. Pogledajte verziju ovog članka na engleskom jeziku ovde za referencu.

Smernice za upravljanje informacijama omogućavaju da kontrolišete ko može da pristupi organizacionim informacijama, šta mogu da urade sa njima, kao i koliko dugo da ga zadržite. Smernice mogu pomoći u primeni usaglašenosti sa pravnim i vladinih regulativa ili interne poslovne procese. Kao administrator, možete da podesite smernice da biste kontrolisali kako se prate dokumenti, ko ima pristup dokumentima, kao i koliko dugo da bi sačuvao dokumente.

Svaki smernica možete da uspostavite skup pravila za određeni tip sadržaja. Svako pravilo u smernicama je funkcija smernica. Na primer, sa funkcija smernica za upravljanje informacijama mogli biste da navedete koliko vrste sadržaja trebalo bi da zadržavaju.

Napomena : Smernice za upravljanje informacijama prevedene tako što ćete na informacije za upravljanje smernica tajmera, upravlja Microsoft, koji traje sedmično. Stoga, vaš smernice možda neće stupiti na snagu odmah. Učestalost i datum informacije za upravljanje smernicama tajmera nije moguće promeniti.

Smernice za upravljanje informacijama mogu biti kreirane na lokaciji na tri načina:

  1. Kreiranje smernica za upravljanje informacijama se koristi na više tipova sadržaja u kolekciji lokacija.

  2. Kreiranje smernica za upravljanje informacijama za tip sadržaja lokacije.

  3. Kreiranje smernica za upravljanje informacijama za listu ili biblioteku.

Aktiviranje smernice lokacija funkcija dozvoljava lokacija administratori kolekcija da biste definisali rasporede zadržavanja koji se odnose na lokaciji i njen sadržaj. Da biste aktivirali ovu funkciju:

  1. Idite na matičnu stranicu kolekcije lokacija za koju želite da aktivirate funkciju na lokaciji smernica.

    Idite na postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , Postavke lokacije.

  2. U okviru Administracija kolekcije lokacija, odaberite stavku Funkcije kolekcije lokacija.

  3. Pomerite se do lokacije smernica. Sa desne strane, ako ne vidite aktivni, odaberite stavku Aktiviraj.

Da biste se uverili da smernica za informacije se primenjuje na sve dokumente određenog tipa u kolekciji lokacija, razmislite o kreiranju smernice na nivou kolekcije lokacija, a zatim kasnije primenite smernice za tipove sadržaja. Ovo se nazivaju smernice za kolekciju lokacija.

  1. Idite na postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , Postavke lokacije.

  2. Na stranici "Postavke lokacije", na listi Administracija kolekcije lokacija , kliknite na dugme Smernice za kolekciju lokacija.

  3. Na stranici smernice za kolekciju lokacija, kliknite na dugme Kreiraj.

  4. Otkucajte ime i opis za smernice, a zatim napišite kratku izjavu o smernicama koja objašnjava korisnicima se smernice. Izjave o smernicama može da bude najviše 512 znakova.

  5. Pogledajte članak Kreiranje smernica za tip sadržaja u nastavku ovog članka da biste saznali kako da podesite funkcije koje želite da povežete sa smernicama.

  6. Kliknite na dugme u redu da biste se vratili na stranicu za smernice za kolekciju lokacija.

Dodavanje smernica za upravljanje informacijama u tip sadržaja olakšava povezivanje funkcija smernica sa više lista ili biblioteka. Možete da dodate postojeće smernice za upravljanje informacijama u tip sadržaja ili kreirali jedinstvene smernice specifične za pojedinačni tip sadržaja.

Tip sadržaja koji je specifičan za liste možete dodati i smernice za upravljanje informacijama. Ovo ima efekat primenjivanja smernica samo na stavke na toj listi koje koriste tip sadržaja.

  1. Idite na postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , Postavke lokacije.

  2. Na stranici "Postavke lokacije", u odeljku Galerije Veb dizajnera izaberite stavku Tipovi sadržaja lokacije.

  3. Na stranici "postavke tipa sadržaja lokacije" izaberite tip sadržaja koji želite da dodate smernice.

  4. Na stranici "tip sadržaja lokacije", u odeljku postavke izaberite stavku postavke smernica za upravljanje informacijama.

  5. Na stranici postavke smernica za upravljanje informacijama, izaberite Definiši smernice, a zatim kliknite na dugme u redu.

  6. Na stranici "Uređivanje smernica", otkucajte ime i opis za smernice i zatim napišite kratak opis koji objašnjava korisnicima se smernice. Opis može da bude najviše 512 znakova.

  7. U narednim odeljcima izaberite pojedinačne opcije smernica koje želite da dodate u smernice za upravljanje informacijama.

  8. Da biste naveli period zadržavanja za dokumente i stavke koje se primenjuju ove smernice, kliknite na dugme Omogući zadržavanje, a zatim navedite period zadržavanja i radnje koje želite da se jave prilikom stavke istekne.

    Da biste naveli period zadržavanja

    1.

    Kliknite na dugme Dodaj zadržavanje fazu za zapise...

    2.

    Izaberite opciju za period zadržavanja da biste naveli kada dokumenti ili stavke su podešena da istekne. Uradite nešto od sledećeg:

    • Da biste podesili isteka datuma na osnovu datuma svojstva, u događaj odeljak kliknite na ovoj fazi je na osnovu datuma svojstvo na stavci, a zatim izaberite dokumenta ili stavke Radnje (na primer, kreirana ili izmenjena) i vremenski period nakon ove radnje (na primer, broj dana, meseci ili godina) kada želite da se stavka da istekne.

    • Da biste koristili prilagođeni zadržavanje formule da biste odredili rok važenja, izaberite stavku Postavi prilagođene zadržavanje formula instaliran na ovaj server.

    Napomena : Ova opcija je dostupna samo ako prilagođenu formulu je podešen vaš administrator.

    3.

    Pokretanje toka posla opcija je dostupna samo ako definišete smernice za listu, biblioteku ili tip sadržaja koji već ima tok posla povezan sa njom. Zatim neće imati izbor tokova posla da odaberete.

    4.

    U odeljku " Ponavljanje ", izaberite stavku ponoviti ovoj fazi radnju... i unesite koliko često želite da podložni radnja.

    Napomena : Ova opcija je dostupna samo ako radnju koju ste izabrali mogu se ponavljati. Na primer, ne možete da postavite ponavljanje za radnju Trajno izbrisati.

    5.

    Kliknite na dugme U redu.

  9. Da biste omogućili nadzora za dokumente i stavke koje se primenjuju ove smernice, kliknite na dugme Omogući nadzor, a zatim navedite događaje koje želite da nadzirete.

    Da biste omogućili nadzor

    1.

    Na stranici "Uređivanje smernica", u odeljku nadzor , potvrdite izbor u polju za potvrdu Omogući nadzor i zatim potvrdite izbor u poljima za potvrdu pored događaje koje želite da zadržite revizije za.

    2.

    Da biste zatraži od korisnika da umetnu bar kodove u dokumente, potvrdite izbor u polju za potvrdu zatraži od korisnika da umetnu barkôd pre čuvanja ili štampanja .

    3.

    Kliknite na dugme u redu da biste primenili funkcija nadzora smernice.

    Funkcija smernica nadzora omogućava organizacijama da kreiraju i analiziraju tragove nadzora za dokumente i stavke sa liste kao što su liste zadataka, liste problema, diskusione grupe i kalendare. Ova funkcija smernica pruža datoteku za evidenciju nadzora koja zapisuje događaje, kao što su kada sadržaja je da prikazivati, uređivati ili izbrisane.

    Kada je nadzor omogućen kao deo smernica za upravljanje informacijama, administratori mogu da pregledaju podatke nadzora u izveštajima o korišćenju smernica koje su zasnovane u programu Microsoft Excel i rezimiranje koji trenutno korišćenje. Administratori mogu da koriste ove izveštaje da biste odredili kako se informacije koriste unutar organizacije. Ovi izveštaji mogu da pomognu organizacijama da provere i njihove usaglašenosti sa propisima ili da biste ispitali potencijalne probleme.

    Datoteka za evidenciju nadzora beleži sledeće informacije: ime događaja, datum i vreme događaja i ime sistema korisnika koji izvršava radnju.

  10. Kada su bar kodovi omogućeni kao deo smernica, su dodati svojstva dokumenta i prikazuju u oblasti zaglavlja dokumenta na koju se primenjuje bar koda. Kao što su oznake, bar kodova možete takođe mogu ručno ukloniti iz dokumenta.

    Da biste omogućili bar kodova

    1.

    Na stranici "Uređivanje smernica", u odeljku bar kodova , potvrdite izbor u polju za potvrdu Omogući bar kodova .

    2.

    Da biste zatraži od korisnika da umetnu bar kodove u dokumente, potvrdite izbor u polju za potvrdu zatraži od korisnika da umetnu barkôd pre čuvanja ili štampanja .

    3.

    Kliknite na dugme u redu da biste primenili funkciju bar koda smernice.

    Smernice za bar kodove generiše kôd 39 standardne bar kodova. Svaku sliku bar koda uključuje tekst ispod simbol bar koda koji predstavlja vrednost bar koda. Ovo omogućava bar koda podataka će se koristiti čak i kada se skeniranje hardvera nije dostupna. Korisnici mogu ručno otkucajte bar koda broj u polju za pretragu da biste pronašli stavku na lokaciji.

  11. Da zahteva da dokumenti koji se primenjuju ove smernice imaju oznake, kliknite na dugme Omogući oznake, a zatim navedite postavke koje želite za nalepnice.

    Da biste omogućili oznake

    1.

    Da biste zahtevali od korisnika da biste dodali oznaku u dokumentu, potvrdite izbor u poljuza potvrduzatraži od korisnika da umetnu oznaku pre čuvanja ili štampanja .

    Napomena : Ako želite da oznake budu opcionalne, da potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu.

    2.

    Da biste zaključali oznaku tako da nije moguće promeniti nakon unošenja, potvrdite izbor u polju za potvrdu spreči promene na oznakama posle njihovog dodavanja .

    Ova postavka sprečava tekst oznake da ažurira kada oznaku je umetnuta u stavke unutar klijentske aplikacije kao što je Word, Excel ili PowerPoint. Ako želite da oznaka budu ažurirane kada ažuriraju svojstva za ovaj dokument ili stavku, da potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu.

    3.

    U polju format oznake, otkucajte tekst za oznaku onako kako želite da bude prikazan. Oznake mogu da sadrže do 10 referenci kolona, svaka od njih može da bude dugačka do 255 znakova. Da biste kreirali format za oznaku, uradite sledeće:

    Otkucajte imena kolona koje želite da uključite u oznaci redosledom kojim želite da se pojave. Stavite imena kolona u vitičasta zagrada ({}), kao što je prikazano u primeru na stranici "Uređivanje smernica".

    Otkucajte reči za identifikaciju kolona van zagrada, kao što je prikazano u primeru na stranici "Uređivanje smernica".

    4.

    Da biste dodali prelom reda, otkucajte \n mesto na koje želite da se pojavi prelom reda.

    5.

    Izaberite veličinu fonta i stil koji želite i navedite da li želite da oznaka bude postavljena levo, centar ili desno unutar dokumenta.

    Savet : Izaberite font i stil koji su dostupni na računarima korisnika. Veličina fonta utiče na koliko teksta može biti prikazan na oznaku.

    6.

    Otkucajte visinu i širinu oznake. Visina oznake da u opsegu od.25 inča do 20 inča i širinu oznake da u opsegu od.25 inča do 20 inča. Tekst oznake je uvek vertikalno centrirana unutar slike oznake.

    7.

    Kliknite na dugme Osveži da biste pregledali sadržaj oznake.

  12. Kliknite na dugme U redu.

Možete da definišete smernica za zadržavanje koje se primenjuje samo na određenu listu, biblioteku ili fasciklu. Ako kreirate smernica za zadržavanje ovo način Međutim, ne mogu ponovo da koristite ove smernice na druge liste, biblioteke, fascikle ili lokacijama.

Napomena : Ne možete da primenite smernice za kolekciju lokacija lokacije na osnovu smernice.

Ako želite da primenite smernica za zadržavanje jedne na sve tipove sadržaja na jednoj lokaciji, će najverovatnije želite da koristite za zadržavanje na osnovu lokacije. U većini slučajeva će biti potrebno da biste potvrdili da je za sve tipove sadržaja Navedena smernica za zadržavanje.

Napomena : Svaki potfasciklu nasleđuje smernice za zadržavanje njegove nadređene lokacije, osim ukoliko odaberete da prekinete nasleđivanje i definisali nove smernice za zadržavanje na podređenog nivoa.

Ako želite da definišete smernice za upravljanje informacijama osim za zadržavanje na listu ili biblioteku, morate da definišete smernice za upravljanje informacijama za svaki pojedinačni tip sadržaja liste povezane sa tu listu ili biblioteku. U ovom članku za više informacija pogledajte članak Kreiranje smernica za tip sadržaja lokacije .

Važno : Ako u bilo kom trenutku odlučite da biste se prebacili iz tipa sadržaja na osnovu lokacije smernice za listu ili biblioteku, samo smernice za zadržavanje će se koristiti kao smernice zasnovane na lokaciji. Sve druge smernice za upravljanje (revizije bar kodova i bar kodova) će se nasleđuju iz povezane tipove sadržaja.

Savet : Lokacija na osnovu smernice može da se onemogući za kolekciju lokacija tako što ćete deaktivirati funkcije biblioteke i fascikle na osnovu zadržavanja. Ovo omogućava administratorima kolekcije lokacija da biste se uverili da njihove smernice za tip sadržaja nije zamenjena administrator liste lokacija na osnovu smernice.

Morate imati barem dozvolu za upravljanje listama da biste promenili postavke smernica za upravljanje informacijama za listu ili biblioteku.

  1. Idite na listu ili biblioteku za koju želite da navedete smernice za upravljanje informacijama.

  2. Za biblioteku dokumenata, kliknite na dugme postavke Postavke: ažuriranje profila, instaliranje softvera i njegovo povezivanje sa oblakom , Postavke biblioteke.

    Ako ne vidite ovih stavki menija ili za listu, biblioteku ili listu karticu na traci, a zatim kliknite na dugme Postavke biblioteke ili Postavke liste.

  3. U okviru dozvole i upravljanje, kliknite na dugme postavke smernica za upravljanje informacijama.

  4. Na stranici postavke smernica za upravljanje informacijama, uverite se da je izvor za zadržavanje za listu ili biblioteku podešena da biblioteke i fascikle. Ako je Tip sadržaja će se pojaviti kao izvor, postupite na sledeći način:

    • Kliknite na dugme Promeni izvor.

    • Na stranici "Uređivanje smernica", u odeljku Izvor zadržavanje izaberite biblioteke i fascikle. Dobijate upozorenje koje će biti zanemarene smernice za zadržavanje tip sadržaja.

    • Kliknite na dugme U redu.

  5. Na stranici "Uređivanje smernica", u odeljku Rasporeda za zadržavanje na osnovu biblioteke , otkucajte kratak opis za smernice koje kreirate.

  6. U okviru Osobe koje nisu zapisi, kliknite na dugme Dodaj zadržavanje faza...

    Važno : Imajte na umu da u okviru zapisa, možete da odaberete da definišete smernice za zadržavanje različite za zapise tako što ćete izabrati Definiši različite zadržavanje faza za zapise opciju.

  7. U dijalogu "Svojstva faze" izaberite opciju za period zadržavanja da biste naveli kada dokumenti ili stavke podešena da istekne. Uradite nešto od sledećeg:

    • Da biste podesili isteka datuma na osnovu datuma svojstva, u događaj odeljak kliknite na ovoj fazi je na osnovu datuma svojstvo na stavci, a zatim izaberite dokumenta ili stavke Radnje (na primer, kreirana ili izmenjena) i vremenski period nakon ove radnje (na primer, broj dana, meseci ili godina) kada želite da se stavka da istekne.

    • Da biste koristili prilagođeni zadržavanje formule da biste odredili rok važenja, izaberite stavku Postavi prilagođene zadržavanje formula instaliran na ovaj server.

      Napomena : Ova opcija je dostupna samo ako prilagođenu formulu je podešen vaš administrator.

    • U okviru Radnja, Navedite šta želite da se desi kada dokument ili stavku istekne. Da biste omogućili određene radnje se desiti dokumentu ili stavci (kao što su brisanje), sa liste izaberite radnju.

  8. Pokretanje toka posla opcija je dostupna samo ako definišete smernice za listu, biblioteku ili tip sadržaja koji već ima tok posla povezan sa njom. Zatim neće imati izbor tokova posla da odaberete.

  9. U odeljku " Ponavljanje ", izaberite stavku ponoviti ovoj fazi radnju... i unesite koliko često želite da podložni radnja.

    Napomena : Ova opcija je dostupna samo ako radnju koju ste izabrali mogu se ponavljati. Na primer, ne možete da postavite ponavljanje za radnju Trajno izbrisati.

  10. Kliknite na dugme U redu.

Ako smernice za upravljanje informacijama već kreirane za vašu lokaciju kao smernice za kolekciju lokacija, možete da primenite jedan od smernice za tip sadržaja. Tako što ćete uraditi ovo, možete da primenite iste smernice za više tipova sadržaja u kolekciji lokacija koja ne dele istu nadređeni tip sadržaja.

Napomena : Ako želite da primenite smernice za više tipova sadržaja u kolekciju lokacija i imate kontrolisanih metapodataka usluge podešen, možete da koristite objavljivanje tipa sadržaja da biste objavili se informacije o upravljanju smernice za više kolekcija lokacija. U ovom članku za više informacija pogledajte Primena smernica za tipove sadržaja širom kolekcija lokacija .

  1. Idite na listu ili biblioteku koja sadrži tip sadržaja kojem želite da primenite smernicu.

  2. Za biblioteku dokumenata, kliknite na dugme postavke Postavke: ažuriranje profila, instaliranje softvera i njegovo povezivanje sa oblakom , Postavke biblioteke.

    Ako ne vidite ovih stavki menija ili za listu, biblioteku ili listu karticu na traci, a zatim kliknite na dugme Postavke biblioteke ili Postavke liste.

  3. U okviru dozvole i upravljanje, kliknite na dugme postavke smernica za upravljanje informacijama.

  4. Uverite se da smernica izvora podešen da Tipovi sadržajai u okviru Smernice za tip sadržaja izaberite tip sadržaja koji želite da primenite smernice koje ćete.

  5. U odeljku Odredite smernice , kliknite na dugme Koristi smernice za kolekciju lokacija, a zatim izaberite smernice koje želite da primenite na listi.

    Napomena : Ako Koristite smernice za kolekciju lokacija opcija nije dostupna, smernice za kolekciju lokacija nisu definisane za kolekciju lokacija.

  6. Kliknite na dugme U redu.

    Važno : Ako na listi ili u biblioteci sa kojim radite podržava upravljanje sa više tipova sadržaja, u okviru Tipovi sadržaja možete da kliknete na tip sadržaja za koji želite da navedete smernice za upravljanje informacijama. To će vas odvesti direktno u koraku 5 iznad.

Deljenje tipove sadržaja širom kolekcija lokacija pomoću aplikacije usluge kontrolisanih podataka da biste podesili objavljivanje tipa sadržaja. Objavljivanje tipova sadržaja vam pomaže da upravljate sadržajem i metapodataka dosledno preko lokacije jer tipove sadržaja može da kreira i ažurira centralno i ispravke može objaviti se više subscribing kolekcije lokacija ili Web aplikacije.

Možete da definišete smernice za upravljanje informacijama i zatim kreirajte predložak od tako da koristi po potrebi preko više kolekcija lokacija. Ovaj metod može da se koristi ako želite da imate rezervnu kopiju vaše informacije o smernicama, ili on može da se koristi kao drugi način za korišćenje objavljivanje tipa sadržaja za primenu smernica za jednu širom kolekcija lokacija. Kreiranje predloška ili rezervnu kopiju smernice za izvoz smernice iz jedne kolekcije lokacija i zatim je uvesti sačuvanu lokaciji ili u drugoj kolekciji lokacija.

Važno : Ako ste koristili izvoz/uvoz funkcije kao način da napravite skup predložaka smernica, imajte na umu da Jedinstveni identifikator postoji u datoteci .xml smernica. Zbog toga ne možete da uvozite tu smernica u lokacije više puta bez menjanja Jedinstveni identifikator.

Izvoz smernica

  1. U kolekciji lokacija gde se nalaze smernice, idite na postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , Postavke lokacije.

  2. Na stranici "Postavke lokacije", u odeljku Administracija kolekcije lokacija izaberite stavku Smernice za kolekciju lokacija.

  3. Kliknite na dugme smernice koje želite da izvezete, pomerite se do dna smernice, a zatim kliknite na dugme Izvezi.

  4. Kada budete upitani da sačuvate ili otvorite datoteku, kliknite na dugme Sačuvaj, a zatim izaberite lokaciju na kojoj ćete sačuvati datoteku da biste. Uverite se da biste izabrali lokaciju koja je dostupna za kolekcije lokacija koje uvoze smernice.

  5. Kada se prikaže dijalog "preuzimanje je dovršeno", kliknite na dugme Zatvori.

Uvoz smernica u drugoj kolekciji lokacija

Uvoz smernica za upravljanje informacijama vam omogućava da primenite na više tipova sadržaja na nivou lokacije ili liste u okviru bilo kojoj datoj kolekciji lokacija. Prednosti ovo su dvostruki: ne morate da ponovo definišete i primena smernica na svaki tip sadržaja i izmene smernica možete lakše da upravljate tako što ćete izvršiti promene u smernice za na jednom mestu.

  1. Na matičnoj stranici kolekcije lokacija na koju želite da primenite smernice, idite na postavke Dugme „Postavke usluge Office 365“ , Postavke lokacije.

  2. U odeljku Administracija kolekcije lokacija , kliknite na dugme Smernice za kolekciju lokacija.

  3. Na stranici smernice za kolekciju lokacija, kliknite na dugme Uvoz, a zatim kliknite na dugme Pregledaj da biste pronašli XML datoteku za smernice.

  4. Izaberite XML datoteku u kojoj je sačuvan smernice, a zatim kliknite na dugme Otvori.

  5. Na stranici Uvoz smernica za kolekciju lokacija stranice, kliknite na dugme Uvezi da dodate smernice za kolekciju lokacija.

Uvezene smernicama sada mogu se primeniti jedan ili više tipova sadržaja na nivou lokacije ili liste. Pogledajte članak Primena smernica za kolekciju lokacija u sadržaju otkucajte ranije u ovom članku.

Napomena : Odricanje odgovornosti za mašinski prevod: Ovaj članak je preveo računarski sistem bez ljudske intervencije. Microsoft nudi ove mašinske prevode da bi pomogao korisnicima koji ne govore engleski da uživaju u sadržaju o Microsoft proizvodima, uslugama i tehnologijama. Budući da je članak mašinski preveden, može da sadrži greške u rečniku, sintaksi ili gramatici.

Unapredite veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Zvuči da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×